La importancia del análisis de la información contable para la toma de decisiones en una empresa comercial

En el mundo en que vivimos hoy en día exige de quienes dirigen la organizaciones los conocimientos o el uso de tecnología, pero sobre todo el manejo eficiente de información que le permiten una correcta toma decisiones, para asegurar la permanencia de las empresas a largo plazo.

La contabilidad es uno de los principales sistemas de información que reflejan el fruto de la toma de decisiones de los administradores, así como un excelente banco de datos para producir el futuro de las empresas.

La información es una herramienta de competencia que marca la diferencia a la hora de realizar acciones que impactaran en la salud financiera de la organización.

En el presente trabajo titulado "la importancia del análisis de la información contable para la toma de decisiones en un empresa comercial" perseguimos explicar la importancia del Centro Comercial Detallista desde su surgimiento para el desarrollo y mejoramiento de los niveles de vida del Municipio de San Juan de la Maguana, al permitir intercambio de los bienes y servicios que necesitan los individuos para satisfacer sus necesidades.

En este sentido estudiamos la administración y las empresas comerciales, la contabilidad como medio para tomar decisiones, la influencia de los estados financieros en las funciones administrativas en una empresa comercial, la contabilidad como un sistema de información, entre otros temas de importancia.

En actual marco en el que se desenvuelven las organizaciones económicas y teniendo en cuenta las tendencias que se vislumbran para el nuevo siglo necesitan de la información como un elemento esencial para la conducción empresarial.

La doctrina contable y la administración de empresas se han enriquecido con nuevos enfoques sobre la importancia de la información general y el rol de la información contable en particular.

El origen de las técnicas contables es tan antigua como la necesidad que tiene una persona de disponer de información para cuantificar los beneficios obtenidos en la realización de las actividades comerciales.

Es preciso enfatizar que al hablar de actividades comerciales, debemos remontarnos a las primeras transacciones que existieron cuando el hombre empezó a satisfacer sus necesidades de alimento y vestido

Desde hace miles de años la contabilidad se ha adaptado a las necesidades informativas de las unidades económicas en las que opera. En la rudimentaria contabilidad de la cultura egipcia, donde solo era necesario un sistema basado en la partida simple, anotando en un papiro los activos y las obligaciones; posteriormente el creciente comercio y la Revolución Industrial, demandaron una necesidad de información mucho mayor, que se apoyaron en la partida doble, desarrollada por los pioneros de la contabilidad como Lucas Pacioli.

En la evolución de la contabilidad, la época de la teneduría de libros, se caracterizó por la mera conservación de los registros. Esta época dominó desde el inicio de la comercialización hasta la Era Industrial.

Desde el punto de vista de necesidades de los usuarios en la época del beneficio, pues se caracterizaba por la medición de activos e ingresos. Producto de la necesidad de la Revolución Industrial, esta época condujo al desarrollo de los Estados Financieros, siendo el beneficio neto el documento de información más importante que preparaban tanto para usuarios internos como externos.

El papel protagónico de la contabilidad de los años 30, se debió a la crisis financiera de las grandes empresas norteamericanas que trajo consigo fuertes problemas financieros en empresas más pequeñas, así como en individuos ocasionando una crisis generalizada que se originó en los Estados Unidos y tuvo repercusiones a nivel mundial; trayendo esto como consecuencia estandarizar, reforzar y redefinir el rol de la contabilidad para evitar en el futuro la generación de nuevos problemas con tales dimensiones.

Es evidente que para los primeros años y antes de la vida republicana de nuestra nación, no existían abundantes registros contables y mucho menos tradición de vocación hacia la organización y superación de esta materia.

Durante la ocupación militar de Estados Unidos en la República Dominicana en 1916, permitió que tanto los empresarios como el gobierno de ese país influyeran de manera decisiva en el manejo de la administración pública, estableciendo procedimientos y prácticas. Para esta época se presentaron los primeros asomos de extender la contabilidad organizada a toda la nación.

Los ocupantes militares y las empresas mantenidas bajo su amparo trataron de organizar sistemas contables que le garantizaran el control de sus operaciones en base a las exigencias de la legislación Estadounidense.

Desde sus inicios el primero de agosto de 1998 el Centro Comercial El Detallista en el municipio de San Juan de la Maguana, surgió como consecuencia de la necesidad que tenia el consumidor de recibir un mejor servicio.

Los procesos de información contable para esta empresa juegan un papel muy importante en la competitividad de la misma, desde su fundación ha tenido como meta mantenerse en una posición privilegiada y sostenible contra las fuerzas del entorno que lo rodea, lo cual solo será posible si cuenta con un sistema de información relevante, oportuno y confiable.

