Análisis del actual sistema de control de gasto corriente aplicado por instituciones públicas

(Fondo nacional de inversión productiva y
social)

Marco
teórico
Marco
práctico
Marco de
aplicación
Conclusiones y
Recomendaciones
Bibliografía
Anexos

CAPITULO I :
INTRODUCCIÓN

¿Por qué de la Investigación? En el mes de Febrero
de la gestión 2002 analistas
económicos escribían en algunos medios
de prensa,
notas positivas sobre la implantación del SIGMA,
primer sistema "en línea" para control de
gestión en el Fondo de Inversión
Productivo y Social (FPS). Estos artículos halagaban
el esperado proceso
cuya implantación traería finalmente
transparencia en el manejo de este históricamente
controvertido fondo. Si bien la noticia es alentadora, sin
embargo, es aún posible incrementar la eficiencia en el manejo de la información administrada por el
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y MODERNIZACION ADMINISTRATIVA
(SIGMA). La calidad
de la información emitida por el SIGMA en la
gestión 2002 no cubrió totalmente las
expectativas de los usuarios del SIGMA y el sistema
aún debe pasar por la evaluación oficial que se realice del
mismo.
El seguimiento necesario para el análisis de este sistema se
llevó a cabo con la colaboración de la Unidad
de Presupuestos del Fondo Nacional de
Inversión Productivo y Social (FPS). Este
departamento tiene la función de controlar la
ejecución del Gasto Corriente institucional y velar
por que el índice Gasto / Inversión sea
eficiente, para ello utiliza el SIGMA como herramienta
obligatoria en base a la ley
SAFCO y al Decreto Supremo 25875.
Un análisis de datos
del FPS en la gestión 2002 y procesados por el
SIGMA, ha determinado que dicho sistema tiene grandes
ventajas como herramienta de control del gasto corriente,
pero puede mejorarse la eficacia
del mismo, lo cual influye positivamente en la calidad de
la toma de
decisiones gerenciales.
La investigación a exponerse tiene cuatro
partes:
Capitulo 1, explicará el desarrollo teórico de la
investigación.
Capitulo 2, presentará los
antecedentes del SIGMA dentro del FPS, las fallas
observadas del sistema y sus consecuencias para la
institución.
Capitulo 3, el autor presentará un
Sistema alternativo al SIGMA en respuesta a las
dificultades observadas por el SIGMA, el cual cumpla
efectivamente con el Control del Gasto Corriente
institucional.
Capitulo 4, se realizará el
despliegue de datos de la ejecución del Gasto
Corriente del FPS en la gestión 2002, analizando los
resultados a través del sistema gubernamental SIGMA
y del sistema propuesto C.G.C. para finalmente comparar
ambos en base a criterios administrativos.
Capitulo 5, el autor del presente trabajo
presentará sus conclusiones y recomendaciones sobre
pasos que deberían proseguir en base a esta
investigación.
INTRODUCCIÓN
Se observó que los reportes de gasto
corriente generados por el SIGMA, reflejan datos que
requieren interpretación y depuración de
la misma.
Si aceptamos el criterio administrativo que nos
dice que "el control del Gasto Corriente es una de las
principales preocupaciones de la Gestión Publica",
se estará también de acuerdo en que si el
sistema vigente para dicho fin es mejorable, se
deberá buscar los mecanismos para cumplir con dicho
propósito.
PROBLEMÁTICA
FORMULACION DEL PROBLEMA

El SIGMA NO PERMITE CONOCER DE LA MANERA MAS
EFICIENTE EL ESTADO DEL
GASTO CORRIENTE DE LA INSTITUCION, LO QUE DIFICULTA EL CONTROL
DEL MISMO E INCLUYE CIERTA POSIBILIDAD DE FALLA EN LAS DECISIONES
GERENCIALES TOMADAS SOBRE DICHOS REPORTES.

1.4. JUSTIFICACIÓN DEL
TEMA

1.4.1. JUSTIFICACION ACADEMICA-

El análisis de un Sistema de Control del Gasto
Corriente de una entidad pública y el diseño de otro alternativo, necesita de
los conocimientos acumulados en varias materias cursadas
durante la carrera como ser:

Cuentas Nacionales
Análisis Financiero
Estadística
Economía de Empresas
Sistemas de Información
Administración I y II

1.4.2. JUSTIFICACIÓN ECONOMICO Y
SOCIAL-

El análisis del actual Sistema de Control del
Gasto Corriente y el planteamiento de un sistema de apoyo que
permita al FPS conocer más eficientemente su
ejecución presupuestal, son trascendentales para lograr
la plena transparencia en el proceso de Lucha contra la
Pobreza.

1.4.3. JUSTIFICACIÓN
METODOLOGICA-

El desarrollo del presente trabajo sigue el método
:

Analítico – Experimental –
Inductivo.

Analítico, por que se analizan los
mecanismos que existen actualmente para llevar a cabo el
control de la ejecución del gasto corriente en la
institución analizada (FPS)

Experimental, porque se desarrolla un sistema
experimental el cual es puesto a prueba en el desarrollo del
presente trabajo.

Inductivo, por que de probarse la importancia
del aporte planteado, se espera que dicho sistema de apoyo
coadyuve a elevar la eficiencia del SIGMA y por tanto a toda la
administración pública, mejorando
así el control de la Gestión nacional.

1.4.4. JUSTIFICACIÓN LEGAL-

El trabajo de grado a presentar se encuentra enmarcado
dentro la ley SAFCO de Administración y control Gubernamental
(ley 1178) .

Además de los Decretos Supremos 25875 y
26455.

1.5. DETERMINACIÓN DE
OBJETIVOS

1.5.1. OBJETIVO
GENERAL

ANALIZAR LAS DEFICIENCIAS DEL ACTUAL SISTEMA DE
CONTROL DE GESTION UTILIZADO POR EL FPS Y PLANTEAR UNA SOLUCION
DE APOYO A LA MISMA, QUE PERMITA OBTENER INFORMES MAS
EFICIENTES PARA ASÍ APORTAR A UNA MEJOR TOMA DE
DESICIONES GERENCIALES.

1.5.2. ESPECIFICOS

DEL MARCO TEORICO

Analizar los principios de
la Administración Pública.
Investigar el manejo de las cuentas
presupuéstales.
Analizar mecanismos de Control
presupuestal.
Investigar sobre procedimientos de control
presupuestal.

DEL MARCO PRACTICO

Analizar las deficiencias del SIGMA sobre el
reporte de datos.
Diseñar un sistema de apoyo de control del
Gasto Corriente.
Obtener el reporte de gastos de
la gestión 2002 a través del nuevo sistema
propuesto.
Analizar los datos obtenidos por ambos
medios.

1.6. PLANTEAMIENTO DE LA
HIPÓTESIS

1.6.1. HIPÓTESIS–

El SIGMA TIENE ALGUNAS DEFICIENCIAS PARA EL CONTROL
DEL GASTO CORRIENTE EN EL FONDO DE INVERSIÓN PRODUCTIVA
Y SOCIAL.

1. El Sistema Integrado de Gestión y
  Modernización Administrativa (SIGMA) en el Fondo
  Nacional de Inversión Productiva y Social
  (FPS).
2. UNIDAD DE ANÁLISIS
3. IDENTIFICACIÓN DE
  VARIABLES
ESTRUCTURA DE LA
HIPÓTESIS

Variable Independiente (Relación de
Causa)

SIGMA (Sistema Integrado de Gestión y
Modernización Administrativa)

Variable Dependiente (Relación de
Efecto)

Control del Gasto Corriente en el Fondo Nacional de
Inversión Productivo y Social.

Variable Moderante (Interrelación entre
variables)

Tiene algunas deficiencias.

ALCANCES Y LIMITACIONES DE LA
INVESTIGACIÓN

1.7.1. AMBITO GEOGRAFICO
La Paz, Bolivia
1.7.2. SECTOR ECONOMICO
Control Presupuestal del Gasto
Corriente.
1.7.3 UNIVERSO
DE ESTUDIO
Oficina Departamental La Paz dentro el esquema
descentralizado del Fondo Nacional de Inversión
Productivo y Social.
AREA TEMÁTICA

1.8.1. AREA GENERAL

Administración Publica

1.8.2. AREA ESPECIFICA

Gasto Corriente

1.8.3. AREA PARTICULAR

Control del Gasto Corriente

1.9. Limite de la
Investigación

Geográfico– Geográficamente la
presente investigación se circunscribe al departamento
de La Paz.
Institucional– Este estudio se
realizó en el Fondo Nacional de Inversión
Productivo y Social, FPS, en la oficina departamental La
Paz.
Unidad- El desarrollo de la herramienta
planteada se realizará para apoyar al trabajo
realizado por la Unidad de Presupuestos del FPS.

