En un mundo donde la supervivencia depende de la velocidad de respuesta y la creatividad, se impone a las empresas la generación de  mecanismos agresivos para competir en un mercado abierto. 

Planteada esta necesidad, la oferta de ferias y misiones comerciales internacionales se presenta como una herramienta que permite realizar un conocimiento del mercado antes de planificar una estrategia, o como un poderoso instrumento de marketing que favorece o acelera los procesos de compra.    

Las ferias internacionales concentran una serie de oportunidades de gran  importancia: permiten presentar los productos en el mercado escogido ante un gran número de potenciales compradores, evaluar sus reacciones ante la oferta, investigar el potencial de mercado, las características de la competencia, y realizar un gran número de contactos en un tiempo breve.

Por ello el presente trabajo denominado PROCESO Y REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN UNA FERIA INTERNACIONAL EN PROCHILE esta dirigido a todos los estudiantes que al igual que yo, se encuentran estudiando la carrera de Administración de Negocios Internacionales.

Aquí encontraran lo necesario para conocer como es que se realiza una feria internacional, cuales son las razones para ser expositor o visitante, entre otras cosas; para lo cual se toma como ejemplo a nuestro hermano país Chile, porque es el único país que brinda mayor información sobre la realización de sus ferias internacionales a través de su portal PROCHILE.

Son grandes eventos comerciales de exhibición de productos y servicios, organizados con el objetivo de facilitar las transacciones comerciales entre países. Dicho instrumento brinda una económica e inmejorable oportunidad para desarrollar e incrementar las exportaciones. Constituyen una instancia única para promover productos y/o servicios, realizar contactos de negocios con personas de todas partes del mundo - o al menos de la región económica en que ésta se realiza - además de presentar la imagen de un país, sus ventajas económico-comerciales y sus características culturales.

La concentración en un mismo lugar y en un lapso reducido de tiempo de importadores, traders, distribuidores, agentes, representantes, etc., otorga al empresario que participa en ellas la posibilidad de maximizar el número de contactos con potenciales compradores con una menor dispersión de esfuerzos. Asimismo se efectúan actividades paralelas como talleres técnicos, seminarios, rondas de negocios, degustaciones, etc., que en ocasiones se complementan con visitas a importadores, representantes y agentes locales.

Las ferias han ido evolucionando al ritmo del desarrollo del comercio y han actuado al mismo tiempo como motores dinamizadores de la actividad económica y comercial. 

En la edad antigua eran verdaderos centros de trueque ubicados en puntos estratégicos como zonas portuarias o cruces en las rutas de caravanas. 

En la edad romana con la creación de la moneda como valor de cambio se acrecentó su dinamismo y poder de concentración  del flujo comercial. 

La revolución industrial estimuló de manera impresionante su actividad  de tal forma que se transformaron en vitrinas donde cada país exhibía su industria y tecnología. En esta etapa nació la Primer Feria Internacional, organizada en el Crystal Palace de Londres en 1851, la cual tuvo una duración de siete meses. 

Con el transcurso del tiempo las ferias se fueron especializando y multiplicando siguiendo las tendencias de la industria. Actualmente existe un sinnúmero de ferias sectoriales.

Existe una tendencia a la liberalización de la actividad ferial, incrementándose la presencia de organizadores  privados. 

Las ferias internacionales son uno de los elementos de mayor futuro en el fomento de los intercambios internacionales. En ellas se dan cita los principales empresarios de cada sector y es un marco insustituible para el establecimiento de contactos, el lanzamiento de proyectos, la difusión de información, etc.

Los tipos de ferias internacionales se podrían agrupar de acuerdo a los siguientes conceptos:

• Ferias Monográficas

Son aquellas especializadas en productos y/o servicios de un sector productivo. Ej.: Ferias del vino: Vinexpo, en Francia y London Wine, en Reino Unido; Ferias del libro: FIL de Guadalajara, en México.

• Ferias Generales

Son aquellas en las que se presentan productos y/o servicios de diversos sectores productivos. Ej.: Feria Expocruz, en Santa Cruz, Bolivia.

