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Internet, Correo electrónico y Outlook

Enviado por fajardojavier



  1. Internet
  2. Correo Electrónico
  3. Microsoft Outlook 2003
  4. Conclusiones
  5. Bibliografía

INTRODUCCION

En la formación de todo Contador Público y Auditor, ya sea para conocimiento propio o bien para aplicarlo en las funciones profesionales que desempeña, se necesita estar informado y conocer sobre la tecnología que ayuda a que un profesional pueda realizar su trabajo de manera más rápida y eficiente, que agilice cada una de las actividades y así poder desempeñarse con un mejor rendimiento dentro de una determinada empresa. Para ello es necesario conocer los implementos o programas que han sido creados para lograr un mejor desenvolvimiento en las actividades que todo profesional realiza.

En el presente trabajo de investigación se hace un breve resumen y se dan ha conocer cada una de las funciones que tienen Internet, Correo Electrónico y Microsoft Outlook, programas que sirven al mejor funcionamiento tanto de las empresas privadas, entidades del Estado y para las personas en general. Esperando cumplir con todos los requisitos solicitados y poder alimentar el conocimiento del lector.

INTERNET

INTRODUCCION

Internet, interconexión de redes informáticas que permite a los ordenadores o computadoras conectadas comunicarse directamente, es decir, cada ordenador de la red puede conectarse a cualquier otro ordenador de la red. El término suele referirse a una interconexión en particular, de carácter planetario y abierto al público, que conecta redes informáticas de organismos oficiales, educativos y empresariales. También existen sistemas de redes más pequeños llamados intranets, generalmente para el uso de una única organización, que obedecen a la misma filosofía de interconexión.

La tecnología de Internet es una precursora de la llamada "superautopista de la información", un objetivo teórico de las comunicaciones informáticas que permitiría proporcionar a colegios, bibliotecas, empresas y hogares acceso universal a una información de calidad que eduque, informe y entretenga. A finales de 1998 estaban conectados a Internet unos 148 millones de ordenadores, y la cifra sigue en aumento.

CÓMO FUNCIONA INTERNET

Internet es un conjunto de redes locales conectadas entre sí a través de una computadora especial por cada red, conocida como gateway o puerta. Las interconexiones entre gateways se efectúan a través de diversas vías de comunicación, entre las que figuran líneas telefónicas, fibras ópticas y enlaces por radio. Pueden añadirse redes adicionales conectando nuevas puertas. La información que se debe enviar a una máquina remota se etiqueta con la dirección computerizada de dicha máquina.

Los distintos tipos de servicio proporcionados por Internet utilizan diferentes formatos de dirección (véase Dirección de Internet). Uno de los formatos se conoce como decimal con puntos, por ejemplo 123.45.67.89. Otro formato describe el nombre del ordenador de destino y otras informaciones para el enrutamiento, por ejemplo "mayor.dia.fi.upm.es". Las redes situadas fuera de Estados Unidos utilizan sufijos que indican el país, por ejemplo (.es) para España o (.ar) para Argentina. Dentro de Estados Unidos, el sufijo anterior especifica el tipo de organización a que pertenece la red informática en cuestión, que por ejemplo puede ser una institución educativa (.edu), un centro militar (.mil), una oficina del Gobierno (.gov) o una organización sin ánimo de lucro (.org).

Una vez direccionada, la información sale de su red de origen a través de la puerta. De allí es encaminada de puerta en puerta hasta que llega a la red local que contiene la máquina de destino. Internet no tiene un control central, es decir, no existe ningún ordenador individual que dirija el flujo de información. Esto diferencia a Internet y a los sistemas de redes semejantes de otros tipos de servicios informáticos de red como CompuServe, America Online o Microsoft Network.

EL PROTOCOLO DE INTERNET

El Protocolo de Internet (IP) es el soporte lógico básico empleado para controlar este sistema de redes. Este protocolo especifica cómo las computadoras de puerta encaminan la información desde el ordenador emisor hasta el ordenador receptor. Otro protocolo denominado Protocolo de Control de Transmisión (TCP) comprueba si la información ha llegado al ordenador de destino y, en caso contrario, hace que se vuelva a enviar. La utilización de protocolos TCP/IP es un elemento común en las redes Internet e intranet.

SERVICIOS DE INTERNET

Los sistemas de redes como Internet permiten intercambiar información entre computadoras, y ya se han creado numerosos servicios que aprovechan esta función. Entre ellos figuran los siguientes: conectarse a un ordenador desde otro lugar (telnet); transferir ficheros entre una computadora local y una computadora remota (protocolo de transferencia de ficheros, o FTP) y leer e interpretar ficheros de ordenadores remotos (gopher). El servicio de Internet más reciente e importante es el protocolo de transferencia de hipertexto (http), un descendiente del servicio de gopher. El http puede leer e interpretar ficheros de una máquina remota: no sólo texto sino imágenes, sonidos o secuencias de vídeo. El http es el protocolo de transferencia de información que forma la base de la colección de información distribuida denominada World Wide Web. Internet permite también intercambiar mensajes de correo electrónico (e-mail); acceso a grupos de noticias y foros de debate (news), y conversaciones en tiempo real (chat, IRC), entre otros servicios.

