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La Informática Aplicada a la Administración. Sistemas de Información de Recursos Humanos




Enviado por yovany



    1. El Sistema de
      Información en la Empresa
    2. Desarrollo de los sistemas de
      información
    3. Las Funciones del Sistema de
      Información
    4. La Base de Datos como Estructura
      de los Datos de la Empresa
    5. Control e Información.
      La Información como base del Sistema de
      Control
    6. Factores claves en los sistemas
      de información administrativa
    7. Recursos Humanos como sistema en
      el contexto empresarial
    8. La Información en el
      área de personal
    9. Conclusiones
    10. Bibliografía

    Introducción

    Hoy en día es normal escuchar la
    afirmación ¡se esta en la sociedad de la
    información! Ello es así, debido a
    los avances en el desarrollo de
    las tecnologías de las telecomunicaciones y de la informática.
    Para las Organizaciones,
    estas dinámicas en el Entorno, plantean la necesidad de
    ser transformadas de manera inmediata.

    En el desarrollo de las telecomunicaciones y de la
    informática, la velocidad, la
    flexibilidad y la conectividad están implicadas; como las
    Organizaciones "operan" con información, entonces ellas
    también son afectadas, ¿cómo hacer que los
    efectos sean positivos?, depende precisamente de la capacidad
    gerencial con que se cuente.

    Dados estos cambios, la gerencia de
    los sistemas de
    información se ha enriquecido logrando desarrollos, como
    la Teoría
    de Redes, las
    Organizaciones Virtuales y los Sistemas de Información
    Inteligentes.

    "Administrar bien es administrar su futuro, y
    administrar su futuro es administrar
    información".

    Hace más de medio siglo, dos futuristas muy
    diferentes, cada uno de los cuales intentaba predecir los efectos
    de la Revolución
    de la Información, pronosticaron sociedades muy
    diferentes.

    En 1949 George Orwell concibió, en su novela "1984"
    (posteriormente llevada a la pantalla) un mundo opresor y
    ominoso, en el que el desarrollo de las comunicaciones
    bilaterales y la administración de la información nos
    empujarían inexorablemente hacia la esclavitud en
    manos de un gobierno
    burocrático todopoderoso. El estado
    sabría todo lo que se refiere a nuestras personas y al
    mismo tiempo
    limitaría la información que podríamos
    recibir a lo que el gobierno nos dejara ver en pantallas gigantes
    de televisión.

    Vannevar Bush, un importante asesor científico
    del presidente de los Estados Unidos
    Roosevelt, pronosticó un futuro muy distinto. Bush, a
    diferencia de Orwell, se centró en la importancia de la
    tecnología
    de la información. Pronosticó una computadora
    personal a la
    que denominó "Memex", además de prever que la
    tecnología
    de la información nos liberaría del trabajo
    físico. Imaginó, con lo que resultaba para aquel
    entonces imposible, que las personas, armadas con sea avasallante
    tecnología de la información, podrían
    recoger, analizar y transmitir datos desde donde
    quisieran y dando rienda suelta a su creatividad.

    Cuando finalmente llegó el año 1984, nos
    dimos cuenta que la realidad es más parecida a como la vio
    Bush que al planteamiento de Orwell.

    Ahora bien, ¿Qué implicaciones tiene esto
    para aquellos que manejan la información de lo que sucede
    en la empresa?.
    ¿Cómo afecta toda esta tecnología de la
    información y sus múltiples tentáculos sus
    decisiones sobre que estrategias tomar
    y que acciones
    seguir?.

    Durante muchos años los directivos han reconocido
    que la información contable tradicional utilizada para el
    cálculo
    de utilidades ha tenido un valor limitado
    para el control. Sin
    embargo existen muchas empresas donde
    estos son los únicos datos que se recopilan
    periódicamente. No obstante, la gran mayoría de las
    empresas están conscientes de que para obtener mejores
    resultados se necesita adaptarse constantemente a las nuevas
    condiciones del entorno, un entorno que ha dejado de ser estable
    para convertirse en turbulento.

    La innovación, la rapidez, el servicio de
    gran calidad y el
    ritmo al que se mejora y aplica el
    conocimiento constituyen las nuevas reglas del juego. En el
    mundo de hoy, la dedicación y la aportación de
    fuerza
    laboral son
    decisivas y la información es el arma esencial en esta
    batalla.

    Mientras que los directivos vean la información
    como un instrumento para ejercer control, y no como un medio para
    mejorar la empresa,
    serán incapaces de apreciar los beneficios que
    entraña la elaboración de nuevos sistemas de
    información basados en la relevancia de estas
    informaciones para la gestión
    empresarial.

    La empresa en cada una de las áreas de
    funcionamiento se ve en la necesidad de tomar decisiones, desde
    la más insignificante hasta aquella que tiene que ver con
    su existencia misma. Con tal responsabilidad se necesita una base de datos
    lo más certera posible sobre la cual descansen esas
    decisiones.

    Como es de suponer, esta información necesaria
    para tomar las decisiones no aparece casualmente, sino que es
    recopilada mediante un sistema
    informativo que abarca su recepción, elaboración,
    registro y
    transmisión.

    Sistemas de
    Información/Comunicación

    El Sistema de
    Información en la Empresa

    Antes de comenzar a hablar de los sistemas de
    información es necesario reafirmar el concepto de
    "Sistema", que es el término más usado en el
    léxico técnico. Se habla de Sistemas
    Políticos, Económicos, Sociales, de Calidad y de
    muchos otros de los cuales la palabra nos dice poco pues es el
    adjetivo que la acompaña el que da la idea de lo que
    realmente se esta hablando o en que entorno se esta
    desarrollando.