• Exposiciones Universales

Son eventos en los que participan todos los países del mundo para dar a conocer sus características más importantes. Cada una de estas ferias se organiza en torno a una temática central. Ej.: Expo Lisboa ´98, en Portugal.

Está dirigido a todos los actores que pueden aprovechar las ventajas de estar presentes en un evento ferial como:

• Empresarios que actúen como expositores o visitantes.
• Cámaras, asociaciones, y otras entidades vinculadas a la promoción del comercio.
• Comunas y municipios.

1. Ganar cuota de mercado y reforzar una determinada imagen de marca de la forma más económica y eficiente.
2. Establecer una interacción directa entre comprador y vendedor, cara a cara.
3. Obtener un alto volumen de información en un corto plazo de tiempo.
4. Establecer contactos comerciales: Encontrarse con los clientes habituales y/o captar nuevos clientes.
5. Tomar el pulso al mercado y conocer las tendencias actuales y futuras.
6. Comprobar el grado de satisfacción de los clientes reales o potenciales respecto a nuestros productos y los de los competidores.
7. Obtener feedback inmediato en la introducción de nuevos productos y/o mejoras en los ya existentes.
8. Intimar con otros profesionales del sector para comentar problemas y nuevas tendencias.
9. Tener una idea clara acerca de la competencia: Quien es y cuál es la posición de nuestra entidad con respecto a los demás. También poder conocer a los clientes de la competencia.
10. Participar en jornadas y actos paralelos que ayudan a evaluar la evolución y tendencias del mercado. 
11. Oportunidad inmejorable para identificar posibles proveedores, subcontratistas, representantes, importadores y distribuidores.
12. Acelerar el proceso de decisión de compra.
13. Generar oportunidades de exportación. Las ferias proporcionan el acceso al mercado internacional al mejor precio y constituyen una auténtica plataforma en la estrategia de internacionalización de las empresas.
14. Investigar sobre la política de precios de nuestra entidad respecto a la competencia.
15. Contribuir a reforzar la imagen de la empresa

1. Obtener información sobre novedades. Las ferias permiten asistir en directo a demostraciones y presentaciones de nuevos productos y/o servicios.
2. Pre-seleccionar a los vendedores que nos interesan y realizar compras cara a cara con el vendedor.
3. Comprobar directamente las características de los productos antes de la compra.
4. Comparar precios y condiciones entre toda la oferta especializada.
5. Solucionar problemas y discutir nuestras necesidades con el personal técnico.
6. Conocer las tendencias del sector.
7. Visitar a proveedores actuales y potenciales y comparar entre ellos.
8. Visitar a clientes actuales y potenciales.
9. Asistir a congresos, seminarios y actos paralelos, fuente indiscutible de información sobre las tendencias y la evolución del sector.
10. Proyectar una determinada imagen de poder de compra.
11. Cambiar la imagen que el vendedor tiene de nuestra empresa.
12. Evaluar las posibilidades de una participación futura como expositor.

