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Planificación y organización de actividades de intercambio profesional en las entidades



    1. Resumen
    2. Actividades y modalidades
      autorizadas
    3. Procesos asociados a la
      planificación y realización de actividades de
      intercambio
    4. Consideraciones
      finales
    5. Conclusiones
    6. Bibliografía

    Resumen

    El desarrollo de
    los recursos
    humanos constituye el pilar estratégico de la empresa
    moderna, como parte de lo cual se encuentra la capacitación, que en su sentido actual
    incluye el
    conocimiento de la entidad y sus formas de operar, lo cual
    requiere del intercambio periódico
    entre sus miembros.

    Tomando en cuenta lo antes señalado, en el
    presente trabajo se
    describen los principales elementos que deben considerarse al
    planificar, aprobar y llevar a cabo actividades de intercambio
    con este propósito.

    I.
    Introducción

    Históricamente, los modelos de
    organización empresarial han ido sufriendo
    transformaciones, que van desde el enfoque de la empresa orientada
    hacia la creación de un producto o la
    prestación de un servicio que
    satisfaga plenamente las necesidades del cliente y
    proporcione la mayor cantidad de beneficios financieros, hasta el
    más moderno, en el cual la empresa y el entorno se funden
    con el objetivo de
    satisfacer a tres tipos de clientes: los
    internos, compuestos por los miembros de la entidad; los
    externos, que representan al cliente en su concepto
    tradicional de persona que
    demanda un
    producto o servicio y los dueños (públicos o
    privados) que por su papel e intereses se agrupan en una
    categoría particular.

    Este cambio de
    enfoque, motivó el desarrollo e introducción en la práctica diaria
    de la
    administración de un nuevo concepto: «capital
    humano» como expresión y reconocimiento de que
    en cualquier empresa el factor decisivo en su desempeño es la acción
    del hombre.

    Los aspectos antes mencionados evidencian la necesidad
    de una alta flexibilidad organizacional y elevada
    preparación del personal, tanto
    en el plano profesional como en el dominio de
    aspectos organizativos y metodológicos que rigen en la
    empresa, con lo cual se consolida su presencia en el mercado a partir
    de la claridad, rapidez y grado de certeza de las respuestas que
    brindan a los clientes, en particular, ante preguntas sobre
    productos,
    servicios o
    formas de pago poco usuales.

    Lo antes expuesto pone de manifiesto la conveniencia de
    llevar a cabo reuniones de intercambio (actividad en lo sucesivo)
    de experiencias entre los miembros de la empresa, las cuales
    tienen como valor agregado
    que contribuyen a desarrollar las relaciones
    humanas entre éstos.

    Tomando en cuenta todo lo señalado con
    anterioridad, en el presente trabajo se recogen los aspectos
    asociados a la planificación, aprobación y
    desarrollo de actividades con vistas a elevar el desempeño
    y el sentido de pertenencia, elementos indispensables en el
    camino hacia la excelencia empresarial.

    II. Actividades y
    modalidades autorizadas

    El primer aspecto que debe normalizarse en la entidad al
    acometer la incorporación de las actividades en la
    estrategia
    empresarial, lo constituyen las modalidades que pueden adoptar
    éstas, entre las que pueden señalarse las
    siguientes:

    • Mesa Redonda. Consiste en la presentación de
      un tema por varios especialistas que tienen diferentes puntos
      de vista acerca de un tema o problema de actualidad, que puede
      ser precedida o no de la realización de un debate entre
      los presentes y los ponentes acerca de los planteamientos
      realizados y que requiere de un moderador.
    • Panel. Grupo de
      expertos que expone o dialoga ante un grupo de especialistas en
      torno a un tema
      determinado.
    • Seminario. Grupo reducido que estudia un tema
      internamente en varias sesiones en las que todos participan
      aportando sus resultados y experiencias.
    • Simposio. Exposiciones orales de un grupo de
      especialistas, usualmente entre cuatro y seis, sobre aspectos
      de un mismo tema o problema, los cuales se complementan entre
      sí.
    • Taller. Los autores o ponentes de un trabajo
      explican al auditorio todos los elementos de que disponen sobre
      el tema.
    • Reuniones de trabajo. Son actividades en las cuales
      se analizan temas asociados a la gestión de un área funcional o
      ejecutiva, como pueden ser aspectos económicos,
      aseguramiento, etc.

