- Abstract
- La historia de los Sistemas
Just-In-Time - Just in Time: Una herramienta para
Mejorar Eficiencia en Inversión de
Inventarios - Métodos de Control de
Inventarios - Pros y Contras de un sistema
JIT - Un alcance de
innovación - Costos Ocultos de
JIT - JIT y Balanced Scorecard:
relacionando control de manufactura con el control de
administración - Conclusiones
- Bibliografía
Este documento se enfoca en como un sistema JIT
integra la "rutina" trabajo de
producción y entrega de productos,
servicios, e
información con la identificación de
problemas y
mejoramiento de procesos.
Se trata de identificar los cambios que se necesitan
hacer en un sistema tradicional de administración de costeo para soportar la
filosofía de JIT. Se discutirán los costos ocultos
asociados a los sistemas JIT y se darán ejemplos de
cómo localizar dichos costos.
La filosofía de Just in Time fue
adoptada por las compañas Americanas para el control de
manufactura y
el concepto de
Balanced
Scorecard fue desarrollado para ayudar al control de administración de las operaciones. Lo
que se propone aquí es proponer la relación que
existe entre estas dos técnicas
para incrementar la efectividad de ambos.
Este documento es organizado de la siguiente forma: Se
describe una breve historia de cómo fue
desarrollada la metodología JIT, las metodologías
existentes para administrar inventarios, los
pros y las contras de dicho sistema, los costos ocultos y
finalmente la relación que se puede hacer entre un sistema
JIT y el Balanced Scorecard para aumentar la efectividad de
ambos. Dentro del desarrollo de
éstos puntos se describe a los sistemas JIT como una
herramienta para mejorar la eficiencia en
inversión de inventarios, así como
sus desventajas, sus costos ocultos y por lo tanto una forma
más que describen los autores para incrementar la
eficiencia de JIT relacionándolo con el sistema de control
Balanced Scorecard.
Los sistemas de Inventarios justo a tiempo
son importantes para la gerencia
financiera porque el inventario es una
ventaja necesaria que representa una inversión
significativa. La relación de inventarios y cuentas recibidas
es acelerado en un sistema JIT (Just in Time). Por lo tanto, la
estrategia de
la
administración de inventarios es critica desde el
punto de vista financiera de las firmas sobre todo financieras.
Los sistemas JIT requieren que el gerente
financiero tenga un excelente sistema inteligente, datos en tiempo real y
estar consciente de los cost drivers que pueden afectar sobre los
sistemas JIT. En éste documento se pretende echar un
vistazo a las corporaciones que han usado sistemas de inventarios
JIT y sus pros y contras de dichos sistemas.
JIT, Just-In Time es un termino pensado usualmente para
describir llegadas de inventarios o por ser producido justo a
tiempo para el embarque o para el siguiente proceso. JIT
es un proceso para optimizar los procesos de manufactura
eliminando toda la perdida de proceso incluyendo desperdicio de
pasos., material desperdiciado y exceso de inventarios. JIT es
comúnmente referido a el concepto de Taiichi Ohno de
Toyota Motor Company en
Japón
relativo a producción. Los sistemas de inventarios justo a
tiempo dependen sobre logística que incluye:
transportación, almacenamiento y
varias estrategias para
asegurar la incertidumbre del potencial de la cadena de
abastecimiento. Just-In time es fácil de entender
conceptualmente, todo pasa en Just-in-time. Conceptualmente no
hay problema acerca de esto; sin embargo llevarlo a la practica
es probablemente difícil.
La historia de los
Sistemas Just-In-Time
Los sistemas JIT de Taiichi Ohno fue derivado de sus
observaciones de los supermercados en América
en la era de 1956. Los sistemas de
producción de Toyota (TPS) son extensamente
acreditados a Taiichi Ohno, el vicepresidente de Toyota quien
viajo a los Estados Unidos en
1956 para visitar las plantas de
automóviles. Interesantemente,, sus más importante
descubrimiento durante su viaje fueron los supermercados
Americanos. Onho estaba impresionado en como los consumidores
seleccionaban que y cuanto ellos querían. El supermercado
dio a Ohno la idea poner un sistema de partida, en el cuál
cada línea de producción se convierte en
supermercado para la línea sucesiva. Cada línea
remplazaría sólo los puntos que la siguiente
línea seleccionara. Ohno también creo el sistema de
Kankan (tablero de señalamiento en Japonés) para el
reemplazo de componentes o subensamblajes.
