Ensayo
- Objetivos
- La penetración de la
toma de decisiones - El proceso racional de toma de
decisiones - Pasos en el proceso de la toma de
decisiones - Problemas y
decisiones - La toma de decisiones
aplicada a los sistemas
- Analizar con argumentos propios el objetivo
que cumple la Toma De Decisiones en relación al
analisis de los sistemas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Conocer en que consiste la Toma de Decisiones y el
porque interviene constantemente en nuestra vida
cotidiana. - Identificar las caracteristicas mas sobresalientes
que se deben tener en cuenta a la hora de escoger la
decisión que va a ser la más acertada para el
beneficio de un sistema.
¿ QUÉ ES LA TOMA DE DECISIONES.
?
La toma de decisiones es un proceso en el
que uno escogeentre dos o más alternativas. Todos y cada
uno de nosotros nos pasamos todos los días y las horas de
nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones
tienen una importancia relativa en el desarrollo de
nuestra vida,mientras otras son gravitantes en ella.
La toma de decisiones en una organización se circunscribe a todo un
colectivo de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos
deempezar por hacer una selección
de decisiones, y esta selección es una de las tareas de
gran trascendencia en el trabajo del
mando.
LA
PENETRACIÓN DE LA TOMA DE DECISIONES.
La toma de decisiones en una organización, invade
cuatro funciones
administrativas, que son: Planeación, Organización, Dirección yControl.
* Planeación.-
¿ Cuales son los objetivos de
la
organización a largo plazo.?
¿ Qué estrategias son
mejores para lograr este objetivo.?
¿ Cuales deben ser los objetivos a corto
plazo.?
¿ Cómo de altas deben ser las metas
individuales.?
* Organización.-
¿ Cuanta centralización debe existir en la
organización.?
¿ Cómo deben diseñarse los
puestos.?
¿ Quién está mejor calificado para
ocupar un puestovacante.?
¿ Cuando debe una organización
instrumentar una estructuradiferente.?
* Dirección.-
¿ Cómo manejo a un grupo de
trabajadores que parecen teneruna motivación
baja.?
¿ Cuál es el estilo de liderazgo
más eficaz para unasituación dada.?
¿ Cómo afectará un cambio
específico a la productividaddel trabajador.?
¿ Cuando es adecuado estimular el conflicto.?
* Control.-
¿ Qué actividades en la
organización necesitan sercontroladas.?
¿ Cómo deben controlarse estas
actividades.?
¿ Cuando es significativa una desviación
en el desempeño.?
¿ Cuando está la organización
desempeñándose de maneraefectiva.?
EL PROCESO
RACIONAL DE TOMA DE DECISIONES
* Pasos en el proceso de la toma de
decisiones.-
1.- Determinar la necesidad de una
decisión.
2.- Identificar los criterios de
decisión.
3.- Asignar peso a los criterios.
4.- Desarrollar todas las alternativas.
5.- Evaluar las alternativas.
6.- Seleccionar la mejor alternativa.
* Paso uno: Asegurarse de la necesidad de una
decisión.-
El proceso de toma de decisiones comienza con
elreconocimiento de que se necesita tomas una decisión.
Ese reconocimiento logeneral la existencia de un problema o una
disparidad entre cierto estadodeseado y la condición real
del momento.
* Paso dos: Criterios de
decisión.-
Una vez determinada la necesidad de tomar una
decisión, sedeben identificar los criterios que sean
importantes para la misma. Vamos aconsiderar un
ejemplo:
" Una persona piensa
adquirir un automóvil, loscriterios de decisión de
un comprador típico serán: precio,
modelo, dos o
máspuertas, tamaño, nacional o importado, equipo
opcional, color, etc.
Estoscriterio reflejan lo que el comprador piensa que es
relevante. Existen personasque le es irrelevante que sea nuevo o
usado, lo importante es que cumpla susexpectativas de marca,
tamaño, imagen, etc., y
se encuentre dentro delpresupuesto del que disponen. Para el otro
comprador lo realmente importante esque sea nuevo, despreciando
el tamaño, marca, prestigio, etc."
* Paso tres: Ponderar los
criterios.-
Los criterios enumerados en el paso previo no tiene
igualimportancia. Es necesario ponderar cada uno de ellos y
priorizar su importanciaen la decisión.
Cuando el comprador del automóvil se pone a
ponderar loscriterios, prioriza los que por su importancia
condicionan completamente ladecisión: precio y
tamaño. Si el vehículo elegido tiene los
demás criterios(color, puertas, equipo opcional, etc.),
pero rebasa el importe de los quedispone para su
adquisición o es de menor tamaño al que precisamos
por el usoque se le va a dar, entonces nos encontramos con que
los demás criterios sonrelevantes en base a otros de
importancia trascendental.
