- Concepto de
Administración - Naturaleza de la
Organización - Estructura de la
Organización - Principios Básicos de la
Administración - La
Planeación - La
Organización - La
Autoridad - El Control
- Fundamentos del Entorno
Económico - Áreas
Funcionales - La Relación de la
Contabilidad con otras Dependencias
Es el proceso
mediante el cual una empresa
desarrolla y ejecuta organizadamente sus actividades y operaciones,
aplicando los principios que le
permitan en conjunto tomar las mejores decisiones para ejercer el
control de sus
bienes,
compromisos y obligaciones
que lo llevarán a un posicionamiento
en los mercados tanto
nacionales como internacionales.
Una empresa se
podrá organizar, cuando define su intención de
explotar alguna actividad económica y para esto selecciona
un segmento de mercado que
permita establecerse en el entorno como empresario.
De acuerdo al sector económico en donde se determine su
constitución, es allí,
verdaderamente donde su naturaleza
encontrará las condiciones propias de la empresa, es
decir, explotar el sector primario de la economía, actividades
como: La extracción de recursos, la
agricultura,
la ganadería
y la pesca en su
estado
natural.
El engranaje de cadenas productivas, obliga a las
empresas a
transformar, la materia prima
obtenida en el sector primario, por lo que le da a este sector
secundario el carácter productivo, y de esta forma
encontramos en este nivel, las empresas industriales.
Como alguien tiene que promocionar y vender la producción del sector industrial y
además ofrecer la prestación de los diferentes
servicios,
aquí encontramos las empresas del sector de comercio y
servicios.
Las actividades que surgen en las organizaciones
son muchas, lo cual obliga a aplicar los principios de la
administración moderna, estas actividades las podemos
mencionar tales como son: comprar materia prima,
llevar cuentas, planeación
del trabajo,
manejo del recurso humano y su salud
ocupacional, producción y venta de los
productos, la
prestación de servicios y atención al
cliente; también se debe estar pendiente del mantenimiento
de equipos, la seguridad hacia
el interior y exterior de la empresa y el manejo efectivo de los
recursos monetarios que tendrá a su
disposición.
La estructura de
toda empresa se obtendrá de acuerdo a la óptima
clasificación que requiera, que se pueden agrupar
generalmente en cuatro grandes áreas funcionales como
son:
- El Área de Producción
- El Área Administrativa y
Financiera - El Área de Recursos
Humanos - El Área de Mercadeo y
Ventas
Principios
Básicos de la Administración
Concepto del Proceso
Administrativo
Es la manera como el área administrativa de la
empresa, aplica el manejo de un conjunto de actividades en forma
sincronizada en sus diferentes niveles para alcanzar la
visión, misión y
objetivos
trazados por los empresarios.
Elementos que lo componen:
- Planeación
- Organización
- Dirección
- Control
Es la base fundamental del proceso administrativo, ya
que en ella la empresa predetermina las actividades a desarrollar
y los resultados que se deben obtener en las operaciones de un
futuro deseable, posible y probable.
Los elementos de una buena planeación para
tener en cuenta son:
1-Un Buen Diagnóstico:
Debe ser exacto y acertado para que nos muestre la
realidad de las cosas, sin falsas expectativas y en un escenario
real, ajustado a las actividades planificadas.
Debe marcar el entorno interno y externo, de tal manera que se
muestren en forma completa los alcances reales de la
empresa.
2-Objetivos Bien Definidos:
Estos tienen que ser bien definidos y alcanzables en el
tiempo
estipulado en la fase de planeación. Por su
duración, en el logro de resultados pueden ser a largo
(mas de dos años), mediano (dentro de los dos años)
y corto plazo (hasta por seis meses).
Uno de las grandes virtudes del principio
administrativo, es la decisión de la dirección en establecer objetivos: claros,
concretos, factibles, medibles y posibles de alcanzar en el
tiempo estipulado por ella, para esto es necesario hacer un
seguimiento oportuno y preciso del desarrollo de
cada una de las actividades del plan.
Una de las herramientas
valiosas de la
administración es la determinación
de:
Que es lo que se va a hacer, DONDE lo va a hacer, QUIEN
lo va a hacer, COMO lo va a hacer, CUANDO y en CUANTO tiempo se
va a hacer.
