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Sistema Matricial de Control Interno

Enviado por mlefcovich



  1. Introducción
  2. Sistema Matricial de Control Interno
  3. Matriz de Control Interno
  4. ¿Qué es la Matriz de Control Interno?
  5. ¿Cómo es y funciona dicha Matriz?
  6. Implantación del SMCI
  7. Conclusiones
  8. Anexo 1 – Modelo de Cuestionario
  9. Anexo 2 – Informe por Excepción
  10. Anexo 3 – Esquema de trabajo

 

1. Introducción

Considerado en la actualidad como un concepto fundamental para la organización administrativa de las empresas, el control interno –según el Comité de Procedimientos de Auditoría del Instituto Americano de Contadores-, se define como: el plan de organización y todos los métodos y medidas adoptados en un negocio para salvaguardar sus bienes, verificar la exactitud y seguridad de los datos de contabilidad, desarrollar la eficiencia de las operaciones y fomentar el apego a la política administrativa prescrita.

Dentro de este contexto y a los efectos de facilitar y hacer posible una mejor protección de la empresa tanto en cuanto a su efectividad, como a su eficiencia es menester el tratamiento sistémico de la organización y de sus controles internos.

Cuando hablamos de efectividad estamos haciendo referencia al logro de los objetivos previstos en los planes y métodos de control interno, y al hacer referencia a la eficiencia la cuestión gira en torno a hacer factibles los objetivos antes mencionados utilizando para ello la menor cantidad de recursos. Así pues el sistema de control a implementar debe garantizar el logro de los objetivos utilizando para ello el menor uso de recursos.

En cuanto al tratamiento sistémico se refiere, ello es debido a la necesidad imperiosa de considerar a la organización y sus procesos como un conjunto interrelacionado de elementos que interactuando entre sí conforman un todo unificado.

Perder de vista la interrelación de cada componente, elemento, proceso o actividad en relación con los demás constituyentes de la organización, no sólo impedirá un control más efectivo, sino que nos llevará a dejar muchos flancos débiles.

 

2. Sistema Matricial de Control Interno

Como síntesis superadora de los sistemas actualmente imperantes o tradicionales, y haciendo hincapié en las modernas y actuales técnicas de gestión, surge el Sistema Matricial de Control Interno, el cual puede definirse como "la actividad grupal de miembros de la organización que por medio de cuestionarios y ponderaciones volcados en un sistema informático logra tanto el control preventivo como reactivo, suministrando la información respectiva a bajo costo y en tiempo real, mediante la delegación de controles (o autocontrol)".

El Sistema Matricial de Control Interno permite un examen riguroso acerca del cumplimiento tanto de normas externas, como de normativas y políticas internas. Además verifica la correcta utilización de los demás instrumentos de control, constituyéndose en una herramienta integradora de la gestión empresaria.

Este sistema surge de la necesidades de:

Ahorrar costos en materia de auditorías, controles e inspecciones, las cuales son consideradas como actividades sin valor agregado para el cliente final, y sólo con valor agregado para la empresa, razón por la cual debe ser efectuada con la máxima eficiencia.

Que los auditores se concentren en dos tareas fundamentales: la prevención y las inspecciones especiales y de verificación.

Reducir las labores burocráticas, al elaborarse en forma automática los informes por excepción.

Contar con la información pertinente a cada nivel organizacional, evitando los informes prolongados y carentes de enfoque.

Evitar el olvido y la comisión de errores, provocadas por la ejecución de actividades de control carentes de sistematicidad.

Evitar la fuga de recursos, producto de errores, incumplimientos, ausencia de control interno, entre otros.

Concentrarse en las labores de planificación y prevención, evitando de tal forma dejar flancos débiles.

Desarrollar un control continuo, de manera tal que los diversos responsables de la organización cuenten con información actualizada a la manera de un Tablero de Control, sobre el cumplimiento de normas externas e internas de la empresa.

Permitir la aplicación del autocontrol, moderno concepto del TQM, de forma de que los supervisores y hasta los propios empleados puedan controlar sus propias tareas y el cumplimiento que se hace de las disposiciones vigentes.

Permitir una utilización óptima del personal, al reducir la cantidad de personal destinado a tareas de inspecciones y verificaciones.

