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Nacimiento, objetivos y estructura de las organizaciones

Enviado por m_a_alba



  1. Nacimiento de las organizaciones
  2. Objetivos y estructura de la organización
  3. Bibliografía
  1. NACIMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES.
  1. Una organización se define a partir de la creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

    Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales; en la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

    Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con lo anterior escrito, es obvio que aún personas capaces, que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho más efectivamente, si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.

    Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución.

    Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

  2. Introducción.
  3. Evolución de la organización social.

El hombre es un ser eminentemente social, de ahí que siempre se ha reunido con sus semejantes con el objeto de formar grupos, comunidades y sociedades, y con ello poder satisfacer sus necesidades. Las sociedades se transforman y se desarrollan, constituyendo la vida social y creando diversas formas de organización socioeconómica.

Dentro de la evolución de las formas de organización tenemos:

  1. Comunidad primitiva: nace con la aparición del hombre en la tierra y su desarrollo conforma diferentes formas de organización social:
  • La horda: es la forma más simple de la sociedad, son nómadas, no se distingue la paternidad, son un grupo muy reducido.
  • El clan: son exogámicos, eligen su pareja.
  • La tribu: comprenden un gran número de aldeas y se caracteriza por la posesión de un territorio determinado, un dialecto definido, una cultura homogénea y una organización política definida.

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  2. La familia: siempre ha sido la base de la sociedad, a través de la historia existieron diversas formas de organización familiar como el matriarcado, la familia punalúa, la familia sindiásmica, el patriarcado y la familia.

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  3. El esclavismo: es un sistema de explotación del hombre. Las culturas más predominantes son: egipcia, mesopotámica, hindú, china, fenicia, griega, romana y hebrea. Su principal característica es el predominio de la propiedad individual, se desarrolla la agricultura, se encuentra una sociedad claramente estructurada en clases sociales.

      

  4. El feudalismo: régimen de la edad media, donde se desarrollan grandes extensiones de tierras, se da una producción de autoconsumo, las clases sociales se estratifican de forma piramidal, se da un profundo dominio de la iglesia.

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  5. El capitalismo: tiene su origen en un periodo mercantil precapitalista su importancia se da en el intercambio de mercancía y la acumulación de riquezas. El trabajo es libre, se facilita el intercambio de mercancía, se propugna por la libre competencia, se desarrolla una dependencia económica y tecnológica entre los países.
  6. Socialismo: es una forma de organización que se caracteriza, porque los medios de producción son propiedad colectiva y su economía es centralmente planificada en forma importante a la seguridad social.

A continuación se enumeran y explican los elementos de la organización los cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran al entendimiento de las organizaciones.

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  1. ¿Qué es Organización?

    Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.

    ¿Qué es estructura organizacional?

    La estructura organizacional es un medio del que se sirve una organización cualquiera para conseguir sus objetivos con eficacia.

    ¿Qué es el Departamento?

    El departamento es una o varias divisiones de la organización. Departamento es un área bien determinada, una división o sucursal de una organización sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas.

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  2. Conceptos.
  3. Tipos de organización.
  • La organización formal es la determinación de los estándares de interrelación entre los órganos o cargos, definidos por las normas, directrices y reglamentos de la organización para lograr los objetivos.

Características Básicas de la organización formal.

  • -Consta de escalas jerárquicas o niveles funcionales establecidas en el organigrama
  • -Es racional
  • -Es una de las principales características de la teoría clásica

Según Taylor (defensor de este tipo de organización) la organización debe basarse en la división del trabajo y por consiguiente en la especialización del obrero, pretendiendo una organización funcional superespecializada.

Distribución de la autoridad y de la responsabilidad

  • Organización Lineal es la estructura más simple y más antigua, esta basada en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica medieval.

Características de la organización lineal.

