- Definición
- Partes del
formulario - Requerimientos del analista y
dibujante de formularios - Clasificación
- Consideraciones generales para
la elaboración de un formulario - Diseño del
formulario - Análisis de
formularios - Sistemas de control de
formularios - El índice
funcional - Clasificación de
formularios - Control de
inventarios - Flujograma
- Cargo
- Sistema de calidad y
mejoramiento continuo - Ejemplo de una hoja de
descripción de cargo - Conclusión
- Bibliografía
Debido a la división
del trabajo y la
resultante especialización de funciones, las
necesidades primordiales de recursos
humanos para la
organización, sea en cantidad o en calidad, se
establecen mediante una representación de descripción y determinación de
cargos.
La descripción del cargo señala los
quehaceres, los deberes y las responsabilidades del cargo, en
tanto que las determinaciones del cargo se ocupan de los
requisitos que el ocupante necesita ejercer. Por tanto los cargos
se abastecen de acuerdo con estas delineaciones y esas
especificaciones.
El ocupante del cargo debe tener características
compatibles con las especificaciones del cargo, en tanto que la
actuación que deberá desempeñar es el
contenido del cargo explorado o registrado en la
descripción.
En general, la descripción del cargo presenta el
contenido de éste de manera impersonal, y las
especificaciones facilitan la percepción
que tiene la organización respecto de las
características humanas que se requieren para elaborar
el trabajo,
formuladas en términos de educación,
experiencia e iniciativa.
Es necesario que se describan y analicen los cargos para
conocer su contenido y sus especificaciones, con el fin de
administrar los recursos humanos
empleados en ellos; El cargo se debe conocer en su totalidad y
para esto es importante la descripción y el análisis de cargos, es el mejor
camino.
No solo debemos enfocarnos en los cargos que existen
dentro de una organización; actualmente, en la
mayoría de las tareas realizadas por el hombre, se
emplean los formularios,
éstos son papeles o documentos que se
utilizan para recopilar y transmitir información que es de imperiosa necesidad
el darla a conocer en la realización efectiva de los actos
de cada unos de los miembros de la organización, dentro y
fuera del área de trabajo.
Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo
tanto si éstos no son funcionales y no están
diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se les
da, pueden entorpecer e impedir la operación del procedimiento o
sistema en el
cual está involucrado, ocasionando confusiones, demoras y
errores aun en los procedimientos y
sistemas
diseñados con un alto grado de perfección. Por otra
parte, la ventaja de los formularios es que al
rediseñarlos o simplificarlos, se puede llegar a producir
un mejoramiento notable; por ello, el análisis, diseño
y control de
formularios es indispensable en toda organización para
garantizar una adecuada sinterización del flujo de
documentos en las diferentes dependencias que la conforman,
tomando en cuenta tanto la creación, impresión y
almacenamiento de
los formularios, así como su procesamiento y
circulación.
Otro instrumento que se utiliza con mucha frecuencia en
las organizaciones,
porque facilitan la definición, formulacion, analisis y
solucion de cualquier problema que se pueda presentar dentro de
la organización, es el Flujograma o
Diagrama de
Flujo, que consiste en representar gráficamente
hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por
medio de símbolos;
pueden contener información adicional sobre el método de
ejecución de las operaciones, el
itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el
tiempo
empleado, entre otros. Los flujogramas
son considerados, en la mayoría de las empresas o
departamentos de sistemas, como uno de los principales
instrumentos en la realización de cualquier método
y sistema, ya que éstos permiten la visualización
de las actividades innecesarias y verifican si la distribución del trabajo está
equilibrada y bien distribuida en las personas.
El diagrama de
flujo ayuda al analista a comprender el sistema de
información de acuerdo con las operaciones de
procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas
etapas, con el fin de mejorarlas e incrementar la existencia de
sistemas de
información para la
administración.
TEORIA GENERAL DE FORMULARIOS.
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios
en blanco para registrar información variable, el
cuál tendrá diferente utilización
según el área funcional a la cual pertenezca. Puede
considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo
objetivo es
trasportar información para simplificar y facilitar el
desarrollo de
los procedimientos
administrativos. En ellos se imprime información
constante y que tiene una serie de espacios para asentar
información variable. Es todo papel que contenga
información, texto,
epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos
posteriormente
Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como
identificación del organismo, título o
denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción
que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.
Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos
del formulario, que son los que generan la acción
implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la
información que se desea obtener, mediante la
utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca
de los datos y la distribución siguiendo una secuencia
lógica
de colocación.
Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusión del
formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la
información registrada en el cuerpo del mismo, y
también se asienta el código
de registro
Objetivo:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son
aquellos medios para
alcanzar un fin.
Objetivos específicos,
Facilitar el flujo de información y el
procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los
procedimientos, sintetizar y relacionar información y por
ultimo, dar valor legal a
determinadas transacciones.
Importancia:
Su importancia radica en que sirven de soporte a las
transacciones y los empleados trabajan guiándose por los
formularios, además cualquier acto administrativo se
refleja en un formulario.
Uso de los formularios.
Se utilizan para garantizar la uniformidad de
información, dar precisión y para eliminar la
necesidad de copiar a mano.
Presentación.
De acuerdo a la presentación se pueden encontrar
formularios como: talonarios, juego-listo o
snap-out, formas continuas, autocopiante químico,
físico o carbonizado, y cuaderno.
REQUERIMIENTOS DEL
ANALISTA Y DIBUJANTE DE FORMULARIOS:
Para el análisis de formularios es necesario
conocer la estructura y
funciones de la organización, y los sistemas
administrativos. Tener capacitación en técnicas
de diseño y, en el diseño y análisis de
formularios. Conocer las técnicas de impresión y
los tipos de papel y tinta.
Para el dibujo se
requiere capacitación en técnicas de dibujo,
diseño e impresión, destreza en el manejo de
equipos de dibujo y experiencia en el diseño de
formularios.
Se pueden clasificar según su uso como breves,
eventuales, pilotos y definitivos; según su aspecto
funcional pueden presentarse como convenios, reclamos,
solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos
estimados, acuses de renta, entre otros;
Según su diseño pueden ser líneas,
recuadros y columnas.
De acuerdo a su forma de utilización pueden ser
de posición o estadísticos, los que se conocen como
ficheros; Y de relación o dinámicos los cuales se
utilizan para dar información circular por varios servicios.
Según su ámbito de aplicación
pueden ser básicos de una dependencia, o temporales los
cuales se aplican en momentos determinados como lo son las
encuestas.
CONSIDERACIONES
GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN
FORMULARIO.
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un
formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es
realizar una revisión y determinar la necesidad del
formulario y si existen formularios que compartan en mismo
objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar
de papel y letra adecuada para el diseño e
impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la
formación que contendrá el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la
mejor distribución de estos, de acuerdo con los
responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina,
evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de
zonas sombreadas.
Una vez realizada esta revisión se procede a
poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si
cumple su objetivo.
Requisitos básicos:
Antes de llevar a cabo la elaboración del
formulario se debe crear una actitud mental
favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho
formulario, y sobre todo debe presentar el método
más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos,
y al mismo tiempo facilitar el uso de la información una
vez que ha sido registrada en la respectiva forma.
Es muy importante tomar en cuenta la economía en papel e
impresión de la forma, sin sacrificar la eficiencia en su
uso.
Utensilios necesarios.
– Papel cuadriculado.
– Papel blanco
– Lápiz 3H y de colores.
– Reglas en centímetros, pulgadas y reglas para
diseño de formularios continuos.
– Escuadras de 45° y 60°
Líneas y letras
Sirven para separar las zonas de información o
grupos de
datos y guiar la vista de los usuarios cuando registran o leen
los datos. Se utilizan para determinar las áreas
destinadas a la recolección de datos e
información.
Las líneas pueden ser:
– Fina paralela.
– Fina
– De medio punto
– De un punto
– De puntos
– De guiones.
Para la composición se debe seleccionar el tipo
de letra, a fin de combinar las líneas y letras para
concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la
descripción de los datos.
El proceso de
elaboración del formulario comienza con el diseño
del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del
proceso y para ello se deben cumplir la fase del
pre-diseño, diseño y post-diseño.
Fases para el diseño.
Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una
lista de comprobación y determinar con detalles las
necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los
requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas
para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a
realizar la fase del diseño.
¿Se determinó la necesidad de la
existencia del impreso?
¿Son necesarios todos los elementos recogidos por
el mismo?
