Impacto de la oficina virtual en el área de servicios

Partes: 1, 2

2. Marco teórico
3. Tecnologías relacionadas con el desarrollo y aplicación de la oficina virtual
4. Algunas aplicaciones de la oficina virtual
5. Eastman Kodak de Colombia: un caso de aplicación de la oficina virtual
6. Evaluación del impacto de la oficina virtual
7. Metodología para la implantación de la oficina virtual
8. Conclusiones
9. Bibliografía
10. Glosario
11. Anexos

INTRODUCCION

Hablar de como será la oficina del futuro es quizás asumir un riesgo. Los avances tecnológicos han hecho casi imposible aventurarse a predecir cuáles serán los desarrollos que se impondrán en la oficina dentro de 10 o 20 años. Es tan acelerado el ritmo de nuevos inventos y estrategias que ellos no acaban de comprenderse en su totalidad cuando ya son puestos en funcionamiento.

Durante cientos de años la principal actividad del hombre ha sido la manufactura y la industria. Y ahora, en unos pocos años el hombre se ha dedicado a hacer de la información su principal fuente de ingresos. De igual forma, las modas administrativas son menos perennes. Quién iba a imaginar que el modelo tayloriano que domino la empresa durante gran parte de este siglo sería reemplazado en estas dos últimas décadas por conceptos como gerencia de calidad total, Benchmarking, Outsourcing, etc.?. Así, la tecnología y los desarrollos científicos que directamente nos atañen, ya sea en el hogar o en el puesto de trabajo, nos están acostumbrando a movernos a este ritmo.

En la actualidad las empresas se apoyan fuertemente en diferentes herramientas a fin de facilitar la manera en que se realiza su trabajo y al mismo tiempo incrementar los niveles de desempeño y productividad. En muchas ocasiones desgraciadamente se le apuesta firmemente a la tecnología esperando que ella pueda hacer maravillas y solucionar problemas complicados. Desgraciadamente se le apuesta con los ojos cerrados, sin bases sólidas. Cabe decir que la moda dentro de las organizaciones representa un papel muy importante. Sin embargo, es muy cierto que la tecnología bien estudiada, planeada y administrada, si produce cambios positivos muy notorios.

En lo referente a la tecnología hay un factor desgraciadamente incontrolable, pero de suma importancia, el "Tiempo". La tecnología de año en año puede cambiar, por esto la planeación de la tecnología no debe ser por moda, sino por necesidad.

Definitivamente la oficina en nuestros días debe ser más dinámica y no estar limitada a horarios ni lugares. Ahora cuando el personal no esta dentro de su oficina puede alcanzar la información que esta dentro de ella. Incluso con los nuevos "Cyber Cafés", donde una persona puede accesar a Internet desde máquinas preinstaladas en el establecimiento o bien llevando su propio notebook y conectándose a la red.

Se dice que usando tecnologías como las empleadas en la oficina virtual (telecomunicaciones avanzadas, multimedia, bases de datos, Internet, Intranet, redes, etc.) se puede incrementar de un 10% a un 20% la productividad del trabajo; la justificación de la aplicación de tecnologías en oficinas debe estar muy bien fundamentada y construirse con bases sólidas.

De alguna manera ya hemos avanzado hacia la evolución de oficinas ayudados en gran medida por las tecnologías involucradas en la oficina virtual. Aunque en realidad muchas herramientas que se siguen utilizando son aun de la "primera generación".

2. MARCO TEORICO

En la actualidad ha desaparecido la noción de corporación como una organización jerárquica estructurada. La compañía, que en el pasado parecía un impresionante mole de clases, ha empezado a dividirse en piezas más pequeñas: Las unidades independientes de negocios. Más importante aun es que las teorías organizacionales actuales indican que sólo un núcleo de actividades esenciales debe permanecer dentro de un grupo corporativo; el resto debe decentralizarse, lo que da como resultado la creación de la corporación virtual, cuya célula y eje principal es la oficina virtual. La oficina virtual no puede depender de la anticuada macrocomputadora, de ingenuos protocolos de comunicación ni de obsoletos programas basados en Cobol. Vivimos en una era de discontinuidad y los negocios ya no se conducen de la misma manera. Las aplicaciones avanzadas de las comunicaciones, las microcomputadoras y el software están siendo impulsadas por este hecho y tienen un gran impacto en la tecnología que empleamos para seguir siendo competitivos, y prepararnos para un futuro que se acerca a grandes pasos.

1. REALIDAD VIRTUAL

De las nuevas ramas de la informática, la realidad virtual es una de las más desconocidas y su nombre sugiere una gran variedad de interpretaciones, mismas que se prestan a la especulación y fantasía.

A finales de los 80’s, los gráficos por computadora entraron en una nueva época. No era sólo que las soluciones tridimensionales (3D) comenzaran a reemplazar los enfoques bidimensionales y de dibujo de líneas (2D), sino que también existía la necesidad de un espacio de trabajo totalmente interactivo generado a través de la tecnología.

A partir de principios de los años 90’s, estas soluciones se han visto enriquecidas con sensaciones del mundo real a través de estímulos visuales, auditivos y de otro tipo que afectan al usuario de manera interactiva. Esto es en esencia lo que llamamos Realidad Virtual.

