Monografias.com > Administración y Finanzas
Descargar Imprimir Comentar Ver trabajos relacionados

Sistema Matricial de Control Interno




Enviado por mlefcovich



    1. Introducción
    2. Sistema Matricial de Control
      Interno
    3. Matriz de Control
      Interno
    4. ¿Qué es la Matriz de
      Control Interno?
    5. ¿Cómo es y funciona dicha
      Matriz?
    6. Implantación del
      SMCI
    7. Conclusiones
    8. Anexo 1 – Modelo de
      Cuestionario
    9. Anexo 2 – Informe por
      Excepción
    10. Anexo 3 – Esquema de
      trabajo

     

    1. Introducción

    Considerado en la actualidad como un concepto
    fundamental para la
    organización administrativa de las empresas, el
    control
    interno –según el Comité de Procedimientos de
    Auditoría del Instituto Americano de
    Contadores-, se define como: el plan de organización y todos los métodos y
    medidas adoptados en un negocio para salvaguardar sus bienes,
    verificar la exactitud y seguridad de los
    datos de
    contabilidad,
    desarrollar la eficiencia de las
    operaciones y
    fomentar el apego a la política
    administrativa prescrita.

    Dentro de este contexto y a los efectos de facilitar y
    hacer posible una mejor protección de la empresa tanto
    en cuanto a su efectividad, como a su eficiencia es menester el
    tratamiento sistémico de la organización y de sus
    controles internos.

    Cuando hablamos de efectividad estamos haciendo
    referencia al logro de los objetivos
    previstos en los planes y métodos de control interno, y al
    hacer referencia a la eficiencia la cuestión gira en
    torno a hacer
    factibles los objetivos antes mencionados utilizando para ello la
    menor cantidad de recursos.
    Así pues el sistema de
    control a implementar debe garantizar el logro de los objetivos
    utilizando para ello el menor uso de recursos.

    En cuanto al tratamiento sistémico se refiere,
    ello es debido a la necesidad imperiosa de considerar a la
    organización y sus procesos como
    un conjunto interrelacionado de elementos que interactuando entre
    sí conforman un todo unificado.

    Perder de vista la interrelación de cada
    componente, elemento, proceso o
    actividad en relación con los demás constituyentes
    de la organización, no sólo impedirá un
    control más efectivo, sino que nos llevará a dejar
    muchos flancos débiles.

     

    2. Sistema Matricial de Control
    Interno

    Como síntesis
    superadora de los sistemas
    actualmente imperantes o tradicionales, y haciendo
    hincapié en las modernas y actuales técnicas
    de gestión, surge el Sistema Matricial de
    Control Interno, el cual puede definirse como "la actividad
    grupal de miembros de la organización que por medio de
    cuestionarios y ponderaciones volcados en un sistema
    informático logra tanto el control preventivo como
    reactivo, suministrando la información respectiva a bajo costo y en
    tiempo real,
    mediante la delegación de controles (o
    autocontrol)".

    El Sistema Matricial de Control Interno permite un
    examen riguroso acerca del cumplimiento tanto de normas externas,
    como de normativas y políticas
    internas. Además verifica la correcta utilización
    de los demás instrumentos de control,
    constituyéndose en una herramienta integradora de la
    gestión empresaria.

    Este sistema surge de la necesidades de:

    Ahorrar costos en
    materia de
    auditorías, controles e inspecciones, las
    cuales son consideradas como actividades sin valor agregado
    para el cliente final, y
    sólo con valor agregado para la empresa,
    razón por la cual debe ser efectuada con la máxima
    eficiencia.

    Que los auditores se concentren en dos tareas
    fundamentales: la prevención y las inspecciones especiales
    y de verificación.

    Reducir las labores burocráticas, al elaborarse
    en forma automática los informes por
    excepción.

    Contar con la información pertinente a cada nivel
    organizacional, evitando los informes prolongados y carentes de
    enfoque.

    Evitar el olvido y la comisión de errores,
    provocadas por la ejecución de actividades de control
    carentes de sistematicidad.

    Evitar la fuga de recursos, producto de
    errores, incumplimientos, ausencia de control interno, entre
    otros.