Ejemplo: La Empresa SISTEMAS FÁCILES; dedicada al
ensamble, venta, mantenimiento y reparación de
computadores, desea planificar una estrategia con el
objetivo de
aumentar sus ventas: Para
ello la Dirección decide lo siguiente:
Realizar un promoción la cual consta de:
En ventas de Computadores se efectuará el 10% de
descuento, en Mantenimiento se efectuará el 50% de
descuento, y en reparaciones por cada $100.000 en compras
recibirá un bono por $30.000 para ser utilizado en otra
compra.
La estrategia está planificada para llevarla a cabo en su
sede principal en la ciudad de Pereira, todo el personal de la
empresa estará comprometido; desde el personal de ventas,
servicio
técnico hasta contabilidad
donde se harán efectivos los descuentos. La
promoción beneficiará a todos los clientes en
general al solicitar algún producto o
servicio. Finalmente la promoción estará vigente
desde el día 15 de febrero de 2004 hasta el 05 de marzo de
2004.
3-Selección
de Estrategias:
La dirección escogerá la forma y manera de
lograr los objetivos propuestos en el plan, previo análisis de cada situación en
particular, por lo tanto elegirá la más acertada
decisión para la empresa.
La mejor estrategia debe abarcar todas las áreas de la
empresa y debe sincronizar las actividades entre
producción, finanzas,
mercadeo y personal. También el plan tendrá
flexibilidad que le permita ajustarse de
Acuerdo a los cambios o circunstancias que puedan
presentarse.
4-Criterios de Evaluación:
La calidad como
finalidad esencial del proceso administrativo, conlleva a la
medición permanente en su desarrollo y los
tiempos precisos que se esperan lograr en cada paso de lo
estipulado en el plan.
La Organización:
El ordenamiento de todas y cada una de las áreas
de la empresa es una de las funciones
principales que le atañe a la administración en forma permanente, porque
con ello es muy seguro lograr los
resultados que se esperan.
Para organizar se necesita saber utilizar los espacios, el
tiempo, el trabajo,
los recursos humanos y los recursos financieros.
El espacio:
Distribuir un área física de tal manera
que cada cosa tenga su lugar preciso. (Dependencias)
El tiempo:
Programar cada actividad o tarea, que permita evacuar
cada una de ellas con la oportunidad requerida por la
administración
El trabajo:
El orden y la prioridad al que sea sometido un listado
de tareas que se piensan desarrollar o ejecutar cotidianamente,
le permiten a la administración la eficiencia y
efectividad necesaria para cumplir con los objetivos
propuestos.
El Recurso Humano:
La continuada subordinación como elemento
esencial en el contrato laboral se
convierte en una herramienta fundamental para la
organización de las personas en las empresas, ya que desde
su ingreso la persona sabe a
que dependencia esta asignada y quien es su jefe inmediato, de
quien debe recibir directamente las órdenes y a quien
rinde cuentas de las tareas asignadas. (Persona dirigente)
Las actividades, tareas o funciones asignadas a cada cargo es
también otro elemento esencial de la ley de
contratación laboral actual en nuestro entorno
empresarial, por lo tanto las empresas diseñan y elaboran
un manual en donde
se le asignan funciones a cada cargo y la responsabilidad a cada persona que se compromete
en la ejecución de las mismas.
El respeto, la
solidaridad, el
comportamiento, el buen trato, la honestidad y
otros valores cuando
se practican por las personas para lograr los objetivos de la
empresa, ofrecerían como resultado un ambiente
laboral provechoso para la administración.(persona
haciendo tareas)
Una de las formas más comunes para la organización
de las funciones y cargos en las empresas son los flujos de
organización, conocidos también como organigrama
funcional, en donde se determinan las líneas de mando y la
unidad de dirección, sin importar la forma que el
gráfico nos presente la estructura organizacional de la
empresa.
Los Recursos Financieros:
La organización de como la dirección,
distribuirá y aplicará los dineros destinados para
cada actividad, es el ingrediente más efectivo para
ejecutar todas y cada una de las actividades y tareas que
componen el proceso administrativo.