El diccionario define la palabra virtual como "que existe o resulta en esencia o efecto pero no como forma, nombre o hecho real", y ala palabra realidad como a "la cualidad o estado de ser real o verdadero", es fácil imaginar todo el campo de acción que conjugan estas dos palabras. En cualquier caso, tecnológicamente hablando, la Realidad Virtual ha sido definida de varias maneras especificas, por ejemplo, como una combinación de la potencia de una computadora sofisticada de alta velocidad, con imágenes, sonidos y otros efectos. Otras definiciones son:

1. "Un entorno en tres dimensiones sintetizado por computadora en el que varios participantes acoplados de forma adecuada pueden atraer y manipular elementos físicos simulados en el entorno, y de alguna manera, relacionarse con las presentaciones de otras personas pasadas, presentes o ficticias o con criaturas inventadas".
2. "Un sistema interactivo computarizado tan rápido e intuitivo que el computador desaparece de la mente del usuario, dejando como real el entorno generado por el mismo, por lo que puede ser un mundo de animación en el que nos podemos adentrar".

Sin embargo, a pesar de todas estas definiciones, que de por sí son validas, no muestran totalmente toda la potencia, todo el jugo que se puede extraer de esta nueva tecnología o forma de trabajar, por lo que la definición más sencilla y la más general es: La realidad virtual es aquella forma de trabajo donde el hombre puede interactuar totalmente con el computador, generando ésta espacios virtuales donde el humano puede desempeñar sus labores y donde se comunica con el computador a través de efectores o dispositivos de interacción.

Utilizando gafas u otros dispositivos se ve y se entra en una presentación o espacio virtual creado por computador de una realidad alternativa en la que se participa. Al mover la cabeza o dar ordenes, esta escena virtual queda dominada y cambia armónicamente. La cabeza o mano parecen ser transportadas y expuestas a moverse dentro de la escena generada por computador. La realidad virtual explota todas las técnicas de reproducción de imágenes y las extiende, usándolas dentro del entorno en el que el usuario puede examinar, manipular e interactuar con los objetos expuestos.

La Realidad Virtual no es peligrosa ni es el dominio exclusivo de adictos a los videojuegos y a la tecnología. Sus aplicaciones tampoco están restringidas a lo puramente tecnológico o científico. Es un medio creativo de comunicación al alcance de todos.

1. Aplicaciones de la Realidad Virtual. El potencial de la realidad virtual radica en la capacidad que tiene para permitirnos experimentar y, en cierta medida, palpar el resultado de nuestro desenvolvimiento y actividad dentro de un ambiente tridimensional, creado artificialmente. Las aplicaciones son numerosas hoy en día, algunas de ellas son:

• Educación. Por medio de redes y sistemas avanzados de telecomunicación, el estudiante tiene la oportunidad de aprender a distancia, con un fácil desarrollo y bajo costo en las aplicaciones de formación, además, hay mayor retención y comprensión de la información, se reducen los desplazamientos y los riesgos de ambientes nocivos o peligrosos para el estudiante.
• Arquitectura. La realidad virtual permite el diseño y recorrido de modelos arquitectónicos, permitiendo visualizar la proporción entre los elementos de construcción y la plástica de los colores, y el recorrido interno y externo de las obras, aun antes de su edificación.
• La visualización científica. En donde los datos provenientes del análisis de un sistema físico, tal como el comportamiento aerodinámico de una turbina de avión, pueden interpretarse mejor, si los distintos parámetros se visualizan tridimensionalmente y se manipulan interactivamente.
• Capacitación y entrenamiento de personal. La realización de actividades que requieren coordinación motora pueden beneficiarse especialmente, ya que es posible evaluar si los movimientos se mantienen dentro de las trayectorias prescritas, y si se ejerce una presión o fuerza adecuada. Esto puede aplicarse para aprender a tocar instrumentos musicales, manejar automóviles, soldar componentes electrónicos, escribir a máquina o jugar tenis, entre otras cosas.
• Medicina. El empleo de técnicas de "overlays" (la sobreposición de imágenes de estructuras ideales sobre las estructuras corporales actuales), es de gran valor en la cirugía general y cerebral, donde se requiere un alto grado de destreza y capacidad de reconocimiento de los órganos apropiados. Además, la ayuda a mudos y sordos, permitiendo el empleo de técnicas de realidad virtual para desarrollar guantes electrónicos, que posibilitan la traducción del lenguaje de señas a lenguaje verbal.
• Entretenimiento. Los juegos electrónicos, donde la posibilidad de experimentar e interactuar con distintos ambientes ofrece una enorme fascinación para la mayoría de las personas. Pude considerarse que la realidad virtual tiene sus orígenes en la graficación por computadora, los simuladores de vuelo, la interacción hombre-máquina, la robótica, la multimedia y, en cierta medida, en la cinematografía, por la composición de medios que emplea, tales como el sonido y la imagen.

1.1.2 Características de un sistema de realidad virtual. Las características que diferencian un sistema de realidad virtual de otro sistema informático son:

• Son inmersivos, en el sentido tridimensional del mundo virtual. Cuando se entra en estos universos se penetra en ellos sin que haya ninguna discontinuidad. Las imágenes no se deforman y siempre existe la misma secuencia sin importar la perspectiva desde donde se vea.
• Hay interacción, los datos que se encuentran en un sistema virtual son capaces de reaccionar ante la manipulación por parte del usuario. Este esquema de retroalimentación define la posibilidad de que el navegador pueda solicitar información a una persona en un mundo virtual.
• La multisensorialidad; que es la integración de sonidos, imágenes y tacto de forma armónica.

