- Organización de los
SI - Las TIC y la calidad en los
SI - Los SI y la toma de
decisiones - Sistema de Información
Gerencial - Desarrollo de un SIG en un
centro de investigación agropecuaria - Consideraciones
finales - Bibliografía
consultada
Son incuestionables los enormes cambios que están
ocurriendo, ya hace algunos años, en todo el mundo y que
han provocado un cambio radical
en la forma de gerenciar las instituciones,
de lo que no escapan las científicas (Kiernan, 2000; Souza
et al., 2001; Nunes, 2003).
El poder del
conocimiento,
preconizado por Peter Drucker desde mediados del siglo XX
(Nascimento, 2002), nos obliga a desarrollar sistemas
eficientes y eficaces de gestión
de la información, como un pilar fundamental para lograr
una buena gestión del
conocimiento en nuestras organizaciones.
Los Sistemas de
Información tienen una enorme importancia en el
incremento de la capacidad organizacional frente al cambio del
entorno. La voluntad de lograr un sistema de
información útil, que permita obtener una
ventaja competitiva, implica la posibilidad de ofrecer
múltiples, frecuentes, oportunas y relevantes
informaciones.
Cualquier institución científica que
abogue por alcanzar niveles elevados de eficiencia y
eficacia en la
gestión de sus funciones
sustantivas debe considerar el desarrollo de
iniciativas dirigidas en este sentido.
Hasta la década de los ochenta los directivos no
necesitaban saber mucho sobre como la información se
obtenía, procesaba y distribuía en sus
instituciones y la tecnología que se
requería era mínima puesto que la
información en sí no se consideraba como un activo
de importancia para las organizaciones. Ya a partir de los
años noventa, con el surgimiento y reforzamiento de
la
globalización de las economías que se han
transformado de fundamentalmente industriales a basada en la
información y el
conocimiento, pocos directivos pueden darse el lujo de
ignorar como se maneja la información en sus instituciones
(Laudon y Laudon, 1996). Como los SI pueden cambiar
potencialmente la estructura
organizativa y las prácticas institucionales, a menudo su
introducción se enfrenta con una resistencia
considerable (Boar, 1994).
Hay que tener en cuenta que en muchas ocasiones los SI
no fracasan fundamentalmente por las fallas tecnológicas
del sistema
informático y de comunicación, sino más bien en la
dimensión política y cultural
(Piattini y Del Peso, 1999, Jensen y Sage, 2000). Entre los
criterios de éxito
de un sistema de información están el nivel de uso
del mismo, la satisfacción de los usuarios, las actitudes
favorables de los usuarios y los objetivos
alcanzados, y entre las causas
más comunes de fracaso, la incapacidad de la alta dirección de enlazar los propósitos
de dichos sistemas con los planes estratégicos de la
institución (Laudon y Laudon, 1996).
Un SI implica cambios en los puestos, habilidades,
administración y organización. Las instituciones deben
comprender porque el desarrollo de SI es una forma de cambio
organizacional que implica a muchas personas diferentes en la
institución, por lo tanto es importante identificar cuales
son los grupos que
están involucrados en el desarrollo de sistemas y
formalizar sus responsabilidades (Espinosa y Medina, 1999;
López, 1999).
Las TIC y la
calidad en los
SI.
La revolución
generada por las transformaciones actuales tiene un enfoque
amplio llegando al mundo organizacional, mucho más en el
mundo de los negocios, pero
no totalmente en el sector científico y académico,
lo cual no significa que no existan importantes esfuerzos e
iniciativas en este sentido. Hoy más que nunca, las TIC
facilitan que el diseño
de los sistemas puedan tener en cuenta los requerimientos de
información de los distintos niveles de dirección.
En consecuencia, los sistemas son evaluados a través de la
aplicación de criterios tales como: oportunidad, calidad y
confiabilidad. Estas tecnologías facilitan los procesos de
trasmisión e intercambio de la información
(Al-Hawamdeh, 2002).
Estas tecnologías han hecho posible que las
mismas sean utilizadas a costos
relativamente bajos en comparación con sus potencialidades
(Castañeda, 2001) y por lo tanto disponibles en mayor o
menor grado a casi todas las instituciones, llegando a existir
(Gudiño et al., 1997), una correspondencia entre el
desarrollo de estas tecnologías y la producción de nuevos conocimientos. Las
tecnologías basadas en la Web han reducido
dramáticamente el costo de las
aplicaciones y su mantenimiento
tanto en el área del desarrollo de las aplicaciones como
en la de la infraestructura tecnológica. Ahora es posible
contar con interfases de usuarios consistentes que pueden ser
simultáneamente utilizadas por los miembros de la
institución a través de un explorador o browser de
fácil acceso y manejo. Existe una gran cantidad de
herramientas
comerciales y no comerciales disponibles que simplifican la
creación de las páginas
Web estáticas, siendo obligatorio que las mismas sean
generadas dinámicamente.
