Monografias.com > Computación > Software
Descargar Imprimir Comentar Ver trabajos relacionados

Utilizando las tablas en Word como hojas de cálculo




Enviado por rodolfo580702



    1. Desarrollo
    2. ¿Qué es una
      celda?
    3. ¿Qué es un
      marcador?
    4. Herramientas/Opciones…
    5. ¿Cuál es la
      función del parámetro [# ]?
    6. Conclusiones

    Introducción.

    Las tablas se componen de columnas y filas que definen
    las celdas que se pueden rellenar con textos, números,
    gráficos, etc. Las tablas suelen utilizarse
    con frecuencia para organizar y presentar información, pero también tienen
    muchos otros usos. Pueden utilizarse para alinear números
    en columnas y posteriormente ordenarlos y realizar
    operaciones con ellos. También pueden utilizarse
    para crear diseños de páginas interesantes y
    organizar texto y
    gráficos.

    Las tablas en Word se pueden utilizar para realizar
    algunas de las tareas para las que sería necesario una
    hoja de cálculo. Puede ordenar los
    elementos de una tabla en orden alfabético,
    numérico o por fecha. Asimismo, puede totalizar una
    fila o columna de números, y realizar
    cálculos como la obtención de
    promedios, determinación de máximos y
    mínimos, obtener resultados que dependen de
    condiciones, etc.

    El objetivo de
    este trabajo es dar
    a conocer algunas de las posibilidades que ofrece el procesador de
    textos Word para dar solución a problemas
    sencillos que requieren de la utilización de las tablas a
    partir del manejo de las funciones
    predeterminadas por el sistemas
    así como de otras definidas por el usuario.

    Desarrollo.

    Cuando insertamos una tabla en Word esta se muestra en forma
    de cuadrículas, en las que están bien definidas las
    filas y columnas. Si necesitamos realizar cálculos con los
    datos
    contenidos en una tabla, debemos tener presente que no se deben
    utilizar en las fórmulas los números con los que
    queremos operar sino hacer referencia a las celdas de la
    tabla que los contienen. Para referirnos a las columnas en una
    tabla utilizamos las letras del alfabeto y para las filas
    números enteros como se muestra en el siguiente un
    ejemplo.

     

    A

    B

    C

    1

     

     

     

    2

     

     

     

    3

     

     

     

    4

     

     

     

    ¿Qué es una celda?

    Una celda es un espacio rectangular de una tabla
    capaz de contener un texto, un gráfico o un valor al que
    nos podemos referir por la intercepción de la columna y la
    fila que lo contiene.

    La tabla anterior está compuesta por 12 celdas,
    que no es más que el producto de
    las 4 filas y 3 columnas.

    ¿Qué referencias de celdas podemos
    realizar en la tabla anterior?

    En la tabla anterior quedan definidas las referencias de
    celdas siguientes: A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3,
    C4. Las referencias de celdas en las tablas de Word siempre son
    absolutas.

    La tabla que se muestra a continuación presenta
    una estructura
    más compleja que la anterior, por lo que la referencia de
    celdas son las siguientes:

    A1

    B1

    C1

    D1

    E1

    F1

    A2

    B2

    C2

    A3

    B3

    C3

    Los valores
    numéricos que aparecen en una tabla pueden ser datos que
    el usuario haya entrado directamente desde el teclado o el
    resultado obtenido al utilizar una función.

    Las funciones son fórmulas predefinidas
    que ejecutan cálculos utilizando valores
    específicos, denominados argumentos.

    Para hacer referencia a las celdas en las
    fórmulas, se usa una coma para separar las
    referencias a celdas individuales y dos puntos para
    separar la primera y la última celda de un rango,
    tal como se muestra a continuación.

    ¿Qué se entiende por rango?

    U n rango son dos o más celdas de una tabla.
    Estas celdas pueden ser consecutivas o no.

    Ejemplo de fórmulas que hacen referencia a
    celdas de una misma tabla.  