Los sistemas de realidad virtual, además, se apoyan en el uso de hardware especializado, como:

• "Casco estereoscópico. Para proyectar secuencias estereoscópicas, para la determinación de la posición y del movimiento de la cabeza del usuario, y para transmitir sonido ambiental.
• Guante electrónico. Para la manipulación del medio ambiente artificial y para proporcionar la sensación de tacto. Banda transportadora y timón, para dar la sensación de estar caminando y navegar.
• Computadora, con gran capacidad de procesamiento numérico. Para simular los procesos asociados con un sistema de realidad virtual".
• Software. A diferencia del software de animación tradicional, el software virtual permite la interacción con los componentes del modelo, además, el software de realidad virtual calcula, genera y muestra en pantalla la perspectiva actualizada del mundo virtual múltiples veces por segundo. Algunos de estos softwares son el Runtime RV, que permite visualizar y explorar un mundo virtual de forma continua y desde cualquier perspectiva en tiempo real; y el Editor RV, que es utilizado para crear mundos virtuales, permitiendo crear y modificar la forma, tamaño, color, textura y dinámica de los objetos dentro de un entorno virtual, incluso, definir y asignar comportamiento a los objetos virtuales.
• Trajes. Los trajes para realidad virtual han evolucionado a partir de componentes sueltos como el casco, gafas y guantes; llegando ahora a ser toda una prenda, que permite al usuario interactuar totalmente con el mundo virtual, otorgando además de las características ya mencionadas, percepción de sensaciones y estímulos a todos los sentidos, así como el movimiento.

Teniendo en cuenta las anteriores características y que, además, existen variedades de sistemas de realidad virtual, es bueno saber que entre ellos se pueden diferenciar a su vez por algunas características como la velocidad de respuesta; la calidad de las imágenes proyectadas; el número de sentido y la calidad con que se simulan y, en general, la calidad con que se logran los efectos de inmersión y manipulación del ambiente virtual.

2. OFICINA VIRTUAL

En la actualidad no sólo existe una impresionante lista de aplicaciones de la Realidad Virtual, sino también existe una urgente necesidad de implementaciones nuevas e imaginativas debido al radical cambio que puede observarse en la tecnología, en la industria y en los negocios. Frente a estos cambios se imponen nuevas estructuras administrativas y organizacionales para las empresas, siendo este el caso de la oficina virtual desprendiéndose de ella la compañía virtual, teniendo como esencias de ambas la reinvención de la organización, tanto de la mediana como la gran empresa.

Esencial y técnicamente la oficina virtual, no es más que la unión de un computador generalmente portátil, con capacidad para comunicaciones, un teléfono digital móvil, software de red, componentes multimedia y algunos programas específicos según la labor que desempeña el trabajador. Pero este pequeño equipo permite a los trabajadores realizar las labores desde su casa, automóvil o donde a bien lo crean conveniente. Esta situación trae consigo un cambio radical en las pautas de trabajo, y revoluciona el mundo empresarial y profesional, con incrementos de productividad y ahorro de tiempo y dinero.

Para poder ampliar un poco más esta definición un poco técnica, debemos abordar otros aspectos y conceptos, que son el verdadero sentido de la oficina virtual, y que asociándolos a lo anteriormente descrito, conforman la realidad de todo lo que es ella.

1.2.1 La Sociedad de la Información. La sociedad de la oficina virtual; sociedad de la información es en la que vivimos hoy en día, y que se distingue por una serie de rasgos característicos, como son:

La materia prima es la Información: En esta nueva sociedad, la información sustituye a los antiguos factores de producción y creación de riqueza. El trabajo manual cede su puesto al trabajo intelectual. El poder se basa cada vez más en la capacidad para almacenar, gestionar, distribuir y crear información.

La terciarizaciòn: La sociedad de la información es un estado evolutivo de las sociedades avanzadas. En ellas, el número de los trabajadores ocupados en el sector terciario supone, como mínimo, el 50% de la población ocupada y, dentro de ellos, el número de los que trabajan en la información supera al de los que trabajan en las demás profesiones. Esta desproporción a favor de los trabajadores de la información se incrementa día a día. (Véase Figura 1.)

Fuente: A.L. Robinson, "Electronics and Employment: Displacement Effects", en The Microelectronics Revolution, 1980.

Figura 1. Cambios en la estructura ocupacional de EE.UU.

La automatización: La mayor parte de las tareas laborales están automatizadas y se definen no desde el punto de vista de fabricación, sino en términos de captura de información, solución de problemas, producción de ideas creativas y capacidad de responder flexiblemente a situaciones nuevas o de actuar flexiblemente cuando se interactua con otros. El trabajo puramente mecánico lo hacen máquinas.

La globalización: La sociedad de la información tiene vocación de sociedad global; es una sociedad de estructura y ámbito mundiales.

Esta globalidad es fácil de constatar, ya que cosas que sólo se podían comprar en el mercado local se pueden ahora adquirir instantáneamente en cualquier lugar del mundo. Igualmente, hoy se puede ser espectador universal, mediante las comunicaciones; es así como los medios de telecomunicación han dado al ser humano el don de la ubicuidad.

La interactividad: Con el nacimiento y extensión de las redes de telecomunicación, de las llamadas autopistas de la información, las telecomunicaciones imponen ya una interconexión de tipo multidireccional, lo cual ofrece la posibilidad de que aparezcan y existan tantas fuentes y motores de información que conformen una gran variedad de posibilidades que pueden llegar a ser infinitas; esto dado que cada empresa, persona o institución se convierte en emisor y difusor de información, transformándose así en un foco de poder.