LA WORLD WIDE WEB

World Wide Web (también conocida como Web o WWW) es una colección de ficheros, que incluyen información en forma de textos, gráficos, sonidos y vídeos, además de vínculos con otros ficheros. Los ficheros son identificados por un localizador universal de recursos (URL, siglas en inglés) que específica el protocolo de transferencia, la dirección de Internet de la máquina y el nombre del fichero. Por ejemplo, un URL podría ser http://www.encarta.es/msn.com. Los programas informáticos denominados exploradores —como Navigator, de Netscape, o Internet Explorer, de Microsoft— utilizan el protocolo http para recuperar esos ficheros. Continuamente se desarrollan nuevos tipos de ficheros para la WWW, que contienen por ejemplo animación o realidad virtual (VRML). Hasta hace poco había que programar especialmente los lectores para manejar cada nuevo tipo de archivo. Los nuevos lenguajes de programación (como JAVA, de Sun Microsystems) permiten que los exploradores puedan cargar programas de ayuda capaces de manipular esos nuevos tipos de información.

La gran cantidad de información vertida a la red ha dado lugar a la aparición de buscadores, páginas especializadas en hacer índices de los contenidos que facilitan localizaciones específicas. Algunos de los más populares son Yahoo, Google, Altavista o Lycos. También los hay específicos para páginas en español como Ozú u Olé.

HISTORIA

Los orígenes de Internet hay que buscarlos en un proyecto del Departamento de Defensa estadounidense que pretendía obtener una red de comunicaciones segura que se pudiese mantener aunque fallase alguno de sus nodos. Así nació ARPA, una red informática que conectaba ordenadores localizados en sitios dispersos y que operaban sobre distintos sistemas operativos, de tal manera que cada ordenador se podía conectar a todos los demás. Los protocolos que permitían tal interconexión fueron desarrollados en 1973 por el informático estadounidense Vinton Cerf y el ingeniero estadounidense Robert Kahn, y son los conocidos Protocolo de Internet (IP) y Protocolo de Control de Transmisión (TCP). Fuera ya del ámbito estrictamente militar, esta Internet incipiente (llamada Arpanet) tuvo un gran desarrollo en Estados Unidos, conectando gran cantidad de universidades y centros de investigación. A la red se unieron nodos de Europa y del resto del mundo, formando lo que se conoce como la gran telaraña mundial (World Wide Web). En 1990 Arpanet dejó de existir.

A finales de 1989, el informático británico Timothy Berners-Lee desarrolla la World Wide Web para la Organización Europea para la Investigación Nuclear, más conocida como CERN. Su objetivo era crear una red que permitiese el intercambio de información entre los investigadores que participaban en proyectos vinculados a esta organización. El objetivo se logró utilizando archivos que contenían la información en forma de textos, gráficos, sonido y vídeos, además de vínculos con otros archivos. Este sistema de hipertexto fue el que propició el extraordinario desarrollo de Internet como medio a través del cual circula gran cantidad de información por la que se puede navegar utilizando los hipervínculos.

Además de la utilización académica e institucional que tuvo en sus orígenes, hoy se emplea Internet con fines comerciales. Las distintas empresas no sólo la utilizan como escaparate en el que se dan a conocer ellas mismas y sus productos, sino que, a través de Internet, se realizan ya múltiples operaciones comerciales. Especialmente la banca tiene en la red uno de sus puntos estratégicos de actuación para el futuro próximo.

En estos momentos se está desarrollando lo que se conoce como Internet2, una redefinición de Internet que tiene como objetivo principal lograr el intercambio de datos multimedia en tiempo real. El avance ha de venir de la mano de la mejora en las líneas de comunicación, con el ancho de banda como principal aliado.

IMPACTO SOCIAL

Aunque la interacción informática todavía está en su infancia, ha cambiado espectacularmente el mundo en que vivimos, eliminando las barreras del tiempo y la distancia y permitiendo a la gente compartir información y trabajar en colaboración. El avance hacia la "superautopista de la información" continuará a un ritmo cada vez más rápido. El contenido disponible crecerá rápidamente, lo que hará más fácil que se pueda encontrar cualquier información en Internet. Las nuevas aplicaciones permiten realizar transacciones económicas de forma segura y proporcionan nuevas oportunidades para el comercio. Las nuevas tecnologías aumentarán la velocidad de transferencia de información, lo que hará posible la transferencia directa de "ocio a la carta". Es posible que las actuales transmisiones de televisión generales se vean sustituidas por transmisiones específicas en las que cada hogar reciba una señal especialmente diseñada para los gustos de sus miembros, para que puedan ver lo que quieran en el momento que deseen.

El crecimiento explosivo de Internet ha hecho que se planteen importantes cuestiones relativas a la censura. El aumento de las páginas Web que contenían textos y gráficos en los que se denigraba a una minoría, se fomentaba el racismo o se exponía material pornográfico llevó a pedir que los suministradores de Internet cumplieran voluntariamente unos determinados criterios.

La censura en Internet plantea muchas cuestiones. La mayoría de los servicios de la red no pueden vigilar y controlar constantemente lo que los usuarios exponen en Internet a través de sus servidores. A la hora de tratar con información procedente de otros países surgen problemas legales; incluso aunque fuera posible un control supranacional, habría que determinar unos criterios mundiales de comportamiento y ética.

CORREO ELECTRÓNICO

INTRODUCCIÓN

Correo electrónico, sistema de envío y recepción de correo mediante el uso de un ordenador o computadora u otro dispositivo electrónico, de manera que se utilice una red de área local (LAN), Internet o conexiones inalámbricas para su transmisión y recepción. Se conoce también como e-mail, término que deriva de Electronic Mail, ‘correo electrónico’; ‘mensajería electrónica’ es una acepción más restrictiva, que suele referirse a mensajes enviados desde dispositivos de comunicaciones, como teléfonos móviles.