• Se recomienda viajen dos personas por empresas para que una este siempre en el Stand atendiendo a los clientes y otra pueda visitar la feria, ver la competencia y establecer contactos.
• Es importante que llegue por lo menos con uno o dos días de anticipación a la feria para visitar supermercados, tiendas y lugares de venta de productos similares a los suyos. De esta forma podrá analizar a su competencia, ver precios, envases, etiquetados, calidad de los productos, conocer cual es el producto líder, etc. En lo posible compre productos para poder analizarlos y mostrarlos en la feria para compararlos con los propios si corresponde. Es importante demostrar al visitante que uno conoce el mercado en el cual quiere hacer negocios. Además, debe estar presente el día anterior a la feria para recibir sus muestras, preparar su stand y descansar lo suficiente para poder atender adecuadamente a sus clientes.
• Sean atento y diligente con todas las personas que visiten su Stand.
• Sea sincero con la información que entrega, no ofrezca más de lo que realmente puede cumplir (volúmenes, calidad producto, etiquetas, envases, plazos). Es importarte ser muy honesto y entregar todos los antecedentes de su empresa, una comunicación abierta genera confianza y demuestra orgullo por su producto.
• Tenga presente que es importante para concretar un negocio el apoyo que pueda ofrecer a su potencial cliente para la promoción de su producto en el mercado, envío de muestras, material gráfico, promoción puntos de ventas y otros son elementos importantes a considerar. Estudie también la posibilidad de compartir con su cliente los costos de entrada a supermercados por ejemplo.
• Recorra la feria, analice a su competencia, vea los nuevos productos, envases y formatos.
• Tome nota de sus contactos y de las consultas y requerimientos que le realicen.
• Realice una buena presentación de sus productos, es muy importante contar con muestras y material informativo de calidad.
• Tenga información sobre su empresa (en inglés e idioma local preferentemente), procesos productivos, certificaciones, características técnicas de sus productos, características especiales, niveles de producción, medidas y pesos, tipos de embalaje.
• Debe contar con tarjetas de presentación en el idioma local o inglés. Asegúrese que estas tengan un diseño atractivo, estén bien impresas y que los datos aparezcan legibles.

• Cuando llegue a la oficina, siéntese con los ejecutivos que asistieron a la feria. Haga una evaluación de su desempeño y mida el grado de cumplimiento de sus metas. Saque sus conclusiones y tome medidas para mejorar en el futuro. Recuerde que las necesidades no son estáticas y que siempre hay algo por aprender y mejorar.
• Envié a la brevedad a todos sus contactos una carta de agradecimiento por su visita y toda la información que pudiesen haberle solicitado.
• Responda inmediatamente cualquier consulta que le realicen sobre sus productos, empresa, precios, etc., incluso en el caso de que no tenga la información en forma inmediata responda señalando cuando puede enviársela.
• Realice seguimiento de sus contactos.
• Piense en obtener resultados a mediano y largo plazo, la mayoría de las veces los resultados no son inmediatos.
• Planifique una visita a su cliente, es muy importante el contacto personal y conocer como trabaja su contraparte. En el mismo sentido invítelo a visitar su empresa.

El desafío de ProChile es contribuir a la promoción internacional de las empresas chilenas a través una participación masiva en las Ferias Internacionales más importantes del mundo. ProChile une su experiencia a la del empresariado y así define las ferias más beneficiosas para los exportadores chilenos. Provee los servicios adicionales que el expositor requiera, con el fin de que éste encuentre el ambiente y servicio necesario para la concreción de negocios.

En este contexto, ProChile, convoca, organiza y coordina la participación del sector exportador chileno en más de 30 Ferias Internacionales anualmente. Las empresas se presentan agrupadas espacial y funcionalmente en un Pabellón Nacional bajo un concepto único de "Chile-País". Participar en conjunto como país, posibilita al exportador beneficiarse de la imagen que proyectan los Pabellones Nacionales, donde productos y empresas chilenas se muestran y compiten a un alto nivel.

Las participaciones en ferias internacionales se soportan en un largo trabajo que se inicia varios meses antes de la realización del evento y que no culmina sino hasta meses después de que la feria ha cerrado sus puertas. Se deben efectuar múltiples contactos con los organizadores del evento, con nuestras Oficinas Comerciales y con otras unidades dentro de ProChile. Así también el trabajo con las empresas se inicia con la preparación de bases de datos e invitaciones, los contactos con ellas se hacen cada vez más frecuentes conforme se acerca la fecha de la feria tanto para solicitar información exigida por los organizadores como para entregarles informaciones y servicios que faciliten su presencia en la feria, de modo que su única preocupación sea la generación de negocios.

ProChile, a través de su Gerencia de Ferias Internacionales asume la convocatoria, organización, gestión y coordinación de la participación de empresas del sector exportador chileno en diversas ferias internacionales, en ellas, las empresas exportadoras nacionales están presentes en forma conjunta, agrupadas espacial y funcionalmente en un Pabellón Nacional bajo un concepto único de "Imagen País".