    34

    12

    25

    22

    31

    45

    32

    6

    9

    2

    34

    7

    65

    2

    9

    64

    36

    21

    2

    12

    10

    7

    9

    11

    5

    4

    33

     En los ejemplos anteriores podemos observar que
    delante de cada una de las funciones aparece el signo = el
    cual significa que se va a introducir un campo
    fórmula.

    Para realizar cálculos en una tabla utilizando
    las funciones suministradas por el sistema debemos
    tener presente el siguiente procedimiento:

    Procedimiento #1.

    1. Haga clic en la celda donde desea el resultado de la
      fórmula.
    2. Haga clic en el menú Tabla y luego en
      Fórmula…
    3. Si la fórmula que ofrece el sistema no es la
      deseada bórrela. Muy importante no puedes borrar el
      signo =
    4. Seleccione la función deseada en el cuadro
      Pegar Función y haga clic sobre ella. Introduzca
      el rango deseado como argumento de la función, tal como
      se indicó en los ejemplos anteriores.
    5. Establezca un formato para el valor resultante a
      través del cuadro Formato de Número si
      así lo desea.
    6. Haga clic en el botón Aceptar.

    Usted también podrá insertar un campo
    fórmula a través del comando Campo… del
    menú insertar, con la diferencia que por esta vía
    no tenemos a nuestro alcance las funciones definidas por el
    sistema, por lo que debemos escribirlas directamente si somos
    capaces de recordar su nombre o construirla nosotros
    mismos.

    Algo que no podemos perder de vista en la
    aplicación del procedimiento #1 es que 
    Word inserta el resultado del cálculo en forma de
    campo en la celda que haya seleccionado. Si cambia el
    valor de las celdas a las que se hace referencia en la
    fórmula aplicada, puede actualizarlo seleccionando la
    celda y presionando la tecla F9 o haciendo clic derecho y
    ejecutando la orden Actualizar campos del menú
    contextual.

    Veamos un ejemplo.

    En esta tabla se desea calcular el promedio de cada uno
    de los estudiantes en las asignaturas de Contabilidad e
    Informática.

    Los datos de las tres primeras columnas han sido
    entrados directamente desde el teclado, mientras que los valores de
    la columna promedio son el resultado de aplicar la función
    promedio.

    Nombres y
    apellidos

    Nota

    Contabilidad

    Nota

    Informática

    Promedio

    Rodolfo Velázquez

    5

    4

     

    Juan L. Fariñas

    4

    4

     

    José Larramendi L

    5

    5

     

    Lesbia López

    3

    3

     

    Sergio Martínez

    4

    3

     

    Por ejemplo, para el primer estudiante el código
    del campo es {=Promedio(b2:c2)}. Para que usted pueda ver
    los códigos de los campos de la función aplicada
    pulse simultáneamente las teclas Alt + F9 y
    podrá observar que en lugar del valor obtenido por la
    función aparecerá el código del campo,. Para
    volver al valor de la función pulse nuevamente la
    combinación de teclas Alt + F9.

    Si la función que usted desea aplicar no se
    encuentra en el listado, usted podrá escribirla
    directamente borrando la función suministrada por el
    sistema pero siempre dejando el signo =, escriba la
    fórmula deseada por usted haciendo uso de las referencias
    de celdas necesarias y los operadores aritméticos o de
    relación necesarios.

    En un campo = (Fórmula) puede utilizar cualquier
    combinación de valores con los siguientes operadores
    matemáticos y relacionales.

    Operador

     

    +

    Suma

    Resta

    *

    Multiplicación

    /

    División

    %

    Porcentaje

    ^

    Potencias y
    raíces

    =

    Igual a

    <

    Menor que

    < =

    Menor o igual que

    >

    Mayor que

    > =

    Mayor o igual que

    < >

    Distinto de

    Referencia a celdas de otra tabla.

    Para hacer referencia a celdas de otra tabla identifique
    la tabla o la parte de donde desea tomar los valores con un
    marcador.

    ¿Qué es un marcador?

