Excel

2. Abrir un libro en el disco duro,
   en la red o en un servidor Web
3. Buscar archivos
   específicos
4. Barra de
   ubicaciones
5. Teclas para trabajar con los
   cuadros de diálogo Abrir y Guardar
   como
6. Manejar
   libros
7. Introducir una
   fórmula
8. Trucos
9. Configuración del tiempo
   de la copia de seguridad de Excel
10. Aplicar distintos formatos a
    una frase que está en la misma celda

Excel es lo que se conoce como una 'Hoja de
Cálculo'. Las Hojas de
Cálculo son muy utilizadas hoy día. Sus
aplicaciones van desde contabilidad
en oficina,
previsiones, estadística. Incluso en tu casa puede
servirte para ayudarte a llevar las cuentas de la
casa …

Para activar el programa de
Excel tienes
dos posibilidades:

Buscar en el escritorio de Windows un
acceso al programa Pulsar el botón Inicio, luego Programas y
buscar un acceso al programa

La primera característica de una Hoja de Cálculo
cuando la tienes en pantalla es que está completamente
reticulada. Si te fijas verás una serie de 'celdas' o
'rectángulos' en que está dividida la ventana de
Excel.

En cada una de estas 'celdas' vas a poder escribir
tanto texto, como
números, fechas, etc. Es tan sencillo como comenzar a
escribir. Prueba a teclear tu nombre y luego pulsa la tecla
ENTER.

Siempre hay una celda que aparece más resaltada
que otras (con el borde más grueso). Esta celda es la
celda activa, es decir, donde va a aparecer lo que
escribes.

Por ejemplo, escribe tu apellido. La celda donde van
apareciendo las letras que escribes es la 'celda activa'. Luego
pulsa la tecla Enter. Al pulsar Enter, la celda activa pasa a ser
la que está abajo, lo sabrás porque aparece con el
borde más grueso.

El borde grueso que rodea a la celda activa se llama
'cursor'. Si utilizas las teclas de movimiento del
cursor (las flechas que están a la derecha de la tecla
'Ctrl' en el teclado)
veás que el cursor se va moviendo de celda en celda
arriba, abajo, a la izquierda o a la derecha, según que
tecla pulses.

La celda sobre la que dejes puesto el cursor es la
'celda activa'

Abrir un libro en el
disco duro, en
la red o en un
servidor
Web

1. Haga clic en Abrir .
2. En la lista Buscar en, haga clic en la unidad,
   la carpeta o la dirección FTP que
   contenga el libro que desea abrir y, a continuación,
   localice la carpeta en la que se encuentre el libro y haga
   doble clic en ella.

Si no encuentra el libro, puede hacer una
búsqueda.

¿?

1. Haga doble clic en el libro que desee
   abrir.

Notas  

Para abrir un archivo que haya
usado recientemente, haga clic en Historial en la
Barra
de aplicaciones.

• Cuando abra un archivo HTML creado o
  guardado en un programa de Office, el
  archivo se abrirá en el último programa con que
  se guardó. Para abrirlo en Microsoft
  Excel, haga clic en la flecha situada a la derecha del
  botón Abrir y seleccione Abrir en Microsoft
  Excel.

Buscar archivos
específicos

1. Haga clic en Abrir.
2. En el menú Herramientas, haga clic en
   Buscar.
3. En Definir más criterios, escriba los
   criterios de búsqueda que desee y haga clic en
   Agregar a la lista.

Barra de
ubicaciones

Barra que se encuentra en el lado izquierdo de algunos
cuadros de diálogo
(tales como Abrir, Guardar como o Insertar imagen) y que
contiene accesos directos a las carpetas Historial, Mis documentos,
Escritorio, Favoritos y Carpetas Web. Haga clic en
un acceso directo para mostrar el contenido de la
carpeta.

Teclas para
trabajar con los cuadros de diálogo Abrir y Guardar
como

Nota   Para ampliar la ventana de ayuda
a toda la pantalla, presione las teclas ALT+BARRA ESPACIADORA y
después presione X. Para restaurar la ventana a su
tamaño y ubicación anteriores, presione ALT+BARRA
ESPACIADORA y, a continuación, presione R. Para imprimir
este tema, presione ALT+O y, a continuación, presione
I.

