Industrias y clientes
latinoamericanos beneficiados al utilizar MICROSOFT
OFFICE
SYSTEM
- Acerca de Microsoft Office
System - Las suites retadoras en el
software libre - ¿Qué
incluyen? - StarOffice, el
comienzo - 7 razones para darles una
oportunidad - Pero antes de cambiar, tenga en
cuenta… - Protección: de regreso a
Office - Se está perdiendo el
miedo - Casos en
Colombia - Microsoft: el precio no es lo
único - La evolución de
Office - Un nuevo
concepto - Los reales
costos - Usuario final, el que
más paga - Clientes
latinoamericanos
Microsoft Office System ha logrado ya
beneficiar a varias empresas de
América
Latina quienes han incrementado su productividad y
reducido sus costos gracias al
nuevo sistema. Una de
ellas es Iconstruye, empresa de la
Cámara Chilena de la Construcción (CChC), que provee de
tecnologías Internet para hacer
más eficiente el proceso de
compra y venta de las
compañías, con especial énfasis en el sector
de la Construcción.
Iconstruye implementó una solución
Microsoft Office 2003 que toma ventaja de las capacidades
XML de
Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003. La
solución utiliza herramientas
familiares para generar formas electrónicas de programa de
reunión de información Microsoft Office
InfoPath™ 2003 y hojas de
cálculo Office Excel 2003
habilitados con XML con el fin de cumplir con todos los pasos
necesarios en el proceso de adquisición, tanto para los
compradores como para los vendedores. Es decir, a cambio de
lidiar con documentos
impresos, reunir cotizaciones, gastar dinero en
llamadas de larga distancia o considerar los detalles de
catálogo utilizando conexiones a Internet poco confiables,
los usuarios pueden trabajar con estas formas y con documentos
Excel fuera de línea habilitados con XML, cargando o
descargándolos una o dos veces al día para el
mercado en donde
se integrarán con las aplicaciones de adquisición
de propiedad
Iconstruye.
La solución Microsoft Office permite que
Iconstruye satisfaga el potencial de su mercado al integrar
tecnología
a la industria de
la construcción chilena de una manera que refleja la forma
en que opera tal industria. "Las compañías de
construcción chilenas trabajan cómodamente con
Microsoft Office al contribuir con la difusión de la
adopción
de nuevos servicios de
adquisición electrónica de Iconstruye que utilizan
capacidades Microsoft Office XML. Esto mejorará la
eficiencia en
la industria de la construcción chilena", comentó
Nicolas Errázuriz, Cofundador de Iconstruye. "La
solución Microsoft Office 2003 ayudará a
incrementar nuestros ingresos al
fomentar que más compañías de
construcción coloquen un mayor número de
órdenes de compra en nuestro mercado; creemos que
Microsoft Office 2003 mejorará la productividad de toda la
cultura de
adquisición en Chile".
Si desea conocer detalles sobre la experiencia de
Iconstruye con Microsoft Office System:
Acerca de Microsoft
Office System
Microsoft Office System provee una
manera sencilla de ayudar a más personas a utilizar la
información para generar un impacto positivo en sus
negocios. A
través de un sistema de programas,
servidores y
servicios sencillos y familiares, los usuarios pueden conectar
personas y organizaciones
con su información, procesos
empresariales y entre sí. Microsoft Office System
está formado por Microsoft Office 2003 Editions, Microsoft
Office FrontPage
2003, el programa de colección de información
Microsoft Office InfoPath (TM) 2003, el programa de toma de notas
Microsoft Office OneNote (TM) 2003, Microsoft Office Project y
Microsoft Office Project Server, Microsoft Office Publisher
2003, Microsoft Office Real-Time Communications Server 2003,
Microsoft Office SharePoint (TM) Portal Server 2003 y Microsoft
Office Visio® 2003. Las avanzadas tecnologías como
Microsoft Windows®
SharePoint Services, Microsoft Windows Server (TM) 2003 y
Exchange Server 2003, resaltan las características y
funcionalidad de los productos en
Microsoft Office System.
Las suites
retadoras en el software
libre
Las versiones más recientes de StarOffice
y OpenOffice.org son más compatibles con Microsoft Office,
mejoraron el rendimiento y son más fáciles de usar
que antes.
Entre StarOffice y OpenOffice.org ya se han distribuido
unos 40 millones de copias en todo el mundo. ¿Cuál
es su atractivo, existiendo una suite tan completa y madura como
Microsoft Office?
Además de ser muy económicas o gratuitas,
algunos estudios, como el de la firma consultora alemana Soreon,
dicen que el Costo Total de
Propiedad –que incluye no sólo los costos iniciales,
sino también los de mantenimiento,
soporte, productividad, tiempos muertos por virus o ataques
informáticos– puede ser hasta 25 por ciento menor
con las alternativas de software
libre, tanto en suites de oficina como en
sistemas
operativos. Por supuesto, Microsoft tiene estudios que dicen
lo mismo a favor de Windows y Office.
Hace cuatro años, StarOffice era gratuita, y no
había logrado penetrar en los entornos empresariales y
gubernamentales como ahora. Pero ahora, tras una rápida
evolución, al lado de su ’suite
hermana’ OpenOffice.org, ha alcanzado altos niveles en
frentes como la compatibilidad con Office, la facilidad de uso y
el buen rendimiento sin altas exigencias de hardware.
Estas suites no son ni para expertos en
tecnología, ni para los usuarios de Linux. Cerca del
70 por ciento de los usuarios de OpenOffice.org emplean este
paquete sobre alguna de las versiones de Windows, y sólo
un 25 por ciento, sobre Linux.
StarOffice y OpenOffice.org son desarrolladas en
conjunto por Sun Microsystems y la comunidad del
software
libre, y comparten código
fuente y numerosas características.