    Según Carnota el concepto de Sistemas
    Informativos "está en constante evolución" [Carnota, 1989], por eso es
    preferible analizarlo detalladamente, partiendo en primer lugar
    del concepto de Sistema

    El diccionario
    WEBSTER el cual describe…. el sistema como un conjunto u
    observación de cosas relacionadas de tal
    manera que forman una unidad o un todo orgánico…..
    Conjunto de hechos, principios,
    reglas, etc, clasificados y ordenados de tal manera que muestran
    un plan
    lógico uniendo las diferentes partes….. un método o
    plan de clasificación u ordenación …… una forma
    establecida de hacer algo …. un método o un procedimiento….. otros diccionarios
    también describen ….. Conjunto de principios sobre una
    materia
    enlazados entre si formando un cuerpo de doctrinas…… conjunto
    ordenado de cosas que contribuyen a un fin…. como podemos ver
    toda las definiciones apuntan a conjunto y organización siendo su único
    antónimo desorganización.

    El término de forma general se refiere a un
    conjunto de elementos o partes que interactúan entre
    sí, estrechamente relacionadas, funcionando como un todo y
    excediendo así la simple suma de sus partes individuales.
    Este criterio queda reforzado y ampliado por George Reynolds al
    decir que un sistema "es una colección de componentes los
    cuales están integrados para satisfacer un
    propósito común."

    Para ver el gráfico seleccione la
    opción "Descargar" del menú superior

     Los sistemas están básicamente
    formados por subsistemas que interactuan entre si y con el
    medio
    ambiente, dando como resultado una cualidad superior
    Bishop(1989) Fig 1.1. [ Bishop provee una sencilla ilustración de este aspecto: un coche es un
    sistema y el conjunto de dispositivos para frenar constituyen un
    subsistema. El subsistema de frenos cumple un aspecto de las
    tareas realizadas por el coche [Bishop, 1989]. Cada uno de los
    elementos de la figura 1.1 pudieran considerarse como
    subsistemas.]

    La clasificación de los sistemas puede variar en
    dependencia de los criterios utilizados, los cuales pueden ser
    sistemas sociales, económicos, biológicos,
    automatizados, etcétera. A pesar de esta diversidad de
    clasificación, ellos tienen características comunes
    entre las que sobresalen:

    • Interactúan con el medio ambiente: todo sistema está
      rodeado y afectado por el medio ambiente. Los límites
      del sistema separan a este del medio ambiente interactuando con
      él por medio de entradas y salidas. Las entradas pueden
      ser cualquier cosa que entre al sistema desde el medio, y las
      salidas son aquellas que cruzan las fronteras del sistema para
      entrar en el medio ambiente.
    • Todo sistema puede ser dividido en
      subsistemas:
      lo complejo de un sistema puede
      desplegarse en una serie de pequeños sistemas y
      subsistemas que identifican al sistema principal.
    • Los sistemas pueden ser afectados por el
      cambio:
      a través del tiempo los
      usuarios del sistema cambiarán como ellos quieran usar
      el sistema. Nuevas entradas pudieran necesitarse para ser
      procesadas y nuevas salidas serán deseadas.
    • La retroalimentación y el control son
      esenciales:
      este aspecto es esencial para asegurar que
      el sistema opere como fue planificado y ayude a obtener los
      objetivos
      para los cuales fue implementado. La retroalimentación
      es el proceso de
      comparar la salida actual del sistema con la salida
      deseada.
    • El sistema pudiera fallar para trabajar como se
      espera:
      los sistemas son construidos y operados por
      seres humanos, por lo que están sujetos a los fallos y
      errores de estos.
    • La propia definición del alcance de
      sistema es importante:
      definiendo el alcance del
      sistema se definen sus límites, se especifican cuales
      subsistemas serán incluidos en el sistema. Su
      definición es esencial para el buen éxito
      de un estudio del sistema.

    Como centro de este trabajo; se han tomado los sistemas
    informativos, en especial los relacionados con la gestión
    de los Recursos
    Humanos. Convirtiéndose a partir de este momento en el
    centro de análisis de la presente investigación.

    Desarrollo de los
    sistemas de información

    Los sistemas de información surgen aun cuando
    el hombre no
    tenia conocimientos de que los estaba utilizando para su comunicación y para el aprendizaje.
    Mientras recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin,
    dibujaba en paredes animales,
    símbolos o adquiría conocimiento
    de los diferentes animales.

    Con el cursar de la vida el hombre ha
    acumulado una serie inmensa de datos los cuales necesita
    relacionar, y poner al alcance de técnicos, ingenieros y
    demás especialistas que lo utilizan como fuentes de
    información para bases de cálculos estadísticas, o como punto de partida para
    diferentes análisis y proyectos.

    Varios años atrás el hombre tenia estos
    datos en tarjetas
    estadistas y papeles a la deriva en el tiempo con la posibilidad
    de deterioro, o en diferentes medios de
    almacenamiento no
    confiable y de muy bajo nivel de gestión, puesto que
    realizar cualquier condensación de estos datos
    requería de mucho tiempo, los vínculos entre datos
    eran difíciles de actualizar, y en ocasiones la
    información ya no existía porque se encontraba
    deteriorada, Ya en la segunda mitad del siglo XX el hombre
    comienza ha desarrollar una herramienta con fines
    matemáticos para realizar sus operaciones a
    mayor velocidad la cual va más allá de las
    expectativas y se convierte en la mayor recolectora y procesadora
    de información conocida como "Computación", a partir de este momento los
    sistemas informativos que se resumían a Dato –
    Procesamiento – Información pasan a tomar un
    carácter mayor, formándose
    así un conjunto más amplio de elementos el cual se
    muestra en la
    (Fig. 1.2.)

    Los sistemas de información cumplen con los
    aspectos mencionados en los diferentes conceptos de sistema y se
    puede definir como una organización compleja que relaciona
    todo el conjunto de métodos,
    de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las
    necesidades de la dirección de un objeto determinado
    [Martínez Santana, 1998]. Otra definición muy
    abarcadora es ofrecida por Lucey, quién lo presenta como
    "un sistema para convertir datos procedentes del exterior o del
    interior del mismo en información y para comunicar esta en
    forma apropiada a los directivos de todos los niveles y de todas
    las funciones para
    facilitar la toma de
    decisiones efectivas y oportunas para la planeación, dirección y control de
    las actividades de las cuales ellos son responsables" [Lucey,
    1987].