Si bien es importante tener en cuenta los costos de las
infraestructuras, no se puede perder la calidad de la
información, la cual constituye uno de las factores de
éxito más importante de los SI. Muchas de las
instituciones se enfrentan al grave problema de "polución
de datos" (Piattini
y del Peso, 2002), la cual es motivada por la facilidad y el bajo
costo para la captura de datos, la redundancia incontrolada de
los mismos y la existencia de grandes cantidades de datos
históricos con información no relevante, los cuales
al igual que en los organismos biológicos, si no se usan
se atrofian (Orr, 1998). Bajo la ausencia total de un mecanismo
de calidad, esta polución puede llegar a tener
consecuencias desastrosas.
Indudablemente que mejorando la calidad de la
información se contribuirá a mejorar la
satisfacción de los usuarios del SI. Los aspectos de
calidad se han centrado en la calidad de los programas (Sneed
y Foshag, 1998), descuidándose el aspecto de la calidad de
la información. Ha llegado el momento de considerar la
calidad de la información como un objetivo
principal a perseguir y no como un subproducto del proceso de
creación y desarrollo de bases de datos.
La necesidad actual de tomar decisiones en poco tiempo para
poder hacer frente a la agresividad del entorno hace necesaria la
inmediatez de la información procesada con una gran dosis
de veracidad.
Entre las características de calidad deseables en
una vista de datos ideal están (Redman, 1996):
- Relevancia: proporción de datos necesarios
para la aplicación. - Facilidad: obtención fácil de los valores
de los datos. - Claridad: términos claramente
definidos. - Totalidad: inclusión de todos los elementos de
datos necesario. - Esencialidad: exclusión de los elementos de
datos innecesarios. - Precisión: dominio de
valores
suficientemente grande para soportar aplicaciones. - Identificación: facilidad de
identificación de las entidades. - Robustez: vista suficientemente amplia como para no
requerir cambios periódicos. - Flexibilidad: facilidad para la
modificación. - Homogeneidad: definición de los tipos de
entidad con los atributos necesarios.
Todas las características enunciadas son
deseables para una vista ideal, lo cual no significa que un buen
SI tenga que poseerlas todas, lo importante es su
identificación, priorización y trabajo por la
inclusión de la mayor cantidad posible de las
mismas.
Los SI y la toma de
decisiones.
Los SI van mucho más allá que el
diseño y desarrollo del subsistema informático. Un
SI puede definirse (Laudon y Laudon, 1996) como "un conjunto de
componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar,
almacenar y distribuir información para apoyar la toma de
decisiones y el control de una
institución", además de ayudar a dichos directivos
y personal a
analizar problemas,
visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos en
un ambiente
intensivo de información. La gestión de la
información está orientada al control,
preservación y retención de la información
(Bouthillier y Shearer, 2002)
Las necesidades de información pueden ser
relativas a hechos presentes o a situaciones futuras, con el
objetivo de realizar una dirección proactiva. Las
necesidades de información se agrupan según las
unidades organizativas de la institución y las
aplicaciones que cada una de ellas lleve a cabo. Resulta
importante la necesidad de información sobre el entorno,
implicando un mecanismo de observación que provea constantemente
información relativa a los principales factores
estratégicos: competencia,
tecnología y política, entre otros. Igualmente,
resulta una constante el análisis de información sobre
aspectos claves de la
organización como I+D, producción, recursos
humanos y finanzas,
entre otros. La elección o combinación de diversos
procedimientos, lógicamente
dependerá de las condiciones específicas de cada
institución y de los individuos que la
componen.
Sistema de
Información Gerencial (SIG).
El análisis de las necesidades y fuentes de
información resultan importantes para cualquier SI,
pero son particularmente fundamentales para los sistemas de
información gerencial (SIG). Desde el surgimiento de
dicho término han existido un gran número de
definiciones que acentúan alguno que otro aspecto (Nestel,
1991, Gijsbers, 1991 Laudon y Laudon, 1996). Una
definición aplicable a nuestro sector (Bolívar y
otros, 1997) sería "Un SIG es una base de datos
actualizada y un sistema de análisis y evaluación
para proporcionar a los actores del proceso de investigación (investigadores y gerentes) y
sus clientes,
información oportuna sobre insumos, actividades y
resultados de la investigación para apoyar la toma de
decisiones apropiadas". Un SIG puede estructurarse según
las funciones organizacionales que apoya y que varían de
acuerdo con la misión y
el formato de las instituciones, no existiendo por lo tanto un
patrón único para todas ellas. Para una
organización de investigación agropecuaria las
funciones pueden ser descritas a través del modelo de
análisis de contexto, insumos, procesos y productos,
modelo que podría ser adaptado para cualquier tipo de
organización de investigación, sin embargo
quizás no resultara idóneo para instituciones
comerciales .