    Marcador: Un marcador es un elemento o una
    ubicación de un documento que se identifica y se le
    asigna un nombre para futuras referencias.

    Los marcadores se utilizan para saltar
    rápidamente a una ubicación específica,
    crear referencias cruzadas, marcar intervalos de páginas
    para entradas de índice, etcétera.

    Los nombres de los marcadores deben comenzar por
    una letra y pueden incluir números, pero no espacios. No
    obstante, puede utilizar el carácter de subrayado para separar
    palabras, por ejemplo, "Primera_tabla".

    Para crear un marcador aplique el siguiente
    procedimiento:

    Procedimiento #2

    1. Seleccione la tabla o una parte de ella para
      asignarle un marcador.
    2. Haga clic en el menú Insertar /
      Marcador…
    3. Escriba el nombre del marcador en la línea de
      entrada.
    4. Haga clic en el botón agregar para agregarlo a
      la lista de marcadores existente en el documento.
    5. Finalice haciendo clic en el botón cerrar o
      cancelar.

    Veamos el siguiente ejemplo.

    La siguiente tabla contiene los nombres y las notas de
    un grupo de
    estudiantes

    Nombres y
    apellidos

    Nota
    Contabilidad

    Nota
    Informática

    Rodolfo
    Velázquez

    5

    4

    Juan L. Fariñas

    4

    4

    José Larramendi L

    5

    5

    Lesbia López

    3

    3

    Sergio Martínez

    4

    3

    Se desea completar la siguiente tabla con el
    cálculo del promedio obtenido por estos estudiantes en las
    dos asignaturas.

    Nombres y
    apellidos

    Promedio

    Rodolfo Velázquez

     

    Juan L. Fariñas

     

    José Larramendi L

     

    Lesbia López

     

    Sergio Martínez

     

    La solución de esta problemática implica
    tener que hacer referencia a los datos de la primera tabla por lo
    que se hace necesario identificarla con un marcador. En
    este caso podemos seleccionar solamente los datos de la primera
    tabla que están en el rango b2:c6 e identificar
    estos por un marcador aplicando el procedimiento #2
    descrito anteriormente el cual nombraremos por Tabla1.
    Para realizar los cálculos solo basta aplicar el
    procedimiento #1, pero teniendo en cuenta que una vez
    escogida la función mediante el cuadro pegar
    función lo primero que debe aparecer en el argumento de la
    función es el nombre del marcador y separado por un
    espacio el rango de los datos de la tabla #1 sobre los que
    se quiere aplicar la función. Por ejemplo, el promedio del
    estudiante Rodolfo Velázquez se obtiene al aplicar
    la fórmula siguiente: =Promedio(Tabla1 b2:c2) o
    también puede escribir la fórmula de la siguiente
    forma: =Promedio(Tabla1 b2,c2). De manera análoga
    se aplica esta fórmula para el resto de los estudiantes
    variando el rango. Si usted realiza cambios en los datos de la
    primera tabla puede ajustar los resultados de la segunda tabla
    seleccionando sus campos fórmulas y actualizando los
    mismos pulsando la tecla F9, Actualizar campos del
    menú contextual o activando la casilla de
    verificación
    para la opción de impresión
    Actualizar campos de la ficha imprimir del
    menú

    Herramientas/Opciones…

    Usted también podrá impedir
    que el promedio obtenido en la tabla #2 a partir de los
    datos de la tabla #1 pueda ser actualizado. Para lograr
    este fin proponemos dos alternativas:

    1. Para desbloquear un campo y permitir su
      actualización, seleccione el campo y, a
      continuación, pulse la combinación de teclas
      CTRL + MAYÚS + F11.

    2. Bloqueando el campo: Para bloquear un campo e
      impedir que se realicen cambios en los resultados del
      campo
      , seleccione el campo y, a continuación, pulse
      las teclas CTRL + F11
    3. Desvinculando el campo: Seleccione el campo y,
      a continuación, pulse la combinación de teclas
      CTRl + MAYÚS + F9. Una vez desvinculado un campo,
      el formato del resultado del campo actual es texto
      normal. Si más adelante desea actualizar la
      información, debe insertar el campo de
      nuevo.

