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La esencia de los sistemas Just-in-time y su relación con Balanced Scorecard




Enviado por maalvarez



    1. Abstract
    2. La historia de los Sistemas
      Just-In-Time
    3. Just in Time: Una herramienta para
      Mejorar Eficiencia en Inversión de
      Inventarios
    4. Métodos de Control de
      Inventarios
    5. Pros y Contras de un sistema
      JIT
    6. Un alcance de
      innovación
    7. Costos Ocultos de
      JIT
    8. JIT y Balanced Scorecard:
      relacionando control de manufactura con el control de
      administración
    9. Conclusiones
    10. Bibliografía

    Abstract

    Este documento se enfoca en como un sistema JIT
    integra la "rutina" trabajo de
    producción y entrega de productos,
    servicios, e
    información con la identificación de
    problemas y
    mejoramiento de procesos.

    Se trata de identificar los cambios que se necesitan
    hacer en un sistema tradicional de administración de costeo para soportar la
    filosofía de JIT. Se discutirán los costos ocultos
    asociados a los sistemas JIT y se darán ejemplos de
    cómo localizar dichos costos.

    La filosofía de Just in Time fue
    adoptada por las compañas Americanas para el control de
    manufactura y
    el concepto de
    Balanced
    Scorecard fue desarrollado para ayudar al control de administración de las operaciones. Lo
    que se propone aquí es proponer la relación que
    existe entre estas dos técnicas
    para incrementar la efectividad de ambos.

    Este documento es organizado de la siguiente forma: Se
    describe una breve historia de cómo fue
    desarrollada la metodología JIT, las metodologías
    existentes para administrar inventarios, los
    pros y las contras de dicho sistema, los costos ocultos y
    finalmente la relación que se puede hacer entre un sistema
    JIT y el Balanced Scorecard para aumentar la efectividad de
    ambos. Dentro del desarrollo de
    éstos puntos se describe a los sistemas JIT como una
    herramienta para mejorar la eficiencia en
    inversión de inventarios, así como
    sus desventajas, sus costos ocultos y por lo tanto una forma
    más que describen los autores para incrementar la
    eficiencia de JIT relacionándolo con el sistema de control
    Balanced Scorecard.

    Introducción

    Los sistemas de Inventarios justo a tiempo
    son importantes para la gerencia
    financiera porque el inventario es una
    ventaja necesaria que representa una inversión
    significativa. La relación de inventarios y cuentas recibidas
    es acelerado en un sistema JIT (Just in Time). Por lo tanto, la
    estrategia de
    la
    administración de inventarios es critica desde el
    punto de vista financiera de las firmas sobre todo financieras.
    Los sistemas JIT requieren que el gerente
    financiero tenga un excelente sistema inteligente, datos en tiempo real y
    estar consciente de los cost drivers que pueden afectar sobre los
    sistemas JIT. En éste documento se pretende echar un
    vistazo a las corporaciones que han usado sistemas de inventarios
    JIT y sus pros y contras de dichos sistemas.

    JIT, Just-In Time es un termino pensado usualmente para
    describir llegadas de inventarios o por ser producido justo a
    tiempo para el embarque o para el siguiente proceso. JIT
    es un proceso para optimizar los procesos de manufactura
    eliminando toda la perdida de proceso incluyendo desperdicio de
    pasos., material desperdiciado y exceso de inventarios. JIT es
    comúnmente referido a el concepto de Taiichi Ohno de
    Toyota Motor Company en
    Japón
    relativo a producción. Los sistemas de inventarios justo a
    tiempo dependen sobre logística que incluye:
    transportación, almacenamiento y
    varias estrategias para
    asegurar la incertidumbre del potencial de la cadena de
    abastecimiento. Just-In time es fácil de entender
    conceptualmente, todo pasa en Just-in-time. Conceptualmente no
    hay problema acerca de esto; sin embargo llevarlo a la practica
    es probablemente difícil.