CAPITULO II:
MARCO TEORICO

2.1. ANTECEDENTES

Bolivia sufrió una crisis
económica y social a fines de los años setenta e
inicio de los ochenta. El estaño y sus productos
representaban 70% de la producción de la país, pero
más tarde el precio del
mismo se desplomaría. Para 1986 la producción del
metal disminuyó en 10% respecto a 1980. El PIB per capita
cayó en un 10 % y la inflación alcanzó el
8,5%.

El decreto supremo 21060 de 1986, estableció el
marco para una nueva política
económica. Ejecutó un programa de
ajuste estructural, que redefinió el lugar de las empresas
estatales y privadas, incrementando los ingresos
fiscales, modificando el estado
cambiario y abriendo el mercado.

A partir de este Decreto el mercado se constituyo en el
eje articulador de la economía, cambiando
el rol del estado. Este vio necesario reducir la pobreza y
controlar las cuentas para mantener los servicios del
gobierno por lo
que se necesitó cambiar las bases existentes.

La crisis que se vivió más tarde
incrementó los niveles de pobreza, ya que el sistema era
incapaz de redistribuir la riqueza., por ello se dirigió
la atención a los sectores más
necesitados con acciones de
resultados a corto plazo, capaces de generar un efecto
político que logré el ajuste.

Por todo lo anterior se crea el Fondo Social de
Emergencia (FSE) en 1986, tratando de ser una propuesta efectiva
para salir de la crisis y responder a las necesidades que se
habían venido agudizando. La creación de FSE
corresponde a una política de
emergencia y compensación dirigida a los sectores
empobrecidos de la sociedad,
especialmente del área rural, permitiendo crear nuevas
fuentes de
trabajo. Su papel principal fue legitimizar el programa de ajuste
a través de una gestión transparente y eficiente
con apoyo internacional, siendo un modelo para
las subsiguientes organizaciones de
desarrollo.

El FSE llevo a cabo objetivos
puntuales a corto plazo, concluyo sus operaciones en
1990., lamentablemente no llego a vincularse estructuralmente con
los ministerios
sectoriales y creó una institucionalidad separada del
resto del sector publico, y el apoyo internacional que
recibió permitió una vinculación con las
ONG´s
que jugaron un importante papel en la creación y
desarrollo de proyectos como
ser: obras de salud, saneamiento
básico y educación, los cuales
fueron base para desarrollar los fondos de desarrollo que se
crearon más tarde.

En base a este antecedente se procedió a la
implementación del Fondo de Inversión Social,
creado bajo decreto supremo 22407 del 11 de enero de 1990 con el
mandato de alivio a la pobreza. Al igual que el FSE con inversiones en
educación, salud y saneamiento básico. Su
creación refleja una estrategia de
desarrollo a mediano plazo orientada a actividades en el
área rural con una vinculación mas profunda en el
contexto de la política
social del país. Se llamó Fondo de
Inversión Social por que los recursos que
canalizara debían aportar a la formación de
capital
humano.

El Fondo Nacional de Desarrollo Regional (FNDR), fue
creado bajo D.S. 21964 en julio de 1988. Es una
institución financiera no bancaria del gobierno nacional
con personería y autonomía jurídica, con
autonomía de gestión administrativa y financiera,
con el objeto de fomentar el desarrollo
económico y social de las regiones y municipios del
país en el marco de las políticas
regionales de desarrollo.

Se recaudaron recursos de fuentes externas e internas
como ser Banco Mundial
(BM), Banco
Interamericano de Desarrollo (BID), Tesoro General de la nación
(TGN) y otras. Estos recursos se asignaron a los municipios a
través de las prefecturas y gobiernos municipales para
estudios y proyectos de saneamiento básico, equipamiento
urbano, transporte,
energía eléctrica y residuos
sólidos.

El Fondo de Desarrollo Campesino
(FDC) fue creado bajo D.S. 22154 el 15 de marzo de 1989. Como
entidad de fomento sin fines de lucro su principal objetivo fue
disminuir la pobreza, promoviendo el desarrollo
humano y económico del área rural a
través del financiamiento
de proyectos de canalización, riego, ayuda técnica
y sobretodo ayuda al desarrollo agrícola.

Fondo Nacional de Medio Ambiente
(FNMA), creado bajo ley 1333 del 12 de diciembre de 1992. Su
principal función fue obtener, administrar y canalizar
fondos para proyectos de conservación y uso sustentable de
recursos
naturales renovables del país.

A través de los cuatro fondos, el estado
atendió las necesidades prioritarias de la población pobre en las regiones rurales de
nuestro país. Los fondos de desarrollo e inversión
constituyeron los organismos estatales rectores del sistema de
financiamiento dirigido.

Las leyes de
participación popular y descentralización administrativa han
cambiado el rol de los sectores respecto a la responsabilidad sobre la ejecución de la
inversión pública del país. Antes de las
reformas de la ley de la participación popular, 79% de la
inversión publica era ejecutada en forma directa por el
gobierno central, 18% por instancias regionales y 3% por los
municipios e instancias locales.

Luego de las reformas esta composición
varía, el gobierno central era responsable del 37% de la
inversión publica, las prefecturas el 38% y los municipios
el 25%.

Esta situación es observada por autoridades de
gobierno las que indican que los proyectos ejecutados en el
área prefectural no siempre responden a las prioridades
nacionales por lo que se hizo necesario diseñar e
implementar un sistema de incentivos que
orienten la inversión hacia áreas de interés
común entre los distintos niveles
gubernamentales.

Bajo ese panorama debe sumarse el hecho de que los
fondos de inversión y desarrollo han destinado cerca del
80% de los recursos de co-financiamiento a proyectos de
inversión localizada en los departamentos del eje
central La Paz, Cochabamba y Santa Cruz sin priorizar la
atención a los municipios más necesitados, a ello
se debe agregar que los fondos no adecuaron previamente sus
metodologías de preinversión en relación con
lo establecido en las normas del
sistema nacional de inversión pública
1997.

El FIS dependió hasta 1993 de la Presidencia de
la Republica, para luego pasar al Ministerio de Desarrollo
Humano. Tanto este ministerio como el de Desarrollo
Sostenible y Medio Ambiente,
creados ese año, fueron los encargados de establecer los
lineamientos de política sectorial que orientaron la
acción
de los diferentes fondos bajo su jurisdicción.

La promulgación de la ley de Reforma Educativa,
la ley de Participación Popular y la de
Descentralización, crearon un nuevo contexto al cual el
FIS tuvo que ajustarse. En primer caso se trataba de una
política sectorial vinculada a una de las principales
áreas de acción del fondo, en este caso las dos
últimas leyes habrían una nueva área para
los municipios y gobiernos departamentales, alterando
sustancialmente el entorno institucional y el de las
corporaciones de desarrollo departamentales que habían
jugado un importante papel en la canalización de recursos
hacia las regiones.

Las reformas emprendidas afectaron al funcionamiento de
los niveles sectoriales y regionales tanto del fondo como del
propio aparato estatal. Estas modificaciones de la estructura
gubernamental dieron lugar a periodos de indefinición y
ambigüedad en los cambios de competencia,
superposición de acciones con el Fondo de Desarrollo
Campesino (FDC), falta de claridad en las relaciones
internacionales, capacidad de llevar acciones más
efectivas y debilitamiento institucional, sin embargo el FIS
debió desplegar toda su capacidad para lograr ajustes
permanentes y establecer vínculos con el FDC, debido a que
no se pudo llegar a una acción coordinada entre los
fondos.

El FIS enfrento una grave crisis estructural, debido a
un centralismo
institucional, ineficiencia y problemas de
transparencia. Contó con una estructura que contemplaba
oficinas departamentales, sin embargo el ciclo de proyectos
fueron ejecutados a nivel central.