El Centro Comercial El Detallista, constituye un eslabón de gran trascendencia en el desarrollo de las actividades comerciales, lo que además de constituir una gran fuente de empleos, ofrece a sus clientes calidad y rapidez en sus servicios, buenos precios, facilidades para la realización de operaciones bancarias, cuenta con servicios de hotelería, cafetería y tienda por departamentos entre otros.

• Hoy en día siendo el Centro Comercial El Detallista, del municipio de San Juan de la Maguana, una de las empresas comerciales más dinámicas que ofrece al clientes bienes y servicios con atención, calidad y precios, que representa un valor superior a lo que le proporciona la competencia, se ve afectado por factores económicos que influyen en sus operaciones, entre lo que podemos citar:

~ Las constantes variaciones en los precios de los artículos que dificulta mantener actualizado nuestro sistema de información disponible para efectuar las ventas de este Centro Comercial.

~ Disminución del volumen de ventas debido a la inflación y a los bajos niveles de ingreso de los consumidores.

~ Las alzas en las facturaciones de la Energía Eléctrica aunadas al pésimo servicio recibido, aumenta nuestros gastos operacionales, lo que se traduce en una reducción de nuestro margen de beneficios al tratar de mantener la competitividad de nuestros precios.

~ Los cambios económicos de la sociedad dominicana distorsionan el proceso de toma de decisiones de este Centro Comercial.

• Analizar la importancia del análisis de información contable para la toma de decisiones en las empresas comerciales.

• Destacar la importancia de los estados financieros en el proceso de toma de decisiones.
• Analizar la fase del proceso de toma de decisiones.
• Establecer la importancia de un sistema de información eficiente para el desarrollo de las actividades gerenciales del Centro comercial El Detallista.
• Reconocer las técnicas contables como una herramienta importante en las empresas comerciales.
• Destacar el rol de las finanzas y la gerencia moderna.
• Enfatizar la influencia de la globalización y la competitividad en el contexto mundial como un reto en las empresas públicas y privadas.

Hoy en día las empresas necesitan un flujo de datos constantes y precisos para tomar las decisiones correctas que les permita hacerles frente a la intensa competencia a las que están sometidas en un ambiente de globalización para enrumbar la entidad al logro de sus objetivos.

La magnitud del valor de la información es incalculable, ya que aquellas empresas que cuentan con la mayor cantidad y calidad de datos, podrán tomar las mejores decisiones.

En la actualidad la información contable es un mecanismo indispensable para realizar una administración efectiva de los recursos con los cuales cuentan. Lo que les permita tomar decisiones sobre puntos tan determinantes como son:

• Los precios a los cuales se debe vender.
• Los precios a los cuales les conviene comprar.
• La capacidad de pago con la que se cuenta en un determinado momento.
• La situación financiera de la empresa.
• El costo del dinero que tomamos prestado, etc.; además de que esta información representa una herramienta de competencia que marca la diferencia a la hora de realizar acciones que impactaran la salud financiera de la organización.

En esta monografía estudiaremos la importancia de la información contable para la toma de decisiones en una empresa comercial (Centro Comercial El Detallista) porque la contabilidad como técnica de información, ha logrado predominio absoluto, eliminando la miopía de considerarla únicamente como registro de hecho histórico. Se ha llegado a colocar en el sitio que le corresponde: el de herramienta intrínsecamente informativa, utilizada para facilitar el proceso administrativo y la toma de decisiones.

Los métodos y técnicas que utilizaremos para el desarrollo de esta investigación son los siguientes:

Deductivo: Este servirá para analizar de lo general a lo particular detalladamente cada uno de los renglones estudiados.

Correlación: A través de esto evaluaremos el grado de relación o vinculo existente entre las variables.

Método Explicativo: Este por permitir explicar las razones o causas del problema en cuestión.

• Cuestionario
• Entrevistas
• Muestra

Entrevistas al personal administrativo.

• Libros
• Manuales
• Diccionarios
• Internet
• Tesis

Según los autores George Terry y Stephel Franklin, la administración a pesar de ser una ciencia, también es un arte, como todas las demás prácticas profesionales. (Medicina, Ingeniería, Contabilidad). La administración como arte, es saber como hacer las cosas, hacer algo en vista de las realidades de una situación. ⁽¹⁾

Es Indudable que la ciencia en la que se basa la administración es sumamente inexacta, debido a que las variables que manejan los administradores son sumamente complejas. Sin embargo, los conocimientos organizados en los que se basa la práctica son una ciencia: y es un contexto complementario ciencia y arte, porque a medida que mejora la ciencia, mejora también la práctica. ⁽²⁾

La administración nunca será una ciencia pura como la física, la química, las matemáticas, debido a que las ciencias puras tratan con entidades no humanas, y es el elemento humano lo que hace que surjan dudas sobre la administración como ciencia pura.

