Procesos administrativos

2. Teoría del proceso
   administrativo
3. El proceso
   administrativo
4. Políticas
5. Formulación de
   objetivo
6. Planes
7. Proceso de toma de decisiones
   como parte del proceso administrativo
8. Conclusión
9. Bibliografía

INTRODUCCIÓN

La palabra administración viene del latín "ad"
y significa cumplimiento de una función
bajo el mando de otra persona, es
decir, prestación de un servicio a
otro. Sin embargo el significado de esta palabra sufrió
una radical transformación.
La tarea actual de la
administración es interpretar los objetivos
propuestos por la
organización y transformarlo en acción
organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y el control de todas
las actividades realizadas en las áreas y niveles de
la empresa con
el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más
adecuada a la situación.

La administración comprende diversos elementos
para su ejecución es necesario establecer procedimientos
mediante los cuales se puedan generar soluciones
claras a problemas
determinados, dentro de todo proceso los
patrones establecidos siguen una serie de normativas y controles
que permiten regular sus acciones.

Dentro de una organización son muchos los pasos
que se deben seguir para lograr la excelencia, dentro de los
cuales esta la integración corporativa, la estructura,
los recursos
físicos y humanos y todas aquellas características
que permiten que la empresa se pueda
desarrollar dentro de la sociedad.

Las empresas
están estructuradas bajo parámetros organizativos
en donde se conjugan el recurso humano y la ejecución de
las actividades por parte de las partes que la integran es
necesario que dentro de una organización se deben
establecer planes de acción estratégicos
caracterizados por el manejo de políticas
adecuadas para el control y la toma de
decisiones dentro de una organización.

Toda organización bien sea pública como
privada tiene como objetivo
fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con
un uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es
indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de
sus procedimientos a fin de determinar la situación real
de la empresa, en función de plantear una efectiva toma de
decisiones.

Debido al dinamismo que rodea el ambiente
administrativo y las exigencias de un mundo cambiante, las
organizaciones
deben incorporar nuevas herramientas
administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los
recursos propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer
más eficaz el proceso
administrativo en cualquiera de sus fases.

El proceso administrativo comprende las actividades
interrelacionadas de: planificación, organización,
dirección y control de todas las actividades que implican
relaciones
humanas y tiempo.

1.-TEORÍA DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO

La administración
científica se interesaba en la organización del
esfuerzo operativo o de taller y, por lo tanto, era un micro
enfoque. En contraste, se desarrolló un cuerpo de conocimiento
durante la primera mitad del siglo XX, que hacía
hincapié principalmente en el establecimiento de principios
administrativos generales aplicables a los altos niveles de
organización. March y Simón se refería a
este cuerpo de conocimientos como "teoría
de proceso administrativo

El proceso administrativo comprende las actividades
interrelacionadas de: planificación, organización,
dirección y control de todas las actividades que implican
relaciones humanas y tiempo.

A continuación algunos criterios de diversos
autores acerca de las etapas del proceso
administrativo:

ELEMENTOS BÁSICOS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO SEGÚN LAS TEORÍAS DE

AUTORES CLÁSICOS Y
NEOCLÁSICOS

EL
PROCESO ADMINISTRATIVO

Las diversas funciones del
administrador,
en conjunto, conforman el proceso administrativo. Por ejemplo,
planeación, organización, dirección y
control, consideradas por separado, constituyen las funciones
administrativas, cuando se toman como una totalidad para
conseguir objetivos, conforman el proceso
administrativo.

PLANEACIÓN

     "La planeación consiste
en fijar el curso concreto de
acción que ha de seguirse, estableciendo los principios
que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo, y la determinación de tiempos y números
necesarios para su realización ".A. Reyes
Ponce.

    "La planeación es el primer
paso del proceso administrativo por medio del cual se define un
problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan
planes y programas" J. A.
Fernández Arenas.

ORGANIZACIÓN

     "Organizar es agrupar y ordenar
las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos
creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones,
autoridad,
responsabilidad y jerarquía, estableciendo
las relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio
Sixto Velasco.

