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Abastecimiento

Enviado por magc_18



  1. Fundamentación teórica
  2. Análisis de la propuesta
  3. Propuesta de mejoramiento del sistema de adquisición, catalogación y almacenamiento

CAPÍTULO I

1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA.

1.1 INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA

En nuestros días en pleno siglo XX existen en la guerra diferentes actividades que sirven de sostén dentro del conflicto mismo en sí. Todas tratan y buscan en sí el mantenimiento de las Fuerzas las cuales deben considerarse exclusivamente como una preparación para la guerra, muy próxima a la acción.

Es por esto que la logística en la antigüedad estaba aislada del arte de la guerra y se la consideraba netamente como una actividad de segundo plano que servia simplemente para la preparación y mantenimiento en las acciones realizadas.

Desde el punto de vista del varón Antoine Henri Jomini, General de Napoleón manifestaba por los años 1835 que la logística empezaba a tener una actuación más destacada dentro del arte de la guerra y era definida como "el arte de alimentar a los ejércitos". Estas ideas más tarde hicieron que la palabra logística sea incluida dentro del vocabulario de las fuerzas navales refiriéndose a esta como la movilización industrial y en las funciones de economía de guerra para proveer recursos para las operaciones.

La revolución industrial con todo el desarrollo tecnológico que produjo, se encargo de cambiar el concepto de logística. Con el desarrollo de las armas y de todos los medios, los problemas de abastecimiento, transporte, preparación del personal, sanidad y mantenimiento de los medios, necesitaban de una atención cada vez mayor, es así como la logística que consistía en una actividad de tipo doméstica empezó a transformarse en una ciencia y a constituirse en una de las partes que forman el arte de la guerra constituyendo una trilogía mundialmente aceptada en la conducción de las operaciones militares ESTRATEGIA, TÁCTICA Y LOGÍSTICA.

Con estas acotaciones antes mencionadas en concepto de logística queda claramente establecido como:

"La logística es la parte del arte de la guerra, que tiene por objeto proporcionar a las Fuerzas Armadas los medios de personal, material y servicios necesarios para satisfacer en cantidad, calidad, momento y lugar adecuados a las exigencias de la guerra".

La finalidad o propósito del conocimiento de la Logística Naval es orientada a la formulación de sistemas y procedimientos convenientes para mandar de manera y forma más racional posible dentro de las actividades logísticas de preparación del esfuerzo en su ejecución. Es decir nos vamos a encontrar frente a la técnica y apoyo logístico.

Con esto podemos concluir y mencionar que el fin en si de la Logística Naval es el "Apoyo Logístico" el cual deberá ser alcanzado mediante la consecución de un fin inmediato. Esta preparación exige una conducta y desarrollo en el orden de los elementos, funciones y actividades que forman parte de la técnica de la logística.

1.2 PROBLEMA LOGÍSTICO.

Todo problema logístico, cualquiera que sea su naturaleza, consiste en proporcionar a las Fuerzas Navales los medios necesarios para el cumplimiento de una misión asignada; dentro de la situación presentada. Estos medios deben ser entregados en calidad, cantidad, momento y lugar adecuados al desarrollo de la misión.

Los medios de los cuales depende la logística son: personal, material y servicios los cuales permiten a la fuerza alcanzar la misión trazada, de acuerdo con el plan de operaciones.

Para resolver el problema logístico en una fuerza es necesario en primer lugar determinar una solución técnica que permita su posterior ejecución sin problemas, aplicando en estas dos actividades de vital importancia la técnica y apoyo logístico constituyendo de esta forma el esfuerzo logístico.

El esfuerzo logístico se lo representada con fines didácticos como un vector el mismo que posee:

  • Dirección
  • Sentido
  • Magnitud y
  • Un punto de aplicación

La dirección comprende la organización de la actividad, la elaboración del plan de acciones así como el control y su ejecución. La magnitud representa cada uno de los elementos en los cuales se va actuar para obtener el apoyo, estos elementos pueden ser: personal, material siendo estos elementos de naturaleza móvil, aportando al reabastecimiento. El sentido se basa en la distribución de estos elementos.

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1.3 CICLO LOGÍSTICO

Una vez que se ha conocido las actividades y circunstancias el problema quedará planteado y por ende se tratará de buscar una solución lo cual nos permitirá la búsqueda y puesta en marcha de un proceso con el cual se satisfagan todas las necesidades requeridas y provocadas por el problema planteado. A este proceso ordenado de acciones logísticas se lo denomina "Ciclo Logístico" el cual es aplicado en la Logística Aplicada tanto en el Alto Nivel como Operativa.

Las fases del ciclo logístico son:

  • Determinación de Necesidades
  • Obtención y
  • Distribución

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Las acciones de carácter cualquiera que sea su objetivo trazado, su naturaleza, o nivel en la cual empiece, arranca siempre debido a la existencia de una necesidad de medios las cuales se tiene que satisfacer. La existencia de esta necesidad es el factor crucial todas las acciones y de todo problema logístico. Por cual una vez que se tenga un conocimiento pleno del problema y tener conciencia clara de la necesidad existente, definirla y valorarla constituye de por si el primer paso en el proceso logístico denominado DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES.

