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Sistemas de información en el ámbito organizacional

Enviado por ifbve



  1. Información y Sistema de Información
  2. Identificación de problemas, oportunidades y objetivos
  3. Determinación de los requerimientos de información
  4. Análisis de las necesidades del sistema
  5. Diseño del sistema recomendado
  6. Desarrollo y documentación del software
  7. Pruebas y mantenimiento del sistema
  8. Implantación y evaluación del sistema
  9. Conclusiones
  10. Bibliografía

INTRODUCCIÓN

Toda organización requiere para su funcionamiento ciertas condiciones básicas que permitan facilidad para la realización de las tareas de una forma más efectiva y eficientes.

En las organizaciones se produce gran cantidad de información, que cualquier gerente que no cuente con sistemas bien diseñados de información, seria muy difícil tomar las decisiones más adecuadas y oportunas para resolver los problemas que se le puedan presentar.

Los sistemas de información constituyen una herramienta de suma importancia para realizar las funciones de cualquier organización por muy pequeña que esta sea, ya que este permite recopilar, clasificar, procesar interpretar y resumir cantidades de datos que permitirán la toma eficiente de decisiones.

Es por ello que a lo largo del presente trabajo se podrá determinar no solamente la importancia que los sistemas de información representan para las organizaciones, sino las condiciones y características que debe tener un sistema de información para que contribuya a resolver los que puedan presentarse en un momento determinado.

Información y Sistema de Información

Un sistema de información, es todo proceso por medio del cual se recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, a fin de sacar conclusiones con el deliberado propósito de orientar la toma de decisiones.

La información puede ser definida como transmisión de conocimientos entre individuos; como transmisión de mensajes a través de diferentes estadios o elementos sociales; como comunicación de noticias, conocimientos, hechos y eventos; como datos que son transcritos a una máquina y como el conocimiento que es obtenido a través de un proceso de investigación.

La información dentro del ámbito organizacional y dentro del proceso de toma de decisiones en organizaciones implica el flujo de materia y energía que tiene la capacidad de llevar patrones de señales (Farace, Monge y Russell, 1977), desde el exterior hacia la organización, dentro de la organización y de esta hacia fuera, que alcanza a uno o más individuos, quienes pueden descifrar dichos patrones de señales y hacer interpretaciones precisas de los mismos.

En el contexto organizacional, es necesario reconocer que las personas con diferentes experiencias, educación y pertenencia social percibirán los patrones de señales diferente. Es por ello que resulta fundamental alinear a todos los miembros de una organización en la interpretación de los patrones de señales que comúnmente circulan en la organización y en la predicción de nuevos patrones que pueden entrar en la organización, para inducir a los miembros en su reconocimiento y uso.

De acuerdo a lo señalado anteriormente se hace evidente que al diseñar un sistema de información, éste debe adaptarse a las características particulares de la organización para la cual se está diseñando, las diferentes estructuras de la organización, el estilo de liderazgo, las consideraciones tecnológicas, la cultura de la organización y las interacciones humanas son factores que se interrelacionan en el sistema de la organización y tienen implicaciones en el análisis y el diseño de los sistemas de información.

La información puede llegar a ser el elemento decisivo, que en un momento dado, determine el éxito o el fracaso de un negocio, con el fin de lograr la máxima utilidad de la información ésta debe administrarse de manera correcta, como ocurriría con cualquier otro recurso de la empresa.

En las organizaciones la información puede ser caracterizada de varias formas: absoluta o distributiva (Brillouin, 1962 en Farace, Morge y Russell, 1977); directa o relevada; y necesaria, suficiente, redundante, de control (Flamet, 1977 en Farace, Morge y Russell 1977) entre otras.

La información es algo que procesamos, usamos y sin la cual no podemos operar adecuadamente en nuestros contextos, en ocasiones se habla de sobrecarga informativa, para referirnos a situaciones en las cuales la cantidad de información es tan grande que no es manejable, en otros casos se habla de poca carga informativa, o de falta de información, para referirse a situaciones donde la cantidad de información es tan baja que no se puede realizar la tarea requerida.

La sobrecarga de información o la baja carga de información han dado vida a sistemas de procesamientos de información que usan hardware y software que la codifican, clasifican y almacenan, para que los usuarios potenciales la accedan fácilmente y sin esfuerzo; sistemas que se encargan de localizar la información que necesitan las organizaciones para sus actividades estratégicas y operativas o para realizar proyectos especiales en un momento determinado.

Las disponibilidad actual de las computadoras ha generado todo un incremento y una diversificación de la información, a través del computador se puede generar mayor cantidad de información que aquella que podría almacenarse de forma manual, ya que ésta puede llegar a multiplicarse a velocidades impresionantes.