La complejidad: La sociedad de la información es una sociedad muy compleja. Dicha complejidad surge, en gran parte, a que los cambios se dan en forma simultanea, como ocurre en todo periodo revolucionario o de innovación. Por doquier encontramos nuevas formas de organización, fruto de la incidencia de las tecnologías de la información sobre todo tipo de organismos y estructuras.

El dominio de los medios de comunicación: Teniendo en cuenta todo lo anteriormente descrito como características de la sociedad de la información, y evidenciado, además, la necesidad e importancia de la información, es prácticamente visible que a esta nueva sociedad la dominan los medios de comunicación y sus adelantadas e innovadoras tecnologías.

La televida o vida virtual: La sociedad de la información se caracteriza por la infinidad de posibilidades que las autopistas de la información aportan a la vida de los ciudadanos, donde ellos pueden actuar como:

1. Proveedores, incorporando al mercado de las redes un producto o servicio.
2. Clientes, acudiendo a la red para todo tipo de actividades de trabajo, diversión, cultura, entre otros.

Con estas condiciones, podemos hablar de una televida o vida virtual; donde las labores del hogar están controladas por una unidad central, las compras se hacen por la red directamente, las transacciones bancarias no necesitan de papeleo y largas filas, se tiene un medico disponible en la red siempre listo para las emergencias, y en fin se realizan cantidad de negocios y transacciones por la red, y todo esto trabajando, obviamente, desde el hogar.

1.2.2 Teletrabajo. Es aquí donde la definición técnica que se mención en líneas pasadas comienza a tomar un valor y un sentido mucho más amplio. El teletrabajo es el objetivo real de la oficina virtual, y a grandes rasgos es la gran innovación que trae consigo la oficina virtual.

El primer paso para explicar el teletrabajo es definirlo y esto es más difícil de lo que parece. La mayoría de la gente entiende que la palabra implica trabajo a distancia pero eso no es, evidentemente, todo.

En la actualidad existen multitud de definiciones del termino teletrabajo y de ahí que sea difícil cuantificar y/o conocer su implantación real. Así, si se examina la literatura sobre el tema, se puede comprobar que además de teletrabajo, se utilizan, además, otros términos como teledesplazamiento (telecommuting), trabajo en red (networking), trabajo a distancia (remote working), trabajo flexible (flexible working), y trabajo en el domicilio (homeworking). Sin embargo "en la mayoría de las definiciones existentes siempre aparecen tres conceptos claves: organización, localización y tecnología".

Así pues, el teletrabajo es también una forma de organizar el trabajo de manera que este se realiza, con la ayuda de tecnologías de la información y las comunicaciones, en un lugar distinto y alejado de las oficinas centrales o de las instalaciones de producción. El teletrabajo, así pues, supone una ruptura con el concepto tradicional de "<trabajador = lugar de trabajo> y <trabajo = horario de trabajo>". Para sintetizar todos aspectos es una sola definición, podríamos decir que:

El teletrabajo es una forma flexible de organización del trabajo que consiste en el desempeño de la actividad profesional sin la presencia física del trabajador en la empresa durante una parte importante o la totalidad de su horario laboral. Engloba una amplia gama de actividades y puede realizarse en tiempo completo o parcial. La actividad profesional en el teletrabajo implica el uso frecuente de métodos de procesamiento electrónico de información, y el uso permanente de algún medio de telecomunicación para el contacto entre el teletrabajador (trabajador virtual) y la empresa.

1.2.2.1 Las Modalidades del Teletrabajo. Las modalidades de teletrabajo son prácticamente definidas por el lugar en donde se trabaja, así estas modalidades son:

Domicilio. Es la modalidad más genuina. Sin embargo, dentro de ella caben muchas modalidades tendentes, por una parte, a evitar los principales inconvenientes del trabajo en casa, como puede ser el aislamiento. Por otra, a satisfacer la necesidad de la empresa de racionalizar costes y seguir contando con la presencia de su personal, al menos de vez en cuando. Teniendo en cuenta estos condicionantes, pueden darse las siguientes situaciones:

• Trabajo en el domicilio todo el tiempo. Es decir, toda la jornada y todos los días de la semana. Este tipo de situaciones son más frecuentes, lógicamente, en las personas que trabajan por cuenta propia y venden sus servicios a las empresas (free lances).
• Parte del trabajo en el domicilio y parte en la empresa. Cuando los trabajadores pertenecen a la nómina de una empresa, esta suele buscar combinaciones, de manera que se conjuguen las ventajas que para ella y sus trabajadores pueda tener el trabajo a distancia con la necesidad de mantener la cohesión de los frutos del trabajo y el espíritu de pertenencia de sus trabajadores a la institución.

Las Oficinas Satélites. Estos son lugares de trabajo que pertenecen a la misma empresa, pero son independientes de la sede corporativa. En estas oficinas satélites para teletrabajo situadas en puntos estratégicos, no tienen porque ubicarse, de modo fijo, unos departamentos concretos. En ellas prima no la organización funcional, sino la geográfica. Se abren para que acudan a trabajar a ellas los trabajadores que viven más cerca, con independencia del puesto de trabajo que ocupen o de las tareas que desempeñen.

Los Telecentros. Fundamentalmente son centros compartidos por varias empresas, fundamentalmente medianas. El principal criterio que agrupa a los trabajadores en ellos, al igual que en las oficinas satélites, es geográfico. Se trata de prestar un servicio a personas que viven en las proximidades, de modo que no tengan que efectuar un largo viaje para ir a trabajar. Estos telecentros han de tener el equipamiento suficiente para realizar las funciones que en ellos se pretende.