¿Son necesarias todas las copias
previstas?
¿Es lógica la secuencia de los
datos?
¿La cantidad de escritura
requerida para registrar los datos esta reducida al
mínimo?
¿Esta autorizado el diseño del
formulario?
¿Cuál es el departamento
origen?
¿Cuál es la finalidad del
formulario?
¿Tienen relación el nombre del formulario
con la finalidad?
¿Es necesario un subtitulo?
¿Está la cantidad a imprimir,
relacionada con el uso que se va a hacer del
formulario?
¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado
al impresor?
¿Con qué frecuencia se va a usar el
formulario?
¿Debe tener el formulario un número de
serie?
¿Este formulario elimina la necesidad de
algún otro?
¿Puede afectar de alguna forma previsible, la
aparición de este formulario a los ya
existentes?
Fase del diseño: En esta fase se busca ordenar
lógicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la
cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe
contar en las casillas 2,5 mm por caracter, para las entradas que
se van a hacer con máquinas
de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirán a
mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los
datos.
Determinar el tamaño, la anchura del impreso
vendrá determinada por la línea de mayor longitud;
de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El mayor
número de líneas en sentido vertical,
determinará la altura del formulario. Añadir los
tamaños de los márgenes necesarios para tener el
tamaño total.
Ajuste, decidir el tamaño del papel que se va a
utilizar empleando medidas estándar y realizando los
ajustes necesarios para que encaje en el mismo.
Trazado, dibujar todas las líneas que crucen
completamente el impreso de arriba abajo. Completar la red dibujando todas las
reglas incompletas, tanto verticales como
horizontales.
Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos,
incluyendo las instrucciones a un tamaño aproximado al
real.
Instrucciones, una vez realizado el diseño, se
debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Si
es necesario, dar especificaciones adicionales para el
impresor.
Lista de comprobación del diseño: El
formulario debe responder afirmativamente a alas siguientes
preguntas, para poder pasar a
la próxima fase:
¿Indica el titulo claramente la naturaleza y
función
del formulario?
¿Se encuentra en una posición
adecuada?
¿Los datos fijos se comprenden
fácilmente?
¿El lenguaje es
claro?
¿Están las instrucciones
específicas próximas al lugar de los datos a que
se refieren?
¿Están las instrucciones generales
ubicadas adecuadamente?
¿Las líneas son las adecuadas?
¿Se han aplicado las líneas
adecuadamente?
¿Se han aprovechado por completo todas las
posibilidades de las casillas?
¿Los datos fijos se encuentran el ángulo
superior izquierdo?
¿Se identifican todas las copias del
formulario?
¿Esta el formulario identificado mediante un
código numérico?
Posterior a esto, se debe realizar una lista de
comprobación del cumplimiento del formulario, donde se
deben responder afirmativamente las siguientes
preguntas:
¿Se ha reducido al mínimo la cantidad de
escritura necesaria?
¿Se encuentran los datos fijos en el orden
más lógico?
¿Se dispone de espacio suficiente para cada dato
variable?
¿Son correctos los espaciados horizontales y
verticales?
¿Se han especificado correctamente los
márgenes?
¿Los títulos, números y colores
facilitan el seguimiento, despacho y manejo del
formulario?
¿Viene el formulario identificado con un
número impreso?
¿Están identificadas las copias del
impreso para hacer posible su autoseguimiento?
¿Se usan casillas "A" y "Desde"?
Se debe prestar mucha atención al formulario y comprobar que no
aparezca el nombre de la empresa en un
formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al
igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer
en un impreso externo.
Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se
debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel,
color de la tinta, papel carbón total o parcial,
perforaciones, para el archivo, tipos de
impresión por una o ambas caras; de ser el caso, dirección de datos, márgenes,
numeración, numero de ejemplares, fecha de entrega e
impresión continua.
Partes de un instructivo
Todo formulario debe ir acompañado de su
respectivo instructivo, el cual agiliza la implementación
de forma eficaz. Debe estar elaborado en un lenguaje claro
y preciso.
El instructivo esta divido en:
– Titulo del formulario
– Objetivos
(razón de la situación)
– Generalidades
– Modo de llenado (maquina o a mano)
– Medio de obtención
– Tiempo estimado
Características de impresión:
– Numero de copias
– Papel (color, marca y base del
original y copias)
– Tinta, color de tinta.
– Márgenes (lado y ancho para
archivar)
– Indicar si lleva perforaciones.
– Encuadernación (hojas sueltas o
cosidas)
– Juego (desglosables o sueltos)
– Encolados
– Indicar lado
– Lomo abierto o cubierto
– Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u
otro
– Instrucciones de cómo llenar los espacios en
blanco
Consideraciones generales sobre el análisis de
formularios:
Es una operación que requiere la habilidad y
experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es
recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos
formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de
los formularios anteriores e implantar los nuevos.
Requisitos básicos para un buen
análisis.
Todo formulario, bien analizado, debe contener una
agrupación lógica de los datos, orden de llenado,
de lectura, orden
conceptual y orden de importancia. Distribución de
espacio, títulos claros que definan su función
dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente
ubicadas, tamaño de las letras bien proporcionada y mejor
seleccionado.
Los datos más solicitados, como lo son los
totales, bolívares, pesos, entre otros, deben destacarse,
debe presentar una escogencia y correcta aplicación de las
líneas, debe facilitar su labor personal que
trabaje con ellas correcta definición de márgenes
bien espaciados. Estandarización del tamaño del
papel. Selección
del papel de acuerdo a la función que va a
desempeñar la forma y su duración. Correcto numero
de copias indicando en cada uno, su destino.
Combinación y rediseño de
formularios
Aquellos formularios que tienen un objetivo similar,
pueden fusionarse y pueden servir al propósito alcanzado
por cada uno separadamente.
Al hacer el rediseño propuesto, hay que
determinar si es el más adecuado para obtener o recoger la
información con claridad y precisión con que lo
venia haciendo el formulario anterior. Si se ha utilizado el
papel adecuado, orden lógico, espacios apropiados,
términos y palabras de significado común, para que
el formulario continúe suministrando a los usuarios los
datos e información que venía obteniéndose
con los formularios en uso, como influye el nuevo formulario en
los procedimientos en los cuales estaban inmersos los formularios
fusionados. Debe elaborarse el formulario necesario para revisar
gráficamente como circulara el nuevo
formulario.
SISTEMAS DE CONTROL
DE FORMULARIOS.
Es un plan o
método usado por la gerencia para
guiar y regular las operaciones de oficina, mediante
la normalización del flujo de papeles, donde
se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los
formularios en forma más eficiente y mantener el
seguimiento a cada formulario implantado.
Consideraciones generales de los sistemas de
control
Eliminar los formularios innecesarios y evitar su
creación, consolidar formularios que se complementen,
rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y
disminuir lo errores. Mantener cantidades adecuadas de
formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado
para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en coordinación con el departamento de
compras para
evitar la adquisición de formularios no autorizados.
Revisar muestras de los formularios antes de su impresión
final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.
Nivel de organización.
El control de formularios se debe centrar en un lugar
suficientemente alto dentro de la organización como para
dar una visión amplia, necesaria para la revisión,
coordinación y mejora de la instalación de los
formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del
analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide
cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide
cuáles son los datos necesarios.
Control de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el
establecimiento de un programa de
control como política de la
empresa y la
comprensión de los factores que componen el problema. Debe
existir relación entre el control y, los sistemas y
procedimientos. Los componentes básicos de este programa
deben ser la función que efectúa la forma, el tema
principal de la forma y el tema secundario.
Es la principal herramienta en la unidad de control,
contiene los formularios agrupados de acuerdo con el
propósito a que sirven. El índice funcional es para
uso exclusivo de quienes son responsables del control de
formularios. Los formularios destinados a propósitos
similares pueden ser analizados para determinar cuál puede
ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente
usado. Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente
con los propósitos de acordar autorizar, facturar,
instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.
Pasos para la elaboración
Tomar muestra de todos
los formularios, posteriormente agrupar los formularios por los
que se hayan escogido, así como las subdivisiones de esos
temas, y codificar por temas, agrupar por función,
codificar por función, preparar carpetas para archivar las
muestras, preparar una lista tabulada con la información
del número y nombre del formulario, y el número de
índice funcional que le corresponde.
Determinar para cada caso cuál
clasificación es más conveniente a los fines de
control que se persiguen y a la empresa en que se
aplica.
Número correlativo: asignar un
número de código a todos los formularios.