1.3.1 DETERMINACION DE LAS NECESIDADES.

La determinación de las necesidades consiste en "el establecimiento correcto de los medios que se hacen necesarios para la preparación y realización de la guerra. En si también se puede conceptualizar como la acción positiva y responsable de calcular y definir las necesidades de los medios logísticos los cuales es preciso satisfacer para llevar a cabo una acción estratégica-operativa.

Esta fase cabe recalcar es la de mayor importante para el mando militar, puesto que esta gobierna y dirige todo el proceso en si. De su nivel de acierto va a depender en mayor medida el éxito o fracaso de la solución del problema logístico.

El punto de partida para la determinación de las necesidades, tanto en el escalón operativo como de Fuerza propiamente, son los Planes tácticos o Estratégicos claramente establecidos, estos planes deben contar con datos claros y específicos tales como: duración de las operaciones, así como la manera de ser conducidas.

Por último debemos tener muy en cuenta que "Las necesidades existentes en un buque o reparto deben ser iguales a las necesidades totales determinadas por la Logística de la Fuerza"

1.3.2 OBTENCIÓN.

Esta segunda fase en si constituye el proceso central en el ciclo logístico la cual se la define como: "La acción de transformar las necesidades logísticas en medios reales capaces de satisfacerlas".

La búsqueda en sí consiste en la localización y adquisición de los medios necesarios para la preparación y realización de la guerra. Es considerada también como la fase básica del ciclo logístico en la cual están integradas actividades muy importantes como son: la localización, adquisición y recepción.

En resumen podemos mencionar que la acción básica de buscar siempre va hacer la misma dicha adquisición puede ser por medio de compras, solicitud, ayudados por las direcciones técnicas, con el fin de que los materiales y medios sean de una adecuada calidad, que cumplan con las condiciones exigidas por los buques y repartos optimizando su rendimiento.

1.3.3 DISTRIBUCIÓN.

La distribución en si es una fase de carácter ejecutiva y netamente dinámica se la define como: "La acción resolutiva de hacer llegar a las Fuerzas los medios logísticos fijados en la Determinación de las Necesidades y conseguidos a través de la obtención". Esta claramente definido que esta fase empieza en el momento mismo en que los medios terminaron de ser producidos o adquiridos y termina cuando los mismos llegan al usuario final; es por ello que esta fase esta ligada con la Logística de Consumo.

Existen diferentes órganos de distribución los cuales acumulan los medios, son el extremo del sistema de distribución.

Principales tipos de órganos de distribución:

  • Bases Navales permanentes, arsenales, centros de depósitos. Ej.: Bodegas de DIRABA, pañoles, etc.
  • Bases Avanzadas en Tierra.
  • Grupos de apoyo móvil o bases flotantes. Ej.: BAE HUALCOPO
  • Grupos de Reabastecimiento en la mar.
  • Servicios de transporte marítimo.

En la fase de distribución el principal elemento de vital importancia constituye sin lugar a duda: EL TRANSPORTE.

1.4 ELEMENTOS FUNCIONALES

Los elementos funcionales son aquellos sobre los cuales actúa la logística operativa, son considerados como "la agrupación de actividades logísticas, técnicas con una función básica en común".

La diversidad de estas actividades es inmensa. Como por ejemplo actividades, hospitalizar, transportar, abastecer, etc. Las cuales inciden directamente en la solución de los problemas logísticos operativos que se presentan en los diferentes repartos y buques. Es por esta gran cantidad de actividades por las cuales se las ha clasificado y agrupado tomando en cuenta los fines que tienen cada una de ellas.

Anteriormente estos elementos eran doce, pero en la actualidad la logística los resume en seis elementos funcionales los cuales son:

  1. Abastecimiento
  2. Mantenimiento
  3. Personal
  4. Sanidad
  5. Transporte
  6. Desarrollo de Bases

1.5 ABASTECIMIENTO

1.5.1 FUNCIÓN BÁSICA.

Tanto desde el punto de vista orgánico como operativo, el primero de los elementos funcionales es el "Abastecimientos", que cubre uno de los sectores más amplios y de mayor interés de la logística técnica y constituye el eje de la logística del Material. Representa en fin el índice de la capacidad operativa de la fuerza y de los servicios, es decir, el conjunto de la Armada en sí. Por todo aquello se puede afirmar que la eficacia de todo el apoyo logístico descansa, primordialmente en el Abastecimiento.

Su función básica como ya hemos dicho consiste básicamente en "suministrar los artículos necesarios para equipar, sostener y permitir operar a la fuerza y a los servicios".

Son tres en especial los fines que tiene el abastecimiento: equipar, lo que exige el suministro de "equipos"; sostener, para lo cual se debe suministrar "pertrechos" (municiones, etc.) y permitir operar mediante el suministro de "artículos de consumo"

Por consiguiente, llegamos a la primera clasificación de los artículos los cuales son el objeto principal del abastecimiento.