En otro sentido, la administración nunca será una ciencia pura, pero si se ha avanzado en la sistematización de los conocimientos y en la generación de ciertas realidades. La administración es una ciencia social término que describe con exactitud, su verdadera naturaleza. ⁽³⁾

1. LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN.

La administración esta presente en todo tipo de organización humana, y todos los resultados laborales de las sociedades, están afectados por las buenas o malas prácticas administrativas, y en consecuencia debemos aprender, a reconocerla, y a influir en la calidad de la administración en el desarrollo de nuestra vida. ⁽⁴⁾

La importancia de la administración radica en que los gerentes, influyan en el establecimiento y logro de muchos objetivos sociales, económicos, políticos, como ente de desarrollo en las sociedades de cualquier país. La administración hace que los esfuerzos humanos sean más productivos, aportan a nuestra sociedad mejor equipo, plantas, oficinas, productos, servicios, y relaciones humanas, de esta manera la administración lleva el orden, combinando los esfuerzos aislados y las informaciones de los sucesos en relaciones significativas.

Los retos de las habilidades administrativas modernas son: hacer posible una mejor vida económica, mejorar los estándares sociales, y lograr un gobierno más efectivo.

Es preciso resaltar que la buena administración es la aplicación del sentido común y la regla de oro. El problema es que: el sentido común no es tan común como uno podría desear, y "cualquiera que posee el oro hace las reglas" en la mayoría de las organizaciones para bien o para mal.

2. El PROCESO ADMINISTRATIVO

Esencialmente la función de los administradores, consiste en guiar las organizaciones hacia el logro de las metas. Todas las organizaciones existen para un propósito y un objetivo. Los administradores, tienen la responsabilidad de combinar y usar los recursos organizados para asegurar que las organizaciones logren su propósito, por medio de los procesos administrativos empleados.

• Proceso: Es la forma sistemática en que las organizaciones hacen las cosas y que las actividades se desarrollan de acuerdo con lo establecido. Según Stoner y otros autores de la administración los procesos administrativos son básicos en las empresas de hoy día, y enfatizan que son cuatro elementos básicos e indispensables para el logro de las metas y los objetivos en las organizaciones. ⁽⁵⁾
• Planificar: Es el primer elemento de los procesos administrativos, en este paso los administradores piensan con antelación sus metas y acción basando sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos.
• Organizar: Es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad, y los recursos, entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.
• Dirigir: Implica, mandar, influir y motivar a los empleados, para que realicen las tareas esenciales. Dicho de otra manera, es el sendero que debe seguir la organización para el logro de las metas. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a los empleados a dar su mejor esfuerzo para el logro de los objetivos propuestos.
• Control: Es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten o van acorde con las actividades planeadas. El proceso de control establece con mas frecuencia la calidad considerando, estándares de calidad de desempeño, midiendo los resultados presentes, comparando los resultados con las normas establecidas y tomando medidas correctivas cuando se detectan desviaciones.

1. EMPRESAS COMERCIALES

• Empresas Comerciales: Son empresa que tienen por objeto el intercambio y las distribuciones de los productos de las empresas industriales. ⁽⁶⁾

También Philip kotler la define como Intermediario entre el productor y el consumidor. Su función es, la compra y venta de los productos terminados en el momento y el lugar deseado. ⁽⁷⁾

Las empresas comerciales se clasifican según la función de su titular en:

• Empresas Comerciales Unipersonales: Es cuando es propiedad de una persona física, y puede constituirse en una entidad económica y emplear el objeto planeado. ⁽⁸⁾
• Empresas Comerciales Colectivas: Estas corresponden a una persona jurídica o sociedad civil. ⁽⁹⁾