Un mensaje de correo electrónico puede constar tanto de texto escrito como de imágenes, archivos de datos o mensajes de voz y otros elementos multimedia digitalizados, como animaciones o vídeo. Para su composición, envío y lectura sólo se usan dispositivos electrónicos y programas (software), sin precisar, en ningún momento, de elementos físicos ajenos a los dispositivos electrónicos, como puede ser la impresión en papel, ni de la manipulación física del contenido, como ocurre en el envío o la entrega del correo ordinario.

Los primeros mensajes de correo electrónico, tal como se entienden hoy día, fueron enviados en 1971 por Ray Tomlinson, de la BBN (Bolt Beranek & Newman), una empresa que constituía uno de los 15 nodos existentes en la por aquel entonces conocida como red Arpanet, precursora de Internet. La novedad consistía en que se podían enviar y recibir mensajes en un sistema de red distribuida (varias redes interconectadas), y se basó en un programa ya existente para el envío de correo electrónico entre ordenadores de una misma red (llamado SNDMSG) y en otro programa experimental de envío de archivos (llamado CPYNET). En 1975 tuvo amplia repercusión un e-mail enviado por la reina Isabel II del Reino Unido, y al año siguiente se creó la primera empresa de servicios de mensajería electrónica, OnTyme, aunque tuvo un éxito muy limitado, debido al escaso número de usuarios de redes distribuidas; en 1982 se creó el primer enlace exitoso entre 25 ciudades. Desde entonces se ha convertido en el apartado más utilizado por los usuarios de redes corporativas y de Internet.

FUNCIONAMIENTO DEL CORREO ELECTRÓNICO

Para enviar y recibir correo electrónico, se precisa de un programa de gestión conocido como "cliente de correo electrónico", en el que se redacta el contenido y se indican las direcciones del o de los destinatarios. Posteriormente, el mensaje de correo electrónico se envía a un servidor, que identifica el o los destinatarios y lo remite al propio servidor de correo de éstos, que es el encargado de almacenarlo hasta que el propio destinatario se conecte con él y lo descargue en su terminal, utilizando también un software "cliente de correo electrónico". Una vez recibido, deberá abrirlo para leer su contenido o abrir los archivos adjuntos con los programas que sean capaces de manipularlos. Los protocolos utilizados para el envío y recepción de correo electrónico varían según los servidores, siendo los más comunes el SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) para el envío y el POP3 (Post Office Protocol 3) o el IMAP (Internet Message Access Protocol) para la recepción.

ELEMENTOS DE UN MENSAJE

El correo electrónico se basa en el envío y recepción de mensajes. Un mensaje de e-mail consta de un cuerpo de texto, un apartado de "asunto" y la dirección del o de los destinatarios. Adicionalmente, según los casos, también puede incluir archivos adjuntos y códigos de prioridad y urgencia. En muchas ocasiones se utilizan sistemas de encriptación de datos para evitar la lectura no autorizada de sus contenidos.

El cuerpo del mensaje se puede escribir directamente en el programa de software utilizado para su composición, el "cliente de correo electrónico", y las direcciones de los destinatarios normalmente se encuentran en una base de datos de "contactos", desde la cual se seleccionan, y que, según los programas "cliente de correo electrónico", se denomina libreta de direcciones, libro de direcciones, o similares.

Los archivos adjuntos, mensajes de voz o elementos multimedia adicionales, son creados por programas externos e insertados en el mensaje antes de su envío.

DIRECCIONES DE CORREO Y SISTEMA DE ENVÍO

Una dirección de correo electrónico, o dirección e-mail, contiene el identificador del destinatario, así como el del servidor que recibirá el correo. El formato de una dirección de correo electrónico es similar a nombre[arroba]servidor.ext, en donde el nombre será el identificador de la "cuenta de correo electrónico" del destinatario dentro del servidor. El nombre será utilizado por el servidor para conocer quién deberá recibirlo y almacenarlo en su buzón correspondiente.

Una lista de distribución o lista de correo, permite agrupar diferentes destinatarios bajo un único nombre, de manera que al seleccionarla como destinatario de un mensaje de correo, se remitirá una copia del mensaje a cada uno de los miembros de la lista.

LOS GRUPOS DE NOTICIAS

Los grupos de noticias están alojados en servidores de Internet que los gestionan de forma específica y se puede acceder a ellos desde programas "cliente de grupos de noticias", que en casi todos los casos también lo son los "clientes de correo electrónico". En un grupo de noticias se pueden publicar mensajes y realizar o leer preguntas y contestaciones a otras enviadas por los usuarios del mismo grupo. A diferencia de los mensajes de e-mail personalizados para un destinatario concreto, los mensajes de los grupos de noticias son, habitualmente, públicos y a ellos tendrán acceso todos los que tengan los permisos pertinentes de acceso al servidor de noticias que, según los casos, pueden ser públicos sin limitación o reservados a grupos de usuarios de tipo, por ejemplo, empresarial o asociativo.

MENSAJES DE TELEFONÍA MÓVIL

Los mensajes cortos de texto denominados SMS (Short Message Service) también se consideran mensajes electrónicos, aunque limitados en tamaño y características. Son enviados a través de un terminal de telefonía móvil de segunda generación (2G, como el sistema GSM, Global System for Mobile Communication) y recibidos en el terminal del o de los destinatarios. Los sistemas de telefonía móvil GPRS (General Packet Radio Service), conocidos como 2,5G, y de tercera generación (3G, como el europeo UMTS, Universal Mobile Telecommunications System), hacen mucho más ágil y rápido el acceso a Internet desde los terminales telefónicos, con la consiguiente mejora en los servicios de correo electrónico. Más recientemente se han implantado los servicios MMS (Multimedia Message Service) y EMS (Enhanced Messaging Service) que, respectivamente, permiten el envío de imágenes y ofrecen mejoras en el servicio SMS básico sobre texto; para su utilización se requiere de terminales de telefonía móvil GPRS y UMTS.