    Otro aspecto que, de manera simultánea, al anterior
    debe establecerse lo constituye las modalidades de
    participación en las actividades, entre las que pueden
    señalarse:

    • Conferencias Magistrales. Presentación oral
      realizada por un especialista de alto nivel sobre un tema, con
      el objetivo de actualizar a los participantes en el mismo.
    • Ponencias. Trabajo elaborado por uno o varios
      autores acerca de un tema determinado, aceptado por el
      Comité Organizador, que se expone en una Actividad de
      Intercambio por uno de sus autores, posterior a lo cual se
      realiza un debate de los aspectos planteados.
    • Carteles (Posters). Trabajo elaborado por uno o
      varios autores acerca de un tema determinado aceptado por el
      Comité Organizador, que se expone en un cartel. Todos
      los trabajos presentados en esta modalidad se discuten
      simultáneamente en bloques, de una o varias sesiones,
      entre los autores y los interesados.
    • Tormenta de ideas (Brain Storm). Un grupo reducido
      presenta sin restricción alguna sus ideas acerca de un
      tema.
    • Competencias de Habilidades. Los participantes
      demuestran ante una Comisión Evaluadora, generalmente
      con carácter competitivo, sus habilidades
      para desarrollar una determinada actividad

    Una vez definidos los tipos y modalidades de
    participación en las actividades, en dependencia de las
    características de la entidad, se requiere establecer el
    procedimiento
    para la realización de éstas, a partir del análisis de los procesos que
    tiene asociados, los cuales se analizan a
    continuación.

    III. Procesos
    asociados a la planificación y realización de
    actividades de intercambio

    III.1 Proceso
    general.

    El proceso general para llevar a cabo cualesquiera de las
    actividades de intercambio de experiencias consta de los procesos
    que se indican en la figura 1 y que se detallan a
    continuación.

    III.2 Proceso de Elaboración de
    Propuestas.

    El proceso de elaboración de la propuesta al
    Órgano facultado para la aprobación de una
    actividad requiere de la definición previa de los
    funcionarios autorizados a realizar la propuesta (funcionario
    gestor), los cuales tienen la responsabilidad de analizar en la fecha
    establecida, por la entidad para la presentación de
    proposiciones la conveniencia de llevarla a cabo con personal de
    subordinación propia así como de conjunto con otras
    áreas. En este último caso colegiará con los
    funcionarios facultados de las otras áreas involucradas el
    desarrollo de los procesos incluidos en este
    documento.

    En esta etapa, el funcionario gestor definirá los
    objetivos a
    lograr, los contenidos a tratar; tiempo
    asignado a cada uno de ellos a partir de los objetivos deseados;
    tipo de actividad a llevara cabo y modalidad en que se
    desarrollará el intercambio (Carteles, Ponencias, Mesas
    Redondas, Talleres, etc.); personas que tendrán a su cargo
    la conducción de los intercambios en la modalidad
    prevista; propuesta de actividades complementarias que faciliten
    a los participantes intercambiar libremente sobre temas de
    interés
    mutuo, así como su duración; composición de
    los participantes (relación nominal inicial) en cada una
    las tres categorías posibles: Comité Organizador,
    Participantes e Invitados.

    Una vez concluida la fase de concepción de la
    Actividad se procede a la elaboración del presupuesto
    estimado del desarrollo de la actividad el cual debe incluir,
    como mínimo, las siguientes partidas: Souvenirs para los
    participantes, insumos requeridos para el desarrollo del evento;
    almuerzo, merienda y cena de los participantes según
    corresponda; alojamiento del personal, si es necesario; alquiler
    de locales para el desarrollo de la Actividad y actividades
    complementarias propuestas, como se indica a
    continuación:

    • Determinación del estimado de participantes
      y su estructura,
      como se muestra en el
      ejemplo de la Tabla 1, donde se considera un 10% del subtotal
      estimado como reserva para imprevistos, que es una cifra
      usual.