Manejar
libros

En Excel vamos a trabajar con 'Libros'. Un
libro no es más que un grupo de hojas
(igual que un libro de verdad). Normalmente vamos a trabajar con
tres hojas, que son las que aparecen en la parte inferior de la
ventana de Excel. Busca donde dice Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3.
Puedes activar cualquiera de estas tres hojas pulsando con el
botó izquierdo del ratón sobre cualquiera de ellas.
Por ejemplo,

Pincha con el botón izquierdo del ratón
sobre la hoja 3 (en la parte inferior de la ventana de
Excel)
Escribe en cualquier celda tu nombre
Prueba a pinchar sobre 'Hoja 2' (en la parte inferior de la
ventana de Excel)
Verás que, aparentemente, el nombre que habías
escrito ha desaparecido. Eso es porque hemos 'pasado la
página' por decirlo de alguna forma.
Escribe tu apellido en cualquier celda
Prueba a activar de nuevo la hoja 3 (pinchando sobre 'Hoja 3'
en la parte inferior de la ventana de Excel)
Verás que vuelve a aparecer tu nombre. Puedes activar
una hoja u otra y rellenar cada hoja con una información diferente. Por ejemplo,
puedes llevar la contabilidad de una empresa por
meses, y cada mes añadirlo en una hoja distinta (Hoja 1
para el mes de Enero, Hoja 2 para el mes de Febrero,
etc.)

También puedes modificar los nombres de las
hojas, ya que hoja 1, hoja 2 y hoja 3 no son muy descriptivos,
para ello:

Haz un clic con el botón DERECHO del ratón
sobre la palabra 'Hoja 1' (en la parte inferior de la ventana de
Excel). Aparecerá un menú con varias opciones.
Selecciona 'Cambiar nombre'
Ahora suelta el ratón y escribe 'Enero'
Repite los mismos pasos anteriores para la Hoja 2 y la Hoja 3 y
asigna los nombres de 'Febrero' y 'Marzo'
respectivamente

Es posible añadir más hojas, por ejemplo
para rellenar los doce meses del año, pero esto lo veremos
en otro Capítulo.

Una vez que has terminado de trabajar con un libro de
Excel seguramente quieras guardarlo en un disco para no perderlo.
Para guardar un libro puedes seguir estos pasos:

Selecciona archivo (en la parte superior de la ventana
de Excel)

Selecciona guardar

En la nueva ventana que aparece tienes que hacer lo
siguiente: En la casilla inferior te indica el nombre que se le
va a dar al libro. Por defecto, Excel va a indicar como nombre la
palabra 'Libro' seguida de un número (Libro1, Libro2,
etc.). Pincha con el ratón sobre este nombre,
bórralo e indica uno nuevo. Por ejemplo escribe 'Meses' y
luego pulsa la tecla Enter. En la casilla superior te indica
'Guardar en:'. Si pinchas con el ratón en esta casilla
puedes indicar el disco en el que quieres guardar la hoja (disco
duro, disquete, etc.). Por defecto aparece la carpeta 'Mis
documentos' que está en el disco duro. Si no estás
seguro de
donde guardarlo, puedes dejar 'Mis documentos'

De esta forma, el Libro quedará guardado en tu
disco duro con el nombre de 'Meses'.

Una vez que has guardado el libro, seguramente
querrás cerrarlo para hacer otra cosa, para
ello:

Selecciona la opción archivo (en la parte
superior de la ventana de Excel)
Selecciona 'Cerrar'

Como verás, ahora no tienes ninguna hoja en
pantalla. Para obtener una nueva hoja vacía:

Selecciona la opción archivo
Selecciona nuevo
Pulsa el botón 'Aceptar'

De esta forma obtienes una hoja vacía para
comenzar a escribir

Si lo que quieres es recuperar la hoja que grabaste
antes:

Selecciona la opción 'archivo'
Selecciona la opción 'abrir'

Aparecerá una ventana mostrando los archivos
guardados en el disco. Debería de aparecer el libro que
guardaste antes (Meses). Si no aparece, seguramente será
porque cambiaste el valor de la
casilla 'guardar en' (en la parte superior de la ventana). En
este caso tendrías que volver a poner en esta casilla el
mismo lugar que indicaste cuando guardaste el libro.

Una vez que aparezca el nombre de tu archivo pincha
sobre él con el botón izquierdo del ratón y
luego pulsa el botón 'Abrir'

Si has seguido bien los pasos, debería de
aparecer el libro en pantalla (fíjate que en la parte
inferior de la ventana aparecen los nombres de los
meses)

Introducir una
fórmula

Para obtener más información sobre
cómo se calculan los valores en las
fórmulas, haga clic en.

1. Haga clic en la celda en que desee introducir
   la fórmula.
3. Escriba un signo igual (=).
4. Si hace clic en Modificar fórmula o
   Pegar función, Microsoft Excel insertará
   un signo igual.
5. Introduzca la fórmula.
6. Presione ENTRAR.