1.2 CLASIFICACIÓN FUNCIONAL.

Su principal interés se centra en la resolución de los problemas técnicos y orgánicos en el abastecimiento.

Los artículos se clasifican en tres grandes grupos los cuales son:

  1. Equipos
  2. Repuestos
  3. Artículos de consumo

En primer lugar se va a denominar EQUIPOS a aquellos artículos que suponen unidades físicas completas con una función técnica o táctica bien definida; los cuales no son transformados ni consumidos por el personal que procede a suministrar. En esta categoría se incluyen los diversos conjuntos mecánicos, eléctricos, electrónicos, etc. Que componen el armamento de las unidades operativas y de las instalaciones. Existe una gran diversidad de clases de equipos como por ejemplo:

Equipos de propulsión:

  • Máquinas
  • Turbinas
  • Motores, etc.

Equipos de detección:

  • Radares
  • Sonares
  • GPS, etc.

Equipos de comunicaciones:

  • Transmisores (Motorotas)
  • Receptores, etc.

Equipos de artillería:

  • Misiles
  • Armamento
  • Munición, etc.

En segundo lugar denominamos REPUESTOS a aquellos artículos integrados por partes de equipos, elementos auxiliares de los mismos o materiales de protección que sin desempeñar por su cuanta propia funciones o trabajos definidos, nos sirven de apoyo y complemento a la actividades relacionadas con el material o del personal. No son consumidos ni transformados por el utilizador, y están únicamente sujetos al desgaste.

Para los repuestos podemos tomar en cuenta tres categorías:

  1. Piezas de respeto
  2. Aparatos auxiliares
  3. Herramientas
  4. Vestuario y Menaje.

En el caso de las piezas de respeto constituyen sin lugar a duda el tipo de abastecimiento de mayor cantidad de artículos, el más importante y el más complicado, ya que estos ocupan aproximadamente el 90% del esfuerzo en nuestra fuerza, ya le son repuestos usados en nuestras unidades de superficie como aero-navales, los cuales deben estar a la orden del día.

Las herramientas pueden ser clasificadas como herramientas especiales o generales. El primer tipo se relaciona con las herramientas de uso específico para un determinado tipo de equipo, mientras que las herramientas de tipo general son aquellas que pueden ser usadas en un sin número de equipos y maquinarias.

El vestuario y menaje son aquellos que se necesitan para dar servicio tanto a bordo como en tierra al personal.

El tercer tipo de artículos a que atiende el elemento funcional del abastecimiento es el de artículos de consumo que se pueden definir de la siguiente manera son aquellos materiales que desaparecen con el diario uso, siendo frecuente su reposición, su tiempo de vida limitada y cuyo valor no sea de gran significado para la fuerza y lo principal que sean de fácil y rápida obtención como pro ejemplo: víveres, agua, combustible, lubricantes, medicinas, lápices, pasillos, papel de impresora, tornillos, fusibles. En la presente clasificación también es considerada la munición, pero que desde luego su adquisición no se la logra fácilmente.

1.3 CLASIFICACIÓN EN EL PLANEAMIENTO LOGÍSTICO.

Para entender de una mejor manera los problemas operativos conviene utilizar otro método de clasificación de los artículos con el fin de satisfacer todas las necesidades del planeamiento logístico. A esta segunda clasificación de los artículos es llamada "Empleo Restringido" como se indico anteriormente es usada en fines operativos, agrupando a todos los suministros en un pequeño número de clases, de acuerdo a su semejanza y de la forma más amplia posible. En esta clasificación se puede indicar todas las necesidades de suministros a usar para una determinada acción u operación.

  1. CLASE I. Subsistencias, Víveres
  2. CLASE II. Armas, vehículos, menaje, vestuario
  3. CLASE III. Combustibles y lubricantes
  4. CLASE IV. Repuestos
  5. CLASE V. Municiones

CLASE I.- Son aquellas provisiones en general, víveres (secos, frescos y congelados) y agua potables; son abastecimientos consumidos en un determinado tiempo de manera periódica, de manera estable en las diferentes situaciones y circunstancias.

CLASE II.- Son artículos de consumo, equipos y pertrechos que constituyen los elementos de dotación orgánica, tales es el caso de los vehículos, armas, uniformes, repuestos, etc.

CLASE III.- Los combustibles y lubricantes usados por la fuerza.

CLASE IV.- Artículos no incluidos en otras clasificación y todos aquellos que están destinados a operaciones especiales o que sirvan de refuerzos a los de segunda clase, tales como materiales de construcción e instalaciones, repuestos adicionales en las operaciones, materiales de sanidad, etc.

CLASE V.- Son aquellos elementos pirotécnicos y municiones de todo tipo, incluyendo cargas de combustible para las armas.