Se logró la desconcentración de
operaciones, ajustes a la estructura
organizacional y optimización de procesos que
apuntaron a una mayor eficiencia, transparencia y
reducción de costos
administrativos.

Mediante Decreto Supremo N° 25441 de fecha 25 de
junio de 1999 se suprimen los Directorios del Fondo de
Inversión Social (FIS), Fondo Nacional de Desarrollo
Regional (FNDR) y del Fondo de Desarrollo Campesino (FDC);
creándose un Directorio Único de Fondos (DUF) para
coordinar las actividades de los mismos.

"Que el Directorio Único de Fondos se constituye
en la instancia destinada a apoyar los planes de lucha contra la
pobreza establecidos en el Plan Operativo de
Acción y el proceso de perfeccionamiento de la
descentralización a través de los Fondos de
Inversión y Desarrollo (FID), según establece el
Decreto Supremo N° 25626 de fecha 24 de diciembre de
1999".

Mediante Decreto Supremo N° 25984 de fecha 16 de
noviembre de 2000, se crea el Fondo Nacional de Inversión
Productiva y Social (FPS) "sobre la estructura y patrimonio del
Fondo de Inversión Social (FIS) y adoptando el modelo de
desconcentración operativa del Fondo de Desarrollo
Campesino (FDC). Por tanto, todo lo establecido en
relación al Fondo de Inversión Social en
instrumentos de orden legal y contractuales aplicará para
el Fondo Nacional de Inversión Productiva y Social.
Asimismo, todas las líneas y programas de
financiamiento, presupuesto, activos, pasivos,
derechos y
obligaciones
del FIS… pasarán a formar parte de los recursos y
patrimonio del FPS".

2.2. FPS (FONDO NACIONAL DE INVERSIÓN
PRODUCTIVO Y SOCIAL)

El FONDO NACIONAL DE INVERSIÓN PRODUCTIVO Y
SOCIAL (FPS), es una entidad de financiamiento, la cual canaliza
inversión a los Municipios que lo demanden. Es una
institución sin fines de lucro, descentralizada, con
autonomía administrativa, técnica y financiera,
bajo tuición de la Presidencia de la
República.

El FPS destina sus esfuerzos hacia la población
más pobre del país en base a La Política
Nacional de Compensación que surge de la Ley del Diálogo y
que apoya a la Estrategia Boliviana de Reducción a la
Pobreza.

Los objetivos institucionales del Fondo Nacional de
Inversión Productiva y Social son:

Co-financiar la ejecución de programas y
proyectos municipales en:

– Educación
– Salud
– Saneamiento Básico
– Energía Rural
– Recursos Naturales y Medio Ambiente
– Caminos Vecinales
– Fortalecimiento Institucional
– Desarrollo Rural
– y otros definidos en la Estrategia Boliviana de
Reducción de la Pobreza.

Facilitar el co-financiamiento de proyectos, a
través de recursos para asistencia técnica a
requerimiento de los Gobiernos Municipales.

Administrar los recursos de transferencias
basados en demanda
y equidad.

Operativizar con una organización flexible y eficiente los
lineamientos de la Política Nacional de
Compensación.

El Fondo Nacional de Inversión Productiva y
Social (FPS), se crea por Decreto Supremo Nº 25984, de fecha
16 de noviembre del 2000 sobre la base del Fondo de
Inversión Social (FIS) y entra en funcionamiento a partir
del 1ro de febrero del 2001.

La estructura orgánica, el funcionamiento
interno, los actos jurídicos, administrativos, financieros
y técnicos están sujetos a las normas del Estatuto
Orgánico del Fondo Nacional de Inversión Productiva
y Social, aprobado el 5 de febrero del 2001.

La Organización ha sido establecida por Objetivos
y está basada en el Trabajo en
Equipos, de esta manera se busca asegurar el funcionamiento de
una estructura orgánica desconcentrada en nueve Oficinas
Departamentales, encargadas de atender de manera directa y
personalizada a los Municipios, y una Oficina Central responsable
de establecer políticas de funcionamiento, coordinar y
fiscalizar las operaciones desconcentradas.

2.2.1. Funciones
Institucionales del Fondo de Inversión Productivo y
Social (FPS).

El Fondo Nacional de Inversión Productiva y
Social tiene las siguientes funciones:

Adoptar e implementar las decisiones del
Directorio en lo relativo a las materias que trata el
Decreto Supremo 25984.

Adoptar e implementar la reglamentación
sobre la Política Nacional de Compensación en
lo relativo a las materias que trata el Decreto Supremo
25984.

Recibir y administrar los recursos que le fueran
provistos por organismos de Cooperación
Internacional y el Tesoro General de la Nación.

Otorgar co-financiamiento para inversiones en
proyectos y servicios factibles que contribuyan al
desarrollo socioeconómico de los municipios, los que
respondiendo a la demanda de la sociedad
civil, sean concordantes con las políticas y
estrategias nacionales de desarrollo, y que
cuenten con aportes adecuados de contraparte del gobierno
municipal beneficiado.

Celebrar contratos
de co-financiamiento con los Gobiernos Municipales para la
ejecución de proyectos elegibles.

Establecer y organizar un sistema de control
interno y diseñar las metodologías y
procedimientos necesarios para garantizar que todas sus
actividades sean realizadas en conformidad con las normas
vigentes.

Organizar de acuerdo con la normativa vigente los
sistemas
y procedimientos que le permitan efectuar por si o por
terceros la evaluación ex-ante, el seguimiento y
monitoreo, y en coordinación con los Ministerios
Sectoriales la evaluación posterior de los programas
y proyectos cofinanciados.

Asegurar la adecuada supervisión de la utilización
de los recursos que hubiera otorgado el Fondo.

Ejercer otras funciones con autorización
previa del Directorio Unico de Fondos, siempre y cuando
éstas sean compatibles con su objetivo.

El Marco Institucional del Fondo Nacional de
Inversión Productiva y Social (FPS), como una entidad de
Derecho
Público, de fomento y sin fines de lucro,
descentralizada, bajo tuición de la Presidencia de la
República es de competencia de ámbito nacional,
con operaciones desconcentradas, tendrá personalidad
jurídica propia, autonomía de gestión
administrativa, técnica y financiera.

El Marco legal del Fondo Nacional de Inversión
Productiva y Social (FPS) esta basado en la Política
Nacional de Compensación, que es contribución
fundamental de la Ley del Diálogo y que apoya a la
Estrategia Boliviana de Reducción a la Pobreza, la cual
asigna responsabilidades básicas al FPS en el marco del
mandato legal conferido, principalmente referidas a la
asignación de recursos a todas las municipalidades
tomando como referencia la fórmula desarrollada para el
efecto en la Ley del Diálogo hacia la población
más pobre del país, considerando criterios de
eficiencia, transparencia y equidad, promoviendo el
perfeccionamiento de la descentralización a
través de Programas de Desarrollo Institucional para las
Municipalidades.

Los decretos que son parte del Marco legal de la
institución son:

DS 25984. Creación del Fondo Nacional de
Inversión Productiva y Social DS 23318-A. Reglamento de
la Responsabilidad por la Función Pública
DS 23215. Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de
la CGR.

2.2.2. MISION

El FPS es una entidad de derecho público, de
fomento y sin fines de lucro, descentralizada, con
personería jurídica, autonomía
administrativa, técnica y financiera, para contribuir
al desarrollo económico y social del país bajo
tuición de la Presidencia de la
República.

MISION SECUNDARIA

Para cumplir su misión
el FPS cuenta con:

Recursos provistos por el TGN.

Financiamiento externo, asignaciones
presupuestarias, créditos, donaciones, legados
y otros que a cualquier título hubiera recibido o
pudiera recibir.

Recursos municipales de contraparte.

Otros recursos no especificados anteriormente,
que pudieran ser legalmente asignados a su
favor.

Asimismo la misión del FPS es estimular al
desarrollo institucional y municipal a través de:

Co-financiamiento para la ejecución de
programas y proyectos por los gobiernos
municipales.

Facilitar el acceso y el cumplimiento de
condiciones para el cofinanciamiento de proyectos, a
través de recursos para el financiamiento de
asistencia técnica a requerimiento de los gobiernos
municipales.

Administrar los recursos de transferencias con
enfoque de demanda, equidad, eficiencia y
transparencia.