    En las organizaciones conviven diferentes subsistemas
    (SSI) para las distintas funciones (contabilidad,
    medios básicos, inventarios,
    personal, etc.), pero para la administración se necesita una mayor
    disponibilidad de la información, por eso se debe crear un
    Banco de Datos
    Central o Base de Datos Centralizada.

    El Banco de Datos Central recoge las informaciones de
    las distintas áreas, y del entorno, agrupando la
    información para que pueda estar a disposición de
    toda la
    organización.

    El Sistema de Información (SI), se empareja con
    las tecnologías de la información (TI) por ser un
    sistema dinámico. Las TI nos sirven para construir los SI
    y son la herramienta básica para diseñar los
    SI.

    El SI es un proceso de planificación diseño
    y análisis y control de los datos, que afecta a todo el
    núcleo de la actividad empresarial y es el encargado de
    coordinar los flujos y registros de la
    información tanto internas, como la proveniente del
    entorno, que son necesarias para realizar las operaciones
    básicas y toma de decisiones para conseguir los objetivos
    de la empresa. Este proceso se realiza de forma conjunta con el
    proceso de actividades propias de la empresa y sirve de apoyo a
    las decisiones de planificación, diseño,
    ejecución, y control que realiza.

    Otra definición posible de SI
    sería:

    "Sistema de Información (SI) es el conjunto
    formal de procesos de
    análisis, que operando sobre una colección de datos
    estructurados de acuerdo a las necesidades de la empresa,
    recopila elabora y distribuye, la información necesaria
    para realizar las operaciones básicas y la toma de
    decisión en la empresa, que nos sirva para
    desempeñar las funciones de negocio de la empresa de
    acuerdo con sus estrategias. " Para realizar la
    recolección de los datos debemos hacerlo de forma
    estructurada, así como normalizar la información
    que entra y sale, por ello deben participar todos los
    órganos implicados de la empresa, para que pueda ser
    entendida la información que llegue al SI o la que parta
    de él, por todos los integrantes de la organización
    a los cuales va dirigida, y les pueda servir a realizar las
    operaciones cotidianas, tomar decisiones o como método de
    control. Además afecta a las funciones y estrategias del
    negocio, pues es un elemento de la empresa que ayuda a conseguir
    los objetivos, y que puede ser utilizado como ventaja competitiva
    frente a nuestros rivales.

    En las definiciones anteriores de SI se manejan gran
    cantidad de elementos de los cuales se infiere la complejidad de
    las interrelaciones entre ellos. En muchos casos esta complejidad
    es acentuada por elevados volúmenes de información
    que deben ser manejados.

    Esta dificultad ha traído consigo la necesidad de
    aprovechar los adelantos informáticos y
    tecnológicos para automatizar el funcionamiento de los
    Sistemas de Información y de esta manera disminuir su
    complejidad para los usuarios de dichos sistemas.

    El sistema informativo esta comprendido por una serie de
    elementos que se detallarán a continuación (Fig.
    1.2):

    Documentos: Manuales, los impresos, u otra
    información descriptiva que explica el uso y/o la
    operación del sistema. Conjunto de datos originales que
    conforman el conjunto de datos.

    Procedimiento: Conjunto de pasos que
    define el uso especifico de cada elemento del sistema o el
    contexto.

    Bases de Datos: Es la colección de
    datos relacionados entre si la cual es accedida por el software y es el resultado
    de relacionar la información.

    Personas: Individuos que son usuarios u
    operadores del sistema.

    Hardware: Es el conjunto de dispositivos
    electrónicos que proporciona la capacidad de
    computación y los dispositivos electromecánicos
    encargados de extraer o suministrar la información en/de
    los soportes magnéticos.

    Software: Es el conjunto de programas de
    computación encargados de suministrar la
    información deseada al cliente, con la
    coordinación y relación
    requerida.

      Para ver
    el gráfico seleccione la opción "Descargar" del
    menú superior

     Figura. 1.2 Elementos de los sistemas de
    información modernos asistidos por computadoras.

    El Sistema de Comunicación en la
    Empresa

    La información no sólo debe ser generada,
    sino que también debe ser distribuida y diseminada,
    así como ser captada por los receptores, es decir la
    información debe circular por la empresa, este es el
    objeto del Sistema de Comunicación (SC), hacer que la
    información circule dentro de la empresa desde el exterior
    hacia la empresa y desde la empresa hacia el exterior, de la
    misma forma que debe circular por dentro de la empresa. La
    Comunicación será pues, la transferencia de la
    información entre dos o más miembros de la empresa,
    o de la empresa con el exterior y viceversa. No sólo el SC
    recoge la transmisión de la información, sino
    también el canal feedback, a través del cual se
    puede establecer la relación entre el emisor y el receptor
    del mensaje (diálogo).
    La comunicación constituye el vehículo y el SC el
    camino por donde actúa la información, para
    movilizar a los miembros de la organización,
    acercándolas más y transmitirles el sentimiento de
    pertenencia y participación, en el desarrollo de la
    empresa. La comunicación actúa como factor de
    motivación
    y movilización de los esfuerzos de los miembros de la
    empresa y también sirve para observar el comportamiento
    de las personas, conociendo sus opiniones sugerencias, recogiendo
    la información que ellas generan. La comunicación y
    el SC, pueden ser empleados como medio o instrumento para que la
    dirección de la empresa, transmita los mensajes oportunos
    de su cultura
    empresarial, inculcando los posibles cambios o modificando
    actitudes,
    hábitos etc. para realizar el proyecto
    empresarial, reafirmando la identidad de
    la propia empresa. El SC para transmitir la información y
    movilizar a los miembros de la empresa depende: La eficacia del
    lenguaje
    utilizado (claridad y concreción), que sea entendido por
    los receptores.