Esta labor de organización y coordinación se enmarca en la misión de ProChile de apoyar la internacionalización de la economía y la ampliación del número de empresas exportadoras y de su oferta exportable.

• Respete estrictamente la fecha de envío de la Ficha de Postulación, fuera de plazo su postulación será rechazada.
• ProChile se reserva el derecho de rechazar la postulación si la empresa no cumple con los requisitos y plazos exigidos, asimismo, de considerarse que la empresa no posee una oferta viable para el evento.
• Finalizado el periodo de recepción de postulaciones, el profesional responsable de la feria se pondrá en contacto con Ud. para avisarle respecto del estado de su postulación.
• De ser aceptada su postulación, se le hará llegar la carta de compromiso que formaliza su participación en la feria y las indicaciones para efectuar el pago de su respectiva cuota.
• La cuota de participación dependerá del tamaño de su empresa, el cual se ha segmentado de la siguiente forma:

• Si la empresa postulante pertenece a un holding o posee más de un RUT se considerará el tamaño del holding en su totalidad y no el de la unidad específica, así mismo, se considerará la suma de las ventas de la empresa bajo todos los RUT que utilice.
• ProChile se reserva el derecho de exigir la presentación de documentación de respaldo a fin de comprobar el tamaño de la empresa (declaración de IVA de los últimos 12 meses).
• Las Asociaciones Gremiales constituidas recibirán tratamiento de pequeña empresa.
• Sólo se aceptará la participación de una empresa por stand, las empresas no podrán exhibir productos foráneos o pertenecientes a otras empresas.
• Ante cualquier duda tome contacto con el profesional de ProChile a cargo de la feria.

• Detección de ferias por rubro.
• Estimación de costos de participación.
• Confección y envío de invitaciones de participación a las empresas.
• Entrega de una completa guía con los aspectos fundamentales a tener en cuenta para la participación en Ferias Internacionales (próximamente en nuestra página web).
• Reserva de espacios.
• Coordinación entre la organización ferial y las empresas participantes.
• Realización del proceso de licitación de la empresa montajista que diseñará, construirá y habilitará el Pabellón de Chile.
• Realización en lo posible de agenda de reuniones con posibles contrapartes durante su estadía en la feria.
• Difusión de la presencia de Chile a potenciales clientes y medios especializado.

• Supervisión del montaje, habilitación y desmontaje del Pabellón Chile.
• Administración y dirección de la presencia chilena.
• Contratación del personal de apoyo al expositor.
• Coordinación de actividades paralelas.

Balance de los resultados mediante una evaluación de la participación al finalizar la feria y una evaluación de resultados 6 meses después de la feria.

Al participar en una feria internacional Ud. deberá pagar una cuota de participación que financia una parte de los gastos a incurrirse, sin embargo, un gran porcentaje de los costos que implican la inscripción de empresas en el evento, el arriendo del espacio, montaje de pabellón, pago de servicios y otros relacionados son absorbidos por ProChile, por tanto, para su empresa siempre será más económico participar junto a ProChile que en forma independiente (ver ANEXO 3 Y 4 para conocer brevemente dos ferias).

ProChile, a través de su Gerencia de Ferias Internacionales asume la convocatoria, organización, gestión y coordinación de la participación de empresas del sector exportador chileno en diversas ferias internacionales, en ellas, las empresas exportadoras nacionales están presentes en forma conjunta, agrupadas espacial y funcionalmente en un Pabellón Nacional bajo un concepto único de "Imagen-País".

Esta labor de organización y coordinación se enmarca en la misión de ProChile de apoyar la internacionalización de la economía y la ampliación del número de empresas exportadoras y de su oferta exportable.

Pueden postular a participar en una feria internacional junto a ProChile todas las empresas o asociaciones chilenas, legalmente constituidas de acuerdo a las leyes chilenas y con domicilio en Chile.

También podrán postular los representantes de empresas chilenas con el debido consentimiento de estas.

Podrán postular empresas exportadoras y también aquellas que están por iniciar sus actividades de exportación.