CAPÍTULO II

2.1 ANÁLISIS DE LA PROPUESTA.

El mejoramiento que proponemos en el proceso de provisionamiento de repuestos en los pañoles de la Aviación Naval, empieza con la optimización de los siguientes aspectos que forman parte del proceso propuesto:

  • El surgimiento del requerimiento (CICLO LOGÍSTICO)
  • El procedimiento de adquisición
  • La catalogación de los repuestos
  • Ingreso al pañol de los materiales
  • Implementar un estudio de rotación de los materiales
  • Correcta administración en los pañoles.
  • Necesidades y Requerimientos.

Por lo tanto uno de objetivos propuesto en el presente proyecto es la de mejorar y transformar los procesos que actualmente se ejecutan como parte del ciclo logístico de la Función de Abastecimientos, de la Armada del Ecuador, en un reparto tan importante como es la Aviación Naval; proporcionando una propuesta que permita determinar las necesidades de consumo, realizar la obtención de los suministros e insumos necesarios para satisfacer las necesidades determinadas, y realizar una eficiente distribución en este reparto a sus respectivas unidades aeronavales.

Para cumplir con éxito el Ciclo Logístico de Abastecimientos, es necesario satisfacer permanentemente las necesidades de los distintos repartos, en la cantidad y oportunidad necesaria, en el lugar que corresponda y en el menor plazo posible.

2.2 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN.

2.2.1 ADQUISICIÓN.

Constituye la función ejecutiva de la obtención del material. Se la ha definido como la obtención de artículos de abastecimiento por medio de compra principalmente, o mediante transferencia o recuperación.

Depende de dos factores: economía - rapidez (en tiempo de paz predomina el primero sobre el segundo y a la inversa en tiempo de guerra). Estos factores pueden ser desarrollados en la forma de adquisición de datos, en razón de la prioridad del requerimiento de suministros y en función de su costo. Siendo el este de gran importancia debido a que por medio del conocimiento del costo se pondrá inicio al procedimiento de compra que puede ser mediante concursos, licitaciones, compra directa todo esto en base a monto de la compras. Los montos aplicados actualmente en la Armada son los siguientes:

FACTOR

PROCESO

MONTO

+ 0,00004 PIE

LICITACIÓN

+ 278.033,50

+ 0,00002 PIE

0,00004 PIE

CONCURSO PÚBLICO DE OFERTAS

278,033,49

139,016.75

15% CPO - 0,00002 PIE

CONCURSO PRIVADO

139,016.75

20,852.51

4% AL 15% DE BASE CPO.

COMISION INTERNA

20,852,49

5,560.67

- DEL 4% DE BASE CPO.

SELECCIÓN DE TRES OFERTAS

5,560.66

501.00

- DEL 4% DE BASE CPO.

COMPRA DIRECTA

500.99

0.00

CPO = CONCURSO PÚBLICO DE OFERTAS

PIE = PRESUPUESTO INICIAL DEL ESTADO

2.3 REALIZACIÓN DE UN PEDIDO

La Aviación Naval al momento de requerir un repuesto el deberá iniciarlo a través de la ayuda directa de la Dirección de Abastecimientos de la Armada, esta dirección tiene la opción de comprar este repuesto a través de:

  • La compra directa por intermedio de las Agregadurías navales.
  • Mediante una compra directa con el uso de los casos FMS.

Con el fin de mantener un control del pedido y direccionarlo para su trámite respectivo, se debe brindar la siguiente información:

  • Recomendaciones de expertos. (Dirección Técnica)
  • Sugerencias del personal con experiencia en reparación de aeronaves.
  • El tipo de ítem(Materiales/Repuestos)
  • Especificaciones Técnicas y cantidad del requerimiento solicitado.
  • Naturaleza del pedido si es de trámite urgente o normal.

Un pedido para tener status de aprobado y pasar al trámite deberá tener la autorización del Oficial responsable y del Comandante de la unidad o reparto. Luego de generar un pedido de repuestos y materiales se procede a seguir todo el proceso de adquisiciones vigente. El cual en la siguiente tabla se encuentra detalladas sus actividades la dirección, departamento y división responsable, así como la duración de este proceso en días para su total ejecución.

Para ver el cuadro seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Para la realización de manera correcta de este proceso se debe tomar muy en cuenta todas las responsabilidades que debe tener el personal, dentro de las más importantes podemos citar:

  • El Director de Abastecimientos es el responsable de legalizar las Órdenes de Compra conjuntamente con el Jefe del Departamento de Adquisiciones.
  • Las Direcciones Técnicas son las responsables de elaborar la Solicitud de Compra Local, especificaciones técnicas y legalizar las facturas.
  • El Reparto Usuario es el responsable de elaborar el Pedido de Repuestos, y legalizar las facturas una vez recibido el material.
  • El Director Administrativo Financiero es responsable de la aplicación presupuestaria, contabilización y cancelación a los proveedores.
  • El Comité Interno de Adquisiciones es el responsable de seleccionar y adjudicar el contrato a la compañía que presente la propuesta más conveniente a los intereses de la Institución, cuya cuantía fluctúe entre el 4% y el 15% de la base para el C.P.O.
  • El Jefe del Departamento de Adquisiciones, ordenará cotizar a proveedores calificados, adjudicará a la mejor oferta y legalizará las ordenes de compra cuya cuantía sea inferior al 4% del C.P.O.
  • Para las adquisiciones que fluctúan entre USD $100.00 y USD $500.00; adjuntará mínimo dos cotizaciones, independientemente de lo que establece el cuadro de montos para la suscripción de contratos.
  • El Jefe del Departamento de Adquisiciones, cuando se requiera el material con la calificación de URGENTE dispondrá la utilización del Fondo Rotativo de acuerdo a lo que establece la D.E.P. DIGMAT-ADM-001-2002-O 31Jul02.
  •  El Jefe del Centro de Abastecimientos es el responsable de recibir el material y realiza la entrega al Reparto Usuario

2.4 CATALOGACIÓN

Consiste en la descripción, catalogación, nominación y numeración de cada artículo con el fin de poder ser identificado mediante un solo nombre, un solo número y una sola descripción.

La catalogación es la base de la "identificación" de los artículos y facilita de mejor manera su adquisición. Con la catalogación se pretende en si, crear un lenguaje único que facilite todo el control administrativo de los ítems.

Objetivos de la Catalogación

  • Hacer posible la identificación de los artículos.
  • Facilitar su identificación y control.
  • Crear un lenguaje único en el ámbito del abastecimiento.
  • Poder efectuar intercambio de artículos procedentes de distintos fabricantes.
  • Facilitar la adquisición y controlarla.
  • Reducir el número de artículos diferentes.

La catalogación se basa en dos funciones técnicas de la "Obtención" y son:

  • Específicas
  • Normalización

Específicas: son datos técnicos, tanto dimensionales como de calidad y estructura, que fijan las características físicas de los materiales y artículos.

Normalización: son las reglamentaciones, ordenación y unificación de artículos y objetos. Y trata de establecer "normas" (Standard) que definen un producto normal o tipo.

2.4.1 SISTEMA DE CATALOGACIÓN:

Es un método normalizado que se adopta para describir, nombrar y numerar los suministros que se utilizan a fin de facilitar su identificación.

Dentro de la catalogación se usan números secuencialmente ordenados denominados "códigos" los mismos que indican todas las características necesarias para su fácil reconocimiento.

Los códigos se estructuran de la siguiente manera:

Para suministros Materiales:

9 dígitos distribuidos de la siguiente manera:

Los 2 primeros indican el # de Grupo

Los 2 siguientes indican el # de Clase

Los 2 siguientes indican el # de Subclase.

Los 3 últimos indican el # de secuencial.

Para Repuestos:

13 dígitos distribuidos de la siguiente manera:

Los 2 primeros indican el # de Grupo

Los 2 siguientes indican el # de Clase

Los 2 siguientes indican el # de país origen

Los 3 siguientes indican el # de Subclase

Los 4 últimos indican el # de secuencial

Los códigos de importación están considerados para las actividades comerciales que realiza la Armada Nacional con otras naciones por medio de sus respectivas agregadurías:

17 dígitos distribuidos de la siguiente manera:

Los 4 primeros indican el año de ejecución

Los 4 siguientes indican la dirección técnica o reparto solicitante

Los 4 siguientes indican el departamento del reparto solicitante

Los 3 siguientes indican el # subsecuencial pedido Dir. Técnica

Los 2 últimos indican la agregaduría que hace el envío.

Código FMS

Según acuerdo de las Fuerzas Armadas con los organismos de defensa de los Estados Unidos se creo el código FMS (Foreing Millitary Sales).

El código FMS brinda las siguientes características:

EC - P - AAA

6 caracteres distribuidos de la siguiente manera:

Los 2 primeros caracteres indican el país solicitante (Ecuador)

El siguiente carácter indica la rama de las FF.AA a la que pertenece

P= Armada

D= FAE

B= Ejercito

Los 3 últimos caracteres indican el código de armamento y/o material

Dentro del campo de la catalogación es necesario el uso del código de barras, el cual no es más que una serie numérica asignada para cada artículo susceptible a conteo y control conforme las exigencias del sitio en las que sean creadas y emitidas.

Proponemos el uso del código de barras para el proceso de catalogación en el pañol de repuestos que tiene la AVINAV al momento únicamente el sistema de inventarios y los códigos de los repuestos son registrados de manera manual a través del uso de los kardex.

El uso de un eficiente sistema de inventarios a través del codigo de barras nos brindara mayor confiabilidad y rapidez al momento de determinar el stock, así como los niveles de seguridad requeridos para el eficaz funcionamiento de las aeronaves.

2.5 ALMACENAMIENTO.

Una vez adquirido y recibido los materiales y los repuestos se procede a su almacenamiento en los respectivos pañoles y bodegas existentes en el reparto.