Gestionar una forma de control, que más importante aún que la planificación en sí misma, desarrolla una labor en equipo, donde se adopta una clara actitud y enfoque preventivo.

Desarrollando además una labor de análisis preventivo, al meditar sobre los diversos tipos de riesgos y ponderar los mismos en función a su significatividad.

Mejorar los sistemas de relevamiento y evaluación de Control Interno, haciéndolos más rigurosos, objetivos y sistemáticos.

El Sistema Matricial de Control Interno (SMCI) surge como desarrollo posterior a la Matriz de Control Interno. La Matriz de Control Interno está prevista para su aplicación tanto manual, como por medio de la utilización de software. La utilización mediante sistema de cómputos potencia sus capacidades y rapidez. A continuación se describirá dicha Matriz de Control Interno.

3. Matriz de Control Interno

La Matriz de Control Interno es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad de accionar preventivamente a los efectos de suprimir y / o disminuir significativamente la multitud de riesgos a las cuales se hayan afectadas los distintos tipos de organizaciones, sean estos privados o públicos, con o sin fines de lucro. Las numerosísimas normas y reglamentaciones, sean éstas de carácter impositivas, laborales, ecológicas, de consumidores, contables, bancarias, societarias, bursátiles entre otras, provenientes de organismos nacionales (federales), provinciales (estaduales) y municipales, obligan a las administraciones de las organizaciones a mantenerse muy alerta ante los riesgos que la falta de cumplimiento de las mismas significan para sus patrimonios. A ellos deben sumarse la necesidad de constatar el cumplimiento tanto de las normativas internas, como de diversas normas en materia de seguridad y control interno, como así también verificar la sujeción de las diversas áreas o sectores a las políticas de la empresa.

Como puede apreciarse de lo antes expuesto y a pesar de no haberse hecho mención detallada de todas las normativas, los riesgos a los cuales están expuestas las empresas son muchos y los mismos deben imperiosamente ponerse bajo control.

El constante avance que en los diversos países hace la burocracia estatal y para-estatal sobre los entes privados, a llevado a éstos a la búsqueda de herramientas o instrumentos que permitan, como se expreso al inicio, "suprimir y / o disminuir significativamente los riesgos a los cuales se encuentran expuestos".

Una empresa esta expuesta por un lado a errores internos de buena fe, pero también a acciones que de manera accidental o no exponen a la misma a pérdidas. Si tomamos como ejemplo una entidad bancaria, ésta se encuentra expuesta al accionar de mala fe de su personal, como así también del de sus clientes y proveedores, la posibilidad de cometer incumplimientos de normativas legales, el accionar de estafadores o ladrones, la falta de previsiones en materia de seguridad interna (como pueden ser incendios, o las pérdidas de archivos en el sistema informático). Cualquiera de estos sucesos originan para la entidad pérdidas económicas. Pérdidas que en muchos casos pueden poner en riesgo la continuidad misma de la empresa. Pensemos en lo que implica la sustracción de fórmulas o planos concernientes a procesos fabriles o productos, o bien la venta ilegal de base de datos de clientes a la competencia.

No menos importante son las pérdidas que por defectos en los procesos productivos afectan la calidad de los productos y servicios, y con ello los costos (reprocesamiento, garantías, desperdicios) como así también la degradación en la reputación de la empresa.

Muy pocas empresas tienen políticas, planes y metodologías sistemáticamente conformadas para evitar los riesgos antes comentados. Generalmente accionan por experiencia, intuición o planifican de manera parcializada.

Hoy en día ninguna empresa seria, que aspire o no a la excelencia, puede continuar operando de tal forma. Una de las gravísimas falencias de las auditorías externas está justamente en no controlar y evaluar apropiadamente los controles internos en su totalidad, como así tampoco evaluar desde un punto de vista sistémico a las empresas auditadas. Pensemos al respectos en los efectos que en el valor económico de una empresa tiene pérdida de información ultraconfidencial como podría ser el desarrollo de un producto farmacéutico aún no patentado. Por tales razones ésta herramienta de control es también de gran utilidad para las auditorías externas.

4. ¿Qué es la Matriz de Control Interno?