Los telecentros pueden ser propiedad de empresas o asociaciones de empresas que comparten costos. Puede ser también propiedad de empresas de telecomunicaciones y/o empresas de informática, que los crean con la intención de incentivar el consumo tanto de equipos como de líneas.

Las Telecabañas (Telecottages). Son centros de teleservicios asociados, generalmente, a instalaciones en haciendas, pueblos pequeños, en síntesis zonas rurales. Con este sistema se busca retener a la población autóctona y atraer incluso a población más preparada, que suele servir en los grandes centros urbanos.

Móviles o nómadas. Quizá la máxima expresión de la oficina virtual y el teletrabajo la constituya el trabajador móvil o nómada. Es decir, el que trabaja donde esta, donde surge la necesidad de trabajar. Son trabajadores que realizan su labor desde su casa, telecentros, oficinas satélites, telecabañas, desde el lugar donde se encuentra su cliente, en su lugar de descanso e incluso en el camino a cualquier lugar.

3. COMPAÑIA VIRTUAL

Como es visible, las tecnologías de la información han permitido hoy un nuevo concepto de las empresas, llamadas Compañías virtuales, o empresas en red, no ligadas a un espacio físico, sino conformadas por una red de relaciones telemáticas.

La compañía virtual está compuesta de una red temporal de socios de negocios independientes, clientes, proveedores e incluso antiguos competidores. Estos están conectados por tecnología informática que les permite compartir recursos administrativos, experiencia en investigación y desarrollo, mercados y costos.

Este nuevo modelo, tiende un poco ha desvanecer la noción de la empresa como una organización jerárquica estructurada. La compañía que en el pasado parecía una impresionante estructura de clases, ha empezado a dividirse en piezas más pequeñas: las unidades independientes de negocios. Además, las teorías organizacionales actuales indican que sólo un núcleo de actividades debe permanecer dentro de un centro corporativo reducido. El resto debe decentralizarse o realizarse a través de alianzas, lo que afianza aun más la filosofía de la oficina y compañía virtual.

Debido a estos cambios radicales en la organización y en los negocios, en la actualidad se están dando cambios muy significativos en la industria de la manufactura, en los servicios, mercadeo y finanzas.

1.3.1 Características de la Compañía Virtual. Los siguientes son los atributos clave de una empresa de este tipo:

• Excelencia. Debido a que cada socio aporta su habilidad, puede ser posible crear una organización que sea lo mejor en todo. Todas las funciones y procesos podrían ser de nivel mundial, algo que ninguna compañía podría llegar a lograr sola.
• Tecnología. Las redes de información permiten que las compañías y empresarios, sin importar su ubicación geográfica, se unan y trabajen como uno sólo. Existe utilización intensiva de las tecnologías de informática y telecomunicaciones.
• Sentido de la oportunidad. Las sociedades son menos permanentes, menos formales y tienen un mejor sentido de la oportunidad. Las empresas se colaboran para aprovechar una oportunidad especifica ofrecida por el mercado y, casi, siempre, se disgregaran nuevamente cuando la necesidad se acabe.
• Confianza. Estas relaciones obligan a las compañías a depender mucho más unas de otras y exigen un nivel de confianza mucho más alto. Comparten un sentido de objetivo conjunto, lo cual significa que el destinó de cada socio depende del otro.
• Ausencia de Fronteras. Este nuevo modelo corporativo redefine las fronteras tradicionales de la empresa. La mayor cooperación entre competidores, proveedores y clientes hace difícil determinar donde termina una empresa y comienza otra.
• Otras características implícitas son:
• Flexibilidad de estructura
• Descentralización de decisiones
• Alta dispersión de empleados y recursos
• Concentración en una actividad muy especializada
• Fuerte nivel de subcontratación (Outsourcing)

La compañía virtual puede tener enormes ventajas competitivas en este nuevo mundo, su flexibilidad y ligereza puede darle enorme capacidad para capturar mercados emergentes, de rápido desarrollo y demandantes de soluciones con un contenido tecnológico muy elevado. "Campos especialmente abandonados en este sentido son los que se dedican a la gestión y elaboración de información, siendo uno de los más importantes la consultoría, en su concepto más amplio, como suministradora de información, experiencias y conocimiento".

2. TECNOLOGIAS RELACIONADAS CON EL DESARROLLO Y APLICACION DE LA OFICINA VIRTUAL

A continuación se describen algunas de las tecnologías que tienen relación directa con la oficina virtual. Es así como se explica cada uno de estos elementos, para así, llegado el momento, tener una excelente visión del entorno tecnológico que rodea esta nueva forma de organización.

2.1 REDES

La palabra red tiene varias definiciones. La más común describe los métodos que la gente utiliza para mantener sus relaciones con amigos y contactos de negocios. Aplicada a computadores, tiene mucho más significado. "Una red es una manera de interconectar computadores de tal forma que estén conscientes unas de otras y puedan unir y compartir sus recursos". Cabe anotar que esta comunicación es lograda gracias a los Protocolos, que son "un conjunto de normas o procedimientos necesarios para iniciar y mantener una comunicación. Los principales protocolos son, TCP/IP, SNA, NetBEUI, IPX/SPX".