Los SIG no solamente están destinados a
proporcionar información, sino también capacidades
de comunicación electrónicas, análisis de
datos y organización (Watson et al.,1991), de manera tal
que favorezca el proceso de toma de decisiones. Las redes y los nuevos enfoques
para almacenar y acceder datos hoy en día han madurado,
permitiéndose de manera sencilla el uso compartido de los
datos y el procesamiento rápido de los mismos debido al
poder de cómputo alcanzado y la visualización en
formatos gráficos en formas fáciles de
entender. Los SIG actuales deben permitir que la
información pueda ser tabulada y copiada o exportada hacia
otras herramientas que favorezcan el análisis de los
datos, dando más posibilidades tanto a los directivos como
a los empleados que se encuentran distanciados del máximo
nivel de dirección (Laudon y Laudon, 1996).
Quedaría entonces garantizar que el dato que se registra
esté lo más cercano posible al tiempo real en que
se ejecutan los procesos.
En resumen, los SIG ayudan a los directivos y empleados
con problemas estructurados que ocurren generalmente a nivel
táctico y le proporcionan datos de fuentes
internas y externas, así como un entorno generalizado de
computación y de comunicaciones
que puede ser aplicado a un conjunto diverso de problemas. Ayudan
a hacer pronósticos de tendencias e identifican
oportunidades, al mismo tiempo que ayudan a detectar problemas en
la ejecución de los procesos establecidos. Facilitan el
seguimiento del desempeño organizacional e incrementan el
control de los diferentes niveles de dirección para apoyar
que la toma de decisiones sea coordinada, pero descentralizada y
que ocurra en los niveles operativos más bajos de la
institución.
Desarrollo de un SIG
en un centro de investigación agropecuaria.
Identificación de las necesidades de
información:
Se diseñó y aplicó una encuesta
abierta a los directivos y líderes científicos del
centro, agrupada en tres preguntas básicas, dirigidas a
conocer la información que requiere y la que genera. En
las mismas se especificaban 30 Aspectos Generales, los cuales se
corresponden con los objetivos centrales. Para la
información identificada se debe definir por el directivo,
su nivel de Jerarquización, la Frecuencia de
actualización y el Destino de la misma. La
desagregación de cada uno de estos aspectos es la
siguiente:
Jerarquización |
3. Necesario para información general de |
Periodicidad | Se = Semanal Q = Quincenal M = Mensual T = Trimestral Sm = Semestral A = Anual |
Destino | D = Directores T = Jefes de Temas G = Jefes de Grupos P = Líderes de |
Se realizó el procesamiento de la
información obtenida y se obtuvieron las frecuencias
(Total, Prioridad y Periodicidad), después de integrar las
respuestas semejantes, observándose un total de 113
aspectos divididos según su frecuencia de la siguiente
forma:
Frecuencia | Cantidad de aspectos | % |
=> | 16 | 14% |
15 – 19 | 10 | 9% |
10 – 14 | 11 | 10% |
5 – 9 | 17 | 15% |
1 – 4 | 59 | 52% |
Se procedió a la caracterización de esta
información, a partir de los siguientes aspectos, tomados
de entrevistas a
los responsables de cada una de estas informaciones en el
centro:
Existe actualmente | Si o No |
Estado de la información | Manuscrita, electrónica (en que Sistema) e |
Periodicidad de recogida y | diaria, semanal, quincenal, mensual, semestral y |
Fuente de la información | Fuente primaria. Periodicidad de la fuente |
Quien procesa la información en el | Individuo y Dirección |
Caracterización del Sistema:
Se concibió, en una primera fase, estructurar un
Sistema para el Soporte de Decisiones (Villardefrancos y Villar,
2000), dirigido a la planificación operativa, con
información exacta, confiable y fácil de obtener,
fundamentalmente con información interna de la
organización y con efecto a corto plazo. La idoneidad de
la toma de decisiones estará en función de
la preparación, experiencia e información que posea
el directivo.
El Sistema tiene como objetivos, el facilitar la toma de
decisiones a partir de informaciones necesarias actualizadas,
así como ampliar y mejorar el uso de la Intranet del
centro e incrementar la productividad
administrativa.