    La eficacia de la red del SC, depende de los
    medios técnicos y del comportamiento y formación de
    los miembros, en la relación como receptores-transmisores
    de la información. La eficacia de los receptores para
    comprender y tratar la información. El modo de
    diseñar la circulación de la información y
    los canales feedback. Los obstáculos que surgen para
    poseer una buena comunicación son: Técnicos y
    físicos, ligados a la ausencia o imposibilidad o mala
    calidad del feedback o aquellos que tiene dificultades de
    comprensión en el lenguaje o
    el contenido. Psicológicos, ligados a la retención
    de la información por parte del emisor y/o receptor, con
    la intención de mantener un poder respecto
    del otro, creando una zona de incertidumbre (conflicto
    entre emisor-receptor) que puede hacer fracasar el sistema. La
    resistencia de
    los directivos, a proporcionar toda la información a sus
    subordinados y establecer una comunicación con ellos,
    limita y entorpece la comunicación. Esta resistencia se
    debe principalmente, a que las fuentes de
    información de los directivos suelen ser orales, y se
    almacenan en sus cabezas por esto tienen que perder tiempo para
    reflejar sus datos en un dossier, así pues el directivo
    esta condenado por su propio SI a un dilema de delegación,
    tener que hacer demasiado uno mismo o delegar en subordinados con
    información adecuada [Mintzberg].

    Las Funciones
    del Sistema de Información

    El SI lleva acabo una serie de funciones que se pueden
    agrupar en cuatro grandes grupos:

    • Funciones de captación y recolección de datos.
    • Almacenamiento de la información
    • Tratamiento de la información
    • Distribución de la
      Información.

    Captación y Recolección de
    Datos:
    Recoge la información externa (o del
    entorno) e interna, enviando dicha información a
    través del SC a los órganos del SI, encargados de
    reagruparla, para evitar duplicidades e información
    inútil o ruido, la
    captación de información depende del tipo de
    empresa o del destino que se espera de la información,
    pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del
    entorno, este proceso de captación y recolección de
    datos debe realizarse de forma continuada, en las áreas o
    partes del entorno y/o empresa sujetas a más cambios, sin
    dejar de vigilar las áreas más estables, aunque de
    forma puntual.

    Almacenamiento: Una vez filtrada la
    información relevante, ésta se almacenará,
    puede ser en un lugar único (archivo central,
    sistema informático), accesible a todos los usuarios, o
    bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a
    cualquier usuario que la necesite, y el sistema utilizado
    dependerá de las variables,
    tamaño, dispersión geográfica o
    especificidad de la información, quien determine el
    sistema a adoptar.

    También se puede realizar un sistema mixto, donde
    se centralicen la información que afecte de forma global a
    la empresa, y las específicas en cada
    departamento.

    El acceso a la recuperación de la
    información por parte de los usuarios, puede realizarse a
    través de códigos o claves que eviten a los
    miembros que no necesitan la información puedan acceder a
    ella.

    Tratamiento de la Información: Es
    la función
    clave del SI tiene por objeto transformar los datos de la
    información almacenada en información
    significativa, para ofrecérsela a quien la necesite, en la
    medida y formato que el usuario requiera.

    Generalmente en esta función, se utilizan medios
    informáticos por su capacidad de almacenar y velocidad en
    el tratamiento, así como la reducción de costes que
    representan, esto ha hecho que se generalice su uso.

    Distribución y Diseminación:
    Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la
    información requerida en el momento preciso y de una forma
    normalizada para su correcta interpretación, además existe la
    necesidad de que alguna información acerca de la empresa y
    su entorno sean conocidas por diferentes miembros de la
    organización, para hacer frente con rapidez de forma
    conjunta a las situaciones que se presenten, y en las que se hace
    necesaria la resolución de problemas y
    adopción
    de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias
    áreas de la empresa.

    La Base de Datos como
    Estructura de
    los Datos de la Empresa
    .

    Una de las principales aportaciones, que para los SI ha
    traído consigo la informática es el concepto de
    Base de Datos (BD), pues supone una disciplina en
    la organización y acceso a los datos que posee la empresa,
    según las necesidades que aparezcan en cada caso la BD nos
    sirve para:

    • Agrupar los datos relevantes para el SI de la empresa
      en un único lugar la BD.
    • Evita duplicaciones, evitando equívocos, al no
      repetirse los datos.
    • Estructura los datos de una única forma desde
      la perspectiva del SI a lo largo del tiempo.
    • Proporciona un acceso fácil a los
      datos.

    La BD ha sido muy útil para el SI, porque impone
    disciplina al obligar a actuar de forma uniforme a todos los
    usuarios, normalizando la información para toda la
    empresa.

    • Exige disciplina en el proceso de definición
      de las colecciones de datos necesarias en las operaciones del
      SI, depurando o filtrando los datos que se van a
      utilizar.
    • Ha incorporado una visión global única,
      del conjunto de datos de la empresa, en cuyo diseño
      participan todos los departamentos de forma
      consensuada.
    • Facilita la estructuración del SI, para poder
      ser accesible y comprensible por todas las personas de la
      organización.

    La BD, se ha constituido en el centro del SI, cualquier
    referencia a datos requeridos por el SI pasa por ella, bien sea
    para almacenarlos por primera vez, para consultarlos,
    modificarlos o eliminarlos. Debido a estas funciones que realiza
    la BD, los responsables de las áreas funcionales de la
    empresa, deben involucrarse en el diseño y creación
    de la BD que más se adecue a sus necesidades.

    La BD le da un grado de centralización al SI, pues éste gira
    alrededor de la BD como núcleo central del cual parten las
    funciones del SI. Esta centralización de datos, contribuye
    a visionar la empresa, como un todo, de forma global, por ello se
    debe diseñar la estructura de la BD, su
    administración y uso de forma conjunta, acercando los
    datos de toda la empresa a aquellos que los necesitan, sin tener
    que ir a buscarlos a los distintos departamentos que integran la
    empresa, con una pérdida de tiempo innecesaria. Descentralización de la empresa a
    través de la BD.