2.1.1 Ventajas. En los negocios, educación y muchos otros tipos de organizaciones, las redes ofrecen enormes beneficios, de los cuales los más importantes son:

• Acceso simultaneo. Una realidad de las empresas con computadores es que la mayoría de sus empleados de oficina utilizan los mismos programas. Con una red, las empresas pueden ahorrar bastante dinero al comprar versiones especiales para red de los programas más comúnmente utilizados, en lugar de reproducciones por separado de la información en diferentes discos duros. Esto mismo sucede con la información en si. La información que cada empleado necesita, estará disponible siempre, sin la antigua necesidad de tener que trasladar constantemente los archivos con información de un equipo a otro.
• Dispositivos Periféricos Compartidos. Compartir dispositivos, especialmente como las impresoras láser o el escáner, con una red es relativamente fácil. Esto al igual que el acceso simultaneo trae consigo beneficios muy importantes en el ahorro de costos.
• Respaldo más fácil. En las empresas, la información puede ser extremadamente valiosa, de tal forma que es imperativo asegurarse de que los empleados respalden su información. Una forma de dar solución a este problema es manteniendo toda la información de valor en un dispositivo de almacenamiento compartido al cual los empleados tienen acceso mediante la red. De esta forma, a una persona se le puede asignar la tarea de hacer respaldos frecuentes de la información en el dispositivo de almacenamiento compartido.
• Transferencia de datos. Es decir, la posibilidad de establecer comunicación entre computadores e intercambiar información.

2.1.2 Tipos de Redes. La distancia entre los computadores que integran una red no es obstáculo para obtener un buen funcionamiento de esta. Dependiendo de dicha distancia, las redes de computadores presentan la siguiente clasificación.

2.1.2.1 LAN . Una LAN (Red de Area Local) es una red de computadores de cualquier variedad que están ubicadas relativamente cerca una de otras y conectadas por un cable contiguo (o por enlace inalámbrico). Una LAN puede estar por sólo dos o tres computadores interconectados para compartir recursos, o puede incluir varios cientos de ellos. Cualquier red que resida dentro de una sola edificación, edificaciones contiguas, o incluso un campus se considera una LAN.

Una LAN permite a todos los computadores conectados a ella compartir el hardware, software e información. Los recursos más compartido a menudo son los dispositivos de disco de almacenamiento e impresoras. Un disco de almacenamiento compartido en una LAN es llamado Servidor de Archivos o Servidor de la Red.

2.1.2.2 WAN. Una WAN (Red de Area Extendida) es comúnmente dos o más LAN interconectadas, generalmente a través de una amplia zona geográfica, por ejemplo un banco con sucursales en diferentes zonas del país. Cada sucursal necesita recursos, información y programas a nivel local, pero también necesita compartir información con la otras sucursales o con la oficina central, para poder llevar con eficacia sus operaciones a nivel nacional.

2.1.3 Tipos de Conexión. Existen tres tipos de conexión a una red: la conexión punto a punto, la conexión multipunto y la conexión inalámbrica.

• Punto a Punto. Es una conexión de dos dispositivos entre ellos y nadie más. Por ejemplo, una conexión de dos computadores mediante fibra óptica o un cable paralelo.
• Multipunto. Utiliza un sólo cable para conectar más de dos dispositivos. Por ejemplo, un cable coaxial, que tiene varios dispositivos conectados al mismo.
• Inalámbrica. Como su nombre lo indica es una red que casi no utiliza cables. Básicamente, las redes inalámbricas se basan en el uso de dos tecnologías: Ondas de radio y Luz infrarroja, que tienen sus pros y contras, específicamente en términos de la velocidad de transmisión, compatibilidad y medio en el cual se instala. Estos pros y contras los podemos resumir así:

Ventajas.

1. Buenas características de desempeño
2. Resistencia a la interferencia externa
3. Seguridad
4. Bajos costos de operación
5. Facilidad de instalación
6. Facilidad de mantenimiento y detección de fallas
7. Menor tiempo de instalación
8. Buen nivel de integración con redes tradicionales existentes

Limitaciones.

1. Potencia y distancia limitada
2. Velocidad de transmisión limitada
3. Alto costo por unidad

2.1.4 Topologías de Redes. La topología de una red es la distribución física de los cables que conectan los nodos a la misma. Existe un número de factores a considerar para determinar cual topología es la más apropiada para una situación dada; estos factores son por ejemplo, el tipo de computadores, el costo de componentes y el desempeño deseado. Existen tres topologías de redes.

2.1.4.1 Bus Lineal. Una red en bus lineal, es una topología de red que utiliza una conexión multipunto, donde todos los dispositivos se conectan a un mismo cable uno tras otro (Ver Anexo A).

Aun cuando la topología de bus lineal es una de las más comunes, tiene desventajas inherentes:

1. Frágil. Si el cable se desconectara o se rompe, la red deja de funcionar en su totalidad.
1. Limitada en distancia y número de dispositivos conectados.
1. Difícil de aislar cuando hay problemas de cableado.
1. Degradación del desempeño de la red con el crecimiento de dispositivos.

Y tiene algunas ventajas, tales como:

1. La falla en una computadora no afecta la red.
1. Las conexiones a la red son sencillas y flexibles.
1. Es una topología barata, en cuestiones de cable, conectores y otros componentes.

2.1.4.2 Red en Estrella. La topología en estrella, es una topología en red punto a punto, ya que los dispositivos se encuentran conectador a un panel de control o concentrador, que enruta el tráfico al lugar apropiado (Ver Anexo B.). Las ventajas de esta topologías son:

1. Si el cable de un dispositivo falla no afecta la integridad de la red.
2. Facilidad para añadir nuevos dispositivos
3. Administración y Monitoreo centralizado

Sus desventajas son:

1. Alto costo en el cableado, las conexiones y el concentrador.
1. Si el concentrador falla, la red entera deja de funcionar.