Éste es poco flexible y se desactualiza constantemente
por lo que es ideal para empresas pequeñas.
Por área emisora:
- Asignar a cada departamento un millar de
números, de códigos o una centena de acuerdo a
la magnitud.
Compras: 0000 al 0999
Contabilidad
1000 al 1999
Ventas 2000 al 2999
- Asignar los dígitos característicos a
cada área y un número correlativo.
Compras 01 – XXXX
Contabilidad 02 – XXXX
Ventas 03 – XXXX
Por el procedimiento en que interviene: Es el
que presenta mayores ventajas por la fácil
ubicación del formulario por parte del
usuario.
PROCEDIMIENTO CARACTERISTICA
Liquidación de haberes 11
Control de gestión 20
Movimientos de fondos 30
Para llevar a cabo el control de
inventarios, se recomienda hacer uso de las siguientes
guías.
Libro de existencia: Es conveniente llevar un
libro de hojas
intercambiables a una cuenta para cada impreso en la que
controlen las entradas, salidas y existencias. En las cuentas se debe
tomar una señal que se denomina stock-mínimo,
éste representa el numero de impresos que se consideran
necesarios para cubrir el suministro durante el tiempo que media
entre el nuevo pedido y la entrega por parte de la imprenta.
Planning de existencias: Cuando la importancia
del suministro o el volumen de
impresos en un almacén
requiere un control más rápido de las existencias,
se puede utilizar un planning a base de señalizar en
columnas verticales divisiones de 100 o grupos superiores de
ejemplares y a medida que se vayan suministrando se desplaza la
señal de derecha a izquierda y por la posición en
la columna que esta ocupe nos reflejará en todo momento de
ejemplares que hay en existencia.
Notas para petición de impresos: El
almacén no debe servir de ningún pedido sin la
correspondiente nota o factura, que
deberán firmar en las secciones o negociados a los que se
efectúe el suministro y que servirá de justificante
para la anotación en el libro de existencias.
2.1 Concepto
Es un esquema para representar gráficamente un
algoritmo. Se
basa en la utilización de diversos símbolos para
representar operaciones específicas. Se les llaman
diagramas de
flujo porque los símbolos utilizados se conectan por
medio de flechas para indicar la secuencia de
operaciones.
Para que puedan ser comprendidos por todas las personas,
los símbolos se someten a una normalización, o lo
que es en realidad se hicieron símbolos casi universales,
ya que, en un principio cada usuario podría tener sus
propios símbolos para representar sus procesos en
forma de diagrama de flujo. Esto trajo como consecuencia que solo
el que conocía sus símbolos los podía
interpretar.
La simbología utilizada para la
elaboración de diagramas de
flujo es variable y debe ajustarse a un patrón definido
previamente.
2.2 Tipos (Clases)
Según Gómez Cejas, Guillermo
(año 1.997):
- Según su forma:
- Formato Vertical: En él el flujo o la
secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una
lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
información que se considere necesaria, según su
propósito. - Formato Horizontal: En él el flujo o la
secuencia de las operaciones, va de izquierda a
derecha. - Formato Panorámico: El proceso entero
está representado en una sola carta y puede
apreciarse de una sola mirada mucho más
rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su
comprensión, aun para personas no familiarizadas.
Registra no solo en línea vertical, sino también
horizontal, distintas acciones
simultáneas y la participación de más de
un puesto o departamento que el formato vertical no
registra. - Formato Arquitectónico: Describe el itinerario
de ruta de una forma o persona sobre
el plano arquitectónico del área de trabajo. El
primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo,
mientras que los últimos son fundamentalmente
representativos.
- Por su propósito:
Las formas pueden representarse por símbolos,
por dibujos o
fotografías reducidas o por palabras descriptivas. Se
usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma
en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso
al proceso de progresión horizontal, cruzando las
diferentes columnas asignadas a las unidades de la
organización o a los individuos.- De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con
muy pocas o ninguna descripción de las operaciones.
Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos
por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a
través de los diversos puestos y departamentos, desde
que se origina hasta que se archiva. Retrata la
distribución de múltiples copias de formas a un
número de individuos diferentes o a unidades de la
organización. - De Labores (¿qué se hace?): Estos
diagramas abreviados sólo representan las operaciones
que se efectúan en cada una de las actividades o labores
en que se descompone un procedimiento y el puesto o
departamento que las ejecutan. El término labor
incluyendo toda clase de
esfuerzo físico o mental. Se usa el formato
vertical. - De Método (¿cómo se hace?): Son
útiles para fines de adiestramiento y presentan además la
manera de realizar cada operación de procedimiento, por
la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia
establecida. Se usa el formato vertical. - Analítico (¿para qué se hace?):
Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento
dentro de la secuencia establecida y la persona que las
realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las
operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es
importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida
o alguna observación complementaria. Se usa
formato vertical. - De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta
el itinerario y la distancia que recorre una forma o una
persona durante las distintas operaciones del procedimiento o
parte de él, señalando el espacio por el que se
desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo
empleado en el recorrido. Se usa el formato
arquitectónico. - Combinados: Presenta una combinación de dos o
más flujogramas de las clases anteriores. Se usa el
flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos
y análisis (qué se hace, cómo se hace,
para qué se hace).
Se usa el formato panorámico para combinar varias
formas y labores de varios puestos o departamentos.
Según Chiavenato, Idalberto (año
1.993): Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de
Flujo
El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia
de la rutina y es extremadamente útil para armar una
rutina o procedimiento para ayudar en la
capacitación del personal y para racionalizar el
trabajo.- Diagrama de flujo vertical: También denominado
gráfico de análisis del proceso. Es un
gráfico en donde existen columnas verticales y
líneas horizontales. En la columnas verticales
están los símbolos o convencionales ( de
operación, transporte, control, espera y archivo), los
funcionarios involucrados en la rutina, el espacio
recorrido para la ejecución y le tiempo
invertido.El Diagrama de flujo horizontal destaca a las
personas u organismos que participan en una determinada
rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina
involucra varios organismos o personas, ya que permite
visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar
la distribución de las tareas para una posible
racionalización o redistribución del
trabajo. - Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al
anterior, al revés de la secuencia que se traslada
verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este
utiliza los mismos símbolos y convenciones que el
vertical. - Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de
flujo que representa la rutina a través de una
secuencia de bloques, cada cual con su significado y
encadenados entre sí. Utiliza una simbología
mucho más rica y variada que los diagramas anteriores,
y no se restringe a líneas y columnas preestablecidos
en el gráfico.
Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama
para representar los sistemas, es decir, para indicar entradas,
operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc, que
constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los
sistemas.
Según Gómez Rondón, Francisco
(año 1.995):
- Por su presentación:
- De bloque: Se representan en términos
generales con el objeto de destacar determinados
aspectos. - De detalle: Plasman las actividades en su más
detallada expresión.
- Por su formato:
- De formato vertical: En el que el flujo de las
operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a
izquierda - De formato horizontal: En el que la secuencia de las
operaciones va de izquierda a derecha en forma
descendente - De formato tabular: También conocido como de
formato columnar o panorámico, en el que se presenta en
una sola carta el flujo total de las operaciones,
correspondiendo a cada puesto o unidad una columna - De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o
flujo de personas, formas, materiales,
o bien la secuencia de las operaciones a través del
espacio donde se realizan.
- Por su propósito:
- De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de
documentos con poca o ninguna descripción de operaciones
con poca o ninguna descripción de
operaciones. - De labores: Indica el flujo o secuencia de las
operaciones, así como quién o en donde se realiza
y en qué consiste ésta. - De método: Muestra la secuencia de
operaciones, la persona que las realiza y la manera de
hacerlas. - Analítico: Describe no sólo el
procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada
operación, sino para qué sirven. - De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza
una forma o una persona. - Combinados: Emplean dos o más diagramas en
forma integrada. - De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la
información con textos y dibujos.
Asistido por computadora:
El flujo de información se hace con recursos de software.
2.3 Simbología
A continuación se mostraran las
simbologías mas utilizadas:
Símbolo Función
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
Según los siguientes autores, podremos ver la
definición, características, tipos,
símbolos, diseño y elaboración de
Flujogramas o Diagramas de Flujo:
Según Gómez Cejas, Guillermo
(año 1.997):
El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa
gráficamente las distintas operaciones que componen un
procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia
cronológica. Según su formato o propósito,
puede contener información adicional sobre el
método de ejecución de las operaciones, el
itineraro de las personas, las formas, la distinta recorrida del
tiempo empleado, etc.