Al pensar en Office, vienen a la mente el procesador de
palabra Word, la
hoja de
cálculo Excel y el software de presentaciones gráficas PowerPoint. Y
las dos suites incluyen programas equivalentes: Writer, Calc e
Impress, además del programa de dibujo Draw y
un editor de HTML.
Adicionalmente, StarOffice, que está más enfocada
hacia los usuarios empresariales, trae Base, un manejador de
bases de
datos.
Una desventaja frente a Office es que la suite de
Microsoft tiene el software de agenda y correo
electrónico más popular, Outlook, y se integra
muy bien con el navegador más difundido, Internet
Explorer. No obstante, StarOffice y OpenOffice.org se
integran con muchas herramientas del software libre, como el
navegador Mozilla y el software de correo electrónico
Evolution.
Aunque estéticamente estas suites no son tan
atractivas como Office desde su versión XP, tienen las
mismas capacidades básicas y los menús son
similares. Pero carecen de los numerosos asistentes y las
etiquetas inteligentes que trae Office 2003.
En cambio, una ventaja para los usuarios de estas suites
está en el ahorro de
dinero que obtienen si necesitan generar animaciones en Flash o
documentos en PDF, pues no deben comprar software adicional; esta
función
está incluida en las suites.
Además de estas características, las dos
suites ofrecen un beneficio que resulta paradójico: son
muy buenas para recuperar archivos
dañados de los programas de Microsoft Office. De las
organizaciones que han migrado a una de estas suites en Colombia, el
Instituto Distrital de Cultura y Turismo ha sacado provecho
de esta función.
La apariencia de StarOffice y OpenOffice.org es muy
similar a la de Office, algo clave a la hora de convencer a las
personas de realizar el cambio. Además, son muy
compatibles con los formatos de Office, aunque lo contrario no es
posible: Office no lee los archivos que se crean en esos
paquetes; por ello, siempre que necesite compartirlos,
tendrá que usar el comando ‘Guardar como’ para
pasarlos a los formatos de Office.
En 1999, Sun Microsystems le compró a la
compañía alemana StarDivision la suite StarOffice,
que ya gozaba de buena fama en Europa y contaba
con más de 3 millones de copias. Luego, Sun publicó
en Internet la versión 5.1, en un primer intento por
agrietar el poderío
de Microsoft atacando por el lado más débil: el
precio.
Inicialmente la suite no tuvo ningún costo. No
obstante, en el mercado empresarial, más que una caja o
una licencia, los clientes requerían un servicio que
les garantizara la funcionalidad de la suite. Por ello, a
mediados del 2001, cuando se habían bajado de Internet
cerca de 12 millones de copias de StarOffice en sus versiones
iniciales (5.1 y 5.2), Sun Microsystems ajustó su estrategia.
Por una parte, decidió cobrar por la suite para
poder ofrecer soporte y actualizaciones permanentes. Y, por la
otra, donó el código fuente de StarOffice (la
‘receta’ del programa) a un grupo de
trabajo
llamado OpenOffice.org, con el fin de patrocinar un centro de
investigación y desarrollo, y
de paso impulsar un producto de
software libre sin costo para sus usuarios. Los paquetes se
dirigieron a mercados
distintos. StarOffice se enfocó a empresas y
organizaciones de cualquier tamaño, mientras que
OpenOffice.org quedó orientada al hogar y
compañías pequeñas.
En el primer semestre del 2002, se lanzaron la
versión 6.0 de StarOffice y la 1.0 de OpenOffice.org, que
representaron un salto cualitativo en áreas como la
estabilidad, la rapidez y –lo más importante–
la compatibilidad con Microsoft Office.
La acogida de la comunidad del software libre hacia
OpenOffice.org fue tan grande que Sun se apoyó en sus
desarrollos para enriquecer StarOffice en las nuevas versiones.
Así, las dos suites tuvieron una actualización
importante en la segunda mitad del 2003. Las versiones 7.0 de
StarOffice y 1.1 de OpenOffice.org alcanzaron un mayor nivel de
compatibilidad con la suite dominante.
A finales del 2004 o a más tardar en el primer
semestre del 2005, saldrán las versiones 8.0 de StarOffice
y 2.0 de OpenOffice.org.
7 razones
para darles una oportunidad
1. Su costo de adquisición es mínimo
comparado con el de otras suites, y su soporte y mantenimiento es
económico.
2. La licencia de estos paquetes le da derecho a
instarlos en más de un computador.
Por ejemplo, la de StarOffice es para cinco equipos (del mismo
usuario).
3. Son suites multiplataforma, lo que significa que
pueden ser usadas en diferentes sistemas
operativos (Windows, Linux, Mac OS X, etc.) sin ninguna
modificación ni en los programas ni en sus
documentos.
4. No tienen requerimientos tan altos. Si una persona o
una empresa
quiere remplazar en un PC antiguo una suite como Office 97,
deberá comprar Office 2003, lo que la obligará a
comprar también Windows XP, y
muy seguramente esto la llevará a comprar un nuevo
computador o a añadir memoria. Pero
también podría instalar OpenOffice.org 1.1.1, que
tiene tecnologías actuales y no le exige ni un sistema operativo
nuevo, ni altas cantidades de memoria.
5. Son compatibles. Leen casi todos los documentos
creados por los programas de Microsoft Office, aunque
todavía tienen problemas para
importar macros. Sin
embargo, Office no lee los documentos creados con estos paquetes,
a menos que los guarde en los formatos de Microsoft.
6. La apariencia es similar a la de los programas de
Office, así que no va a quedar tan perdido. De todas
maneras, la capacitación es importante.
7. También se integran con aplicaciones
empresariales de fabricantes como SAP y Oracle, y
prácticamente con todas las bases de datos.