    Concentrarse en las labores de planificación y prevención, evitando
    de tal forma dejar flancos débiles.

    Desarrollar un control continuo, de manera tal que los
    diversos responsables de la organización cuenten con
    información actualizada a la manera de un Tablero de
    Control, sobre el cumplimiento de normas externas e internas de
    la empresa.

    Permitir la aplicación del autocontrol, moderno
    concepto del TQM, de forma de que los supervisores y hasta los
    propios empleados puedan controlar sus propias tareas y el
    cumplimiento que se hace de las disposiciones
    vigentes.

    Permitir una utilización óptima del
    personal, al
    reducir la cantidad de personal destinado a tareas de
    inspecciones y verificaciones.

    Gestionar una forma de control, que más
    importante aún que la planificación en sí
    misma, desarrolla una labor en equipo, donde se adopta una clara
    actitud y
    enfoque preventivo.

    Desarrollando además una labor de análisis preventivo, al meditar sobre los
    diversos tipos de riesgos y
    ponderar los mismos en función a
    su significatividad.

    Mejorar los sistemas de relevamiento y evaluación
    de Control Interno, haciéndolos más rigurosos,
    objetivos y sistemáticos.

    El Sistema Matricial de Control Interno (SMCI) surge
    como desarrollo
    posterior a la Matriz de
    Control Interno. La Matriz de Control Interno está
    prevista para su aplicación tanto manual, como por
    medio de la utilización de software. La
    utilización mediante sistema de cómputos potencia sus
    capacidades y rapidez. A continuación se describirá
    dicha Matriz de Control Interno.

    3. Matriz de Control Interno

    La Matriz de Control Interno es una herramienta surgida
    de la imperiosa necesidad de accionar preventivamente a los
    efectos de suprimir y / o disminuir significativamente la
    multitud de riesgos a las cuales se hayan afectadas los distintos
    tipos de organizaciones,
    sean estos privados o públicos, con o sin fines de lucro.
    Las numerosísimas normas y reglamentaciones, sean
    éstas de carácter impositivas, laborales,
    ecológicas, de consumidores, contables, bancarias,
    societarias, bursátiles entre otras, provenientes de
    organismos nacionales (federales), provinciales (estaduales) y
    municipales, obligan a las administraciones de las organizaciones
    a mantenerse muy alerta ante los riesgos que la falta de
    cumplimiento de las mismas significan para sus patrimonios. A
    ellos deben sumarse la necesidad de constatar el cumplimiento
    tanto de las normativas internas, como de diversas normas en
    materia de seguridad y control interno, como así
    también verificar la sujeción de las diversas
    áreas o sectores a las políticas de la
    empresa.

    Como puede apreciarse de lo antes expuesto y a pesar de
    no haberse hecho mención detallada de todas las
    normativas, los riesgos a los cuales están expuestas las
    empresas son muchos y los mismos deben imperiosamente ponerse
    bajo control.

    El constante avance que en los diversos países
    hace la burocracia
    estatal y para-estatal sobre los entes privados, a llevado a
    éstos a la búsqueda de herramientas o
    instrumentos que permitan, como se expreso al inicio, "suprimir y
    / o disminuir significativamente los riesgos a los cuales se
    encuentran expuestos".

    Una empresa esta expuesta por un lado a errores internos
    de buena fe, pero también a acciones que
    de manera accidental o no exponen a la misma a pérdidas.
    Si tomamos como ejemplo una entidad bancaria, ésta se
    encuentra expuesta al accionar de mala fe de su personal, como
    así también del de sus clientes y
    proveedores,
    la posibilidad de cometer incumplimientos de normativas legales,
    el accionar de estafadores o ladrones, la falta de previsiones en
    materia de seguridad interna (como pueden ser incendios, o
    las pérdidas de archivos en el
    sistema informático). Cualquiera de estos sucesos originan
    para la entidad pérdidas económicas.
    Pérdidas que en muchos casos pueden poner en riesgo la
    continuidad misma de la empresa. Pensemos en lo que implica la
    sustracción de fórmulas o planos concernientes a
    procesos fabriles o productos, o
    bien la venta ilegal de
    base de datos
    de clientes a la competencia.

