- Planeación y
Administración del Aprovisionamiento - Modelo de Gestión: "Just
In Time" - Modelos de Gestión
de Inventarios - Nivel de Servicio y Stock de
Seguridad - Tamaño Óptimo
de Pedidos - Aprovisionamiento Continuo: El
Punto de Pedidos - Aprovisionamiento
Periódico - Aprovisionamiento con
Demanda Programada - Conclusiones
- Referencias
bibliográficas
Para poder
administrar con eficiencia y
eficacia
una empresa,
se necesita contar con una buena información que muestre lo que está
sucediendo al interior de la misma y lo que está
ocurriendo a su alrededor. Por consiguiente, se necesita de una
herramienta que suministre dicha información a la gerencia. Por
lo que, la búsqueda de esa herramienta permite disponer
con el desarrollo de
una buena gestión
empresarial.
Por consiguiente, la Planeación
y la
Administración del Aprovisionamiento juegan un papel
fundamental dentro de la gestión
de almacenamiento y
stock de materias primas en cuanto a la entrada, almacenaje,
compra y salida de productos, ya
que uno de los propósitos de esta es la distribución óptima del espacio
disponible en función a
los volúmenes de los productos en los inventarios bien
sean periódicos o permanentes aunado a esto entra el
control y
determinación de stock de seguridad y de
artículos con sus respectivas rotaciones las cuales se
encargan de relacionar las salidas con las existencias de los
productos entre otros.
Planeación y Administración del
Aprovisionamiento
Para garantizar la cobertura de las necesidades de
la empresa al
objeto de que los stock de materias primas y elementos para el
montaje y almacenaje, que deben ser tan bajos como sea
posible.
Al respecto, Pacifico y Witwer (1983), "la
planeación conduce a la utilización más
eficiente de los recursos
disponibles en el proceso de
producción, de manera que se puedan lograr
los objetivos
máximos que estén al alcance…" (p.
51).
Por consiguiente, una vez definidos los objetivos de la
Gestión de Inventarios y descritas las técnicas
de previsión de demanda y
determinados costos de stock,
se procede a la elaboración de un plan de trabajo que
consiste en la previsión, comprobación y
regulación del tiempo
invertido en las distintas operaciones que
comprende la fabricación de un producto.
Por otra parte, Ramírez
(1991), define la Administración del Aprovisionamiento
como "las tareas relativas a compra, almacenaje y
distribución de materias primas y materiales
empleados por las empresas de
producción y comercialización…" (p.
12).
En tal sentido, que la Planeación y
Administración del Aprovisionamiento comprende la
preparación de un plan de trabajo administrativo y
técnico de las tareas relativas del almacenamiento y stock
de materias primas y de elementos para montaje así como la
contabilidad
analítica y explotación de los costes.
Vale la pena decir, que estas gestiones varían de
una empresa a otra
debido a que comúnmente existe la jefatura de compras y la
jefatura de almacén
ambas suelen trabajar de manera independiente de manera que es
infrecuente que dentro de la realidad de una dirección de producción o
comercialización se logre ejercer ambas funciones,
según sea la prioridad que se presente en cada una de
estas.
Modelo de
Gestión: "Just In
Time"
El método
"justo a
tiempo", seguidamente y como una forma de complementar los
tipos de aprovisionamiento. Después de trasladarse a
muchas otras empresas, ha sido el mayor factor de
contribución al impresionante desarrollo de las
empresas.
Esto ha propiciado que las empresas de otras latitudes
se interesen por conocer como es esta técnica. El justo a
tiempo más que un sistema de
producción es un sistema de inventarios, donde su meta es
la de eliminar todo desperdicio. El desperdicio se define por lo
general, como todo lo que no sea el mínimo absoluto de
recursos de materiales, maquinas y mano de obra requeridos para
añadir un valor al
producto en proceso. Los beneficios del JIT son que en la
mayoría de los casos, el sistema justo a tiempo da como
resultado importantes reducciones en todas las formas de inventario.
Tales reducciones de inventario se logran por medio de
métodos
mejorados no solo de compras, sino también de programación de la
producción.