2.2.3. VISION

La Visión del FPS es ser una entidad de
financiamiento de inversiones y servicios demandados por la
comunidad a
través de los Gobiernos Municipales, con procesos
eficientes y transparentes, basados en una gestión de
información integrada, personal
calificado y orientación permanente a sus clientes, los
Municipios.

2.3. ACTUAL SISTEMA DE CONTROL DE GASTO CORRIENTE
EN EL FPS-

Mediante DS 25875 el FPS y todas las instituciones
pertenecientes al sector
público, deben utilizar obligatoriamente el SISTEMA
INTEGRADO DE GESTION Y MODERNIZACION ADMINISTRATIVA.

En el marco práctico de este trabajo se
realizará la prueba de la hipótesis, para lo cual se
analizarán tres puntos:

Como funciona el SIGMA
Cuales son las Dificultades del SIGMA
Que tipo de planteamiento puede hacerse que permita
ayudar a solucionar el problema.

2.4. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION Y MODERNIZACION ADMINISTRATIVA
(SIGMA).

El Sistema Integrado de Gestión y
Modernización Administrativa (SIGMA) es un sistema de
computación, que permite el control de
gestión en las oficinas públicas.

DEPENDENCIA

El SIGMA depende de dos oficinas para su
funcionamiento:

PROYECTO ILACO II, es el nombre (no SIGLA)
de la instancia gubernamental que se encarga del apoyo
técnico del SIGMA, es decir de la programación y soporte al sistema. Es
además la oficina responsable de la
implementación del SIGMA en todas las oficinas
gubernamentales del país.
Ministerio de Hacienda, es la instancia
gubernamental que se encarga de validar el SIGMA en
términos económicos y legales. Es decir es la
oficina responsable de canalizar el presupuesto aprobado por ley para cada entidad
pública y emitir ciertas políticas de control
en el gasto del mismo, independientes de las que cada entidad
pública pueda decidir.

2.4.1. CONEXIÓN

El SIGMA es un sistema computacional que tiene dos
características esenciales, funciona en red y en línea.
Es decir que toda computadora
individual que tenga instalado el SIGMA, es parte de la red
nacional del sistema y que los datos ingresados afectan
inmediatamente a una base de
datos central que actualiza los cambios en "tiempo
real".

2.4.2. FUNCIONAMIENTO DEL SIGMA EN EL
FPS

El FPS cuenta con el soporte del ILACO II para la
conexión del SIGMA en todas las computadoras
de la oficinas central y departamentales. Cuenta además
con el soporte del Ministerio de Hacienda que valida e inscribe
el presupuesto de la institución. Pero, además
tiene su propio departamento de sistemas, ya que es necesario
que personal capacitado mantenga la conexión siempre
activa, también realiza el mantenimiento y solución de problemas en
las computadoras en la institución.

2.4.3. GASTO CORRIENTE E
INVERSIÓN

El FPS es un organismo de inversión, sin
embargo no todo el monto que se recibe como presupuesto esta
destinado a la Inversión, ya que un porcentaje del mismo
paga el funcionamiento operativo de las oficinas. Este
porcentaje se calcula alrededor de un 10% correspondiente al
GASTO CORRIENTE sobre INVERSIÓN. De hecho, este se
considera un porcentaje de control conocido como "Índice
gasto / Inversión" el cual se espera, no supere el 13%.
Dicho índice nos dice que a menor valor, se
logró mayor movimiento
de Inversiones con menor esfuerzo operativo. Este es el
objetivo gerencial de la institución.

Habiendo determinado que el FPS maneja tanto cuentas
de Gasto Corriente como de Inversión, es importante ver
que en cuanto al control de Inversiones, el FPS cuenta con
diversos sistemas que permiten hacer un seguimiento del mismo
además del SIGMA. Estos múltiples sistemas
permiten cruzar información sobre la ejecución de
Inversiones y por ello se considera que esta área es
suficientemente detallada y confiable.

El trabajo de investigación que se desarrolla a
continuación se concentra en el control del Gasto
Corriente, pues es en esta área donde se ha observado
que el SIGMA podría tener algunas dificultades para la
vigilancia del mismo.

2.4.4. PARTIDAS PRESUPUESTALES

Las "DIRECTRICES DE FORMULACION PRESUPUESTARIA" es un
texto base,
publicado por el Ministerio de Hacienda. El mismo que se edita
ante la existencia de correcciones o modificaciones.

Este texto muestra la
estructura del presupuesto dentro de determinada entidad
pública.

El principal elemento de la estructura del presupuesto
son las Partidas Presupuéstales.

Las partidas presupuéstales pueden dividirse en
dos, las correspondientes a Gasto de Inversión y las
correspondientes al Gasto Corriente.

Cada PARTIDA PRESUPUESTAL lleva un nombre
pre-establecido y un código (los usuarios del sistema suelen
utilizar simplemente el código numérico para
referirse a una u otra partida).

2.4.5. DEPARTAMENTAL LA PAZ

El presente trabajo se circunscribirá
únicamente al análisis de los datos provistos por
el SIGMA para el control del Gasto Corriente en la oficina
departamental La Paz. La razón para ello se basa en la
disponibilidad de datos disponibles en esta oficina para los
fines de este estudio.

Se descartó el estudio del funcionamiento en la
oficina central del FPS debido a la existencia de varias
cuentas problemáticas que solo corresponden a esta
oficina. Por ejemplo, Sueldos y
salarios.

2.4.6. EJECUCIÓN

Decimos que se ha ejecutado el Gasto Corriente, cuando
el contador de la oficina realiza un pago correspondiente a la
venta de un
bien o servicio que
permite a la oficina continuar con sus operaciones
diarias.

Cuando se realiza uno de estos pagos, la
transacción es registrada en un documento llamado C-31,
el cual se envía al Técnico encargado de
introducir datos al SIGMA. Este funcionario introduce al
SIGMA los datos del C-31, como ser: concepto del
gasto, beneficiario y partida presupuestal

La responsabilidad más importante del
Técnico es Inscribir el gasto bajo una determinada
PARTIDA, pues es él quien –previo dominio de las
DIRECTRICES DE FORMULACION PRESUPUESTARIA– decide a que
código y partida se debe cargar el gasto
realizado.

Ejemplo: El documento C-31 indica que se
realizó un pago de 100 b$ por concepto de una
perforadora. El Técnico debe decidir si este gasto debe
imputarse a una de las siguientes PARTIDAS: 1) Papel de
Escritorio, 2) Productos de artes papel y cartón 3)
productos no metálicos y plásticos, 4) herramientas
menores, 5) Repuestos o accesorios o 6) Útiles de
escritorio.

La responsabilidad del Técnico es grande, pues
los datos ingresados al SIGMA pasan a formar parte
inmediatamente de la base de datos nacional, la cual se
actualiza instantáneamente, sin posibilidad de
cambio.

Por tanto existen dos categorías de gasto o
ejecución:

Ejecución de Inversión, todo gasto
que paga por bienes o
servicios relacionados con PROYECTOS del FPS en algún
municipio.
Ejecución del Gasto Corriente, todo pago por
bienes o servicios que permiten a las oficinas del FPS o sus
ramas departamentales continuar con sus operaciones
diarias.

En base a las directrices emitidas por el ministerio
de hacienda, la unidad de Presupuestos del FPS emite la lista
oficial de partidas presupuéstales pertenecientes al
gasto corriente. (ver Pág. 26 Tabla 1)

2.4.7. CONTROL MINISTERIAL

Como un sistema de control supra institucional, el
ministerio de hacienda ha introducido un "bloqueo" en el SIGMA
por la que ningún técnico puede registrar montos,
mas allá de los permitidos por una cuota mensual
permitida.

El Ministerio de Hacienda ha dividido el presupuesto
anual existente entre los meses del año. Es así
que el monto resultante de la operación se constituye
como el máximo mensual ejecutable. Es así que si
el técnico realiza la ejecución de una partida
presupuestal hasta un monto superior al permitido por el
ministerio, automáticamente el SIGMA rechazará el
registro,
hasta que el ministerio habilite, por defecto o solicitud la
cuota del siguiente mes.

Un control intermedio con el que cuenta el SIGMA es
aquel que se activa cuando el Técnico debe registrar en
el sistema gastos superiores a mil bolivianos (1.000 b$). En
este caso el sistema pedirá la confirmación de un
supervisor de la oficina a través de una firma electrónica.