    No menos importante son las pérdidas que por
    defectos en los procesos productivos afectan la calidad de los
    productos y servicios, y
    con ello los costos (reprocesamiento, garantías,
    desperdicios) como así también la
    degradación en la reputación de la
    empresa.

    Muy pocas empresas tienen políticas, planes y
    metodologías sistemáticamente conformadas para
    evitar los riesgos antes comentados. Generalmente accionan por
    experiencia, intuición o planifican de manera
    parcializada.

    Hoy en día ninguna empresa seria, que aspire o no
    a la excelencia, puede continuar operando de tal forma. Una de
    las gravísimas falencias de las auditorías externas
    está justamente en no controlar y evaluar apropiadamente
    los controles internos en su totalidad, como así tampoco
    evaluar desde un punto de vista sistémico a las empresas
    auditadas. Pensemos al respectos en los efectos que en el valor
    económico de una empresa tiene
    pérdida de información ultraconfidencial como
    podría ser el desarrollo de un producto
    farmacéutico aún no patentado. Por tales razones
    ésta herramienta de control es también de gran
    utilidad para
    las auditorías externas.

    4. ¿Qué es la Matriz de Control
    Interno?

    La misma es una forma de pensar, de planificar, de
    delegar, de adoptar decisiones y resolver problemas, y
    de ver la organización en su totalidad.

    Es una forma de pensar, porque analizando la
    interrelación de los diversos productos, servicios y
    áreas de la empresa con las disposiciones normativas
    externas e internas, como así también con los
    principios de
    control interno y seguridad, lleva tanto a los funcionarios, como
    a los auditores internos (o externos) y a las gerencias de las
    diversas áreas a preguntarse de que manera afectan, si es
    que lo hacen, las diversas normativas a sus procesos y
    actividades, o bien indagar acerca de la existencia o no de
    normas que se relacionen con las mismas.

    Cabría preguntarse cuantas veces las
    organizaciones son pasibles de sanciones pecuniarias por
    incumplimiento de deberes formales sólo por el hecho de no
    haber realizado las indagaciones o bien de no tener planificados
    los controles y las respectivas acciones.

    Es una manera de planificar por cuanto los funcionarios
    de la organización establecen cantidad de controles a
    ejecutar por período de tiempo, con que elementos o
    recursos se van a contar, que cuestionarios se han de utilizar y
    quienes los elaborarán. Por medio de la delegación
    se asigna por un lado quienes son los responsables de realizar
    los controles.

    Como el sistema matricial hace uso de puntajes de
    eficacia, los
    aspectos o áreas de mayor riesgos, los cuales surgen de
    los puntajes más bajos, son aquellos en los cuales se han
    de priorizar los ajustes y correcciones, además a
    través del análisis de las razones de los bajos
    puntajes se logra saber los motivos que los originan y de tal
    forma adoptar las mejores acciones tendientes a su
    resolución.

    5. ¿Cómo es y funciona dicha
    Matriz?

    En dicha Matriz tenemos que en las columnas se registran
    las Normativas Externas e Internas, como así
    también los Principios y Políticas cuya
    aplicación debe verificarse.

    Por el lado de las filas tenemos los Productos,
    Servicios, Áreas / Sectores – Actividades / Procesos
    que tienen lugar en la compañía.

    Así pues, una vez colocados los títulos de
    las columnas y filas, corresponde interrelacionar los mismos
    (Ejemplo: Ventas /
    Impuestos
    Nacionales "Punto 1.1") en función de las normativas y
    principios a los cuales deberán dar cumplimiento las
    áreas, actividades y productos. En caso de no existir
    interrelación entre el ítem de la fila con el de la
    columna, dicho espacio se anula (sombreado) (Ejemplo: Investigación y Desarrollo no tiene norma
    de aplicación del Banco
    Central).

    Los puntos asignados a cada casillero corresponden a los
    cuestionarios de control aplicables y al Manual de
    Auditoría, así también servirán para
    asignar recursos en el presupuesto de
    control, como también para establecer cantidad de
    controles por períodos y delegar responsabilidad del control respectivo.