El justo a tiempo necesita que se hagan modificaciones
importantes a los métodos tradicionales con los que se
consiguen las piezas. Se eligen los proveedores
preferentes para cada una de las piezas por conseguir. Se
estructuran arreglos contractuales especiales para los pedidos
pequeños. Estos pedidos se entregan en los momentos
exactos en que los necesita el programa de
producción del usuario y en pequeñas cantidades que
basten para periodos muy cortos.
Las entregas diarias o semanales de las piezas compradas
no son algo inusuales en los sistemas justo a
tiempo. Los proveedores acuerdan, por contrato,
entregar las piezas que se ajustan a los niveles de calidad
preestablecidos, con lo que se elimina la necesidad de que el
comprador inspeccione las piezas que ingresan. El tiempo de
llegada de tales entradas es de extrema importancia.
A menudo quienes compran esas piezas pagan mayores
costos unitarios para que se les entreguen de esta
forma.
Modelos de Gestión de
Inventarios
Los modelos en que
basar el aprovisionamiento se agrupan en dos categorías
principales, según la demanda sean dependientes o
independientes.
- Modelos para Aprovisionamiento no Programado:
En los que la demanda es de tipo independiente, generada como
consecuencia de las decisiones de muchos actores ajenos a la
cadena logística (clientes o
consumidores), el modelo
más común es el lote Económico de
Compras. - Modelos para Aprovisionamiento Programado: En
los que la demanda es de tipo dependiente, generada por un
programa de producción o ventas.
Responden a peticiones de reaprovisionamiento establecidas por
MRP o DRP
basadas en técnicas de optimización o simulación.
A su vez, los modelos no programados se clasifican en
otras dos categorías:
- Modelos de Aprovisionamiento Continuo: En los
que se lanza una orden de pedido cuando los inventarios
decrecen hasta una cierta magnitud o "punto de pedido". La
cantidad a pedir es el "lote económico de
compra". - Modelo de Aprovisionamiento Periódico:
En los que se lanza una orden de pedido cada cierto tiempo
previamente establecido. La cantidad a pedir será la que
restablece un cierto nivel máximo de existencias nivel
objetivo.
Nivel
de Servicio y
Stock de Seguridad
La demanda independiente o no programada de un
producto suele ser de tipo probabilista. Las demandas
independientes deterministas más bien son en la
práctica un recurso de la doctrina para completar
clasificaciones o para simplificar la formulación de los
modelos. Esta circunstancia aleatoria en la generación de
la demanda puede causar rupturas de los stocks, con sus costos
asociados y sus mermas indudables de la calidad de
servicio.
Es necesario en consecuencia, disponer de un inventario
adicional en los almacenes sobre
lo estrictamente necesario que haya establecido el modelo del
aprovisionamiento. Dicho stock de seguridad, dependerá de
las desviaciones que vaya a presentar el consumo
durante el período que media entre el lanzamiento de un
pedido y la recepción de la mercancía, es decir
durante el plazo de entrega (Lead Time) o Período
Crítico.
En consecuencia, la determinación de los stocks
de seguridad estará ligada a la percepción
que tengan esas desviaciones y al grado de fiabilidad, o "nivel
de servicio" que estén dispuestos a ofrecer a clientes. si
tenemos la percepción estadística de las desviaciones bajo la
forma de la desviación estándar de la demanda, el
stock de seguridad será el número de desviaciones
estándar de reserva que interese mantener. A su vez, ese
número de desviaciones estándar de reserva
definirá el nivel de servicio que están
ofreciendo.
En la práctica, la secuencia debe ser la
contraria:
- Fijar el "nivel de servicio" que están
dispuestos a ofrecer a los clientes, expresado como porcentaje
de servicios
sin rupturas de stock. - Determinar, sobre la base de las leyes estadísticas, el número de
desviaciones estándar de reserva que deben mantener, o
"factor de servicio", para garantizar ese nivel de
servicio.
La pregunta que se suele plantear el gestor a la hora de
plantear el aprovisionamiento es:
¿Cuánto Pedir?