    Tabla 1. Estructura de los
    participantes

    Categoría

    Cantidad

    Comité Organizador:

     

    Invitados:

     

    Delegados:

     

    Subtotal:

     

    Imprevistos

     

    Total estimado

     

    • Consideraciones generales, donde
      se recogen los supuestos que se utilizan en la
      elaboración del presupuesto, tales como quién
      asume los gastos de
      transportación, etc.
    • Estimación del costo del
      evento,
      como se indica en la Tabla 2 donde se muestra la
      estructura del costo de realización del evento agrupado
      por aspectos fundamentales, en tanto en un Anexo a este
      documento se relaciona el detalle de cada partida del costo
      estimado.

    Tabla 2. Estructura del presupuesto
    estimado.

    Aspecto

    Costo estimado

    Souvenir para los participantes

     

    Insumos para el desarrollo del evento

     

    Restauración

     

    Alojamiento

     

    Alquiler de locales

     

    Actividad de Clausura

     

    Total:

     

    • Elaboradores, que incluye el
      visto bueno.

    El proceso de concepción de la Actividad culmina
    con la elaboración de una fundamentación de la
    misma, la cual, en no más de una cuartilla, describe en
    que consiste la propuesta de Actividad sometida a
    valoración, a partir de los aspectos siguientes:
    denominación de la actividad, para su
    identificación uniforme en el futuro; fundamentos, que
    recoge los objetivos y resultados proyectados que sustentan la
    realización de Actividad así como el Presupuesto
    Estimado finalizando con una tabla que recoge el nombre, cargo y
    firma de los participantes directos en la elaboración del
    documento

    III.3 Proceso de aprobación

    Una vez elaborado el Borrador de la Propuesta de
    Actividad el Funcionario Gestor entregará al encargado de
    recoger e integrar todas las propuestas para someterlas al
    análisis del órgano correspondiente, cuyo dictamen
    conduce a una de las alternativas siguientes:

    1. Se aprueba la realización de la actividad
      sin modificaciones.
      En este caso el Funcionario Gestor
      continua trabajando en los aspectos organizativos relacionados
      con el desarrollo de la Actividad planificada.
    2. Se aprueba la realización de la actividad
      con modificaciones.
      . En este caso el Funcionario
      Gestor realiza las modificaciones al proyecto
      aprobadas, continuando el trabajo
      en los aspectos organizativos relacionados con el desarrollo de
      la Actividad planificada.
    3. Se recomienda realizar evaluaciones
      complementarias.
      El Funcionario Gestor incluye en el
      proyecto las evaluaciones solicitadas, posterior a lo cual
      repetirá el proceso de aprobación desde el
      principio.
    4. No se aprueba la realización de la
      actividad
      . En este caso se finaliza el trabajo.

    III.4 Proceso de preparación

    III.4.1 Constitución del Comité
    Organizador

    Una vez establecida la necesidad y conveniencias de
    llevar a cabo alguna de las Actividades de Intercambio se procede
    por parte del Funcionario Gestor a la constitución por
    designación del Comité Organizador, cuya cantidad
    final de integrantes estará en dependencia de la magnitud
    y duración de la actividad planificada, pero su
    número no debe ser en ningún caso inferior a
    tres.

    Las funciones de los
    miembros de Comité Organizador son las
    siguientes:

    • Presidente: Convocar las reuniones del
      Comité Organizador; aprobar el listado de delegados,
      invitados, miembros del Comité Organizador e invitados a
      la actividad de Inauguración y Clausura; aprobar los
      materiales
      de trabajo y promocionales a entregar a los participantes;
      aprobar el contenido del programa de la
      reunión; aprobar las estrategias de
      alternativas de locales a utilizar para el desarrollo de la
      reunión; aprobar todos los documentos que
      forman parte de la reunión; firmar los Diplomas de
      Participación y aprobar el sitio de alojamiento, si se
      requiere de este servicio.
    • Vice-Presidente: Elaborar la propuesta de
      participantes en cada una de las categorías; revisar y
      proponer modificaciones de todos los documentos que forman
      parte del evento; elaborar la propuesta de Programa de la
      Reunión de conjunto con el Organizador; elaborar la
      propuesta de locales a utilizar para el desarrollo de la
      reunión; supervisar y controlar el trabajo del resto de
      los miembros del Comité Organizador.
    • Organizador: Elaborar el programa en su
      versión inicial y la oficial aprobada por el Presidente,
      elaborar los Diplomas de Participación y las
      Credenciales en las tres modalidades; confeccionar la propuesta
      detallada de participantes por categorías; organizar el
      proceso de acreditación; elaborar las modificaciones al
      programa y entregarlas a la Secretaria para su distribución en las Sesiones; elaborar
      los comprobantes de entrega de refrigerios, almuerzo y cena
      según corresponda.
    • Aseguramiento: Garantizar la disponibilidad de
      los locales aprobados para el desarrollo de la reunión;
      garantizar los materiales a entregar a los participantes;
      coordinar las actividades de Inauguración y Clausura;
      garantizar la entrega de los materiales en la
      acreditación; garantizar el control y
      distribución de los refrigerios en el horario
      establecido; entrega a los participantes de los comprobantes de
      entrada a la actividad de clausura; coordinar el alojamiento y
      recibimiento de los participantes que corresponda.
    • Secretaria: obtener las copias impresas de las
      credenciales, entregar los materiales a los participantes
      durante la acreditación; verificar la correspondencia de
      los nombres de los participantes recogidos en los listados,
      para recoger las modificaciones requeridas; entregar los
      Diplomas de Participación.
    • Miembros: apoyar la difusión de los
      documentos de la actividad; participar como ponentes,
      moderadores o panelistas en los temas que considere el
      Comité Organizador.
    • Comisión de Actas y Relatoría:
      recoger todas las intervenciones que se produzcan; elaborar el
      Reporte de la Relatoría del Evento y presentarlo para su
      aprobación al término de la
      Actividad.

    Es conveniente señalar que la descripción detallada de las funciones de
    cada uno de los miembros del comité Organizador, al ser
    una exposición
    metodológica, se refiere a seis personas como
    mínimo, lo cual contradice el mínimo de tres
    miembros señalado con anterioridad. Esto se debe a que
    metodológicamente las funciones deben segregarse como se
    indica, pero en el caso de una actividad pequeña, el
    Comité requiere de un número de integrantes menor,
    y deben distribuirse entre sus integrantes las restantes
    funciones que no son de la competencia
    directa de los cargos según la explicación
    anterior.

    III.4.2 Definiciones del Comité
    Organizador

    En dependencia de las modalidades que se decida utilizar
    en la Actividad, el Comité Organizador procederá a
    establecer los requisitos que deben cumplir los participantes en
    cada una de éstas:

    • Carteles: dimensiones máximas, método
      de fijación en el sitio de exposición y forma de
      discusión.
    • Ponencias: extensión del trabajo y del
      resumen; tipo de letra a utilizar; espaciado y cantidad
      máxima de autores que pueden figurar en el trabajo (no
      debe exceder a cuatro); forma de presentación y
      duración de la presentación y debate.
    • Mesas Redondas: cantidad de expositores;
      tiempo de presentación disponible para cada uno de los
      ponentes y tiempo de debate con los participantes.
    • Conferencias Magistrales: forma de
      presentación y duración de la misma.

    III.4.3 Comunicación a los
    interesados

    El Presidente del Comité Organizador
    emitirá durante el período previo a la
    realización a la Actividad, tantas Cartas de
    Comunicación a los interesados como considere necesarias,
    en las cuales los actualizará de los objetivos, temas,
    fecha de realización y otros aspectos organizativos, en un
    formato como en el ejemplo mostrado a
    continuación.

    I Reunión Nacional de
    Economía

    Sociedad Havanatur
    S.A.

    Primera
    Comunicación

    Compañero(a):

    Tengo el placer convocarlos a participar en la I
    Reunión Nacional de áreas de Economía de la
    Sociedad
    Havanatur S.A., la cual se desarrollará en la primera
    quincena del mes de julio en la Ciudad de La Habana, con el
    objetivo de iniciar el intercambio sistemático de
    experiencias de trabajo así como identificar las
    dificultades que aún subsisten en el trabajo para elaborar
    estrategias y acciones que
    permitan su solución.

    Tomando en consideración que la presente
    reunión es la primera de este carácter, hemos
    decidido conformar la agenda a tratar a partir de las sugerencias
    que ustedes nos envíen antes del 15 de junio del
    2002
    a través de la dirección de correo
    electrónico. Igualmente necesitamos nos comuniquen por
    idéntica vía en la propia fecha los nombres de las
    personas a participar con vistas a garantizar las condiciones
    requeridas para su participación.