SEGURIDAD Y CORREO ELECTRÓNICO

Durante el proceso de envío y recepción de mensajes de correo electrónico, y en las bases de datos de los servidores que los guardarán, se pueden producir accesos no autorizados al contenido. La encriptación de los datos, fundamentalmente cuando se trata de información confidencial, es la técnica más utilizada para protegerse de dichos ataques. Esencialmente se trata de codificar y así ocultar el contenido real de los datos mediante una secuencia de códigos suficientemente sofisticada, de manera que su lectura sólo sea posible si se conoce una contraseña o llave de decodificación.

Los denominados virus de lenguaje de macros se han convertido en uno de los ataques más difundidos y potencialmente peligrosos, pudiendo ejecutarse en muchas ocasiones aprovechando las características de los propios programas "cliente de correo electrónico". Los archivos adjuntos también pueden contener todo tipo de virus, pero no se activarán hasta que sean abiertos por los programas que sean capaces de gestionarlos o, si se trata de aplicaciones, hasta que sean ejecutados en el ordenador cliente; por ello es esencial disponer de un programa antivirus capaz de comprobarlos tan pronto se reciba el mensaje de correo electrónico.

Los ataques DOS (Denial Of Service) provocan la caída del servidor de la red (por ejemplo, de un proveedor de servicios de Internet) y aunque no tienen por qué destruir datos, sí hacen inviable el uso del servicio de mensajería y otros que proporcione dicho servidor. Su modo de actuar es saturar el servidor con demandas de servicio masivas, de manera que llegue a un bloqueo de su capacidad de procesamiento.

MICROSOFT OUTLOOK 2003

Microsoft Outlook es por excelencia uno de los programas para el manejo de mensajería más usado a través de todo el mundo, la ultima versión disponible en el mercado es la versión 11, es decir Outlook 2003. Para tener un poco más claro el uso y aplicación del programa a continuación detallamos algunas de las funciones más útiles del mismo:

Nueva Apariencia

Panel de exploración. El nuevo panel de exploración (panel de exploración: columna en la parte izquierda de la ventana de Outlook que incluye paneles como Accesos directos o Correo y los accesos directos o carpetas dentro de cada panel. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que hay en la misma.) permite una exploración centralizada de todos los elementos de Microsoft Office Outlook 2003 y personalizar fácilmente la forma en la que ve la información.

Puede agregar las carpetas de correo electrónico que utiliza con más frecuencia a las Carpetas favoritas que aparecen, junto con las Carpetas de búsqueda (carpetas de búsqueda: carpetas virtuales que contienen vistas de todos los elementos del correo electrónico que coincidan con los criterios de búsqueda especificados. Los elementos siguen almacenados en una o varias carpetas de Outlook.), en la parte superior del panel de Correo del panel de exploración. En el panel del Calendario, puede ver los calendarios compartidos de otras personas al lado de su propio calendario, y puede hacer clic en el vínculo Compartir mi calendario para compartir su calendario con rapidez. En los paneles de Contactos, Tareas, Notas y Diario, puede utilizar los vínculos Compartir mi para compartir de una forma rápida su carpeta o abrir la carpeta compartida de otra persona. También puede cambiar fácilmente entre vistas haciendo clic en las vistas que se muestran en Vista actual. El panel de accesos directos contiene vínculos a Outlook para hoy y Actualización de Outlook. Los accesos directos (acceso directo: icono y nombre asociado en el panel de acceso directo del panel de exploración en la parte izquierda de la ventana principal de Outlook que ofrece un acceso rápido a una carpeta. Puede crear sus propios accesos directos y quitar los que ya existen en cada grupo.) o grupos de accesos directos (grupo de accesos directos: uno de los grupos de accesos directos a carpetas que es posible mostrar en el panel de acceso directo.) a archivos o ubicaciones externas, como archivos de Microsoft Excel o sitios Web, que haya agregado anteriormente a la barra de Outlook, se trasladarán automáticamente al panel de accesos directos cuando actualice a Outlook 2003. Los accesos directos a carpetas de Outlook también se trasladarán automáticamente al panel que corresponda. Por ejemplo, un acceso directo al calendario se agregará al panel Calendario.

Menú Ir.   El nuevo menú Ir de nivel superior hace que cambiar entre paneles en el panel de exploración sea más fácil. Si prefiere explorar utilizando métodos abreviados de teclado, puede usar los que aparecen en el menú Ir, como CTRL+1 para Correo, CTRL+2 para Calendario, y CTRL+3 para Contactos.

Panel de lectura.   El diseño del panel de vista previa de las versiones anteriores de Outlook ha cambiado y se ha optimizado para la lectura de mensajes de correo electrónico. La presentación del panel de lectura es vertical, como una página de papel, y cuando se utiliza junto con el nuevo diseño multilínea, muestra casi el doble de información que el panel de vista previa. Otras mejoras incluyen la capacidad para responder a convocatorias de reunión y usar botones de voto sin tener que abrir el mensaje.