Esta es la principal pregunta a la que los
analistas han tratado de dar respuesta desde que se puso de
manifiesto la importancia de la gestión científica
de stock.
La respuesta más conocida a esta cuestión
es la famosa "Fórmula del modelo de Wilson" para la
determinación del lote económico de compras (LEC)
o, en ingles, economic order quantity (EOQ).
El modelo de Wilson se formuló para el caso de
una situación muy simple y restrictiva, lo que no ha sido
óbice para generalizar su aplicación, muchas veces
sin el requerido rigor científico, a otras situaciones
más próximas a la realidad.
Estrictamente el modelo Wilson se formula para la
categoría de modelos de aprovisionamiento continuo, con
demanda determinista y en constante en los siguientes supuestos
respectivos. Solamente se consideran relevantes los costos de
almacenamiento y de lanzamiento del pedido, lo equivale a admitir
que:
- El costo de
adquisición del Stock es invariable sea cual sea la
cantidad a pedir no existiendo bonificaciones por cantidad por
ejemplo, siendo por lo tanto un costo no evitable. - Los costos de ruptura de stock también son no
evitables. Además se admite que la entrega de las
mercaderías es instantánea, es decir con plazo de
reposición nulo.
En estas circunstancias el razonamiento de Wilson es el
siguiente:
a. Adopta la siguiente terminología:
"Q": Cantidad a solicitar del producto analizado (en
cantidad o en precio).
"V": Volumen de ventas
anuales del producto (en cantidad o en precio).
"a": El costo de almacenamiento expresado en una tasa
anual sobre el costo del producto almacenado.
"b": El costo de lanzamiento de un pedido.
"c": El costo de adquisición de un producto,
utilizado exclusivamente para determinar los costos de
almacenamiento en función de la tasa antes
citada.
b. Admite que los stocks evolucionan, coherentemente con
la hipótesis antes expuesta.
c. Se deduce inmediatamente que:
a. El número de pedidos lanzados al año
es: V/Q
b. El stock medio es: Q/2
c. El costo de adquisición del stock
cíclico es: c*(Q/2)
d. El costo anual de almacenamiento es:
a*c*(Q/2)
e. El costo anual de lanzamiento de pedido es:
b*(V/Q)
d. En consecuencia el costo total anual de los
inventarios en la hipótesis expuesta
será:
C = b * (V/Q) + a * c * (Q/2)
e. La condición de que el costo total sea
mínimo daría el siguiente valor del lote
económico de compra.
Qoptimo = 2. V. b
a.c
Aprovisionamiento Continuo: El Punto de
Pedidos
Pudiéndose calcular con relativa
simplicidad el tamaño optimo de pedido, con la ayuda de la
formula de Wilson, la siguiente pregunta que cabria formular
seria:
¿Cuánto Pedir?
En los modelos de aprovisionamiento continuo los
inventarios se controlan continuamente y el pedido se cursa en el
momento en que los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud
o "punto de pedido" (en ingles "order point"). La cantidad a
pedir entonces sería el lote económico de compras.
(LEC o EOQ). Si se respetan escrupulosamente las hipótesis
en las que se basa el método de Wilson (en concreto, lo
que establece que el plazo o período de reposición,
lead-time, es nulo), el punto de pedido aparecería cuando
el nivel de inventarios fuera igual al stock de seguridad. En un
caso más general, con el período de
reposición no nulo, el punto de pedido aparecería
cuando el nivel de inventario fuera igual a la suma de stock de
seguridad más la demanda que previsiblemente habría
que atender durante el período de reposición. Es
decir:
Punto de pedido = demanda durante lead-time + stock de
seguridad.
En el caso de los modelos de aprovisionamiento
periódico la respuesta a la pregunta
¿Cuánto pedir? Es aparentemente sencillo: se lanza
una orden de pedido cierto tiempo previamente establecido (Una
vez por semana, o una vez por mes, por ejemplo), denominado
período de reaprovisión. La cantidad a pedir en ese
momento (En ingles "order guantity") será la que establece
un cierto nivel máximo de exigencias, o "nivel
objetivo".
