- Introducción
- El
diario - Importancia y
finalidad - Diario
Columnar. Importancia - Ventajas
del Diario - El Libro
Mayor - Importancia y
Finalidad - Conclusión
Debido a la gran importancia que
tiene la contabilidad
en las empresas, el
estudio de los libros usado
en las mismas es vital para todo estudiante de ingeniería en sistemas ya que a
la hora de adoptar un programa de
contabilidad a una empresa debe
tener los conocimientos básicos que le proporciona el uso
de los libros.
Los libros de diario y de mayor
le producen información muy valiosa al gerente de
la empresa ya
que lo ayuda a corregir los planes del negocio por cualquier
variación desfavorable.
Es un documento numerado, que le
permite registrar en forma cronológica todas las
transacciones realizadas por la empresa. El
libro diario
es el registro contable
principal en cualquier sistema contable,
en el cual se anotan todas las operaciones.
El primer registro de una
operación se hace en el diario.
Es el libro en el cual se
registran todos los ingresos y
egresos efectuados por la cooperativa,
en el orden que se vaya realizando durante el período
(compra, ventas, pagos,
cobros, gastos, etc.).
Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del
Haber. Para que los registros sean
válidos deben asentarse en el libro debidamente
autorizado.
A esta operación se le
llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro
original o de primera anotación.
El asiento de cada
transacción indica qué cuentas deben
cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el
mayor.
En el libro diario se registran
todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el
capítulo anterior). Este registro se realiza mediante los
asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de
creación. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos
paga 5.000 Bs. que nos debía, las cuales cobramos por
caja. El asiento sería el siguiente:
Al conjunto de asientos que quedan registrados durante
un período de tiempo se le
llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del
movimiento en
sí, o sea, qué cuentas han intervenido, la fecha,
las cantidades y el concepto.
En orden cronológico,
mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las
operaciones que se realicen. La representación de
éstos se efectuará mediante anotaciones como la que
sigue:
Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
Las cuentas cargadas serán
las representativas de aquellos elementos que constituyan los
empleos de la operación -desde el punto de vista de la
empresa que efectúa la contabilidad- y las cuentas
abonadas las que expresen los conceptos correspondientes a los
recursos.
En cualquier asiento, la suma de
los importes de las cuentas cargadas deberá coincidir con
la suma de los valores de
las cuentas abonadas.
El diario constituye la fuente de
información para hacer los pases al mayor, proceso que
consiste en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de
débitos y créditos.
Es un libro que debe ser llevado
obligatoriamente por todo comerciante, según lo
señala el Código de
Comercio en el Art. 32, además de ser sellado y
presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art.
33 C.C.); deberá ser un libro empastado, foliado y
deberá quedar completamente sellado en todas sus
páginas.
El Libro Diario es conocido como
libro de Entrada Original, porque en él se registran por
primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán
registradas todas las transacciones que se dan lugar en una
empresa y en orden cronológico; se registrará
indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y
abonarse, así como los importes de los débitos y
créditos.
El libro Diario puede
ser:
El Diario de Dos Columnas. (Este
libro es el más utilizado) al momento de llevarlo al
Registro Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera
página irá la Nota del Tribunal.
El Diario
Multicolumnar.
Esta es otra forma de Libro
Diario. Como su nombre lo indica, su contenido incluye una serie
de columnas que se destinan a aquellas cuentas que tienen mucho
movimiento, las otras cuentas de poco movimiento que pueden
afectarse en una determinada transacción, se llevan en una
columna especial que denominamos Cuentas
Varias.
Este Diario Multicolumnar hace
las veces del Diario General y por lo tanto debe ser sellado y
registrado antes de utilizarse, generalmente es utilizado por
empresas pequeñas, su manejo es sencillo y reduce el
trabajo
contable.
No existe un modelo
único de Diario Multicolumnar, cada empresa lo
diseña de acuerdo a sus necesidades.
El manejo del Diario
Multicolumnar es sencillo, asentamos la operación
cargándole y abonándole a las cuentas respectivas,
operación por operación, destinándole una
línea para cada operación, si se necesita otras
líneas las utilizamos; pero se debe tener cuidado de no
dejar espacios en blanco, no borrar, no tachar, etc., si se
comete un error u omisión al formular el asiento, lo
corregimos con otro asiento, cuando notamos la diferencia
(artículos 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38 del Código
de Comercio).
Una vez registradas las
operaciones de un determinado período generalmente en
forma mensual totalizamos las columnas; verificamos el total de
los cargos que deben ser igual al total de los abonos y luego se
transfieren estos totales al Mayor General.
El diario cumple tres
útiles funciones. En
primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las
operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el
serio peligro de omitir el débito o el crédito
de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o
crédito. Este peligro se rededuce al mínimo con el
uso del diario. Aquí, los débitos y créditos
de cada operación se registran juntos, lo cual permite
descubrir fácilmente esta clase de
errores.
En segundo lugar los
débitos y créditos de cada transacción se
asientan en el diario guardando perfecto balance,
lográndose así el registro completo de la
operación en un solo lugar. Además, el diario
ofrece amplio espacio para describir la operación con el
detalle que se desee.
En tercer lugar todos los
datos
relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden
cronológico.
Libro Mayor es donde se registran
las cuentas de activos, pasivos
y patrimonio de
la cooperativa.
Es el libro de contabilidad en
donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que
moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio.
Para que los registros sean válidos deben asentarse en el
libro debidamente autorizado.
Es el registro o resumen de todas
las transacciones que aparecen en el libro diario, con el
propósito de conocer su movimiento y saldo en forma
particular.
Los cargos y créditos a
las distintas cuentas, según se muestra en los
asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el
proceso llamado pasar al mayor.
Cuenta es una ficha individual
que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el
haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor
precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que
intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del
libro mayor, representada por una T.
Para ver el gráfico
seleccione la opción "Descargar" del menú
superior
En estas dos cuentas (libro mayor)
del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja (positivo)
y un saldo acreedor en la cuenta de clientes.
Dado que cualquier empresa
efectúa múltiples operaciones, la valoración
de sus elementos será objeto de continuas
variaciones.
El Mayor contiene todas las
cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta
fecha, en éstas se habrán ido anotando las
alteraciones producidas. A través de estos registros
será posible conocer el valor por el
que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste
el cometido del Mayor.
Al valor que presenta una cuenta
en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo.
Éste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y
la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede
ser:
– Deudor, si la suma del
Debe es mayor que la del Haber.
– Acreedor, si la suma del
Debe es inferior a la suma del Haber.
– Nulo, si el valor de ambas
sumas coincide.
En cualquier fecha, en el libro
Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores
coincidirá con la suma de los saldos acreedores y,
además, el valor total de las sumas del Debe será
igual al importe total de las sumas del Haber.
Tipos de Libros
Mayor
Se reconoce que hay dos
tipos:
Libro Mayor
principal.- Para las cuentas de control
general
Libro Mayor
Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares.
Cuando se habla de la cuenta, en
el medio contable permite clasificar el Activo, el Pasivo y el
Capital, y
agruparlos de acuerdo a ciertas características de
afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que
experimentan las diferentes partidas reales y
nominales.
El Libro Mayor constituye un
libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del
C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo,
Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la
contabilidad.
El estudio y manejo de la
información de los libros diarios y mayor de un empresa
nos proporciona la herramienta para conocer la situación
de una empresa en un momento dado ya que por ejemplo de la cuenta
de Banco podemos
saber con que dinero
contamos para transacciones futuras.
Margareth
Iglesias