La Gerencia de Ferias Internacionales de ProChile, sólo organiza presentaciones feriales fuera de Chile, por lo que no tiene injerencia o mayores antecedentes de eventos que se realicen dentro de nuestro país, sin embargo existen diversos organismos tanto públicos y privados que organizan tales eventos, algunos de ellos pueden ser:

A través de motores de búsqueda en Internet como:

Si le interesan países específicos puede acercarse a las Cámaras de Comercio de dichos países.

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Nombre oficial: MADERALIA - Feria Internacional de proveedores para el sector del Mueble y la Madera

Fecha: 09 al 12 de noviembre 2005

Ciudad: Valencia

País: España

Rubro: Mueble y la madera

Sectores representados: Maderas, chapas, tableros, herrajes y cerrajería, productos químicos, puertas, ventanas, escaleras, parquet, carpintería, partes y componentes para muebles-subcontratación.

Superficie de área de exhibición:71.200 mts².

Versión Nº: 32

Periodicidad: Bianual

Número visitantes 2003: 40.314

Número expositores 2003: 1.121

Superficie del pabellón de Chile: 72 mts²

Superficie del stand por empresa: Aproximadamente 7 mts²

Cupos para empresas: 8

Carlos Mazu / Bernardita Lorenzini

Fono: 565 9280

Fax: 696 0639

La capacidad de convocatoria, la amplitud de la oferta y la celebración conjunta de las ferias de maquinaria y de proveedores para el sector madera-mueble, son los tres aspectos de la oferta medular de FIMMA-MADERALIA que la hacen exitosa en su ámbito cumpliendo las de expositores y visitantes.

Los visitantes son estrictamente profesionales acreditados.

Perfil de los Expositores

De acuerdo a antecedentes otorgados por la organización ferial, el 92% de los expositores de Maderalia indica que volverá a participar en esta feria. Las expectativas de los expositores de MADERALIA se centran principalmente en ser visitados por fabricantes de muebles y de productos para la construcción.

El acuerdo comercial firmado con la Unión Europea presenta grandes oportunidades a mediano y largo plazo para las empresas chilenas tanto en Alemania como en el resto de los países miembros de la Unión Europea.

10 nuevos países ingresaron a la Unión Europea, sólo las economías combinadas de Polonia, Hungría, Eslovaquia y la República Checa representan en total unos US$ 460 mil millones, más del 80% del PIB de los 10 futuros miembros, se estima que en conjunto estos países crezcan, al menos, un 3,5% en promedio en el próximo cuatrienio lo cual amplifica más aun este gran mercado.

Un fuerte crecimiento del sector de la construcción de viviendas, segmento en donde las manufacturas en madera chilena tienen su principal mercado, con una 650 mil nuevas viviendas proyectadas para el año 2004 y que corresponde al 40% de las viviendas que se inician en la U.E.

Son indudables las ventajas competitivas y comparativas de la oferta exportable nacional para estar presentes en Maderalia 2005, el contar con uno de los recursos forestales manejados y sustentables más importantes del mundo y el consecuente desarrollo de una cultura forestal e industrial, un nivel tecnológico de última generación y economías de escala, permiten ubicarnos como un actor relevante en el ámbito mundial. En el caso de maderas nativas, Chile cuenta con el recurso Lenga, madera ampliamente reconocida a nivel europeo y similar al Cerezo, madera noble utilizada preferentemente en la industria del Mueble. La seguridad de abastecimiento, la capacidad tecnológica para abordar desarrollos de manufacturas primarias (demanda presente en los mercados de la UE) y el hecho de que Chile cuente con un Acuerdo de Asociación son variables de alto impacto para facilitar contratos de suministro.

