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El abastecimiento o aprovisionamiento




Enviado por alyail18



    1. Concepto
    2. Importancia
    3. Sus
      necesidades
    4. Conclusiones

    CONCEPTO

    El abastecimiento o aprovisionamiento es la función
    logística mediante la cual se provee a
    una empresa de
    todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es
    sinónimo de provisión o suministro. Las actividades
    incluidas dentro de este proceso son
    las siguientes:

    (a) Cálculo de
    necesidades: Es una actividad propia del planeamiento
    logístico. Las necesidades de abastecimiento involucran
    todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en
    cantidades específicas para un determinado período
    de tiempo, para
    una fecha señalada, o para completar un determinado
    proyecto.

    El cálculo de las necesidades se materializa con
    los pedidos o la requisición. Las necesidades de
    abastecimiento para una empresa
    determinada pueden ser por consumo,
    reemplazo, reserva o seguridad,
    necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta
    actividad se debe considerar al factor tiempo.

    (b) Compra o adquisición: Esta actividad
    tiene por objetivo
    realizar las adquisiciones de materiales en
    las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada
    al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al
    precio total
    más conveniente.

    Los principales objetivos
    específicos de esta actividad son:-

    • Mantener la continuidad del
      abastecimiento;-
    • Pagar precios
      justos, pero razonablemente bajos por la calidad
      adecuada;-
    • Mantener existencias económicas compatibles
      con la seguridad y sin prejuicios para la empresa;- Evitar
      deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad
      adecuada;-
    • Buscar fuentes de
      suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
      materiales;-
    • Mantener costos bajos en
      el departamento, sin desmejorar la
      actuación;-
    • Estudiar e investigar nuevos procedimientos
      continuamente; preocuparse por la permanente capacitación del personal; y,
      mantener informado al gerente de
      logística o gerente general acerca de la marcha del
      departamento. 

    (c) Obtención: La obtención empieza
    con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad
    de las actividades, evitando demoras y paralizaciones,
    verificando la exactitud y calidad de lo que se
    recibe.

    (d) Almacenamiento: Este implica la
    ubicación o disposición, así como la
    custodia de todos los artículos del almacén,
    que es la actividad de guardar artículos o materiales
    desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o
    entregan.  Los principales aspectos de esta actividad
    son:

    • Control de la exactitud de sus
      existencias.
    • Mantenimiento de la seguridad.
    • Conservación de los materiales.
    • Reposición oportuna.

    (e) Despacho o distribución:
    Consiste en atender los requerimientos del usuario,
    encargándose de la distribución o entrega de la
    mercadería solicitada.

    Para que los requerimientos de los usuarios sean
    atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o
    empaque para
    asegurarnos que las cantidades y calidades de los
    artículos o materiales sean correctas. Es igualmente
    importante en esta función asegurar el control de la
    exactitud de los artículos que se despachan, así
    como la rapidez de su ejecución para cumplir con los
    plazos solicitados.

    (f) Control de stocks: Como objetivo de
    esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta
    en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar
    la capacidad de instalación.

    Con un control preciso y exacto se garantiza un control
    efectivo de todos los artículos de
    abastecimiento.

    (g) Utilización de desperdicios:
    Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para
    la empresa. 

    IMPORTANCIA

    La función de aprovisionamiento existe a partir
    del momento en que un objeto o servicio debe
    ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales
    objetivos tenemos los siguientes:

    • Proporcionar un flujo interrumpido de materiales,
      suministros, servicios
      necesarios para el funcionamiento de la
      organización.
    • Mantener las inversiones
      en existencias y reducir las pérdidas de éstos a
      un nivel mínimo.
    • Mantener unas normas de
      calidad adecuadas.
    • Buscar y mantener proveedores
      competentes.
    • Normalizar los elementos que se
      adquieren.
    • Comprar los elementos y los servicios necesarios al
      precio más bajo posible.
    • Mantener la posición competitiva de la
      organización.
    • Conseguir los objetivos del aprovisionamiento
      procurando que los costos administrativos sean los más
      bajos posibles.

    APROVISIONAMIENTO

    Organizar a las empresas para
    conseguir estos objetivos es difícil porque no sólo
    hay que tener en cuenta las necesidades internas, sino
    también las del mundo exterior.

    Tanto el departamento de aprovisionamiento como el
    tráfico de materiales tienen un contacto directo en el
    mercado y han de
    responder a su solución.

    La tarea fundamental del gerente de abastecimiento
    consiste en localizar fuentes confiables y progresivas de
    suministros, asegurar y mantener su cooperación e interés.

    El aprovisionamiento considera dos puntos
    importantes: 

    (1) Las previsiones en un plan
    general.

    (2) Los plazos en los casos particulares. Ambos se
    reducen a un sólo factor, el tiempo.

    En la mayor parte de las organizaciones
    los aprovisionamientos consumen aproximadamente entre el 20% y
    50% de los ingresos totales
    de la compañía en mercadería y servicios.
    Cuando una organización gasta cantidades tan grandes de
    sus ingresos en una sola área es importante que se reciba
    una buena compensación por los fondos
    comprometidos.