Paso cuatro: Base de la toma de
decisiones.-
Desplegar las alternativas. El tomador de la
decisión tieneque confeccionar una lista de todas las
alternativas posibles y que podríanutilizarse para
resolver el problema.
Paso quinto: Evaluar las
alternativas.-
Una vez identificadas las alternativas, el tomador
dedecisiones tiene que evaluar de manera crítica
cada una de ellas. Las ventajasy desventajas de cada alternativa
resultan evidentes cuando son comparadas.
La evaluación
de cada alternativa se hace analizándola conrespecto al
criterio ponderado.
Paso seis: Toma de
decisiones.-
Una vez seleccionada la mejor alternativa se
llegó al finalde proceso de toma de decisiones. En el
proceso racional, esta selección esbastante simple. El
tomador de decisiones solo tiene que escoger la alternativaque
tuvo la calificación más alta en el paso
número cinco. El ejemplo nos daríacomo resultado la
compra del Mercedes, con mínimas diferencias con las
otrasdos marcas.
El paso seis tiene varios supuestos, es
importanteentenderlos para poder
determinar la exactitud con que este proceso describe elproceso
real de toma de decisiones administrativas en las organizaciones.
El tomador de decisiones debe ser totalmente objetivo y
lógicoa la hora de tomarlas. Tiene que tener una meta
clara y todas las acciones en
elproceso de toma de decisiones llevan de manera consistente a la
selección deaquella alternativa que maximizará
la meta. Vamos
a analizar las tomas dedecisiones de una forma totalmente
racional:
* Orientada a un objetivo.- Cuando se
debentomar decisiones, no deben existir conflictos
acerca del objetivo final. Ellograr los fines es lo que motiva
que tengamos que decidir la solución que másse
ajusta a las necesidades concretas.
* Todas las opciones son conocidas.- El
tomador de decisiones tiene que conocer las posibles
consecuencias de su determinación. Así mismo tiene
claros todos los criterios y puede enumerar todas las
alternativas posibles.
* Las preferencias son claras.- Se supone
que se pueden asignar valores
numéricos y establecer un orden de preferencia para todos
los criterios y alternativas posibles.
EL
PROCESO RACIONAL DE LA TOMA DE DECISIONES
A pesar de la existencia de modelos
alternativos, la mayoría de los cuales son mucho
más exactos, el modelo racional sigue siendo dominante en
el proceso
administrativo. El proceso administrativo presupone que el
tomador de decisiones es del todo racional, ya sea que ofrezca
guías sobre cómo hacer una planeación
estratégica, cómo diseñar la estructura de
una organización o como medir la efectividad
organizacional.
PASOS EN EL PROCESO DE
LA TOMA DE DECISIONES
1.- Definir en forma precisa la meta de la
decisión.
2.- Identificar todos los criterios de decisión
relevantes.
3.- Identificar todas las consecuencias posibles de cada
alternativa.
4.- Identificar todas las alternativas de
decisión relevante.
5.- Evaluar las alternativas respecto a los criterios
para obtener un orden preferencial calificado.
6.- Seleccionar la alternativa que califique más
alto lapreferencia.
Diversos problemas se
presentan a la hora de tener quetomar decisiones. vamos a
presentar algunos de ellos y las posibles soluciones:
TIPOS DE PROBLEMAS:
* Problemas bies
estructurados.-
El objetivo del tomador de decisiones es claro: el
problemaes familiar y la información acerca del problema es
fácil de definir ycompletar. Estos problemas se llaman
"bien estructurados". Elmodelo de toma racional de decisiones
está en esencia diseñado para respondera estos
problemas.
* Problemas mal estructurados.-
Muchos problemas enfrentados por los mandos suelen
serproblemas mal estructurados. Son totalmente nuevos. La
información sobre elloses ambigua e incompleta.
TIPOS DE DECISIONES:
Las decisiones, al igual que los problemas pueden
estardivididos en dos categorías. Como se mostró,
las decisiones programadas orutinarias son la manera más
eficiente de tratar problemas bien estructurados.En cuanto a los
problemas mal estructurados, los mandos recurren a lasdecisiones
no programadas para intentar soluciones únicas.
* Decisión programada.-
Las decisiones son programadas en la medida en que
sonrepetitivas y rutinarias, así mismo en la medida en que
se ha desarrollado un métododefinitivo para poder
manejarlas. Al estar el problema bien estructurado, elmando no
tiene necesidad de pasar por el trabajo y
gasto de realizar un procesocompleto de
decisión.
Procedimiento:
El procedimiento son
los pasos secuenciales que un mandopuede usar para responder a un
problema estructurado. La única dificultad realestá
en identificar el problema, una vez el problema identificado el
proceso esde acción
inmediata.
Regla:
Una regla es un enunciado explícito que dice al
mando lo queuno tiene que hacer. Las reglas las aplican con
frecuencia los mando cuandoconfrontan un problema bien
estructurado, porque son simples de seguir ygarantizan
consistencia. Así mismo las reglas acerca de la
impuntualidad yausentismo permiten a los mandos tomar decisiones
de disciplina y
con un altonivel de justicia.