    Utilización de marcadores previamente
    definidos en el documento como parte del argumento de una
    función.

    El comando Asignar(Set) permite asignar al
    nombre de un marcador un texto, un número o el resultado
    de una expresión. El código de este campos
    es:

    { Asignar Marcador "Texto"
    }

    Marcador: Nombre del marcador que
    representará a la información.

    Texto: Información que representa el
    marcador. El texto debe ir entre comillas, aunque los
    números no las necesitan. La información
    también puede ser el resultado de un campo
    anidado.

    Los códigos de campo aparecen entre llaves ( {
    }
    ). Para mostrar los resultados de los códigos de
    campo, como los resultados de cálculos, oculte estos
    códigos. Haga clic en Opciones… del menú
    Herramientas, a continuación en la ficha Ver
    y, por último, desactive la casilla de verificación
    Códigos de campo.

    En cierto modo, los campos son como las
    fórmulas de Microsoft
    Excel
    , el código de campo corresponde a la
    fórmula y el resultado al valor que
    genera.

    No puede insertar llaves de campo escribiendo los
    caracteres desde el teclado. Los campos se insertan al utilizar
    comandos
    concretos, como el comando fecha y hora del menú Insertar,
    o bien cuando pulsa la combinación de teclas
    CTRL+F9 y escribe entre las llaves la
    información.

    Ejemplos:

    1. {Asignar Resp "Respuesta Correcta"},
      aquí se asigna al marcador Resp el texto
      Respuesta Correcta.
    2. {Asignar PI 3.141592654 } o {SET PI "3.141592654"
      },
      aquí se asigna al marcador PI el
      número 3.141592654, el cual puede escribirse
      entre comillas o no.

    Procedimiento para asignar un texto o un
    número a un marcador
    .

    Procedimiento #3

    1. Ubique el cursor en el lugar del documento donde
      desea definir el código del campo
      Asignar.
    2. Aplique la combinación de teclas Control +
      F9
      para insertar un campo. Haga clic dentro de las llaves y
      escriba el código deseado como se indica en los ejemplos
      1 y 2.
    3. Aplique nuevamente la combinación de teclas
      Control + F9 para esconder el código. Al
      desaparecer el código escrito se mostrará el
      símbolo Ι,
      indicando que aquí hay un código de campo.
      También puede lograrlo aplicando la sugerencia dada en
      el párrafo señalado anteriormente con
      un rectángulo.

    Otra variante del procedimiento 3 es la
    siguiente.

    1. Active el menú Insertar y haga clic en
      Campo…
    2. Seleccione en la ventana de nombres de campos el
      nombre deseado.
    3. Haga clic al lado del nombre de campo ingresado en la
      línea de entrada y escriba el nombre del marcador
      y el valor que desea asignar a este.
    4. Haga clic en el botón
      Aceptar

    Veamos un ejemplo:

    Asignemos al marcador PI el valor
    3.141592654 a través del nombre de campo
    Asignar. El código a obtener para este campo es:
    {SET Pi 3.141592654}. Apliquemos entonces el procedimiento
    #3 en cualquiera de sus variantes.

    Completemos ahora la siguiente tabla con el
    cálculo del volumen de un
    cilindro conocidos el radio y la
    altura. Recordemos que:

    Como hemos asignado al marcador PI el
    número 3.141592654 ya podemos completar la columna
    para el cálculo del Volumen como se indica a
    continuación:

    Radio

    Altura

    Volumen

    1

    2

    6.283185307

    3

    4

    113.0973355

    Para la celda C2 el Código de campo es:
    {=PI*A2*A2*B2}

    Para la celda C3 el Código de campo es:
    {=PI*A3*A3*B3}

    No queremos finalizar sin dedicar un espacio para hablar
    del formato que se puede aplicar a los valores obtenidos de una
    función.