    "Organización es la coordinación de las actividades de todos
los individuos que integran una empresa con
el propósito de obtener el máximo de
aprovechamiento posible de elementos materiales,
técnicos y humanos, en la realización de los fines
que la propia empresa persigue" Issac Guzmán V.

DIRECCIÓN

    Consiste en coordinar el esfuerzo
común de los subordinados, para alcanzar las metas de la
organización. Burt K. Scanlan.

    Consiste en dirigir las operaciones
mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados,
para obtener altos niveles de productividad
mediante la
motivación y supervisión. Lerner y Baker.

EJECUCIÓN.

Para llevar a cabo físicamente las actividades
que resulten de los pasos de planeación y
organización, es necesario que el gerente tome
medidas que inicien y continúen las acciones requeridas
para que los miembros del grupo ejecuten
la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente
para poner el grupo en acción están dirigir,
desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a
mejorarse lo mismo que su trabajo
mediante su propia creatividad y
la compensación a esto se le llama
ejecución.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA
EJECUCIÓN.

2. Poner en práctica la filosofía de
   participación por todos los afectados por la
   decisión.
3. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor
   esfuerzo.
4. Motivar a los miembros.
5. Comunicar con efectividad.
6. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su
   potencial.
7. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un
   trabajo bien hecho.
8. Satisfacer las necesidades de los empleados a
   través de esfuerzos en el
   trabajo.
9. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la
   luz de los
   resultados del control.

CONTROL

    El control es un proceso mediante el
cual la administración se cerciora si lo que ocurre
concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los
contrario, será necesario que se hagan los ajustes o
correcciones necesarios.

    El control tiene como objeto
cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes
establecidos. Burt K. Scanlan.

2.
POLÍTICAS

     Las políticas son
guías para orientar la acción; son lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún
problema que se repite una y otra vez dentro de una
organización.  

    En este sentido, las políticas
son criterios generales de ejecución que auxilian al logro
de los objetivos y facilitan la implementación de las
estrategias.

CLASIFICACIÓN DE LAS
POLÍTICAS

• ESTRATÉGICAS O GENERALES.

    Se formulan al nivel de alta gerencia y su
función es establecer y emitir lineamientos que
guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo:
"Los empleados que laboran en la empresa tendrán la
posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y
antigüedad".

• TÁCTICAS O DEPARTAMENTALES.

    Son lineamientos específicos
que se refieren a cada departamento. Ejemplo: "El departamento de
producción determinará los turnos de
trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones
legales".

• OPERATIVAS O ESPECÍFICAS.

    Se aplican principalmente en las
decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades
de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección de
tornos; de
ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla
inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al
departamento de mantenimiento".

    Las políticas, no interesando
su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las
aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de
contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

EN CUANTO A SU ORIGEN, LAS POLÍTICAS PUEDEN
SER: 

• EXTERNAS.

    Cuando se originan por factores
externos a la empresa; como la competencia, el
gobierno, los
sindicatos,
los proveedores,
los clientes,
etc. 

Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la
empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de
sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al
planear:

• .INTERNAS

Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir
en el logro de los propósitos (variaciones de capital,
ausentismo, rotación de personal,
accidentes,
siniestros, emplazamientos a huelga,
innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas
organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los
puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos, de los
accionistas, etc.) 

    En las actividades diarias de una
empresa, el personal se enfrenta a situaciones de decisión
en donde no existe una política previamente
establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar
escritos, se aceptan por costumbre en la organización.
Ejemplo: "una empresa no ha determinado cual será el
limite de entrada de su personal, y a este se le acepta hasta con
15 minutos de retraso".

IMPORTANCIA DE LAS
POLÍTICAS 

• Facilitan la delegación de
  autoridad. 
• Motivan y estimulan al personal. 
• Contribuyen a lograr los objetivos de la
  empresa. 
• Proporcionan uniformidad y estabilidad en las
  decisiones. 
• Indican al personal como debe actuar en sus
  operaciones. 

3.-
FORMULACIÓN DE OBJETIVO  

   Los objetivos representan los resultados
que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse
transcurrido un tiempo específico. 