    La historia de los
    Sistemas Just-In-Time

    Los sistemas JIT de Taiichi Ohno fue derivado de sus
    observaciones de los supermercados en América
    en la era de 1956. Los sistemas de
    producción de Toyota (TPS) son extensamente
    acreditados a Taiichi Ohno, el vicepresidente de Toyota quien
    viajo a los Estados Unidos en
    1956 para visitar las plantas de
    automóviles. Interesantemente,, sus más importante
    descubrimiento durante su viaje fueron los supermercados
    Americanos. Onho estaba impresionado en como los consumidores
    seleccionaban que y cuanto ellos querían. El supermercado
    dio a Ohno la idea poner un sistema de partida, en el cuál
    cada línea de producción se convierte en
    supermercado para la línea sucesiva. Cada línea
    remplazaría sólo los puntos que la siguiente
    línea seleccionara. Ohno también creo el sistema de
    Kankan (tablero de señalamiento en Japonés) para el
    reemplazo de componentes o subensamblajes.

    Los elementos básicos de JIT fueron desarrollados
    por Toyota en 1950, y se volvió conocido como el sistema
    de producción de Toyota (TPS). JIT fue adoptado
    formalmente por numerosas plantas Japonesas por los años
    de 1970. JIT comenzó a ser adoptada por los Estados Unidos
    en los años de 1980

    Just in Time: Una
    herramienta para Mejorar Eficiencia en Inversión de
    Inventarios

    Se describen los sistemas JIT como una herramienta para
    minimizar inversión de inventarios. La ideología es que el material llega en el
    tiempo que son necesitados para la producción y la
    compañía minimiza inversión en inventarios
    teniendo sólo inventarios de trabajo en proceso. El
    volumen de
    transacciones pueden ser incrementados lo cual resulta en un gran
    margen de ganancia. Esto elimina la necesidad de existencias
    seguras, y reduce inventarios en mano. Sin embargo debe de haber
    extensa coordinación entre las compañias,
    distribuidores y la compañía de embarcaciones para
    conocer los horarios de la línea de producción. Si
    un distribuidor o la compañía de embarques no
    conocen la programación, la producción se
    pararía, como es el caso con los problemas de calidad. Se
    resume JIT como un sistema para la eficiencia para la
    producción, materiales y
    entregas.

    Métodos de
    Control de Inventarios

    En la toma de
    decisiones financieras respecto a inventarios, el gerente
    financiero debe de entender los básicos de
    administración de inventarios. Existen varias
    técnicas incluyendo, sistemas ABC, el modelo EOQ,
    método de
    línea roja, y el sistema Just-In Time. En cualquier modelo
    o sistema, la premisa básica es que los inventarios tienen
    que ser rellenados. Varias metodologías determinan cuando
    realizar ordenes y el contar con matemáticas o computadoras
    que manejen estos procesos. Un gerente financiero debe ser
    erudito en las otras herramientas
    que integran el sistema completo de producción de ventas para
    adquirir la inteligencia
    que es necesaria cuando el manejo recurre a operaciones
    financieras. Enterprise Resource Planning (ERP) es una
    larga consideración para los gerentes financieros porque
    este sistema maneja los procesos JIT para coordinar la cadena de
    abastecimiento con las necesidades de inventarios.

    Pros y Contras de un
    sistema JIT

    Con un sistema JIT existe logística,
    administración de sistema, administración financiera, cadena de
    abastecimiento eficiente, inventario de volumen de transacciones,
    calidad y demanda para
    los productos que deben ser considerados así como que
    factores exteriores pueden interferir con cualquiera de estos
    aspectos. Estos requerimientos dictan la necesidad de una buena
    administración financiera y de negocios. JIT
    no es posible sin una entrega confiable, distancia cortas entre
    el cliente o una
    transportación rápida y un sistema de manejo de
    materiales, calidad consistente de tal forma que el
    rendimiento no sea afectado, y la habilidad para responder a las
    fluctuaciones externas. Dentro de todo esto, cada aspecto
    necesita ser apoyado para eliminar recursos
    desperdiciados en los métodos
    simples. Una de las mayores contras de los sistemas JIT es la
    consideración de si la reingeniería, la computación y los gastos de
    administración están valiendo el costo de
    estimación de ahorros futuros.