Diseño multilínea.  Para ver los mensajes, puede elegir entre el diseño monolínea y el diseño multilínea. En el nuevo diseño multilínea, se muestran normalmente cuatro campos (De, Asunto, Fecha e Icono) en una columna vertical. Si en el diseño multilínea no se muestran todos los títulos de columna (encabezado de columna: barra horizontal en la parte superior de una columna de una tabla. La fila de títulos de columna contiene múltiples títulos.) de un elemento (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.) la lista de mensajes, puede situar el cursor sobre el elemento para ver una información de pantalla (Información de pantalla: notas que aparecen en la pantalla para proporcionar información sobre un botón de una barra de herramientas, un cambio del que se ha mantenido un seguimiento o un comentario, o bien para mostrar una nota al pie o una nota al final. La Información de pantalla muestra también el texto que aparecerá si elige insertar una fecha o una entrada de Autotexto.) que contiene todos los datos de éste, o puede especificar que los demás campos aparezcan en líneas adicionales al situar el cursor sobre el elemento.

Organizaciones.   Una organización es un emparejamiento predefinido de un tipo de agrupamiento y un criterio de ordenación. Hay 13 tipos predefinidos de organización estándar para ayudarle a ver los mensajes de diferentes formas. Para cambiar rápidamente de una organización predefinida estándar a otra, haga clic en el título de columna (encabezado de columna: barra horizontal en la parte superior de una columna de una tabla. La fila de títulos de columna contiene múltiples títulos.) Organizado por y, a continuación, seleccione la organización que desee.

Organizar por conversación.  Si recibe muchos mensajes, puede agruparlos en conversaciones de correo electrónico mediante una organización (disposición: combinación predefinida de mensajes agrupados y ordenados en la vista de tablas.) que hace más fácil encontrar y responder a conversaciones o "cadenas" de mensajes. Para facilitar la lectura de los mensajes, esta organización muestra inicialmente sólo mensajes no leídos o con marcas rápidas. Con un sólo clic, puede expandir el grupo para ver toda la conversación, incluidos los mensajes ya leídos. Puesto que todos los mensajes de una conversación se presentan juntos, puede ahorrarse las respuestas a mensajes a los que ya haya respondido alguien.

Vista Calendario.  La vista Calendario se ha simplificado y ahora puede ver varios calendarios al mismo tiempo. En esta vista, el cuadro de tareas está oculto (pero puede mostrarlo fácilmente haciendo clic en Cuadro de tareas, en el menú Ver) y el explorador de fechas (Explorador de fechas:: calendario reducido que muestra el mes actual en el Calendario. Proporciona un método rápido y sencillo para mover citas y ver otras fechas.) aparece ahora en el panel de exploración. Un nuevo indicador permite ver fácilmente la fecha y la hora actuales.

Organizar y administrar la Bandeja de entrada

El nuevo filtro de correo electrónico no deseado está diseñado para trabajar, junto con otras funciones de Microsoft Office Outlook 2003, para impedir la llegada de la mayoría de los mensajes de correo electrónico no deseado que se reciben a diario. Utiliza tecnología de última generación desarrollada por Microsoft Research para evaluar si un mensaje debe ser tratado como correo electrónico no deseado basándose en una serie de factores, como la hora a la que se envió y el contenido. El filtro no discrimina a ningún remitente o tipo de mensaje concreto; se basa en el contenido general del mensaje para realizar un análisis avanzado de su estructura y calcular la probabilidad de que sea correo electrónico no deseado. La configuración predeterminada del filtro es la de nivel bajo, diseñada para detectar el tipo de correo electrónico no deseado más evidente. Cualquier mensaje que detecte el filtro se mueve a una carpeta especial de Correo electrónico no deseado, en la que se puede recuperar o revisar más tarde.

Puede agregar nombres a la lista de remitentes seguros para que sus mensajes nunca sean tratados como correo electrónico no deseado. Los contactos se consideran automáticamente remitentes seguros, de modo que los mensajes procedentes de las personas de la carpeta Contactos nunca se tratarán como correo electrónico no deseado. Puede configurar Outlook para aceptar sólo mensajes procedentes de los miembros de la lista de remitentes seguros, lo que le dará un control total sobre los mensajes que lleguen a la Bandeja de entrada. Puede bloquear fácilmente los mensajes de una dirección de correo electrónico o un nombre de dominio concreto agregándolo a la lista de remitentes bloqueados. Si pertenece a una lista de correo, puede agregar la dirección de ésta a la lista de remitentes seguros para que los mensajes que se envíen a la misma no sean tratados como correo electrónico no deseado. Además, si utiliza una cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange Server, los mensajes que se envíen desde dentro de su organización nunca serán considerados correo electrónico no deseado, con independencia de su contenido.

Marcas rápidas.   Para marcar rápidamente cualquier mensaje para seguimiento, haga clic en el icono de la marca que aparece junto al mensaje. Las marcas de varios colores facilitan la clasificación y la búsqueda de los mensajes. Sólo los elementos marcados para seguimiento se mostrarán en la carpeta de búsqueda Para seguimiento, que contiene una lista actualizada de todos los mensajes con marcas rápidas de todas las carpetas de correo electrónico.

Las carpetas de búsqueda  son carpetas virtuales que contienen vistas de todos los elementos de correo electrónico que coinciden con determinados criterios de búsqueda. Los mensajes de correo electrónico mostrados permanecen guardados en una o varias carpetas de Outlook. Cuando se crea una carpeta de búsqueda, se pueden seleccionar varias opciones, por ejemplo, Correo con datos adjuntos o Correo de personas determinadas. También se pueden crear carpetas de búsqueda propias y definir los criterios de búsqueda específicos que deben cumplir los mensajes de correo electrónico que se mostrarán en ellas. Puede considerar que cada carpeta de búsqueda es una búsqueda almacenada que se mantiene al día y que busca continuamente en todas las carpetas elementos que coincidan con los criterios de la búsqueda.