  • -Posee el principio de autoridad lineal o principio esencial (tiene una jerarquización de la autoridad en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos), muy defendida por Fayol en su teoría clásica de la administración.
  • -Tiene Líneas formales de comunicación, únicamente se comunican los órganos o cargos entre sí a través de las líneas presentes del organigrama excepto los situados en la cima del mismo.
  • -Centraliza las decisiones, une al órgano o cargo subordinado con su superior, y así sucesivamente hasta la cúpula de la organización
  • -Posee configuración piramidal a medida que se eleva la jerárquica disminuye el número de cargos u órganos.

Ventajas de la organización lineal

-Estructura sencilla y de fácil compresión.

-Delimitación nítida y clara de las responsabilidades de los órganos o cargos involucrados.

-Facilidad de implantación.

-Estabilidad considerable.

-Es el tipo de organización más indicado para pequeñas empresas.

Desventajas de la organización lineal

-La estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la organización lineal.

-No se responde de manera adecuada a los cambios rápidos y constantes de la sociedad moderna.

-Esta basada en la dirección única y directa, puede volverse autoritaria.

-Enfatiza en la función de jefatura y de mando y la exagera, pues supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo.

-La unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede especializarse en nada (la organización lineal impide la especialización).

-A medida que la empresa crece, la organización lineal conduce inevitablemente a la congestión, en especial en los niveles altos de la organización.

Campo de aplicación de la organización lineal

-Cuando la organización es pequeña y no requiere ejecutivos especialistas en tareas altamente técnicas.

-Cuando la organización esta comenzando su desarrollo.

-Cuando las tareas llevadas acabo por la organización están estandarizadas, son rutinarias y tienen pocas modificaciones

-Cuando la organización tiene vida corta y la rapidez en la ejecución del trabajo se hace más importante que la calidad del mismo.

-Cuando la organización juzga más interesante invertir en consultoría externa u obtener servicios externos, que establecer órganos internos de asesoría.

  • Organización Funcional es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea.

Características de la organización funcional

-Autoridad funcional o dividida: es una autoridad sustentada en el conocimiento. Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa.

-Línea directa de comunicación: directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.

-Descentralización de las decisiones: las decisiones se delegan a los órganos o cargos especializados.

-Énfasis en la especialización: especialización de todos los órganos a cargo.

Ventajas de la organización funcional

-Máxima especialización.

-Mejor suspensión técnica.

-Comunicación directa más rápida

-Cada órgano realiza únicamente su actividad específica.

Desventajas de la organización funcional

-Pérdida de la autoridad de mando: la exigencia de obediencia y la imposición de disciplina, aspectos típicos de la organización lineal, no son lo fundamental en la organización funcional.

-Subordinación múltiple: si la organización funcional tiene problemas en la delegación de la autoridad, también los presenta en la delimitación de las responsabilidades.

-Tendencia a la competencia entre los especialistas: puesto que los diversos órganos o cargos son especializados en determinas actividades, tienden a imponer a la organización su punto de vista y su enfoque.

-Tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización: la rivalidad y la competencia, unidas a la pérdida de visión de conjunto de la organización pueden conducir a divergencias y a la multiplicidad de objetivos que pueden ser antagónicos creando conflictos entre los especialistas.

-Confusión en cuanto a los objetivos: puesto que la organización funcional exige la subordinación múltiple, no siempre el subordinado sabe exactamente a quien informar de un problema. Esa duda genera contactos improductivos, dificultades de orientación y confusión en cuanto a los objetivos que deben alcanzar.

Campo de aplicación de la organización funcional

-Cuando la organización por ser pequeña, tiene un equipo de especialistas bien compenetrado, que reporta ante un dirigente eficaz y está orientado hacia objetivos comunes muy bien establecidos y definidos.

-Cuando en determinadas circunstancias, y solo entonces, la organización delega durante un período determinado autoridad funcional a algún órgano especializado.

  • Organización de tipo línea-staff es el resultado de la combinación de la organización lineal y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas formando la llamada organización jerárquica-consultiva

Ventajas de la organización línea-staff

-Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad única.

-Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.