Se definieron los principios
básicos del Sistema, que se resumen en:
- Comunidad de intereses: De todos y para
todos - Carácter sistémico:
Interrelación de las informaciones. Integración - Confidencialidad: Informaciones con diferentes
niveles de acceso - Utilidad: Información relevante para la
organización - Patrocinio del CAG: Apoyo y control
- Responsabilidad individual compartida: Cada uno es
responsable de la información que se introduce al
sistema y del uso y divulgación que se dé a la
información disponible en el mismo.
Igualmente, se definen varios aspectos que caracterizan
la información a poner a disposición de los
directivos del centro. Entre ellos podemos resaltar los
siguientes:
- Actualización sistemática: La necesaria
actualización permanente de la
información. - Capacidad de análisis: Información
directa, estudios históricos e indicadores
de comportamiento - Disponibilidad: Información disponible
permanentemente, de forma interactiva y de fácil
explotación. - Seguridad y Protección: Medidas para la
seguridad de
la información contenida. - Aseguramiento de la calidad: Garantizar la calidad de
la información que se introduce al Sistema - Evaluación sistemática del impacto:
Conocer el nivel de uso y explotación del Sistema en los
directivos del centro, mediante encuestas de
opinión.
La estructura del Sistema desarrollado la catalogamos
del tipo de Red, según define
Merino (2003).
Organización del Sistema:
Se definieron los Administradores de Contenido
(Villán, 2000), que son los responsables de ubicar en la
IntraNet las informaciones identificadas. Se concibió una
primera fase para el establecimiento del Sistema y la
estructuración de las informaciones mas solicitadas por
los directivos. Se definieron dos formas de presentación
de dichas informaciones, bases de datos y otros formatos
reconocidos. Las informaciones se han estructurado en tres
formatos diferentes:
- Se puede escoger lo que se quiere y de que forma se
quiere. Tiene filtros y posibilidades de
gráficos. - Información directa. Se escogen criterios
generales (Año, etc.). Se obtiene un documento (en su
mayoría pdf) o listado en HTML. - Interactivo. Se introduce información por el
usuario, que alimenta automáticamente el
Sistema.
Con las acciones
planificadas se garantizó tener cubiertas en un
año, más del 75% de las informaciones solicitadas
por nuestros directivos.
Se trabaja actualmente en una segunda fase de desarrollo
del Sistema, dirigida a la incorporación de informaciones
estratégicas, es decir, de importancia a más largo
plazo. En este sentido, se identifica la información
externa necesaria para iniciar su búsqueda e
introducción al Sistema.
Métodos de seguridad y control de la calidad
de la información:
Se define como el conjunto de procedimientos y
tecnologías asociadas a la protección y seguridad
de la información para la Organización, de forma
tal que asegure la disponibilidad permanente del Sistema,
así como el acceso al mismo. En este sentido, se
identificaron cinco aspectos esenciales:
- Definición de los sistemas
operativos y servidores. - Estabilidad, confiabilidad y redundancia en los
servidores. - Salva en soportes auxiliares de la
información. - Configuración de usuarios, roles y
permisos. - Recuperación ante desastres.
Existen una gran cantidad de factores técnicos y
culturales que determinan la configuración de los
elementos básicos que soportarán el mecanismo de
seguridad del sistema. Los elementos identificados y la
configuración seleccionada, son:
Elemento | Configuración |
Sistema operativo del servidor | Windows NT Server o Windows |
Servidor de base de datos | SQL Server 7 ó SQL |
Sistema operativo del cliente | Windows 9x, Windows |
Modo de autenticación | Autenticación de NT |
Protocolo de comunicación | TCP/IP |
Tipo de red | Privada (Intranet) |
Vía de acceso a los datos | Vía web. Deshabilitado el acceso |
Niveles de permisos | En función de los diferentes roles |
El sistema cuenta con dos tipos de información
una textual y la otra estructurada en un sistema de base de datos
gestionada a través de un servidor. Para la
salva de la información estructurada en base de datos y la
información textual se definen cuatro tipos de salvas:
completa y diferencial de la base de datos, la del archivo de
transacciones y la de un archivo o grupo de
ellos. Con la salva completa se copian todas las páginas
de la base de datos junto con cualquier parte del archivo de
transacción necesario para hacer el proceso consistente.
Por otra parte, la salva diferencial es mucho más
rápida porque solo unas pocas páginas deben ser
copiada. El servidor copiará todas las páginas que
han cambiado desde la última salva completa. En la salva
del archivo de transacción de copian todas las
transacciones registradas hasta el momento. En la salva de un
archivo o grupo de ellos se copian todas las páginas que
los comprenden.