La asignación de recursos financieros, previamente
planeados por centro de gastos y costos,
permitirá el uso racional de ellos y por lo tanto la
obtención de los resultados esperados en la
operación, así mismo la colocación de esos
recursos en el sitio correcto y con los rendimientos favorables,
darán cumplimiento a sus compromisos y obligaciones
contraídas por la empresa.
La Dirección
El liderazgo
asumido por una persona, que mediante la coordinación y guía delega en otras
personas: tareas, funciones y en particular, el trabajo para
desarrollarlo con responsabilidad y cumplimiento motivadas, por
alcanzar los objetivos como un equipo organizado.
Para tener el reconocimiento como un líder
dirigente, por lo menos se debe tener las siguientes cualidades
personales a saber:
La Comunicación:
Comunicarse a cada momento con el equipo de trabajo, por
las diferentes situaciones que se presentan a diario y que
tienden a encontrar soluciones,
para la toma de
decisiones por parte de la dirección, es una de las
habilidades más importantes que puede desarrollar un
líder para ser exitoso. Se entiende que habrá una
información que por algún motivo no
debe salir de la dirección. Para esto, se utilizará
los medios que
estén a su alcance por ejemplo: Outlook, folletos,
comunicación interna, circulares, reuniones, mesas de
trabajo, videoconferencias, teléfonos y cualquier otro
medio disponible en el momento.
Esto se logrará, si el líder se hace
entender por las demás personas con quien se comunica y su
mensaje es bien recepcionado; para lograrlo, la
comunicación debe ser precisa y clara, direccionada a
la persona indicada, permanente, muy sincera y respetuosa,
motivando la asistencia y participación con puntualidad
por parte del invitado.
También podemos permitir que la comunicación sea
interactiva, esto quiere decir que el mensaje puede ir en
cualquier dirección por ejemplo de dirigido a dirigente y
de dirigente a dirigido.
La Motivación
Esfuerzo físico y mental que desarrolla el
trabajador con la mejor voluntad, con buen estado anímico
y el entusiasmo necesario, para la obtención de un buen
resultado, en las actividades relacionadas con lo laboral y
personal.
Está en la mente de un gran dirigente, mantener un buen
clima
organizacional dentro de la empresa y para lograr este
cometido, debe manejar buenas relaciones interpersonales, con
todo el personal que se encuentra bajo sus órdenes,
tratando en todo momento de alcanzar un alto grado de
colaboración.
Un tercer elemento esencial, es la remuneración
pactada en el contrato laboral, por la actividad ó tareas
que se van a desarrollar, la cual exige un cumplimiento a
cabalidad por las partes y de esta manera un trabajador dispuesto
a brindar todo el apoyo que necesita la
dirección.
También encontramos otros aspectos, que bien
orientados por un buen dirigente, se alcanza un clima laboral muy
provechoso como son:
- La estabilidad laboral
- La participación activa en los programas
- La justicia
aplicada en situaciones igualitarias - Un trato amable y respetuoso
- Oportunidad en actividades de desarrollo
personal. - El reconocimiento en el trabajo y el estimulo que
amerita este.
Capacidad que tiene el líder para impartir
órdenes y que las demás personas las cumplan, estas
se pueden ejercer cuando:
El perfil o competencia para
las funciones asignadas, le demuestran a los subalternos que se
tiene el
conocimiento y la preparación para desarrollarlas con
eficiencia y efectividad objetiva, podrá demostrar la
capacidad suficiente y de esta forma guiarlos a la
consecución de resultados óptimos, para las
necesidades de la empresa. Esta autoridad bien aplicada y
tratando siempre de mejorar, el nivel educativo de todos los que
intervienen en el proceso, será el camino mas acertado y
seguro para el equipo.
Las cualidades personales, complementan el quehacer diario en la
autoridad de los individuos y para esto, se tiene que hacer el
esfuerzo de mostrar las virtudes y calidades humanas, sobre todo
las naturales y en lo posible corregir los defectos que pudieren
entorpecer el normal desarrollo del trabajo en los
demás.
La acertada toma de decisiones, conllevan a un reconocimiento y
un gran respeto hacia el líder por parte del resto del
equipo y esto se manifiesta cuando los resultados son los
esperados por todos en la empresa, imprimiéndole en cada
oportunidad la solución a los problemas en
beneficio de la empresa.