Es posible y se vio frecuentemente que cuando el
Técnico encargado de introducir datos al SIGMA
quiere registrar un gasto en el SIGMA, este registro es
rechazado por el sistema.
Las causas para que el sistema rechace un registro
pueden ser:
1) Se gastó todo el
dinero disponible en la partida
presupuestal,
2) se sobrepasó el monto mensual
aprobado por el Ministerio o
3) se sobrepasó el presupuesto
total.
En cualquiera de los tres casos el procedimiento que se sigue es hacer un
registro flotante del gasto, pero bajo una modalidad de
registro conocida como SIN IMPUTACIÓN
PRESUPUESTARIA. Este es un registro pasajero donde
se hallan todos los registros
de gasto que tuvieron problemas con los parámetros
del SIGMA.
Es un registro PASAJERO porque en cuanto se
soluciona el problema, se procede a un cambio de
imputación, es decir llevar este registro a la
modalidad CON IMPUTACIÓN.
Lamentablemente la práctica demostró
que el cambio de imputación de los registros Sin
Imputación necesitaron de varios meses para lograr
su cambio a registros Con Imputación. Esto sobre
todo debido a deficiencias burocráticas. Las
consecuencias de este retraso son una de las primeras
deficiencias que anotamos para resolver que el SIGMA
requiere un sistema interno de apoyo que permita
simplificar el registro y reporte de gastos a
usuarios.
EJECUCION SIN IMPUTACIÓN
PRESUPUESTARIA
LECTURA DE REPORTES

En cualquier momento una computadora dentro la red
SIGMA, puede solicitar los reportes de ejecución del
Gasto Corriente e Inversión del FPS.

El informe del
Gasto Corriente se divide en dos reportes:

A) CON IMPUTACIÓN (CIP). Reporte que
muestra en detalle las partidas presupuéstales que han
sido ejecutadas. Esta reporte muestra:

Cual es la Oficina Departamental del FPS que
ejecutó el Gasto.
Código de la Partida
Presupuestal
Nombre de la Partida presupuestal a la que
afectó el gasto.
Presupuesto inicial de la partida
afectada.
Monto ejecutado contra esa partida.
Saldo de la partida luego de la
ejecución.

Estos datos se muestran entre las fechas
deseadas.

El Reporte Con Imputación Presupuestal (CIP)
nos permite conocer en detalle los gastos ejecutados hasta
cualquier fecha. Sin embargo, como se verá más
adelante, las fechas reportadas por este informe necesitan ser
depuradas.

En este reporte se observan dos tipos de pago que
deben explicarse:

DEVENGADO, Es el Gasto comprometido, es
decir: El monto que aparece como devengado aunque no se lo
haya pagado todavía ya esta comprometido y por tanto
ya se deduce del presupuesto.
PAGADO, Es el gasto real, es decir: Los
montos bajo esta columna, son los montos efectivamente
pagados. Es muy posible que el devengado (comprometido) sea
superior.

Si bien este reporte es correcto en su detalle por
partidas, sin embargo no es completo. Recordemos que existen
varios registros de gasto corriente que se hallan sin
imputación y que para obtener la suma total gastada
deberíamos sumar ambas (CIP + SIP). A
continuación veremos las razones que dificultan obtener
este resultado total. (vease ej. CIP Pag. 38. Fte
SIGMA)

SIN IMPUTACIÓN (SIP),

Recordemos que conceptualmente este es un registro
temporal de datos que al momento de registrarlos tuvieron
problemas de presupuesto.

A pesar de ser este un registro pasajero y temporal,
sin embargo en la vida real se ha observado que muchos de estos
registros Sin Imputación tomaron más de 8 meses
para lograr su regularización, tal es así que el
FPS hasta Marzo de esta gestión continua regularizando
documentos de
la gestión 2002.

El registro Sin Imputación Presupuestaria (SIP)
tiene dos dificultades:

NO ES POSIBLE A SIMPLE VISTA DISCRIMINAR GASTO
CORRIENTE DE INVERSIÓN. Cuando se consulta el
registro SIP lo que se obtiene es una lista de todos los
documentos con problemas de presupuesto, lamentablemente el
reporte que se obtiene al solicitar esta consulta incluye
tanto los registros de inversión como los de
gasto.
POCA INFORMACIÓN. Los registros que
se muestran en el reporte SIN IMPUTACIÓN muestran muy
pocos datos, los cuales dificultan la depuración de
los mismos.

(vease un ejemplo de reporte SIP en la Pag 40. Fte.
SIGMA)

2.5. DIFICULTADES DEL SIGMA

En base a lo observado hasta ahora, podemos decir que el
SIGMA debe optimizar el servicio de información al
usuario, específicamente en los Reportes informativos que
este genera y cuyos reportes necesitan depurarse.

Examinando los reportes oficiales que el SIGMA presenta,
es difícil conocer los montos totales gastados por la
entidad a una fecha determinada, lo cual dificulta el trabajo de
realizar proyecciones de gasto o implementar políticas de
control del mismo.

Las causas para que el SIGMA genere este tipo de
reportes se basa en un momento crítico: En el momento de
la introducción de datos al
sistema.

2.5.1. EN LA INTRODUCCIÓN DE LOS
DATOS

El registro de datos en el SIGMA atraviesa los
siguientes problemas:

2.5.1.1. PROBLEMAS TECNICOS

Es posible que el ILACO II, oficina que controla
el funcionamiento del SIGMA, atraviese algún
problema técnico que resulte en la temporal
suspensión del sistema.
¿Funciona el SIGMA?
Es posible que la red del FPS haya sufrido
algún desperfecto (virus,
desconfiguración, mantenimiento de la red) por lo
que se suspenderá la conexión en red de la
institución y no podrá usarse el
SIGMA.
¿Funciona la Red en el FPS?
Ya que el SIGMA es consultado a través de
INTERNET, es posible que este servicio esté cortado
y tampoco se pueda trabajar con el SIGMA.
¿Se cuenta con servicio de Internet?
Una falla eléctrica en el servicio
básico o en los motores
auxiliares de energía en la oficina departamental La
Paz del FPS, dejará sin SIGMA a todos los usuarios
del sistema hasta que se restablezcan dichos
problemas.
¿Se tiene Luz
Eléctrica?
Es posible que el Técnico que introduce los
datos al SIGMA no se encuentre en su puesto debido a una de
varias razones (seminario,
reunión, capacitación, viaje a otras
departamentales, festejos de la unidad o departamento,
atraso, falta,.
¿Esta en su puesto de trabajo el
Técnico que introduce los datos al
SIGMA?
¿Los documentos C-31 llegaron al
técnico en el mismo día de la ejecución
o al menos con suficiente tiempo para su
registro?

Se mencionó que luego de un pago, los datos
del mismo se registran en un documento llamado C-31. Este
documento es enviado al Técnico del SIGMA, quien
alimenta estos datos en la planilla de registro de gastos del
sistema. La programación del SIGMA no permite la
introducción de la fecha de ejecución, ya que
sobrentiende que el gasto registrado fue ejecutado en esa
fecha.

2.5.1.2. CONSECUENCIAS: FALLA
TEMPORAL

En cualquiera de los problemas planteados, la
consecuencia es que los datos se introducirán al SIGMA
en una fecha posterior a la real. Lamentablemente, el SIGMA
toma a la fecha de introducción de datos como si fuera
la fecha real de ejecución y ambas pueden ser muy
distintas.

Para realizar un control del gasto en el FPS, la
unidad de presupuestos, depende de los datos provistos por el
SIGMA. En base a sus reportes, se plantearán las
políticas necesarias sobre control del gasto que
requiera la situación y que permitan concluir la
gestión sin incurrir en sobregiros y/o deudas. Sin
embargo, si el SIGMA introduce un propio parámetro de
fecha que a veces difiere de la fecha de gasto, todo calculo,
proyección y política que se haga deberá
ser depurada.

Viendo el informe "oficial" que reporta la oficina
departamental La Paz del FPS, a través del SIGMA en la
gestión 2002, se muestra que la ejecución en los
meses de enero y marzo es CERO. Esta información
se interpreta como si las oficinas del FPS no hubiesen
funcionado y que no se cumplió con el pago de ninguna de
sus obligaciones programadas, sin embargo sabemos que se debe a
la dificultad TEMPORAL del sistema.