Desventajas de la organización línea- staff.

La organización línea-staff presenta algunas desventajas y limitaciones que no afectan las ventajas que ofrece.

El asesor de staff es generalmente un técnico con preparación profesional, mientras que el nombre de línea se forma en la práctica

La organización por producto/mercadeo, con frecuencia llamada organización por división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de productos, a todos los que tratan con cierto tipo de cliente.

Cuando la departamentalización de una empresa se torna demasiado compleja para coordinar la estructura funcional, la alta dirección, por regla general, creará divisiones semi autónomas. En cada división, los gerentes y los empleados diseñan, producen y comercializan sus propios productos.

La organización por producto/mercadeo puede seguir uno de tres patrones: división por producto, la división geográfica es usada por empresas de servicios, financieras y otras no fabriles, la división por cliente, la organización se divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes dan a los productos.

  • Organización Matricial

La estructura matricial, en ocasiones llamada sistema de mando múltiples. Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo de diagrama en forma vertical en las gráficas que anteceden. El segundo es una disposición horizontal que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto a un grupo, que es experto en el campo de especialización asignado al equipo.

Con frecuencia, la estructura matricial es un medio eficiente para reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un problema complejo. Otra ventaja de la estructura matricial es que concede a la organización una gran flexibilidad para ahorrar costo. Como a cada proyecto sólo se le asigna la cantidad exacta de personas que se necesitan, se evita la duplicación innecesaria.

Una desventaja es que no todo el mundo se adapta bien al sistema matricial. Los miembros del equipo, para ser efectivos, deben contar con buenas habilidades interpersonales, ser flexibles y cooperativos

1 .5 Ambiente Organizacional

Tom Burns y G.M. Stalker desarrollaron un enfoque para diseñar organizaciones que incorporaran el ambiente de la organización. Ellos señalaron la diferencia entre dos sistemas de organización:

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El mecanista: en este las actividades de la organización se descomponen en tareas especializadas, separadas. Los objetivos para cada persona y unidad son definidas, con toda precisión, por gerentes de niveles mas altos y siguiendo la cadena de mando burocrática clásica.

El orgánico: en éste es probable que las personas trabajen en forma de grupo. Se concede menos importancia al hecho de aceptar órdenes de gerentes o de girar órdenes para los empleados, los miembros se comunican con todos los niveles de la organización para obtener información y asesoría.

Después de estudios Burns y Stalker llegaron a la conclusión que el sistema mecanicista era más conveniente para un ambiente estable, mientras que el orgánico era más conveniente para uno turbulento. Las organizaciones en ambientes cambiantes, con toda probabilidad, usan alguna combinación de ambos.

En un ambiente estable la especialización de habilidades es conveniente, ya que, es probable que cada miembro repita la misma tarea. En un ambiente turbulento los trabajadores se deben definir de manera constante para enfrentarse al mundo siempre cambiante.

  1. Conclusión

Los mismos conceptos y propósitos analizados para la estructuración de una definición sobre la naturaleza de la organización nos dan la pauta para determinar su importancia.

Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis así como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina que se verá reflejada en la productividad y eficiencia de la empresa que la requiera.

Para demostrar lo anterior nos basamos en los siguientes hechos:

La organización puede darse donde exista un organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria.

Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, económicos, etc. con que ese organismo cuenta.

En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función organizativa, debido a su magnitud y complejidad es esencial, sin ella no podrían actuar.

Para la PYME (pequeñas y medianas empresas), la organización también es importante, por que al mejorar sus procesos obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus recursos (humanos, materiales, sistemas, infraestructura etc.) : maquinaria, mano de obra, mercado, etc.

La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada organización el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad.

Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la organización es requisito indispensable, lo cual requiere la coordinación de todos los elementos que la integran, para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados,etc.

II OBJETIVOS Y ESTRUCTURAS DE LA ORGANIZACIÓN.