Los elementos básicos de JIT fueron desarrollados
por Toyota en 1950, y se volvió conocido como el sistema
de producción de Toyota (TPS). JIT fue adoptado
formalmente por numerosas plantas Japonesas por los años
de 1970. JIT comenzó a ser adoptada por los Estados Unidos
en los años de 1980
Just in Time: Una
herramienta para Mejorar Eficiencia en Inversión de
Inventarios
Se describen los sistemas JIT como una herramienta para
minimizar inversión de inventarios. La ideología es que el material llega en el
tiempo que son necesitados para la producción y la
compañía minimiza inversión en inventarios
teniendo sólo inventarios de trabajo en proceso. El
volumen de
transacciones pueden ser incrementados lo cual resulta en un gran
margen de ganancia. Esto elimina la necesidad de existencias
seguras, y reduce inventarios en mano. Sin embargo debe de haber
extensa coordinación entre las compañias,
distribuidores y la compañía de embarcaciones para
conocer los horarios de la línea de producción. Si
un distribuidor o la compañía de embarques no
conocen la programación, la producción se
pararía, como es el caso con los problemas de calidad. Se
resume JIT como un sistema para la eficiencia para la
producción, materiales y
entregas.
Métodos de
Control de Inventarios
En la toma de
decisiones financieras respecto a inventarios, el gerente
financiero debe de entender los básicos de
administración de inventarios. Existen varias
técnicas incluyendo, sistemas ABC, el modelo EOQ,
método de
línea roja, y el sistema Just-In Time. En cualquier modelo
o sistema, la premisa básica es que los inventarios tienen
que ser rellenados. Varias metodologías determinan cuando
realizar ordenes y el contar con matemáticas o computadoras
que manejen estos procesos. Un gerente financiero debe ser
erudito en las otras herramientas
que integran el sistema completo de producción de ventas para
adquirir la inteligencia
que es necesaria cuando el manejo recurre a operaciones
financieras. Enterprise Resource Planning (ERP) es una
larga consideración para los gerentes financieros porque
este sistema maneja los procesos JIT para coordinar la cadena de
abastecimiento con las necesidades de inventarios.
Pros y Contras de un
sistema JIT
Con un sistema JIT existe logística,
administración de sistema, administración financiera, cadena de
abastecimiento eficiente, inventario de volumen de transacciones,
calidad y demanda para
los productos que deben ser considerados así como que
factores exteriores pueden interferir con cualquiera de estos
aspectos. Estos requerimientos dictan la necesidad de una buena
administración financiera y de negocios. JIT
no es posible sin una entrega confiable, distancia cortas entre
el cliente o una
transportación rápida y un sistema de manejo de
materiales, calidad consistente de tal forma que el
rendimiento no sea afectado, y la habilidad para responder a las
fluctuaciones externas. Dentro de todo esto, cada aspecto
necesita ser apoyado para eliminar recursos
desperdiciados en los métodos
simples. Una de las mayores contras de los sistemas JIT es la
consideración de si la reingeniería, la computación y los gastos de
administración están valiendo el costo de
estimación de ahorros futuros.
Los sistemas JIT han probado que la prontitud en
materiales puede no ser sólo mantenido, sino
también incrementado como una reducción
significativa de costos por un apalancamiento de las mejores
practicas comerciales.
La importancia de un sistema JIT es mejor comprendida
cuando su impacto de cambio
económico es entendido completamente. La filosofía
de inventarios es el pivote en diseñar un sistema de
inventarios que perfectamente mezcla los fundamentos de minimizar
costos y maximizar ganancias. Estos fundamentos son trabajo
(Man), Materiales y Maquinaria, frecuentemente llamado las 3Ms de
la manufactura o de las operaciones de inventario. Un balance de
las 3M resulta en una filosofía de JIT
funcional.
- Incrementa calidad
- Disminuye costos por inventarios de productos que se
adhieren a las directrices de GAAP. - Incrementa retorno en los bienes a
través de disminución de costos de
conversión: costos primos y overhead de
manufactura - Reducción de inversiones
- Reducción de requerimientos de mano de
obra - Máxima utilización del hombre– con
o sin habilidades a través del uso de Infraestructura de
IT - Utilización de más equipamiento
productivo - Disposición de menos equipamiento
productivo
Lo más relevante, útil inteligencia que
un gerente financiero tiene en sus yemas de los dedos acerca de
su negocio, sus clientes, sus
distribuidores o socios y sus operaciones motivará su
organización a tomar mejores decisiones e
incrementar su ventaja competitiva aplicando los conceptos de
JIT a inventarios o manufactura. JIT es un concepto que puede
ser aplicado a muchos aspectos del negocio más
allá de inventarios o manufactura. Puede incrementar
análisis de procesos en todos los
aspectos del negocio. Como una herramienta de inventarios,
puede ser vigilado por los gerentes financieros para monitorear
costos dentro de la cadena de
valor. JIT representa un nuevo paradigma de
la estrategia de negocio cambiando la administración de
inventarios tradicionales a la administración de la
cadena de
valor basada en Internet que
incremente el volumen de transacciones de inventarios y
disminuyendo su almacenaje. El inventario más caro es
aquel que se necesita y no se puede obtener, esta es el gran
reto a vencer para la filosofía de JIT.