Política:
Una tercera guía para las decisiones programadas
es la política.Dar directrices para canalizar el
pensamiento
del mando en una direcciónconcreta.
* Decisión no
programada.-
La reestructuración de una organización o
cerrar una divisiónno rentable, son ejemplos de decisiones
no programadas. Sus características queson únicas y
no concurrentes. Cuando un mando confronta un problema
malestructurado o uno que es nuevo, no tiene solución
instantánea. Requiere de untratamiento específico y
a su medida.
La creación de una estrategia de
mercado para un
nuevo producto
representa un ejemplo de decisión no
programada.
LA TOMA
DE DECISIONES APLICADA A LOS SISTEMAS
La toma de decisiones se presenta en nuestras vidas a
todo momento en el que necesitemos escoger el mejor camino en el
tema o actividad que estemos desarrollando, ya que se basa en el
analisis de varias alternativas que se nos van presentando
durante el proceso, y estas posibilidades pueden llevarnos a
terminar el proceso ya sea de la mejor manera o conducirnos al
error.
Como todo proceso, la toma de decisiones tiene unos
pasos o recomendaciones que se podrian tener en cuenta, como lo
es el analizary tener un buen conocimiento
del problema o incognita que se tiene para saber de verdad cual
es la mejor manera de resolverlo; y tambien sería
importante evaluar cada una de las alternativas que se
irán a presentar, ya que así se sabra escoger la
que más le convenga al problema en análisis.
Este proceso, aplicado al análisis de los
Sistemas, considero que siempre se va a presentar, quiza
más frecuente de lo que uno piensa, ya que, primero que
todo, al tratar de resolver alguna entropía o problema que presente el
sistema, se van a presentar de seguro, varias
alternativas o vias, que pueden ser viables o no, de acuerdo a
las características del proceso, y analizar cada una puede
tomar un buen tiempo, porque
se debe optar por lo que mas le convenga a todas las partes que
tengan relación con dicha entropía.
Un sistema, para que sea exitoso, debe tener varias
relaciones de acuerdo al medio en el que se encuentre, por
consiguiente, va a tener entradas de información o
energía, que pueden ser, tanto de gran utilidad para
todas sus partes, como tambien pueden ser perjudiciales para el
proceso que se tenga en desarrollo, y en algunos sistemas se
puede presentar que a varias de sus partes (subsistemas) estos
datos pueden
ser muy provechosos, pero para otras, puede incluso, llevar a la
destrucción. Por eso, es importante usar la toma de
decisiones para saber cual es la información que le va a
servir, y le va ayudar a tener una regularidad, no constante pero
si a menudo estable a todo el sistema en general, teniendo en
cuenta las necesidades de cada una de sus partes.
En un sistema social, como los que se presentan en las
empresas, se
puede demostrar como interviene el proceso de toma de decisiones
en el trabajo grupal, que en muchas ocasiones puede resultar
más beneficioso que el trabajo individual, ya que se puede
experimentar con las diferentes opciones que den cada uno de los
miembros de dicha organización, y así llegar a una
unanimidad, que va a llevar al sistema por el mejor
camino.
Pero si cuando el trabajo lo realiza uno, se toma un
determinado tiempo, en una organización se incrementa
mucho más, por las teorias o desiciones que tengan cada
una de las personas, y por supuesto, en este tipo de sistemas se
debe tener muy en cuenta la posición en la que se
encuentre cada uno.
En conclusión, la toma de decisiones se presenta
en todo momento en nuestras vidas, cuando debamos seleccionar
entre varias opciones o caminos, y este proceso se va a presentar
mucho más para un analista de sistemas, ya que para
realizar un sistema, o modificar errores (entropías) que
encuentre en estos, va a tener que optar por la forma mas eficaz
de resolverlo, teniendo en cuenta, tanto las necesidades que
tenga, como todas las partes que lo constituyen.
Además, la eficacia y
eficiencia en
tomar la decision que al final va a ser la acertada, ya sea en un
sistema, o cualquier problema que se nos presente, se forma en la
objetividad y claridad que nos puedan mostrar los datos o la
información que se tiene, porque si se conoce bien lo que
se esta realizando, no vamos a tener inconvenientes que sean
perjudiciales.
Internet:
- http://malaadministracion.webspace4free.biz/seleccion_personal/p7_toma_decisiones_hechos.php
- http://www.ilustrados.com/secciones/Recursos_Humanos-11.html
Datos del Autor:
Rodrigo Perez Mosos
Trabajo para la asignatura Teoría
General de Sistemas.
UNIVERSIDAD COOPERATIVA
DE COLOMBIA
FACULTAD INGENIERIA DE SISTEMAS
Ibague, Tolima
Colombia.