    Un alcance de
    innovación

    Los sistemas JIT han probado que la prontitud en
    materiales puede no ser sólo mantenido, sino
    también incrementado como una reducción
    significativa de costos por un apalancamiento de las mejores
    practicas comerciales.

    La importancia de un sistema JIT es mejor comprendida
    cuando su impacto de cambio
    económico es entendido completamente. La filosofía
    de inventarios es el pivote en diseñar un sistema de
    inventarios que perfectamente mezcla los fundamentos de minimizar
    costos y maximizar ganancias. Estos fundamentos son trabajo
    (Man), Materiales y Maquinaria, frecuentemente llamado las 3Ms de
    la manufactura o de las operaciones de inventario. Un balance de
    las 3M resulta en una filosofía de JIT
    funcional.

    • Incrementa calidad
    • Disminuye costos por inventarios de productos que se
      adhieren a las directrices de GAAP.
    • Incrementa retorno en los bienes a
      través de disminución de costos de
      conversión: costos primos y overhead de
      manufactura
    • Reducción de inversiones
    • Reducción de requerimientos de mano de
      obra
    • Máxima utilización del hombre– con
      o sin habilidades a través del uso de Infraestructura de
      IT
    • Utilización de más equipamiento
      productivo
    • Disposición de menos equipamiento
      productivo

    Lo más relevante, útil inteligencia que
    un gerente financiero tiene en sus yemas de los dedos acerca de
    su negocio, sus clientes, sus
    distribuidores o socios y sus operaciones motivará su
    organización a tomar mejores decisiones e
    incrementar su ventaja competitiva aplicando los conceptos de
    JIT a inventarios o manufactura. JIT es un concepto que puede
    ser aplicado a muchos aspectos del negocio más
    allá de inventarios o manufactura. Puede incrementar
    análisis de procesos en todos los
    aspectos del negocio. Como una herramienta de inventarios,
    puede ser vigilado por los gerentes financieros para monitorear
    costos dentro de la cadena de
    valor. JIT representa un nuevo paradigma de
    la estrategia de negocio cambiando la administración de
    inventarios tradicionales a la administración de la
    cadena de
    valor basada en Internet que
    incremente el volumen de transacciones de inventarios y
    disminuyendo su almacenaje. El inventario más caro es
    aquel que se necesita y no se puede obtener, esta es el gran
    reto a vencer para la filosofía de JIT.

    Siete puntos que deberían se incluidas en un
    sistema JIT para asegurar su éxito: partir de inventarios o
    programaciones (pull scheduling), relación entre
    compras y
    proveedores,
    layout de las plantas, computación integrada a la
    manufactura (CIM), reducción de montajes o arreglos
    (setup) control total de calidad (TQC) y fuerza de
    trabajo flexible.

    1. el pull scheduling es el método de
      producción en el cual la demanda dicta la cantidad
      producida. La programación usa un sistema IS que dice a
      cada empleado cuanto producto se
      debe manufacturar. Contrariamente a el tradicional
      método push en el cual cantidades fijas son producidas y
      enviadas al mercado.
    2. para asegurar el éxito de los sistemas JIT una
      firma necesita establecer una relación con una alta
      calidad, distribuidores de confianza.
    3. el layout del plan debe ser
      eficiente, por ejemplo reduciendo la distancia que el trabajo
      en progreso debe viajar.
    4. para mantener un eficiente sistema JIT debería
      de beneficiarse de una implementación de
      computación integrada a la manufactura (CIM). Esta
      aplicación asiste a la implementación y mantenimiento del sistema.
    5. Para incrementar la velocidad de
      las ordenes de clientes la firma debe disminuir el tiempo de
      arreglos de manufactura.
    6. los sistemas JIT deben de usar control total de
      calidad para disminuir defectos.
    7. un exitoso sistema de JIT necesita una fuerza de
      trabajo flexible. Esto significa que los trabajos deben de ser
      entrenados para trabajar con diferentes maquinarias, que puedan
      realizar su propia inspección de control de calidad, y
      hacer su propio trabajo de mantenimiento.