La misma es una forma de pensar, de planificar, de delegar, de adoptar decisiones y resolver problemas, y de ver la organización en su totalidad.

Es una forma de pensar, porque analizando la interrelación de los diversos productos, servicios y áreas de la empresa con las disposiciones normativas externas e internas, como así también con los principios de control interno y seguridad, lleva tanto a los funcionarios, como a los auditores internos (o externos) y a las gerencias de las diversas áreas a preguntarse de que manera afectan, si es que lo hacen, las diversas normativas a sus procesos y actividades, o bien indagar acerca de la existencia o no de normas que se relacionen con las mismas.

Cabría preguntarse cuantas veces las organizaciones son pasibles de sanciones pecuniarias por incumplimiento de deberes formales sólo por el hecho de no haber realizado las indagaciones o bien de no tener planificados los controles y las respectivas acciones.

Es una manera de planificar por cuanto los funcionarios de la organización establecen cantidad de controles a ejecutar por período de tiempo, con que elementos o recursos se van a contar, que cuestionarios se han de utilizar y quienes los elaborarán. Por medio de la delegación se asigna por un lado quienes son los responsables de realizar los controles.

Como el sistema matricial hace uso de puntajes de eficacia, los aspectos o áreas de mayor riesgos, los cuales surgen de los puntajes más bajos, son aquellos en los cuales se han de priorizar los ajustes y correcciones, además a través del análisis de las razones de los bajos puntajes se logra saber los motivos que los originan y de tal forma adoptar las mejores acciones tendientes a su resolución.

5. ¿Cómo es y funciona dicha Matriz?

En dicha Matriz tenemos que en las columnas se registran las Normativas Externas e Internas, como así también los Principios y Políticas cuya aplicación debe verificarse.

Por el lado de las filas tenemos los Productos, Servicios, Áreas / Sectores – Actividades / Procesos que tienen lugar en la compañía.

Así pues, una vez colocados los títulos de las columnas y filas, corresponde interrelacionar los mismos (Ejemplo: Ventas / Impuestos Nacionales "Punto 1.1") en función de las normativas y principios a los cuales deberán dar cumplimiento las áreas, actividades y productos. En caso de no existir interrelación entre el ítem de la fila con el de la columna, dicho espacio se anula (sombreado) (Ejemplo: Investigación y Desarrollo no tiene norma de aplicación del Banco Central).

Los puntos asignados a cada casillero corresponden a los cuestionarios de control aplicables y al Manual de Auditoría, así también servirán para asignar recursos en el presupuesto de control, como también para establecer cantidad de controles por períodos y delegar responsabilidad del control respectivo.

 

 

NORMAS Y PRINCIPIOS A VERIFICAR

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

 

AREAS - PRODUCTOS - ACTIVIDADES

IMP.NACIONALES

IMP. PROVINCIALES

IMP.LOCALES

LABORALES (Nac. - Pciales. - Locales)

LEYES DE SEGUROS

CONTABLES

ISO 9000 ISO 14000

PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

PRINCIPIOS Y NORMAS DE SEGURIDAD

BANCO CENTRAL

NORMAS INTERNAS

POLITICA ORGANIZACIONAL

SOCIETARIAS

REGISTRO PROPIEDAD

1

VENTAS

1,1

1,2

1,3

1,4

1,5

1,6

1,7

1,8

1,9

 

1,11

1,12

 

 

2

COMPRAS

2,1

2,2

2,3

2,4

2,5

2,6

2,7

2,8

2,9

 

2,11

2,12

 

 

3

RR.HH.

3,1

3,2

3,3

3,4

3,5

3,6

3,7

3,8

3,9

 

3,11

3,12

 

 

4

COMPUTOS

4,1

4,2

4,3

4,4

4,5

4,6

4,7

4,8

4,9

 

4,11

4,12

4,13

4,14

5

CONTABLE

5,1

5,2

5,3

5,4

5,5

5,6

5,7

5,8

5,9

5,10

5,11

5,12

5,13

5,14

6

PRODUCCION

6,1

6,2

6,3

6,4

6,5

6,6

6,7

6,8

6,9

 

6,11

6,12

 

6,14

7

I & D

 

 

 

 

 

7,6

7,7

7,8

7,9

 

7,11

7,12

 

7,14

8

CRED. Y COBR.