Si bien existen pagos en los cuales se factura al
mes siguiente, no es posible que el desembolso sea
cero.

Con lo analizado hasta ahora podemos ver que el
reporte de Gastos del SIGMA, a pesar de las ventajas que
presenta debe depurar sus fechas de ejecución,
más adelante veremos que no es la única
dificultad del SIGMA.

Ver ANEXOS, documentos oficiales de
ejecución mensual.
Ver Pág. 36. Resumen de los documentos
oficiales de gasto mensualizado. Fte. SIGMA.

2.5.1.3. DIFICULTADES EN EL SISTEMA

Es posible que el Técnico que introduce los
datos al SIGMA deba registrar un gasto en el sistema, cuya
Partida Presupuestal no exista. Es decir se realizó
un gasto en un bien o servicio que no se había
previsto cuando se elaboró el presupuesto. Ejemplo:
Se empezó a pagar facturas de gas, ya que
este servicio fue instalado recientemente, sin embargo
nunca se previó este tipo de gasto.
¿Existe partida presupuestal
asignada?
Es posible que el gasto que se debe registrar en
el SIGMA sea superior a la Cuota mensual habilitada por el
Ministerio de Hacienda. Por tanto el sistema no
permitirá el registro de este dato pues sobrepasa el
saldo existente en la cuota permitida para el mes en
curso.
¿Hay Saldo en la Cuota
Presupuestal?
¿Hay Saldo Presupuestal?

Es posible que el gasto que se pretende ingresar,
sobregire el presupuesto anual habilitado para la oficina
departamental, por lo cual el sistema rechazará este
registro.

2.5.1.4. Consecuencias: Dos tipos de Gasto: Sin
Imputación (SIP) y Con Imputación
(CIP)

Si cualquiera de las preguntas anteriores se
contestan: NO, lo que ocurre es que el técnico encargado
de introducir los datos al SIGMA, no puede registrar los datos
en el formato normal (Con Imputación (CIP)) y por tanto
deberá registrar los datos en un formato temporal (Sin
Imputación (SIP)), hasta que se halle una
solución al problema que originó este
desvió.

Cuando se intenta registrar un gasto que no contradice
los parámetros del sistema, estos datos son aceptados
por el SIGMA y son registrados bajo la modalidad CON
IMPUTACIÓN y pasan a modificar los reportes de este tipo
que pueden solicitarse al sistema, pero si el gasto a
registrarse tiene alguno de los problemas descritos, entonces
este registro pasará a ser parte del reporte Sin
Imputación.

(Ver ANEXOS, documentos oficiales Sin
Imputación. Fte SIGMA)

DIFICULTADES DEL SIGMA EN LA LECTURA
DE REPORTES-

Como se verá a continuación, las
mencionadas dificultades del sistema estudiado se evidencian en
la lectura de
los reportes que genera.

Se explicó anteriormente que a lo largo de la
gestión y por diversos motivos, los datos que se
introducen al SIGMA se dividen en dos: ejecución con
imputación (CIP) y ejecución sin
imputación (SIP). Como es lógico suponer, si se
desea conocer la ejecución total se debe sumar los datos
de ambos reportes, ya que por separado solo obtendremos
resultados parciales.

2.5.2.1. DIFICULTADES DEL REPORTE CON
IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL (CIP)

Cuando se lee un reporte Con imputación, se
debe saber lo siguiente:

Los datos en este reporte no tuvieron ningún
problema para su registro en el SIGMA o si los tuvieron,
estos ya fueron regularizados. De otra manera no
aparecerían en este reporte.
El análisis ha demostrado que las fechas en
que el SIGMA muestra se realizaron las ejecuciones de gastos,
requieren depurarse, pues estar registrando las fechas de
registro y no las de gasto. Lamentablemente no hay
ningún procedimiento automático en el sistema
que permita validar las fechas.
El reporte del Gasto Corriente con
Imputación tiene una observación básica que sigue
pendiente de corrección. Cuando el usuario solicita al
SIGMA un reporte de gasto corriente CON IMPUTACION, el
sistema selecciona las Partidas Presupuéstales
correspondientes al tipo de gasto solicitado. Sin embargo
este reporte contiene una partida correspondiente a
inversión. 252 ESTUDIOS E INVESTIGACIONES, partida presupuestal que
corresponde a Inversiones, pues en esta partida se registran
los pagos a los consultores cuyo trabajo se relaciona
directamente con los proyectos de Co – inversión
municipal. Es decir, que para la lectura de estos reportes
debe tomarse en cuenta que del monto total debe tenerse
cuidado en extraer el correspondiente a esta
partida.

Luego de observar el desarrollo de los datos en la
gestión 2002, se puede decir que la existencia del
registro de GASTOS SIN IMPUTACIÓN, constituye un
elemento de preocupación en el control de gestión
administrativa del FPS, ya que es un registro de gastos del
cual solo conocemos su volumen total y
del cual no pueden conocerse más detalles hasta la
regulación de los mismos.

El registro SIN IMPUTACIÓN tiene otras
observaciones.

Uno de ellos es que No diferencia Gasto corriente de
Inversión.

Cuando solicitamos al SIGMA el reporte de los gastos
ejecutados Sin Imputación, obtenemos una lista de
registros que incluye Gasto Corriente e Inversión bajo
este tipo de gasto. Como se explicó antes, esto sucede
por que al crear un registro temporal, los datos introducidos
son menos detallados que en el caso CON IMPUTACION: monto,
beneficiario y número de documento. En muy pocos casos
el nombre del beneficiario será suficiente para
identificar si el pago corresponde a gasto corriente o
Inversión. Si se desea saber de que se trata alguno de
los documentos que conforman esta lista, se deberá
iniciar una larga y burocrática investigación en
base al número de documento.

Recuperando el C-31 del documento en cuestión,
podremos finalmente saber si se trata de gasto o
inversión, pero aún así no podremos
conocer la partida presupuestal a la que afecta hasta que el
Técnico del SIGMA realice el cambio de
imputación. Es decir que luego de depurar los registros
de este reporte entre gasto e inversión, el resultado
aún no podrá sumarse al reporte CON
IMPUTACIÓN por que los registros no tienen partidas
presupuéstales asignadas por el técnico del
SIGMA. Por tanto solo podremos conocer el total gastado
después de la regularización de los documentos y
eso implica resolver todos los problemas de
presupuesto.

En otras palabras, el único tipo de documento
con valor para un reporte es aquel Con imputación, sin
embargo no es completo pues necesita la información
contenida en el reporte Sin imputación.

Recordemos que el reporte Sin imputación se
diseñó como un registro temporal, sin embargo
jamás se pensó en el volumen monetario que
alcanzaría el Sin Imputación y que sería
tan complicado regularizarlo.

2.5.2.2. DIFICULTADES EN LA REGULARIZACION DE
DOCUMENTOS-

La regularización o cambio de imputación
de documentos, se refiere a llevar un documento del estado Sin
imputación a Con imputación.

Recordemos que se obtiene un documento sin
imputación cuando se quiere registrar un gasto en el
SIGMA pero no existe partida, cuota o saldo presupuestal, por
tanto se crea un documento temporal hasta que se
solucione el problema.

La regularización de documentos toma mucho
tiempo, pues siempre requiere de un tramite en el ministerio de
Hacienda, ya sea:

crear una partida que no existía en el
momento de la asignación presupuestal.
Solicitar la habilitación de la cuota
mensual del siguiente mes.
Solicitar el traspaso presupuestal entre partidas,
para contar con mayores montos en ciertas partidas sin variar
el total.
Solicitar mayor presupuesto total, elevando el
monto general.

Es por esta razón básica, por la que
los documentos Sin imputación y que deberían
ser pasajeros, se masifican y acumulan con cada mes que
pasa.

2.5.2.3. DEUDAS DE GESTIONES
PASADAS

Como se ha podido observar durante la gestión
2002, algunas oficinas departamentales tenían
responsabilidades pendientes de la gestión 2001. Esta
situación afectó directamente al presupuesto,
pues el SIGMA sobreentiende que los pagos realizados
pertenecen a la gestión corriente, por tanto aparecen
como pagos pertenecientes a la gestión 2002 que no
pueden diferenciarse vía sistema de los pagos del 2001
lo cual generó sobregiros contables del presupuesto
asignado.

