El sistema de Administración Financiera. En entes descentralizados y desconcentrados
- Órganos
Públicos Desconcentrados y
Descentralizados - Diferencia entre
ambos - Importancia de cada
uno - Características
- Importancia
- El Sistema Financiero del
Órgano - Sistema
Contable - Sistema
Presupuestario - Conclusión
- Recomendaciones
- Anexos
Todas las organizaciones
bien sean publicas o privadas se encuentran, compuestas por
oficinas denominadas unidades y/o departamentos entre los cuales
se destaca por su carácter esencial y revelante, el
área de contabilidad.
Dentro de la Alcaldía del Municipio Guanare
existe el Departamento de Contabilidad, el cual recientemente ha
experimentado algunos cambios en su estructura
organizacional y funcional aprovechando el hecho que de
la
administración es un sus etapas lo suficientemente
completa para el logro de sus metas.
Este trabajo
contiene, primero el marco
teórico públicos desconcentrados y
descentralizado, luego la parte de campo, es decir; conocer a
la empresa en
si, sus sistema
financiero, sistema presupuestario, sistema contable y el
sistema de control.
El principal propósito de la realización
de este trabajo es reflejar de una manera sencilla y completa la
estructura y
situación de los departamentos, actualizado toda la
información existente en otros trabajos
realizados sobre la Alcaldía de Municipio Guanare; es
decir, todos los antecedentes.
Con la información requerida se esta aportando a
la Alcaldía de Municipio Guanare, un material en donde se
ofrecer oportunidad y adecuada información para el
desarrollo de
otras investigaciones
que competen e sus bases teóricas de aspectos planteados
de este trabajo.
Son partes de la centralización administrativa cuyas
atribuciones los ejercen en forma local, fuera del centro
geográfico en que tiene su sede los instancias
académicas centrales. Luego puede desconcentrase los
distintas administraciones.
Es aquel principio jurídico de organización administrativa en virtud del
cual se confiere con carácter exclusivo una determinada
competencia a uno
de los órganos encuadrados dentro de la jerarquía
administrativa, pero sin ocupar la
Descentralización para el derecho
administrativo es una forma jurídica en que se
organiza la administración publica, mediante la
creación de este publico por el legislador, dotado de
personal
jurídico y patrimonio
propio y responsable de una activada especifica de interés
publica. A través de esta forma de organización y
acción
administrativa, se atienden fundamentalmente servicios
públicos.
Consiste de confiar la realización de algunas
actividades administrativa a órganos que guardan con la
administración central una relación
que no es la jerarquía.
Diferencias entre Descentralización y
Desconcentración:
Descentralización:
- Están sujetos al poder
jerárquico. - No están sujetos a la administración
central. - Los empleados gozan de autonomía
orgánica.
Desconcentración:
- Están fuera de la relación
jerárquica del poder central. - Son parte de la centralización.
- No se goza de autonomía ya que el superior
mantiene un poder sobre las decisiones del órgano
subordinado.
Órganos
Desconcentrados:
- Esta dentro del cuadro de la
centralización - Las atribuciones las ejerce en forma local, fuera
del centro geográfico en que tiene su sede las
instancias académicas centrales. - Se puede desconcentrar en distintas
administraciones. - Prestan servicios
o desarrollan acciones
en distintas regiones del territorio del
país. - Su objetivo
en doble, acerca la prestación de servicios, al lugar
o domicilio del usuario, con economía para este, y descongestionan
la instancia central. - Se confiere con carácter exclusivo una
determinada competencia a uno de los órganos
encuadrados dentro de la jerarquías.
Órganos
Descentralizados:
- Se confía la realización de algunas
actividades administrativas a órganos que guardan
relación con la administración
central. - No están sujetos a los poderes
jerárquicos. - Los empleados y funcionarios que lo integran gozan
de autonomía orgánica. - Se organiza la administración publica
mediante la creación de antes publicado. - Los antes públicos son dotados de personalidad jurídica y patrimonio
propio. - Atiende fundamentalmente servicios
públicos. - Se conserva el poder central
Órganos
desconcentrados:
La importancia que tiene este órgano es que la
administración centralizada con organismos o dependencia
propias prestar servicios en distintas regiones del país;
y su finalidad es acercar la prestación del servicio al
lugar o domicilio del usuario y descongestionar la instancia
central.
Órganos
Descentralizados:
La importancia que tiene este órgano es que
debido a la descentralización de actividades se puede
agilizar o realizar más rápidamente
,evitándole los problemas
menores al órgano superior; ya que el órgano
encargado goza de autonomía o poder para tomar las
decisiones correctas en cualquier situación que se
presente.
Ejemplos a nivel
Municipal:
FUNDESIGUA
SAMUS
LOPNA
Terminal de Pasajeros
Mercados
Cementerio
EL SISTEMA FINANCIERO DEL
ORGANO
– La descripción del
órgano.
Alcaldía Del Municipio Guanare
.Origen.
Durante el tiempo de la
conquista y la colonización de Venezuela, los
fundadores de los pueblos designaron los primeros Alcaldes que se
conocen en la historia Venezolana. En
nuestro caso particular el Acta de Fundación de Guanare
establece que el "3"de Noviembre de 1591, Juan Fernández
de León designa a Domingo de Mederos y Blas
Rodríguez Casco como los alcaldes ordinarios de dicha
ciudad, desde ese momento la ciudad contaría con un
instituto que va a valer por la administración de las
tierras y ejidos, además de emitir ordenanzas y normas relativas
a los inmuebles de los ciudadanos.