8,1

8,2

8,3

 

8,5

8,6

8,7

8,8

8,9

 

8,11

8,12

 

 

9

FINANZAS

9,1

9,2

9,3

9,4

9,5

9,6

9,7

9,8

9,9

9,10

9,11

9,12

9,13

9,14

10

DISTRIBUCION

10,1

10,2

10,3

10,4

10,5

10,6

10,7

10,8

10,9

 

10,11

10,12

 

 

11

MARKETING

 

 

 

 

 

11,6

11,7

11,8

11,9

 

11,11

11,12

 

11,14

12

SERVICIOS

12,1

12,2

12,3

12,4

12,5

12,6

12,7

12,8

12,9

 

12,11

12,12

 

 

Partiendo de esta matriz se procede a desagregar dichos puntos. En el caso de las Ventas, éstas están sujetas a disposiciones impositivas nacionales, teniendo por un lado las vinculadas a las normativas sobre facturación y por otro lado las relativas a percepciones, impuesto al valor agregado y las atinentes a documentación correspondientes a los clientes. Luego en función de ello se conformarán los cuestionarios para verificar que los diversos puntos de la matriz están siendo debidamente cumplimentados.

Los cuestionarios tienen una primer columna correspondiente al número de la pregunta en cuestión, una segunda con la respectiva pregunta, y las tercera y cuarta corresponden a SI o NO. (Ver Anexo). La cantidad de SI de cada cuestionario se divide por el total de preguntas del cuestionario y se multiplica por 100, lográndose un porcentaje de cumplimiento o efectividad, el cual se aplicará sobre una base de 10 para así obtener el puntaje por cuestionario.

Ejemplo: Si un cuestionario posee 8 preguntas de las cuales tienen 5 SI, el porcentaje es de 62,50%, en tanto que el puntaje es de 6,25 puntos. De igual forma si otro cuestionario tuviera 10 preguntas de las cuales 5 fueran sí, el porcentaje sería de 50% y el puntaje de 5. De ésta forma se logra un análisis bastante objetivo. Pero no todas las preguntas tienen igual importancia, razón por la que puede mejorarse el sistema otorgándole una ponderación. De tal forma a aspectos menores se le daría un puntaje de 1 punto, a aspecto de nivel medio 2 puntos y a cuestiones fundamentales 3 puntos. Ejemplo: Para un cuestionario de 10 preguntas, con 3 de valor 1, cuatro de valor 2 y 3 de valor tres, el puntaje máximo sería de 20 puntos. Si las respuestas positivas fueron 2 de un punto, 2 de dos puntos y 1 de tres puntos, lo obtenido asciende a 9 puntos, con lo que se tiene un porcentaje de efectividad del 45% y un puntaje de 4,5.

Los puntajes en lugar de uno, dos y tres, podrían ser de uno, tres y cinco, para hacer más sensible el puntaje final a los aspectos más importantes.

Se aplica el mismo razonamiento para obtener el puntaje correspondiente a cada punto de la matriz, así si de contar un determinado punto de la matriz con cuatro cuestionarios cuyo puntaje máximo de responderse a todas las preguntas positivamente sería de 40 puntos y se obtuvo un total de 35 puntos, el porcentaje de efectividad es del 87,05% y el puntaje de 8,71 puntos.

Por último y dado que no todas las áreas – actividades o productos están sujetos a las mismas cantidades de puntos de control, se multiplica por 10 todos los puntos de control obteniéndose el puntaje máximo posible, se suman los puntos obtenidos de acuerdo al párrafo anterior y se divide por dicho máximo obteniéndose el puntaje de efectividad por área. Veamos: el área o actividad "Ventas" de un total de 14 casilleros, tiene 11 puntos de control. Sí multiplicamos 11 por diez tenemos un puntaje máximo de 110 puntos. Supongamos que de los controles realizados surge un puntaje máximo de 80 puntos, el porcentaje de efectividad es de 72,72%, o sea un puntaje de 7,27.

Igual criterio es aplicable a las columnas, así tenemos que "Registro de la Propiedad" tiene seis casilleros puntuables de un total de 12, por lo que el puntaje máximo es de 60 puntos. Si el puntaje obtenido es de 60 puntos tendremos un 100% de efectividad y un puntaje de 10.

