- Grupo
- Tipos de
grupo - Elementos que
fomentan un grupo - Conflicto
organizacional - Tipos de conflicto
organizacional - Resolución
de conflictos - Proceso de
comunicación - Tipos de
comunicación en la
organización
1. GRUPO.
"El grupo es un conjunto de dos o más individuos
interdependientes e interactivos que buscan alcanzar objetivos
comunes".
Cabe destacar que no existe una definición de
grupo universalmente aceptada ya que para definir un grupo deben
tomarse en cuenta sus características especificas o una
perspectiva de la función
del grupo. Por estar esta investigación enmarcada en la
cátedra "Psicología de las
organizaciones", tomaremos en cuenta las
definiciones que consideramos adecuado conocer.
El grupo en función a la
Organización.
"El grupo es una unidad social que consiste en un numero
de individuos que desempeñan un papel y tienen relaciones
de estatus entre sí, y que poseen un conjunto de valores o
normas propias
que regulan su conducta, al
menos en cuestiones que son de consecuencia para el
grupo".
El grupo en función de la Interacción.
"Entendemos como grupo cierto número de personas
que se comunican entre sí, a menudo durante cierto periodo
de tiempo, y cuyo
número es suficientemente reducido para que cada persona se pueda
comunicar con todas las demás, no por mediación de
terceros, sino cara a cara".
Una organización se rige por requisitos
técnicos que surgen de sus metas declaradas. El logro de
estas metas exige que se lleven a cabo ciertas tareas y que se
asignen empleados que las realicen. Por consiguiente, la
mayoría de los empleados integran algún grupo con
base en sus posiciones dentro de la organización, los
grupos formales.
Además siempre que los individuos se asocian de
manera mas o menos continua, se tienden a formar grupos cuyas
actividades o intereses pueden diferir de las que requiera la
organización; estos son los grupos informales. Tanto los
grupos formales como los informales presentan las mismas
características generales.
Grupos Formales.
Son grupos que se crean por decisión gerencial
para alcanzar las metas declaradas de la organización. Las
demandas y procesos de la
organización conducen a la formación de dos tipos
de grupos formales.
Grupo de Mando.
Esta compuesto por los subordinados que están
directamente bajo las ordenes de un supervisor
asignado.
Ejemplo: Los supervisores de los diferentes
departamentos conforman el grupo de mando en el organigrama.
Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
Ejemplo: Los empleados de los departamentos del
organigrama que esta arriba conforman los grupos de trabajo.
Grupo de Trabajo.
Es el que se compone de empleados que trabajan juntos
para completar cierta tarea o proyecto en
particular asignada por un supervisor inmediato.
Grupos Informales.
Agrupaciones naturales de personas que ocurren en la
situación laboral y surgen
como respuesta a necesidades sociales propias. Son grupos que no
surgen a raíz de un diseño
calculado sino que evolucionan naturalmente.
Grupos por Interés.
Formados por individuos que tal vez no pertenezcan al
mismo grupo de mando o trabajo, que pueden afiliarse para lograr
algún objetivo
mutuo. Dichos objetivos no se asocian con los de la
organización, pero son específicos para cada
grupo.
Grupos por Amistad.
Grupos se forman porque los integrantes tienen algo en
común, como la edad, las creencias políticas,
o por su ascendencia étnica, los grupos por amistad
extienden frecuentemente su interacción y su comunicación a actividades fuera del
trabajo.
3. ELEMENTOS QUE FOMENTAN UN
GRUPO.
La Aceptación Mutua.
En la primera etapa de la formación del grupo sus
miembros se mostrarán desmotivados a comunicarse entre
sí; Es típico que no estén dispuestos
expresar sus opiniones, actitudes o
creencias hasta que alcancen un mínimo nivel de confianza
mutua.
La Motivación
y Productividad.
Cuando se alcanza un nivel ideal de comunicación
entre los miembros de un grupo estos comienzan a invertir mas
tiempo en la consecución de las metas pertinentes al grupo
y así comienzan a trabajar como unidad de
cooperación en vez de competición.
El Control y la
Organización.
A estas alturas los miembros valoran el hecho de
pertenecer al grupo y comienzan a reglamentarse por las reglas
del grupo, toman prioridad las metas del grupo por encima de las
individuales. Se obedecen las normas o se aplican sanciones cuya
máxima expresión es el ostracismo por no cumplir
con las metas o normas del grupo, otras normas de control
incluyen el aislamiento temporal o el trato agresivo por parte de
los demás integrantes.
La Estructura.
El paso del tiempo desarrolla algún tipo de
estructura en el grupo. La experiencia, La agresividad, el
poder y el
estatus son los factores que la definen. En los grupos formales
el estatus suele determinar la posición en la estructura y
en los informales, se basa en cualquier cosa que parezca
relevante al grupo.