• Nombre oficial: Magic
• Fecha: 14 al 17 de febrero
• Ciudad: Las Vegas
• País: Estados Unidos
• Rubro: Textil y confecciones
• Sectores representados: Prendas de vestir y textiles (hombres, mujeres y niños)
• Sitio web: www.show.magiconline.com
• Superficie de área de exhibición: 29.500 mts²
• Versión Nº: Tiene una historia que se remonta a 70 años atrás.
• Periodicidad: 2 veces al año
• Número visitantes 2003: 90.000
• Número expositores 2003: 3.000
• Superficie estimada del pabellón de Chile: 149 mts²
• Superficie del stand por empresa: Aproximadamente 8 mts²
• Cupos estimados para empresas: 8

Carlos Mazu

Fono: 565 9280

Fax: 696 0639

En MAGIC estarán presentes los principales compradores, distribuidores y/o importadores de textiles y confecciones, los que asistirán a ella para buscar nuevos negocios y contactos. Magic es considerada la más grande y de mayor cobertura del mundo en su rubro.

La feria cuenta con cinco shows que se desarrollan en forma simultanea: MAGIC (ropa y accesorios de hombre), WWDMAGIC (ropa y accesorios de mujer), MAGIC KIDS (ropa y accesorios de niños), The EDGE (tendencias de vanguardia y estilos de vida) y FABRIC MAGIC (telas y similares). Además de ser el lugar ideal para testear nuevos productos y construir marcas, para los expositores provee la oportunidad de introducir productos a una audiencia global de detallistas/minoristas. Es también el evento líder en cuanto a proveedores de la industria con más de 300 expositores de este tipo (telas y otros insumos para la industria).

Los visitantes que visitan Magic, representan todos los segmentos de los canales de distribución del retail. A este evento no solo vienen a comprar, si no que también a ver las últimas tendencias del mercado. Los siguientes datos provistos por la organización ferial informan de cifras mencionadas por los visitantes:

• 93% encuentran nuevos proveedores.
• 81% buscan expandir su fuerza de venta.
• 79% hace deja ordenes de compra en la feria.
• 93% de los visitantes que provienen del retail, tienen influencia en las decisiones de compra.
• 93% realiza compras como resultado de haber asistido a Magic.

Los sectores, subsectores y líneas de productos cubiertos por los expositores en la feria son los que se detallan a continuación tanto para hombres, mujeres, y niños:

La exportación de todos los productos se verá favorecida con el Acuerdo de Libre Comercio con EE.UU, incluyendo a aquellos sectores donde existe más proteccionismo a nivel mundial (agricultura y textiles). Tanto las exportaciones como las importaciones quedaron con desgravación inmediata en el momento de la entrada en vigencia del acuerdo.

Un acceso de productos de la industria textil al mercado estadounidense con 0% de arancel genera inmensas posibilidades para este sector en un y de alto poder adquisitivo. Nuestros textiles incorporan un valor agregado significativo y son muy competitivos en comparación a producciones similares en países más desarrollados.

Los subsectores de la industria textil que podrían verse más beneficiados, por su nivel actual de competitividad internacional, son: telas de lana; telas de fibra sintética; denim; ropa de bebé; ropa de hombre – ambos, ternos, pantalones; ropa interior – camisetas, panties, medias, calcetines; y poleras (T shirts) de buena calidad.

El presente trabajo denominado PROCESO Y REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN UNA FERIA INTERNACIONAL EN PROCHILE esta dirigido a todos los estudiantes que como yo, se encuentran estudiando la carrera de Administración en la especialidad de Administración de Negocios Internacionales.

Para el desarrollo del presente trabajo creí conveniente empezar por explicar brevemente que es una Feria Internacional, como se origino, cuantos tipos de ferias hay, cuales son las razones para asistir a una feria, y que debemos tener en cuenta para participar.

PROCHILE en su pagina web nos informa que organiza ferias internacionales, y que también participa en ellas. Para ello nos proporciona una calendario de ferias y nos dice que debemos hacer para participar en ellas junto a PROCHILE.

Como por ejemplo la feria MAGIC del rubro Textil y la feria MADERALIA del rubro Mueble y Madera tiene un cupo limitado, del cual PROCHILE se encargara de todo y si el número de postulantes es superior al del cupo, PROCHILE tendrá en cuenta el orden de recepción de la solicitud para su participación en dicha feria.

Trabajo realizado y enviado por:

Estudiante de la Universidad Inca Garcilaso de La Vega del 7 ciclo

Perú