El Administrador del
SIG asociará al sistema todos los grupos del dominio de
Windows que le sean necesario para su funcionamiento y
configurará los permisos de cada grupo sobre cada base de
datos y cada uno de sus objetos. El Administrador de Contenido
será el encargado de definir quienes accederán a la
base de datos creada y cuales serán sus privilegios. En
estos momentos, se definieron 8 grupos de usuarios, desde
Usuarios externos hasta Consejo de Alta Gerencia, los
que están actualmente en correspondencia con la
información disponible en el SIG.
Un momento importante de la protección de la
información es la recuperación ante desastres, el
cual estará en función de cómo se haya
ejecutado el procedimiento de
salva y configuración de usuarios. Las contingencias para
un sistema de información particular deben siempre
corresponder a las previstas para todo el sistema
informático de la institución y por lo tanto deben
encontrarse recogidas en el Plan de
Contingencia elaborado a tal propósito, pero de carácter limitado.
Uso e impacto del Sistema :
Se aplicó una encuesta inicial a 55 directivos de
los diferentes niveles del centro, la cual se volvió a
aplicar después de un año de uso del SIG. Para
favorecer el desarrollo de las encuesta, se agruparon las
distintas informaciones disponibles en 18 grupos. En la segunda
encuesta, se observó un aumento en la valoración
que le dan los directivos en 15 grupos, lo que es reflejo del
nivel de explotación y aceptación del Sistema en
los distintos jefes. El promedio de la puntuación dada por
los directivos en las dos encuestas aplicadas, se muestra en la
siguiente tabla:
Para ver la tabla seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
Igualmente, se efectuó un análisis
comparativo del nivel de uso del SIG, del 1er trimestre de este
año 2004 con el 2do semestre del 2003. Se observa un
incremento en el uso del SIG, caracterizado por un mayor promedio
diario de accesos (5847 Vs 3826); una duración promedio de
una sesión casi 1 minuto mayor, y un mayor número
promedio de usuarios (145 Vs 105). El número de errores
detectados por el sistema son escasísimos. Se
implantó recientemente un servicio de
retroalimentación (quejas, dudas y
sugerencias) para los usuarios, que facilita conocer las
dificultades del Sistema y las necesidades de los
directivos.
Como aspectos positivos del trabajo desarrollado, se
pueden señalar:
- La definición de los "administradores de
contenido", que son los encargados de ubicar la
información en el sistema - Haber vinculado a un gran número de
profesionales de diversas especialidades y haber logrado un
buen trabajo en
equipo, dotándosele de habilidades especificas para
el manejo de la información y la informatización
en sí. - Haber concebido y logrado, desde el inicio, el apoyo
de la Alta Gerencia del centro - Haber tenido en cuenta siempre, la capacidad
tecnológica disponible - La existencia de un núcleo central, compuesto
por especialistas en gestión, informatización e
información, como impulsadores y coordinadores del
trabajo.
Como aspectos negativos, se pueden referir:
- Tener que vencer el considerable cambio de cultura que
resulta de la disposición permanente y el uso de la
información, por nuestros directivos - La falta, al inicio, de un mecanismo de
retroalimentación de los directivos, en el uso de la
información disponible.
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Autor:
Dr. Rodrigo Ronda Martínez
Médico Veterinario. Investigador Titular; Doctor
en Ciencias
Veterinarias
Trabaja desde 1980 en temas relacionados con la gerencia
y el perfeccionamiento institucional. Miembro del Consejo de Alta
Gerencia y Secretario del Consejo Científico del
CENSA
Trabaja en la Dirección de Gestión de la
Innovación
Tecnológica y el Perfeccionamiento Institucional del
Centro Nacional de Sanidad Agropecuaria (CENSA).
Apdo. 10 San José de las Lajas, La Habana,
Cuba
Email:
Lic. Orlando Sánchez
León
Licenciado en Cibernética-Matemática. Investigador
Agregado.
Desarrolla su Doctorado en Ciencias de la
Educación el cual defiende a finales del
2004.
Jefe Grupo Matemática y
Computación
Apdo. 10 San José de las Lajas, La Habana,
Cuba
Trabaja en la Dirección de Gestión de la
Innovación Tecnológica y el Perfeccionamiento
Institucional del Centro Nacional de Sanidad Agropecuaria
(CENSA).
Email:
Dirección de Gestión de la
Innovación Tecnológica y el Perfeccionamiento
Institucional
Centro Nacional de Sanidad Agropecuaria
(CENSA)