Sugerencias

• Para introducir la misma fórmula en un rango
  de celdas, seleccione en primer lugar el rango, introduzca la
  fórmula y, a continuación, presione CTRL +
  ENTRAR.
• También puede introducirse una fórmula
  en un rango de celdas, copiando una fórmula de otra
  celda. Para obtener más información sobre
  cómo copiar una fórmula,

Fórmulas sencillas

Ahora que ya sabes como hacerlo, cierra la hoja que
tengas abierta seleccionando 'Archivo' y luego 'cerrar'. Luego
vuelve a seleccionar la opción 'Archivo' , 'Nuevo' y pulsa
la tecla Enter. Siguiendo estos pasos obtendrás una nueva
hoja de Excel vacía.

Sobre esta hoja vacía vamos a realizar operaciones
sencillas (suma, resta, multiplicación y división),
y comprobarás que Excel es mucho mejor que una
calculadora.

Copia la siguiente tabla en tu hoja de Excel (ten en
cuenta que las letras A, B, C, D y los números 1, 2, 3, 4,
son los que aparecen ya en la parte superior y en la parte
izquierda de la hoja)

 En esta tabla se supone que llevamos el control de las
ventas de
lámparas y mesas de una tienda de muebles. Tenemos las
ventas que se han realizado durante los meses de Enero, Febrero y
Marzo (Por ejemplo, en el mes de Enero se vendieron 10
lámparas y 8 mesas)

En la cuarta columna 'Total' se tendría que
calcular la suma de lámparas y mesas para saber
cuántos objetos se han vendido en total. Para
ello:

Sitúa el cursor en la celda D2 (la que
está debajo del 'Total'). Para ello puedes pinchar una
sola vez con el botón de la izquierda del ratón
sobre la celda D2.
Escribe el signo igual (=), esto indicará a Excel que
vas a escribir una fórmula
Escribe 'B2+C2' (sin las comillas). Esto indicará a
Excel que sume los números que están dentro de
las celdas B2 y C2
Pulsa la tecla Enter
Si lo has hecho bien, el ordenador habrá dado como
resultado '18', es decir, la suma de 10+8.

En la siguiente fila tendríamos que hacer unos
pasos parecidos:

Sitúa el cursor en la celda D3
Escribe el signo igual (=) seguido de B3+C3.
Pulsa la tecla Enter
En este caso se sumarán los números 12 y 5, o
sea, que el resultado que nos dará Excel será
17

En la última fila, el resultado se hará
igual que en las anteriores:

Sitúa el cursor en la celda D4
Escribe '=B4+C4' (sin las comillas)
Pulsa la tecla Enter
El resultado debería se 18 (11+7)

Fíjate que al escribir la fórmula =B2+C2,
Excel sustituye B2 por su valor (10) y C2 por su valor (8). Esto
significa que si cambiamos los valores de cualquiera de las dos
celdas, Excel se dará cuenta y, automáticamente,
cambiará el resultado de la suma. Por ejemplo:

Sitúa el cursor en la celda B2 haciendo clic
sobre ella con el botón izquierdo del ratón
Escribe el número 50 y pulsa la tecla Enter (el
número 10 que contiene la celda actualmente se
borrará y en su lugar aparecerá el 50 que acabas de
escribir)
Fíjate en el resultado de la suma. Automáticamente
se ha dado cuenta de que has cambiado el número y da un
nuevo resultado (58), resultado de sumar
50+8

Trucos

Repetir lo mismo en varias
hojas

Si necesitas escribir un mismo texto o fórmula en
varias hojas, para no tener que andar copiando y pegando lo
puedes hacer así:

Pulsa la tecla control y con el ratón ve
pinchando sobre las lenguetas de las hojas que tienes abajo (por
ejemplo Hoja 1 y Hoja 2), de esta forma se van seleccionando
todas las hojas

Ahora escribe lo que quieras en la celda A1, por
ejemplo

Pásate a las demás hojas y verás
como se ha escrito lo mismo en todas las celdas A1 ;

Insertar filas o columnas
rápidamente

En una hoja de excel que ya tengas rellena, prueba a
hacer esto:

Vete al principio de lo que tengas escrito

Pon el ratón sobre el control de relleno (es el
puntito negro que tiene el cursor abajo a la derecha). Sabes que
estás encima del control de relleno, porque la cruz blanca
que es normalmente el ratón se cambia a color
negro