1. DEFINICION Y CLASIFICACION DE EMPRESAS COMERCIALES

• Empresas Comerciales Industriales: Son aquellas que tiene por objeto la explotación de los Recursos Naturales y sustraen información, para su posterior comercialización con los diferentes tipos de organizaciones. ⁽¹⁰⁾
• Empresas Comerciales de Productos Terminados: Son organizaciones que llevan los productos, bienes y servicios desde un punto de producción hasta el punto de su uso o distribución final.
• Empresas que Comercializan Servicios: Son aquellas empresas que prestan servicios a la sociedad. Ejemplo: El Salón, Peluquería, Estudios Arquitectos o Ingenieros.⁽¹¹⁾
• Empresas Comerciales Mayoristas: Son empresas que efectúan ventas en gran escala o en cantidad cuantiosas. Estas empresas compran sus productos con la finalidad de hacer negocios. ⁽¹²⁾
• Empresas Comerciales Detallista: Son organizaciones que realizan las actividades relacionadas con las ventas de bienes y servicios directamente con el consumidor para su propio uso. ⁽¹³⁾
• Empresas Comerciales de Sociedades de Personas: En este tipo de empresas la voz y el voto de cada persona asociada siempre es importante al tomar decisiones del negocio no importando el valor apartado.
• Empresas Comerciales de Sociedades de Capitales o de Numero de Acciones: Las empresas con este tipo de sociedad las decisiones son tomadas en función del monto aportado por el asociado. Dicho de otra manera mientras más acciones tenga el socio más influencia tendrá al momento de tomar decisiones sobre el destino de la organización.⁽¹⁴⁾
• Empresas Comerciales de Sociedades Anónimas: Son entidades legales, independientemente una persona legal que existe solo para la ley; puede participar en contratos y Poseer propiedades a su nombre y operar igual que una persona física.

En los últimos años las empresas comerciales han tomado un lugar importante e indispensable en la vida cotidiana de los individuos de nuestra sociedad.

Es preciso decir que el desarrollo económico es uno de los elementos importantes aportado por las empresas al dinamizar la economía de las sociedades en vía de desarrollo.

En el ámbito socio demográfico del desarrollo poblacional, que se refleja en un aumento del número de hogares, las empresas comerciales tienen una gran importancia, porque pueden atender al tipo de demanda en el que el consumo y la compra son prácticamente diarios y en gran escala ⁽¹⁵⁾.

Además que pueden significar ahorro y ganancia, también, garantía de los bienes y servicios y variedad a la hora de escoger los productos y mayor rapidez en la oferta a los consumidores.

Las características de las empresas comerciales están determinadas por la demanda de los consumidores. Al exigir productos y servicios de una manera más rápida y de diversas variedades. ⁽¹⁶⁾

• La distribución de los productos en los diversos lugares geográficos para su posterior comercialización.
• Ofertar una gran variedad de producto al gusto de los consumidores.
• Comercializar productos terminados desde la fábrica y su posterior comercialización con los consumidores.

La estructura define y asigna tareas a departamentos y personas especificas, establece línea de autoridad y de apoyo, de comunicación y coordinación; las acciones y las decisiones de la empresa. ⁽¹⁷⁾

La diferenciación de una organización esta consignada por su estructura, porque permite la eficiencia mediante la especialización y asigna tareas bien definidas y aplicables a personas y departamento en la empresa.

La estructura proporciona integración mediante la coordinación de las decisiones y acciones especializadas al definir relaciones formales entre personas y unidades al crear canales de autoridad y comunicación.

1. ORIGEN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

La contabilidad tiene una larga historia. Algunos estudiosos afirman que la escritura se desarrollo con el fin de poder registrar la información contable. Se encuentran registro de cuentas en civilizaciones tan antiguas como son las de China, Babilonia, Grecia y Egipto. Los dirigentes de estas civilizaciones usaban la contabilidad para conocer el costo de la mano de obra y los materiales usados en la construcción de estructuras como las grandes pirámides.

El ritmo de desarrollo contable aumentó durante la Revolución Industrial cuando las economías de los países desarrollados comenzaron la producción masiva de bienes. Hasta ese momento el precio de las mercancías se había fijado sobre la base de lo que el gerente pensaba era su costo, pero la mayor competencia exigió de los comerciantes adoptar sistemas de contabilidad más perfeccionados.

En el siglo XIX el crecimiento de las corporaciones, en particular las de las industrias de los Ferrocarriles y el acero, estimularon del desarrollo de la contabilidad. Los dueños de las empresas – los accionistas y no eran por necesidad gerentes de sus negocios. Los gerentes tuvieron que crear sistemas contables para informar a los dueños de que condiciones estaban operando sus empresas estaban operando sus empresas.

Durante el origen de la técnica contable existieron pueblos comerciantes que se desarrollaron por la necesidad de contabilización de sus operaciones, basadas en los instrumentos y forma de escritura de su época.

El padre de la contabilidad Lucas Pacioli formalizó un esquema muy rudimentario para registrar las escasas operaciones mercantiles. A este primitivo y sencillo sistema de registro o contabilización de mercancía se le considero como la base de la contabilidad.