Se es un buen dirigente, cuando las decisiones tomadas en cada
caso, son las mejores alternativas presentadas, para encontrar
soluciones a los problemas según su prioridad. Para lo
cual se observa, analiza, compara y se escoge la que dará
los mejores resultados.
Es quizás uno de los elementos mas importantes
del proceso administrativo, ya que nos permite estar pendiente e
informado de todos los pasos que se dieron, se están dando
y se van a dar, dentro de la estructura interna y externa de la
empresa, hasta el punto de ser tomado como modelo
japonés, llamado control de
calidad total y que posteriormente fue implementado en el
resto del mundo.
Es ejercido en cada espacio que fue planeado y al compararse con
los resultados obtenidos, permite evaluar los resultados y
así de esta manera, encontrar las posibles soluciones a
los ajustes de las metas preestablecidas en el plan.
Fundamentos
del Entorno Económico:
El objeto económico y la actividad de toda
empresa no solo se desarrolla hacia el interior de la misma, sino
que existen factores externos que de alguna manera afectan el
normal desarrollo de los procesos
administrativos en los negocios, por
esto vale mencionar por ejemplo:
- Los proveedores
nacionales e internacionales, en que condiciones se encuentran
para el abastecimiento de la materia prima para determinados
periodos. - Las otras empresas que se dedican a la misma
actividad (competencia) no pueden dejarse sin observar su
comportamiento en el mercado. - Las nuevas
tecnologías que recién salen como novedad en
el mercado y que afectan la producción, la
comunicación y otros sistemas afines
en las áreas de la empresa. - Los mercados nacionales e internacionales
también afectan de alguna manera el quehacer diario de
todo negocio. - La importación y exportación de los productos.
- La atención oportuna y la calidad prestada a
los clientes son también fundamentos para tener en
cuenta en el entorno económico y en menor impacto el
sector financiero, los servicios
públicos, el transporte,
las vías de comunicación, las legislaciones y
otras situaciones que afectan el manejo interno de la
empresa.
La áreas funcionales están definidas en la
empresa de tal manera que hay personas responsables por cada
área y delegación de funciones en otras que logran
constituir un equipo de trabajo, que buscando la
sincronización y armonía en el desempeño se logran alcanzar los objetivos
y metas propuestas en el plan.
Las áreas las podemos establecer así:
La gerencia es el
núcleo de la responsabilidad total de la empresa y en
donde se toman las decisiones definitivas en pro de la
administración de la empresa
Mercadeo-Ventas y atención del cliente:
Área encargada de generar la mayor fuente de ingresos al
negocio.
Producción – Compras y Almacenamiento:
Área estratégica financieramente para la
ampliación de costos razonables y que
Le permiten a la empresa una mayor productividad
para ser competitivos en los mercados nacionales e
internacionales.
Gestión de Recursos Humanos: el elemento
más importante de toda empresa a cualquier nivel ya que si
se tiene alta preparación se alcanza la eficiencia y
efectividad en los procesos
internos y externos.
Logísticas: Área que permite el desarrollo
tecnológico y la oportunidad en la obtención y
entrega de elementos (materiales) y
la comunicación fuente de desarrollo de toda
empresa.
Sistema: Área que regula la organización y
ordenamiento de una área en particular y de esta con todas
las demás áreas para el encadenamiento funcional de
la empresa.
La
Relación de la Contabilidad con otras
Dependencias
Empresa:
Esta relación es casi total y permanente, ya que
cada una de las dependencias de una empresa genera documentos y
comprobantes en cada transacción u operación que se
realice y esto conlleva a que en cada documento, una copia sea
enviada al departamento de contabilidad para que este sea
registrado. Esto quiere decir que toda área que genere un
documento y este afecte de alguna manera las finanzas del
negocio, necesariamente tiene que enviar copia al departamento de
contabilidad. Por otro lado, la alta dirección de la
empresa, solicita a contabilidad información que
tendrá alguna repercusión en las decisiones que se
vayan a tomar y es por esto que a la contabilidad se le llama
también el lenguaje de
los negocios y algunos de los autores de los libros, dan el
título a sus libros de contabilidad, como el sistema de
información para la toma de decisiones gerenciales.