  1. Objetivos

Según Mayntz, como objetivos de la organización debe considerarse aquello que guía las decisiones, las cuales están orientadas a conseguir algo tangible. Por lo tanto, los objetivos reales pueden ser distintos a los que figuran formalmente en los estatutos de la organización. Esta diferencia tiene mucha importancia en organizaciones que no son empresas (ong's o sindicatos).

Por otro lado, Mayntz distingue entre objetivo y finalidad. Los objetivos son algo definido para la propia organización mientras que la idea de finalidad esta mediatizada, por aquello que se espera desde la sociedad que una organización va a hacer.

Un elemento importante es la distinción entre aquellos objetivos que son fijados internamente por la organización y aquellos que son fijados externamente por la propia sociedad.

Pero los objetivos fijados externamente no tienen porque suponer un efecto negativo en el funcionamiento de la organización lo que si hacen es modificar la relación entre los miembros de la organización, su funcionamiento interno.

Objetivo/fin, o finalidad/función

Hay una tendencia a utilizar el término objetivo, fin y finalizar como sinónimos. No es así.

Fin: tiene una temporalidad mucho más corta y precisa. (aprobar una asignatura).

Objetivo: se plantea conseguir algo a largo plazo que solo se consigue una vez. (acabar la carrera).

Función: implica la presencia de algo externo a la propia organización La mayoría de objetivos generales tienen una función determinada. Es decir, la función es la contribución que hace la organización a la sociedad en la que opera. Esta contribución es considerada como positiva por un observador externo que a la organización

Así pues, la función de las empresas seria la de generar riqueza. Pero a veces según el tipo de organización los objetivos y las funciones se confunden, como en el caso de las ONG's y las universidades (objetivo => promover la mejora de conocimiento, función => la misma).

Clasificación de organización en función de los objetivos (Mayntz)

- Tipo 1: Comprende aquellas organizaciones cuyos objetivos se limitan a la coexistencia de sus miembros, a su actuación común y al contacto recíproco que ésta exige (asociaciones recreativas o de ocio en general).

Características:

Son más democráticas.

De carácter voluntario.

Son poco estructuradas.

- Tipo 2: Es más compleja porque comprende aquellas organizaciones que tienen como objetivo actuar de una manera determinada sobre un grupo de personas que son admitidas para este fin, al menos transitoriamente.

Características:

Dos subtipos de organizaciones: no voluntarias o forzosas (cárcel o manicomio), y voluntarias (universidades).

Dos subtipos de miembros: quienes actúan y sobre quienes se actúa. Está división es clara en la cárcel pero en otras organizaciones es más difícil de ver. Ya que presentan una jerarquía interna bien definida, a veces los que actúan obtienen más poder gracias a influencias externas (Estado).

- Tipo 3: Comprende aquellas organizaciones que tiene como objetivo el logro de cierto resultado o de una determinada acción hacía afuera. Las características presentan una mayor complejidad respecto a los dos tipos anteriores. Así, se pueden distinguir 3 subtipos de organizaciones:

  1. Aquellas cuyos miembros se apuntan porque el objetivo de la organización es ya un valor en si mismo.
  2. Aquellas cuyos miembros se apuntan porque el objetivo de la organización puede aportarles, además, alguna cosa.
  3. Aquellas en que la mayoría de sus miembros se apuntan porque así obtienen bienes de subsistencia.

Otras características:

Pluralidad de miembros de las organizaciones. El problema de esta pluralidad de

miembros es que pueden surgir conflictos internos en la organización, los cuales

acaben desvirtuando los objetivos iniciales y reales.

Distintas características según el tipo de organización concreto y colectivo al que se pertenezca dentro de la organización.

  1. Concepto de estructura de la organización

Una organización es un grupo humano deliberadamente constituido en torno a tareas comunes y en función de la obtención de objetivos específicos.

Para poder alcanzar los objetivos propuestos, partiendo, en la casi totalidad de los casos, de recursos limitados, resulta necesaria la construcción de un esquema o modelo, que permita la interrelación e interacción de sus elementos.