A través de las épocas, el nombre de la
institución ha sido modificado y es cuando aparecen las
siguientes designaciones:
- Hacienda Municipal.
- Administración publica.
- Legislatura Municipal.
- Concejo Municipal
El órgano ejecutivo del municipio es la
Alcaldía, rama ejecutiva del Gobierno
Municipal la cual se ejerce por órgano del Alcalde y la
deliberante por órgano del Consejo Municipal, al cual
corresponde legislar sobre las materias de la competencia del
Municipio y ejercer control de la rama del Gobierno Municipal.
Para darse esta denominación de Alcaldía,
anteriormente existía otras, desde que se fundo la
provincia de Guanare; Cabildo como primera denominación,
luego Concejo Municipal y ahora la máxima autoridad es
la Alcaldía con la promulgación de la Ley
orgánica de Régimen Municipal en Noviembre de
1.989, y es en diciembre del mismo Año que esta tubo lugar
con el primer Alcalde elegido por el pueblo, el Profesor Pablo
Pacheco Montoya, que resulto electo para el periodo 1.990-1.992 y
para el periodo 1.993 hasta 1.998 es elegido el Ingeniero
José Clemente Pérez Oraá por dos periodo
consecutivos; en Diciembre de 1.998 no se realizaron elecciones y
esto ha originado que los Alcaldes que cumplieron su lapso
administrativo permanecieran en sus cargos por un tiempo
adicional.
De aquí en adelante los nuevos Alcaldes
serán elegidos según lo estipulado en la Constitución de la Republica Bolivariana de
Venezuela.
Ubicación
geográfica.
Carrera quinta (5), calles 23y24,Edificio Rental Guanare
Estado
Portuguesa.
Identificación.
Alcaldía Del Municipio Guanare.
Estructura
Organizativa
La estructura organizativa de la Alcaldía del
Municipio Guanare, se señala de sentido descendiente la
manera como se realizaron las diferentes direcciones y
departamentos que la conforman, es la siguiente (ver anexo
Nº 1):
- Despacho del
Alcalde:
Dirige el Gobierno y la administración Municipal,
así también ejerce la representación del
municipio en el ámbito de su competencia, en los
términos establecidos por la Ley Orgánica del
Régimen Municipal, las ordenanzas y el ordenamiento
jurídico que compete al municipio.
- Prensa y Protocolo:
Coordina y ejecuta las actividades de promoción e información de los
programas,
planes, obras y servicios, llevados a cabo por el municipio y, en
general proyecta una imagen positiva
de las actividades realizadas mediante los medios de
comunicación social.
- Cámara
Municipal:
Tiene carácter no solo de organizar deliberante y
normativo sino administrativo, integrado por los concejales
electos de acuerdo a la Ley Orgánica del Sufragio. La
Cámara Municipal comprende lo siguientes.
- Sindicatura
Municipal:
Representa y defiende judicial y extrajudicialmente, los
intereses del Municipio, en relación con los bienes y
derechos de la
entidad, conforme con el ordenamiento jurídico,
sometiéndose a las instituciones
del Alcalde o la Cámara Municipal.
- Contraloría
Municipal:
Controla, Vigila, y fiscaliza los ingresos,
gastos y
bienes públicos, así como las operaciones
relativas a los mismos, la contraloría actuará bajo
la responsabilidad y dirección del contralor, el cual es
nombrado por la Cámara.
- Cronista:
Promueve y promociona el acontecer histórico del
municipio, participa en actividades culturales como charlas en
planteles educativos y en otros centros culturales, además
proyecta y difunde el patrimonio Étno.-histórico,
arqueológico y arquitectónico del
municipio.
- Dirección
General:
Planifica, dirige y controla las actividades
administrativas, financieras, operativas y de servicios de la
Alcaldía, garantizando el uso racional de los recursos
humanos, materiales y
financieros. Esta posee una relación estrecha y directa
con:
- Bienes y Archivos:
Bienes controla los bienes tangibles (ejidos, terrenos,
propiedades del municipio, inmuebles) e intangibles (patrimonio
histórico, símbolos municipales, espíritu de
las ordenanzas), por otra parte archivo almacena,
conserva y custodia la documentación sumí-activa, inactiva
e histórica provenientes de las unidades orgánicas
de la
organización municipal, asegurando un flujo eficiente
de información.
Dirección General abarca, por
lo tanto, todas las direcciones que a continuación se
señala:
- Dirección de
Información:
Es la encargada de dirigir, coordinar, supervisar,
programar y controlar las actividades inherentes al proceso de
automatización de la informática de la Alcaldía y el
Consejo, así como dar mantenimiento
a los sistemas
automatizados implantados en la organización.
- Dirección de
Hacienda:
Planifica, programa,
coordina, registra, controla y evalúa los recursos
económicos y financieros del municipio, cumple y hace
cumplir las disposiciones de la ordenanza sobre Hacienda Publica,
y las demás de carácter fiscal y del
presupuesto anual
de ingreso y gastos. Bajo su cargo se encuentra el Departamento
de Liquidación y Facturación, además del
Departamento de Cobranzas. Entre las funciones de
estos tenemos:
- Departamento de
Cobranza:
Planificación, dirigir y controlar las
actividades de recaudación, Fiscalización e
inspección, a fin de lograr un incremento en los ingresos
municipales que permitan financiar la prestación de los
servios públicos del municipio.