    Costos Ocultos de
    JIT

    Cuando se mencionan costos ocultos nos referimos a los
    problemas asociados con de un sistema JIT. Estos costos ocultos
    incluyen el apalancamiento de la unión laboral,
    problemas con sistemas flexibles de manufactura (FMS), problemas
    al desarrollar una fuerza de trabajo flexible, dificultades con
    el abastecimiento de bienes básicos usando JIT,
    incrementar gastos para distribuidores, e incrementar espacio
    necesario para maquinaria JIT.

    JIT es usado para minimizar el inventario final
    almacenado, debido a el bajo inventario final, si los
    trabajadores deciden hacer huelga
    resultará en una perdida substancial de
    ganancias.

    Un sistema de manufactura flexible (FMS)son maquinas y
    herramientas de manufactura que son capaces de hacer trabajos
    múltiples. Intenta ayudar a los sistemas JIT para reducir
    cambios de tiempo. Una desventaja de los mecanismos de FMS no son
    frecuentemente durables para manejar trabajos de manufactura
    tales como ensamble de motores. La
    implementación de un sistema FMS costará el doble
    de cantidad cuando es comparado con los sistemas tradicionales.
    En algunos casos, FMS no reduce ningún cambio de tiempo.
    Aún cuando una maquina puede hacer varios productos, las
    maquina requieren de tiempo para ser alteradas para crear nuevos
    productos. El cambio es largo y costoso.

    Otro problema de FMS es el gasto incurrido para
    desarrollar fuerza de trabajo variable. El entrenamiento
    necesario para los empleados será costoso. Los sindicatos
    también han reclamado acerca de que los trabajadores
    tienen que hacer su propio mantenimiento.

    Los sistemas JIT son difíciles de implementar
    cuando tratan con productos básicos. Los distribuidores de
    productos básicos compran sus inventarios cuando los
    precios son
    bajos. Debido a esto los inventarios almacenados varían.
    Los métodos de los proveedores para llegar a los
    materiales no están en sincronía con los usados en
    las compañías de JIT.

    Los sistemas JIT causa a los proveedores incurrir en
    gastos extraordinarios en dos formas: a través de almacenes
    satélite y en incrementar frecuentes compras. Los
    almacenes satélites
    son creados cerca de sus clientes para proveer rápido
    servicio. Los
    proveedores envueltos con una compañía JIT seguido
    tienen gastos en estas construcciones. JIT obliga a los
    distribuidores a incrementar el número de embarques, por
    consiguiente muchos costos. Para recuperar estos costos ellos
    tienen que incrementar el precio de sus
    productos que son pasados en las compañías
    JIT.

    Un mito de los
    sistemas JIT es si reducirán el espacio requerido debido a
    menos almacenamiento de inventarios. Sin embargo, para promulgar
    a los sistemas JIT la maquinaria necesita ser arreglada en forma
    que incremente la cantidad de espacio usado.

    JIT y Balanced Scorecard:
    relacionando control de manufactura con el control de
    administración.

    El Balanced Scorecard mide el rendimiento corporativo en
    4 categorías de finanzas,
    cliente, procesos internos del negocio e innovación y
    aprendizaje.

    El relacionar Balanced Scorecard con JIT pueden
    incrementar la efectividad de ambos.

    Usualmente las compañías Norteamericanas
    implementan los sistemas JIT con sólo éxitos
    mezclados. Cambios radicales en los procesos de manufactura
    fueron hechos, pero manteniendo el sistema de medición de rendimiento tradicional. El
    resultado es la inconsistencia de la evaluación
    del rendimiento y el comportamiento
    disfuncional.

    La solución que han adaptado las
    compañías es: Integrar el Balanced Scorecard en el
    sistema JIT.

    Balanced Scorecard en los
    sistemas JIT

    Paso 1: Identificar las actividades de
    identificación de manufactura

    La administración primero formula un
    plan
    estratégico. Después el negocio es
    subdividido dentro de varias actividades que soporten el
    plan.