Importancia: es importante ya que ayuda a
designar cualquier representación gráfica de un
procedimiento o parte de este , el flujograma de conocimiento o
diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo
de información de un procedimiento.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las
mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como
uno de los principales instrumentos en la realización de
cualquier métodos y sistemas.
Según Chiavenato Idalberto (año
1.993):
El flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica
que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene
la ventaja de indicar la secuencia del proceso en
cuestión, las unidades involucradas y los responsables de
la ejecución.
Importancia: es importante los flujogramas en
toda organización y departamento, ya que este permite la
visualización de las actividades innecesarias y verifica
si la distribución del trabajo está equilibrada, o
sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para
algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
Según Gómez Rondón Francisco
(año 1.995):
El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la
representación simbólica o pictórica de un
procedimiento administrativo.
Importancia: son importantes para el
diseñador porque le ayudan en la definición,
formulación, análisis y solución del
problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el
sistema de información de acuerdo con las operaciones de
procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas
etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la
existencia de sistemas de información para la administración.
2.4 Características de los
Flujogramas
Según Gómez Cejas, Guillermo
(año 1.997):
- Sintética: La representación que se
haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido
en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos dificultan su comprensión y
asimilación, por tanto dejan de ser
prácticos. - Simbolizada: La aplicación de la
simbología adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas,
repetitivas y confusas en su interpretación. - De forma visible a un sistema o un proceso: Los
diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o
proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es
comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los
rasgos principales de una región, y que a su vez permite
observar estos rasgos o detalles principales.
Según Chiavenato, Idalberto (año
1.993):
- Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado
todos los aspectos del procedimiento. - Dar las bases para escribir un informe
claro y lógico. - Es un medio para establecer un enlace con el personal
que eventualmente operará el nuevo
procedimiento.
Según Gómez Rondón, Francisco
(año 1.995):
- De uso, permite facilitar su empleo.
- De destino, permite la correcta identificación
de actividades. - De comprensión e interpretación,
permite simplificar su comprensión. - De interacción, permite el acercamiento y
coordinación. - De simbología, disminuye la complejidad y
accesibilidad. - De diagramación, se elabora con rapidez y no
requiere de recursos sofisticados.
3.1 Definición
El cargo se compone de todas las actividades
desempeñadas por una persona, las cuales pueden incluirse
en un todo unificado que ocupa una posición formal en el
organigrama.
Para desempeñar sus actividades, la persona que
ocupa un cargo debe tener una posición definida en el
organigrama. De este modo, un cargo constituye una unidad de la
organización y consiste en un conjunto de deberes que lo
separan y distinguen de los demás cargos.
La posición del cargo en el organigrama define su
nivel jerárquico, la subordinación (a quién
reporta), los subordinados (a quién supervisa), el
departamento o división donde está situado y
cuáles son los cargos con que mantiene relaciones
laterales. Esto implica establecer categorías o
condiciones.
La definición del cargo se fundamenta en la
noción de tarea, atribución y
función:
- Tarea: es una actividad individual que ejecuta
el ocupante del cargo. En general, es la actividad asignada a
cargos simples y rutinarios. - Atribución: es una actividad individual
que ejecuta la persona que ocupa un cargo. En general, se
refiere a cargos mas diferenciados (ocupados por quienes
trabajan por meses o por los empleados de oficina). La
atribución es una tarea un poco mas sofisticada, mas
intelectual y menos material. - Función: es un conjunto de tareas o
atribuciones que el ocupante del cargo ejecuta de manera
sistemática y reiterada. También puede
ejecutarlas un individuo
que, sin ocupar un cargo, desempeña una función
de manera transitoria o definitiva. Para que un conjunto de
tareas o atribuciones que constituyen una función, se
requiere que se ejecuten de modo repetido. - Cargo: conjunto de funciones con
posición de finida en la estructura
organizacional, en el organigrama. La posición
define las relaciones entre el cargo y los demás cargos
de la organización. En el fondo, son relaciones entre
dos o mas personas.
Existen cargos que tienen un solo ocupante, en tanto que
otros tienen varios ocupantes que realizan las mismas tareas,
cuando una persona ocupa determinado cargo, se espera que ejecute
las tareas o atribuciones propias del cargo, dependa de un
superior, administre su subordinados y responda por su unidad de
trabajo.
Ubicación del cargo en el
organigrama
3.2 Diseño del Cargo
El diseño de un cargo es la especificación
del contenido, de los métodos de trabajo y de las
relaciones con los demás cargos para cumplir requisitos
tecnológicos, empresariales, sociales y personales del
ocupante del cargo.
El diseño del cargo, representa el modelo que los
administradores emplean para proyectar los cargos individuales y
combinarlos en unidades, departamentos y
organizaciones.
En muchos casos, el diseño de cargos corresponde
a organismos de ingeniería
industrial (diseña cargos operativos) y de organización y
métodos (diseña cargos de oficina), al que le
compete la planeación
y la distribución de las tareas y atribuciones de gran
parte de la empresa. Los demás cargos (área
administrativa, financiera y mercadológica) son
diseñados generalmente por la gerencia
respectiva.
Todo esto implica que los cargos no son estables,
estáticos ni definitivos, sino que están en
evolución, innovación y cambio
continuos para adaptarse a las constantes transformaciones
tecnológicas, económicas, sociales, culturales y
legales.
Diseñar un cargo significa establecer cuatro
condiciones fundamentales:
- Conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante
deberá cumplir (contenido del cargo). - Cómo deberá cumplir esas atribuciones y
tareas 8métodos y procesos de trabajo). - A quién deberá reportar el ocupante del
cargo (responsabilidad); es decir, la relación
con su jefe. - A quién deberá supervisar o dirigir
(autoridad);
es decir, la relación con los subordinados.
3.3 Modelo de Diseño de
Cargo
Es probable que el diseño del cargo sea tan
antiguo como el trabajo humano (desde la caza o pesca). El
proceso se complicó cuando aumentaron las tareas y fueron
necesarias varias personas para realizarlas. Básicamente
la situación no se modifico mucho, a pesar de todos los
cambios sociales, políticos, económicos, culturales
y demográficos ocurridos durante la larga historia de la
humanidad.
Aunque la profunda división del trabajo implicada
por la Revolución
Industrial (debido al surgimiento de fábricas), no
modificó en contenido del trabajo, no modificó la
esencia de la situación de dependencia de una persona
respecto a otra.
A partir de la década de 1960, un grupo de
científicos del comportamiento
y consultores de empresas demostraron que los antiguos enfoques
de diseños de cargos conducen a resultados contrarios a
los objetivos organizacionales. A partir de entonces, surgen
nuevos modelos de
diseño de los cargos.
3.3.1 Modelo Clásico o Tradicional de
Diseño de Cargo
A comienzos del siglo XX, Taylor y sus
seguidores – Gantt y Gilbreth – hicieron un primer
intento, en donde la administración
científica pregonaba que sólo los
métodos científicos permitirían proyectar
los cargos y entrenar a las personas para obtener la eficiencia
máxima.
Mientras Taylor buscaba la cooperación entre la
administración y los obreros para aumentar
la productividad
y repartir sus beneficios entre las dos partes, sus seguidores
fueron mas restrictivos y se concentraron en dos aspectos
principales: determinación de la mejor manera de
desempeñar las tareas de un cargo, y utilización de
incentivos
salariales para garantizar la adhesión del empleado a los
métodos de trabajo establecidos, lo cual se
denominó racionalización del trabajo.
El entrenamiento de
un cargo se limitaba a las habilidades específicas
necesarias para la ejecución de las tareas. El punto de
vista dominante era que cuanto mas simple fuera y respectivas
fueran las tareas, mayor sería la eficiencia del
trabajador.
El modelo clásico diseña los cargos
teniendo en cuenta las siguientes etapas:
- Se parte del supuesto según el cual el
hombre es
sólo un apéndice de la máquina, se busca
la racionalidad eminentemente técnica. La tecnología (máquina, herramientas, instalaciones, distribución
física)
sirve de base para el diseño de los cargos. La manera de
analizar el diseño es lógica y determinista:
descomposición de la tarea en sus partes
componentes. - El trabajo se divide y fragmenta en partes, de modo
que cada persona realiza sólo una tarea sencilla y
rutinaria. En conjunto el trabajo de las personas debe ser
armonioso, rítmico y coordinado. - El diseño clásico de los cargos se basa
en la presuposición de estabilidad y permanencia a largo
plazo del proceso productivo, lo implica que el diseño
de los cargos es definitivo y se establece para siempre (no se
prevén cambios). - El trabajo se mide mediante el estudio de tiempos y
movimientos, para definir el tiempo medio de ejecución
(tiempo estándar) que representa el 100% de
eficiencia.
