En la actualidad el uso de las buenas formas, el ceremonial y el protocolo son herramientas de altísima utilidad para aquellos que viven en el mundo empresarial. No solamente para la organización y desarrollo de negociaciones, sino, para el trato cotidiano. Este material incluye diversas temáticas para tomar como ejes al momento de abordar la planificación, desarrollo y evaluación de una organización de eventos.
Ceremonial empresarial (para la negociación)
Igualmente hay que tener en cuenta cuantos invitados por delegación participarán, los idiomas, las jerarquías, etc., para diseñar correctamente este tipo de mesas. (Gráfico al final del trabajo práctico).
Las mesas de trabajo no deben tener ningún tipo de ornamentación, puesto que deben disponer de todo el espacio necesario para trabajar.
Que sea un lugar conocido, no necesariamente por los que participarán, sino, en caso de ser necesario consultar a alguien, éste pueda indicarnos correctamente el lugar.
Puede ser necesario en algunos casos realizar un mapa con la forma más fácil de llegar al lugar.
El estacionamiento, generalmente es quien genera retraso en los invitados ó de aquellos que deben participar de un evento. Por lo tanto, se debe dar la mayor comodidad para los que accederán al lugar con coche. A los de gran importancia ó jerarquía enviarles una tarjeta indicando el lugar que tendrán disponible para el estacionamiento y al resto de los invitados y participantes indicarles donde podrán dejar su automóvil; porque resulta imposible darle a todos la misma atención.
El tema de la seguridad es de gran importancia al momento de organizar un evento, por que de acuerdo al lugar que se elija, la hora del día, el tipo de invitados variará la cantidad de personal de seguridad que se necesite para proteger, no solamente a quienes puedan correr algún tipo de riesgo, sino para el público en general.
Sanitarios y Guardarropas, el primero debe tener un fácil acceso, de rápida identificación (bien señalizado)y prolijamente atendido . Con respecto al segundo, debe ser un servicio ágil y organizado tanto para la recepción como para la devolución de las prendas.
Los elementos que debe incluir este punto son:
Las luces y sonido serán chequeado con antelación antes del comienzo de la ceremonia.
Un discurso que no se escuche, un rostro que no se vea por la mala posición de una luz, generará, no solamente descontento en el público, sino a quien sé este perjudicando.
Instalaciones y equipos para traducciones simultáneas.
En el caso de la mesa rectangular el adorno debe ser alargado conformado con flores de calidad y verdes; resulta de alta jerarquía colocar un arreglo floral central. Se pueden colocar candelabros de tres ó más brazos en los extremos de la mesa.
Con respecto a la mesa redonda que se armará al aire libre en horas del mediodía se utilizarán las mesas con adornos redondos con flores silvestres. En todos los casos las flores no deben tener perfume para no interferir con los aromas de los vinos y de los platos de comida. (Ejemplos al final del Trabajo).
Es generalmente utilizado para proteger aquellas mesas de calidad ó que poseen vidrio.
" Organización de una mesa de negociación
con participación de una delegación extranjera"
Chequear con anterioridad la cantidad de personas que llegarán al país,
*Mientras todo esto sucede el grupo designado se hará cargo del perfecto diligenciamiento del equipaje y documentación.
El anfitrión; si el rango lo amerita, se desplazará más hacia la entrada, sino se dispondrá que se desplace lo menos posible.
Se saludarán el invitado de mayor jerarquía de la comitiva extranjera y el anfitrión (hará la introducción el jefe de ceremonial) y se dirigirán a una sala privada.
Las comitivas se saludarán y pasarán a la sala de la negociación.
El anfitrión y la persona de mayor rango de la comitiva invitada ingresarán al salón y dará comienzo la negociación.
La mesa de trabajo contará con un servicio de café, jugo, y algunos alimentos salados y dulces en pequeñas porciones, la mesa estará sumamente despejada para poder trabajar.
Existe la posibilidad de concertar un almuerzo ó cena donde sí se dispondrá todo de manera que el centro de atención sea compartir una comida, en la mesa de trabajo la atención debe concentrarse en alcanzar una negociación eficaz; donde los objetivos, y metas de ambas partes se vean concretadas.
Se chequeará el buen funcionamiento del sistema de aire y calefacción, porque el clima de trabajo debe resultar agradable, predispone a las personas de manera positiva ó negativa para el trabajo y para la toma de decisiones.
Las precedencias son el centro y luego se ubicarán por orden lateral (de derecha a izquierda) cada comitiva. Cada una tomará una banda; no se mezclarán las comitivas, solamente se enfrentarán y se intentará que coincidan los cargos de cada lado ó que cada área esté una frente a otra.
Se tendrá en cuenta y se deberá chequear que tiene programado la comitiva invitada para este momento, puesto que la reciprocidad debe ser equiparada.
Con respecto a la vestimenta tener en cuenta que el hombre, con traje oscuro estará siempre correctamente vestido en cualquier hora del día. También debe adaptarse a lo indicado en las invitaciones o temperaturas de los países, costumbres, etc.