Pero antes de
cambiar, tenga en cuenta…
– OpenOffice.org es gratuito (se puede bajar de
Internet), mientras que StarOffice tiene un costo de 76
dólares. La ventaja en el segundo caso es que ese precio
incluye soporte y actualizaciones. Con OpenOffice.org
deberá pagar aparte por el soporte.
– Una migración
de ese estilo es compleja. Lo mejor es que se asesore de una
empresa reconocida que le brinde soporte.
– Una buena opción es analizar los resultados en
un ambiente
controlado; inicie la migración sólo en un
área de bajo impacto y evalúe las
consecuencias.
– La capacitación y el entrenamiento
para los empleados son vitales. Al comienzo podrían
presentarse muchos traumatismos con el cambio.
– Evalúe con calma un posible cambio si tiene
planes futuros de desarrollar sistemas de
interconexión entre archivos y bases de datos con web services de
Microsoft o si cuenta con procesos de colaboración y
mensajería especiales, desarrollados sobre
tecnología Microsoft.
Protección: de regreso a
Office
La empresa Protección usó
StarOffice durante tres años, pero decidió
devolverse a la suite de Microsoft hace pocos
meses.
Para Sun Microsystems, el caso de este fondo de
pensiones y cesantías merece ser destacado por su
dimensión, pues fueron más de 750 computadores con
StarOffice, aunque resaltan que se basó en una
versión antigua de esta suite, la 5.2, que tenía
problemas de rendimiento y de interfaz. Para Microsoft, por su
parte, este caso es la mejor muestra en
Colombia de que las empresas prefieren pagar el precio de las
licencias de Office que quedarse con software gratuito que
sólo genera inconvenientes.
Protección decidió pasarse de Office a
StarOffice 5.2 en la segunda mitad del 2000. "Los costos de
licenciamiento eran demasiado altos, y Microsoft quería
que compráramos versiones de Office muy completas,
mientras que nosotros solamente necesitábamos las
herramientas básicas. Los costos de mantenimiento del
software de oficina se estaban volviendo una bola de nieve
impresionante", recuerda Frank Gallego, jefe de gestión
tecnológica de Protección.
Fue entonces cuando migraron a StarOffice 5.2, que en
ese entonces era un programa gratuito. Ellos calculan que la
compañía ahorró más de 300 millones
de pesos anuales en licencias, aún teniendo en cuenta que
si bien la suite era gratuita, requería inversiones en
capacitación y soporte técnico.
"Logramos posicionar la herramienta en la
organización y tuvimos muy pocos problemas de
compatibilidad, pero hubo factores que nos hicieron volver a
Office", dice Gallego. Estos fueron la lentitud de los programas,
sobre todo en equipos antiguos, y la interfaz de esa
versión, que tenía un escritorio integrado que se
superponía al de Windows. Eso generó resistencia al
cambio en distintas áreas de la
empresa.
Gallego dice que en la decisión de volver a
Office también influyó que Microsoft hizo una
propuesta muy atractiva. Él resalta que, tres años
después, Microsoft sí le permitió comprar
bajo sus modelos de
licenciamiento la versión estándar de Office, que
es más económica.
De todas maneras, StarOffice sigue presente en
Protección. Gran parte de la documentación de la empresa, en especial en
el área de calidad,
está en los formatos de esta suite, y Microsoft Office no
puede abrirlos, por lo que en más del 70 por ciento de los
equipos coexisten los dos programas (aunque la herramienta
‘oficial’ sea Office).
Según Fran Gallego, estos tres años con
StarOffice no producen arrepentimiento. "Pudimos trabajar con los
documentos de la compañía y logramos ahorros,
así que no hubo pérdidas. Lo que hicimos fue
postergar tres años una inversión, lo cual nos permitió
hacerla en condiciones mucho más favorables".
Pese al aplastante dominio del
paquete de programas de Microsoft, OpenOffice.org y StarOffice
ganan cada vez más credibilidad y aceptación. El
paquete de programas Office, de Microsoft, es uno de los
productos de software más exitosos en la historia de los
computadores. Pocos han alcanzado un dominio tan férreo
del mercado, con excepción de los sistemas operativos
MS-DOS y
Windows, de la misma compañía. Office controla el
90 por ciento del negocio de las aplicaciones de oficina.
Programas como Word y Excel son prácticamente un
estándar. Cerca de 400 millones de personas usan alguno de
los programas de ese paquete. Sin embargo, y en apariencia contra
toda lógica,
nunca había sido tan fuerte la tendencia de las
compañías a considerar la posibilidad de cambiarse
a una suite rival.
Charles King, director de investigación de la
empresa consultora Sageza Group, resumió la
situación así en una entrevista del
diario USA Today: "El negocio de Microsoft en el escritorio es
demasiado dominante, pero a la vez curiosamente vulnerable". Por
su parte, un reporte de la firma de investigaciones
Gartner, publicado en enero de este año, dice que 30 por
ciento de las grandes corporaciones y la mitad de las
compañías medianas de Estados Unidos
cuestionan el precio de las licencias de Office, y muy
probablemente no renovarán sus contratos cuando
estos expiren.
Este cambio de actitud no
tiene nada que ver con insatisfacción por el producto,
pues pocos dudan de sus bondades, sino con el precio de Office,
sumado al hecho de que el software libre ofrece alternativas de
muy bajo precio o gratuitas. Paquetes como OpenOffice.org, que no
cuesta un solo peso, y StarOffice, que Sun Microsystems vende por
60 dólares o menos a empresas en Colombia, son un
argumento de mucho peso para las firmas que buscan reducir sus
costos (cada Office le cuesta alrededor de 470 dólares a
una compañía, en compras de 10
hasta 250 licencias).
Adicionalmente, estos paquetes o suites alcanzaron un
grado de madurez que permite tomarlos muy en serio.