El almacenamiento es una función más de desarrollo del elemento funcional del ABASTECIMIENTO, el cual consiste en guardar en los depósitos y bodegas la cantidad de suministros necesarios para efectuar su posterior distribución.

Para un almacenamiento acorde a nuestras necesidades se debe tomar muy en cuenta la ubicación geográfica, el lugar donde se desarrollan las actividades y operaciones, evitando de esta manera un almacenamiento en lugares no aptos, como son lugares apartados que permitan un retraso en la reposición de repuestos y materiales. Se debe lograr contar con buenos sistemas de revisión (inventarios), recepción, estiba, etc. Evitando al máximo almacenar materiales innecesarios y de baja rotación.

Para cumplir exitosamente la función de distribución se debe tomar muy en cuenta, el almacenamiento debe procurar atender el sostenimiento permanente de la fuerza y sus reales necesidades.

En el aspecto regulador se buscará de mantener los niveles de stock adecuados con ello logrando la reducción de los tiempos de reposición; este análisis de stock será más adelante estudiado de una manera más profunda.

Las finalidades del almacenamiento son las siguientes:

  • Regular la corriente de abastecimientos (función reguladora)
  • Proteger el material ( función protectora)
  • Posibilitar su distribución (función distribuidora)

La función reguladora busca que el material y repuestos vayan directamente del lugar de almacenamiento hacia el consumidor final y que dicho almacén o pañol sea la fuente directa de la obtención de los materiales y repuestos.

La función protectora tiene por objeto la conservación del material el mismo que debe encontrarse guardado y almacenado en las mejores condiciones técnicas y de seguridad. Los almacenes pueden ser generales y especiales siendo los generales almacenes habilitados para depositar en los mismos artículos de diferentes clases, mientras que los especializados son destinados a almacenar un producto en especial por ejemplo (combustibles, víveres, etc.)

Existen muchos tipos de almacenes entre los más importantes tenemos:

  • Los instalados en tierra (cubiertos, al aire libre, enterrados)
  • A flote (gabarras y pontones)

2.6 LAS RECEPCIONES

Las operaciones de recepción tienen por objeto la toma de razón de las mercancías para entrar en un almacén.

Para lo cual se cuanta con dos puntos de vista: cuantitativo y cualitativo.

2.6.1 RECEPCIÓN CUANTITATIVA.

Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota de entrega. En la medida de lo posible las operaciones de recepción cuantitativa se realizan en un local preparado para el efecto, que se llama normalmente sala de recepción

Las operaciones de recepción se efectúan desde el momento de desembalar los géneros a su llegada, por lo que interesa disponer del espacio necesario para evitar los embotellamientos y mezclas. El receptor cuantitativo efectúa sus verificaciones bien sea contando de pieza por pieza de las mercancías recibidas en número o bien por mediciones que permitan las verificaciones dimensionales de identificación.

2.6.2 RECEPCIÓN CUALITATIVA.

Es necesario también comprobar si los materiales están de acuerdo a las especificaciones del pedido, generalmente esta recepción se la realiza a la llegada de los repuestos, aunque puede ser procedida por inspecciones previas en la fabrica del suministrador en los casos en que es necesario y sea viable constatar la calidad de la materia prima utilizada, la misma que debe ser realizada exclusivamente por personal técnico calificado.

También es importante citar que como parte fundamental de un buen almacenamiento dentro de una bodega, el de tener muy en cuenta importantes factores que ayudan en la administración de los materiales almacenados.

Estos factores son:

  • Control de Inventarios
  • Análisis en la Rotación
  • Análisis de stock.

2.7 EL CONTROL DE INVENTARIOS.

INVENTARIO en el sentido contable, es el conjunto de artículos terminados, materiales de producción, piezas y material de consumo todo en existencia y el trabajo en proceso. Requiere espacio de las fábricas e instalaciones de almacenamiento, lo que también requiere capital y gastos de operación, los cuales deben justificarse mediante un rendimiento adecuado (UTILIDAD)

Factores que afectan la utilidad final:

  • Lo adecuado del servicio a la organización de ventas y a clientes
  • Costo de lo comprado y relación con proveedores
  • Costo de procesamiento y manejo
  • Costo de almacenamiento y disponibilidad de espacio
  • Capital requerido y demandas competitivas sobre el
  • Especulación respecto a futuros cambios en necesidades y costos
  • Estabilidad en el uso de personal y equipos
  • Posibilidades de deterioro u obsolencia.

El control de inventarios se puede denominar como la función orgánica más importante dentro del elemento funcional del Abastecimiento

El control de inventarios consiste en el control de existencias tanto reales como en el proceso de obtención, se basa en comparar las necesidades existentes y futuras con el fin de que se las pueda establecer, para esto se debe tomar muy en cuenta el ritmo de consumo, los niveles de stock, y las adquisiciones necesarias para atender a todas las demandas requeridas.

Un inventario se lo define como la comprobación y comparación entre la parte contable y la parte física dentro de una bodega, pañol, etc. Al final del mismo ira anexado las novedades existentes así como las recomendaciones a seguir.