La Jerarquía de Estatus.
El estatus y la posición son tan similares que
pueden ser términos intercambiables, los criterios a
considerar serian la experiencia o antigüedad del integrante
del grupo sin comprometer su posición dentro de la
estructura del mismo.
El Papel.
Cada persona tendrá un papel asociado dentro de
la estructura del grupo. El papel es un conjunto organizado de
comportamientos que se esperan de un individuo que
ocupe una posición especifica.
Es el patrón de comportamientos que la
persona en un puesto piensa que debe desempeñar y que
en algunos casos coincide con el papel esperado.- Papel Percibido.
- Papel Desempeñado.
Suele ser el comportamiento que de hecho cumple o tiene la
persona dentro del grupo.
En los grupos relativamente bien fomentados suele
coincidir el comportamiento del papel esperado con el
percibido.
Las Normas.
Son los estándares que generalmente comparten los
miembros del grupo y que reúnen ciertas
características que son importantes para estos, se forman
solo con relación a asuntos que signifiquen algo para el
grupo, se pueden poner por escrito, ó comunicarse
verbalmente.
El Liderazgo.
El papel del liderazgo en los grupos es una parte
crucial porque el líder
del grupo ejerce cierta influencia sobre sus integrantes y esta
en una posición excelente para juzgar lo preparado que
este el grupo para asumir sus tareas.
La Cohesión.
Los grupos formales e informales parecen tener una
cercanía o comunidad de
actitud,
comportamiento y desempeño. La cohesión es la
fuerza de los
deseos de los integrantes para permanecer en el grupo y su nivel
de compromiso con él mismo.
Situación que se origina cuando las necesidades
particulares de cada grupo o miembro empiezan a prevalecer sobre
las de los demás grupos o miembros y se genera un ambiente de
competencia donde
se busca satisfacer metas particulares sin considerar en que
grado afecta las metas de otros miembros o grupos en el
entorno.
5.
TIPOS DE CONFLICTO ORGANIZACIONAL.
A NIVEL INDIVIDUAL.
Frustración.
Situación que produce el fracaso en la
obtención de las metas deseadas por el
individuo.
En el mundo organizacional es inevitable que algunos de
sus integrantes experimenten frustración a lo largo de la
vida laboral ya que en esta se presentan situaciones donde las
personas solo pueden alcanzar el éxito a
expensas de otras.
Conflicto de Intereses.
Conflicto de aspecto individual e interno que presenta
el individuo cuando desea alcanzar algo que tiene tanto aspectos
positivos como aspectos negativos.
Situación común que se presenta cuando
el individuo esta forzado a elegir entre dos situaciones que
ofrecen aspectos positivos pero que son excluyentes. Al
instante que tome su decisión esta renunciando
automáticamente a los beneficios que brindaba la otra
opción.- Atracción –
Atracción.Situación en la que las dos opciones que se
ofrecen al individuo no le reportan ningún tipo de
beneficios y se verá forzado a elegir la que considere
menos negativa de los dos. - Evasión –
Evasión. - Atracción –
Evasión.
Situación en la que el individuo desea alcanzar
un objetivo concreto,
pero cuya obtención le generará cierto daño.
Sobretodo las decisiones pautadas para cierta fecha
límite son las que provocarán cierto deseo de
evasión en el individuo a medida que se acerca la
fecha.
Conflicto de Papeles.
La mayoría de las personas desempeña
papeles múltiples. El conflicto de papeles se presenta
cuando una persona recibe mensajes incompatibles acerca del
comportamiento adecuado para un tipo de papel. Por ejemplo, no se
puede ser el padre que va al acto de grado del hijo el lunes a
las 9:00 a.m. y el gerente que
tiene una importante reunión el lunes a las 9:15 a.m.,
esto significa que la persona tendrá un conflicto generado
por uno de los papeles que debió cumplir y no
cumplió.
A NIVEL ORGANIZACIONAL.
Conflictos Funcionales.
Es la confrontación grupal dentro de la
organización que aporta mejoras y beneficios a favor de la
misma. Por ejemplo cuando dos grupos debaten acerca de la manera
más conveniente de prestar un servicio,
llegaran a un acuerdo que beneficiará a un cliente y de esta
manera la organización obtiene meritos ya que a esta
atribuirá el cliente su grado de
satisfacción.
Conflictos Disfuncionales.
Son generalmente las confrontaciones intergrupales de la
organización que en vez de beneficiarla impiden el buen
desempeño de esta. Los conflictos
disfuncionales suelen tener impacto negativo en el
desempeño de los individuos grupos y
organizaciones.