2.5.3. INTERPRETACIÓN DE LOS
REPORTES

Hasta ahora se ha podido evidenciar la
información que se obtiene del SIGMA sobre el estado del
gasto corriente necesita depuración.

Causas:

El reporte Con imputación por si solo es
incompleto, pues necesita sumarse al registro Sin
imputación.
El reporte Con imputación debe depurar las
partidas que pertenecen a Inversión.
No puede sumarse la información de los
reportes CIP y SIP, pues la primera esta detallada por
partidas presupuéstales y la segunda por número
de documento.
El reporte Sin imputación requiere una
extensa y burocrática depuración para separar
el gasto corriente de inversión.
Los documentos depurados sin imputación
correspondientes al gasto no pueden sumarse al reporte con
imputación, pues si bien indican el monto y el
beneficiario aún no tienen asignada una Partida
Presupuestal hasta que se realice el Cambio de
Imputación.

De esta manera y en base a lo observado en los datos
generados a lo largo de la gestión 2002, se vio que el
reporte del gasto corriente que la dirección del FPS recibe de las oficinas
departamentales tienen este elemento observable.

Hasta la fecha no se conoce cual es el mecanismo que
cada administrador
departamental utilizó para la elaboración de sus
informes de gasto mensual total, pero si se sabe que en ninguna
oportunidad se ha logrado obtener una depuración total
exitosa, que permita conocer con total seguridad el
estado de gastos a una fecha determinada.

Esta es a la vez la razón por la cual se ha
observado que durante la gestión 2002 las decisiones
gerenciales relacionadas con el Gasto Corriente, no lograron
evitar el sobregiro observado al final de la gestión.
Pues las proyecciones y estimaciones estuvieron basadas en
información que reque´ri una gran nivel de
depuración.

(Ver análisis mensual por partidas de la oficina
departamental La Paz).

CAPITULO III:
MARCO PRACTICO

3.1. DESARROLLO DE UN SISTEMA ALTERNATIVO PARA EL
CONTROL DEL GASTO CORRIENTE: C.G.C. (SISTEMA DE CONTROL DEL GASTO
CORRIENTE)

El C.G.C. es un sistema experimental de apoyo al SIGMA,
desarrollado para el control de la ejecución del gasto
corriente en la departamental La Paz del FPS y que puede ser
implementado a todo el sistema FPS. La investigación del
presente trabajo se realizó en la oficina departamental La
Paz, pues la misma cuenta con las facilidades requeridas por el
investigador en cuanto a disponibilidad de datos y medios para
evaluar los alcances y beneficios del sistema
planteado.

El presente sistema no pretende ser el único
medio de apoyo a las dificultades observadas, al contrario
demuestra que es posible el desarrollo de varias propuestas que
permitan un mejor sistema, veraz, concreto y
útil al control del gasto y a la toma de decisiones
gerenciales en base a esta información.

A continuación veremos en detalle tres
características principales del funcionamiento de este
sistema: Registro, lectura e interpretación de
datos.

3.1.1. REGISTRO DE DATOS

El C.G.C. es un sistema basado en los datos contables
recabados por el departamento de tesorería y contabilidad, respaldado por las facturas
existentes en archivo de la
oficina departamental.

Recordemos que para el registro de datos en el SIGMA:
se recibe una factura por el pago a un bien o servicio. Esta
información se lleva a un formulario C-31, que se
envía al Técnico encargado de introducir la
información al SIGMA.

El C.G.C. omite el paso de la operación C-31,
pues la misma persona que
realiza el pago, alimenta el C.G.C. con la información
de la factura y asignando una partida presupuestal. Como se
dijo, el C.G.C. se respalda en las facturas, por tanto la
fechas de ejecución del sistema son las mismas que las
de la factura, aunque esta información se alimente en
fecha posterior.

LECTURA DE DATOS

El sistema C.G.C. esta desarrollado en Excel y
tiene nueve distintas hojas electrónicas de
información. Cada una de ellas permite obtener distinto
detalle y enfoque de los datos de la ejecución del gasto
presupuestal.

Es importante conocer el tipo de información
que brinda cada hoja electrónica, para poder
acceder a la información necesaria con la mayor
eficiencia posible.

Al activar el ícono del C.G.C., se activa el
menú del sistema que cuenta con nueve teclas activas
(las cuales habilitan automáticamente otras hojas
electrónicas). A continuación se describe la
información desplegada en cada una de estas.

A pesar de que conceptualmente esta es una
planilla para introducción de datos, la misma
permite a la vez obtener la información
histórica necesaria de la gestión sobre los
montos diarios ejecutados, con resúmenes mensual y
semestralmente ya sea por partida, grupo de
Gasto o total.
(Ver Pág. 58)
INTRODUCIR DATOS 1er SEMESTRE. Presionando el
botón del menú con esta inscripción,
se habilita la hoja electrónica que permite al
usuario responsable, introducir los datos de
ejecución del gasto pertenecientes al primer
semestre de la gestión.
Esta planilla y la anterior, son las únicas
habilitadas para la introducción de datos, el resto
tienen el atributo de solo lectura.
(Ver Pág. 59 )
INTRODUCIR DATOS 2do SEMESTRE, permite obtener
información detallada de la ejecución
presupuestal por fechas individuales, meses y semestre de
la segunda parte de la gestión.
(Ver Pág. 60 )
RESUMEN EJECUCIÓN PRESUPUESTAL,
despliega una tabla que presenta de manera resumida la
ejecución mensual de la gestión, por
partidas, grupos
presupuéstales o total.
(Ver Pág. 61)
PRESUPUESTO ASIGNADO, Esta tabla presenta los
detalles del Presupuesto asignado por la Ley Presupuestal
para la gestión que corre. Este dato básico
es por el sistema CGC como "dado". El mismo es aprobado por
el Ministerio de Hacienda y viene dado como la suma de tres
fuentes de financiamiento, Tesoro General de la
Nación, Banco Mundial y Banco Interamericano de
Desarrollo.
(Ver Pág. 61 )
PROGRAMACIÓN DEL GASTO, esta tabla
muestra el detalle de la programación de gastos que
realiza cada oficina departamental a inicio de gestión
y que para el análisis es considerado por el CGC como
dato "dado". Este elemento, el cual no es posible incluir en
el SIGMA, permite contar con un parámetro de control y
proyección de la ejecución, ya que esta tabla
se elaboró en base a la ejecución registrada en
la gestión pasada y a las indexaciones necesarias
calculadas para el año de análisis.
RESUMEN GENERAL, La tabla que despliega esta
opción permite la comparación numérica
mensual entre: Programación de Gastos y la
Ejecución Mensual de la gestión, ambas
comparadas contra el monto anual disponible en presupuesto.
Gracias a las ventajas del Excel (sistema en que se
elaboró el C.G.C) esta página se actualiza
automáticamente con la información alimentada
a través de las tablas de introducción de
datos (1 y 2). (Ver Pág. 62 )
(Ver Pág. 63 )
GRAFICO 1, El gráfico que se presenta
al activar este botón, representa de manera didáctica la evolución mensual ACUMULADA
del gasto y permite compararlo contra los bloques
ACUMULADOS del presupuesto disponible y programación
del gasto.
(Ver Pág. 64 )
GRAFICO 2, El gráfico que se presenta
al activar este botón, representa de manera didáctica el estado mensual COMPARATIVO
del gasto ejecutado contra la Programación del
mismo.
ANÁLISIS DE SOBREGIROS, Esta
última tabla muestra un resumen de los datos en los
que se muestra: La ejecución mensual, el presupuesto
existente, el saldo luego de la ejecución y un
análisis automático que indica si la
partida esta sobregirada respecto al presupuesto
existente.

(Ver Pág. 65 )

De esta manera el C.G.C. presenta al usuario la
posibilidad de contar con varios enfoques de los datos
necesarios. Los datos alimentados a través de las primeras
dos tablas actualizan automáticamente las cifras y
gráficos mostrados en las demás
hojas electrónicas.

El elemento más importante del sistema planteado
es la calidad de los datos, los cuales son totalizantes, no
requieren depuraciones o validaciones y son fácilmente
demostrables a través de una revisión del registro
de facturas.