Para la década de 1930 existían algunos institutos que impartían los conocimientos elementales de contabilidad a las personas que para esos tiempos sentían la inquietud de investigar y prepararse en esa materia y al culminar su proceso de aprendizaje obtenían un titulo de "tenedor de libro". ⁽¹⁷⁾

1. NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar la información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman decisiones administrativas necesitan información financiera de una empresa para ayudarse en la planeación y el control de las actividades de las organizaciones. La información financiera también la requieren personas externas-propietarios, acreedores, inversionistas potenciales, gobierno y el público quienes han proporcionado dinero a las empresas o quienes tienen algún interés en el negocio que pueda servirse de información sobre su posición financiera y resultado de sus operaciones.

El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad. Para seguir la huella de las actividades financieras y resumidas en forma útil para quienes toman las decisiones.

Para lograr estos objetivos, un sistema contable puede hacer uso de computadores y pantalla de videos, como también de registros manuales e informes impresos. De hecho el sistema contable de cualquier empresa de tamaño apreciable probablemente influyen todos estos registros y recursos independientemente de que el sistema contable sea simple o muy complejo, se debe ejecutar tres pasos básicos utilizando la información relacionada con las actividades financieras, los datos se deben registrar, clasificar y resumir.

Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información. El tipo de información que un usuario determinado necesita, depende de los tipos de decisiones que debe tomar. Por ejemplo, los gerentes necesitan información detallada sobre los costos diarios de operación con el fin de controlar las operaciones de un negocio y colocar precios de ventas razonables. Los usuarios externos, por otra parte, generalmente necesitan información resumida con relación a los recursos disponibles y la información sobre los resultados de la operación durante el año anterior para utilizarla en la toma de decisiones, para el cálculo de los impuestos sobre la renta, o para tomar decisiones regulatorias.

Entre los informes contables más importantes y más ampliamente utilizados se encuentran los estados financieros. Los estados financieros son la fuente principal de información financiera para aquellas personas fuera de la organización comercial y también son útiles para la gerencia. Estos estados son muy concisos y muestran la situación financiera del negocio al final de un período y también los resultados de la operación a través de los cuales el negocio llego a esta situación financiera.

El propósito fundamental de los estados financieros consiste en ayudar a quienes toman decisiones en la evaluación de la situación financiera, la rentabilidad y las perspectivas futuras de un negocio. Por tanto los gerentes, los inversionistas, los clientes más importantes y los trabajadores tienen un interés directo en estos informes. Cada sociedad prepara estados financieros anuales que se distribuyen a todos los propietarios del negocio. ⁽¹⁸⁾

2. CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

El principal propósito que persigue la contabilidad es preparar información contable de calidad. Para que esta calidad se dé, deben estar presentes unas series de características que le dan valor como son: utilidad, confiabilidad y provisionalidad.

• Utilidad: La característica de utilidad se refiere en que la información pueda efectivamente ser usada en la toma de decisiones de los usuarios, dado que es importante y que ha sido presentada en forma oportuna.

La utilidad es la calidad de adecuar la información contable al propósito del usuario. La utilidad de esta información esta en función de su contenido informativo y de su oportunidad.

El contenido informativo se refiere básicamente al valor intrínsico que posee dicha información. Y esta compuesto por las siguientes características:

• Significación: Esta característica mide la capacidad que tiene la información contable para representar simbólicamente con palabras y cantidades, la entidad y su evolución, su estado en diferentes puntos en el tiempo y los resultados de su operación.
• Relevancia: La cualidad de seleccionar los elementos de la información financiera que mejor permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella para lograr sus fines particulares.
• Veracidad: La cualidad de incluir en la información contable eventos realmente sucedidos y de su correcta medición de acuerdo con las reglas aceptadas como válidas por el sistema.
• Comparabilidad: La cualidad de la información de ser cotejable y confrontable en el tiempo por una entidad determinada, y validamente confrontable dos o más entidades entre si, permitiéndose juzgar la evolución de las entidades económicas.
• Oportunidad: Esa cualidad de la información se refiere a que esta llegue a mano del usuario cuando el pueda usarla para tomar decisiones a tiempo para lograr sus fines.
• Confiabilidad: La característica de la información contable por la que el usuario la acepta y la utiliza para tomar decisiones. La confianza que el usuario de la información contable le otorga requiere que la operación del sistema sea: Estable, Objetivo y Verificable.