    En próximas comunicaciones, les haremos llegar las precisiones
    organizativas del evento.

    Agradeciendo su atención y contando con su segura
    cooperación y participación, queda de
    usted,

    Cordialmente,

    Presidente Comité Organizador

    presidente[arroba]server.com.cu

    Dado en Ciudad de la Habana, a los 12 días del
    mes de abril del 2002

    III.4.4 Elaboración de
    documentos

    III.4.4.1 Credenciales

    Todos los participantes deben poseer una
    identificación durante el transcurso de la Actividad para
    facilitar el desenvolvimiento y acceso a los locales de trabajo,
    por lo cual se deben elaborar tres tipos de credenciales, una por
    cada categoría: Comité Organizador; Participante e
    Invitado, y cada tipo debe disponer, como mínimo, de los
    de los datos siguientes:
    logotipo identificador de la entidad que convoca a la actividad;
    actividad a que corresponde; tipo de credencial a que corresponde
    y nombre de la persona acreditada. Una variante muy atractiva,
    por la independencia
    que proporciona al Comité Organizador y la
    reducción en los gastos, al no necesitar de una
    publicitaria, es utilizar el Microsoft
    Publisher, un
    ejemplo de lo cual se muestra a continuación elaborado en
    la versión 2000 de esta aplicación.

    Para ver los gráficos seleccione la opción
    "Descargar" del menú superior

    III.4.4.2 Programa de la Actividad

    Otro documento a elaborar durante el periodo de
    preparación de la actividad es el Programa Detallado, en
    el cual se brinda a los participantes los horarios y actividades
    planificadas que debe constar, como mínimo, de la
    siguiente información: página de
    encabezamiento, que recoge el logotipo de la entidad,
    denominación de la actividad y fecha de
    realización; programa detallado donde se relaciona la
    fecha, hora de comienzo y terminación, responsable de cada
    actividad; relación nominal de los miembros del
    Comité Organizador, el cual también puede
    elaborarse utilizando el Microsoft Publisher 2000.

    III.4.4.3 Comprobantes de consumo

    Otro aspecto a tener en cuenta, es que durante el
    desarrollo de actividades es usual ofrecer meriendas y otros
    refrigerios a los participantes, los cuales deben ser
    controlados. Para ello puede utilizarse un comprobante emitido al
    efecto con el cuño de la entidad, el cual debe contener la
    siguiente información: actividad a que corresponde; tipo
    de consumo que
    respalda; fecha de validez; sesión a que corresponde
    (mañana, tarde o noche), si procede, para lo cual puede
    utilizarse el mostrado a continuación, elaborado con el
    mismo procesador
    gráfico que los anteriores ejemplos.

    III.4.4.4 Certificados de participación y
    ponente

    Por último, debe señalarse que constituye
    una práctica usual entregar una constancia a los
    participantes, por lo cual es necesario elaborar el Certificado
    de Participación en cual debe contener como elementos
    mínimos los siguientes: logotipo de la entidad;
    denominación de la actividad; nombre del destinatario;
    firma del Presidente y del Secretario del Comité
    Organizador, como se ilustra en el ejemplo siguiente.

    Para ver el gráfico seleccione la
    opción "Descargar" del menú superior

    En el caso de que además de la
    participación se realicen Talleres, presentaciones de
    Carteles o ponencias, debe elaborarse el correspondiente diploma
    acreditativo, el cual además de incluir la
    información antes señalada, debe contener la
    relación de autores o participantes, así como el
    tema o título del trabajo en dependencia de la modalidad a
    que corresponda.

    III.4.4.5 Libro de
    Resúmenes

    Este documento contiene el título,
    relación de autores y el resumen de todos los trabajos
    presentados para facilitar a los participantes la selección
    de cuales presenciar y su elaboración se justifica cuando
    la cantidad de trabajos es elevada.

    III.4.4.6 Libro de Trabajos

    Este documento contiene en su totalidad todos los
    trabajos presentados y se elabora cuando el impacto de los
    trabajos amerita que se conviertan en materiales de consulta de
    los participantes la posterior a la conclusión de la
    actividad.