OBJETIVO GENERAL

Un objetivo general es la aspiración
general deseable a emprender. Esta se expresa de forma muy
general, ejemplos en campos diferentes serían:

• "Hacer que toda la maquinaria y el equipo de la
  compañía funcionen bien".
• "Adquirir, colocar, tener listos y en uso, un lugar y
  unas instalaciones adecuadas y a un precio
  razonablemente bajo".
• "Hacer que se distribuyan libros a los
  clientes que compran por correo, y a todas las tiendas o
  distribuidores".

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Identifican en forma más precisa aquello que se
pretende alcanzar con la ejecución del proyecto.

Como rasgos que definen los objetivos
específicos:

• Restringen el significado de los objetivos
  generales.
• Sólo admiten una
  interpretación.
• Implican tomar opciones.
• Se formulan en función de manifestaciones
  observables y evaluables.
• Facilitan el estructurar mejor el proyecto
  social.
• Pueden desglosarse para su análisis.
• Con objetivos bien formulados puede evaluarse mejor
  la coherencia de todo el proyecto.

Los objetivos específicos tienen como finalidad
explicitar:

• Comportamientos evaluables.
• Identificar experiencias adecuadas.
• Conceptos básicos.
• Analizar relaciones.
• Aplicar metodologías.
• Valoraciones críticas.

Ejemplos:

• No permita que el suministro de libros falle en el
  país mientras esté en marcha la
  campaña".
• "Mantenga un nivel elevado de comportamiento ético y dé un buen
  ejemplo al hacerlo".

OBJETIVO ADMINISTRATIVO

Es la meta que se
persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la
dirección a los esfuerzos de planeación de un
gerente. Esta definición incluye dos conceptos, desde el
punto de vista del gerente son:

2. META es la mira que va a perseguirse y deber ser
   identificada en términos claros y precisos. No se
   habrá de confundir una meta con el área general
   de actividades deseadas, el hacerlo así pone en
   énfasis en los medios, no
   en la mira.
3. ÁMBITO de la meta que se persigue esta
   incluida en la declaración de los límites
   o restricciones presitos que deberán
   observarse.

CLASIFICACIÓN DE OBJETIVOS SEGÚN EL
TIEMPO

• OBJETIVOS A CORTO PLAZO: por lo general se
  extienden a un año o menos. Por ejemplo el objetivo de
  la compañía es alcanzar 3 millones de ventas
  brutas para el año 2003.
• OBJETIVOS A MEDIANO PLAZO: Por lo general
  cubren periodos de 1 a 5 años por ejemplo expandir la
  empresa en el oriente y occidente del país entre los
  años 2003 y 2008.
• OBJETIVOS A LARGO PLAZO: se extienden
  más allá de 5 años. Por ejemplo buscar
  establecerse en 10 países extranjeros para el año
  2016.

LINEAMIENTOS PARA ESTABLECER
OBJETIVOS 

1. Asentarlos por escrito. 
2. No confundirlos con los medios o estrategias para
   alcanzarlos. 
3. Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave
   de la administración. ¿Que, Como, Donde,
   Quién, Cuando, Por que? 
4. Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y
   entendidos por todos los miembros de la
   organización. 
5. Deben ser estables; los cambios continuos en los
   objetivos originan conflictos
   y confusiones

Debemos aplicarle las seis preguntas:
¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?,
¿Cuándo? ¿Dónde?,
¿Porqué?

1. Qué. ¿Cuál es la meta que nos
   proponemos alcanzar?, ¿Qué es lo que por su
   propia naturaleza o
   por fijación de nuestro alcance se busca en determinada
   organización, función, operación,
   etc.?

1. Quién. ¿Se trata de un objetivo
   personal y subjetivo o del natural de la función?,
   ¿A qué departamento, secciones, etc., corresponde
   lograr el objetivo?
2. Cómo. ¿En forma integral o parcial?,
   ¿De inmediato o a largo plazo?
3. 4.- Cuándo. ¿Es una meta urgente o
   diferente?, ¿en qué tiempo se debe lograr cada
   una de sus partes?
4. Dónde. Se trata de determinar en que lugar se
   realizará el 6 los objetivos.
5. 6.- Por qué. ¿Cuál es la
   finalidad que nos movió a buscar ese objetivo, de la
   cual depende en gran parte la forma como habrá de
   alcanzarse?