• Estabilidad: La estabilidad del sistema indica que su operación no cambia en el tiempo y que la información que produce sea obtenida aplicando la misma regla para captar los datos, cuantificarlos y presentarlos, a esta característica se le conoce también como consistencia.
• Objetividad: Esta característica implica que las reglas bajo las cuales fue generada la información contable no ha sido deliberadamente distorsionada y que la información representa la realidad de acuerdo con dichas reglas.
• Verificabilidad: Esta característica permite que puedan aplicarse pruebas al sistema que generó la información contable y obtener el mismo resultado.
• Provisionalidad: Esta característica es fundamental tanto para los lectores de un periódico como para los usuarios de la información financiera. Se refiere al hecho de que ambos tipos de usuarios deben estar conscientes de que lo que aparece en un periódico y lo que aparece en un estado financiero e información provisional; es decir, presenta la información con todos los elementos y circunstancias. ⁽¹⁹⁾

1. UTILIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación.

Si los gerentes inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a dar uso eficaz a la información contable, también deben tener conocimiento acerca de cómo se obtuvieron estas cifras y lo que ellas significan.

Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial y otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

La contabilidad es el proceso por medio del cual se puede medir la utilidad y la solvencia de una empresa. La contabilidad también proporciona información necesaria para la toma de decisiones comerciales que le permitan a la gerencia guiar a la empresa dentro de un cauce rentable y solvente.

La contabilidad representa un medio para medir los resultados de las transacciones comerciales y un medio de comunicación de la información financiera. Además, el sistema contable debe proporcionar información proyectada para tomar importantes decisiones empresariales en un mundo cambiante.

La gerencia necesita estar segura de que la información contable que recibe es exacta y confiable. Esto se logra a través del sistema del control interno de la empresa. Un sistema de control interno comprende todas las medidas que una organización toma con el fin de:

1. Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude y al ineficiencia.

Cuando se hace una auditoria de los estados financieros, el contador público siempre estudia y evalúa el sistema de control interno de la empresa. Cuanto más fuerte sea el sistema de control interno más garantía tendrá el contador público en la confiabilidad de los estados financieros y de los registros contables.

Un principio básico de control interno es que ninguna persona debe manejar todas las fases de una transacción desde el comienzo hasta el final. Cuando las operaciones empresariales están organizadas de tal manera que permitan la participación de dos o más empleados en toda transacción, la posibilidad de fraude se reduce y el trabajo de un empleado asegura la exactitud del trabajo de otro.

• Los Gerentes de Empresa: Emplean la información contable para fijar metas, desarrollar planes, establecer presupuestos y evaluar posibilidades futuras.
• Los Empleados y los Sindicatos: Utilizan la información contable para negociar pagos y para planificar y recibir beneficios como cuidado de la salud, seguros, tiempo de vacaciones y pago por jubilación.
• Los Inversionistas y Acreedores: Utilizan la información contable para estimar las utilidades de los accionistas determinar las posibilidades de crecimiento de una empresa y para decir si es buen riesgo de crédito antes de invertir o prestar.
• Las Autoridades Fiscales: Utilizan la información contable para planificar sus flujos de impuestos, para determinar las responsabilidades financieras de los individuos y de las empresas y para asegurar que las cantidades correctas sean pagadas en el momento oportuno.⁽²⁰⁾

1. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE

Los principios de contabilidad generalmente aceptados son reglas y procedimientos contables utilizados en la preparación de los estados financieros.

Algunos de estos principios han sido establecidos por entidades oficiales dedicadas a este propósito, como el Comité de Normas de Contabilidad Financiera, mientras que otros han ganado aceptación simplemente a través de un uso generalizado. Entre los principios están los siguientes:

• Periodo Contable: Espacio de tiempo al que corresponde un estado de resultados. La mayoría de los informes financieros tienen un periodo contable de un año, pero los estados financieros se pueden preparar trimestralmente y también mensualmente.
• Principio de Asociación: El ingreso devengado durante un periodo contable se asocia con los gastos incurridos para generar ese ingreso.
• Principio de Realización: Determina cuando se debe asentar el ingreso en los registros contables. El ingreso se realiza cuando se prestan los servicios a los clientes o cuando se venden o se despachan las mercancías a los clientes.
• Principio de Consistencia: Este principio significa que una vez que una compañía haya adoptado un método contable particular debe seguir usándolo constantemente más que cambiarlo año tras año.
• Empresa en Marcha: Un supuesto de que una entidad comercial continua operando indefinidamente y así llevar a cabo sus objetivos propuestos.
• Principio de Revelación: Los estados financieros deben revelar toda la información importante y relevante acerca de la posición financiera y los resultados de operación de una empresa.
• Principio de Costo: Indica que la evaluación de los activos en el balance general debe basarse en el costo histórico y no en el valor corriente del mercado.
• Principio de Objetividad: Otra razón para utilizar el costo y no los valores actuales de mercadeo para contabilizar los activos radica en la necesidad de tener una base definida de evaluación, fundamentada en hechos reales. ⁽²¹⁾

1. PROCESO DE TOMA DE DECISIONES EN LAS EMPRESAS

El tiempo y las relaciones humanas son elementos fundamentales del proceso para tomar decisiones. La toma de decisiones relaciona las circunstancias presentes de la organización con acciones que la llevaran hacia el futuro. La toma de decisiones también se basa en pasado; las experiencias del pasado positivas y negativas desempeñan una parte importante para determinar las opciones que los gerentes consideran factible o deseable.