Con el fin de mejorar la toma de inventarios en un reparto de vital importancia como es la Aviación Naval, como parte de nuestra propuesta de mejoramiento ponemos a consideración el uso de la toma de inventarios por medio de código de barras los cuales brindarán los siguientes beneficios:

BENEFICIOS PARA LA AVIACIÓN NAVAL

  • Cero papeles, digitación en campo, cero digitación en la empresa
  • Transmisión digital, agilidad en procesamiento de la información, minimización de errores
  • Interfaces transparentes con el sistema central de la empresa.
  • Reducción en un 75% del tiempo empleado en una toma de inventarios de manera manual.
  • Mayor control, seguridad y rapidez en la información.
  • Constatación de los niveles de stock al instante.
  • Identificación clara y precisa de los repuestos y materiales existentes en el pañol.

2.8 ANALISIS DE ROTACIÓN DE LOS MATERIALES.

La rotación de los materiales o clasificación ABC es utilizada para el control de movimiento de los materiales y repuestos en un pañol o bodega, se trata de clasificar los materiales en tipo A, B ó C según un criterio y un porcentaje establecido. Se puede clasificar los materiales por valor de inventario, por valor de venta, por valor de consumo, por cantidad consumida ó el criterio que se desee, lo que se trata es que los materiales tipo A sean los más importantes según el criterio que nosotros vamos a utilizar el cual es la rotación de materiales y repuestos esto quiere decir la demanda existente, los tipo B los intermedios y los tipo C los menos importantes.

Es muy similar al análisis de Pareto, ya que por lo general un pequeño porcentaje de los materiales representan a los materiales tipo A, que a su vez pesan en un amplio porcentaje sobre el criterio antes definido. Por ejemplo, si se hace un ABC por rotación en los pañoles de la Aviación Naval, entonces es posible que el 10% de los artículos representen el 80% del valor de consumo total, un 20 % de los materiales puede representar el 15% del valor de consumo, y un 70% de los artículos puede representar solamente un 5% del valor de consumo. La clasificación ABC se utiliza para definir parámetros de control de inventario o de tratamiento de los materiales, ya que se debe poner más atención a los materiales tipo A que al tipo C por la importancia antes mencionada de acuerdo a los criterios usados para su evaluación.

Dentro de esta rotación se debe tomar muy en cuenta el stock de los materiales con las que se debe contar para un excelente funcionamiento de la unidad, dicho stock debe estar en permanente vigilancia, ya que siempre se debe contar con los materiales y repuestos necesarios.

La Rotación de un inventario es igual:

Para controlar los niveles de inventarios, la rotación de inventarios es el cociente de la demanda anual para el inventario promedio.

Rotación = Demanda / Inventario promedio

Rotación = D / Q/2

Donde claramente se tendrá establecido que a mayor riesgo existente habrá una mayor utilidad y viceversa.

2.9 NIVELES DE STOCK.

Los niveles de stock también llamados niveles de acumulación son aquellas cifras que indican las cantidades de cada artículo, que deben guardarse para atender de manera satisfactoria la demanda. Estos artículos y materiales deben ser concentrados y almacenados en sus respectivas bodegas, guardando y cumpliendo con todas las normas de seguridad establecidas, una gran desventaja y factor limitante son las limitaciones de espacio, el capital financiero y el ritmo de empleo de los materiales si no se cuenta con un análisis de rotación.

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STOCK MÍNIMO, es aquella cantidad de materias primas o materiales que necesita la línea de producción o la línea de servicio para satisfacer su demanda, mientras espera la llegada de los productos. Este nivel mínimo supone el límite inferior de existencias dentro del cual no se debe bajar.

CALCULO STOCK MÍNIMO( Sm)

El stock mínimo tiene una intima relación con el consumo de un material en un tiempo determinado (# días), y el tiempo de reposición que estimamos para la llegada del producto.

Sm = C * T

Sm: Stock mínimo

C: Consumo del producto en días

T: Tiempo de reposición en días

Los tiempos de reposición deben ser establecidos por cada reparto o unidad.

STOCK DE SEGURIDAD, es el stock mínimo más un porcentaje de seguridad. Este porcentaje depende de la política de la Empresa.

CALCULO DEL STOCK DE SEGURIDAD (Ss)

Ss = Sm + %

% Por Lo General Es De Un 10%

Tiempo de Reposición (Estimado)

Desde el momento que se conforma la orden de compra.

Ejemplo:

Se considera como base la compañía la ciudad de Guayaquil

INTERIOR DEL PAÍS

TRANSPORTE TERRESTRE

De Quito

40 días

De otras provincias

45 días

De Guayas

35 días

EJEMPLO DE CÁLCULO

Un producto que se adquiere en el guayas, que debe ser entregado en la bodega de suministros de la Diraba.