    Como ya expresamos anteriormente estos valores se
    insertan como campos en las tablas por lo debemos conocer cual es
    la estructura de un campo fórmula.

    La estructura de un campo fórmula es la
    siguiente:

    { = Fórmula [Marcador ] [#
    Imagen-Numérica] }

    En este caso el marcador se encuentra entre corchetes
    que significa que es opcional.

    ¿Cuál es
    la función del parámetro [# ]?

    Este parámetro (#) permite especificar la
    forma en que se va a mostrar el resultado del cálculo
    (número de posiciones decimales, cómo mostrar
    números negativos, etc.)

    Veamos algunos ejemplos a partir de la siguiente
    tabla.

    4.14207

    4.134

    4.14207

    10.35106

    10.323

    10.35106

       
     

     

     

    La celda A3 muestra espacios delante del
    número 14 en el resultado ya que el resultado en la parte
    entera espera 5 dígitos. Esto se debe a que se ha empleado
    un formato para el valor resultante al aplicar la función
    suma. A continuación mostramos la función aplicada
    acompañada del formato que se aplica al valor que se
    obtiene: {Suma(encima) # #####.###}

    En la celda B3 el resultado posee un cero al
    final ya que se esperan 4 dígitos para la parte decimal y
    como solo tiene 3 dígitos de completa con un 0. A
    continuación mostramos la función aplicada
    acompañada del formato que se aplica al valor que se
    obtiene: {Suma(encima) # "##.##00 pesos"}

    La celda C3 muestra 2 ceros delante del
    número14 en la parte entera debido a que se esperan 4
    dígitos según el formato establecido y al final se
    completa con 2 ceros por la misma razón anterior. A
    continuación mostramos la función aplicada
    acompañada del formato que se aplica al valor que se
    obtiene: {Suma(encima) # 0000.0000000)

    Tabla resumen de los elementos de Imagen
    numérica.

    Para ver la tabla seleccione la
    opción "Descargar" del menú superior

    Nota:  Utilice el
    símbolo decimal especificado en el cuadro de diálogo Propiedades de
    Configuración regional
    del Panel de
    control de Windows.

    Conclusiones.

    A manera de conclusiones deseamos plantear que hemos
    expuesto algunas facilidades que ofrece el procesador de
    textos Microsoft Word
    para realizar cálculos en las tablas a través del
    empleo de las
    funciones suministradas por el sistemas para este fin, así
    como la posibilidad de introducir otras que el sistema no
    prevé así como de expresar los resultados con un
    formato adecuado, lo cual permitirá que los usuarios de
    este poderoso procesador de textos no tengan necesidad de
    recurrir al tabulador Excel para
    resolver problemas sencillos que sí pudieran tener
    solución con las tablas en Word, contribuyendo de esta
    forma a dar cumplimiento a una de las líneas de la
    enseñanza de la informática en
    cuanto a la selección
    correcta de una aplicación para dar solución a un
    problema.

    Rodolfo Vidal Velázquez
    Ballester

    Profesor de Informática del Instituto Superior
    Pedagógico "Blas Roca Calderío" de Manzanillo,
    provincia Granma. Cuba. Cuenta
    con 25 años de experiencia en la enseñanza superior
    y 20 dedicados a la informática.

    Fecha de realización: septiembre de
    2004

    Nota al lector: es posible que esta página no contenga todos los componentes del trabajo original (pies de página, avanzadas formulas matemáticas, esquemas o tablas complejas, etc.). Recuerde que para ver el trabajo en su versión original completa, puede descargarlo desde el menú superior.

    Todos los documentos disponibles en este sitio expresan los puntos de vista de sus respectivos autores y no de Monografias.com. El objetivo de Monografias.com es poner el conocimiento a disposición de toda su comunidad. Queda bajo la responsabilidad de cada lector el eventual uso que se le de a esta información. Asimismo, es obligatoria la cita del autor del contenido y de Monografias.com como fuentes de información.

    Categorias
    Newsletter