- Departamento de Liquidación
y facturación:
Planificar, coordinar, dirigir y controlar todas las
actividades inherentes a la liquidación y
facturación de las ramas de ingreso
municipales.
- Dirección de Planificación y
Presupuesto:
Esta entidad es la encargada del proceso de
formulación, discusión, control y evaluación
del sistema de presupuesto y programa de la organización
municipal.
- Dirección de
Personal:
Planifica, dirige y coordina el ingreso, desarrollo y
capacidad del recurso humano que requiere la organización
municipal, a fin de lograr la mayor eficiencia en la
presentación de los servicios que demanda el
municipio.
- Dirección de Servicios
Administrativos:
Planifica, dirige, coordina y supervisa el proceso
administrativo-financiero de la organización, a fin de
garantizar el uso racional de los recursos y el cumplimiento de
los objetivos y
metas plateadas; además planifica y coordina con los
siguientes departamentos.
- Departamento de
Contabilidad:
Es la unidad encargada de organizar, dirigir y realizar
los registro
contables estipulados en las leyes nacionales,
de acuerdo con los sistemas de contabilidad establecidos por la
Contraloría Municipal de la Republica, la Dirección
Nacional de Contabilidad
Administrativa e la oficina Central
de Presupuesto (OCEPRE).
- Departamento de Compras:
Este departamento tiene la responsabilidad de coordinar
todo el proceso de selección
de ofertas, conduce a la elaboración de ordenes de compra
y ordenes de servicios. Además mantiene un registro de
proveedores; y
vale por las adquisiciones de la Alcaldía por el mejor
precio y
condiciones.
- Dirección de Transporte:
Estudia la creación y ordenamiento de las rutas y
derechos de explotación de las unidades que prestan el
servicio del transporte publico urbano de pasajeros; así
como también la implantación de las
infraestructuras físicas, señalamiento,
demarcaciones, semaforización, indicadores
peatonales y de transportación de pasajeros. Esta
dirección también se encarga de la
administración del terminal de pasajeros.
- Terminal de
Pasajeros:
Coordina, supervisa y ejecuta las actividades
administrativas y operaciones del terminal de
pasajeros.
se encarga de la promoción de cultura y
turística, además de las actividades rutinarias de
cada oficina, enviar, recibir y archivar todos los oficios. Esta
tiene a su cargo el Departamento de Diseño
Grafico.
- Dirección de proyecto y
desarrollo Urbano:
Dirige, controla y supervisa la ejecución del
plan de
desarrollo urbano-local, en lo relativo a la construcción y mantenimiento de obras de
infraestructuras del municipio, revisión y registro de los
proyectos
urbanísticos, coordinación e inspección de obras
publicas y privadas en el ámbito del municipio.
- Dirección de
catastro:
Se encarga de la edificación, numeración y
descripción de los inmuebles que integran la riqueza
urbana del municipio, con especificaciones de sus propietarios,
superficie, situación, lindero, valores y
demás datos que
comprueben sus características físicas,
económicas y jurídicas. A demás tiene a su
cargo la Oficina de Inquilinato.
- Dirección de
Inquilinato:
Administra justicia y
vigila los intereses de la comunidad, en
materia de
derecho inquilinario. Brinda a poyo a la organización en
materia de su competencia.
- Dirección de
Planificación Urbana:
Vigila y controla la ejecución emanada del plan
de ordenación urbanística, y los programas de que
él se dirige como instrumento capaces de servir de
fundamento para el proceso continuo de `planificación,
desarrollo y crecimiento de la ciudad: preparar proyectos de
ordenanzas, acuerdos, decretos y resoluciones que regulen el
desarrollo del Municipio Guanare.
- Dirección de Servicios
Públicos:
Planifica, dirige, organiza y controla la
prestación de los servicios públicos a la
comunidad, así también se encarga de coordinar con
los antes nacionales y estadales, los servicios que estos
organismos presten en el ámbito del Municipio. A su cargo
posee el Taller Municipal y la Administración de
Cementerios Municipales.
- Cementerio
Municipal:
Garantiza la adecuada prestación de los servicios
de ubicación póstuma de cadáveres humanos y
la conservación de los restos depositados en el cementerio
municipal.
- Dirección de Aseo
Urbano:
Planifica, dirige, ejecuta, controla y coordina el
servicio de aseo urbano y embellecimiento del Municipio, cumple
con lo establecido en la ordenanza, reglamentos y normas legales
relacionadas con el servicio.
- Dirección de
Promoción y Desarrollo
Social:
Coordina, controla y evalúa todas las actividades
de desarrollo social que se realizan en el Municipio, en
coordinación con los organismos nacionales, regionales y
estadales, así como programa, dirige, promociona y fomenta
el desarrollo cultural, recreacional y deportivo del Municipio
Guanare. También cuenta con el Departamento de Desarrollo
Comunal.
- Dirección de Deporte:
Promociona el desarrollo del deporte así como la
construcción, dotación, mantenimiento y
protección de la infraestructura deportiva del
Municipio.