Las carpetas de búsqueda pueden configurarse rápidamente mediante la selección de una serie de opciones predefinidas, como Correo enviado a listas de distribución o Correo de y para personas determinadas. Puede ver todos los mensajes de correo electrónico no leídos de todas las carpetas del buzón en una carpeta de búsqueda denominada Correo sin leer. Para ayudarle a reducir el tamaño del buzón, la carpeta de búsqueda Correo grande muestra los mensajes de mayor tamaño, independientemente de la carpeta en la que se encuentren.

Alertas de escritorio.  La nueva alerta de escritorio supone una mejora sobre el de sonido de aviso de llegada de nuevos mensajes. La alerta de correo nuevo aparece sutilmente en el escritorio mostrando el nombre del remitente, el asunto del mensaje y una breve vista previa del texto, lo cual le permite ver inmediatamente si el nuevo mensaje es urgente, se debe marcarlo para seguimiento o si puede omitirlo con seguridad sin interrumpir su trabajo en otro programa. Las alertas de escritorio contienen botones para abrir, marcar o eliminar los mensajes y, si se omiten, desaparecen tan sutilmente como aparecieron.

Reglas.  Ahora es más fácil crear y organizar reglas (regla: acción o acciones automáticas aplicadas a los mensajes de correo electrónico o las convocatorias de reunión que cumplan ciertas condiciones o las excepciones a dichas condiciones. Las reglas también reciben la denominación de filtros.). Puede crear sus propias reglas utilizando el Asistente para reglas de Outlook o elegir una de las reglas predefinidas que suelen utilizarse para administrar los mensajes entrantes y mantenerse informado. Por ejemplo, puede usar la regla predefinida Enviar una alerta a mi dispositivo móvil cuando reciba mensajes de alguien para mantenerse informado de los cambios de una reunión mientras está en camino, o puede usar la regla predefinida Marcar los mensajes de una persona con una marca coloreada para marcar automáticamente y dar prioridad a los mensajes de su jefe. Puede crear reglas para archivar mensajes con rapidez haciendo clic en el mensaje y después en Crear regla, en la barra de herramientas. La lista de reglas también ofrece un resumen rápido de las mismas. Ahora todas las reglas muestran un icono para cada acción que especifique, permitiéndole ver sus funcionalidades sin tener que abrirlas. Además de aplicar reglas a los mensajes de correo electrónico, puede aplicarlas a convocatorias y actualizaciones de reuniones.

Crear y administrar alertas.   Si su organización utiliza Microsoft Windows SharePoint Services o Microsoft SharePoint Portal Server para almacenar y administrar documentos en un sitio Web, puede recibir una notificación por correo electrónico cuando cambie el contenido de éste. Las alertas le notificarán los cambios que se produzcan en los documentos, elementos de lista, bibliotecas de documentos, listas, encuestas o incluso resultados de búsquedas, ayudándole a hacer su trabajo de una forma más eficaz al mantenerle al día con la información más importante. Para usar alertas, haga clic en un vínculo Enviarme alerta de cualquier sitio Web de SharePoint Portal Server o seleccione Reglas y alertas en el menú Herramientas de Outlook y, a continuación, haga clic en la ficha Administrar alertas. Puede crear alertas para listas y bibliotecas, además de para elementos individuales y los archivos que éstos contengan. También puede especificar la clase de cambios que desea que se le notifiquen. Por ejemplo, puede recibir una alerta cuando se agrega, modifica o elimina un elemento.

Funciones de privacidad mejoradas.   A menudo, los mensajes con formato HTML incluyen imágenes o sonidos. A veces estas imágenes o sonidos no están incluidos en el propio mensaje, sino que se descargan de un servidor Web cuando se abre el mensaje o se obtiene una vista previa del mismo. Los remitentes de correo electrónico no deseado aprovechan esta función para incluir un elemento denominado "baliza Web" en sus mensajes. La baliza Web envía una notificación al servidor Web cuando el mensaje se lee o se muestra en el panel de vista previa, validando de esta manera la dirección de correo electrónico, lo que suele tener como resultado el envío de más correo electrónico no deseado. Para proteger su privacidad contra las balizas Web, Outlook está configurado de manera predeterminada para bloquear la descarga de este contenido externo desde Internet. Si un mensaje de correo electrónico intenta conectarse sin previo aviso a un servidor Web de Internet, Outlook bloquea la conexión hasta que decida ver su contenido. Esta función también permite evitar la lectura de mensajes potencialmente ofensivos y, si el ancho de banda de la conexión es bajo, decidir si una imagen ofrece garantías de tiempo y ancho de banda para descargarla.

Mensajes de correo electrónico con permisos restringidos.   Information Rights Management (IRM) de Outlook permite crear mensajes con permisos restringidos para evitar que personas no autorizadas los reenvíen, impriman, copien o editen. Para restringir los permisos del mensaje, el remitente debe hacer clic en No reenviar, en la barra de herramientas Estándar.

Mejoras de productividad

Calendarios de lado a lado (diseño horizontal).   Ahora puede ver varios calendarios unos al lado de otros y desplazarse simultáneamente por ellos. Los calendarios están coloreados y etiquetados para ayudarle a comparar programaciones o reuniones programadas con rapidez. Una vez abierto el calendario de otra persona, éste se agrega al panel Calendario del Panel de exploración, donde puede activar la casilla de verficación que aparece junto al nombre de esa persona para mostrar u ocultar su calendario.