    El avance de las TI, con la aparición de los
    ordenadores personales PCs, y programas de tratamiento de datos
    incorporados (hojas de
    cálculo, BD…), lleva consigo la utilización
    por parte de los usuarios del SI, buscar soluciones por
    si mismos a través de la informática, pudiendo
    construirse ellos mismos sus programas o herramientas
    para tomar decisiones. La descentralización del SI a
    través de las nuevas TI, debe realizarse de acuerdo con el
    SI diseñado en la empresa, pero la utilización de
    herramientas o programas específicos, requiere el acceso
    de los usuarios a la BD para los procesos de cálculo y
    análisis, y no renunciar a la perspectiva global de la
    empresa que proporciona la BD, podrían llevar a
    conclusiones contradictorias con los objetivos. La BD, no impide
    que cada usuario disponga de datos específicos propios en
    sus PCs, pero no pertenecen a la BD del SI general, para evitar
    duplicidades, interferencias o inconsistencias.

    La información que maneja el SI, aunque generada
    o utilizada para/por actividades concretas, no pertenece a
    ninguna actividad en particular, sino a la empresa considerada
    globalmente (infraestructura).

    Control e
    Información. La Información como base del Sistema
    de Control.

    Es de gran importancia para los sistemas de
    información el conocimiento de la diferencia entre
    información y dato.

    Bishop plantea que: "Información es un
    término general que abarca hechos y representaciones que
    pueden no estar relacionados. La palabra se usa en su sentido
    generalmente aceptado. La información puede ser vital o
    trivial, verdadera o falsa"

    En cuanto a dato, es más precisa la
    definición, los datos son información en forma
    codificada, aceptable para ser introducida y procesada por
    cualquier ordenador. En otras palabras son representaciones de la
    información. Pueden usarse como objetos individuales pero
    con mucha más frecuencia se encuentran en grandes conjuntos
    dotados de una estructura, los datos son significativos en si y
    en relación con la estructura a la que
    pertenecen.

    Es importante destacar que los datos por si solo carecen
    de significado, solo adquieren este cuando son interpretados
    convirtiéndose así en información
    útil

    George W. Reynolds define:

    Dato: es la colección desorganizada
    de hechos que no han sido procesados en informaciones. El hecho
    puro crudo cuyas condiciones pudieran ser desentrañadas.
    Estos hechos pueden describir personas lugares, cosas, procesos o
    eventos.

    El dato es la personificación material de la
    información, constituye su base, por dato se entiende el
    resultado de las observaciones representadas en un lenguaje
    determinado y que es independiente de la idea o efecto que pueda
    producir en él, utilizarlo. (Figura 1.3 )

     Para ver el
    gráfico seleccione la opción "Descargar" del
    menú superior 

    Figura 1.3 Resultado de la
    Observación

     El dato es la imagen sobre
    algún soporte material de un fenómeno o proceso en
    la actualidad se presentan como indicadores,
    tablas textos, etc., los cuales de por sí no pueden estar
    relacionados con la solución de una tarea determinada con
    un usuario en particular.

    Lo que constituye datos para unos puede ser
    información para otros y viceversa; todo está en
    dependencia del usuario y de las características del
    trabajo que se quiera realizar, es decir, la información
    que necesitan los directivos varía con la naturaleza del
    trabajo que efectúan, según el nivel de actividad y
    de acuerdo a las metas que buscan. Al establecerse la
    delimitación entre dato e información, así
    como la definición de las informaciones a utilizar a todos
    los niveles de dirección se dan grandes pasos de avance en
    el establecimiento de los sistemas de información y son
    precisamente estos sistemas los que proporcionan la
    información que le permitirá al control fijar
    niveles de desempeño con objetivos de
    planeación, comparar el desempeño real con esos
    niveles determinados de antemano, determinar si hay desviaciones,
    medir su importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar
    que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma
    más eficaz y eficiente posible.

    Información: Es el conocimiento
    adquirido por causa del procesamiento de
    datos.

    En contradicción a esta diferencia se puede
    afirmar que en cadenas de servicios, lo
    que es dato para un cliente es información para el
    proveedor-procesador.

    Según Reynolds los datos tienen las siguientes
    características: exactitud, totalidad, pertinencia,
    oportunidad y auditabilidad. Planteando que al derivarse la
    información del dato estas cinco características
    pueden ser aplicables a ellas.

    En cambio para que la información sea útil
    al investigador, ha de reunir las siguientes
    cualidades:

    1. Exactitud: Debe ser verdadera y
      correcta, y describir con fidelidad el objeto o
      hecho.
    2. Oportunidad: Debe estar disponible
      cuando se necesite sin demasiado retraso
    3. Pertinencia: debe relacionarse con la
      situación en cuestión.
    4. Integridad: proporcionar al
      investigador todos los detalles que necesite para entender la
      situación.
    5. Frecuencia: Se prepara y suministra a
      los investigadores con bastante frecuencia para
      actualizarlos.
    6. Horizontes de Tiempo: Se orienta a
      actividades y hechos pasados, presentes y futuros.
    7. Alcance: Abarca en forma amplia o
      reducida un área de interés.
    8. Origen: Puede generarse tanto en
      fuentes internas como externas.
    9. Forma de Presentación: Las
      tablas de números o las presentaciones gráficas de información, son las
      firmas escritas o impresas más comunes. Puede incluir
      además una presentación verbal.

    La información es el resultado del procesamiento
    y análisis de los datos, constituyendo así el
    resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como
    punto de partida conjuntos de datos relacionados entre si, que a
    su vez son el resultado de las continuas observaciones y apuntes
    que el hombre ha realizado como ser conciente o de los registros
    fósiles, deformaciones o trazas de agresiones en plantas u objetos
    que lo rodean, incluso de su propia atmósfera, o como
    resultado de equipos registradores conectados a maquinarias o
    sistemas.

    Por tanto la información es aquel dato procesado
    para un nivel técnico o social a partir de datos
    contenidos, en registros los cuales pueden no explicarles nada a
    los investigadores o lectores por estar demasiados abstracto al
    contexto en que este se desarrolla, siendo así la base
    estadística para toda
    investigación.