- Dirección de Gestión Agroambiental:
Se encarga de coordinar la gestión agroambiental
que promueva y garantice la formulación y ejecución
de planes de desarrollo local sostenible con la
participación de la comunidad y equipos técnicos
interinstitucionales compartidos, a fin de lograr una mayor
calidad de
vida.
Misión.
La Alcaldía del Municipio Guanare se encarga de
prestar a la comunidad en general todo lo que se trata del
servicio publico, mantenimiento y conservación del
Municipio, de igual modo se encarga de velar por la
instalaciones, maquinaria y equipos que se encuentran bajo su
cargo. Elabora y aprueba planes de desarrollo urbano-local,
atiende los servicios públicos, protege el ambiente,
estimulas las actividades culturales y turísticas,
promueve y fomenta la construcción de viviendas, parques,
jardines, plazas, así como otros sitios de recreación
para el bienestar de la comunidad
.Visión.
La Alcaldía tienes como visión tratar cada
día de contribuir mas a satisfacer las necesidades del
Municipio, para un mejor mantenimiento y conservación de
los servicios, maquinarias y equipos., todo en pro de mejorar y
embellecer la ciudad, promover toda clase de
actividades que redunden de beneficios y progresos del Municipio,
contribuyendo al fortalecimiento de las instituciones publicas y
privadas que existan dentro del mismo municipio.
.Objetivos.
La Alcaldía del Municipio Guanare es un ente
gubernamental, cuyo objetivo esencial, es valer por los intereses
de la comunidad, coordinando, controlando y administrando los
recursos de los cuales dispone el Municipio, de manera tal, que
contribuyan a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la
población, además de aprobar los
sistemas
administrativos, clasificación y remuneración
del personal al servicio.
Además difundir el recurso económico a
través de las diferentes obras, actividades y proyectos y
así disponer de los recursos materiales necesarios para
cumplir con los compromisos y responsabilidades, mantener
estrecha relación institucionales y establecer vinculo con
organismos nacionales, estadales y municipales para liderizar,
garantizar, propiciar, definir, canalizar y desarrollar una buena
gestión; coordinando y promoviendo los esfuerzos de los
diversos organismos oficiales y privados para fortalecer la
actividad agrícola.
Describir el Departamento de
Contabilidad:
Misión:
Su misión
principal es registrar toda las operaciones relativa a la
contabilidad patrimonial del municipio; es decir, las vinculadas
al Tesoro y la Hacienda Municipal; todo esto deacuerdo con las
instrucciones y modelos
pautados por la Contraloría General de la Republica.
Procesa toda la información con ingresos,
depósitos, notas de debito, emisión y
cancelación de ordenes de pago, cuentas por
pagar, elaborando asientos contables en la contabilidad
presupuestaria y en la contabilidad fiscal.
Visión:
Lograr hacer el Departamento de Contabilidad una
sección eficiente dentro de la estructura organizacional
de la Alcaldía del Municipio Guanare y un modelo de
capacidad en la organización municipal
Objetivo del Departamento de
Contabilidad
El sistema de contabilidad fiscal para el Municipio
Guanare se establece en la Publicación 21, de
instrucciones y modelo para la contabilidad fiscal de los
Municipio de la Republica, teniendo como finalidad u objetivo ya
previsto el registro y control de las operaciones, así
como determinar la situación financiera tanto mensual como
de cada ejercicio presupuestario.
En general el Departamento de Contabilidad proporcionara
información veraz y oportuna para fines
estadísticos, análisis y control.
En el Departamento de Contabilidad se cumplirá
con una serie de normas y convenciones tales como:
- Se registrara todas las operaciones y situaciones
relativas al Tesoro y la Hacienda del Municipio. - Se presentara separadamente en los estados
financieros, las cuentas del Tesoro de la Hacienda y del
Presupuesto. - Se registra las ordenes de pago giradas en calidad de
avance para atender el pago de sueldos y
salarios, los montos de vencimientos de ordenes especiales
directa y se registran afectando directamente a la venta de
gastos presupuestarios quedando que al producirse, será
necesario efectuar los ajustes correspondientes. - Los fondos especiales, fondos de caja y cuentas
corrientes bancarias especiales separadas para la utilidades,
para los fondos ordinarios y los del situado coordinado, no se
deben disponer de ellos si no para la finalidades expresamente
autorizadas para ser entregadas a su beneficiario.
Estructura del Departamento de
Contabilidad:
Funciones del Jefe de
Contabilidad
- Elaborar los balances de comprobación
mensuales. - Contabiliza las ordenes de pago
emitidas. - Contabiliza las ordenes canceladas.
- Registra las ordenes de pago sin
cancelar. - Registra los libros
diarios y mayores. - Realiza balance
general anual. - Registra los gastos e ingresos mensuales,
trimestrales y anuales.
Todo lo referente a la Contabilidad Fiscal del
Municipio.