     

     

    NORMAS Y
    PRINCIPIOS A VERIFICAR

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    10

    11

    12

    13

    14

     

    AREAS – PRODUCTOS –
    ACTIVIDADES

    IMP.NACIONALES

    IMP.
    PROVINCIALES

    IMP.LOCALES

    LABORALES
    (Nac. – Pciales. – Locales)

    LEYES DE
    SEGUROS

    CONTABLES

    ISO 9000
    ISO
    14000

    PRINCIPIOS
    DE CONTROL INTERNO

    PRINCIPIOS
    Y NORMAS DE SEGURIDAD

    BANCO
    CENTRAL

    NORMAS
    INTERNAS

    POLITICA
    ORGANIZACIONAL

    SOCIETARIAS

    REGISTRO
    PROPIEDAD

    1

    VENTAS

    1,1

    1,2

    1,3

    1,4

    1,5

    1,6

    1,7

    1,8

    1,9

     

    1,11

    1,12

     

     

    2

    COMPRAS

    2,1

    2,2

    2,3

    2,4

    2,5

    2,6

    2,7

    2,8

    2,9

     

    2,11

    2,12

     

     

    3

    RR.HH.

    3,1

    3,2

    3,3

    3,4

    3,5

    3,6

    3,7

    3,8

    3,9

     

    3,11

    3,12

     

     

    4

    COMPUTOS

    4,1

    4,2

    4,3

    4,4

    4,5

    4,6

    4,7

    4,8

    4,9

     

    4,11

    4,12

    4,13

    4,14

    5

    CONTABLE

    5,1

    5,2

    5,3

    5,4

    5,5

    5,6

    5,7

    5,8

    5,9

    5,10

    5,11

    5,12

    5,13

    5,14

    6

    PRODUCCION

    6,1

    6,2

    6,3

    6,4

    6,5

    6,6

    6,7

    6,8

    6,9

     

    6,11

    6,12

     

    6,14

    7

    I & D

     

     

     

     

     

    7,6

    7,7

    7,8

    7,9

     

    7,11

    7,12

     

    7,14

    8

    CRED. Y COBR.

    8,1

    8,2

    8,3

     

    8,5

    8,6

    8,7

    8,8

    8,9

     

    8,11

    8,12

     

     

    9

    FINANZAS

    9,1

    9,2

    9,3

    9,4

    9,5

    9,6

    9,7

    9,8

    9,9

    9,10

    9,11

    9,12

    9,13

    9,14

    10

    DISTRIBUCION

    10,1

    10,2

    10,3

    10,4

    10,5

    10,6

    10,7

    10,8

    10,9

     

    10,11

    10,12

     

     

    11

    MARKETING

     

     

     

     

     

    11,6

    11,7

    11,8

    11,9

     

    11,11

    11,12

     

    11,14

    12

    SERVICIOS

    12,1

    12,2

    12,3

    12,4

    12,5

    12,6

    12,7

    12,8

    12,9

     

    12,11

    12,12

     

     

    Partiendo de esta matriz se procede a desagregar dichos
    puntos. En el caso de las Ventas, éstas están
    sujetas a disposiciones impositivas nacionales, teniendo por un
    lado las vinculadas a las normativas sobre facturación y
    por otro lado las relativas a percepciones, impuesto al valor
    agregado y las atinentes a documentación correspondientes a los
    clientes. Luego en función de ello se conformarán
    los cuestionarios para verificar que los diversos puntos de la
    matriz están siendo debidamente cumplimentados.

    Los cuestionarios tienen una primer columna
    correspondiente al número de la pregunta en
    cuestión, una segunda con la respectiva pregunta, y las
    tercera y cuarta corresponden a SI o NO. (Ver Anexo). La cantidad
    de SI de cada cuestionario
    se divide por el total de preguntas del cuestionario y se
    multiplica por 100, lográndose un porcentaje de
    cumplimiento o efectividad, el cual se aplicará sobre una
    base de 10 para así obtener el puntaje por
    cuestionario.