Se originan principalmente cuando la
organización asigna tareas al personal sin
tomar en cuenta la concordancia entre el grado de
preparación del empleado con la habilidad que se
requiere para ejecutar dichas tareas, o la asignación
de elementos simbólicos del estatus que denota cierta
posición dentro de la estructura de la
empresa.- Incongruencia de Estatus
- Resistencia al Cambio
Otro de los problemas
sobresalientes que se relacionan al conflicto. Generalmente
hablando, los individuos se resisten al cambio
porque este los asusta y tienen el prejuicio de
que este representa una amenaza. Por ejemplo, una propuesta de
automatización de un departamento
representa aprender a utilizar el software para
tal fin a lo que muchos se opondrán simplemente por el
miedo absurdo al computador
que siempre tienen ciertos empleados.
En virtud de que los gerentes tienen que vivir con el
conflicto intergrupal necesitarán emplear las técnicas
necesarias para solucionar conflictos que hayan alcanzado niveles
disfuncionales para la organización.
La Solución de los
Problemas.
Por medio de la confrontación de los dos grupos
cara a cara para identificar los conflictos y resolverlos. Lo que
se trata de hacer es reunir información relevante sobre los conflictos
hasta que se llega a una decisión. En muchos casos donde
el conflicto es causado por malentendidos esta técnica
resulta muy beneficiosa.
Metas de Orden Superior.
La implementación de metas de orden superior
involucra el desarrollo de
un numero de metas y objetivos comunes que no se pueden lograr
sin contar con la cooperación de grupos interesados. Que
sea un conjunto de metas que sea inalcanzable para un solo grupo
y además superen las de los otros grupos.
Expansión de los Recursos.
La escasez de
recursos puede ser un factor que genere conflictos. Se debe
tratar de compensar la disponibilidad de recursos o en su defecto
una sabia repartición de los mismos, de manera que no
existan situaciones en los que un grupo se sienta menos
favorecido que otro.
Muchos conflictos tienen origen en las disputas por la
asignación de presupuestos,
o las escasas promociones que se dan en la organización.
Esta técnica no se considera viable ya que muchas empresas pueden
tener capitales estipulados ó no tener en mente la
expansión o el crecimiento.
La Evasión.
En muchas ocasiones puede existir una manera de evitar
el conflicto, aunque esta manera no trae ningún beneficio
a largo plazo se puede utilizar como una solución temporal
que aportaría mas tiempo para pensar en la manera
más eficaz para encontrar una posible solución del
conflicto
La Mediación.
Con el uso de esta técnica se trata de hacer
énfasis en los intereses comunes de los grupos y
así tratar de minimizar sus diferencias. Recalcar los
puntos de vista compartidos por los grupos es la hipótesis básica detrás de la
mediación para facilitar el movimiento de
los grupos hacia una meta en común, aunque si las
diferencias entre los grupos son marcadas, la mediación
solo servirá como una solución a corto
plazo.
El Regateo.
Una de las técnicas tradicionales para resolver
los conflictos entre grupos, donde se trata de que las dos partes
renuncien a algunas de sus demandas sin alterar demasiado el
propósito de sus metas y tratar de que cada grupo
sacrifique algo de valor en
concesión para poder hacer una repartición de la
manera más equitativa posible.
La Autoridad.
El método
más antiguo y al que frecuentemente se recurre para
resolver la mayoría de los conflictos. Mediante este
método la gerencia
resuelve el conflicto según su parecer y la comunica a los
grupos subordinados en conflicto que acatan usualmente las
ordenes de sus superiores. Pero con el uso de esta técnica
se esta atacando el conflicto y no la causa del mismo por lo que
es probable que el conflicto vuelva a aparecer después de
todo.
Alteración de las Variables
Estructurales.
Otra manera de resolver las disputas, que no implica el
cambio de la estructura de la organización sino que
implica acciones como
el traslado o intercambio de algún miembro a otro grupo o
de tener a un intermediario que fomente la
comunicación entre los grupos.
Hay que aclarar que existen otras técnicas para
manejar conflictos, lo que hay que tomar en cuenta es saber
reconocer e identificar las causas del conflicto.
7. PROCESO DE
COMUNICACIÓN.
Comunicación.
Es el proceso mediante el cual se transmiten
significados, puede ser oral o escrita, que van desde una parte
que emite, hacia otra que recibe o decodifica.
En la comunicación encontramos siete elementos
clave para cumplir el proceso cabalmente.
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
La Idea.
En primer lugar, debe existir una idea o pensamiento
que se quiere transmitir, el emisor debe poseer el mensaje que
desea transmitir a la otra parte.
Codificación
En segundo lugar, la idea se debe codificar o expresar
en alguna forma de transmisión, el emisor debe organizar
de manera coherente la idea según el medio de
transmisión de la misma.
