Aspectos relativos a el libro del Registro Civil y los registros de hojas sueltas ó fichas
- El Libro
Registro - Registros de Hojas Sueltas o
Fichas - Seguridad de los tipos de
Documentos del Registro Civil - Costo
- Flexibilidad de
manejo
En un Libro Registro se contienen juntos formularios de
Registros Preimpresos, normalmente pegados ó cosida en
forma de bisagra y encuadernados con tapa dura, de manera que las
actas del Registro Civil se inscriben consecutivamente a medida
que se van comunicando los datos las actas,
del Estado Civil
se archivan siguiendo el orden en que se han registrado y no el
orden en que ha acaecido los hechos a pesar de su
dimensión en general y de la dificultad de su manejo, el
Libro Registro mantiene todas las actas juntas y evita la
posibilidad de que se pierdan o se coloquen fuera de su lugar,
las actas individuales inmediatamente debe inscribirse una copia
del acta del estado civil en un libro registro duplicado, una vez
que se prepara el acta original, ambas actas tienen que ser
firmadas por el Declarante y el Registrador Civil, para
atestiguar la autenticidad de la información, como el libro registro ya esta
encuadernada, solo se pueden llevar a mano, y se debe prever la
utilización de tinta imborrable, cuando el libro registro
se utiliza para anotar actas del estado civil.
El Libro Registro es utilizado en la mayor parte de los
países, manifiestamente como un legado del Registro
Parroquial, de los países donde el libro siempre se ha
utilizado.
2) Registros
de Hojas Sueltas o Fichas.
Los procedimientos de
registro en hojas sueltas o en fichas son idénticos, solo
difieren en la forma de almacenar las actas, cada suceso vital,
se registra en un formulario único. El Registrador Civil
puede utilizar una maquina de escribir o cualquier otro medio
mecánico o electrónico para llenar los formularios,
con lo que mejora su legibilidad, se pueden preparar duplicados
de los Registros en hojas sueltas utilizando papel carbón,
o medios de
fotocopiar, según la disponibilidad de recursos de la
oficina del
Registrador Civil Local.
Los duplicados de la ficha se pueden hacer utilizando
máquina de escribir, fotocopias u otro equipo de copiar
mecánico ó electrónico, si están
adecuadamente diseñadas los Registro de hojas sueltas y de
fichas pueden satisfacer las necesidades de información
del Registro Civil y de las Estadísticas Vitales es decir el acta de
registro se puede también utilizar como informe
estadístico en ese caso, la carga de trabajo del
Registrador Civil Local se reduce
considerablemente.
Los registros en hojas sueltas y en fichas se pueden archivar
según diferentes métodos de
clasificación: número índice, índice
alfabético, índice cronológico etc.
Pueden encontrarse mas fácilmente que los Registros
encuadernados, las autoridades del Registro Civil deben adoptar
disposiciones nacionales para impedir que las actas del estado
civil inscritas en hojas únicas se desplacen, pierdan
ó coloquen en un lugar indebido.
Por ejemplo los registros en hojas sueltas se mantienen mejor
en archivadores de dos o tres anillas; para las actas del estado
civil preparadas en fichas es preferible utilizar cajas o
armarios metálicos cerrados.
En el reglamentos del Registro Civil es conveniente incluir
disposiciones concretas para indicar que un duplicado del acta de
Registro tiene el mismo valor
jurídico que le original, se reconoce que la
decisión de adoptar un tipo especifico de documento de
Registro Civil, es una cuestión importante, puesto que
cada tipo de documento de registro es una cuestión
importante, puesto que cada tipo de documentos tiene
ventajas y desventajas, la concepción y elección de
los muebles donde se va a tener los documentos deben tomarse en
consideración simultáneamente.
Seguridad de los
tipos de Documentos del Registro
Civil.
Existe escasa diferencia entre los tres tipos de documentos de
Registro en lo que se refiere a la conservación segura de
los actos.
Los tres tipos de pueden perder o deteriorar con el tiempo, el
almacenamiento de
fichas en Armarios Metálicos, normalmente cerrados es
indudablemente más seguro que el
almacenamiento de libros
ó carpetas en estanterías abiertas, la seguridad guarda
relación no solo con el robo ó colocación en
un lugar indebido si no también con el peligro de incendio
además todos los tipos de documentos se pueden alterar la
posibilidad de que las actas incorporadas a un libro se alteren
es mayor a nivel local que a nivel administrativo superior del
sistema, puesto
que el libro se mantiene en la Oficina del Registro Local hasta
que ha quedado completado.
La colocación en un lugar indebido de las actas del
Registro Civil, no se producirá en el Libro Registro, pero
esa posibilidad está siempre presente cuando se utilizan
hojas sueltas individuales o fichas, además existe el
peligro de que las actas en hojas sueltas o fichas puedan ser
sustituidas, si no se adoptan medidas adecuadas.
En principio el Registro en fichas es mas costoso que el
Registro en Libro ó en formularios de hojas sueltas debido
al especial tipo de papel que se necesita además la
custodia de las fichas exige muebles costosos por otro lado, los
libros Registros pueden requerir encuadernación
periódica debido al deterioro causado por el uso
cotidiano.
Los libros requieren así mismo papeles adicionales para
la apertura y cierre de los Libros y para los índices,
además como el libro se suele cerrar al final de cada
año civil es posible que queden muchas páginas sin
llenar, las fichas son fáciles de ordenar con arreglo a un
método de
archivar que permita la clasificación
periódica.
Los Libros Registros y las actas en hojas sueltas conservadas
en carpetas requieren índices adicionales y considerable
trabajo y costos
complementarios que es preciso dedicar a esos índices, a
largo plazo el costo de la ficha
puede efectivamente ser inferior al del libro o al de la carpeta
de hojas sueltas, no obstante la posibilidad de colocación
errónea de las fichas a menudo crea problemas muy
difíciles que no se plantean con los libros ó con
los Registros en hojas sueltas.
Las fichas y las actas en hojas sueltas se pueden almacenar y
encontrar individualmente por lo que su manejo es más
flexible que el del Libro esta flexibilidad se muestra de la
siguiente manera:
- No existe procedimiento
de apertura y cierre de los libros y los índices
correspondientes a cada libro . - La Ficha y el acta en hoja suelta se pueden llevar
utilizando máquinas de escribir u otros medios
mecánicos. Este método acelera el proceso de
Registro y atenúa o elimina el grave problema de la
Ilegibilidad que siempre plantea la escritura
a mano en el Libro Registro. - Las fichas y los formularios en hojas sueltas pueden
fotocopiarse fácilmente para acelerar el proceso de
emisión de certificados; en cambio los
libros no permiten fotocopiar las actas individuales. - Según el tipo de papel que se este utilizando las
copias de las actas de Registro hecha en fichas y en
formularios de hojas sueltas pueden complementarse
simultáneamente (Formulario Multicopiados), mientras
que esa posibilidad no existe con el Libro Registro.
Elaborado por La Unidad de Capacitación del R.N.P.
Abogado
Jorge Fernando Martinez
Oficial de capacitación Registro Civil Honduras