Sobra decir que el gerente, cuando toma las decisiones, no esta aislado. Al mismo tiempo que el toma sus decisiones, hay otras personas tomando decisiones dentro de la misma organización y fuera de ella, en las oficinas de otras empresas o del gobierno. La toma de decisiones es un proceso conducido por los gerentes relacionado con terceros que también toman decisiones.

El modelo racional para tomar decisiones y resolver problemas supone que las decisiones más eficaces son resultado de un proceso de cuatro pasos, seguido por los administradores, que consiste en investigar la situación, desarrollar alternativas, evaluar las alternativas y elegir la mejor y después, implantar la decisión y darle seguimiento.

El modelo racional tiene un largo historial en el ejercicio de la administración y los estudios de administración. El proceso básico de las decisiones esta compuesto por cuatro etapas:

1. Investigar la Situación: Una buena investigación cubre tres aspectos: La Definición Del Problema, El Diagnostico y La Identificación De Objetivos.

1. Definir el Problema: La confusión para definir el problema se presenta, en parte, debido a que los hechos o los aspectos que captan la atención del administrador podrían ser síntomas de otra dificultad más fundamentales o generalizada.
2. Diagnosticar las Causas: Los gerentes formulan unas series de preguntas que implican las relaciones humanas. Las causas, a diferencia de los síntomas casi nunca son evidentes y los gerentes, en ocasiones, tienen que recurrir a la intuición para identificarlas.
3. Identificar los Objetivos de la Decisión: Cuando se ha identificado el problema y se han diagnosticado sus causas, el siguiente paso consiste en decidir cual seria una solución efectiva. La mayor parte de los problemas constan de varios elementos, y es poco probable que el gerente encuentre una solución que sirva para todos ellos. Si una solución permite que se alcancen los objetivos de la organización, tendrá éxito; el problema inmediato podría estar indicando dificultades futuras que el gerente podría evitar si tomara medidas desde el principio. Cabe señalar que lo importante de los tres aspectos de la investigación de un problema es la educación del gerente en cuanto al mundo a la vez de su imaginación.

Para contestar, los gerentes tienen que pensar en otras dos preguntas. En primer lugar, ¿Satisface la alternativa los objetivos de la decisión? En segundo ¿tiene la alternativa una probabilidad aceptable de tener éxito? Los gerentes también deben estar concientes de que la definición de "aceptable" puede variar de una organización a otra y de una persona a otra, dependiendo de la cultura de la organización y de cuanto riesgo toleren las partes involucradas en la decisión.

Como una organización es un sistema de partes interrelacionadas y opera entre otros sistemas, los gerentes deben tratar de anticipar como el cambio en un área afectara a otras áreas, tanto en el presente como en el futuro. Por ejemplo recortar la investigación y el desarrollo podría significar un ahorro de dinero a corto plazo, pero podría afectar a la organización a la larga. Los competidores también se pueden ver afectados por la decisión y sus reacciones se tienen que tomar en cuenta.

Las alternativas con consecuencias negativas se deben eliminar y las alternativas con consecuencia positivas, por lo general, serán preferibles a las que solo producen consecuencias neutrales.

4) Implantar la decisión y monitorearla:

Una decisión programada es la que se aplica a problemas estructurados o rutinarios. Los operadores de turnos deben cumplir especificaciones y reglas en lo que se indica si la parte confeccionada por ellos es aceptable o debe desecharse o trabajar de nuevo. Otro ejemplo de decisión programada es la realización de nuevos pedidos de los artículos estándar de un inventario. Este tipo de decisión se aplica a labores de rutina o repetitivas; depende fundamentalmente de criterios preestablecidos o regla de decisión.

Se aplican a situaciones no estructuradas, novedosas y vagamente definidas de naturaleza no recurrente. Como ejemplo puede citarse el desarrollo del automóvil de tracción total por auditoria. Las decisiones estratégicas en general son de hecho decisiones no programadas, puesto que requieren de juicios subjetivos.

Casi todas las decisiones no programadas son responsabilidad de los administradores del nivel superior, ya que estos se ocupan por lo general de problemas no estructurados. Los problemas en los niveles inferiores de las organizaciones son habitualmente rutinarios y estructurados, por lo general, requieren de administradores y empleados un menor margen de discrecionalidad en las decisiones.