En el caso de las mujeres siempre deben llevar un maquillaje sencillo, vestimenta poco llamativa o insinuante. Adecuarse a los momentos del día y reuniones a las cuales son invitadas. Nunca transformarse en el centro de las miradas o conversaciones: debe ser recordada por su austeridad y capacidades.
Comportamiento en el área laboral
La Cortesía
La cortesía es indispensable en el ámbito laboral; existen ciertas diferencias entre el comportamiento social y el que se utilizará en el lugar de trabajo, lo que no significa que el trato hacia los subordinados sea menos cortés, sino que es diferente. La cortesía se coloca en el tono de voz, en las actitudes hacia quienes nos rodean, más que en las fórmulas clásicas; no es necesario pedir permiso para entrar o retirarnos de algún lugar o reunión.
Dado la cantidad de mujeres que trabajan ha modificado el tratamiento social que se les imparte, para pasar a ser tratadas prácticamente con la misma cortesía con la que un señor trata a sus colegas hombres.
Dentro de las empresas nos encontramos con una diferencia básica con los medios sociales: un gran respeto por las jerarquías. Las relaciones entre superiores y subalternos, entre ejecutivos y clientes o proveedores. Los rangos estarán claramente diferenciados, siendo fundamental que cada persona conozca su posición y la haga respetar.
El grado de formalidad en el comportamiento y el vestido depende de la actividad que se ocupa la empresa, o en la que se mueven las personas. También influirá en la actitud general de un funcionario el eventual contacto con el público y clientes, y sobre todo lo hará la política interna de la empresa. Generalmente son los directores de éstas quienes marcan el estilo de la vestimenta y, como dada empresa es un mundo diferente, lo ideal será que al incorporarnos a un nuevo trabajo observemos cuidadosamente la actitud general, y nos adaptemos a ella.
También será muy importante que, además de seguir las convenciones sociales tradicionales, seamos naturales y controlados, que sepamos improvisar para resolver situaciones imprevistas; en una palabra, que tengamos una buena dosis de sentido común.
Otro punto importante dentro de la convivencia laboral será el buen humor, el saber sonreír y utilizar un tono agradable de voz. Será mucho más fácil lograr un mejor rendimiento de nuestros colaboradores si los tratamos gentilmente, si tenemos en consideración cada personalidad y actuamos de acuerdo con ello.
Es la manera correcta que han de tener para dirigirse los miembros de las instituciones, tanto entre sus pares como frente a terceros. La precedencia estará encabezada por los fundadores de la institución y se regirá de acuerdo al organigrama de cada ente en especial.
Entre personas que tienen la misma jerarquía, es frecuente que se produzcan roces, por lo que los individuos con fuertes personalidades deberán ser más controlados y cuidadosos, ya que aún sin intención, podrían avasallar a sus compañeros.
Cuando se desee tener una reunión, lo correcto será que el que tenga la iniciativa vaya, o llame, al escritorio de su igual. No deberemos llamarlo a nuestra oficina a no ser que nos esté visitando alguien cuyo aporte sea de interés para el tema común. Si esta reunión fuera formal, un hombre deberá ponerse de pie cuando entre su colega, lo saludará y presentará a los visitantes, indicándole un asiento antes de sentarse nuevamente.
De esta manera el visitante notará que quien acaba de ingresar tiene, por lo menos, la misma jerarquía de quién preside la reunión.
Al llegarnos al escritorio de una persona, sin haber solicitado previamente una audiencia, si la encontramos ocupada en el teléfono o con algún tipo de documentación, deberemos esperar a que termine lo que está haciendo antes de comenzar con el tema que nos llevó a visitarla. Como contrapartida no es correcto recibir a una persona y hacerla esperar frente a nosotros mientras hablamos por teléfono, acortaremos la conversación y pediremos que no nos pasen llamadas a fin de concentrarnos en nuestro visitante.
En general los subordinados deben aceptar y seguir lo que indiquen y decidan los superiores. Si hay alguna discrepancia o bien alguna idea que pueda mejorar la ejecución de la tarea, se expondrá el parecer con cortesía y en privado. Igual tratamiento se dará para el caso de que se sobrecargue de tareas a un dependiente.
Ante la existencia de subordinados, siempre deberán ser tratados con corrección, amabilidad y respeto, siendo conscientes de sus horarios de salida, evitando organizar reuniones o juntas sobre esas horas.
La decisión de pasar del tratamiento de utilizar el apellido de una persona a usar su nombre de pila dependerá de quién tenga mayor jerarquía. En el primer contacto comercial con otra persona será incorrecto usar el nombre de pila. Lo correcto es dar el mismo tratamiento recíprocamente, las excepciones están dadas por :
sin embargo delante de terceros se volverá al tratamiento formal clásico, que hace a la imagen corporativa.
Etiqueta
Será muy importante que al tener la entrevista definitoria en una empresa observemos cuidadosamente el grado de formalidad en el vestir, analizando sobre todo a aquellos que tienen el mismo status que el cargo que ocuparemos.