2.1.4.3 Anillo. La topología de anillo, utiliza una conexión punto a punto donde los dispositivos se conectan en un circulo irrompible formado por un concentrador, que es el encargado de formar eléctricamente el anillo en la medida en que se insertan los dispositivos (Ver Anexo C). En esta topología, el mensaje viaja en una sola dirección y es leído por cada una de las computadoras hasta llegar a su destinó.

Las desventajas de esta forma son:

1. Un alto costo en el cableado y las conexiones, así como el concentrador.
2. Si el concentrador falla el anillo se rompe.

Las ventajas de esta topología son:

1. Si el cable de un dispositivo falla, no afecta la integridad del anillo.
1. Igualdad de acceso a todos los dispositivos.
1. El desempeño de la red esta garantizado.

2.1.4.4 Híbrida. La topología híbrida es el conjunto de todas las anteriores. Su implementación se debe a la complejidad de la solución de red, o bien al aumento en número de dispositivos, lo que hace necesario establecer una topología de este tipo. Las topologías híbridas tienen un alto costo debido a su administración y mantenimiento, ya que cuentan con segmentos de diferentes tipos, lo que obliga a invertir en equipo adicional para lograr la conectividad deseada.

2. INTERNET

Una de las muchas definiciones que se le han asignado a Internet es la de ser una "red de redes", cuyos elementos (computadores y/o usuarios) se encuentran distribuidos por todo el mundo. También puede considerarse como un conjunto de recursos de información a nivel mundial. Concretando, la definición más universal y concisa sobre Internet es:

"Internet es una red de redes, lo que significa que muchas redes operadas por una multitud de organizaciones están interconectadas para conformarla. Permite comunicarse, compartir recursos y datos con personas ubicadas en la calle de enfrente o al otro lado del planeta. Su mayor ventaja radica en que es una herramienta que permite tener acceso a enormes cantidades de información en todo el mundo".

Internet es el banco de datos más grande en la actualidad; en ella podría encontrarse gran cantidad de información acerca de cualquier tema, lo que la hace de gran utilidad para maestros, estudiantes, científicos, músicos, niños y en general para cualquier persona. En la actualidad la velocidad de crecimiento de Internet es bastante grande debido a la cantidad de usuarios individuales e instituciones que se conectan día a día .

Al trabajar en Internet, es posible efectuar una infinidad de operaciones relacionadas con el manejo de la información, es decir, existe la posibilidad de establecer comunicación con cualquier lugar del planeta en donde exista un computador conectado a Internet. Pueden transmitirse archivos entre computadores, consultar información actualizada sobre algún tema determinado y mucho más.

A diferencia de otras redes, Internet no posee un administrador central que tenga un control sobre su totalidad; en lugar, existe un grupo de usuarios identificados como "la sociedad Internet" ISOC, que cumple con las siguientes funciones:

• Promover el intercambio de información utilizando Internet.
• Identificar estándares tecnológicos para utilización de Internet en lo referente al hardware y al software.

Debido al gran tamaño y a la incontable cantidad de usuarios de Internet, resulta imposible decir que posee un sistema operativo definido. Pero, en el momento de la creación de Internet y aun en la actualidad, la mayor parte de los computadores conectados con esta red utiliza el sistema operativo UNIX; por este motivo en algunas ocasiones se requerirá de conocimientos básicos sobre este sistema operativo sin que esto signifique que saber UNIX sea necesario para navegar en Internet.

2.2.1 Servicios y Herramientas de Internet. Existen en Internet elementos que vale la pena tener claros, para una mejor comprensión de lo que es en si la "superautopista de la información".

• Correo Electrónico (e-mail). Si se utiliza este servicio, cualquier usuario puede intercambiar mensajes con otros usuarios conectados a Internet sin importar la distancia que existe entre ellos. Cuando se envía un mensaje este se guarda temporalmente en un buzón electrónico que forma parte del sistema de almacenamiento del proveedor de acceso a Internet, por lo tanto, el usuario se conecta con su proveedor y lee sus mensajes.
• Usenet. Red que permite crear o tener acceso a grupos de usuarios que tengan algún interés en común, y así poder discutir o intercambiar ideas.
• FTP (File Transfer Protocol; Protocolo de Transferencia de archivos). Esta herramienta se utiliza para listar y copiar archivos de un computador a otro. Para esto se debe conectarse con un computador servidor de archivos y de allí gracias a esta herramienta se pueden bajar los archivos que se deseen.
• Archie. Debido a la gran cantidad de computadores servidores de archivos FTP anónimos, es necesario contar con la ayuda de otras herramientas para encontrar un archivo especifico. Archie permite realizar la búsqueda de dichos archivos.