    La velocidad y la exactitud con que los gerentes pueden
    recibir información sobre lo que está funcionando
    bien o lo que está funcionando mal determinan, en gran
    medida, la eficacia que tendrán los sistemas de
    control.

    La información es vista, cada vez con mayor
    frecuencia, como un factor medular que ayuda a los gerentes a dar
    una respuesta al ambiente complejo y turbulento en el que se
    desempeñan las empresas de hoy en día.

    No es posible que hablemos de control sin hablar de
    información. La efectividad del proceso de control depende
    fundamentalmente de la calidad de su sistema de
    información. El sistema de información que se
    diseñe debe servir para controlar aquellas actividades de
    vital importancia en la administración.

    Los directivos deben siempre estar conscientes de los
    factores críticos de sus planes y de las operaciones que
    requieren control, debiendo utilizar técnicas e
    información apropiadas para ellos. Los sistemas de control
    y la información pretenden ayudar a cada administrador a
    llevar a cabo su función de control, es por eso que deben
    ser elaborados a la medida de cada uno de ellos. Para esto se
    hace necesario:

    • Evitar la información sobrante. Es
      común encontrar en las organizaciones de vez en cuando
      a alguien quejándose de la falta de
      información, lo que en ocasiones puede ser cierto,
      pero en la mayoría de los casos lo que sucede es lo
      contrario, es decir, que se dispone de grandes
      volúmenes de información, mucha más de
      la necesitada y las personas no saben discernir entre lo que
      constituye información relevante y la que no lo es, se
      ahogan en un mar de papeles y comienzan a culpar a sus jefes
      de que les informan poco. Incluso pueden prestarle atención a informaciones que no le son
      útiles, olvidando las que les son
      imprescindibles.
    • Los directivos no pueden tomar decisiones exactas y
      oportunas si no cuentan con suficiente información. No
      obstante, con frecuencia, los directivos reciben demasiada
      información irrelevante e inútil. Si reciben
      más información de la que pueden utilizar en
      forma productiva, quizás pasen por alto la
      información sobre problemas graves.
    • Conocer que existen asuntos de los que es
      obligatorio informar, pero otros que seria imprudente mostrar
      a quienes no se debe por lo desestabilizadores que pueden
      resultar.
    • Conseguir que la información sea lo
      más completa y exacta posible: la omisión de
      algún acontecimiento, puede llevar a una
      valoración errónea de la situación y,
      por tanto, a una decisión desafortunada e incompleta.
      Mientras más exacta sea una información,
      más calidad tendrá y podrá recurrirse a
      ella con más confianza a la hora de tomar decisiones.
      Sin embargo, en general, el costo de
      obtener información aumenta conforme a la calidad
      deseada; se eleva. Si una información de mejor calidad
      no suma nada a la capacidad del directivo para tomar la
      decisión, entonces no vale el costo extra.
    • Lograr que la información sea oportuna de
      forma tal que este disponible a tiempo para intervenir. El
      momento oportuno dependerá de la situación. El
      dirigente no debe tener la información ni antes ni
      después de lo que la necesita, ya que una
      anticipación podría distraer su atención
      hacia cosas que no le son útiles en ese momento y una
      información tardía imposibilita la toma de
      decisiones en el momento preciso.
    • La información ofrecida por un sistema de
      información debe estar al alcance de la persona
      indicada y en el momento oportuno para que se emprendan las
      medidas adecuadas.
    • Evitar la redundancia de la información.
      Aunque pueda parecer que la repetición de datos por
      varios canales informativos es beneficiosa; no lo es, ya que
      generalmente ninguna información obtenida por dos o
      más fuentes coincide, lo cual hace dudar de su
      veracidad. En cambio al obtenerla mediante un emisor
      único este se siente comprometido a que sea la
      más veraz posible, pues de lo contrario será
      suya la responsabilidad de no tomar correctamente la
      decisión correspondiente
    • La información debe llegar en forma clara y
      legible a los que van a hacer uso de ella. Se deben eliminar
      los tecnicismos y complicaciones que entorpecerían la
      labor del dirigente.
    • La información que reciben los directivos
      debe ser relevante para sus funciones y labores. El director
      de recursos humanos seguramente no necesita saber
      cuántos son los niveles de inventarios, y el director
      a cargo de reordenar los inventarios no necesita saber nada
      de la condición del personal de otros
      departamentos.
    • Lograr que la información vaya
      acompañada de una buena dosis de motivación, de forma tal que aquel que
      recibe las indicaciones, si estas son emitidas con claridad,
      las pueda hacer propias e incentivarlos a tomar
      decisiones.

    Para brindar esta información a los directivos se
    utilizan los sistemas de información administrativa que
    están diseñados para ofrecer a los administradores
    la información relevante y oportuna para tomar decisiones
    óptimas. Lo anterior implica la necesidad de crear y de
    mantener una extensa variedad de bases de datos o
    cuerpos de información casi en todas las categorías
    funcionales, entre otras, pero sin quedar limitado a mercadotecnia,
    finanzas,
    recursos humanos, investigación y desarrollo y
    planeación estratégica. Además, en el
    entendido de que "la información es poder", los sistemas
    de información administrativa pueden representar un activo
    muy valioso. Por lo consiguiente, muchas organizaciones que se
    han comprometido en serio con la función de los sistemas
    de información administrativa han creado el puesto de
    director de información, encargado de supervisar sus
    operaciones, de igual manera que un director general es
    responsable a final de cuentas de la
    organización entera.

    Factores claves
    en los sistemas de información
    administrativa

    Los directivos, ansiosos por incorporar y asimilar
    prospectivamente las nuevas
    tecnologías para abordar los problemas de la
    gestión. Están ejerciendo una considerable
    influencia en las compañías que se dedican a la
    producción y venta de
    tecnologías de la información.

    Los Sistemas de Información Administrativa se han
    convertido en el reto estratégico más importante de
    la industria de
    ordenadores en la actualidad. Semejante explosión de
    interés ha venido dada por los siguientes factores
    tecnológicos y económicos.