Compañías como Sony, Hyundai y Fujitsu están
utilizando OpenOffice.org o StarOffice en otros países. Y
el gobierno de la
ciudad de Munich decidió pasar hace un año 14.000
computadores de Windows a Linux y a aplicaciones libres, entre
ellas OpenOffice.org.
Los casos también son abundantes en Colombia:
Seguros
Bolívar,
Multienlace, Colombina, la ETB, Hamburguesas El Corral, la
universidad Ceipa
de Medellín, Porvenir, Comfenalco, el Politécnico
Colombiano JIC, de Medellín; Acerías Paz del
Río, las universidades Distrital y Javeriana de
Bogotá, Comfama y Kokoriko, entre otros.
Esto no quiere decir, sin embargo, que el dominio de
Office esté amenazado, al menos no a corto plazo. De
hecho, las predicciones en ese sentido han resultado erradas. En
mayo del 2002, Gartner predijo que StarOffice alcanzaría
10 por ciento del mercado a finales del 2004, lo cual implicaba
que Office reduciría su participación a menos del
80 por ciento si las demás suites mantenían sus
porcentajes de la época. Pero cifras recientes de la firma
Yankee Group dicen que Office todavía mantiene una
participación cercana al 90 por ciento.
Si bien estas suites han arañado unos cuantos
puntos de participación, aún tienen mucho camino
por recorrer para ser consideradas una amenaza para Office.
Incluso, según Giga Information Group, lo más
probable es que StarOffice y OpenOffice.org les hayan robado
más usuarios a las suites de Corel e IBM que a la de
Microsoft. "El gran perdedor hasta el momento ha sido Corel",
dice un reporte publicado en el sitio web de esa
firma.
Pero el riesgo para
Microsoft es la tendencia. Mientras que hace años no se
consideraban otras opciones, el cambio hoy se ve como algo
viable. Y contrario a lo que podría pensarse, Office
continúa siendo la principal fuente de ingresos del
gigante de Redmond, así que el impacto podría ser
fuerte. Durante la presentación de la versión
más reciente, Office 2003, Microsoft dijo que 29 por
ciento de sus ventas
provienen de este paquete de programas; son más de 9.200
millones de dólares anuales.
El hecho de que los programas de Microsoft sean amos y
señores en todo el mundo genera incertidumbre en las
empresas al pensar en abandonar Office. Pero esa
prevención se ha venido perdiendo, aunque no de manera
generalizada, por varias razones. La primera son los mayores
costos de las licencias de Office; para una
compañía pequeña o mediana pueden
representar un alto porcentaje de sus gastos, lo que no
siempre se justifica si se tiene en cuenta que la mayoría
de usuarios sólo aprovecha una pequeña parte del
paquete.
Esa es precisamente la segunda razón. Office es
una suite tan completa que en ocasiones excede las necesidades de
las empresas. Aunque no hay un estudio actual sobre el
aprovechamiento de los paquetes de oficina, Gartner afirmó
a finales de los años 90 que "el 90 por ciento de los
usuarios sólo conocen un 10 por ciento de las capacidades
totales del producto".
Luis Eduardo Vásquez, gerente de la
empresa de consultoría y soporte Levarcol, opina que
esa cifra de Gartner es bastante real. Vásquez, quien ha
liderado montajes de OpenOffice.org y StarOffice en Colombia y
otros países, ha estudiado la forma de trabajar de unos
5.000 usuarios de diferentes niveles, desde secretarias hasta
directivos. Por su parte, Carlos Biscione, arquitecto de software
corporativo de Sun Microsystems, opina que el 98 por ciento de
los usuarios de Office aprovecha menos del 15 por ciento de sus
características.
Un caso de ese estilo es el de Seguros Bolívar,
que tiene una de las instalaciones más grandes de
StarOffice en Colombia, con cerca de mil PC basados en la
versión 6.0 del producto. Hace cinco años, la
compañía determinó que estaba realizando una
inversión inmensa en licencias de Microsoft Office y que
esta suite se estaba subutilizando, no porque no se aprovecharan
sus prestaciones,
sino porque no se necesitaban muchas de ellas.
"Hicimos una transición de Office a Works, que
era mucho más económica, pero Microsoft no
siguió desarrollando este programa y no estábamos
dispuestos a volver a Office", dice Gonzalo Vargas, jefe de
soporte tecnológico de la compañía. Por eso
cambiaron a StarOffice.
La lucha antipiratería es otro factor. La
necesidad de muchas empresas de legalizar los programas que
utilizan las ha llevado a probar el sabor del software libre.
Compañías que jamás podrían adquirir
y mantener las licencias de Office, pero que se han concientizado
del peligro de usar esta suite de forma pirata, han buscado las
alternativas más baratas.
Hay que destacar que StarOffice y OpenOffice.org no son
las únicas alternativas al reino de Microsoft. Las suites
que competían con Office en los años 90 siguen
presentes: Lotus SmartSuite y Corel WordPerfect Office. Sin
embargo, estos paquetes tienen un precio menos atractivo. A una
empresa colombiana Corel WordPerfect Office le cuesta alrededor
de 120 dólares, mientras que SmartSuite vale
aproximadamente 320 dólares.
SmartSuite pertenece a IBM desde que el ‘Gigante
Azul’ compró a Lotus. IBM sigue manteniendo el
soporte en Colombia y la sigue comercializando independiente y
preinstalada en sus PC. Sin embargo, ofrece SmartSuite como una
opción intermedia, pues para los usuarios que sólo
necesitan funcionalidades básicas promueve su
tecnología de portal, que permite leer y generar
contenidos desde el navegador de Internet.