La estructura será entonces, la herramienta que le permita a la organización alcanzar sus objetivos.

  • Permite lograr una determinada disposición de sus recursos,
  • Facilita la realización de las actividades y
  • Coordinación de su funcionamiento

Según Henry Mintzberg (1998):

"La estructura organizacional puede definirse como el conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas".

 De esta manera, puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la obtención de objetivos, definiendo las relaciones y aspectos más o menos estables de la organización.

En la estructura, las partes están integradas, es decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en los demás elementos, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de la organización en general.

  1. Eficacia y eficiencia en la estructura organizacional

A través del diseño de la estructura de la organización se busca el logro de un adecuado grado de eficacia y eficiencia de la organización.

La estructura formal es un elemento fundamental para proporcionar un ambiente interno adecuado en la organización, en el que las actividades que desarrollan sus miembros contribuyen al logro de los objetivos organizacionales.

En este sentido, una estructura es eficaz si facilita el logro de los objetivos.

Una estructura es eficiente si permite esa consecución con el mínimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la organización.

Aspectos en la estructura organizacional.

La estructura organizacional presenta dos aspectos:

  • Lo formal. Se puede identificar con los elementos visibles, susceptibles de ser representados, modelados con el uso de diversas técnicas, que analizan más adelante, como organigramas, manuales, procedimientos, documentación de sistemas, etc.
  • Lo informal. Se puede identificar con lo que no se ve, lo no escrito, lo que no está representado en los modelos formales; entran aquí las relaciones de poder, los intereses grupales, las alianzas interpersonales, las imágenes, el lenguaje, los símbolos, la historia, las ceremonias, los mitos y todos los atributos conectados con la cultura de la organización, que generalmente más importa para entender la vida organizacional. Franco (1998)

La suma de los componentes formales e informales constituye la estructura de la organización; es por eso que la estructura formal y la informal se encuentran estrechamente relacionadas. Si se define en forma adecuada, la estructura formal debe reflejar las pautas de comportamiento informal.

Vicente Perel (1996) sostiene:

Ambas partes son inseparables; son como la cara y el sol de una moneda. Si cortamos la moneda en dos, el todo pierde valor. Lo mismo sucede con las organizaciones.

Debemos siempre tener en cuenta que la estructura formal deberá reflejar razonablemente el comportamiento real del sistema; es decir, debe ser representativa de la estructura informal. Si esto se altera, la estructura se convierte en una mera expresión formal de deseos.

Es interesante tener en cuenta lo que dice Henry Mintzberg:

"La estructura formal evoluciona en la organización como las carreteras en el bosque; esto es, siguiendo la trayectoria de senderos ya transitados".

  1. Elementos de la estructura organizacional
  1. A este proceso se lo denomina Departamentalización.

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  2. Especificación de las tareas a realizar en cada posición de trabajo y agrupamiento de las tareas similares y/o relacionadas en departamentos, los que a su vez serán agrupados en unidades mayores que los contengan, de acuerdo a su especialización, similitud o vinculación de procesos y funciones.
  3. Fijación de los mecanismos de coordinación de las personas entre sí, por un lado y de las unidades o departamentos, por otro lado. Existen tres mecanismos de coordinación:
  • Adaptación mutua, o comunicación informal. Se logra a través del conocimiento de lo que cada uno debe hacer dentro de una lógica de decisiones programadas.
  • Supervisión directa. Surge como consecuencia directa de la autoridad que establecerá y controlará qué, quién, cómo, cuándo y dónde debe hacerse algo.
  • Formalización o normalización. Consiste en estandarizar actividades o atributos respecto de un proceso, producto o resultado. Se plasma a través de instrumentos como los manuales, los circuitos administrativos, etc.
  1. Determinación del sistema de autoridad. A través de éste se consolidarán:
  • Los niveles jerárquicos;
  • Los procesos de toma de decisiones;
  • Las asignaciones de atribuciones (misiones y funciones);
  • Los alcances de las responsabilidades.