El resultado esperado es la eficiencia máxima, de
ahí se desprende la presuposición implícita
según la cual lo que es bueno para la organización
es bueno para el trabajador. El modelo clásico no
identifica ningún conflicto
entre individuos y organización.
Como se puede ver el esquema empleado es
característico del enfoque de sistema cerrado, incluye
pocas variables 8su
relación es de causa y efecto). Este enfoque
desarrolló el concepto de
línea de montaje, la gran innovación en su
época.
El estilo clásico de ordenar estos cargos buscaba
las siguientes ventajas:
- Admisión de empleados con calificaciones
mínimas y salarios
bajos. - Estandarización de las
actividades. - Facilidad de supervisión y control.
- Reducción de los costos de
entrenamiento. - Aplicación del principio de la línea
de montaje.
La excedida reducción de los cargos
arrastró como consecuencia las siguientes
desventajas:
- Los cargos sencillos y repetitivos se tornaron
monótonos y poco exigentes. - Al desmotivarse en el trabajo, las personas buscan
mejores salarios y condiciones de trabajo para suplir la
insatisfacción. - Los rápidos cambios sociales, culturales y
económicos indican que los cargos crean problemas
en el futuro, básicamente porque los jóvenes de
las posteriores generaciones van creciendo intelectualmente y
no se conforman con lo poco que le pueda ofrecer (cada vez
son mas ambiciosos).
3.3.2 Modelo Humanista de las Relaciones
Humanas
El modelo humanista surgió con la escuela de
relaciones humanas durante el transcurso de los años de
1930, en contra de la administración científica.
Para este modelo las personas pasaron de ser hombres
económicos (motivados por recompensas salariales) a
hombres sociales (motivados por incentivos sociales).
Con la teoría
de las relaciones
humanas se iniciaron los primeros estudios de liderazgo,
motivación, comunicaciones
y demás aspectos relacionados con las personas. Esta
teoría no se preocupó por el diseño de los
cargos, la única diferencia son las implicaciones humanas,
permite una interacción entre las personas y sus
superiores, como la participación en algunas decisiones
acerca de las tareas de la unidad. Posteriormente la escuela fue
criticada por la limitación del campo de estudio y la
parcialidad en las conclusiones.
Algunos aspectos como el tiempo libre y las condiciones
físicas de trabajo y de comodidad, se consideraban medios
para reducir la monotonía y desarrollar sentimientos
positivos.
Algunas Diferencias entre el Modelo Clásico
y el Modelo Humanista
Para ver el cuadro seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
3.3.3 Modelo Situacional o
Contingencial
Es el punto de vista mas amplio y complejo, tiene en
cuenta dos variables: las diferencias individuales de las
personas y las tareas involucradas; como también toma en
cuenta la estructura de la organización, la tarea y la
persona que la ejecutará.
El diseño de los cargo se basa no sólo en
los supuestos respecto de la naturaleza de las personas, sino
también en un conjunto de teorías
implícitas con relación al ambiente en
que se desempeñan los cargos.
En el modelo situacional, las prescripciones
relacionadas con el diseño del cargo no se basa en las
suposiciones de estabilidad y permanencia de los objetivos y los
procesos organizacionales, al contrario, son dinámicas y
se basan en la aplicación continua del cargo mediante el
enriquecimiento de tareas, como una responsabilidad básica
puesta en las manos del gerente y de
su equipo de trabajo. De este modo, el diseño situacional
de los cargos cambia con el desarrollo
personal del empleado y el desarrollo tecnológico de
la tarea.
En un mundo cambiante, los cargos no pueden ser
estáticos, la fuerte competencia exige
productividad y calidad, la organización debe alcanzar
altos niveles de desempeño y mejorar continuamente en la
aplicación de los talentos creativos y la capacidad de
autodirección y autocontrol de sus miembros, mientras le
proporciona oportunidades de satisfacción de sus
necesidades individuales.
A pesar de que satisfacer las necesidades individuales
no es algo primordial, pero deben de tenerse en cuenta ciertos
factores psicológicos para obtener:
- Elevada motivación intrínseca del
trabajo. - Desempeño de alta calidad en el
trabajo. - Elevada satisfacción con el
trabajo. - Reducción de las faltas al
trabajo y las desvinculaciones espontáneas
(rotación).
Las personas que ejecutan trabajos mas interesantes y
exigentes están mas satisfechas que las que ejecutan
tareas repetitivas y monótonas. Las oportunidades de
obtener mejores resultados aumentan cuando se conjugan tres
estados psicológicos esenciales en las personas que
ejecutan el trabajo:
- Cuando la persona cree que su trabajo es
significativo y tiene valor. - Cuando la persona se siente responsable por los
resultados del trabajo. - Cuando la persona conoce los resultados que obtiene
haciendo el trabajo.
Las investigaciones
de Edgard E. Lawler y Richard Hackman señalaron cinco
dimensiones esenciales de un cargo y comprobaron que cuanto mas
tuvieran un cargo las características representadas por
cada una de esas dimensiones, mayor sería el potencial
para crear los estados psicológicos citados
anteriormente.
De ahí surgió que cada cargo debe reunir
cinco dimensiones esenciales:
- Variedad: número y variedad de
habilidades exigidas por el cargo. Incluye la
intervención de diversas habilidades y conocimientos del
ocupante. Los cargos que representan gran variedad eliminan la
rutina y la monotonía, e implican mayores
desafíos. La variedad se produce a medida que el propio
empleado planea y programa su trabajo, suple sus insumos,
utiliza diversos equipos, ambientes, métodos de trabajo
y diferentes operaciones con creatividad
y diversidad. - Autonomía: grado de independencia y criterio personal que tiene el
empleado para planear y ejecutar el trabajo. Esto está
relacionado con el tiempo de que dispone el empleado para la
supervisión directa del gerente. Cuanto mayor es la
autonomía, mayor el tiempo que el empleado deja de
recibir supervisión directa. - Significado de la tarea: volumen del impacto
reconocible que el cargo produce en otras personas. Se refiere
a la interdependencia del cargo con los demás cargos de
la organización. Cuando el cargo satisface esta
dimensión, el empleado puede distinguir lo mas
importante de lo menos importante (en su trabajo). - Identidad con la tarea: grado en que la
persona complete una unidad integral del trabajo. Es la
posibilidad de ejecutar una porción completa o global
del trabajo e identificar con claridad los resultados de sus
esfuerzos. Esto se logra cuando la persona ejecutan un trabajo
integral o un módulo integral del trabajo que le da una
noción de la totalidad, la extensión y el
objetivo por alcanzar. - Retroalimentación: grado de
información de retorno que recibe el empleado para
evaluar la eficiencia de su esfuerzo en la producción de resultados. Estos ocurre a
medida que el empleado recibe información de retorno
sobre cómo va su actividad, la cual es proporcionada por
el mismo resultado de su trabajo. También le permite
obtener una autoevaluación continua y directa de su
desempaño.
Estas condiciones permiten que los factores
motivacionales o de satisfacción influyan profundamente en
el cargo, se puede asegurar que el diseño del cargo
permite que:
- La persona utilice varias de sus habilidades y
competencias
personales en la ejecución de tareas. - La persona tenga cierta autonomía,
independencia y autodirección en ejecución de las
tareas. - La persona haga algo significativo, que tenga cierto
sentido o razón de ser. - La persona se sienta responsable por el éxito
o el fracaso de las tareas llevadas a cabo con sus propios
esfuerzos. - La persona descubra y evalúe su propio
desempeño mientras ejecuta el trabajo sin
intervención de terceros o de la jefatura.
Las necesidades de rediseñar continuamente los
cargos y actualizarlos de acuerdo con los cambios ocurridos en el
contexto organizacional y en las características de las
personas, puestos que éstas también cambian:
aprenden nuevas habilidades y nuevos conceptos, desarrollan
actitudes y
enriquecen su comportamiento en el trabajo que
ejecutan.
3.4 Enriquecimiento de los Cargos
Investigaciones han arrojado que el enriquecimiento de
los cargos mejora el desempeño y reduce la
insatisfacción en el trabajo. Esto puede acarrea algunos
inconvenientes, las personas son diferentes ante los cambios
producidos en su ambiente, y van desde la sensación de
ansiedad y angustia hasta el sentimiento de ser explotadas por la
organización.