Siete puntos que deberían se incluidas en un
sistema JIT para asegurar su éxito: partir de inventarios o
programaciones (pull scheduling), relación entre
compras y
proveedores,
layout de las plantas, computación integrada a la
manufactura (CIM), reducción de montajes o arreglos
(setup) control total de calidad (TQC) y fuerza de
trabajo flexible.
- el pull scheduling es el método de
producción en el cual la demanda dicta la cantidad
producida. La programación usa un sistema IS que dice a
cada empleado cuanto producto se
debe manufacturar. Contrariamente a el tradicional
método push en el cual cantidades fijas son producidas y
enviadas al mercado. - para asegurar el éxito de los sistemas JIT una
firma necesita establecer una relación con una alta
calidad, distribuidores de confianza. - el layout del plan debe ser
eficiente, por ejemplo reduciendo la distancia que el trabajo
en progreso debe viajar. - para mantener un eficiente sistema JIT debería
de beneficiarse de una implementación de
computación integrada a la manufactura (CIM). Esta
aplicación asiste a la implementación y mantenimiento del sistema. - Para incrementar la velocidad de
las ordenes de clientes la firma debe disminuir el tiempo de
arreglos de manufactura. - los sistemas JIT deben de usar control total de
calidad para disminuir defectos. - un exitoso sistema de JIT necesita una fuerza de
trabajo flexible. Esto significa que los trabajos deben de ser
entrenados para trabajar con diferentes maquinarias, que puedan
realizar su propia inspección de control de calidad, y
hacer su propio trabajo de mantenimiento.
Cuando se mencionan costos ocultos nos referimos a los
problemas asociados con de un sistema JIT. Estos costos ocultos
incluyen el apalancamiento de la unión laboral,
problemas con sistemas flexibles de manufactura (FMS), problemas
al desarrollar una fuerza de trabajo flexible, dificultades con
el abastecimiento de bienes básicos usando JIT,
incrementar gastos para distribuidores, e incrementar espacio
necesario para maquinaria JIT.
JIT es usado para minimizar el inventario final
almacenado, debido a el bajo inventario final, si los
trabajadores deciden hacer huelga
resultará en una perdida substancial de
ganancias.
Un sistema de manufactura flexible (FMS)son maquinas y
herramientas de manufactura que son capaces de hacer trabajos
múltiples. Intenta ayudar a los sistemas JIT para reducir
cambios de tiempo. Una desventaja de los mecanismos de FMS no son
frecuentemente durables para manejar trabajos de manufactura
tales como ensamble de motores. La
implementación de un sistema FMS costará el doble
de cantidad cuando es comparado con los sistemas tradicionales.
En algunos casos, FMS no reduce ningún cambio de tiempo.
Aún cuando una maquina puede hacer varios productos, las
maquina requieren de tiempo para ser alteradas para crear nuevos
productos. El cambio es largo y costoso.
Otro problema de FMS es el gasto incurrido para
desarrollar fuerza de trabajo variable. El entrenamiento
necesario para los empleados será costoso. Los sindicatos
también han reclamado acerca de que los trabajadores
tienen que hacer su propio mantenimiento.
Los sistemas JIT son difíciles de implementar
cuando tratan con productos básicos. Los distribuidores de
productos básicos compran sus inventarios cuando los
precios son
bajos. Debido a esto los inventarios almacenados varían.
Los métodos de los proveedores para llegar a los
materiales no están en sincronía con los usados en
las compañías de JIT.
Los sistemas JIT causa a los proveedores incurrir en
gastos extraordinarios en dos formas: a través de almacenes
satélite y en incrementar frecuentes compras. Los
almacenes satélites
son creados cerca de sus clientes para proveer rápido
servicio. Los
proveedores envueltos con una compañía JIT seguido
tienen gastos en estas construcciones. JIT obliga a los
distribuidores a incrementar el número de embarques, por
consiguiente muchos costos. Para recuperar estos costos ellos
tienen que incrementar el precio de sus
productos que son pasados en las compañías
JIT.