Las organizaciones poseen diferentes estructuras entre sí, y una misma organización puede ir cambiando su estructura, conforme evoluciona su número de integrantes, la especialización, el grado de concentración de la autoridad, etc.

Por lo tanto, la estructura puede ser modificada toda vez que las necesidades de la organización así lo requieran; debiendo guiarse por una lógica que permita el logro de la eficacia y eficiencia organizacional.

Toda organización, en función de su misión y objetivos y de acuerdo a determinados factores, como el contexto, la tecnología que emplea en sus actividades, su tamaño, etc., decidirá la forma particular de su estructura. La elección de una u otra forma definirá la filosofía que guiará el accionar organizacional, que se materializará a través de su diseño institucional, dentro del cual sus participantes verán condicionados sus comportamientos, en función de las relaciones espacio-temporales que se verifican.

Para la determinación de los niveles o escalas jerárquicas, podemos utilizar el modelo de los autores clásicos, que representa la estructura de las organizaciones como un triángulo, habitualmente llamado "pirámide administrativa", en el que se determinan tres niveles jerárquicos:

 De esta manera, la estructura formal representa una cadena de niveles jerárquicos, o cadena escalar, superpuestos, formando una pirámide. En cada uno de estos niveles se presenta una división administrativa en la cual los superiores tienen autoridad sobre los subordinados que se encuentran en los niveles inferiores, aumentando la autoridad y la responsabilidad a medida que se asciende en la escala jerárquica.

En general, cuanto más grande es la organización, mayor es el número de subdivisiones en cada nivel de su estructura.

Existen tres aspectos fundamentales en la estructura:

  1. Cantidad de niveles jerárquicos.
  2. Normas o reglas para acotar las tareas.
  3. Centralización (o descentralización) de la toma de decisiones.

Lo que constituye las dimensiones de la estructura:

  1. Complejidad
  2. Formalización
  3. Centralización

Luego de analizar los puestos de la organización, se elaborará un proceso de síntesis, que permita la agregación de los puestos en unidades homogéneas, lógicas y consistentes.

Por lo tanto, se definirán los criterios sobre los que se agruparán los puestos o unidades (departamentos) y éstas en unidades mayores (Direcciones) y la dimensión de las mismas.

  1. Departamentalizar es agrupar tareas homogéneas, de acuerdo a algún criterio. A medida que la organización crece, el organigrama "crece".

  2. Departamentalización
  3. Coordinación

La coordinación tiene como fin lograr que los diferentes departamentos funcionen como una unidad. Es el resultado de la necesidad que tienen las organizaciones de integrar diversas funciones.

La coordinación deberá conciliarse con la necesidad de la especialización. La falta de coordinación provoca conflictos, pérdida de control y una responsabilidad diluida por la separación entre autoridad y competencia y rechazo de la responsabilidad.

Los dispositivos que contribuyen a la coordinación son:

1. La autoridad.

2. La coordinación entre departamentos, que a su vez puede lograrse a través de:

  • Los comités;
  • El sistema de planificación;
  • El manual de organización;
  • Los procedimientos;
  • Las comunicaciones laterales;
  • Las reuniones;
  • Las funciones de asesoramiento
  • Las Unidades de Proyectos Especiales
  1. Es el proceso por el cual una persona que posee una autoridad superior otorga a otra persona una autoridad específica que, al aceptarla se responsabiliza frente al superior por el cumplimiento de la tarea. Volpentesta (2002).

    De esta definición surge que en este proceso la única responsabilidad que se transfiere, es la relacionada con las cuestiones de eficiencia y operatividad, es decir, la ejecución de acciones tendientes a la realización de las tareas. Es decir, la responsabilidad que la función exige; así como la autoridad y los medios necesarios para que la persona pueda cumplir con lo que se le ha delegado, dentro de los límites establecidos.