La principal dificultad del enriquecimiento de los
cargos está en la resistencia al
cambio ante el incremento de tareas y atribuciones. Cuando
este enriquecimiento se hace de manera exagerada y con demasiada
rapidez, puede provocar una intensa concentración del
individuo en el trabajo y reducir relaciones
interpersonales, ya que las relaciones propias del cargo se
vuelven mas complejas.
Efectos Convenientes e Inconvenientes del
Enriquecimiento del Cargo
Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
3.5 Enfoque Motivacional en el Diseño de los
Cargos
Existen tres estado
psicológicos críticos en los empleados según
Richard Hackman:
- Percepción del significado: grado en
que el empleado experimenta que su trabajo es importante,
valioso y sirve para algo. - Percepción de la responsabilidad: grado
de responsabilidad personal asumida por el empleado frente a
los resultados del trabajado desempañado. - Conocimiento de los resultados:
comprensión que tiene el empleado de cómo
desempañado el trabajo.
Basado en las cinco dimensiones y en los tres estados
psicológicos críticos, se desarrolló un
método para implementarlo mediante el aumento del volumen
de cada característica representada por las cinco
dimensiones esenciales. De la unión de las cinco
dimensiones y los tres estados psicológicos, surgen los
seis conceptos implementadotes.
Los Seis Conceptos Implementadotes para unir las
Dimensiones Esenciales y los Estados Psicológicos
deseados.
Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú
superior
DESCRIPCION DE
CARGOS
Es necesario describir un cargo, para poder conocer su
contenido. La descripción de cargo es un proceso que
consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo
diferencian de los demás cargos de la empresa; es la
enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo,
la periodicidad de la ejecución, los métodos
aplicados para la ejecución de las funciones o tareas y
los objetivos del cargo.
Básicamente, es hacer un inventario de los
aspectos significativos del cargo y de los deberes y las
responsabilidades que comprende.
Según John S. Oakland, gerenciamiento da
qualidade total- TQM Sao Paulo, Nobel. 1.994,
p.111
- Escriba lo que hace.
- Justifique lo que hace.
- Haga lo que está escrito. Ciclo
correctivo - Anote lo que hace.
- Revise lo que hace.
- Revise lo que va a hacer.
SISTEMA DE
CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Según J. Herbert Chruden, Arthur W. Sherman,
Jr., Personnel Management, Cincinnati, South Eastern, 1.963, p.
79:
Un cargo "puede ser descrito como una unidad de la
organización, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades
lo distinguen de los demás cargos. Los deberes y las
responsabilidades de un cargo, que corresponden al empleado que
lo desempeña, proporcionan los medios para que los
empleados contribuyan al logro d los objetivos de la
organización."
Según Ibíd.:
Un cargo "es la reunión de todas aquellas
actividades realizadas por una sola persona, que pueden
unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el
organigrama".
Según Bryan Livy, Job Evaluation: A Critical
Review, Londres, George Allen and Unwin, 1.975, p.
46:
Tareas o funciones "son los elementos que conforma un
rol de trabajo y que debe cumplir el ocupante del
cargo".
La descripción de cargos está situada
hacia el contenido de éstos, es decir, hacia sus aspectos
intrínsecos.
Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
EJEMPLO DE UNA
HOJA DE DESCRIPCIÓN DE CARGO
ANÁLISIS DE CARGOS
Después de la descripción, sigue el
análisis dc argo. Una vez identificado el contenido del
cargo (aspectos intrínsecos), se analiza el cargo en
relación con los aspectos extrínsecos, es decir,
los requisitos que el cargo exige a su ocupante.
Aunque la descripción y el análisis de
cargo están estrechamente relacionados en sus finalidades
y en el proceso d obtención de datos, se diferencian entre
si: la descripción se orienta al contenido del cargo
(qué hace el ocupante, cuándo lo hace, y
porqué lo hace), en tanto que el análisis pretende
estudiar y determinar los requisitos de calificación, las
responsabilidades implícitas y las condiciones que el
cargo exige para ser desempeñado de manera adecuada. Este
análisis es la base para evaluar y clasificar los cargos,
con el propósito de compararlos.
ESTRUCTURA DEL ANÁLISIS DE
CARGOS
La descripción de cargos es una simple exposición
de las tareas o fundaciones que desempeña el ocupante de
un cargo, en tanto que el análisis de cargos es una
verificación comparativa de las exigencias (requisitos)
que dichas tareas o funciones imponen al ocupante.
En otras palabras, cuáles son los resquisitos
físicos e intelectuales
que debe tener el empleado para el desempeño adecuado del
cargo, cuáles son las responsabilidades que el cargo le
impone y en qué condiciones debe desempeñar el
cargo.
En general en análisis de cargos se refiere a
cuatro áreas de requisitos aplicadas casi siempre a
cualquier tipo o nivel de cargo:
- Requisitos intelectuales.
- Requisitos físicos.
- Responsabilidades implícitas.
- Condiciones de trabajo.
Cada una de estas áreas está dividida
generalmente en varios factores de especificaciones.
En el fondo, los factores de especificaciones son puntos
de referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos
de manera objetiva, son verdaderos instrumentos de
medición, elaborados de acuerdo con la naturaleza de
los cargos existentes en la empresa. si varia la naturaleza de
los cargos que van a analizarse, cambiaran no solo los factores
de especificaciones considerados, sino también su amplitud
de variación y sus características de
comportamiento.
Factores de especificaciones:
- Requisitos Intelectuales:
Tienen que ver con las exigencias del cargo en lo
referente a los requisitos intelectuales que el empleado debe
poseer para desempeñar el cargo de manera adecuada.
Entre los requisitos intelectuales están los siguientes
factores de especificaciones:
- Introducción básica
- Experiencia básica
- Adaptabilidad al cargo
- Iniciativa al cargo
- Iniciativa necesaria
- Aptitudes necesarias
- Requisitos Físicos:
Tienen que ver con la cantidad y la continuidad de
energía y de esfuerzos físico y mental
requeridos, y la fatiga provocada, así como la constitución física que necesita
el empleado para desempeñar el cargo adecuadamente.
Entre los requisitos físicos se encuentran los
siguientes factores de especificaciones:
- Esfuerzo físico necesario
- Capacidad visual
- Destreza o habilidad
- Constitución física
necesaria
3. Responsabilidades
Implícitas:
Se refieren a la responsabilidad que tiene el
ocupante del cargo (además del trabajo normal y de sus
funciones) por la supervisión directa o indirecta del
trabajo de sus subordinados, por el material, por la
herramientas o equipo que utiliza, por el patrimonio
de la empresa, el dinero,
los títulos valores o
documentos, las pérdidas o ganancias de la empresa,
los contactos internos o externos y la información
confidencial.
En consecuencia debe responsabilizarse
por:
- Supervisión de personal
- Material, herramientas o equipos
- Dinero, títulos valores o
documentos - Contactos internos o externos
- Información confidencial
- Condiciones De Trabajo:
Se refieren a las condiciones ambientales del lugar
donde se desarrolla el trabajo, y sus alrededores, que pueden
hacerlo agradable, molesto o sujeto a riesgos, lo
cual exige que el ocupante del cargo se adapte bien para
mantener su productividad y rendimiento en sus
funciones.
Evalúan el grado de adaptación del
elemento humano al ambiente y al equipo, y facilitan su
desempeño. Comprenden los siguientes factores de
especificaciones:
- Ambiente de trabajo
- Riesgos
Desde el punto de vista de los factores de
especificaciones, el análisis de cargos puede
estructurarse mediante un esquema es estandarización que
facilite, en gran parte, la recolección de
información y permita tener una base aceptable de
comparación entre los cargos.
MÉTODOS DE DESCRIPCIÓN Y
ANÁLISIS DE CARGOS
Según el United States Employment Service,
Diccionary of Occupational Titles, Vol. 1, Definitions of Titles,
Washington, United States Government Printing Office, 1.949, p.