    Ejemplo: Si un cuestionario posee 8 preguntas de las
    cuales tienen 5 SI, el porcentaje es de 62,50%, en tanto que el
    puntaje es de 6,25 puntos. De igual forma si otro cuestionario
    tuviera 10 preguntas de las cuales 5 fueran sí, el
    porcentaje sería de 50% y el puntaje de 5. De ésta
    forma se logra un análisis bastante objetivo. Pero
    no todas las preguntas tienen igual importancia, razón por
    la que puede mejorarse el sistema otorgándole una
    ponderación. De tal forma a aspectos menores se le
    daría un puntaje de 1 punto, a aspecto de nivel medio 2
    puntos y a cuestiones fundamentales 3 puntos. Ejemplo: Para un
    cuestionario de 10 preguntas, con 3 de valor 1, cuatro de valor 2
    y 3 de valor tres, el puntaje máximo sería de 20
    puntos. Si las respuestas positivas fueron 2 de un punto, 2 de
    dos puntos y 1 de tres puntos, lo obtenido asciende a 9 puntos,
    con lo que se tiene un porcentaje de efectividad del 45% y un
    puntaje de 4,5.

    Los puntajes en lugar de uno, dos y tres, podrían
    ser de uno, tres y cinco, para hacer más sensible el
    puntaje final a los aspectos más importantes.

    Se aplica el mismo razonamiento para obtener el puntaje
    correspondiente a cada punto de la matriz, así si de
    contar un determinado punto de la matriz con cuatro cuestionarios
    cuyo puntaje máximo de responderse a todas las preguntas
    positivamente sería de 40 puntos y se obtuvo un total de
    35 puntos, el porcentaje de efectividad es del 87,05% y el
    puntaje de 8,71 puntos.

    Por último y dado que no todas las áreas
    – actividades o productos están sujetos a las mismas
    cantidades de puntos de control, se multiplica por 10 todos los
    puntos de control obteniéndose el puntaje máximo
    posible, se suman los puntos obtenidos de acuerdo al párrafo
    anterior y se divide por dicho máximo obteniéndose
    el puntaje de efectividad por área. Veamos: el área
    o actividad "Ventas" de un total de 14 casilleros, tiene 11
    puntos de control. Sí multiplicamos 11 por diez tenemos un
    puntaje máximo de 110 puntos. Supongamos que de los
    controles realizados surge un puntaje máximo de 80 puntos,
    el porcentaje de efectividad es de 72,72%, o sea un puntaje de
    7,27.

    Igual criterio es aplicable a las columnas, así
    tenemos que "Registro de la
    Propiedad"
    tiene seis casilleros puntuables de un total de 12, por lo que el
    puntaje máximo es de 60 puntos. Si el puntaje obtenido es
    de 60 puntos tendremos un 100% de efectividad y un puntaje de
    10.

    En función de los totales por fila (áreas,
    actividades / procesos, productos / servicios), de los totales
    por columna, y de los puntos por casillero, se ordena el nivel de
    prioridades para el análisis y resolución de los
    problemas.

    Así un bajo puntaje en los casilleros de
    productos y servicios en relación a las normas ISO
    9000 e ISO 14000 nos
    estaría indicando problemas en materia de controles de
    calidad, a los cuales debería prestarse atención inmediata.

    Cabe apuntar que el total de columnas volcadas en la
    Matriz es a título de ejemplo, dependiendo la cantidad y
    contenido de las mismas a las normativas propias de cada lugar o
    país, como de la actividades que la empresa objeto de
    control desarrolle. Así por ejemplo podría
    agregarse según el caso las normas referentes al
    suministro de información a las entidades oficiales de
    Estadística Industrial.

     

     Para ver esta tabla
    seleccionar la opción "Bajar trabajo" del
    menú superior

     

    Así de los puntajes totales observados en
    ésta Matriz se observan problemas en el área de
    Compras (producto
    de un muy ineficaz cumplimiento de las disposiciones impositivas,
    de calidad y de control interno), por el lado normativo se
    observa un bajo desempeño en materia de cumplimiento a las
    disposiciones a las Normativa ISO 9000 / ISO
    14000 y en las correspondientes a las disposiciones del Banco
    Central (conformación de carpetas crediticias e
    informaciones especiales exigidas por el organismo de contralor
    para acceder a la financiación bancaria; lo cual
    podría traer como consecuencia un corte en la
    líneas crediticias, o bien un incremento en la tasa de
    interés).

    6. Implantación del SMCI

    Para la implantación del sistema se deben llevar
    a cabo un total de 10 pasos básicos y fundamentales, los
    cuales pasamos a describir a continuación.

