- Introducción
- Definición
- Funciones
- Ventajas
- Desventajas
- Contenido
- Símbolos y referencias
convencionales de mayor uso en un
organigrama - Clases
de organigramas - Criterios generales para su
elaboración en el sector
privado - Conclusión
Las organizaciones
son entes complejos que requieren un ordenamiento
jerárquico que especifique la función
que cada uno debe ejecutar en la empresa. Por
ello la funcionalidad de ésta, recae en la buena
estructuración del organigrama, el
cual indica la línea de autoridad y
responsabilidad, así como también
los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes
de un componente organizacional.
Por tal razón, en el
presente trabajo,
aprenderemos los diversos tópicos que están
referidos al organigrama y su función en la
organización de una empresa, lo
que permitirá conocer la correcta elaboración del
mismo.
El organigrama puede describirse
como un instrumento utilizado por las ciencias
administrativas para análisis teóricos y la acción
practica.
Sobre su concepto, existen
diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas
definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por
ejemplo, un autor define el organigrama de la manera
siguiente:
"Una carta de organización es un cuadro sintético
que indica los aspectos importantes de una estructura de
organización, incluyendo las principales funciones y sus
relaciones, los canales de supervisión y la autoridad
relativa de cada empleado encargado de su función
respectiva."
Otro autor expone su concepto de
esta forma:
"El organigrama constituye la
expresión, bajo forma de documento de la estructura de una
organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre
las diversas partes componente."
Al analizar estas definiciones
observamos que cada una de ellas conserva la esencia del mismo, y
únicamente se diferencian en su forma y en su
especificación.
Un autor considera que los
organigramas
son útiles instrumentos de organización y nos
revelan:
"La
división de funciones, los niveles jerárquicos, las
líneas de autoridad y responsabilidad, los canales
formales de la
comunicación, la naturaleza
lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada
grupo de
empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que
existen entre los diversos puestos de la empresa en cada
departamento o sección de la misma."
Según el concepto de
organigrama, este muestra:
– Un elemento
(figuras)
– La estructura de la
organización
– Los aspectos más
importantes de la organización
– Las
funciones
– Las relaciones entre las
unidades estructurales
– Los puestos de mayor y aun los
de menor importancia
– Las comunicaciones y sus
vías
– Las vías de
supervisión
– Los niveles y los estratos
jerárquicos
– Los niveles de autoridad y su
relatividad dentro de la organización
– Las unidades de
categoría especial.
El organigrama tiene alcances
mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones
publicas, para formación de personal,
fiscalización e inspección de la
organización, evaluación
de la estructura, reorganización, evaluación de
cargos, entre otros.
Un organigrama posee diversas
funciones y finalidades. Un autor expone lo
siguiente:
1. Representa las
diferentes unidades que constituyen la compañía
con sus respectivos niveles
jerárquicos.
2. Refleja los diversos
tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
empresa debidamente asignados por área de
responsabilidad o función.
3. Muestra una
representación de la división de trabajo,
indicando:
- Los cargos existentes en la
compañía. - Como estos cargos se agrupan en
unidades administrativas. - Como la autoridad se le asigna
a los mismos.
– Para la ciencia de
la
administración:
Sirve de asistencia y
orientación de todas las unidades administrativas de la
empresa al reflejar la estructura organizativa y sus
características gráficas y actualizaciones.
– Para el área de
organización y sistema:
Sirve para reflejar la estructura
así como velar por su permanente revisión y
actualización (en las empresas
pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal
asume esta función), la cual se da a conocer a toda la
compañía a través de los manuales de
organización.
– Para el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de
este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos,
los planes de administración de sueldos y
salarios y en general como elemento de apoyo para la
implementación, seguimiento y actualización de
todos los sistemas de
personal.
– Y en forma general sirve
para:
- Descubrir y eliminar defectos o
fallas de organización. - Comunicar la estructura
organizativa. - Reflejar los cambios
organizativos.
El uso de los organigramas ofrece varias
ventajas precisas entre las que sobresalen las
siguientes:
- Obliga a sus autores aclarar sus
ideas. - Puede apreciarse a simple vista la
estructura general y las relaciones de trabajo en la
compañía, mejor de lo que podría hacerse
por medio de una larga descripción. - Muestra quién depende de
quién. - Indica alguna de las peculiaridades
importantes de la estructura de una compañía, sus
puntos fuertes y débiles. - Sirve como historia de los cambios,
instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de
las relaciones de trabajo de la
compañía. - Son apropiados para lograr que los
principios
de la organización operen. - Indica a los administradores y al
personal nuevo la forma como se integran a la
organización.