Transmisión.
Determinar el medio de transmisión según
la necesidad, la manera verbal seria la ideal cuando dependemos
de la retroalimentación inmediata a nuestra idea,
de modo escrito será una manera que usaremos cuando no es
necesario obtener respuesta inmediata al mensaje que se
comunica.
Ruido.
Elemento muy común que se interpone entre la
transmisión y recepción del mensaje que se quiere
comunicar, y que es preciso vencer. Conversaciones en voz alta y
conductas desconcertantes en el ambiente serian factores que
podrían interferir e incluso alterar el mensaje que
queremos hacer llegar.
Recepción.
Debe haber otra parte o persona que sea receptora del
mensaje, dicha recepción debe escucharse atentamente si el
mensaje es oral, y poseer una buena lectura en el
caso que sea un mensaje escrito.
Decodificación
El receptor debe hacer una correcta
decodificación del mensaje y reconstruir el significado
que tiene en mente el emisor.
Acción.
Se debe emprender la acción,
en algunas ocasiones el receptor deberá hacer algo con la
información que recibe, en otras su propósito final
es que la acción específica del mensaje se realice
mas adelante. Sin embargo, en todos los casos es conveniente
darle alguna retroalimentación al emisor para que sepa que
el mensaje se recibió correctamente.
8. TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LA
ORGANIZACIÓN.
Comunicación Descendente.
Esta clase de
comunicación es utilizada para emitir mensajes desde la
parte directiva hasta los empleados, tiene como objetivo el
indicar instrucciones claras y específicas del trabajo que
se debe realizar. Es decir, la comunicación que es emitida
por el grupo de mando y que recibe el grupo de
trabajo.
Comunicación Ascendente.
Es cuando los trabajadores de una organización se
comunican con los directivos o superiores, dándoles a
conocer el panorama general que sucede al interior de la
organización, especialmente lo que acontece en los sitios
de trabajo; ésta información suele ser detallada y
específica. En este caso sería la
comunicación emitida por el grupo de trabajo y que es
recibida por el grupo de mando.
Comunicación Horizontal.
Se desarrolla entre personas del mismo nivel
jerárquico. La mayoría de estos mensajes tienen
como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo
nivel. Por ejemplo la comunicación que fluye dentro el
grupo de mando o la que se da dentro del grupo de
trabajo.
Comunicación Informal.
Es la que comprende toda la comunicación no
formal entre los grupos de la organización, son la
expresión de conducta natural de las personas por
comunicarse y que algunas veces utilizan para complementar la
información que reciben por canales formales. El rumor y
el chisme forman parte de la comunicación
informal.
9. COMO LOGRAR UNA COMUNICACIÓN
EFICAZ EN LAS ORGANIZACIONES.
Comunicación Cara a Cara.
Siempre que sea posible debe preferirse la
comunicación cara a cara, ya que este sistema permite
que el individuo emisor vea como reacciona la persona receptora
del mensaje. Ya que la gesticulación, y la
entonación contribuyen a darle mas significado a lo que se
trata de comunicar.
Simplicidad.
Cualquiera que sea el medio de comunicación, los
mensajes deben transferirse en un lenguaje
sencillo y compresible. Siempre pensamos que estamos usando las
palabras correctas en la manera que comunicamos sin tomar en
cuenta que el receptor puede estar interpretándolas de
otra manera.
Repetición.
La repetición del mensaje es necesaria en todas
las transmisiones excepto las más sencillas. Debemos tomar
en cuenta siempre la cantidad de datos que
queremos comunicar para intentar no sobrecargar la capacidad de
entendimiento del receptor.
Empatía.
Es el proceso mediante el cual la persona se pone
figurativamente en el lugar de otra, en este caso nuestro
receptor. Debemos considerar las reacciones que va a provocar el
contenido de nuestro mensaje en el receptor para tomar
previsión y evitar en lo posible que surjan
malentendidos.
Escucha Efectiva.
Fingir que se esta prestando atención a la persona que esta hablando es
uno de los aspectos negativos de la comunicación. Se debe
estar atento siempre al mensaje del que somos receptores para
tener una idea clara, si tenemos dudas acerca del significado que
tratan de comunicarnos debemos solicitar información
adicional.
- "Comportamiento en las
Organizaciones"
Richard Hodgetts, Año 1983, Mc Graw Hill,
México.
- "Las Organizaciones"
James L. Gibson, John M. Ivancevich, James H. Donnelly,
Jr.
Año 1994, Addison-Wesley Iberoamericana,
Usa.
- "Investigación en Comunicación
Organizacional"
Leonardo E. Sayago, Año 2003, www.monografias.com.
Autor:
Renato Nardelli
Cátedra: Psic. De Las Organizaciones.