• IRC (Internet Relay Chat; Conversación Transmitida por Internet). Conecta a un computador con muchos otros, con el objetivo de intercambiar mensajes interactivamente en tiempo real, sin que importe la distancia entre ellos; así pueden desarrollarse conferencias. Esta herramienta ha evolucionado bastante, hasta el punto de la videoconferencia.
• Ghoper. A través de los Ghoper de Internet puede accederse a información de diferentes organizaciones mediante menús, que van de lo general a lo especifico. Cada computador en el que exista un sistema Ghoper pone a disposición de los usuarios una cantidad de información clasificada por menús, permitiendo así una búsqueda más fácil.
• Verónica. Esta herramienta permite localizar títulos y direcciones de Ghoper, de una que facilita aun más la búsqueda.
• WAIS (Wide Area Information Server; Servidor de Información de área amplia). Al utilizar WAIS, puede encontrarse fácilmente información, en bases de datos que ponen a disposición organizaciones e institutos por todo el mundo.
• Word Wide Web (WWW). Este servicio utiliza el concepto de hipertexto, es decir, texto en el cual se encuentran enlaces que pueden ser palabras resaltadas, imágenes o iconos, y al seleccionar algunos de estos se obtiene una explicación adicional, una definición o simplemente un nuevo texto relacionado con la palabra seleccionada. En la mayor parte de los casos se integran a esta herramienta imágenes, animaciones, videos y sonidos. Debido a esto, este servicio es el de mayor acogida y crecimiento, gracias a su facilidad y lo agradable de su consulta.
• Telnet. Con el uso de este servicio, es posible conectarse con un computador remoto para emplear de esta forma sus recursos de software como programas, bases de datos, etc.

2.2.2 Seguridad en Internet.

La filosofía con al que creció Internet, permitir la máxima conectividad, ha admitido que cualquier persona pueda tener acceso tanto a la información que permanece en los diferentes puntos de la red como la información que viaja por los canales de comunicación. Es precisamente esta filosofía la que ha empezado a ser un verdadero problema para el almacenamiento y/o transferencia de cierto tipo de información sensible a ser observada, capturada o deteriorada por personas diferentes a los "verdaderos propietarios" de ella. Como resultado de estas necesidades que surgen día a día por la introducción de ciertos servicios en la red (servicios bancarios, pagos por la red, etc.), surge un concepto que es la seguridad en Internet.

2.2.2.1 Mecanismos de Seguridad. Los principales servicios de seguridad que debe ofrecer una red de computadores son: "autenticación, integridad, confidencialidad, control de acceso y no rechazo"; estos servicios de seguridad necesitan para su implementación de mecanismos y técnicas tales como: "la criptografía, firmas digitales, funciones de transformación y técnicas de control". Los mecanismos de mejor desempeño en la actualidad son los siguientes:

• PGP (Pretty Good Privacy). PGP es un software de encriptación de alta seguridad, disponible para varios sistemas operativos. Básicamente ofrece los servicios de confidencialidad y autenticación aunque, además, tiene posibilidades para ofrecer comprensión de datos y gran compatibilidad con el funcionamiento y manejo de mensajes de correo electrónico. En resumen PGP permite a los usuarios intercambiar archivos o mensajes con privacidad y autenticación de una manera conveniente.
• Muros de Seguridad (firewalls). Estrictamente hablando un muro de seguridad puede ser definido como "una colección de componentes que se coloca entre dos redes; donde todo el tráfico en cualquier dirección debe pasar a través del muro de seguridad, únicamente al tráfico autorizado por las políticas locales de seguridad se le permitirá el paso y el juro de seguridad por si mismo es inmune a la penetración". Más específicamente y en teoría el firewall sencillamente bloquea o restringe cierto tipo de comunicaciones no autorizadas entre computadores en la organización y computadores en las organizaciones externas; en términos generales este mecanismo ofrece un buen grado de aislamiento, y si se maneja y configura adecuadamente, puede también ofrecer un grado alto de seguridad.
• SSL (Secure Socket Layer). Es un protocolo diseñado para proveer privacidad sobre Internet. El protocolo permite que aplicaciones cliente/servidor se comuniquen de tal forma que no exista riesgo de ser espiados. El servidor es autenticado siempre y los clientes opcionalmente. Este sistema es compatible con prácticamente todo el manejo de Internet.

2.3 INTRANET

A raíz del éxito de Internet, nace Intranet como una herramienta para las organizaciones y empresas que querían hacer uso de las ventajas que Internet brinda pero con un enfoque más interno. Esto es, una red con las mismas características de Internet a la cual sólo tiene acceso el personal de la organización, clientes de la misma, etc. Es aquí donde radica la diferencia entre estos dos tipos de redes, que en Internet el acceso a la información es público, y en Intranet se restringe a determinados usuarios.

Intranet es una nueva alternativa para las empresas que necesiten compartir información que se genera al interior de su organización. En otras palabras, es hacer uso y distribuir la información dentro de la empresa pero a la manera Internet.

El uso e implementación de la Intranet trae consigo ventajas tales como:

• Capacidad de accesar bases de datos sin importar el lugar en donde se encuentre la computadora, ni su arquitectura, ni su sistema operativo.
• Disponibilidad de la información a cualquier hora y desde cualquier lugar.
• Aprovechamiento de recursos tales como: multimedia, hipertexto y otras facilidades de la red corporativa como navegadores, herramientas de Java, etc., para desarrollar aplicaciones en la Intranet.
• Intranet es una manera rápida y eficaz para realizar transacciones internas.
• Util en la comunicación con trabajadores, proveedores y clientes.
• Facilita a los empleados las consultas de información.
• Auxiliar eficiente en la planeación de citas y reuniones.
• Promueve el desarrollo del personal y su capacitación, así como también impulsa el trabajo en grupo.
• Es ideal para difundir información interna, tales como políticas, promociones, etc.
• Distribución de software de trabajo.
• Presentación de productos a clientes sin tener que desplazarse.
• Mensajería eficiente, por medio de correo electrónico.