En función de los totales por fila (áreas, actividades / procesos, productos / servicios), de los totales por columna, y de los puntos por casillero, se ordena el nivel de prioridades para el análisis y resolución de los problemas.

Así un bajo puntaje en los casilleros de productos y servicios en relación a las normas ISO 9000 e ISO 14000 nos estaría indicando problemas en materia de controles de calidad, a los cuales debería prestarse atención inmediata.

Cabe apuntar que el total de columnas volcadas en la Matriz es a título de ejemplo, dependiendo la cantidad y contenido de las mismas a las normativas propias de cada lugar o país, como de la actividades que la empresa objeto de control desarrolle. Así por ejemplo podría agregarse según el caso las normas referentes al suministro de información a las entidades oficiales de Estadística Industrial.

 

 Para ver esta tabla seleccionar la opción "Bajar trabajo" del menú superior

 

Así de los puntajes totales observados en ésta Matriz se observan problemas en el área de Compras (producto de un muy ineficaz cumplimiento de las disposiciones impositivas, de calidad y de control interno), por el lado normativo se observa un bajo desempeño en materia de cumplimiento a las disposiciones a las Normativa ISO 9000 / ISO 14000 y en las correspondientes a las disposiciones del Banco Central (conformación de carpetas crediticias e informaciones especiales exigidas por el organismo de contralor para acceder a la financiación bancaria; lo cual podría traer como consecuencia un corte en la líneas crediticias, o bien un incremento en la tasa de interés).

6. Implantación del SMCI

Para la implantación del sistema se deben llevar a cabo un total de 10 pasos básicos y fundamentales, los cuales pasamos a describir a continuación.

  1. Capacitación. Los propietarios y / o miembros de la alta dirección deben concientizarse totalmente de los riesgos existentes, y por lo tanto de las ventajas, beneficios, funcionamiento y objetivos del Sistema Matricial de Control Interno.
  2. Planificación. Deben determinarse claramente las tareas a efectuar, designando responsables, y fijando plazos para su cumplimiento. Además deberán calcularse y especificarse la cantidad y calidad de recursos humanos y materiales necesarios para la puesta en funcionamiento del Sistema.
  3. Capacitación. Constituye una de las principales tareas del plan. Deberá capacitarse y entrenarse tanto al Equipo Constructor del Sistema, como a los usuarios, sean éstos los encargados y responsables de los controles (controladores), como los receptores de información.
  4. Conformación de Equipos. Son los Equipos Constructores del Sistema para cada segmento (sector y norma a verificar). Para ello trabajarán en los respectivos equipos: miembros del área afectada, auditor (externo o interno, especialista en dicho tema) y especialistas de la empresa o externo. Por ejemplo para el diseño del cuestionario correspondiente al sector contable en materia impositiva trabajarán: el encargado de impuesto del sector contable, el auditor interno (o externo) dedicado a la auditoría respectiva, y el asesor impositivo de la empresa.

    En lo relativo a la forma de llegar a los niveles de ponderación será menester una vez seleccionadas todas las preguntas correspondientes a un determinado cuestionario utilizar la siguiente matriz:

    Sí a cada pregunta le adjudicamos una letra y colocamos en la parte superior de las columna la letra correspondiente a cada pregunta, haciendo lo mismo a la izquierda de cada fila, tendremos una conformada una matriz. A partir de allí relacionamos cada letra correspondiente a las diferentes filas en relación a cada columna. Así le daremos un puntaje de 1 si tiene prioridad o mayor importancia en relación a la otra pregunta, si tiene menor importancia le daremos un valor de cero, y de poseer igual importancia el valor será de 0,50. En el caso abajo consignado al ser "A" más importante que "B" de acuerdo a los criterios del grupo de trabajo se le da un valor de 1; al tener "A" un menor valor que "C" se le da un valor de "cero"; al tener igual valor que "D" es valor de la casilla es de 0,50; y al superar en importancia tanto a "E" como a "F" en ambos casilleros se coloca el valor 1. Llegamos de tal forma a un total de 3,50 para la pregunta "A"; de 2,50 para la pregunta correspondiente a la letra "B". Al totalizar todas las letras tenemos un total general de 16,50. Luego calculamos la relación porcentual del total de cada letra en relación al total general. O sea cuanto representa 3,50 de 16,50 (es el 21,21%, que representado en valores decimales es el 0,21). La suma de todos estos cálculos da el 100%, o lo que es lo mismo 1.