Funciones del Técnico
Asistente de Contabilidad
- Elabora la conciliaciones bancarias de las
diferentes entidades y cuentas mensualmente. - Relaciona las ordenes de pago elaborada durante el
mes. - Relaciona las ordenes de pago canceladas durante
del mes. - Relaciona las ordenes sin cancelar hasta la
fecha. - Elabora la relación de deposito, traspaso y
reintegros, mensualmente. - Realiza los reportes de ingresos diarios
enviados. - Registra la compra y ventas de
bienes
Funciones de las
secretarias
Secretaria 1
- Archivar ordenes de pago canceladas
anuladas. - Archivar los depósitos diarios
- Archivar los ingresos diarios
- Archivar las correspondencias recibidas y enviadas
(internas y externas)
Secretaria 2
- Codificar y registrar las ordenes de pago
- Relacionar depósitos
(tesorería) - Recibir correspondencias (diarias)
Función del Departamento de
Contabilidad :
El departamento de contabilidad tiene como único
fin el control y registro de todas las operaciones o
transacciones financieras realizadas por la Alcaldía del
Municipio Guanare. Por tratarse este departamento de un ente
público rige sus normas y procedimiento en
el manual de
instrucciones y modelos para la contabilidad fiscal
(Publicación 21), en la cual se observan los registros de las
cuentas utilizadas por los organismos municipales, estos
registros tienen la finalidad de salvaguardar el patrimonio de la
institución.
El departamento de contabilidad trabaja conjuntamente
con el Departamento de Tesorería Municipal, el cual
presenta los fondos ordinarios y extraordinarios del Fisco
Municipal existente en la Tesorería, procedentes de
ingresos presupuestados, disponibles para atender el pago u otras
operaciones legalmente autorizadas, así como los fondos
provenientes de ingresos extraordinarios. El Departamento de
Contabilidad utiliza las siguientes cuentas para asentar los
registros de las operaciones utilizadas:
Cuentas del Tesoro :
Activo:
102 Tesorería Municipal.
110 Fondo del Situado Coordinado.
120 Documentos
Negociables.
122 Ingresos por Recaudar.
126 Fondos en Avance.
128 Anticipos a Contratista.
130 Fondos Especiales:
132 Fondos de Terceros.
Pasivo:
101 Ordenes de Pago.
103 Gastos por Pagar.
109 Prestamos a Corto Plazo.
131 Depósitos Especiales.
133 Depósitos a Terceros.
141 Reservas de Previsión..
199 Situación Financiera del Tesoro.
Cuentas de Hacienda
Municipal:
Activos:
200 situación Fiscal del Tesoro.
202 Fondo para pago Deuda
Pública Municipal.
204 Intereses Prepagados Deuda Pública
Municipal.
210 Aportes de Capital y
Acciones (Aguas de Portuguesa).
212 Bienes Inmuebles.
214 bienes Muebles.
216 Proveedurías y Almacenes.
220 Ingreso de lenta y Difícil
Recaudación.
240 Otros Activos.
Pasivos:
201 Deuda Pública Municipal.
203 Obligaciones
Diferidas.
221 Reservas para Activos Dudosos.
Cuentas de
presupuesto:
300 Gastos Presupuestarios.
301 Ingresos.
303 Ingresos Extraordinarios.
Cuenta de Resultado del
Presupuesto:
309 Ejecución Presupuestaria.
Cuenta de
patrimonio:
299 Hacienda municipal.
Activo Corriente:
102 Tesorería
Municipal:
Representa los fondos ordinarios del Fisco municipal
existentes en la Tesorería, procedentes de ingresos
presupuestarios, disponibles para atender el pago de gastos u
otras operaciones legalmente autorizadas, así como los
fondos provenientes de ingresos extraordinarios. Su saldo debe
corresponder exactamente al total de los fondos de cajas menores,
cuentas corrientes bancarias y los que se encuentran
transitoriamente en poder de pagadores auxiliares de
Tesorería, distintas delos fondos en avance. Es
recomendable que la recaudaciones provenientes de ventas de
inmuebles, de donaciones y legados, de
contribuciones de mejoras y otros ingresos que tengan
destinación específica sean manejados mediante
cuentas corrientes bancarias distintas de las que se utilizan
para el resto de los ingresos que se registran en esa
cuenta.
Se debita:
- Con crédito a la cuenta Nº "122-
Ingresos por Recaudar" por los ingresos de liquidación
previa al cobro percibidos por la
Tesorería. - Con crédito a la cuenta Nº "126 –
Fondos en Avance" por los reintegros de los Fondos no
utilizados. - Con crédito a la cuenta Nº "220-
Ingresos lenta y de Difícil Recaudación", por
la recaudación de ingresos que figuren en esa
cuenta. - Con crédito a la cuenta Nº "109-
Préstamo a Corto Plazo" por el cobro de
préstamo o sobregiros concedidos por los bancos u
otras entidades de crédito. - Con crédito a la cuenta Nº "301-
Ingresos" por la recaudación de los ingresos de
liquidación simultanea al cobro. - Con crédito a la cuenta Nº "303-
Ingresos extraordinarios" por la recaudación de
ingresos extraordinarios de liquidación simultanea al
cobro.
Se Acredita:
- Con cargo a la cuenta Nº "101- Ordenes de
Pago" por el pago de gasto u otras operaciones legalmente
autorizadas. - Con cargo a la cuenta Nº "109- Préstamo
a Corto Plazo" por el pago de préstamo o sobregiros
concedidos por los bancos. - Con cargo a la cuenta Nº "204- Otros Activos"
por el monto de los faltantes en la Tesorería,
pendientes de justificar.
Las subcuentas de este Rubro son
:
- Las correspondientes a cada uno de los ingresos del
Fisco Municipal que de acuerdo con la ley, tengan una
destinación específica, tales como los
provenientes de operaciones de crédito público,
de venta de bienes inmuebles municipales, de donaciones y
legados, de contribuciones de mejoras, etc. - Los bancos locales donde se establezcan las cuentas
corrientes destinadas al manejo del resto de los
ingresos. - Las cajas principales y auxiliares.