Mejoras de la función Autocompletar.   Las sugerencias de nombres de Autocompletar han mejorado en varios aspectos. Basta con escribir una letra para que Autocompletar comience a sugerir posibles coincidencias. Los nombres de las personas a las que haya enviado mensajes de correo electrónico con más frecuencia y en fecha más reciente aparecerán en los primeros puestos de la lista de sugerencias. Los nombres que usa con menos frecuencia serán relegados a los últimos puestos o se quitarán de la lista.

Expandir las listas de distribución en un mensaje de correo electrónico.   Puede mostrar rápidamente todos los nombres de una lista de distribución haciendo clic en el signo más que aparece junto al nombre de ésta. Con ello resulta más fácil agregar o quitar varios nombres al enviar un mensaje, sin que sea necesario modificar la lista de distribución o crearla de nuevo.

Libreta de direcciones.  En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres, se han realizado mejoras que permiten mostrar más información. Ahora es posible distinguir con rapidez entre las direcciones de correo electrónico y los números de fax asociados a un nombre. Puede cambiar el tamaño del cuadro de diálogo y maximizarlo para aprovechar las ventajas de los monitores más grandes.

Simplificaciones en el uso de Word como editor de correo electrónico.   Si usa Microsoft Word como editor de correo electrónico, la nueva barra de herramientas Correo electrónico aparece directamente sobre el texto al redactar el mensaje. La barra de herramientas Correo electrónico sustituye a las barras de herramientas Formato y Estándar, e incluye los comandos procedentes de éstas cuyo uso es más frecuente, como Imprimir y Negrita, con el consiguiente ahorro de espacio en la pantalla.

Imagen de contacto.   Ahora puede agregar imágenes a los contactos. Ello le permitirá asociar una cara a un nombre y al resto de la información.

En Contactos, Tareas, Notes y en el Diario, puede cambiar fácilmente entre vistas haciendo clic en las vistas que aparecen en la lista Vista actual.

Iconos de Outlook para las notificaciones de la taskbar.   Para ahorrar espacio en la barra de tareas, puede ocultar los botones de la ventana de Microsoft Office Outlook 2003 cuando minimice Outlook. Cuando oculte los botones, el icono de Outlook aparecerá sólo en el área de notificación, en el extremo derecho de la barra de tareas.

Ahora, Outlook muestra, de manera predeterminada, advertencias de la red y mensajes de conectividad en forma de sugerencias de globo en el área de notificación (extremo derecho de la barra de tareas). Además, si usa una cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange Server, los mensajes procedentes del servidor también aparecen en las sugerencias de globo. Tiene la opción de no mostrar algunos de estos tipos de mensajes o no mostrar ninguno. Puede ver todos estos mensajes en la sección Aplicación del Registro de eventos de Microsoft Windows, donde quedan todos registrados.

Área de reuniones.   Puede centralizar toda la información y materiales de una próxima reunión mediante su publicación en un sitio Web de área de reuniones. Este sitio Web lleva un control de los asistentes, documentos, tareas y demás detalles necesarios para planear y preparar la reunión, y hace un seguimiento de la misma una vez finalizada. Los invitados pueden tener acceso al área de trabajo en cualquier momento desde un vínculo que se agrega a la convocatoria de reunión. Al hacer clic en el vínculo, el del área de trabajo se abre en el explorador del invitado, para que éste pueda ver, editar o agregar información en el sitio. La utilización de un área de trabajo también permite a los invitados ver la versión más actual de los materiales de la reunión y trabajar en ellos al mismo tiempo, evitando tener que utilizar el sistema de correo electrónico para enviar archivos de gran tamaño, distribuir documentos actualizados o solicitar de los invitados que agreguen información a éstos.

Datos adjuntos inmediatos.   Al adjuntar un documento de Microsoft Office a un mensaje de correo electrónico, aparece el panel de tareas Opciones de datos adjuntos. De manera predeterminada, el archivo adjunto se envía igual que en las versiones anteriores. Sin embargo, si selecciona la opción Datos adjuntos compartidos, cuando envíe el documento se almacenará en un sitio Web de área de documentos que se crea automáticamente en un servidor disponible que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services. Al compartir documentos se reduce la ineficiencia típica de los procesos de colaboración, resultado de procesos como enviar y recibir documentos para su edición, y los problemas derivados del control de versiones.

Otras funciones nuevas

Firma única para cada cuenta.    Ahora puede utilizar una firma predeterminada distinta para cada cuenta de correo electrónico.

Nuevo tipo de archivo de datos (.pst).   Microsoft Office Outlook 2003 presenta un nuevo formato de archivo de carpetas personales (.pst) (Archivo de carpetas personales (.pst): archivo de datos que almacena sus mensajes y otros elementos en su equipo. Puede asignar un archivo .pst para que sea el lugar de entrega predeterminado de los mensajes de correo electrónico. Puede utilizar un archivo .pst para organizar y hacer una copia de seguridad de los elementos.) que ofrece mayor capacidad de almacenamiento de elementos y carpetas y admite datos Unicode  (Unicode: codificación de caracteres estándar desarrollada por Unicode Consortium. Al utilizar más de un byte para representar cada carácter, Unicode permite que casi todos los idiomas se representen mediante un único juego de caracteres.) multilingües. Los archivos creados con el nuevo formato de archivo de carpetas personales de Microsoft Outlook (.pst) no es compatible con las versiones anteriores de Outlook. Para la compatibilidad con versiones anteriores de Outlook, cree un archivo utilizando el formato de archivo de carpetas personales de Microsoft Outlook 97-2002 (.pst). Outlook 2003 puede leer y crear archivos de los dos tipos.