PLANES

Los Planes son el resultado del proceso de
planeación y pueden definirse como diseños o
esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el
futuro, y las especificaciones necesarias para
realizarlos.

TIPOS DE PLANES

• ESTRATÉGICOS.

    Son los que establecen los
lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base
a los demás planes (táctico y operativos), son
diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la
empresa y su función consiste en regir la
obtención, uso y disposición de los medios
necesarios para alcanzar los objetivos generales de la
organización, son a largo plazo y comprenden a toda la
empresa.

• TÁCTICOS O FUNCIONALES.

    Estos determinan planes más
específicos que se refieren a cada uno de los
departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes
Estratégicos. Son establecidos y coordinados por los
directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica
los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y
ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área
de actividad específica.

• OPERATIVOS.

    Se rigen de acuerdo a los
lineamientos establecidos por la Planeación Táctica
y su función consiste en la formulación y
asignación de actividades más desarrolladas que
deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de
la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren
a cada una de las unidades en que se divide un área de
actividad.

4.-PROCESO DE
TOMA DE DECISIONES COMO PARTE DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO

La responsabilidad más importante del
administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice
que las decisiones son algo así como el motor de los
negocios y en
efecto de la adecuada selección
de alternativas depende en gran parte el éxito
de cualquier organización.
Una decisión puede variar en trascendencia y
connotación. Sea cuales la decisión es
necesaria:

2. Definir el problema. Para tomar una decisión
   es básico definir perfectamente cual es el problema que
   hay que resolver y no confundirlo con los
   colaterales.
3. Analizar el problema. Una vez determinado el problema
   es necesario desglosar sus componentes, así como los
   componentes del sistema en que
   se desarrolla a fin de poder
   determinar posibles alternativas de
   solución.
4. Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el
   mayor numero posible de alternativas de solución,
   estudiar ventajas y desventajas que implican, así como
   la factibilidad de
   su implementación, y los recursos necesarios para llevar
   acabo de acuerdo con el marco especifico de la
   organización

La toma de decisiones en una organización invade
cuatro funciones administrativas que son: planeación,
organización, dirección
y control.

El proceso de la toma de decisiones se divide en cuatro
fases:

1. Investigar la situación: para tomar decisiones
   es necesario, en primer lugar, identificar las causas que
   produjeron el problema, partiendo de preguntas tales como
   ¿qué pudo originar el problema?, para conocer
   así las fuentes del
   problema y definirlo en función de los objetivos
   organizacionales. Una vez definido el problema, lo siguiente
   será decidir lo que constituya una buena solución
   para no desviarse de loe objetivos de la decisión de
   manera que tenga base para proponer y evaluar soluciones
   alternativas.
2. Desarrollar opciones: una vez analizado el problema
   se hace necesario buscar la solución, pero no dentro de
   una alternativa, sino preparar un conjunto de alternativas.
   Así evitamos caer en posiciones extremas sin cubrir la
   amplitud necesaria.
3. Evaluar opción y seleccionar la mejor: la
   alternativa que se seleccione debe representar la mejor
   solución al problema. El camino lógico para esto,
   debe ser el establecer el pro y el contra de cada alternativa,
   ventajas y desventajas y comparar unas con otras. Para
   facilitar la elección de la mejor alternativa es
   necesario considerar algunos criterios tales como:

• Riesgo: deben compararse los riesgos
  dentro de cada curso de acción posible con los
  beneficios separados. Hay que valorizar las probabilidades de
  la alternativa y la solución que plantea.
• Esfuerzo económico: consiste en
  juzgar la eficiencia de la solución, que significa el
  mejor resultado con el menor esfuerzo posible.
• Limitación de los recursos: es
  necesario siempre considerar los recursos, tanto de orden
  material como social, pues es evidente que estos son
  comúnmente limitados y por otra parte existen las
  propias limitaciones del personal para llevar a cabo la
  decisión.