Los asientos enunciados estarán respaldados por
planillas de depósito bancarios, planillas de
transferencia de fondo, notas de debito y crédito
bancario, informes de
recaudación, cheques,
ordenes de pago y actas de arqueo debidamente
certificadas.
110 Fondos del Situado
Coordinado:
Representa los fondos del Situado Municipal, que de
acuerdo con la Ley deberán invertirse en
coordinación con lo ejecutivos regionales, pero que deban
manejarse y registrarse separados de los fondos ordinarios, en
virtud de que tiene destinación específica y
tratamiento administrativo y contable especial. Su saldo debe
corresponder a la existencia del Situado Coordinado en la
respectiva cuenta bancaria debidamente conciliada.
Se debita:
- Con abono a la cuenta Nº "122- Ingresos por
Recaudar" por los ingresos de cuotas mensuales del Situado
Municipal sujeto a coordinación al serle acreditado al
Municipio por la Gobernación, en la cuenta bancaria
establecida para el manejo de estos fondos. - Con abono a la cuenta Nº "126 Fondos en
Avance" por los reintegros de fondos no
utilizados.
Se Acredita:
- Con cargo a la cuenta Nº "101- Ordenes de
Pago" por los egresos de los fondos en
referencia.
La subcuenta de este rubro es el banco local al
cual son transferidos por la Gobernación del Estado, los
Fondos del Situado Coordinado Municipal.
El respaldo de los asientos mencionados estará
constituido por: Comunicaciones
emanadas de la Gobernación el Estado,
planillas de depósitos bancarios, resumen de ordenes de
pagos, cheques, notas de debito y crédito
bancario.
120 Documentos
Negociables:
Representa los valores
realizables a favor del Tesoro, tales como cédulas,
bonos, letras,
pagare ,etc., que corresponden a inversiones
transitoria del Fisco Municipal que deben conservarse en la
Tesorería y pueden ser convertidos en efectivo a corto
plazo. Se advierte que las acciones u otro título
representativos de inversiones permanentes no se
registrarán en este rubro sino en la cuenta Nº "210-
Aporte de Capital y Acciones". Tampoco figuraran en el rubro
"Documentos Negociables" las letras de cambio
aceptadas por los contribuyentes para amparar ingresos morosos
pendientes de recaudación. Las letras de cambio que tengan
estas características sólo servirán como
documentos para respaldar la exigibilidad de la deuda . El saldo
corresponder al valor de los
referidos documentos debidamente clasificados, con
indicación de la entidades o persona que deban
pagarlos y las fechas de vencimiento.
Se debita:
Con abono a la cuenta Nº "299-Hacienda Municipal"
al registrase la compra de dichos valores, simultáneamente
a los asientos que afectan las cuentas del Tesoro y del
Presupuesto.
Se acredita:
Con cargo a la cuenta Nº "299- Hacienda Municipal"
por la venta de tales valores simultáneamente a los
asientos que afectan las cuentas del Tesoro y
Presupuesto.
Los documentos que respaldan el monto de las inversiones
y los comprobantes de ingreso por la venta o cobro de los valores
que configuran la cuenta constituirán los soportes
documentario de los asientos respectivos.
122 Ingresos por
Recaudar:
Representa el monto de los impuestos, tasas,
aportes, contribuciones y otros impuestos presupuestarios
sometidos al procedimiento de liquidación anticipada,
inclusive las cuotas devengadas del Situado Municipal, que no
avía sido recaudadas se considera exigibles a favor del
Tesoro Municipal. Su saldo debe corresponder por cada ramo de
renta, al total de los ingresos presupuestarios pendientes de
recaudar.
Se Debita:
Con abano a la cuenta Nº "131 – Deposito
Especiales", por los ingresos correspondientes a cada
fondo.
Se Acredita:
Con cargo a la cuenta correlativa Nº "131 –
Deposito Especiales", por los egresos comprobados.
Los soportes para los asientos enunciados estarán
constituidos por la planilla de deposito bancarios, cheques,
notas de debito y créditos bancarios y demás
documentos correspondientes a la recepción de egresos de
los fondos.
132 Fondos de
Terceros:
Representa el dinero
correspondiente a tercera persona o entidades, que se manejan a
la Tesorería, y provienes de depósitos y
retenciones, que se mencionan en la cuenta correlativa Nº
"133 – Deposito de Terceros". También deben figurar
en esta cuenta el efectivo y los cheques ya girados
correspondientes a jornales, sueldos u otros gastos
contabilizados, cuyo valor esta pendiente de entregar a su
beneficios. Estos fondos también deben mantenerse
separados en cajas o cuentas corriente bancarias distintas de la
utilizadas para el manejo de los fondos ordinarios y los del
Situado Coordinado. Su saldo representa el efectivo, cheques,
sobres contentivos de dinero por
entregar y depósitos en las cuentas bancarias respectivas.
El saldo de esta cuenta debe coincidir permanentemente con el de
su correlativa Nº "133 – Depósitos de
Terceros".
Se Debita:
Con abono a la cuenta Nº "133 –
Depósitos de Terceros", por los ingresos correspondiente a
cada fondo.