Compatibilidad con Unicote.  Outlook admite el estándar de codificación de texto Unicode, que permite mostrar el texto correctamente con independencia del idioma en el que se haya escrito, siempre que el sistema operativo admita los caracteres específicos de éste.

Integración con Microsoft Windows SharePoint Services.  Puede ver una lista de eventos de SharePoint junto al Calendario y arrastrar los eventos de la lista hasta éste. También puede ver listas de contactos de SharePoint desde dentro de Outlook y copiarlas o vincularlas a sus Contactos. Si tiene acceso a un sitio Web de Microsoft SharePoint Portal Server, puede almacenar una lista de contactos o calendario central en el servidor para compartir fácilmente la información.

Mejoras POP.   La velocidad de descarga ha aumentado significativamente y ahora puede obtener información detallada del progreso.

Compatibilidad con los equipos Tablet PC.    En un equipo Tablet PC, puede utilizar su propia escritura a mano directamente en documentos de Office como si utilizara una pluma y un impreso. Además, ahora se pueden ver los paneles de tareas horizontalmente, lo que hace más fácil el trabajo en los equipos Tablet PC.

Panel de tareas de referencia. El nuevo panel de tareas de referencia ofrece una gran variedad de información de referencia y recursos expandidos si no tiene conexión a Internet. Puede buscar información sobre un tema utilizando una enciclopedia, una búsqueda Web o mediante acceso a contenidos de otros fabricantes.

Microsoft Office Online.    Microsoft Office Online está mejor integrado en todos los programas de Microsoft Office para que pueda aprovechar todas las ventajas del sitio mientras trabaja. Puede visitar el sitio Microsoft Office Online, directamente desde el explorador de Web o desde los vínculos de los diversos paneles de tareas y menús de los programas de Office, para tener acceso a artículos, sugerencias, galerías de imágenes, plantillas, cursos de formación en línea, descargas y servicios que le ayudarán a mejorar su trabajo en los programas de Office. El sitio se actualiza regularmente con nuevos contenidos basados en los comentarios y las peticiones específicas de los usuarios de Office.

Mejorar la calidad y el servicio al cliente.    Microsoft se esfuerza por mejorar la calidad, la fiabilidad y el rendimiento de su software y servicios. El Programa de mejora de la experiencia del cliente permite a Microsoft recabar información sobre las configuraciones de hardware de los usuarios y la forma en que éstos utilizan los programas y servicios de Microsoft Office para identificar tendencias y patrones de uso. La participación en este programa es opcional y la recopilación de datos es completamente anónima. Además, los mensajes de error y los informes han mejorado para que informar sobre errores y obtener información sobre alertas en el momento en que se produce un problema sea lo más fácil posible. Por último, si dispone de una conexión a Internet, puede enviarnos sus comentarios sobre los programas de Office, el contenido de la ayuda o el de Microsoft Office Online. Microsoft se basa en estos comentarios para agregar contenido y mejorarlo continuamente.

Mejoras en utilización de versiones en idiomas de Asia Oriental.   Si usa una versión de Outlook en un idioma de Asia oriental, cuando haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un nombre y después haga clic en Agregar a Contactos como, se mostrará una lista de combinaciones de los caracteres del nombre y los apellidos. Esto permite elegir la combinación correcta en lugar de cortar y pegar los caracteres en los campos de nombre y apellidos apropiados.

CONCLUSIONES

En base a la investigación realizada y al conocer cada uno de los términos que forman parte de los programas de Internet, Correo Electrónico y Microsoft Outlook, se concluye que:

  • Internet permiten intercambiar información entre computadoras, lo que ha venido a facilitar el trabajo de cada de muchas personas alrededor del mundo.
  • Las empresas utilizan Internet como escaparate en el que se dan a conocer ellas mismas y sus productos, así como realizar múltiples operaciones comerciales, especialmente la banca tiene en la red uno de sus puntos estratégicos de actuación para el futuro próximo.
  • Correo electrónico es un sistema de envío y recepción de correo mediante el uso de un ordenador o computadora u otro dispositivo electrónico que ha venido a facilitar el trabajo de muchas personas y el envío de información inmediata.
  • Microsoft Outlook es por excelencia uno de los programas para el manejo de mensajería más usado a través de todo el mundo y uno de los más sofisticados y empleados dentro de la mayoría de empresas que tienen este tipo de tecnología.
  • Internet, Correo Electrónico y Microsoft Outlook son programas o mejor dicho, son servicios que han venido a facilitar el trabajo de toda persona y ayudan a estar informado de cualquier tipo de sucesos en un tiempo mínimo.

BIBLIOGRAFIA

Biblioteca de Consulta

Microsoft® Encarta® 2004.

© 1993-2003 Microsoft Corporation.

Reservados todos los derechos

Microsoft® Office Outlook® 2003

Versión 11.5608.5606

Parte de Microsoft Office Professional Edition 2003

© 1995-2003 Microsoft Corporation.

Reservados todos los derechos

Género y Desarrollo

Guía práctica

Ostergaard, Lisa

Bruselas, 1992

Herramientas Informáticas

Tobón Coral, Mónica

Manual de capacitación

Santa Fe de Bogotá, Colombia 2003

 

 

Autor:

Javier Fajardo


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