No obstante las múltiples
ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se
deben pasar por alto sus principales defectos que son:
- Ellos muestran solamente las
relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas
relaciones informales significativas y las relaciones de
información. - No señalan el grado de
autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería
posible construirlo con líneas de diferentes
intensidades para indicar diferentes grados de autoridad,
ésta en realidad no se puede someter a esta forma de
medición. Además si se dibujaran
las distintas líneas indicativas de relaciones
informales y de canales de información, el organigrama
se haría tan complejo que perdería su utilidad. - Con frecuencia indican la
organización tal como debería ser o como era,
más bien como es en realidad. Algunos administradores
descuidan actualizarlos, olvidando que la organización
es dinámica y permiten que los organigramas
se vuelvan obsoletos. - Puede ocasionar que el personal
confunda las relaciones de autoridad con el status.
Un organigrama puede contener diversos
datos, pero
según el criterio de un autor, estos son sus principales
contenidos:
- Títulos de descripción
condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el
nombre de la compañía y la actividad que se
defina. - Nombre del funcionario que
formuló las cartas. - Fecha de
formulación. - Aprobación (del presidente,
vicepresidente ejecutivo, consejo de organización,
etc.). - Leyenda (explicación de
líneas y símbolos especiales)
SIMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO
EN UN ORGANIGRAMA
Las líneas llenas
verticales indican autoridad sobre. Las horizontales
señalan especialización y
correlación.Cuando la línea llena
cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
(ver Grafico 2)Cuando la línea llena
se coloca a los lados de la figura geométrica indica
relación de apoyo. (ver Grafico 3)Grafico
1Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superiorGrafico
2Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superiorGrafico
3Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior- Líneas llenas sin
interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,
relación de línea o mando, comunicación y
la vía jerárquica. (ver Grafico
1) - Líneas de puntos o
discontinuas: son aquellas que indican relación de
coordinación y relaciones funcionales.
(ver Grafico 4)Grafico
4Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superiorGrafico
5Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior - Figura Geométrica con un
recuadro indica condición especial o autónoma.
(ver Grafico 5) - Se puede destacar una unidad
para llamar la atención. Para ello se utiliza medio
recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a
resaltar. - Las líneas con
zigzagueos al final y una flecha indican continuación de
la estructura. - Los círculos colocados
en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero
en su interior, indica un comité en el que participan
todas las unidades señaladas con el mismo
numero.
- Analíticos:
suministran información detallada. Se destinan al
uso de los directores, expertos y personal del estado
mayor. - Generales: este tipo de
organigramas se limita a las unidades de mayor importancia.
Se les denominan generales por ser los más
comunes. - Suplementarios: se utilizan
para mostrar una unidad de la estructura en forma
analítica o más detallada. Son complemento de
los analíticos.
- Analíticos:
- Según la forma como
muestran la estructura son:Para ver el gráfico
seleccione la opción "Descargar" del menú
superior- Verticales (tipo
clásico): Representa con toda facilidad una
pirámide jerárquica, ya que las unidades se
desplazan, según su jerarquía, de arriba
abajo en una graduación jerárquica
descendente.
- Horizontales (De izquierda a
derecha): Son una modalidad del organigrama vertical,
porque representan las estructuras con una distribución de izquierda a
derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las
figuras se colocan en el dibujo
sin recuadros, aunque pueden también colocarse las
figuras geométricas.
- Organigrama Escalar: Este
tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres
de las unidades de la estructura, sino líneas encima
de los cuales se colocan los nombres. Cuando una
línea sale en sentido vertical de una línea
horizontal, muestra la autoridad de esta
ultima. - Organigrama circular o
concéntrico: Los niveles jerárquicos se
muestran mediante círculos concéntricos en
una distribución de adentro hacia a afuera. Este
tipo de organigrama es recomendado por la practica de las
relaciones
humanas, para disipar la imagen de
subordinación que traducen los organigramas
verticales.
- Según la forma y
disposición geométrica de los organigramas, estos
pueden ser:
CRITERIOS GENERALES PARA SU
ELABORACION EN EL SECTOR PUBLICO
Por lo general, en este
ámbito, los cambios de estructura orgánica se
derivan de una propuesta que puede partir de:
- El presidente de la
república. - El titular de la
institución. - Una dependencia globalizadora
(institutos oficiales que tienen la facultad de dictar
lineamientos de carácter normativo para todo un sector
administrativo o de actividad). - Una cabeza de sector
(secretario de Estado responsable de la coordinación de
las entidades paraestatales agrupadas en un sector de
actividad). - La autoridad administrativa de
la institución. - Un área
específica de trabajo.
1.
Mecánica
El procedimiento
para modificar estructuras de organización en esta
instancia es muy claro, ya que por su naturaleza eminentemente
jurídica se apega a las siguientes
fases:
- Determinación del
cambio
específico a realizar. - Justificación
técnica. - Fundamentación
legal. - Presentación de la
propuesta de cambio. - Análisis interno y/o
ajuste. - Integración del
documento final. - Autorización del titular
de la institución. - Envío de la propuesta a
la secretaria de Hacienda y Crédito
Público. - En caso de aprobarse, se
autoriza la modificación de la
estructura. - La validación de la
propuesta se remite a la institución para su
implantación.