1. Poner en práctica la decisión y hacer
   su seguimiento: esta fase es esencial pues le da valor y
   contenido a todas las demás. De nada vale tomar una
   decisión, si la decisión no se hace efectiva
   mediante la acción. Poner en práctica una
   decisión requiere de algo mas que dar las ordenes
   correspondiente. Deben adquirirse recursos y asignarse conforme
   sea necesario. Los gerentes establecen presupuestos
   y programas para las acciones. Asignar responsabilidades de las
   tareas específicas. Establecer procedimientos, realizar
   los informenes de avance y establecer un control y seguimiento
   de la decisión.

La toma de decisiones en una organización invade
cuatro funciones administrativas que son: planeación,
organización, dirección y control.
Funciones administrativas dentro de la organización al
tomar decisiones:

Planeación: Selección de misiones y
objetivos así como de las acciones para cumplirlas. Esto
implica "Toma de decisión".

¿Cuáles son los objetivos de la
organización, a largo plazo?
¿Qué estrategias son mejores para lograr este
objetivo?

¿Cuáles deben ser los objetivos a corto
plazo?

¿Cuán altas deben ser las metas
individuales?

Organización: Establecimiento de la
estructura que desempeñan los individuos dentro de la
organización.

¿Cuánta centralización debe existir en la
organización?

¿Cómo deben diseñarse los
puestos?

¿Quién está mejor calificado para
ocupar un puesto vacante?

¿Cuándo debe una organización
instrumentar una estructura diferente?

Dirección: Esta función requiere
que los administradores influyan en los individuos para el
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.

¿Cómo manejo a un grupo de trabajadores
que parecen tener una motivación
baja?

¿Cuál es el estilo de liderazgo
más eficaz para una situación dada?
¿Cómo afectará un cambio
específico a la productividad del trabajador?
¿Cuándo es adecuado estimular el conflicto?

Control: Es la medición y corrección del desempeño individual y organizacional de
manera tal que se puedan lograr los planes.

¿Qué actividades en la organización
necesitan ser controladas?
¿Cómo deben controlarse estas
actividades?

¿Cuándo es significativa una
desviación en el desempeño?

¿Cuándo la organización está
desempeñándose de manera
efectiva?

CONCLUSIÓN

En la practica real, las 4 funciones fundamentales de la
administración están de modo entrelazadas e
interrelacionadas, el desempeño de una función no
cesa por completo antes que se inicie la siguiente. Y por lo
general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como
parezca exigirlo la situación. Al establecer una nueva
empresa el orden de las funciones será quizás como
se indica en el proceso, pero en una empresa en marcha, el
gerente puede encargarse del control en un momento dado y a
continuación de esto ejecutar y luego planear.

El proceso administrativo comprende las actividades
interrelacionadas de: planificación, organización,
dirección y control de todas las actividades que implican
relaciones humanas y tiempo.

El proceso de administración se refiere a planear
y organizar la estructura de órganos y cargos que componen
la empresa, dirige y controla sus actividades. Se ha comprobado
que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las
eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse
mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los
medios (órganos y cargos) a los fines que se desean
alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe
tener una función individual de coordinar, sin embargo
parece más exacto concebirla como la esencia de la
habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que
se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

Todos estos factores determinan el funcionamiento de la
empresa los cuales se integran y se conjugan para mejorar el
desenvolvimiento de las actividades organizacionales de la
organización en la cual los factores trabajan y se
conjugan de manera estructural para establecer condiciones de
funcionamientos corporativas y empresariales dentro de una
empresa.
Uno de los factores más importantes es el proceso de
planeación en el cual cada empresa debe planificar sus
acciones para garantizar una mejor participación por parte
de los trabajadores y de los altos ejecutivos de la
organización.
La toma de decisiones también es un aspecto importante
debido a que es a través de ella que se puede diferenciar
los diversos problemas que se presentan y de esta manera plantear
la solución más idónea para mejorar la
problemática planteada y planificar una toma de
decisión adecuada y sectorizada por
prioridades.

Es importante destacar que todos estos elementos se
conjugan e interrelacionan para logra que la
administración de gerencia sea más efectiva y
programada que al azar e involuntaria.

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Armando Amundarain