    El efecto de apalancamiento de los beneficios que
    consiguen las compras,
    actúa como un poderoso estímulo para racionalizar
    el abastecimiento.

    En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir
    un jefe o gerente de abastecimiento (o compras). El gerente de
    abastecimiento debe enfocar su labor hacia el desarrollo de
    estrategias,
    dirigidas hacia las compras, el desarrollo de los proveedores y
    de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias
    de la organización, tanto a corto plazo como a largo
    plazo.

    En el área de aprovisionamiento el gerente debe
    ser responsable de la planificación y del control de los
    materiales, así como de la programación de la producción o de la investigación de los materiales y de la
    programación de las compras, del tráfico de entrada
    y salida de los almacenes, y de
    la eliminación de los desperdicios, la chatarra o los
    residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la
    empresa, de acuerdo a los objetivos trazados. La labor del
    gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la
    máxima utilización y conservación de los
    abastecimientos. Estas se obtienen mediante el entrenamiento y
    la aplicación continua de una serie de normas hasta la
    conservación, el mantenimiento,
    la recuperación y la correcta distribución y
    empleo de
    todos los artículos utilizados por la
    empresa. 

    SUS
    NECESIDADES

    En lo que se refiere al cálculo de necesidades,
    el gerente de abastecimiento debe considerar la política de la
    empresa para definir sobre los siguientes puntos:

    (a) Emplear en la producción materiales
    extranjeros o nacionales;

    (b) Tener o no almacenado la materia
    prima a emplearse o los artículos que se
    produzcan.

    (c) Aplicar un sistema de
    compra exclusivamente al contado o crédito.

    También debe considerar la capacidad
    económica o financiera de la empresa para determinar
    mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o
    reserva, la capacidad instalada de la empresa y el nivel de
    utilización de la misma, la mano de obra disponible y el
    nivel de instalación.

    Para determinar las necesidades, el gerente de
    abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles, debido
    principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras
    dependencias de la empresa:

    Con el gerente de Producción para
    determinar:

    a) Los productos que se van a requerir para las
    operaciones
    de producción en el volumen
    previsto.

    b) Periodicidad con que se requieren estos productos,
    a fin de poder
    determinar cuándo colocar los pedidos.

    c) La calidad y el tipo de cada artículo o
    material a adquirirse.

    Con el gerente de Logística para
    determinar:

    a) Cantidad de artículos que se encuentran con
    mucho stock.

    b) Capacidad de almacenaje total y disponible para
    cada artículo.

    c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de
    los productos.

    d) Equipo y material necesario para el
    mantenimiento.

    e) Capacidad de equipo y material para el transporte.

    f) Nuevo equipo y material para operar en los
    almacenes.

    Con el jefe de Compras para definir:

    a) Forma de mantener la continuidad de
    abastecimiento.

    b) La calidad adecuada de los artículos a
    adquirirse.

    c) Localización de nuevos productos, materiales
    y fuentes de suministros.

    Con el gerente de Ventas o
    Comercialización para
    :

    a) Proporcionar datos sobre
    planificación de los artículos
    terminados.

    b) Fechas necesarias de cada uno de ellos.

    Con Contabilidad
    con el propósito de conocer:

    a) Los registros de
    inventarios que
    se realiza, para determinar los activos de
    la empresa.

    b) La conciliación que se efectúa en los
    inventarios.

    c) Las facilidades que necesite cada vez que se
    realicen inventarios.

    El gerente de Abastecimiento debe de determinar la
    responsabilidad que le compete al elemento
    comprador, así como la forma de llevar a cabo las
    adquisiciones en lo que se refiere a:

    (1) La fabricación durante un determinado
    período.

    (2) El cumplimiento de un determinado programa de
    adquisición de materiales.

    (3) Una orden de compra específica.

    (4) La adquisición de determinado material que
    debe de tenerse en existencia.

    (5) Determinado volumen de dinero a
    gastar en una sola compra. 

    CONCLUSIONES

    El abastecimiento es una de las funciones comunes
    básicas de cualquier organización, puesto que cada
    una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado- de los
    materiales y suministros de otras empresas. Ninguna
    organización es autosuficiente.

    Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe
    tener bien clara la función que cumple un elemento de
    compra para realizar una compra adecuada.

    Otro aspecto fundamental es la selección
    de los proveedores, y para ello es recomendable contar con
    políticas claras y sobre todo objetivas.
    Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en
    riesgo la
    continuidad de las operaciones.

    Finalmente, está claro que el área de
    abastecimiento de cualquier empresa juega un rol importante, y
    que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la
    misma y por consiguiente en los precios también, lo cual,
    a su vez, repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y
    competir. El éxito
    de una empresa, creada para ofrecer productos en el mercado,
    depende en gran medida de que pueda lograr una combinación
    razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el
    costo de los
    bienes o
    servicios que produce.

     

     

    Autor:

    CROUS ALYAIL

    GARCIA SANDRA

    HURTADO EILYN

    LOVERA YOLIMAR

    REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

    COLEGIO UNIVERSITARIO DE ADMNISTRACION Y
    MERCADEO

    CUAM-CALABOZO

    VENEZUELA

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