    Por ello, quien delega autoridad conserva la responsabilidad última, lo que significa que un administrador sigue siendo responsable, ante su superior, en última instancia, por las acciones de sus subordinados a quienes se les ha delegado autoridad y transferido la responsabilidad operativa.

  2. Delegación: Autoridad y Responsabilidad.

    Descentralizar es desconcentrar el poder de toma de decisiones.

    La descentralización no se aprecia en el organigrama, pues en éste sí podemos ver quién depende de quién, pero no alcanzamos a apreciar quién es quien toma las decisiones en la organización. Pues además, en la toma de decisiones intervienen muchos aspectos informales v.gr.: relaciones de parentesco, o el caso de directores de una misma línea jerárquica, pero que informalmente tienen distinto poder a la hora de tomar decisiones.

  3. Descentralización
  4. Formalización de la estructura de la organización

Las técnicas que a continuación se describen son utilizadas para representar la estructura de la organización, de modo tal que permita su rápida comprensión, facilitando el análisis y la exposición de los problemas que posee.

Manual de funciones

Es el complemento escrito del organigrama y junto con él forma parte del manual de organización. De cada puesto de trabajo incluye:

  • Objeto: finalidad del sector de la organización
  • Puesto: la descripción del cargo, y sus misiones y funciones básicas
  • Responsabilidad: la descripción de las tareas por las cuales responde el sector
  • Autoridad: quiénes dependen de él y de quién depende el sector
  • Información: qué información debe generar y recibir el sector, y con qué grado de detalle y periodicidad
  • Actualización: la especificación del procedimiento de actualización periódica y la revisión del manual de organización.

Se puede extender a todos los puestos y niveles del organigrama, teniendo en cuenta que, a mayor cantidad de puestos y niveles, si es complejo, se hace más costosa su elaboración y si es muy detallado, se hace más difícil su revisión y actualización.

El manual de funciones es una parte clave del proceso de comunicación en la organización. Todas las personas que participan en la organización deben saber qué se espera de ellas en el desempeño de sus tareas.

El manual es indispensable para resolver problemas de superposiciones de funciones, duplicidad de actividades, define responsabilidad y autoridad, asimismo facilita el proceso de capacitación e incorporación del personal.

Organigrama

Modelo gráfico que representa, entre otras cosas, la forma en que se han agrupado las tareas, actividades o funciones en una organización. Muestra las áreas o departamentos que integran a una organización.

El organigrama da una visión global de la organización, como esta conformada y los rangos de autoridad con la cual se rige y la interrelación que existen entre sus componentes.

Parámetros a respetar en el diseño de organigramas: claridad, simplicidad y simetría (los niveles de igual jerarquía se ubican a la misma altura), teniendo siempre en cuenta que estos modelos deben cumplir con la finalidad de facilitar la comunicación entre las personas.

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  1. Conclusión

Los mismos conceptos y propósitos analizados para la estructuración de una definición sobre la naturaleza de la organización nos dan la pauta para determinar su importancia.

Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis, así como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina que se verá reflejada en la productividad y eficiencia de la empresa que la requiera.

Para demostrar lo anterior nos basamos en los siguientes hechos:

La organización puede darse donde exista un organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria.

Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen uso de los recursos con que ese organismo cuenta.

En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función organizativa debido a su magnitud y complejidad, es esencial, sin ella no podrían actuar.

Para la PYME, la organización también es importante, por que al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc.

La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada organización el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad.

Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la organización es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en este, para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc.

  1. BIBLIOGRAFÍA

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    Como implementar la estrategia organizacional en la empresa

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    Gellerman, Paul W.

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    ELIZABETH DELGADO ACUÑA

    ARACELI MONTERO REVELO

    ADRIANA VICTORIA VEGA FLORES

    ADRIANA ESCOBEDO HERNANDEZ

    MARCO ANTONIO ALBA GUZMÁN

    INSTITUTO DE ESTUDIOS UNIVERSITARIOS

    MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN

    SOCIOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓN.

    JUNIO 2005


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