818:
El analista de cargos "deduce analiza y desarrolla datos
ocupacionales relativos a los cargos, cualidades necesarias para
ocupar los cargos y características del ocupante, que
sirven de base para la orientación profesional, la
evaluación de salarios, la
utilización de trabajadores y otras prácticas de
personal. Estudia cargos desempeñados en la industria, el
comercio y
otras organizaciones y elabora descripciones de elementos de los
cargos y de los requisitos físicos e intelectuales que
debe cumplir el ocupante. Define, clasifica y correlaciona datos
ocupacionales; desarrolla medios para la orientación para
trabajadores inexpertos o que desean cambiar de cargo, y prepara
procedimientos de entrevista
para facilitar la contratación de trabajadores; utiliza
datos para desarrollar sistemas de evaluación de salarios
y recomienda cambios en la descripción de patrones o
tendencias industriales; diseña pruebas para
medir conocimientos ocupacionales y habilidades de los
trabajadores y realiza la búsqueda ocupacional
relacionada.
La descripción y el análisis de cargos son
responsabilidad de línea y función del
staff, es decir, la línea responde por las
informaciones ofrecidas, en tanto que la prestación de
servicios de obtención y manejo de información es
responsabilidad del staff, representando en primera
instancia por el analista de cargos quien puede ser un empleado
especializado del staff, el jefe del departamento que
está localizado el cargo que va a describirse y
analizarse, o el propio ocupante del cargo.
Los métodos que más se utiliza en la
descripción y el análisis de cargos son:
- Observación directa
- Cuestionario
- Entrevista directa
Mas detalladamente los veremos a
continuación- Método De Observación
Directa
- Método De Observación
- Métodos mixtos
Es uno de los métodos más utilizados,
tanto por ser el más antiguo históricamente como
por su eficiencia. Su aplicación resulta mucho más
eficaz cuando se consideran estudios de micromovimientos, y de
tiempos y métodos.
El análisis el cargo se efectúa observando
al ocupante del cargo de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus
funciones, mientras que el analista de cargos anota los datos
clave de su observación en la hoja de análisis de
cargos.
Es más recomendable para aplicarlo a los trabajos
que comprenden operaciones manuales o que
sean sencillos y repetitivos.
Algunos cargos rutinarios permiten la observación
directa, pues el volumen de contenido manual puede
verificarse con facilidad mediante la observación. Dado
que no en todos los casos la observación responde todas
las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general va
acompañada de entrevista y análisis con el ocupante
del cargo o con el supervisor.
Características.
- El analista de cargos recolecta los datos acerca de
un cargo mediante la observación de las actividades que
realiza el ocupante de éste. - La participación del analista de cargos en la
recolección de la información es activa; la del
ocupante es pasiva.
Ventajas.
- Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se
originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de
que ésta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el
trabajo. - No requiere que el ocupante del cargo deje de
realizar sus labores. - Método ideal para aplicarlo en cargos
sencillos y repetitivos. - Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y
la fórmula básica del análisis de cargos
(qué hace, cómo lo hace y porqué lo
hace).
Desventajas.
- Costo elevado porque el analista de cargos requiere
invertir bastante tiempo para que el método sea
completo. - La simple observación, si el contacto directo
y verbal con el ocupante del cargo, no permite obtener datos
importantes para el análisis. - No se recomienda aplicarlo en cargos que no sean
sencillos ni repetitivos
Se aconseja que este método se aplique en
combinación con otros para que el análisis sea
más completo y preciso.
- Método Del Cuestionario
Para realizar el análisis, se solicita al
personal (en general, los que ejercen el cargo que será
analizado, o sus jefes o supervisores) que aborde un cuestionario
de análisis de cargos y registre todas las indicaciones
posibles acerca del cargo, su contenido y sus
características.
Cuando se trata de una gran cantidad de cargos
semejantes, de naturaleza rutinaria y burocrática, es
más rápido y económico elaborar un
cuestionario que se distribuya a todos los ocupantes de esos
cargos.
El cuestionario debe elaborarse de una manera que
permita obtener respuestas correctas e información
útil. Antes de aplicarlo, deben conocerlo al menos un
ocupante del cargo y sus superior para establecer la pertinencia
y adecuación de las preguntas, y eliminar los detalles
innecesarios, las distorsiones, la falta de relación o las
posibles ambigüedades de las preguntas.
Características.
- La correlación de datos sobre un cargo se
efectúa mediante un cuestionario de análisis del
cargo, que llena el ocupante o su superior. - La participación del analista de cargos en la
recolección de datos es pasiva (recibe el cuestionario);
la del ocupante es activa (llena el cuestionario.
Ventajas.
- Los ocupantes del cargo y sus jefes directos pueden
llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de estas
manera se proporciona una visión más amplia de su
contenido y sus características, además de que
participan varias instancias jerárquicas. - Este método es el más económico
para el análisis de cargos. - También es el que más personas abarca,
pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los
ocupantes de cargos y devuelto con relativa rapidez, tan pronto
como lo hayan respondido. Esto no ocurre con los demás
métodos de análisis de cargos. - Es el método ideal para analizar cargos de
alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los
ejecutivos.
Desventajas.
- No se recomienda su aplicación en cargos de
bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para
interpretarlo y responderlo por escrito. - Exige que se planee y se elabore con
cuidado. - Tiende a ser superficial o distorsionado en lo
referente a la calidad de las respuestas escritas.
- Método De La Entrevista
El método de la entrevista
directa consiste en recolectar los elementos relacionados con el
cargo que se pretende analizar, y mediante un acercamiento
directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Puede
realizarse con uno de ellos o con ambos, juntos o
separados
El enfoque más flexible y productivo en el
análisis de cargos es la entrevista que el analista hace
al ocupante de cargo. Si está bien estructurada, puede
obtenerse información acerca de todos los aspectos del
cargo, la naturaleza y secuencia de las diversas tareas que
comprende el cargo, y de los porqués y los
cuándo.
Puede hacerse con relación a las habilidades
requeridas para ocupar el cargo, permite intercambiar
información obtenida de los ocupantes y de otros cargos
semejantes, verificar las incoherencias en los informes y, si
es necesario, consultar al supervisor inmediato para asegurarse
de que los detalles obtenidos son válidos.
Garantiza una interacción frente a frente entre
el analista y el empleado, lo cual permite la eliminación
de dudas y desconfianzas, principalmente frente a empleados
obstructores y obstinados.
En la actualidad, los responsables de elaborar los
planes de análisis de cargos prefieren este método
basado en el contacto directo y en los mecanismos de
colaboración y participación.
Características.
- La correlación de datos se lleva a cabo
mediante un entrevista del analista con el ocupante del cargo,
en la que se hacen preguntas y se dan respuestas
verbales. - La participación del analista y del ocupante
del cargo es activa.
Ventajas.
- Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes
lo conocen mejor. - Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las
dudas. - Este método es el de mejor calidad y el que
proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a
la manera racional de reunir datos. - No tiene contraindicaciones. Puede aplicarse a
cualquier tipo o nivel de cargo.
Desventajas.
- Una entrevista mal conducida puede llevar a que el
personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte
sus objetivos. - Puede generar confusión entre opiniones y
hechos. - Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos
no se prepara bien para realizarla. - Costo operativo elevado: exige analistas expertos y
parálisis del trabajo del ocupante del
cargo.
- Método Mixtos
Es evidente que cada uno de os métodos de
análisis posee ciertas características, ventajas y
desventajas. Para contrarrestar las desventajas y obtener el
mayor provecho posible de las ventajas, se recomienda utilizar
métodos mixtos, combinaciones escogidas de dos o
más métodos de análisis. Los más
utilizados son:
- Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante
del cargo. Primero el ocupante responde el cuestionario y
después presenta una entrevista rápida; el
cuestionario se tendrá como referencia. - Cuestionario con el ocupante y entrevista con el
superior para profundizar y aclarar los datos
obtenidos. - Cuestionario y entrevista, ambos con el
superior. - Observación directa con el ocupante del
cargo y entrevista con el superior. - Cuestionario y observación directa, ambos
con el ocupante del cargo. - Cuestionario con el superior y observación
directa con el ocupante del cargo, etc.
La elección de estas combinaciones
dependerá de las particularidades de cada empresa, como
objetivos del análisis y descripción de cargos,
personal disponible para esta tarea, etc.
FASES O ETAPAS DEL ANÁLISIS DE
CARGOS
Comprende tres etapas:
- Etapa De La Planeación
Fase en que se planea cuidadosamente todo el trabajo del
análisis de cargos; es una fase de oficina y laboratorio.