3.1.3. INTERPRETACIÓN DE
DATOS

Como quedó establecido hasta ahora, los datos
provistos por el SIGMA, son requieren complejas depuraciones
más allá de la obtención del reporte.
Además las planillas de reporte SIGMA solo son visibles
a través del programa ADOBE ACROBAT READER, el cual
únicamente muestra los datos pero impide la
manipulación de los mismos. Si bien esta
característica es muy importante en un sistema que es
manipulado por cientos de funcionarios en que ingresan al SIGMA
a lo largo del país, representa también una
dificultad cuando se quiere utilizar los datos Es decir que
para toda operación adicional o aplicación que se
quiera hacer con los datos del reporte SIGMA se debe copiar los
datos manualmente a cualquier otro programa más
flexible.

El Sistema de Control de Gasto Corriente, C.G.C.,
permite, más allá del detalle y variados enfoques
de presentación de la información, el uso de sus
datos gracias a su presentación en base
Excel.

Sin embargo el detalle más importante del
C.G.C. en cuanto a la Interpretación de los datos, es
que no es necesario depurarlos ni tomar en cuenta innumerables
errores del sistema, ya que el mismo brinda la
información más transparente y fiel posible al
proceso de ejecución del gasto corriente.

El estudio permite establecer las siguientes
verificaciones:

Se verifica que los datos generados por el FPS y
reportados a través del SIGMA podrían utilizar
un sistema de apoyo que facilite la lectura de los mismos y
así coadyuvar a una mejor toma de decisiones
gerenciales eficientes en base a los mismos.
Se verifica que es necesario que el FPS cuente con
un sistema confiable que le permita controlar, procesar y
generar reportes de gastos y que puedan ser fácilmente
utilizados por todos los departamentos de la
institución.
Se verifica que es de vital importancia para la
transparencia de la institución, contar con una
versión mejorada del SIGMA o en su defecto aprobar la
existencia del sistema de un sistema de apoyo que cumpla con
las siguientes características: claridad,
precisión, confiabilidad y flexibilidad.
Se verifica que las causas para las observaciones
existentes se origina en el mismo SIGMA y en la amplia
variedad de elementos relativas a su programación que
ocasionan que el sistema requiera una mejora.

De acuerdo al análisis de la Demostración
de la Hipótesis
realizada, en este punto se establece que la hipótesis es
VALIDA, misma que a la letra dice:

"El SIGMA es ineficiente para el
control del gasto corriente en el FPS."

CAPITULO IV :
MARCO DE APLICACIÓN

4.1. BENEFICIOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GASTO
CORRIENTE (C.G.C.) SOBRE EL SIGMA

4.1.1. VERACIDAD.

Vimos que para obtener el reporte de gastos del FPS
a través del SIGMA, es necesario obtener dos reportes:
a) CON IMPUTACIÓN, (detallado, pero con fechas que
requieren depuración y partidas de inversión
que deben seleccionarse) y b) SIN IMPUTACIÓN (son
datos que no pueden sumarse al anterior registro y que
requieren previa REGULACIÓN PRESUPUESTAL y
depuración).

El C.G.C. permite contar con datos de fácil
obtención, sencillos y veraces, ya que su fuente son
directamente los pagos facturados, lo cual permite su
fácil demostrabilidad.

Como vimos el SIGMA depende de varios elementos:
técnicos, administrativos y computacionales, los
cuales multiplican las posibilidades de contar con datos
observados tanto en el registro como en la lectura de
datos.
El C.G.C. depende únicamente de un
técnico y de las facturas archivadas, haciendo
más fácil una auditoria del reporte de gastos
vía C.G.C.
UNIDEPENDENCIA.
Con las características del sistema
desarrollado, el C.G.C. permite la posibilidad de un
control de sus reportes, a través de una mecánica revisión de los datos
existentes en los archivos de
facturas
DEMOSTRABILIDAD.
FLEXIBILIDAD.

En cuanto al manejo y manipulación de los
datos, el SIGMA es un sistema cerrado e inflexible, ya que
los datos que reporta no pueden ser utilizados por el usuario
para hacer cálculos o aplicaciones posteriores. En
base a lo observado en la gestión 2002 en la oficina
departamental La Paz del FPS, todos los análisis
posteriores que el usuario necesitara en base a la
información de los reportes de gastos requería
la copia manual de
estos datos a una base más flexible, como ser
Excel.

Otra característica del hermetismo del SIGMA
es que no permite el registro de notas en el registro, como
las que siempre pueden agregarse o no en una base Excel, las
cuales muchas veces son importantes y que posiblemente
ayudarían a la depuración del mismo.

El C.G.C. en cambio presenta en su menú de
inicio varias opciones de presentaciones de los datos expuestos
y si fuesen necesarias otras formas de análisis
posteriores o más elaboradas el sistema permite la
utilización de los mismos en otras
aplicaciones.

A continuación se comparan los datos obtenidos
a través del SIGMA y aquellos procesados a través
del C.G.C.

CAPITULO V:
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES –

El presente trabajo de investigación buscó
los elementos necesarios en la practica, que demuestren la
hipótesis planteada. Para ello se realizó un
análisis detallado sobre la importancia y confiabilidad
del SIGMA como herramienta de control del Gasto Corriente en la
oficina departamental La Paz.

En base a los resultados obtenidos de la gestión
2002 se concluye la importancia de contar con un sistema de apoyo
que funcione de manera interna, en función a las
necesidades de la Unidad de Presupuestos del FPS. Unidad que ante
todo debe contar lo más rápidamente posible con los
datos sobre ejecución presupuestal .

Se considera que el aporte realizado por el presente
trabajo bajo la sigla C.G.C., es una válida y efectiva
respuesta a la necesidad de una herramienta confiable para el
control del gasto corriente, que permitan a los funcionarios y
unidades usuarias del sistema contar con los datos necesarios
sobre la ejecución del FPS, además coadyuva en
mejorar la efectividad de la toma de decisiones gerenciales, las
cuales influirán en el destino de la
institución.

El autor del presente trabajo considera que en vista de
los logros conseguidos por el SIGMA, este debe permanecer como el
sistema de
información nacional por excelencia, sin embargo es
muy importante la implantación de un sistema de apoyo
interno eficaz que permita a través del SIGMA proveer al
país de datos sintéticos, detallados, veraces y
efectivos.

5.2. RECOMENDACIONES

Es muy recomendable que todos los departamentos del FPS
realicen un profundo análisis del uso y rendimiento del
SIGMA y que se busque la manera de viabilizar una mejora a las
observaciones encontradas. Idealmente se debería poder
modificar la programación del sistema hasta que todas las
observaciones y dudas encuentren solución en el mismo sin
recurrir a sistemas alternativos. Sin embargo si este cambio
fuera demasiado costoso o técnicamente muy complejo, se
deberá pensar en adoptar un sistema de apoyo interno que
complemente al SIGMA y que cumpla eficientemente con las
funciones de una herramienta de gestión
administrativa.

Si bien el presente trabajo analizó las
dificultades del sistema que utilizan las entidades
públicas para el control de su gestión,
debería analizarse con mayor profundidad el efecto que
esta teniendo en las cuentas del país esta calidad
información. Como se ha visto en el FPS en la
gestión 2002 las distintas oficinas departamentales del
país e incluso la oficina central del Fondo han reportado
SOBREGIROS contables al final de la gestión, obligando a
la dirección de la institución a solicitar una
extensión del presupuesto general. En base a este hecho se
recomienda la importancia de hallar una solución a las
observaciones hechas al SIGMA en este estudio.

20.
BIBILIOGRAFIA

"Directrices de Formulación Presupuestaria",
Ministerio de Hacienda y Vice-ministerio de Presupuesto y
contaduría. Republica de Bolivia, 2002.
"Sistema de Programación de Operaciones", Fondo
Nacional de Desarrollo Regional y Instituto de
Investigación y Desarrollo Municipal. 1996.
McGraw-Hill 1995.
"Control de Gestión y Control Presupuestario",
Carlos Mallo y José Merlo
"Metodología de la Investigación",
Roberto H. Sampieri. McGraw-Hill 1998.

5- "Preparación y Evaluación
de proyectos", Nassir Sapag, McGrawHill 1995.

ANEXOS

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superior

Lic. Sorel Suárez Barriga

La Paz

Bolivia

12 de abril del 2005