    1. Capacitación. Los propietarios y / o miembros
      de la alta dirección deben concientizarse totalmente
      de los riesgos existentes, y por lo tanto de las ventajas,
      beneficios, funcionamiento y objetivos del Sistema Matricial de
      Control Interno.
    2. Planificación. Deben determinarse claramente
      las tareas a efectuar, designando responsables, y fijando
      plazos para su cumplimiento. Además deberán
      calcularse y especificarse la cantidad y calidad de recursos
      humanos y materiales
      necesarios para la puesta en funcionamiento del
      Sistema.
    3. Capacitación. Constituye una de las
      principales tareas del plan. Deberá capacitarse y
      entrenarse tanto al Equipo Constructor del Sistema, como a los
      usuarios, sean éstos los encargados y responsables de
      los controles (controladores), como los receptores de
      información.
    4. Conformación de Equipos. Son los Equipos
      Constructores del Sistema para cada segmento (sector y norma
      a verificar). Para ello trabajarán en los respectivos
      equipos: miembros del área afectada, auditor (externo
      o interno, especialista en dicho tema) y especialistas de la
      empresa o externo. Por ejemplo para el diseño del cuestionario correspondiente
      al sector contable en materia impositiva trabajarán:
      el encargado de impuesto del
      sector contable, el auditor interno (o externo) dedicado a la
      auditoría respectiva, y el asesor impositivo de la
      empresa.

      En lo relativo a la forma de llegar a los niveles de
      ponderación será menester una vez seleccionadas
      todas las preguntas correspondientes a un determinado
      cuestionario utilizar la siguiente matriz:

      Sí a cada pregunta le adjudicamos una letra y
      colocamos en la parte superior de las columna la letra
      correspondiente a cada pregunta, haciendo lo mismo a la
      izquierda de cada fila, tendremos una conformada una matriz.
      A partir de allí relacionamos cada letra
      correspondiente a las diferentes filas en relación a
      cada columna. Así le daremos un puntaje de 1 si tiene
      prioridad o mayor importancia en relación a la otra
      pregunta, si tiene menor importancia le daremos un valor de
      cero, y de poseer igual importancia el valor será de
      0,50. En el caso abajo consignado al ser "A" más
      importante que "B" de acuerdo a los criterios del grupo de
      trabajo se le da un valor de 1; al tener "A" un menor valor
      que "C" se le da un valor de "cero"; al tener igual valor que
      "D" es valor de la casilla es de 0,50; y al superar en
      importancia tanto a "E" como a "F" en ambos casilleros se
      coloca el valor 1. Llegamos de tal forma a un total de 3,50
      para la pregunta "A"; de 2,50 para la pregunta
      correspondiente a la letra "B". Al totalizar todas las letras
      tenemos un total general de 16,50. Luego calculamos la
      relación porcentual del total de cada letra en
      relación al total general. O sea cuanto representa
      3,50 de 16,50 (es el 21,21%, que representado en valores
      decimales es el 0,21). La suma de todos estos cálculos
      da el 100%, o lo que es lo mismo 1.

      FACTORES

       

       

       

       

      A

      B

      C

      D

      E

      F

       

      PONDERACION

       

      A

       

      1

      0

      0,5

      1

      1

      3,50

      21,21%

      0,21

      B

      0

       

      1

      0,5

      0

      1

      2,50

      15,15%

      0,15

      C

      1

      1

       

      1

      1

      1

      5,00

      30,30%

      0,31

      D

      0,5

      1

      0

       

      1

      1

      3,50

      21,21%

      0,21

      E

      0

      1

      0

      0

       

      0,5

      1,50

      9,09%

      0,09

      F

      0

      0

      0

      0

      0,5

       

      0,50

      3,03%

      0,03

       

       

       

       

       

       

       

      16,50

      100,00%

      1,00

       

      De tal forma es que se determinan los
      valores ponderados de cada pregunta; teniendo un 0,21
      para las preguntas "A" y "D"; un 0,09 para la "E"; un 0,15
      para la "B"; un 0,31 le corresponde a la "C" y un 0,03 para
      la "F".