Ante cualquier tipo de duda los hombres usarán ambo (traje oscuro), preferentemente oscuro, o bien saco y corbata, de colores sobrios. En el primer caso me refiero a situaciones formales y en el segundo informales o menos formales.
Las mujeres ejecutivas o empresarias estarán muy atentas a que su ropa sea de la mejor calidad posible, discreta, poco escotada y para nada provocativa; no olvidando el cuidado del peinado y de las manos para que estén en perfecto orden.
Para recordar:
..."a donde fueres haz lo que vieres"...
y que siempre en estas situaciones no ceda ante la tentación de llamar la atención.
Las Relaciones Públicas deben estar puestas al servicio de la modernidad, y sin que parezca un juego de palabras, podemos expresar que:
Las Relaciones Públicas promueven y mantienen las
relaciones con los públicos.
A la hora de analizar la fórmula, podemos hallar una serie
de significados relevantes,
por ejemplo:
trato, comunicación, conexión,
vinculación, entre personas y grupos de personas, reunidas
o dispersas, etc.
En otras palabras, se trata de trabajar con todos los
públicos vinculados de otra manera a una
organización y, asimismo, tener la capacidad operativa
capaz de interaccionar con otros sectores en actividades
destinadas a dichos públicos. No siempre se menciona entre
las responsabilidades primarias de las Relaciones Públicas
a su función
política y a la consecuente acción
institucional, dos componentes exclusivos que merecen destacarse
expresamente dada su trascendencia.
El ejercicio profesional de las Relaciones Públicas "exige
una acción planeada, con apoyo en la investigación, en la
comunicación sistemática y en la
participación programada, para elevar el nivel de
entendimiento y la solidaridad y
colaboración entre una entidad, pública o privada,
y los grupos
sociales a ella vinculados, en un proceso de
integración de intereses legítimos,
para promover su desarrollo recíproco y el de la comunidad a la
que pertenece."
Indudablemente, las Relaciones Públicas deben estar siempre al servicio de fines concretos, especialmente atendiendo la diversidad de negocios o actividades socio-económicas y políticas. Este perfil representa el eje de cualquier desarrollo, y está adherido al progreso y al bienestar de la gente y sus instituciones.
Desarrolla, controla y mantiene la Identidad (personalidad de la empresa) y en su consecuencia, la Imagen (representación) como primera y más impactante forma de comunicación con los públicos internos y externos. Su mejor aliado es la Difusión Institucional, quien olvida este concepto y acción lleva al olvido a su Institución o empresa. Es un lema y una ley
"Hacerlo bien y hacerlo saber"
Finalmente, sumar que el PROTOCOLO y las RELACIONES PUBLICAS conforman un todo, quien conoce ambos caminos sabe hacia donde va.
La integración (Ut unum sit) genera un agradable y certero espacio de trabajo para los profesionales y seguridad de èxito para aquellos que reconocen en esta labor las herramientas para una perfecta convivencia y respeto de los otros.
Recordar es nuestra misión, nuestro objetivo,
les dejo un resumen para esas ocasiones en que la mente se obnubila.
Protocolo del Telèfono y del E mail
El Correo Electrónico
El Telèfono
"Cinco reglas de Oro del Lenguaje Telefónico"
Algunos consejos
diga que se quede.
Cortesía en el ámbito empresarial
Ascensor: Ingresa y egresa el de mayor rango.
Puertas: El primero abre y mantiene la puerta abierta.
Puertas giratorias: El primero pasa y espera a los que van saliendo.
"Prever acceso para personas con discapacidad o ancianas"
Visitas a nuestra Empresa
Grupos heterogèneos de públicos,
Visitas de proveedores y
revendedores.
Planificación y Organización
personas y Conocimientos previos (educativas).
responsabilidad social.
(dependiendo de la actividad de la empresa).
tipo de reunión, etc..
acuerdos o convenios, etc..)
Horarios
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7.00 a 8.00 |
Desayuno de trabajo (interno) |
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8.00 a 9.00 (hasta 10.00) |
Desayuno de trabajo externo (con personas de otra empresa) Cafè, tè, agua mineral (sin gas),masas secas, galletitas,etc.. |
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11.00 hasta 16.00 |
Brunch |
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13.00 |
Almuerzo |
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21.00 |
Comida |
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A cualquier hora |
Vino de honor |
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Reuniones, sesiones, seminarios, mesa redonda, etc.. |
Cofee Break |
"Cortesía, saludos y presentaciones empresariales"
..." solo los tontos se ríen de la buena educación"... .
Príncipe de Benevento.
Presentación de personas,
Bibliografía consultada y de consulta
de Comunicación y Relaciones Públicas.
Autor y disertante:
Prof. Lic. Luciano Esteban Perrotti
Material presentado y desarrollado en el curso dictado en la
Asociación de Profesionales de Ceremonial de la República Argentina
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