Se Acredita:
Con cargo a la cuenta Nº "133 –
Depósitos de Terceros", por la devolución o entrega
comprobadas de los fondos.
Los asientos enunciados estarán respaldados por
los comprobantes de retenciones, planillas de depósitos
bancarios, cheques, recibos correspondientes a la
devolución de los fondos.
Pasivos
correspondientes
101 Ordenes de Pago:
Representa el valor de las ordenes de pago giradas
contra los fondos ordinarios del Tesoro y los fondos del Situado
Coordinado, debidamente autorizadas por la Contraloría
Municipal, si existiese, o en un defecto por la
Administración Municipal. Su saldo debe corresponder al
valor de las ordenes giradas, pendiente de pago.
Se Acredita:
- Con cargo a la cuenta Nº "103 – Gasto por
Pagar" por:
- Las ordenes de pago especiales directas y por los
vencimientos mensuales de las ordenes permanente. - Las ordenes de avance, tanto las especiales como
las de vencimientos mensuales de las ordenes permanentes,
siempre que sean destinadas a pago de sueldos, salarios y
otros gastos similares. Este asiento es simultaneo al que se
efectúa para registrar previamente el gasto por pagar,
debitando la cuenta Nº "300 – Gasto
Presupuestarios" con crédito a la Nº "Gasto por
Pagar".
- Con cargo a la cuenta Nº "126 – Fondos de
Avance" por el monto de las ordenes de avance en la oportunidad
de su emisión, siempre que las mismas no sean destinadas
al pago de sueldos, salarios u otros gastos
similares. - Con cargo a la cuenta Nº "128 – Anticipos
a Contratistas" por el giro e las ordenes de pago mediante las
cuales se conceden anticipos a contratistas.
Se Debita:
- Con abono a la cuenta Nº "102 –
Tesorería Municipal" o a la Nº "110 – fondos
de Situado Coordinado, según el caso, por la
cancelación de las ordenes emitidas. - Con abono a la cuenta Nº "103 – Gastos por
Pagar", "126 – Fondos en Avances" ó "128 –
Anticipos Contratistas", según el caso por las
anulaciones ocasionales de ordenes de pago ya
modificadas.
Las ordenes de pago, las anulaciones y los cheques,
respaldaran los asientos mencionados.
103 Gasto por Pagar
representa el monto e los gasto por pagar, causados
durante la vigencia, tanto por concepto de
recepción de bienes, servicios y otras ejecutadas, como
por el monto de los vencimientos mensuales de las ordenes de pago
permanentes, autorizadas por Administración Municipal. Su
caldo corresponde al monto de los gastos causados por pagar
pendientes de giras.
Se Acredita:
- Con cargo a la cuenta Nº "300 – Gasto
Presupuestarios", por el monto de los gastos causados durante
el mes, correspondientes a la ejecuciones del presupuesto
ordinario y coordinado constituido por:
- Bienes y servicios recibidos y el monto de las
obras ejecutadas, deducida la amortización de anticipos otorgados a
contratistas. - El monto de los vencimientos de las ordenes de pago
permanentes. - El monto de las ordenes giradas para cancelar
sueldos, salarios y gastos similares
Se Debita:
- Con abono a la cuenta Nº "101 – Ordenes de
Pago" por:
- El monto de las ordenes de pago directas y
emitidas. - Los vencimientos periódicos de las ordenes
de pago permanentes - El monto de las ordenes de pago avance, emitida
para cubrir sueldos, salarios y gastos similares.
Los asientos Nos. 2 y 3 anteriores, son simultaneo a los
enunciados de los mismo números de los créditos,
por cuanto su registro esta amparados por la emisión de la
orden de pago.
Las subcuentas de este rubro son:
- Presupuesto Ordinario.
- Situado Coordinado.
Los documentos que respaldan estas operaciones
están constituidos por la constancia de recepción
de bienes y servicios, las valuaciones de obras, los comprobantes
de gastos y las ordenes de pago.
109 Prestamos a Corto
Plazo:
Representa el pasivo ocasionado por los créditos
que obtengan la Administración Municipal, así como
los sobregiros que le sean concedidos por bancos u otras
entidades, para ser cancelado dentro de la vigencia, con el
objeto de solucionar situaciones transitorias de la
Tesorería. Su saldo corresponde al monto de los prestamos
y sobregiros pendientes de pago, sin los intereses; estos se
cargaran a la cuenta Nº "300 – Gastos
Presupuestarios".
Se Acredita:
Con cargo a la cuenta Nº "102 –
Tesorería Municipal" o a la Nº "110 – Fondos
del situado Coordinado" al recibir los prestamos u obtenerse
sobregiros
Se Debita:
Con abono a la cuenta Nº "102 –
Tesorería Municipal" o a la Nº "110 Fondos del
Situado Coordinado" cuando las obligaciones son canceladas. Estas
cancelaciones se realizaran sin que medie emisión de
ordenes de pago, pues no afectan el presupuesto.
Los asientos estarán respaldados por las notas de
débitos y crédito bancarios y por los cheques
emitidos para la cancelación de dicho
prestamos.
Descripción del Proceso
Contable:
El plan de cuenta que utilizan es la publicación
N º 21, se cuenta con apoyo informativo.