Según Arbones (1989), señala
que:
Este modelo de aprovisionamiento tiende a utilizarse
cuando existen demandas reducidas a muchos artículos y
resulta conveniente unificar las peticiones de varios de ellos
en un solo pedido para reducir los costos de lanzamiento o para
obtener descuentos por volumen. (p. 68).
Es por ello, que el nivel objetivo de existencias
sería, en la hipótesis de período de
reposición nulo, aquel que garantiza los ministros durante
el período de revisión.
Es decir, la demanda prevista en dicho período
más un stock de seguridad asociado a dicho período
si la demanda fuera de tipo probabilista. La cantidad a pedir en
cada uno de los momentos preestablecidos sería la
diferencia entre los stocks existente y el stock
objetivo.
Nivel objetivo = demanda durante el lead-time + demanda
durante el período de revisión + stock de
seguridad.
Aprovisionamiento con Demanda
Programada
El aprovisionamiento bajo condiciones de demanda
dependiente, basado en técnicas MRP o DRP, se caracteriza
por la existencia de un programa de necesidades de
reposición a corto plazo.
Aunado a esto, el pedido se lanzara siguiendo criterios
similares a los del aprovisionamiento continuo más
atrás descrito: en el momento en que los inventarios de la
referencia considera se reduzcan hasta ser iguales a la suma de
demanda durante el plazo de reposición, más el
stock de seguridad.
El stock de seguridad en este caso obligado por ser la
demanda probabilística, ya que ahora esta programada, sino
por la existencia de posibles retrasos y otros riesgos en el
desarrollo del proceso (averías, problemas
laborales, entre otros). El plazo de reposición se
referirá al plazo de entrega de las mercancías por
parte de los proveedores ya que los plazos de traslado a destino
cadens de producción, almacenes comerciales, entre otros,
ya que habrán tenido en cuenta al establecer la
programación.
Si estamos en un punto de cadena logística
alejado de los proveedores (por ejemplo en un almacén de
fabrica que debe suministrar a los mayoritarios), el plazo de
reposición para determinar nuestro "punto de pedido"
será cero.
La cantidad del pedido es una cuestión de
análisis más complejo. Deberá
ser igual a la suma de las necesidades de reposición de un
cierto número de períodos del programa (una, dos,
tres, cuatro….semanas en el ejemplo anterior),
número que habrá de determinar con algún
criterio de optimización.
Dentro de las funciones principales de una empresa
está la producción y para lograr una gestión
eficaz conviene que los responsables de dicha gestión
elaboren un plan de trabajo ya que se trata de conseguir el mejor
aprovechamiento de los medios
disponibles para las tareas relativas a compra, almacenaje, stock
de materias primas, modelos de gestión de inventarios, el
nivel de stock de seguridad entre otros… dichos medios se
valen de una preparación administrativa y técnica
de los trabajos.
En concordancia, con las consideraciones antes
mencionadas para finalizar se puede decir que:
- La gerencia de la empresa, el empresario
debe formar parte de esta programación. - Asegurar la perfecta y adecuada utilización de
los medios de producción disponibles con el fin de
obtener los costes de producción más reducidos
posibles. - Prever las necesidades en materias primas, elementos
para montaje, en personal y en
inventario de todo tipo para obtener la producción
establecida. - Garantizar la cobertura total de las necesidades de
la empresa al objeto de que los stocks de materias primas y de
elementos para montaje, dentro de los límites
tales que representen un margen de seguridad en el
aprovisionamiento a los talleres de
elaboración.
Arbones, E. (1989). Logística
Empresarial. España. Editorial
Boixereu.
Ferrero, A. (1998). Organización y
Administración de Empresas. México. Editorial Mc Graw –
Hill.
Pacífico y Witwer (1983).
Administración Industrial. México.
Editorial Limusa.
Ramírez, C. (1991). Administración
Industrial. México. Editorial Limusa.
Autor:
Br. Santamaría Juana
Br. Villegas Oxdali
Br. Martínez Eulennys
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
COLEGIO UNIVERSITARIO DE
ADMINISTRACIÓN Y MERCADEO
C.U.A.M. – EXTENSIÓN CALABOZO