2.
Responsables
Titular de la
institución
Gira instrucciones para que se
efectúen las modificaciones a la estructura, y una vez
realizadas las autoriza.
Funcionario
designado
Persona a la que se le
encomienda el seguimiento de los cambios
propuestos.
Responsable del área
administrativa
Funcionario que realiza los
movimientos relativos a la reestructuración de unidades
administrativas y puestos.
Responsables del área
jurídica
Actualiza el reglamento interno
y otras disposiciones jurídicas que inciden el
funcionamiento de la institución.
Responsable del área
afectada
La reestructuración de
organigramas y funciones. En caso de existir una unidad de
mejoramiento administrativo, ésta puede brindar soporte
técnico al resto de los encargados de los cambios
estructurales.
3. Fuentes de
cambio
Por lo general, los procesos de
reestructuración en el sector
público obedecen a directrices dictadas por el
titular del Ejecutivo Federal, de los secretarios de Estado o
de los responsables de las entidades para estatales, con base a
aspectos tales como:
- Fusión,
cancelación o liquidación de instituciones. - Cambio de adscripción
sectorial. - Creación de
instituciones. - Reagrupación o
redireccionamiento de funciones. - Cambio en las políticas de gobierno.
CRITERIOS GENERALES PARA SU ELABORACION EN EL SECTOR
PRIVADO
La mayoría de las
organizaciones privadas llevan acabo revisiones más o
menos periódicas de su estructura y métodos de
trabajo, las que traen como consecuencia modificaciones, las
cuales pueden ser desde simples variaciones en la
distribución de cargas de trabajo hasta la
preparación de una nueva estructura
administrativa.
1.
Mecánica
Este aspecto depende de la
magnitud de los cambios organizacionales, del tipo de respuesta
que debe de darse en materia de
tiempo,
recursos y
nivel técnico para su instrumentación.
Convencionalmente, los cambios
de esta naturaleza pueden agruparse en:
Básicos
Éstos implican ajuste a
operaciones,
actividades o funciones en mínima medida, que pueden
producir cambios en el organigrama no más allá de
nivel departamental o de oficina.
Sólo se necesita una
propuesta bien fundamentada y autorizada, que incluya la
referencia funcional y de la estructura orgánica que se
afecta, así como las ventajas que el cambio
reportará a la organización.
De alcance
medio
Estos cambios implican variantes
funcionales y estructurales que afectan a la
organización hasta el nivel gerencial.
En este caso se aplica el
procedimiento general para la elaboración y/o
actualización de organigramas.
Globales
Estas modificaciones se refieren
a decisiones que cambian por completo la estructura de una
organización, las cuales varían de acuerdo con
los recursos técnicos y económicos que se
destinen a este fin.
La decisión de llevar a
cabo una modificación estructural de esta magnitud
conlleva la ejecución de un análisis
organizacional que si bien debe basarse en el procedimiento
específico para la elaboración de organigramas,
también debe considerar la integración de variables
metodológicas de mayor alcance.
2.
Responsables
De cambios
básicos
Personal del área que
hace la propuesta.
De alcance
medio
Personal del área
afectada, personal de otras áreas relacionadas con ella
y personal técnico interno especializado en la
materia.
Globales
Personal de todas las
áreas de organización, apoyados en un cuerpo
técnico y de decisión altamente calificado, el
cual puede utilizar los servicios de
consultores externos.
3. Política
general
- Cambio del objeto de la
institución. - Integración de nuevos
socios. - Aumento del capital.
- Reestructuración de
funciones con motivo de la creación, desaparición
o readscripción de unidades
administrativas. - Tratados, convenios o acuerdos
nacionales e internacionales. - Factores
ambientales.
EJEMPLOS
Organigrama Del
Mercosur
Organigrama de la
Revista
Mujer y
Sociedad
Organigrama del Colegio Peruano
Británico
El organigrama es un instrumento
metodológico de la ciencia
administrativa. Este tiene una virtud dual, por una parte trae
ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de
una organización; y por otra parte trae desventajas que
esa estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es en
realidad.
El organigrama es el resultado de
la creación de la estructura de una organización la
cual hay que representar. Estos muestran los niveles
jerárquicos existentes en una empresa u
organización.
En cuanto a los tipos de
organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas
frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los
menos conocidos.
Entre la ventaja más
resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de
quien y tiene la particularidad de indicar a los administradores
y al personal nuevo la forma como se integra la
organización.
Así como existen
múltiples factores positivos, también se detallan
las desventajas, considerándose muy desfavorable de
aspecto que con frecuencia indican la organización como
era antes y no como actualmente es, ya que algunos
administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de
la organización lo cual hace que un organigrama sea
obsoleto.
Realizado por:
Orlando Lucas Alfredo Palomino
Portilla
Estudiante de la Universidad
Nacional San Luis Gonzaga de ICA – Perú 2005