    III.4.4.7 Registros para el
    Control Interno

    Con vistas a mantener un adecuado control de la
    actividad, así como prevenir omisiones y recoger de manera
    centralizada los errores para su rectificación, es
    conveniente elaborar en la etapa de preparación de la
    actividad los documentos siguientes:

    • Listado de Entrega de Materiales. Es una
      relación nominal de todos los participantes en cada una
      de las categorías con espacios habilitados para
      adiciones de última hora, que tiene como objetivo
      controlar la entrega de los materiales a cada uno de los
      participantes; conocer exactamente la cifra de éstos y
      registrar de manera manuscrita los errores en los nombres con
      vistas a poder
      arreglar e imprimir con anticipación suficiente al
      momento de la entrega los Certificados de Participación
      y de Ponente.
    • Listado de Entrega de Certificados de
      Participación.
      Tiene como objetivo servir de
      constancia al Comité Organizador de haber realizado la
      entrega de este documento a los interesados.
    • Listado de Entrega de Certificados de
      Ponentes.
      Ídem al anterior, para este
      documento.

    III.5 Proceso de
    realización

    Considerando el amplio espectro posible de combinaciones que
    pueden materializarse en la práctica, atendiendo a los
    objetivos de la actividad y la entidad que las convoca,
    sólo es posible señalar que durante su
    realización deben respetarse los principios
    siguientes: mantener informado a todos los participantes
    oportunamente de los ajustes a la programación original, así como
    establecer un mecanismo ágil para hacer llegar al
    Comité Organizador las quejas y/o inquietudes de los
    participantes para brindar solución a las mismas en el
    periodo de tiempo más breve posible.

    IV. Consideraciones
    finales

    Una vez culminada la actividad se elaborarán las
    Memorias que
    serán enviadas a todos los participantes y que deben
    contener, como mínimo, la siguiente
    información:

    • Informe de la Comisión de Relatoría.
    • Listado de Participantes por Categorías, incluyendo
      la forma de contactar con los mismos.

    V. Conclusiones

    Como conclusión de este trabajo puede señalarse
    que en el mismo se detallan los diferentes procesos asociados a
    la concepción, aprobación y desarrollo de
    actividades de intercambio destinadas a ampliar el conocimiento
    que tienen los empleados acerca de la entidad y la forma de
    operar de la misma, con lo cual se fortalece el sentido de
    pertenencia y se fomentan las relaciones personales entre sus
    miembros.

    Por otra parte, se demuestra, para este tipo de actividad de
    relativa poca participación, la factibilidad de
    emplear el Microsoft Publisher 2000 como herramienta de trabajo
    para estos fines en el caso de actividades de
    participación reducida, lo que aumenta la autonomía
    del Comité Organizador y contribuye a reducir los gastos
    por este concepto al no necesitar de una publicitaria para
    elaborar los materiales requeridos, sin sacrificar la calidad de
    éstos.

    V.
    Bibliografía

    HV-NGE0102: «Estructura, formato y clasificación
    de los documentos que componen el Manual de
    Organización y Regulaciones Internas de la Sociedad
    Havanatur S.A.» Manual de
    Organización y Regulaciones Internas de la Sociedad
    Havanatur S.A.; Departamento de Organización y Sistemas,
    Sociedad Havanatur S.A.; Cuba;
    2002.

    HV-NGE0202: «Símbolos, abreviaturas, términos y
    siglas utilizadas en el Manual de Organización y
    Regulaciones Internas de la Sociedad Havanatur S.A.»;
    Manual de Organización y Regulaciones Internas de la
    Sociedad Havanatur S.A.; Departamento de Organización y
    Sistemas, Sociedad Havanatur S.A.; Cuba; 2002.

    Castro, M.; Ruges, M.: «Sobre la metodología de la investigación económica»;
    Editorial Ciencias
    Sociales; Cuba; 1982.

     

     

    Autor:

    Lic. Jesús de la Caridad Mesa Oramas

    Sistematizador, Sociedad Havanatur S.A., Corporación
    CIMEX S.A.

    Lic. Félix López Cardoso; Jefe del Dpto. de
    Organización y Sistemas, Sociedad Havanatur S.A.,
    Corporación CIMEX S.A.

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