Ahora pulsa la tecla de mayúsculas (no la de
bloq. mayús) y sin soltarla pulsa el botón
izquierdo del ratón y arrástralo hacia abajo o
hacia la derecha, verás que se insertan filas o
columnas

Activar la copia de seguridad de
Excel

La opción que autoguarda nuestra hoja en excel
está algo escondida: Dale a herramientas y
luego a complementos aquí tienes una casilla que dice
Autoguardar, actívala y ya está, lo que no se es
como especificar cada cuanto tiempo quiero
que se guarde ¿lo sabe alguien

Configuración del tiempo de la copia de
seguridad de Excel

Para la configuración del tiempo selecciona
Herramientas y Autoguardar y aparece un recuadro con el que se
puede configurar el tiempo y otras cosas más

Para escribir varias líneas en la misma
celda

puedes escribir lo que quieras y para abrir un espacio
hacia abajo en la misma celda pulsar Alt+Enter.

Ver las fórmulas o el resultado en la
hoja

Para ver las fórmulas en vez del resultado en la
hoja lo puedes hacer dándole a herramientas, a opciones, a
ver y activando la casilla de selección
"Fórmulas". Para volver a ver los datos puedes
hacer los mismos pasos pero desactivando la casilla
"Fórmulas" en lugar de activándola

Tienes una forma mucho más fácil de hacer
esto y es pulsando Alt+º (la tecla que tiene º, ª
y )

Añadir una serie a un gráfico que ya
está hecho

Para añadir una serie más a un grafico que
ya tienes creado, puedes seleccionarlo en la hoja los datos del
nuevo rango, luego le das a copiar, seleccionas el gráfico
con el botón derecho y le das a pegar y "bualá"
XDD.

Hacer que una macro se ejecute cuando se abre un
libro

Para que esto sea posible, crea una nueva macro y dale
el nombre auto_open()

Para que se autoejecute una macro cuando salgas de un
libro, dale el nombre auto_close

Proteger las celdas y esconder las
fórmulas

Puedes proteger las celdas de tus hojas de
cálculo de forma que no puedan ser modificadas.
También puedes ocultar las fórmulas escritas para
que nadie las vea:

Dale a la celda (o celdas) que quieras con el
botón derecho y dale a Formato de celdas. Si activas la
casilla Bloqueada harás que el contenido de la celda no
pueda ser modificado (como podrás ver, esta casilla
está siempre activada, o sea que como mucho puedes
desactivarla). Si activas la casilla Oculta, harás que las
fórmulas no se puedan ver. Activa las casillas que quieras
y dale a aceptar.

Para que funcione le tienes que proteger la hoja: Dale a
herramientas, a proteger y a proteger hoja. Si quieres puedes
escribir una contraseña para que nadie pueda desproteger
la hoja.

Pulsa aceptar y ¡ya está!

Ponerle una contraseña al libro

Para ponerle una contraseña a tu libro y que
nadie pueda verlo ni modificarlo:

Dale a archivo y a guardar como, dale el nombre a la
hoja y todo eso… luego pulsa el botón opciones y escribe
la contraseña que quieras. Cuando pulses aceptar, te
pedirá que repitas la contraseña para ver que no te
has equivocado la primera vez.

Aplicar
distintos formatos a una frase que está en la misma
celda

Alguna vez me he encontrado en el caso de que escribo
una frase en una celda y quiero que tenga dos formatos distintos
(por ejemplo: la casa azul, poniendo la palabra azul en negrilla
y el resto normal)

La forma más sencilla que he encontrado es:
Primero escribir la frase normal. Luego poner el cursor encima de
la frase (clickeándola con el ratón, por ejemplo).
La frase aparece entonces arriba, en la barra de fórmulas,
aquí arriba es donde puedes marcar la palabra que quieras
y aplicarle el formato que quieras.

Si no tienes la barra de fórmulas arriba
también puedes pulsar F2 y trabajar directamente en la
hoja

Añadir un comentario en una
celda

Para añadir un comentario en una celda dale a la
celda que quieras con el botón derecho y luego selecciona
Insertar comentario.

Aparecerá un nuevo cuadro, escribe lo que quieras
en él. Las celdas que tienen un comentario aparecen con un
triangulito rojo en la esquina. Cuando ponees el ratón
sobre la celda durante un segundo, aparece automáticamente
el comentario

Para quitarlo dale otra vez con el botón derecho
a la celda y selecciona Eliminar comentario.

Para modificar un comentario ya hecho le das con el
botón derecho a la ceda y seleccionas Modificar
comentario.

RIGOBERTO HERNANDO OLARTE

ING Mecatronico. BUCARAMANGA – SANTANDER –
COLOMBIA