Los sistemas de información se desarrollan con diferentes propósitos, los cuales dependen de las necesidades de cada organización. Los sistemas de procesamiento de datos (procesan grandes volúmenes de información de las funciones administrativas de rutina), los sistemas de información para la administración (proporcionan informes periódicos para la planeación, el control y la toma de decisiones), y los sistemas de apoyo para la toma de decisiones (ayuda a quien toma las decisiones cuando le proporciona la información que necesita), son diferentes tipos de sistemas de información computarizados que se analizan y diseñan mediante la aplicación de los conceptos y las técnicas del diseño y del análisis de sistemas.

Existen unos pasos que se deben aplicar para el análisis y diseño de los sistemas de información, se denomina ciclo de desarrollo de los sistemas, y se desarrolla en siete etapas las cuales son: identificación de problemas, oportunidades y objetivos; determinación de los requerimientos de información, análisis de las necesidades del sistema, diseño del sistema recomendado, desarrollo del software, prueba y mantenimiento del sistema, implantación y evaluación del sistema.

Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.

Esta fase es crucial para el éxito del resto del proyecto, requiere que se observe de forma objetiva lo que ocurre en una organización, luego en conjunto con otros miembros de la organización hacer notar los problemas.

Las oportunidades son aquellas situaciones que se considera que pueden mejorarse, perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de información.

La identificación de objetivos también es un componente importante de la primera fase, en esta etapa se deberá descubrir lo que la organización intenta realizar, luego determinar si el uso de los sistemas de información apoyaría a la organización para alcanzar sus metas.

Determinación de los requerimientos de información.

Esto se hace a partir de los usuarios particularmente involucrados, para determinar los requerimientos de información dentro de una organización pueden utilizarse diversos instrumentos, los cuales incluyen: muestreo, el estudio de los datos y formas usadas par la organización, la entrevista, los cuestionarios; la observación de la conducta de quien tomo la decisiones, así como de su ambiente..

En esta etapa se hace todo lo posible por identificar qué información requiere el usuario para desempeñar sus tareas.

Análisis de las necesidades del sistema.

Durante esta etapa se analizan las necesidades propias del sistema, para ello existen herramientas y técnicas diseñadas para tal fin, estas incluyen entre otras el uso de los diagramas de flujo de datos que cuentan con una técnica estructurada para representar en forma gráfica la entrada de datos a la organización, los procesos y la salida de información.

Durante esta etapa, también se analizan las decisiones estructuradas por realizar, que son decisiones donde las condiciones, condiciones alternativas, acciones y reglas de acción podrán determinarse.

A estas alturas del ciclo de desarrollo del sistema, se prepara una propuesta del análisis, que resume todo lo que se ha encontrado, se presenta un análisis costo/beneficio de las alternativas y se plantean las recomendaciones de lo que deberá realizarse .

Diseño del sistema recomendado.

En esta etapa se usa la información recolectada con anterioridad y se elabora el diseño lógico de sistemas de información, se diseña también procedimiento precisos de captura de datos, con la finalidad de que los datos que se introducen en el sistema de información, sean los correctos.

Una parte del diseño lógico del sistema de información es el diseño de la interfaz con el usuario. La interfaz conecta al usuario con el sistema, y evidentemente, es de suma importancia.

Esta etapa también incluye el diseño de los archivos o la base de datos que almacenará aquellos datos requeridos por quien toma las decisiones en la organización. Una base de datos bien organizada es fundamental para cualquier sistema de información.

Desarrollo y documentación del software.

Dentro de las técnicas estructuradas para el diseño y documentación del software se tienen: el método HIPO, los diagramas de flujo, los diagramas Nassi.Schneiderman, los diagramas Warnier-Orr y el pseudocódigo es aquí donde se transmite al programador los requerimientos de programación.

Pruebas y mantenimiento del sistema.

Todo sistema de información debe probarse antes de ser utilizado, ya que el costo es menor si se detectan los problemas antes de que entre en funcionamiento. En un principio, se hace una serie de pruebas, con datos tipo, para identificar las posibles fallas del sistema, más adelante, se utilizarán los datos del sistema real.

Implantación y evaluación del sistema.

Esta es la última etapa del desarrollo del sistema, esto incluye el adiestramiento que el usuario requerirá.

Aunque la evaluación del sistema se plantea como parte integrante de la última etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas; realmente la evaluación toma parte de cada una de las etapas.

Uno de los criterios fundamentales que debe satisfacerse, es que el futuro usuario utilice el sistema desarrollado.

Pare que se puedan analizar y diseñar sistemas adecuados de información se necesita entender la organización para la cual se va a diseñar, pues la forma que tomen los sistemas dependerá, en gran medida de la influencia de tres de sus principios organizacionales, estos son: niveles de administración, el diseño de las organizaciones y un grupo de factores influyentes.