    1. La presión
      para operar a escala mundial
      y para competir con corporaciones globales integradas, en el
      contexto de una economía recesiva,
      obliga al ejecutivo a tener que tomar, rápidamente,
      decisiones importantes. El directivo debe tomar decisiones
      rápidas y consistentes con resultados rentables. Por
      tanto, el directivo se ve sometido en el momento a la fuerte
      presión de tener que contar con una información
      fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones
      adecuadas en el momento adecuado.
    2. Los avances en la tecnología de los sistemas
      de inteligencia
      artificial están siendo evaluados en la actualidad
      como instrumento potencial para el desarrollo del tipo de
      Sistema de Información Administrativa que las grandes
      empresas contemplan para el presente y los próximos
      años.
    3. Los sistemas de inteligencia
      artificial proveen una capacidad automatizada para racionalizar
      un gran número de imponderables complejos, que es
      perfectamente aplicable a una lógica basada en un árbol de
      decisión.

    A finales de la década de los 80 y durante los
    años 90, se produjo un gran avance con la aparición
    de software especialmente diseñados para el directivo.
    Estos productos
    ponían el énfasis en la simplicidad y en una
    vía inaccesible para la formación del
    ejecutivo.

    Algunas prestaciones
    dignas de mención son las siguientes:

    • Gran variedad de formatos gráficos
    • Las teclas de función activadas por Mouse.
    • Las técnicas para derivar, progresivamente
      información más detallada sobre un asunto
      determinado.

    Aunque se superó la barrera, a medida que los
    sistemas ganaron en aceptación surgió un nuevo
    obstáculo aún más complicado. El Directivo
    se percató que el nuevo enfoque del ordenador personal
    podría solventar el tipo de problemas e interrogantes de
    carácter ejecutivo que requerían una
    agregación de datos procedentes de fuentes existentes.
    Este puzzle es el reto fundamental en la actualidad: cómo
    preservar la filosofía del (Fácil de usar)
    necesarias para animar al directivo a utilizar las nuevas
    tecnologías y, al mismo tiempo, introducir una
    infraestructura (invisible) para superar las numerosas
    complicaciones de la tecnología asociadas con las
    exigentes necesidades de información del
    directivo.

    En términos sencillos, un Sistema de
    Información Administrativa proporciona al directivo
    información vital de carácter estratégico,
    táctico y operativo de una manera y en un formato adecuado
    para facilitar el proceso diario de toma de
    decisiones.

    Para convertirse en un elemento estratégico del
    repertorio de la toma de decisiones del directivo, El Sistema de
    Información Administrativa del presente y de los
    próximos años debe incorporar apropiadamente los
    conceptos de información y tecnología integrados.
    Los elementos ideales incluyen:

    • Criterios de acción ejecutiva global en la
      empresa.
    • Tecnologías integradas, indivisible al
      directivo.
    • Principios consistentes de un sistema de
      información administrativa y de tecnologías de
      información en la empresa.
    • Interfaz gráfica simple.
    • Información Integrada.
    • Interfaces que faciliten un acceso fluido a la
      información externa.

    La ventaja más notable, reconocida por los
    directivos que utilizan un sistema de este tipo es la
    disponibilidad de información, antes no disponible de
    ninguna manera para apoyar los esfuerzos en la toma de
    decisiones. Además, beneficios intangibles o beneficios
    adicionales, tales como la disponibilidad de una
    información más intuitiva sobre la cual decidir una
    compra o información de mercado relativa
    a la satisfacción del consumidor y al
    servicio pos venta, son también algunas de las ventajas
    derivadas de un
    Sistema de Información Administrativa.

    Todo lo anterior indica que un sistema de
    información administrativa puede ser, en muchos casos, muy
    valiosos y producir beneficios y ahorros de costos juntos a
    habituales beneficios intangibles asociados con el aumento de la
    eficiencia en
    la toma de decisiones.

    Recursos Humanos
    como sistema en el contexto empresarial.

    La Administración de Recursos Humanos como
    todo sistema está compuesta por subsistemas, como muestra
    la figura del, referido por Chiavenato (1988).

    Estos pueden relacionarse como:

    • Subsistema de provisión de RH: que
      incluye la investigación del mercado moderno, mano de
      obra, reclutamiento y selección.
    • Subsistema de aplicación de los RH: que
      incluye la descripción y análisis de
      puestos o de cargos y la evaluación del
      desempeño.
    • Subsistema de mantenimiento de los RH: que incluye la
      compensación o administración de salarios,
      los beneficios sociales e higiene y
      seguridad del trabajo.
    • Subsistema de desarrollo de los RH: que
      incluye el entrenamiento y
      desarrollo de personal así como el desarrollo
      organizacional.
    • Subsistema de control de los RH: que incluye
      la recolección de datos y su tratamiento, informes y
      auditoria de recursos humanos.

    A este último subsistema es al que dedicaremos
    toda nuestra atención en el presente trabajo.

    Esos subsistemas tienen carácter contingencial o
    situacional, es decir, varían de acuerdo con la
    organización y dependen de factores ambientales,
    organizacionales, humanos, tecnológicos, etc.

    La interrelación entre estos subsistemas no
    significa que sigan obligatoriamente la secuencia mostrada, pero
    la presencia de un cambio en alguno de ellos sí afecta al
    resto de los subsistemas aunque no en igual dirección y
    magnitud.

    Siempre debe existir un subsistema de control de
    recursos humanos para que las diversas partes de una
    organización pueda desempeñar su responsabilidad de
    línea en relación al personal. Mientras mayor sea
    la organización y más descentralizada sea su
    estructura, mayor será la necesidad de control respecto de
    recursos humanos.

    El control es un sistema automático que mantiene
    un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema
    total. El mecanismo de control detecta cualquier desvío de
    los patrones normales y permite la debida regulación del
    proceso.

    La esencia del control es la acción que ajusta
    las operaciones a los patrones predeterminados y su base es la
    información que los gerentes reciben.