Este plan de cuenta entra en vigencia el 31 de Octubre
de 1980 según la Gaceta Oficial 2681, comenzándose
a utilizar el 1ª de Enero de 1981. este plan de cuenta lo
prescribe la Contraloría General de la Republica para uso
de la Administración Municipal.
Se tiene planeado a cambiar este plan de cuenta por
Contabilidad Publica; que entrara en vigencia a partir del
año 2005 según Gaceta Oficial de la Republica
Bolivariana de Venezuela.
No utilizan el SIGECOF pero utilizan un sistema llamado
SAFE (Sistema de Administración Financiera Estadal), el
cual es un sistema propio el cual fue comprado y cuenta con la
Asesoria Técnica de la compañía de Caracas
llamada COMPUISIS CONSULTING C.A.
Balance
General
Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú
superior
Los usuarios de los Estados
Financieros son:
- La Contraloría General de la
República.. - Alcaldes.
- Personal Administrativo.
- Publico en General.
Sistema de Control:
Interna:
El control
interno lo lleva a cabo la Alcaldía Municipal de
Guanare, mediante control de pago hasta dos millones de Bs.
(2.000.000).
Ellos mismo establecen las normas de Control Interna y a
su vez controla a la Contraloría General
Municipal.
La Alcaldía no cuenta con un departamento
auditorio ni un departamento de Control; y realiza solo el
control previo con un periodicidad continua.
Externa:
En la Contraloría Municipal existe una
Dirección de Control Previo y Posterior, las cuales se
encarga de verificar el cumplimiento de la leyes
orgánicas, ordinarias, ordenanzas, reglamentos internos y
manual de procediendo.
Este departamento se clasifica de la siguiente
manera:
- Director.
- Jefe de Recursos Humanos.
- Asistente Administrativo.
- Secretario.
- Transportes de Datos.
La Contraloría Municipal se encarga de realizar
el Control Previo siempre y cuando las ordenes de pago sean
mayores a dos millones de bolívares Bs.
(2.000.000).
El control externo la ejecuta la Contraloría
General de la República no tienes logros establecidos para
auditar a la Contraloría Municipal, ella manda a los
auditores cuando la consideran conveniente.
Existe en el departamento encargado del Control
posterior compuesto de la siguiente manera:
2 Auditores.
3 Asistente.
1 Secretaria.
1 Fiscal.
La Contraloría Municipal realizar el control
posterior consecutivamente. Los informes de auditoria se los
remite al Alcalde y al Director del departamento auditado y se le
remite un informe anual a
la Contraloría General de la República.
Se han asumidos los cambios establecidos en la Ley de
Contraloría respecto al Control previo y posterior pero se
realizan paulatinamente, es decir, de manera lenta ya que los
funcionarios no están preparados para asumir una nueva
responsabilidad.
Presupuesto para el año 2004 es de
11.419.540.761,06 Bs. los ingresos que perciben son propios a
través de impuestos tales como:
- Impuesto Dominio
Forestal - Aprovechamiento o explotación de productos
forestales - Inmueble urbano
- Patente Industria
y Comercio - Patente de vehículo
- Propaganda Comercial
- Espectáculos Públicos
- Apuesta licita
- Ingresos no tributarios
- Ingresos por Tasas
- Permisos Municipales
- Certificaciones y Solvencia
- Aseo Domiciliario
- Mercado
- Matadero
- Cementerio
- Reparos Fiscales
La Alcaldía de Municipio Guanare realiza gasto
trimestralmente, el cual usan un 60% en gastos corrientes y un
40% en inversión.
Los proyectos se llevan a cabo cuando se hacen cresitos
adicionales a:
FIDES = Fondo de Inversión para la
Descentralización.
LAEE = Ley de Asignación Económica
Especializada.
FIEM = Fondo de Inversión de
Estabilización Macroeconómica.
Se rigen por la Ley de Régimen Presupuestario y
las Ordenanzas.
1-. Organigrama
Estructural de la Alcaldía del Municipio
Guanare:
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
2-. Organigrama del
Departamento de Contabilidad
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
3-. Organigrama del
Contraloría del Municipio Guanare
Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú
superior
Es evidente que la Alcaldía del Municipio Guanare
ha surgido reestructuración de los departamentos mediante
la creación de nuevos cargos el cual permite
descentralizar responsabilidades que anteriormente debía
asumir un jefe de departamento.
Lógicamente, los cambios realizados permiten una
mayor definición de responsabilidades y una distribución mas justa de algunas
funciones, facilitando un desempeño mas eficiente.
También se puede llegar a la conclusión
que el desarrollo de las actividades y el proceso de comunicación, se considera un buen
desempeño, el cual logro un funcionamiento oportuno y
actualizado.
Se sugiere a los directores competente de la
Alcaldía del Municipio Guanare, la elaboración de
un manual de cargo, instructivo etc., en donde se define de
manera clara el perfil, las funciones y responsabilidades de cada
uno de los cargos de los distintos departamentos.
Además, es necesario señalar la necesidad
de implantar un sistema de control automatizado para los
documentos que ingresan, en donde se defina si lo mismo son
archivados (y bajo que denominación
específicamente), si se prestaron o si se enviaron a otro
departamento o dirección para que de esta manera se pueda
localizar de una manera mas rápida y efectiva.
- www.congreso –
UNAM.com - Memoria de Pasantia de la Alcaldía del
Municipio Guanare. - Alcaldía del Municipio Guanare.
ORLANDO BURGOS