Los ambientes y contextos actuales requieren de complejas interpretaciones de las informaciones generadas desde diversos puntos, especialmente desde los sistemas de computación. Esta variedad de información es necesaria para explicar, descifrar y predecir la falta de certeza y la poca predictibilidad de eventos futuros. No obstante, la información generada desde diversos puntos no tiene valor si no cuenta con el soporte y la capacidad de un individuo claramente insertado en la organización en la cual se desenvuelve.

El conocimiento dentro de la organización es la información procesada que sirve para tomar decisiones organizacionales efectivas. De tal manera que la adquisición de información debe estar al servicio de las necesidades de conocimiento (Nasseri, 1998). El conocimiento organizacional, incluye las habilidades, educación, experiencia, valores, destrezas sociales que hacen más efectiva la organización.

La organización con su visión y misión, objetivos y características, estructura y contextos, y personas y grupo le da forma a la información y la transforma en conocimiento. En este sentido el conocimiento es la información que los usuarios de la organización usan en un contexto determinado con el propósito de mover a la organización en la dirección deseada.

El conocimiento y la información dentro del contexto de Gerencia del Conocimiento están íntimamente relacionados, no obstante, son diferentes. La información considera que el elemento fundamental es el sistema tecnológico que guía su uso dentro de la organización, considerando a los individuos como procesadores pasivos que implementan las mejores estrategias derivadas de la base de datos y experiencias almacenadas en las mismas.

El conocimiento, en contraste, considera que el ser humano es el elemento clave al estar constantemente imbuido en el proceso activo de evaluar la información derivada y obtenida de los sistemas de información (Malhotra, 1998).

La Gerencia del Conocimiento tiene que ver de acuerdo a Fernández (1998) con la determinación de lo que la organización sabe, como aplica lo que sabe para ser más eficiente, y cuan rápido puede aprehender cosas nuevas que le permitan permanecer competitiva en contextos cambiantes. Una simplificación de esta definición incluiría dentro de la gerencia del Conocimiento los procesos, técnicas y estrategias para hacer uso adecuado del conocimiento con el fin de desarrollar la misión, y los objetivos organizacionales.

La toma de decisiones efectiva está íntimamente relacionada con el conocimiento que se tenga de la situación o problema sobre el cual se va a decidir. Una decisión es una alternativa que puede resolver un problema, es un curso de acción factible que puede cerrar una discrepancia entre lo que es y lo que debe ser.

En este sentido la decisión adecuada es aquella que reduce al mínimo la brecha entre las percepciones de los individuos involucrados en la situación. Vista de esta manera la información y el conocimiento son fundamentales para la toma de decisiones y de allí la importancia de que el diseño del sistema de información se adapte a las características propias de cada organización.

CONCLUSIONES

La información puede procesarse utilizando desde el más sencillo procedimiento manual, hasta el más sofisticado equipo de computación, capaz de tomar decisiones rutinaria automáticamente, todo depende del tamaño de la organización, y del volumen de información que se tenga que procesar.

En todo caso, el sistema de información tiene igual importancia para la pequeña empresa, que procesa su información, mediante métodos sencillos, como para el gran consorcio, dotado de los más modernos equipos de procesamiento de datos.

No hay que perder de vista que el cúmulo de información que se genera dentro de una organización cualquiera, sumadas a las que se originan en su entorno ambiental, ahogarían al ejecutivo, si no las recibiera debidamente clasificadas, resumidas, procesadas y seleccionadas.

De allí la trascendental importancia de los buenos sistemas de información, estructurados en forma tal que se definan claramente sus componentes, con la finalidad de clasificar y ordenar en bloques las informaciones de carácter homogéneo y de similar significación.

Ninguna gestión seria posible, sin la información, como herramienta indispensable, para decidir y controlar las funciones y las responsabilidades.

BIBLIOGRAFÍA.

Farace, R., Morge, P. Y Russell, H. (1977). Communicating and organizing. Reading, Massachusetts: Addison Wesley Publishing Company.

Fernández, F (1998, Marzo 13). Administrando el conocimiento o como descubrir los activos ocultos. El ecolonal pp.4.

Gómez, F. (1988). Sistemas y procedimientos administrativos. Caracas, Fragor

Kendall, K. Y Kendall, J. (1991). Análisis y diseño de sistemas. México, Pretice- hall Hispanoamérica, S.A.

Malhotra, Y. (1998). Knowledge management, knowledge organizations, knowledge workers: A view from the front lines. Mail Business Newspaper, pp.8.

Nasseri,, T. (1998). Knowledge leverage: The ultimate advantage.

ISRAEL FERMIN B.

(Ms Gerencia de la Educación)

MERCEDES MONTILLA S.

(Ms Gerencia de la Educación)


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