    Se hace necesario un sistema integrado de
    recolección procesamiento, almacenamiento y suministro de
    informaciones sobresalientes de los recursos humanos para que
    tanto las recolecciones y servicios de staff, como las decisiones
    de línea, sean las más adecuadas a cada
    situación. Se trata de la necesidad de un banco de datos y
    Sistemas de Información de Recursos Humanos.

    El desarrollo de los Recursos Humanos es un aspecto de
    gran importancia en la actualidad que requiere de su estudio y
    análisis. Este desarrollo lleva consigo una
    informatización de su sistema en sí, para brindar
    un trabajo más cómodo y eficiente. Un ejemplo de
    esta informatización la encontramos en el Sistema de
    Información.

    El Sistema de Información de Recursos Humanos
    (Anexo 2) ha de proveer las bases para la toma de decisiones
    actuales y futuras. Este Sistema es un elemento imprescindible
    para el proceso de acción y de los subsistemas. Ha pasado
    ha de ser un proceso de datos a gestionar la
    información.

    Esta evolución se explica de la siguiente manera:
    El Sistema de Información es un conjunto de elementos
    interdependientes (subsistemas), lógicamente asociados,
    que ínter unidos generan informaciones necesarias para la
    toma de decisiones.

    En el proceso de datos – información
    – conocimiento, intervienen los elementos, entre los que
    están, la información y los datos, y los elementos
    de soporte (hardware y software); los
    objetivos, que consisten en proporcionar información que
    facilite la toma de decisiones; y las funciones.

    La estructura y funciones del sistema de
    Información de Recursos Humanos coinciden con la de un
    sistema de información en general, salvo que aquí
    se maneja la información preferentemente sobre la
    función o subsistema de los Recursos Humanos.

    Un sistema de Información de Recursos Humanos,
    utiliza, como fuentes de datos, elementos suministrados
    por:

    • Bancos de Datos de Recursos Humanos.
    • Reclutamiento y selección
      de personal.
    • Entrenamiento y desarrollo de personal.
    • Evaluación del desempeño.
    • Administrador de salarios.
    • Registros y controles de personal, respecto de
      fallas, atrasos, disciplina, etc.
    • Estadísticas de personal.
    • Higiene y seguridad.
    • Respectivas jefaturas.

    Este sistema es la red generalmente basada en el
    computador que
    contiene uno o más sistemas operacionales, y que permite
    el suministro de datos sobresalientes para la toma de una
    decisión, y para la implantación de cambios. Los
    parámetros deben estar siempre listos a ser modificados y
    el sistema debe ser capaz de responder a cambios, para
    suministrar informaciones oportunas, precisas y sobresalientes a
    la administración. El sistema de información de
    recursos humanos es un sistema parcialmente abierto que engloba
    ciertos tipos de flujo de información importantes dentro
    de una organización empresarial.

    Con el advenimiento de la computadora
    personal, el ejecutivo pasó a tener más tiempo para
    pensar porque el ordenador provee los datos y los procesa dando
    las informaciones deseadas.

    La
    Información en el área de
    personal.

    La administración
    de personal enfrenta desafíos múltiples en su
    labor. El principal desafío consiste en ayudar a las
    organizaciones a mejorar su efectividad y su eficiencia. Lograr
    esos objetivos requiere que los departamentos de personal se
    organicen de manera adecuada. Para este fin se necesita una
    información adecuada de dicho personal.

    Esta información tiene como objetivos
    básicos, gestionar los volúmenes de
    información, rapidez y exactitud, facilitar las tomas de
    decisiones, en este objetivo son
    de gran ayuda la comodidad, la confidencialidad, la
    filosofía abierta, y el conectar capacidades con
    conocimientos.

    Tiene como ventajas:

    • Respecto al equipo humano: obtener rentabilidad
      en tiempo y en personal.
    • Respecto a la información: minimizar la
      información en material impreso.

    Existen límites en la información, los que
    traen consigo algunos fallos en el Sistema de Información
    de los Recursos Humanos, entre los cuales se pueden
    mencionar:

    • Escasa comunicación entre Recursos Humanos y
      Sistema de Información.
    • Metas y objetivos pocos claros.
    • Resuelve problemas equivocados.
    • Escasa involucración del usuario.
    • Falta de expertos en informática.
    • Expectativas poco realistas.
    • Falta de flexibilidad y adaptabilidad.

    El éxito en los sistemas de información de
    Recursos Humanos depende de la adecuada planificación del
    sistema, que requerirá una correcta comunicación
    entre usuarios y personal informático.

    El éxito del departamento de personal en su labor
    de asesoría y ayuda depende de su capacidad de mantener
    siempre consciente de sus objetivos específicos y de los
    objetivos de la organización.

    Conclusiones

    1. En este trabajo se brinda una revisión de los
      sistemas informativos viéndose el desarrollo de los
      mismos durante la historia de la vida del
      hombre, así como las partes que lo componen.
      También se puede ver la diferencia entre los conceptos
      de información y dato, en conjunto con la importancia
      que tiene la información.
    2. Los sistemas informativos proveen a la empresa, en
      cada uno de sus niveles, la fuente necesaria para la toma de
      decisiones.
    3. Una vía óptima para automatizar los
      sistemas de información lo constituyen los Sistemas de
      Gestión de Bases de Datos (SGBD), específicamente
      aquellos que siguen el modelo
      relacional por sus ventajas en cuanto a diseño,
      almacenamiento y mantenimiento
    4. Se realizó una revisión de los
      diferentes subsistemas que conforman la Administración
      de los Recursos Humanos, Centrando la misma en el Subsistema de
      Control de los Recursos Humanos, y dentro de él en el
      Sistema de Información.

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      /trabajos6/dosi/dosi

    21. Solutions for Remote Data Access.
      Microsoft
      Developer Network. Microsoft Corporation. 1998.

     

    Datos del Autor

    Ing. Yovany Morales Cordero

    Ingeniero en Informática

    Jefe Departamento Informática y
    Comunicaciones

    Banco Popular de Ahorro. Villa
    Clara. Cuba.

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