Por su parte, WordPerfect Office, que pasó por
varias manos antes de ser comprado por la firma canadiense Corel,
parece tener un mercado más amplio (además de un
mejor precio). Este paquete, que se encuentra en su
versión 11, se está entregando preinstalado en los
PC de algunos fabricantes estadounidenses, y se espera la
edición
12 para mediados de año.
Estos dos paquetes no tienen versión para Linux
(Corel la tuvo, y este mes comienza a probar nuevamente una
versión para ese sistema en Estados Unidos); eso
también les quita fuerza frente
a StarOffice y OpenOffice.org, debido a que muchas de las
empresas que saltan a estas suites lo hacen porque están
cambiando sus computadores de Windows a Linux (obviamente,
Microsoft tampoco ofrece Office para Linux).
Esta es otra tendencia fuerte que también influye
en el auge de OpenOffice.org y StarOffice: cada vez son
más comunes las noticias sobre
compañías y gobiernos que están utilizando o
promoviendo el uso de Linux. En este último grupo
están los gobiernos de Brasil, China,
Japón,
Corea y Perú, entre otros.
En nuestro país hay numerosos ejemplos de
empresas y entidades que abandonaron la suite de Microsoft.
Seguros Bolívar tiene uno de los proyectos
más grandes, con mil computadores que usan StarOffice
6.0.
En esa compañía todavía quedan 200
computadores con Office. Algunos porque sus usuarios necesitan
ejecutar macros en VisualBasic, y la versión 6.0 de
StarOffice no las soporta adecuadamente; y otros, los usuarios de
portátiles, porque requieren intercambiar permanentemente
archivos complejos con otras organizaciones.
La compatibilidad no fue un problema para el Instituto
Distrital de Cultura y Turismo (IDCT), en Bogotá, que
tiene 112 computadores con OpenOffice.org. Según Fabio
Fernando Sánchez, coordinador de sistemas de la entidad,
OpenOffice.org abre sin problemas entre un 90 y un 95 por ciento
de los archivos de Office, mientras que Office no puede leer los
de OpenOffice.org. Esto último, clave para intercambiar
documentos con terceros, se resuelve grabando los archivos de
OpenOffice.org en los formatos de Microsoft o en
estándares como .rtf.
Las aplicaciones más utilizadas en el IDCT son
Writer, Calc e Impress (equivalentes a Word, Excel y PowerPoint,
respectivamente); y las ventajas de las que el instituto saca
más partido son la creación de archivos PDF
directamente desde cualquier documento y la generación de
presentaciones tipo Flash. En cuanto a funciones
más complejas, con OpenOffice.org el instituto está
empezando a automatizar el correo electrónico, acceder a
bases de datos y utilizar aplicaciones empresariales
XML.
Otro caso importante es el de Multienlace, uno de los
principales call centers del país, que instaló
StarOffice 5.2 en los 1.300 equipos de los operadores (quienes
reciben y generan llamadas telefónicas). Si bien esta
versión, con más de tres años de
antigüedad, tiene algunas limitaciones en rendimiento y
compatibilidad, la compañía no ha visto la
necesidad de actualizarse a nuevas versiones.
En Colombina, con sede en Cali, se usa StarOffice en las
plantas de
producción, y gracias a los buenos
resultados se está evaluando la posibilidad de emplearla
en las áreas administrativas. Acerías Paz del
Río implementó Linux en sus oficinas, con Java Desktop como
interfaz del sistema operativo y con StarOffice como suite de
oficina. Y la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá (ETB)
está montando OpenOffice.org en algunas de sus
áreas –en forma controlada– y evaluará
los resultados para tomar decisiones posteriores.
Otras compañías y entidades que usan estos
paquetes son Kokoriko, Hamburguesas El Corral, la universidad
Ceipa de Medellín, Comfenalco, Comfama, el
Politécnico Colombiano JIC en Medellín, Porvenir y
las universidades Distrital y Javeriana en
Bogotá.
En el caso del Instituto Distrital de Cultura y Turismo
(IDCT), la migración al sistema operativo Linux (Red Hat 9.0) condujo al
cambio de Office por OpenOffice.org. Según Fabio Fernando
Sánchez, "queríamos tener un sistema robusto y
sobre todo seguro, y esta
suite de oficina va muy bien con nuestra elección de
Linux".
Hoy, el IDCT tiene 112 computadores con OpenOffice.org
sobre Linux, 25 con la misma suite sobre Windows y 90 con
Microsoft Office sobre Windows. "La meta es llegar
a un 90 por ciento de los equipos con OpenOffice.org a finales de
este año", señala Sánchez.
Según Sánchez, en este proyecto no se
cumplió la afirmación de Microsoft de que lo que se
ahorra en las licencias de una ‘suite libre’ se paga
con creces en soporte, entrenamiento y falta de productividad.
Él afirma que la instalación de la suite es muy
sencilla –dura sólo unos cinco minutos por
equipo– y el soporte técnico que requiere es similar
al de cualquier paquete o incluso menor, pues hay una incidencia
de virus muy baja.
Aclara, sin embargo, que "a pesar de que el entorno
gráfico de OpenOffice.org es muy amigable y similar al de
otras suites, es recomendable una capacitación para
familiarizar al usuario y permitir que le saque más
provecho". Según Sánchez, OpenOffice.org sí
requiere de un proceso de adaptación cultural, que puede
ser la clave del éxito o
el fracaso de la suite en una empresa.
Esto es especialmente cierto para las versiones antiguas
de StarOffice. En Seguros Bolívar inicialmente usaron
StarOffice 5.1 y 5.2, y Gonzalo Vargas recuerda que la
reacción de los usuarios ante al escritorio integrado que
se superponía al de Windows fue negativa. Tras la
capacitación la suite fue aceptada con mayor
‘paciencia’ hasta que Sun lanzó la
versión 6.0 y se actualizaron. "StarOffice 6.0 es modular,
funciona mucho más rápido y es aún
más compatible, por lo que no dolió pagar por
primera vez por licencias de esta suite", dice el ingeniero (las
versiones anteriores eran gratuitas).