La planeación del análisis de cargos requiere los
siguientes pasos:
- Determinación de los cargos, que deben
describirse, analizarse e incluirse en el programa de
análisis, así como de sus características,
naturaleza, tipología, etc. - Elaboración del organigrama de cargos y
ubicación de los cargos en éste, al ubicar un
cargo en el organigrama se logran definir los siguientes
aspectos: nivel jerárquico, autoridad, responsabilidad y
área de actuación. - Elaboración del cronograma de trabajo,
que especifique por donde se iniciará el programa de
análisis, el cual podrá comenzar en las escalas
superiores y descender gradualmente hasta las inferiores, o
viceversa, o empezar en las intermedias o desarrollar una
secuencia horizontal, por áreas de la
empresa. - Elección del (de los) método(s) de
análisis que va(n) a aplicarse, los métodos
adecuados se escogen según la naturaleza y las
características de los cargos que han de analizarse. En
general, se eligen varios métodos de análisis
porque es difícil que los cargos tengan naturaleza y
características semejantes. La elección
recaerá en los métodos que presenten las mayores
ventajas o, por lo menos, las menores desventajas respecto de
los cargos que van a analizarse. - Selección de los factores de
especificaciones que utilizaran en el análisis,
basada en criterios:
- Criterio de la universalidad: Los factores
de especificaciones deben estar, de alguna manera, presentes
en la totalidad de los cargos que se analizarán o, por
lo menos, en 75% de éstos para comparar las
características ideales de los ocupantes; por debajo
de ese porcentaje (%), el factor desaparece y deja de ser
adecuado para la comparación. - Criterio de discriminación: Los
factores de especificaciones deben variar, según el
cargo. En otros términos no pueden ser constantes, o
uniformes.
- Dimensionamiento de los factores de
especificaciones. Determinar el campo o amplitud de
variación de cada factor dentro del conjunto de cargo
que se pretende analizar. La amplitud de variación
corresponde a la distancia comprendida entre el límite
inferior (mínimo) y el límite superior
(máximo) que un factor presenta en un conjunto de
cargos. Un factor se dimensiona para adaptar o ajustar el
instrumento de medida que representa al objetivo que puede
pretender medir. En el fondo, los factores de especificaciones
constituyen un conjunto de indicadores
para analizar un cargo, se hace necesario dimensionarlos para
establecer qué segmento de su totalidad servirá
para analizar determinado conjunto de cargos. - Gradación de los factores de
especificaciones, consiste en transformarlos de variable
continua (a la que puede asignársele cualquier valor a
lo largo de su amplitud de variación) en variable
discreta o discontinua (a la que pueden asignársele
sólo determinados valores que representan segmentos de
su amplitud de variación. Un factor de especificaciones
se gradúa para facilitar y simplificar su
aplicación.
- Etapa De Preparación.
En esta etapa se aprestan las personas, los esquemas y
los materiales de trabajo:
- Reclutamiento, selección y entrenamiento de
los analistas de cargos que conforman el equipo de
trabajo. - Preparación del material de trabajo
(formularios, folletos, materiales, etc.) - Disposición del ambiente (informes a la
dirección, a la gerencia, a la supervisión y a
todo el personal incluido en el programa de análisis de
cargos) - Recolección previa de datos (nombres de los
ocupantes de los cargos que se analizarán,
elaboración de una relación de los equipos,
herramientas, materiales, formularios, etc., utilizados por los
ocupantes de los cargos).
La etapa de preparación puede desarrollarse de
manera simultámea con la etapa de
planeación.
- Etapa De Ejecución.
En esta fase se recolectan los datos relativos a los
cargos que van a analizarse y se redacta el
análisis.
- Recolección de datos sobre los cargos mediante
el (los) método(s) de análisis elegido(s) (con el
ocupante del cargo o con el supervisor inmediato. - Selección de los datos obtenidos.
- Redacción provisional del análisis,
hecha por el analista de cargos. - Presentación de la redacción provisional del análisis
al supervisor inmediato, para que la ratifique o la
rectifique. - Redacción definitiva del análisis del
cargo. - Presentación de la redacción definitiva
del análisis del cargo, para la aprobación (al
comité de cargos y salarios, al ejecutivo o al organismo
responsable de oficializarlo en la
organización).
OBJETIVOS DE LA DESCRIPCIÓN Y EL
ANÁLISIS DE CARGOS
Los objetivos del análisis y la
descripción de cargos son muchos, pues estos constituyen
la base de cualquier programa de recursos humanos. Los
principales son:
- Ayudar a la elaboración de los anuncios,
demarcación del mercado de
mano de obra donde debe reclutarse, etc., como base para el
reclutamiento de personal. - Determinar el perfil del ocupante del cargo, de
acuerdo con el cual se aplicarán las pruebas adecuadas,
como base para la selección del personal. - Suministrar el material necesario, según el
contenido de los programas de
capacitación, como base para la capacitación del
personal. - Determinar las escalas salariales (mediante la
evaluación y clasificación de cargos),
según la posición de los cargos en la empresa y
el nivel de los salarios en el mercado de trabajo, como base
para la administración de salarios. - Estimular la
motivación del personal para facilitar la
evaluación del desempeño y el mérito
funcional. - Servir de guía del supervisor en el trabajo
con sus subordinados, y guía del empleado para el
desempeño de sus funciones. - Suministrar a la sección de higiene y seguridad
industrial los datos relacionados para minimizar la
insalubridad y peligrosidad de ciertos cargos.
Debemos considerar la importancia que representan los
formularios, flujogramas y los cargos dentro de una
organización, ya que la mayor parte de las funciones de la
ésta giran alrededor de estos elementos. El desarrollo de
cada uno de esos procesos no solo están interrelacionados
entre sí, sino que también se relacionan con los
objetivos de la empresa, de hecho, su elaboración y
desarrollo se realizan en base a los objetivos de la
organización a la cual representan.
Existen cargos que tienen un solo ocupante y otros que
tienen varios ocupantes que realizan las mismas tareas, cuando
una persona ocupa determinado cargo, se espera que ejecute las
tareas o atribuciones propias del cargo, dependa de un superior,
administre su subordinados y responda por su unidad de
trabajo.
La descripción de cargo es un proceso que
consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo
diferencian de los demás cargos de la empresa; es la
enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo,
la periodicidad de la ejecución, los métodos
aplicados para la ejecución de las funciones o tareas y
los objetivos del cargo.
Aquel que ocupa el cargo debe tener
características compatibles con las especificaciones del
mismo, desempeñando el contenido del cargo explorado o
registrado en la descripción.
La posición del cargo en el organigrama define su
nivel jerárquico, la subordinación, los
subordinados, el departamento o división donde está
situado y cuáles son los cargos con que mantiene
relaciones laterales.
Es necesario describir un cargo, para poder conocer su
contenido. El diseño del cargo, representa el modelo que
los administradores emplean para proyectar los cargos
individuales y combinarlos en unidades, departamentos y
organizaciones.
El análisis y la descripción de cargos
constituyen la base de cualquier programa de recursos humanos,
determinan las escalas salariales, según la
posición de los cargos en la empresa y el nivel de los
salarios en el mercado de trabajo, como base para la
administración de salarios.
Los formularios representan un papel importante dentro
de la empresa ya que están representados en papeles o
documentos que contienen información, texto,
epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos
posteriormente. Su objetivo principal es facilitar el flujo de
información y el procesamiento de
datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar
y relacionar información y por ultimo, dar valor legal a
determinadas transacciones.
Para el análisis de formularios es necesario
conocer la estructura y funciones de la organización, y
los sistemas administrativos. Tener capacitación en
técnicas de diseño y, en el diseño y
análisis de formularios.
El proceso de elaboración del formulario comienza
con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el
desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la
fase del pre-diseño, diseño y
post-diseño.
Los diagramas de flujo también constituyen una
parte importante dentro de la empresa, puesto que éstos
representan gráficamente hechos, situaciones, movimientos
o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos y en
algunos casos contienen información sobre el método
de ejecución de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado,
entre otros. Son uno de los principales instrumentos en la
realización de cualquier método y sistema, porque
permiten la visualización de las actividades innecesarias
y verifican si la distribución del trabajo está
equilibrada y bien distribuida en las personas.
Se pueden presentar en diferentes formas, como vertical,
los cuales son más utilizados en análisis de
procesos. Horizontal, el cual destaca a las personas u organismos
que participan en una determinada rutina o procedimiento. Y
Combinados, éstos emplean dos o más diagramas en
forma integrada; son los aquellos que contienen la
información adicional sobre los métodos de
ejecución de las operaciones.
Instituto Universitario de Tecnología Venezuela.
(s.f). Taller de analisis, diseño y control de
formularios.[folleto]. Caracas: autor desconocido.