Así mismo los informes
financieros oportunos y precisos conllevan a que la
administración oriente sus recursos financieros al logro
de los objetivos propuestos en plan de
negocios de una empresa.
Las organizaciones empresariales, presentan una
estructura orgánica flexible y dinámica, lo que permite una
interelación entre los diferentes componentes que la
conforman; dando como resultado, una mejor adaptación a
los cambios que se presentan diariamente y que afectan el entorno
empresarial por efectos de la
globalización.
Sueños
Ideas o pensamientos que se generan en la mentalidad
empresarial de los seres humanos, como proyecto de vida.
Al cual se le determinan unos propósitos, para alcanzar
dentro de un marco socio-económico y
político.
Misión
Compromiso asumido por el ente o empresa ya creada, para
satisfacer las necesidades económicas, sociales, políticas,
culturales y laborales de todos sus cliente potenciales y
así cumplir con las metas propuestas, asegurando los
mercados nacionales e internacionales
Visión
Expectativa o focalización; de las posiciones,
que se esperan se van a lograr por la organización
empresarial, dentro del marco de tendencias de futuro y acorde
con los cambios del entorno.
Objetivos
Establecer principios claros de la administración
y Gerencia organizada para dar una óptima
utilización de todos los recursos humanos, financieros,
técnicos y otros que conlleven a la materialización
de los sueños.
Estrategias
La administración; asumirá un conjunto de
disposiciones que le permitirán tomar las decisiones
más acertadas para que los procesos productivos alcancen
un alto grado de productividad y competitividad
en los mercados, que en últimas son los objetivos que
persigue la empresa.
Tácticas
El grupo
directivo en cabeza de su Gerente
implementará una serie de técnicas,
las cuales la empresa obtendrá los mejores beneficios
económicos, sociales, políticos, morales culturales
y de gestión.
Metas
La cuantificación de las fuentes o
actividades que le generan ingresos, costos y gastos permiten que
la administración utilizando una buena planeación
financiera, logre cumplir con lo presupuestado y refleje el
balance positivo como resultado de una buena
gestión.
Actividades
El conjunto de tareas que le permiten a cada persona
desempeñar con eficiencia sus funciones, son el
ingrediente del proceso administrativo y el camino más
efectivo para hacer realidad los sueños.
FUNDACIÓN ANDRÉS
ARBOLEDA
¿QUIÉNES
SOMOS?
LA FUNDACIÓN ANDRÉS ARBOLEDA ES UNA
FUNDACIÓN SIN ÁNIMO DE LUCRO CREADA EL DÍA
22 DE FEBRERO DEL AÑO 2005, QUE FUE FUNDADA POR UN
ESTUDIANTE LLAMADO ANDRÉS ARBOLEDA DE LA JORNADA NOCTURNA
DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA FEDERICO
CARRASQUILLA
NUESTRA LABOR EN LA SOCIEDAD ES
ORIENTARNOS PARA MEJORAR LA LABOR PRODUCTIVA, LA
AUTOGESTIÓN, EL EMPLEO Y LA
EDUCACIÓN SUPERIOR DE LA COMUNIDAD EN
GENERAL. CONDUCENTE PARA LA MEJORACIÓN DE UNA MEJOR
CALIDAD DE VIDA
MISIÓN
AYUDAR A MEJORAR LA CALIDAD DE
VIDA DE TODAS LAS PERSONAS QUE LO NECESITEN, CONCENTRANDONOS
EN FOMENTAR LA EDUCACIÓN – BÁSICA
PRIMARIA-BÁSICA SECUNDARIA Y EDUCACIÓN
SUPERIOR DE TODA PERSONA.
VISIÓN
FORMAR PERSONAS ÍNTEGRAS A LA SOCIEDAD CON UNA
EXELENTE EDUCACIÓN PARA QUE PUEDAN DESEMPEÑAR CON
RESPONSABILIDAD Y DISCIPLINA
CUALQUIER LABOR EN LA COMUNIDAD.
ASÍ MISMO HACER QUE LA FUNDACIÓN SEA
RECONOCIDA
A NIVEL LOCAL…
DEPARTAMENTAL Y
NACIONAL.
FUNDACIÓN ANDRÉS
ARBOLEDA