Esta y otras experiencias positivas no quieren decir que
una transición de ese tipo esté libre de problemas.
La compañía Protección implementó
StarOffice 5.2 y luego se devolvió a Office por los
problemas que tuvo (ver recuadro "Protección: de regreso a
Office").
Vale la pena resaltar, sin embargo, que muchas de las
fallas de las versiones originales de StarOffice (como la 5.2) se
corrigieron en ediciones recientes. En un artículo de este
año, la revista
estadounidense PC Magazine dice: "¿Puede StarOffice 7
suplantar a Microsoft Office en su escritorio? Con versiones
previas, lentas y con errores, usted respondería que no.
Pero la velocidad, el
poder y la simplicidad de la nueva versión, combinados con
su minúsculo precio, pueden hacerlo cambiar de idea", dice
la publicación.
El artículo agregó: "Los usuarios de
Office que migren a StarOffice necesitarán poco o
ningún reentrenamiento, porque los menús y el
ambiente son casi idénticos. Y StarOffice tiende a ser
más intuitivo que Microsoft Office".
Microsoft: el
precio no es lo único
Ante el principal argumento contra Office, su precio,
Microsoft responde que el valor de las
licencias representa sólo una pequeña parte del
costo total, así que no es determinante. Adicionalmente,
esa compañía afirma que está llevando su
suite a un nivel superior.
"Aunque seguimos ofreciendo un producto para el usuario
del hogar o individual, Office es ahora parte de un sistema
empresarial que busca darle las herramientas necesarias a cada
empleado para que acceda a la información, la use, la
mejore, la comparta y la aproveche, aumentando la productividad y
las ganancias de una empresa", dice José Antonio
Barraquer, gerente de Windows en Microsoft Colombia.
Barraquer, quien estima que Office domina cerca del 95
por ciento del mercado colombiano, dice que "la discusión
no se debe basar en el costo de adquisición de una
licencia. Lo importante ahora es lograr que los documentos en las
empresas sean ‘inteligentes’; que si se está
haciendo un reporte de ventas en Excel, sea el programa el que se
conecte a la base de datos
y saque la información necesaria para ello".
Esta visión comenzó a materializarse en la
versión XP del programa. "Office XP trajo las etiquetas
inteligentes, con las cuales es posible darles utilidad a los
textos y cifras que se escriben en los documentos. Si se
introduce el nombre de un cliente en Word,
por ejemplo, el programa sabe quién es esa persona y nos
permite buscar su estado de
cuenta, saber su historia de compras y pedidos, enviarle un
mensaje de correo electrónico o registrar una cita en la
agenda, todo ello desde Word", explica Barraquer.
Son varias las empresas que han implementado en sus
sistemas estas nuevas herramientas de Office. Y sus resultados
positivos son el mejor argumento para no considerar otras
suites.
Colsubsidio, por ejemplo, creó con Office un
sistema para la generación de cotizaciones en el
área de educación, turismo y
entretenimiento. Antes, cuando un afiliado o alguien externo
acudía a la caja para cotizar el alquiler de una
instalación, la persona que lo atendía debía
entrar a diferentes programas para sacar la información
sobre la disponibilidad y precio del recurso.
Con Office 2003, el departamento de sistemas de
Colsubsidio, liderado por Nelson Arciniegas, creó un
proceso basado en el estándar XML, que permite que desde
un documento de Word el empleado ‘invoque’ la
información necesaria para la generación de la
cotización, sin necesidad de salirse de un sistema para
entrar a otro; todo se hace desde el mismo Word.
"Con esa solución se mejoró el proceso de
cotizaciones y nos permite tener una respuesta más
ágil para nuestros clientes", dice Helena Guerrero, jefe
de la sección de eventos de
Colsubsidio. Por su parte, el ingeniero Nelson Arciniegas dice
que no sólo se logró mejorar la atención, sino que lograron ahorros en
dinero al usar una aplicación familiar para los empleados,
en vez de otros sistemas de relación con los clientes que
hubieran implicado comprar más software, así como
gastar en entrenamiento.
Otra compañía que logró beneficios
con las nuevas características de Office es Cavipetrol, la
caja de empleados de Ecopetrol. Para atender a un afiliado era
necesario acudir a diferentes programas y copiar la
información necesaria para tramitar solicitudes de
créditos, hipotecas, trámites
médicos y funerarios, entre otros, para luego pegarla en
el documento final.
Según Jairo Bravo Mendoza, director de
tecnología e informática de Cavipetrol, no solo se
presentaban retrasos en la atención, sino que la
información final debía imprimirse y escribirse en
los reportes realizados en Word y Excel, con los riesgos de
errores que eso trae. Con Office 2003, Cavipetrol creó un
proceso en donde los programas de oficina se conectan a los
diferentes sistemas de
información para sacar los datos de manera
automática.
En estos dos casos el tema del costo de las licencias no
ocupó el primer lugar en las preocupaciones. Lo importante
era solucionar y mejorar un proceso interno. "Aunque Microsoft
cuenta con modelos de licenciamiento favorables según el
caso, las empresas tienen que analizar el Costo Total de
Propiedad. Puede que un software sea más barato o
gratuito, pero eso no garantiza a una compañía que
en el mediano o largo plazo gastara menos en soporte o en la
compra de otro software que haga algo que Office puede
brindarle", dice Alberto Acero, gerente de
ventas consultivas en Microsoft Colombia.
Office 2003 es parte de una estrategia que
Microsoft llama Office System. El objetivo ahora
no es solo la producción de información, sino el
uso inteligente y automatizado de la misma para hacer eficientes
las empresas.