    5. Construcción de la Matriz. Se procederá
      a la identificación de todas las Normas Internas y
      Externas que pueden afectar o no a la empresa. En
      función de ello se procede a conformar los respectivos
      cuestionarios, adjudicando a las preguntas un determinado nivel
      de ponderación de tal forma que la suma de todas ellas
      lleguen a un total de 1 –uno- (así si tenemos tres
      preguntas: a?, b? y z?. A la a? se le otorga una
      ponderación de 0,50; a la b? 0,25 y a la z? 0,25; de tal
      manera la suma de todas las ponderaciones da un total de 1,00).
      Se determinará para cada pregunta (punto de control) del
      cuestionario la frecuencia de su control y el responsable de su
      ejecución. (Ejemplo: el Contador de cada sucursal
      bancaria tendría que efectuar diariamente el arqueo de
      efectivo –pregunta: coincide el total arqueado con el
      total contable?- de no coincidir dicho total, se
      cargaría dicha respuesta como "NO" en el sistema
      informático, aclarando la magnitud de la diferencia en
      cuestión, de tal forma en Casa Central
      automáticamente tanto el Gerente
      General, el Gerente de Sucursales, el Gerente de la Sucursal y
      el Gerente de Auditoría
      Interna tomarían conocimiento
      de dicha diferencia y de su magnitud).
    6. Ejecución de los Controles. Desarrollados por
      parte de los Auditores Internos o Responsables de Áreas,
      según corresponda en función a lo especificado en
      el punto "5" anterior.
    7. Recepción de Informes y Monitoreo Permanente.
      El sistema informará de manera inmediata las falencias,
      errores o diferencias detectadas. En el caso puesto como
      ejemplo en el punto "5" las autoridades designadas para dicho
      punto serían informadas de inmediato de la diferencia
      detectada, ahorrándose informes de auditoría y
      tiempo de preparación del informe, y
      de su respectiva lectura
      (incluso para un determinado tipo de control puede informarse
      de dicha falencias a diferentes funcionarios en virtud de la
      magnitud o tamaño de la diferencia o desvío
      detectado). Se permitirá también un monitoreo
      permanente para saber así el estado de
      situación que en materia de control interno tiene la
      empresa.
    8. Verificación por parte de Auditoría
      Interna (u otro encargado de controles en caso de no existir
      tal Gerencia o
      Departamento). Desarrollarán controles sorpresivos y
      verificaciones especiales persiguiendo el buen uso del SMCI,
      como del fiel cumplimiento de las normativas en materia de
      controles.
    9. Evaluación del Sistema. Se medirán la
      cantidad de errores y fallas detectadas por el SMCI, la
      frecuencia de las mismas. También se calcularán
      y analizarán los costos imputables: costos de
      auditoría, inspección y verificación
      más los costos por fallas o falencias. El objetivo es
      llevar a un mínimo dichos costos, logrando así
      aumentar la eficiencia y eficacia
      organizacional.

      7. Conclusiones

      De ésta forma tenemos que la Alta Gerencia
      puede verificar por medio de la SMCI, que se esté
      dando cumplimiento a todos los controles, quienes
      están a cargo de dichas verificaciones, cuando fue la
      última vez que realizaron los controles para cada
      punto y con que frecuencia. En función de la
      importancia relativa de los distintos puntos y de los
      problemas que los mismos tienen se le dará la
      prioridad de control y corrección.

      Los encargados de Áreas, y los responsables
      del control, sean auditores internos o externos pueden
      verificar y razonar sobre la base de la matriz (razonamiento
      matricial) el cumplimiento de las distintas
      disposiciones.

      La matriz contempla el 100% de los factores de
      riesgo siendo de tal forma un vehículo formidable para
      evitar o corregir defectos que perjudiquen patrimonial y
      económicamente a la entidad.

      El Sistema Matricial de Control Interno le da tanta
      importancia al cumplimiento de las disposiciones fiscales,
      como al control para evitar fraudes, o resguardar la calidad
      de los productos y servicios, como así también
      proteger los recursos humanos entre otros. Por tal motivo una
      rápida visión de dicha matriz, impresa o por
      monitor,
      por parte de los Directivos le permiten saber las
      áreas que comprometen a la empresa, y proceder a
      analizar las causas o motivos, para luego aplicar las
      correspondientes medidas de ajuste.