DESCRIPCIÓN UND

PAPEL BOND DE 75 GRMS RES

CONSUMO: 300 RESMAS MENSUALES

  1. Res/Mes = 10 Res/día

Sm = C * T

Sm = 10 Res/día * 35 días

Sm = 350 Resmas

Ss = Sm + %

Ss = 350 Res + 10%

Ss = 385 Resmas

CAPÍTULO III

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE ADQUISICIÓN, CATALOGACIÓN Y ALMACENAMIENTO.

En el presente capítulo se va a analizar nuestras propuestas de mejoramiento acerca de los tres importantes sistemas que forman parte del proceso de provisionamiento de repuestos, con lo cual buscaremos cumplir con nuestros objetivos propuestos en este proyecto.

3.1 PROPUESTA PARA EL SISTEMA DE ADQUISICIÓN.

Nuestra propuesta se basa en que la Aviación Naval al momento de requerir un repuesto el deberá iniciarlo a través de la ayuda directa de la Dirección de Abastecimientos de la Armada, la cual podrá optar por la compra de los repuestos de las siguientes opciones:

  • La compra directa por intermedio de las Agregadurías navales.
  • Mediante una compra directa con el uso de los casos FMS.

Es importante que para estas compras se debe tener el total apoyo y colaboración del siguiente personal, con el fin de optimizar nuestra compra.

  • Recomendaciones de expertos. (Dirección Técnica)
  • Sugerencias del personal con experiencia en reparación de aeronaves.
  • El tipo de ítem(Materiales/Repuestos)
  • Especificaciones Técnicas y cantidad del requerimiento solicitado.
  • Naturaleza del pedido si es de trámite urgente o normal.

Un pedido para tener status de aprobado y pasar al trámite deberá tener la autorización del Oficial responsable y del Comandante de la unidad o reparto.

Luego de generar un pedido de repuestos y materiales se procede a seguir todo el proceso de adquisiciones vigente, esto se lo debe realizar si la compra y/o adquisición del repuesto es a través de las agregadurías navales.

Se debe aprovechar al máximo el uso de los casos FMS ya que los mismos nos permiten obtener grandes ventajas como son:

  • La compra se la realiza en forma directa sin intermediarios.
  • Los costos son más bajos, ya que se reducen los impuestos al ser compras de carácter bélico.
  • Ahorro de tiempo en su obtención.

3.2 PROPUESTA PARA EL SISTEMA DE CATALOGACIÓN.

Dentro de este sistema que es uno de los más vitales dentro del funcionamiento de una bodega o pañol, nuestra propuesta incluye la implementación de un sistema de control a base del uso de códigos de barra que permitan una obtención más rápida en la toma de inventarios, así como la identificación más clara y precisa de los repuestos existentes en el pañol de la Aviación Naval.

Con la aplicación de este nuevo sistema de catalogación se obtendrán grandes beneficios entre los cuales tenemos:

  • Lograr que la información sea instantánea y actualizada, de materiales y repuestos inventariados.
  • Conseguir que el proceso implementado nos brinde reducción de tiempo al realizar la toma de inventarios.
  • Contar con una información de los niveles de stock actualizada.
  • Identificación de manera precisa y correcta de los artículos manejados por parte de los responsables del pañol así como los delegados del inventario físico.

Para nuestra propuesta se realizó diversas cotizaciones y estudios de equipos que permitan mejorar dicho sistema de catalogación inventarios, los cuales se encuentran en os anexos.

VER ANEXO 1

BENEFICIOS PARA LA AVIACIÓN NAVAL

  • Cero papeles, digitación en campo, cero digitación en la empresa
  • Transmisión digital, agilidad en procesamiento de la información, minimización de errores
  • Interfaces transparentes con el sistema central de la empresa.
  • Reducción en un 75% del tiempo empleado en una toma de inventarios de manera manual.
  • Mayor control, seguridad y rapidez en la información.
  • Constatación de los niveles de stock al instante.
  • Identificación clara y precisa de los repuestos y materiales existentes en el pañol.

3.3 PROPUESTA PARA EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO.

Nuestra propuesta de almacenamiento de los materiales y repuestos en el pañol de la Aviación Naval debe tener en cuenta las siguientes consideraciones.

  • La ubicación debe ser en torno al análisis de rotación, es decir aquellos que tienen mayor demanda deberán ir colocados en lugares de fácil acceso y ubicación.
  • El almacenamiento de los repuestos en las diferentes perchas deberá ser de acuerdo al formato expuesto continuación:

Demostración gráfica de la standarización de la ubicación del repuesto en percha en las bodegas

  • Distribución del pañol por sectores, por ejemplo un sector para aeronaves, otra para helicópteros, etc. Dentro de estos sectores se puede hacer una clasificación más estricta de acuerdo al tipo y modelo de la unidad.
  • También es importante citar que como parte fundamental de un buen almacenamiento dentro de una bodega, el de tener muy en cuenta importantes factores que ayudan en la administración de los materiales almacenados, tales como: el control de inventario, análisis de rotación de los repuestos y su respectivo análisis de stock.

Manuel Alejandro González


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