    Paso 2: Mapear estas actividades a sus
    métricas relacionadas

    Las métricas son identificadas y usadas
    para medir y manejar las actividades

    Paso 3: Tomar la secuencia de tiempos de cada
    medida en sus conexión a otras medidas

    Identificación de las actividades en
    términos cortos, intermedios y largos. Esto ayuda
    a asegurar un claro propósito de la
    actividad.

    Paso 4: Ligar las métricas juntas y de
    esta forma ambas se refuerzan y soportan sus objetivos estratégicos

    El valor
    de una actividad especifica puede ser valorada
    ligándolas todo el camino desde el término
    corto a través de sus indicadores intermedios y
    últimamente a sus validación de largo
    plazo.

    Paso 5: Establecen una liga de la cadena de
    valor para facilitar una valoración
    administración total de creación de valor a
    través de las categorías
    funcionales.

    Analizar la cadena de valor permite al gerente
    identificar la fase donde los manejadores primarios del
    resultado ocurren.

    Balanced Scorecard hace más que mediciones,
    realiza cambios en tecnología y a un
    medio competitivo de análisis de técnicas.
    Reúne mecanismos de información, y la manera de
    decidir es marcada. El trabajo de los gerentes es darle forma a
    éstos cambios con sistemas de
    control para medir y evaluar rendimiento operacional y
    proveer de información apropiada para toma de decisiones
    administrativas.

    Apropiada relación entre el control de
    manufactura y el control
    administrativo es necesario para evitar resultados
    disfuncionales. El Balanced Scorecard provee de un contexto para
    conducir la actividad y análisis de medición,
    ligando actividades de la cadena de valor, medir las
    métricas de las fases para su apropiada interpretación, y ligando los elementos en
    la integración y en la manera de
    usarse.

    Conclusiones:

    Toyota constantemente ha sido el punto de referencia de
    las industrias en
    términos de calidad, flexibilidad, y eficiencia.
    Todavía, maneja demasiada dinámica en sus sistemas para dar ventajas
    adicionales en sus procesos de conocimiento y
    mejoras adicionales para su rendimiento.

    La mejora de los vínculos proveedor / cliente
    sólo tiene sentido cuando se ha realizado ya una gran
    parte de los cambios internos que requiere el sistema JIT ya que
    se necesita tiempo para discutir los requisitos con los
    proveedores y los clientes, y los cambios que hay que realizar
    requieren tiempo. En el sistema JIT la empresa
    prefiere tener pocos proveedores, que en general constituyen una
    única fuente de suministro y producen cada uno
    volúmenes mayores. El paso a una línea de
    suministro única debe realizarse gradualmente para
    garantizar la selección
    de los proveedores correctos.

    Aquellas aplicaciones del sistema JIT que crean
    vínculos fuertes con los proveedores y los clientes se
    benefician mucho de ello. El resultado neto es un aumento de la
    calidad, un suministro a más bajo coste, que se entrega a
    tiempo, con una mayor seguridad tanto
    para el proveedor como para el cliente.

    Podemos observar que las métricas de un sistema
    JIT se convierten en métricas del sistema Balanced
    Scorecard. Se puede contar con la foto completa del
    análisis que provee el Balanced Scorecard que toma en
    consideración las actividades relacionadas, el tiempo
    relacionado y las fases de la cadena de valor.

    Así más medidas de rendimiento
    están disponibles para manejar los sistemas JIT. Las
    compañías pueden ser beneficiadas de una forma
    sistemática para analizar y controlar las operaciones a
    tiempo y de manera relevante

    Los puntos tratados en este
    articulo pretenden ayudar a evaluar los sistemas JIT en una
    compañía, proveer ejemplos de algunos puntos que
    deben ser considerados durante una evaluación o antes de
    la instalación del sistema JIT.

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     http://www.mcts.com/Just-In-Time.html

    Miguel Angel Alvarez

    Maestría en Administración de Servicios de
    Tecnología de Información

    Universidad Iberoamericana Campus Santa Fe, Noviembre
    2004

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