    FACTORES

     

     

     

     

    A

    B

    C

    D

    E

    F

     

    PONDERACION

     

    A

     

    1

    0

    0,5

    1

    1

    3,50

    21,21%

    0,21

    B

    0

     

    1

    0,5

    0

    1

    2,50

    15,15%

    0,15

    C

    1

    1

     

    1

    1

    1

    5,00

    30,30%

    0,31

    D

    0,5

    1

    0

     

    1

    1

    3,50

    21,21%

    0,21

    E

    0

    1

    0

    0

     

    0,5

    1,50

    9,09%

    0,09

    F

    0

    0

    0

    0

    0,5

     

    0,50

    3,03%

    0,03

     

     

     

     

     

     

     

    16,50

    100,00%

    1,00

     

    De tal forma es que se determinan los valores ponderados de cada pregunta; teniendo un 0,21 para las preguntas "A" y "D"; un 0,09 para la "E"; un 0,15 para la "B"; un 0,31 le corresponde a la "C" y un 0,03 para la "F".

  5. Construcción de la Matriz. Se procederá a la identificación de todas las Normas Internas y Externas que pueden afectar o no a la empresa. En función de ello se procede a conformar los respectivos cuestionarios, adjudicando a las preguntas un determinado nivel de ponderación de tal forma que la suma de todas ellas lleguen a un total de 1 –uno- (así si tenemos tres preguntas: a?, b? y z?. A la a? se le otorga una ponderación de 0,50; a la b? 0,25 y a la z? 0,25; de tal manera la suma de todas las ponderaciones da un total de 1,00). Se determinará para cada pregunta (punto de control) del cuestionario la frecuencia de su control y el responsable de su ejecución. (Ejemplo: el Contador de cada sucursal bancaria tendría que efectuar diariamente el arqueo de efectivo –pregunta: coincide el total arqueado con el total contable?- de no coincidir dicho total, se cargaría dicha respuesta como "NO" en el sistema informático, aclarando la magnitud de la diferencia en cuestión, de tal forma en Casa Central automáticamente tanto el Gerente General, el Gerente de Sucursales, el Gerente de la Sucursal y el Gerente de Auditoría Interna tomarían conocimiento de dicha diferencia y de su magnitud).
  6. Ejecución de los Controles. Desarrollados por parte de los Auditores Internos o Responsables de Áreas, según corresponda en función a lo especificado en el punto "5" anterior.
  7. Recepción de Informes y Monitoreo Permanente. El sistema informará de manera inmediata las falencias, errores o diferencias detectadas. En el caso puesto como ejemplo en el punto "5" las autoridades designadas para dicho punto serían informadas de inmediato de la diferencia detectada, ahorrándose informes de auditoría y tiempo de preparación del informe, y de su respectiva lectura (incluso para un determinado tipo de control puede informarse de dicha falencias a diferentes funcionarios en virtud de la magnitud o tamaño de la diferencia o desvío detectado). Se permitirá también un monitoreo permanente para saber así el estado de situación que en materia de control interno tiene la empresa.
  8. Verificación por parte de Auditoría Interna (u otro encargado de controles en caso de no existir tal Gerencia o Departamento). Desarrollarán controles sorpresivos y verificaciones especiales persiguiendo el buen uso del SMCI, como del fiel cumplimiento de las normativas en materia de controles.
  9. Evaluación del Sistema. Se medirán la cantidad de errores y fallas detectadas por el SMCI, la frecuencia de las mismas. También se calcularán y analizarán los costos imputables: costos de auditoría, inspección y verificación más los costos por fallas o falencias. El objetivo es llevar a un mínimo dichos costos, logrando así aumentar la eficiencia y eficacia organizacional.