Los usuarios individuales que esperaban con ansias los
profundos cambios de cada nueva versión de Office
posiblemente están desilusionados desde hace varios
años. Para alguien que use Office en su hogar, las
ediciones recientes no han traído transformaciones
radicales.
Pero la situación es diferente en las empresas.
En ese ambiente, con varios computadores conectados a un sistema de
información que almacena los datos de los clientes,
los productos y los negocios, Office ofrece nuevas opciones
favorables, como la capacidad de interconectar los programas de
la suite con esos sistemas para el intercambio y acceso a la
información.
Esto es lo que Microsoft denomina Office System. "Muchas
compañías ya cuentan con productos de Microsoft en
los PC de sus empleados y en los servidores. Office System busca
que esa estructura les
permita aprovechar mejor la información para darles mayor
autonomía a los empleados para tomar decisiones", explica
Alberto Acero, gerente de ventas consultivas en Microsoft
Colombia.
Una parte de este concepto de
Office System es el paquete Office 2003, en donde los
tradicionales Word, Excel y PowerPoint tienen
una característica especial: "Ya no son una pantalla en
blanco. Al abrir el programa, el usuario encontrará
siempre opciones y herramientas para tener acceso y compartir la
información que requiere para su trabajo", explica Acero.
Cada vez que escriba un nombre de una persona o empresa, una
fecha, un mensaje de correo electrónico, un número
de orden o factura, el
programa le permitirá ejecutar diferentes tareas de manera
automática.
"Office se hace ‘inteligente’. Cualquier
dato que esté relacionado con los sistemas de la empresa
inmediatamente se activa con un listado de opciones para
profundizar en su información. Ahora cualquier empleado
puede saber el estado del
inventario, la
historia de ventas por producto o por cliente, contactar a otros
compañeros para compartir información y hasta
generar reportes inmediatos sobre un departamento de la empresa",
afirma Acero, de Microsoft.
Vale la pena anotar que Office no se aleja del todo de
los usuarios individuales. "Office continuará entregando
versiones ‘livianas’ con los tres programas que todo
el mundo usa. Pero las ediciones profesionales y para
pequeñas y medianas empresas son las que incluyen los
mayores beneficios del nuevo Office System", dice
Acero.
Así las cosas, Office System se divide en tres
frentes: los programas (entre ellos los de Office), el software
de servidores y las aplicaciones prediseñadas.
En el primero están los programas tradicionales
(Word, Excel, PowerPoint, Access, Visio,
Publisher, Project y Outlook), que incluyen las opciones que se
han mencionado de conexión con sistemas de
información gracias al estándar XML (o de web
services, como lo llama Microsoft).
Adicional a estos programas, nacen Infopath 2003, que
sirve para crear formularios
‘inteligentes’ que se conectan a los sistemas de
información de la empresa para eliminar procesos
físicos de documentos (cotizaciones, facturas, etc.). Este
crea documentos autoeditables; es decir, que ellos mismos buscan
la información que deben llevar para
completarse.
El otro programa nuevo es OneNote 2003 (ver
sección Tutorial, en la página 46), que permite
intregrar notas e ideas provenientes de diversas fuentes. Es
ideal para centralizar y aprovechar los datos informales que
producen los empleados o funcionarios de la empresa. Estas
anotaciones se almacenan en un mismo sitio para luego
organizarlas y compartirlas.
El segundo pilar de Office System es el software de
servidores. El más importante es Share Point Portal
Server, que actúa como el punto central a donde confluyen
todos los archivos que se crean con los programas antes
mencionados.
Este servidor de
software ejecuta las labores de ‘inteligencia’ para llevar los datos a la
persona indicada y en el momento justo. Las labores de
creación, edición, corrección y comunicación de archivos son la principal
misión
de este programa.
El otro servidor es Project Server 2003, que tiene como
objetivo administrar las tareas de ejecución y
terminación de proyectos en las empresas. Mejorar la
atención a los clientes, crear un nuevo departamento de
servicio o lanzar una campaña de producto, son algunos
ejemplos de proyectos que este servidor de Office System puede
administrar, haciendo seguimiento de las tareas y
responsabilidades de las personas a cargo, así como de los
recursos
técnicos y financieros del proyecto.
El último servidor de Office System es Live
Communications Manager, que hace las veces de canal de
comunicación entre los diferentes puntos de la empresa.
Este software maneja los recursos de mensajería
instantánea, videoconferencia, reuniones virtuales y
chat dentro de
la compañía.
El tercer pilar de Office System tiene que ver con
soluciones
prediseñadas de Microsoft. "Tenemos plantillas para el
manejo de propuestas, de inteligencia de negocios y de reportes
de Excel, entre otras, que les ayudan a las empresas a usar mejor
la información que producen sus empleados, clientes y
proveedores. A
través de un documento de Word o Excel, el gerente de la
compañía puede ver cómo está su
negocio, en dónde se están presentando problemas y
qué empleado no está cumpliendo las metas", explica
Alberto Acero, de Microsoft.
Aunque la discusión sobre el precio de las
licencias frente a las opciones libres ha tomado mucha fuerza,
Microsoft advierte que existen otros valores que el
cliente debe entender.
"El retorno de la inversión con Microsoft Office
System no tiene comparación con lo que ofrecen otras
suites de oficina. Los usuarios no sólo tienen que crear y
leer archivos. Necesitan intercambiarlos, administrarlos y
aprovecharlos, factores que sólo se logran con Office
System", afirma Alberto Acero.
Un reciente estudio de Gartner, empresa investigadora de
mercados, señala que "si una empresa puede dividir a sus
empleados entre generadores y consumidores de información,
en teoría
podría equipar a los generadores con Microsoft Office y a
los consumidores con StarOffice u OpenOffice.org".