      El SMCI es en último término un
      generador de utilidades por cuanto tiene por objetivo
      eliminar o disminuir las pérdidas ocasionadas por los
      fraudes, la falta de seguros
      contra riesgos, los bajos niveles de calidad, la falta de
      cumplimiento de disposiciones legales, la carencia de
      información óptima entre otras.

      Como dicen los norteamericanos: "los partidos de
      basketball
      comienzan ganándose con una buena defensa". De nada
      sirve encestar muchos puntos si los contrarios nos convierten
      más. De igual forma de poco servirá trabajar
      con ahínco y generar ventas, si buena parte de
      está son absorbidas por pérdidas ocasionadas en
      descuidos, despilfarros y carencias de controles.

      Cada sector o punto de control de la Matriz
      representa el eslabón de una cadena, y una cadena es
      tan fuerte como su eslabón más débil, de
      ahí la importancia de verificar preventivamente el
      cumplimiento de diversos aspectos concernientes a la empresa,
      corrigiendo luego de los controles los aspectos,
      áreas, procesos, actividades, normas y principios con
      menores o insatisfactorios niveles de eficacia de manera tal
      de fortalecer cada eslabón.

       

       

      8. Anexo 1 – Modelo de
      Cuestionario

      Para ver esta tabla seleccionar la
      opción "Bajar trabajo" del menú
      superior

       

       

      El puntaje implica un problema en el
      área, producto o actividad, pero no implica que
      las personas de dicho sector o proceso sean

       

      siempre responsables de los problemas que
      puedan observarse. Debe tenerse en cuenta la regla del
      85/15 (J. Juran) según la cual

      el 85% de los problemas no son atinentes a los
      empleados u obreros, sino al sistema, y por lo tanto es
      responsabilidad de la Dirección

      su corrección.

       

       

       

       

       

      9. Anexo 2 – Informe por
      Excepción

      Para ver esta tabla seleccionar la
      opción "Bajar trabajo" del menú
      superior

      El sistema matricial de control interno permite no
      sólo el cálculo automático de los
      puntajes tanto por cuestionario, como por casillero de la
      matriz y por área o normativa / principio, sino
      además la generación automática del
      informe por excepción. Sí para cada respuesta
      negativa se indica en el programa la
      correspondiente observación y sus implicancias y
      riesgos, una vez efectuado el control y colocada la marca ("X")
      en la columna "NO" del cuestionario, el informe se
      efectúa de manera automática. Con ello se logra
      estandarizar los informes, reducir el papeleo y tareas
      burocráticas, permitir un rápido informe para
      los funcionarios respectivos y mayor uniformidad en los
      criterios de información.

    10. Ajustes al Sistema. Producto de las verificaciones
      realizadas por parte de Auditoría Interna y de la
      evaluación que se haga del Sistema, se procederá
      a realizar ajustes tendientes a la mejora tanto del Sistema
      Matricial de Control Interno, como de los procesos y
      actividades organizacionales, logrando de tal forma un
      principio básico u fundamental de la TQM, que es la
      Mejora Continua en los Procesos organizacionales.
    11. Anexo 3 – Esquema de trabajo

     

     

     

    Autor:

    Mauricio Lefcovich

    Consultor en Administración de Operaciones y Estrategia de
    Negocios

    Especialista en Mejora Continua, Calidad, Productividad,
    Control y Reducción de Costos, y Relevamiento y
    Evaluación del Control Interno.

    E-mail:

    Nota al lector: es posible que esta página no contenga todos los componentes del trabajo original (pies de página, avanzadas formulas matemáticas, esquemas o tablas complejas, etc.). Recuerde que para ver el trabajo en su versión original completa, puede descargarlo desde el menú superior.

    Todos los documentos disponibles en este sitio expresan los puntos de vista de sus respectivos autores y no de Monografias.com. El objetivo de Monografias.com es poner el conocimiento a disposición de toda su comunidad. Queda bajo la responsabilidad de cada lector el eventual uso que se le de a esta información. Asimismo, es obligatoria la cita del autor del contenido y de Monografias.com como fuentes de información.

    Categorias
    Newsletter