    7. Conclusiones

    De ésta forma tenemos que la Alta Gerencia puede verificar por medio de la SMCI, que se esté dando cumplimiento a todos los controles, quienes están a cargo de dichas verificaciones, cuando fue la última vez que realizaron los controles para cada punto y con que frecuencia. En función de la importancia relativa de los distintos puntos y de los problemas que los mismos tienen se le dará la prioridad de control y corrección.

    Los encargados de Áreas, y los responsables del control, sean auditores internos o externos pueden verificar y razonar sobre la base de la matriz (razonamiento matricial) el cumplimiento de las distintas disposiciones.

    La matriz contempla el 100% de los factores de riesgo siendo de tal forma un vehículo formidable para evitar o corregir defectos que perjudiquen patrimonial y económicamente a la entidad.

    El Sistema Matricial de Control Interno le da tanta importancia al cumplimiento de las disposiciones fiscales, como al control para evitar fraudes, o resguardar la calidad de los productos y servicios, como así también proteger los recursos humanos entre otros. Por tal motivo una rápida visión de dicha matriz, impresa o por monitor, por parte de los Directivos le permiten saber las áreas que comprometen a la empresa, y proceder a analizar las causas o motivos, para luego aplicar las correspondientes medidas de ajuste.

    El SMCI es en último término un generador de utilidades por cuanto tiene por objetivo eliminar o disminuir las pérdidas ocasionadas por los fraudes, la falta de seguros contra riesgos, los bajos niveles de calidad, la falta de cumplimiento de disposiciones legales, la carencia de información óptima entre otras.

    Como dicen los norteamericanos: "los partidos de basketball comienzan ganándose con una buena defensa". De nada sirve encestar muchos puntos si los contrarios nos convierten más. De igual forma de poco servirá trabajar con ahínco y generar ventas, si buena parte de está son absorbidas por pérdidas ocasionadas en descuidos, despilfarros y carencias de controles.

    Cada sector o punto de control de la Matriz representa el eslabón de una cadena, y una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil, de ahí la importancia de verificar preventivamente el cumplimiento de diversos aspectos concernientes a la empresa, corrigiendo luego de los controles los aspectos, áreas, procesos, actividades, normas y principios con menores o insatisfactorios niveles de eficacia de manera tal de fortalecer cada eslabón.

     

     

    8. Anexo 1 – Modelo de Cuestionario

    Para ver esta tabla seleccionar la opción "Bajar trabajo" del menú superior

     

     

    El puntaje implica un problema en el área, producto o actividad, pero no implica que las personas de dicho sector o proceso sean

     

    siempre responsables de los problemas que puedan observarse. Debe tenerse en cuenta la regla del 85/15 (J. Juran) según la cual

    el 85% de los problemas no son atinentes a los empleados u obreros, sino al sistema, y por lo tanto es responsabilidad de la Dirección

    su corrección.

     

     

     

     

     

    9. Anexo 2 – Informe por Excepción

    Para ver esta tabla seleccionar la opción "Bajar trabajo" del menú superior

    El sistema matricial de control interno permite no sólo el cálculo automático de los puntajes tanto por cuestionario, como por casillero de la matriz y por área o normativa / principio, sino además la generación automática del informe por excepción. Sí para cada respuesta negativa se indica en el programa la correspondiente observación y sus implicancias y riesgos, una vez efectuado el control y colocada la marca ("X") en la columna "NO" del cuestionario, el informe se efectúa de manera automática. Con ello se logra estandarizar los informes, reducir el papeleo y tareas burocráticas, permitir un rápido informe para los funcionarios respectivos y mayor uniformidad en los criterios de información.

  10. Ajustes al Sistema. Producto de las verificaciones realizadas por parte de Auditoría Interna y de la evaluación que se haga del Sistema, se procederá a realizar ajustes tendientes a la mejora tanto del Sistema Matricial de Control Interno, como de los procesos y actividades organizacionales, logrando de tal forma un principio básico u fundamental de la TQM, que es la Mejora Continua en los Procesos organizacionales.
  11. Anexo 3 – Esquema de trabajo

 

 

 

Autor:

Mauricio Lefcovich

Consultor en Administración de Operaciones y Estrategia de Negocios

Especialista en Mejora Continua, Calidad, Productividad, Control y Reducción de Costos, y Relevamiento y Evaluación del Control Interno.

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