Un mito de los
sistemas JIT es si reducirán el espacio requerido debido a
menos almacenamiento de inventarios. Sin embargo, para promulgar
a los sistemas JIT la maquinaria necesita ser arreglada en forma
que incremente la cantidad de espacio usado.
JIT y Balanced Scorecard:
relacionando control de manufactura con el control de
administración.
El Balanced Scorecard mide el rendimiento corporativo en
4 categorías de finanzas,
cliente, procesos internos del negocio e innovación y
aprendizaje.
El relacionar Balanced Scorecard con JIT pueden
incrementar la efectividad de ambos.
Usualmente las compañías Norteamericanas
implementan los sistemas JIT con sólo éxitos
mezclados. Cambios radicales en los procesos de manufactura
fueron hechos, pero manteniendo el sistema de medición de rendimiento tradicional. El
resultado es la inconsistencia de la evaluación
del rendimiento y el comportamiento
disfuncional.
La solución que han adaptado las
compañías es: Integrar el Balanced Scorecard en el
sistema JIT.
Balanced Scorecard en los | |
Paso 1: Identificar las actividades de | La administración primero formula un |
Paso 2: Mapear estas actividades a sus | Las métricas son identificadas y usadas |
Paso 3: Tomar la secuencia de tiempos de cada | Identificación de las actividades en |
Paso 4: Ligar las métricas juntas y de | El valor |
Paso 5: Establecen una liga de la cadena de | Analizar la cadena de valor permite al gerente |
Balanced Scorecard hace más que mediciones,
realiza cambios en tecnología y a un
medio competitivo de análisis de técnicas.
Reúne mecanismos de información, y la manera de
decidir es marcada. El trabajo de los gerentes es darle forma a
éstos cambios con sistemas de
control para medir y evaluar rendimiento operacional y
proveer de información apropiada para toma de decisiones
administrativas.
Apropiada relación entre el control de
manufactura y el control
administrativo es necesario para evitar resultados
disfuncionales. El Balanced Scorecard provee de un contexto para
conducir la actividad y análisis de medición,
ligando actividades de la cadena de valor, medir las
métricas de las fases para su apropiada interpretación, y ligando los elementos en
la integración y en la manera de
usarse.
Toyota constantemente ha sido el punto de referencia de
las industrias en
términos de calidad, flexibilidad, y eficiencia.
Todavía, maneja demasiada dinámica en sus sistemas para dar ventajas
adicionales en sus procesos de conocimiento y
mejoras adicionales para su rendimiento.
La mejora de los vínculos proveedor / cliente
sólo tiene sentido cuando se ha realizado ya una gran
parte de los cambios internos que requiere el sistema JIT ya que
se necesita tiempo para discutir los requisitos con los
proveedores y los clientes, y los cambios que hay que realizar
requieren tiempo. En el sistema JIT la empresa
prefiere tener pocos proveedores, que en general constituyen una
única fuente de suministro y producen cada uno
volúmenes mayores. El paso a una línea de
suministro única debe realizarse gradualmente para
garantizar la selección
de los proveedores correctos.
Aquellas aplicaciones del sistema JIT que crean
vínculos fuertes con los proveedores y los clientes se
benefician mucho de ello. El resultado neto es un aumento de la
calidad, un suministro a más bajo coste, que se entrega a
tiempo, con una mayor seguridad tanto
para el proveedor como para el cliente.
Podemos observar que las métricas de un sistema
JIT se convierten en métricas del sistema Balanced
Scorecard. Se puede contar con la foto completa del
análisis que provee el Balanced Scorecard que toma en
consideración las actividades relacionadas, el tiempo
relacionado y las fases de la cadena de valor.
Así más medidas de rendimiento
están disponibles para manejar los sistemas JIT. Las
compañías pueden ser beneficiadas de una forma
sistemática para analizar y controlar las operaciones a
tiempo y de manera relevante
Los puntos tratados en este
articulo pretenden ayudar a evaluar los sistemas JIT en una
compañía, proveer ejemplos de algunos puntos que
deben ser considerados durante una evaluación o antes de
la instalación del sistema JIT.
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Miguel Angel Alvarez
Maestría en Administración de Servicios de
Tecnología de Información
Universidad Iberoamericana Campus Santa Fe, Noviembre
2004