La misma compañía señala que un
modelo ideal
sería mixto, aunque advierte que en aspectos de
compatibilidad todavía existen algunos escollos, pese al
gran esfuerzo de StarOffice y OpenOffice.org.
Otro estudio de la firma de investigación
de mercados Navigant Consulting (www.navigantconsulting.com),
elaborado con 22 empresas que implementaron Office System,
mostró que los empleados ahorraron un 20 por ciento de
tiempo en
procesos diarios de captura, acceso y modificación de
datos en las plantillas de atención al
cliente.
Igualmente, el estudio señaló que los
niveles de errores en tales archivos se redujo otro 20 por
ciento. "La combinación entre los productos de Office
2003, más los sistemas de servidor Exchange 2003, Windows
Server 2003, SQL Server y
SharePoint, le permiten a cualquier compañía crear
los procesos necesarios para hacer más productiva y
útil la información de sus empleados", puntualiza
Alberto Acero, de Microsoft.
Usuario
final, el que más paga
Si bien los mayores esfuerzos tecnológicos en las
suites de oficina se enfocan en funciones avanzadas, como acceso
a bases de datos y programas empresariales, automatización de procesos,
colaboración entre usuarios y programación de aplicaciones desde las
propias suites, el mercado del usuario final sigue siendo muy
importante. Sin embargo, él es quien paga los precios
más altos.
En Colombia, el usuario del hogar que quiera tener la
versión más completa de Office, la Profesional,
deberá desembolsar 603 dólares, casi lo mismo que
vale un computador armado. Otras versiones de Office son
más económicas, especialmente las ediciones
académicas que se venden para estudiantes y profesores por
163 dólares (Office Estándar) y 212 dólares
(Profesional).
Las suites provenientes del software libre son una
alternativa interesante para el hogar y la pequeña
empresa. StarOffice vale 75 dólares para usuarios finales,
mientras que OpenOffice.org se puede bajar completamente gratis
de Internet. Además, StarOffice tiene una versión
académica que se ofrece gratuitamente a los estudiantes
(Sun Microsystems sólo cobra el precio del CD-ROM y el
envío).
Otra opción es Corel WordPerfect Office, que en
Colombia cuesta 150 dólares para usuarios finales, casi la
mitad de lo que vale en otros países, gracias a una
política
especial de precios para impulsar ese producto en América
Latina.
Microsoft Latinoamérica da a conocer la oportunidad
para sus clientes empresariales de adquirir los productos de la
nueva suite Microsoft Office System, en sus sistemas de
licenciamiento por volumen,
manteniendo el mismo precio estimado de venta al publico
(ERP, por sus
siglas en inglés)
que tiene actualmente la versión Office XP. Al mismo
tiempo, los clientes individuales que adquieran dicha suite en su
versión de retail o preinstalada en un computador, entre
el 1º. de septiembre de 2003 y el 30 de noviembre del 2003,
tendrán la oportunidad de obtener el nuevo Microsoft
Office System en cuanto éste se encuentre disponible en
las tiendas.
A partir del día de hoy, el nuevo Microsoft
Office System se encontrará disponible para clientes
empresariales en sus listas de precios de Septiembre y tal como
se había comunicado, Microsoft mantiene los precios
actuales para la nueva versión de su suite.
También a partir de hoy y hasta el 30 de
noviembre, entra en vigor el programa de garantía
tecnológica para Microsoft Office System, el cual asegura
una suave transición de Office XP a Office System para
todos los clientes que adquieran Microsoft Office System en sus
versiones al menudeo o retail y preinstaladas en computadoras
dentro Latinoamérica. Los clientes que adquieran la suite
Microsoft Office XP podrán obtener el producto equivalente
del nuevo Office System, en cuanto éste se encuentre
disponible en la región, abonando únicamente el
costo de envío. Microsoft Latinoamérica tiene
disponibles los detalles de dicha garantía
tecnológica en su sitio web
http://www.microsoft.com/latam/office/preview/garantiatecnologica.
JARAMILLO MARÍN MAURICIO: JOSÉ CARLOS
GARCÍA. "¿Hay Vida después de
Office".
TERRA.COM: Bogotá, viernes 2 de
julio de 2004. COPYRIGHT © 2004 CASA EDITORIAL EL
TIEMPO S.A. [http://enter.terra.com.co/ente_secc/ente_soft/noticias/ARTICULO-WEB-1001940-1584517.html]
http://www.microsoft.com/latam/prensa/2003/sept/Office_System.asp
México D.F. Enero 23, 2004.- ACCPAC
Internacional, empresa subsidiaria de Computer Associates
(CA)
(http://www.infosol.com.mx/press/040123/040123_ACCPAC_2y3.htm)
Delgado Victore Roberto: Maria A. Vérez.
¨El proceso de control en
la Dirección Integrada por Proyectos (
Project Management ) haciendo uso de las Tecnologías
de la Informática y las Comunicaciones¨.MONOGRAFIA.COM.
© 1997 Lucas Morea / Sinexi S.A (http://www.monografias.com/trabajos15/control-dip-tic/control-dip-tic)
Villar de Arcos Fernando:Pablo
Núñez-Cacho Otero.Microsoft
Project.Mayo.2003.http://www.google.com.do/search?q=cache:5ZVmmbSv6PoJ:www.agricolas.upm.es/organizacion/industrias/pps/Presentaci%25F3n%2520%2520Project.pps+ADMINISTRACION+DE+PROYECTOS+microsoft+project%3F&hl=es
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"El programa de administración de proyectos de Microsoft
Office" Viernes, 9 de Enero de
2004.[http://www.microsoft.com/spain/Office/xp/project/standtopten.asp]
LEONDRY A. SENA M.
Autor:
Adolfo