Prácticamente todas las decisiones se toman en condiciones de al menos ciertos grados de incertidumbre. Este grado varia, sin embargo, de la certidumbre relativa a la gran incertidumbre. La toma de decisiones implica ciertos riesgos.

En una situación en la que está presente la certidumbre, se tiene razonable seguridad de los que ocurrirá una vez tomada una decisión. Se dispone de información considerada confiable y se esta en conocimiento de las relaciones de causa y efecto.

En una situación de riesgo es probable que exista la información basada en hechos, la cual sin embargo puede ser incompleta. Para una mejor toma de decisiones pueden estimarse las probabilidades objetivas de ciertos resultados en base a modelos matemáticos, también puede hacerse uso de la probabilidad subjetiva basada en el juicio y la experiencia.

Dado que los administradores no solo deben tomar decisiones correctas sino que además deben tomarla siempre que sea necesario y tan económicamente como sea posible. Las decisiones de menor importancia no requieren de análisis e investigación exhaustivos, se puede delegar sin problema y sin riesgo para la responsabilidad básica de un administrador. La importancia de una decisión también depende del grado de responsabilidad de manera que lo que prácticamente puede carecer de importancia para el presidente de una compañía puede ser al mismo tiempo de gran importancia para el coordinador de una sección. ⁽²²⁾

"Se considera como estados financieros, todos los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades que realiza una empresa a lo largo de un período". ⁽²³⁾

"Son reportes resumidos de las transacciones contables, pueden ser aplicables a cualquier momento y a cualquier lapso de tiempo." ⁽²⁴⁾

"Son documentos que presentan a pesos constantes los recursos generados o utilidades en las operaciones, los principales cambio ocurridos en la estructura financiera en la entidad y su reflejo final en el efectivo o inversiones personales a través de un periodo determinado". ⁽²⁵⁾

2. OBJETIVOS Y CARACTERÍSTICAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS:

Dentro de los objetivos de los estados financieros, se enmarcan los de brindar informaciones adecuadas y oportunas a sus diferentes usuarios, relativas a todos los acontecimientos producidos por un periodo dado y a una fecha determinada. Atendiendo a las necesidades de los diferentes usuarios, para brindar informaciones y proteger los recursos, se justifica además, porque sirve como sistema de información, lográndose de manera especial los siguientes objetivos fundamentales:

• Lograr satisfacer las necesidades de información de aquellas personas que tengan menos posibilidad de obtener información y dependan de los estados financieros como principal fuente para informarse de las actividades económicas de la empresa.
• Proporcionar a los inversionistas y acreedores información útil que les permita predecir, comparar y evaluar los potenciales relativos a los flujos de efectivos.
• Proporcionar informaciones de utilidad para evaluar la capacidad de la administración para utilizar con eficacia los recursos de la empresa que permiten lograr los objetivos propuestos.
• Proporcionar informaciones relativas a las transacciones y demás eventos que sirva para predecir, comparar y evaluar la capacidad generadora de utilidades.

Siendo el fin primordial de los estados financieros brindar información adecuada a sus diferentes usuarios. Para que ésta condición pueda materializarse, los estados financieros deben satisfacer ciertas características, como son:

• Ser Comprensivo: Deben abarcar todas las actividades u operaciones de la empresa.
• Consistencia: La información contenida debe ser totalmente coherente entre las distintas partidas y entre los distintos estos financieros.
• Relevancia: Deben ayudar a mostrar los aspectos principales del desempeño de la empresa.
• Confiabilidad: Deben ser fidedignos de la realidad financiera de la empresa.
• Comparabilidad: Deben ser comparables con otros períodos de la misma empresa y con otras firmas de la misma actividad.
• Proporcionar Informaciones de Utilidad para evaluar la capacidad de la administración al utilizar con eficacia los recursos de la empresa que permiten lograr los objetivos propuestos.
• Proporcionar Informaciones Relativas a las transacciones y demás eventos que sirva par predecir, comparar y evaluar la capacidad generadora de utilidades.⁽²⁶⁾

Atendiendo a su clasificación existen diferentes tipos de estados financieros que son:

1. Estados financieros proforma o proyectado: Este tipo de estados financieros pueden presentar total o parcialmente situaciones o hechos por acahecer, y se preparan con el objeto de presentar en que determinadas situaciones aún no consumadas por la situación financiera de la empresa; es un estado estimado que acompaña frecuentemente a un presupuesto.⁽²⁷⁾
2. Estados financieros Auditados: Son aquellos estados que han pasado por un proceso de revisión y verificación de la información; este examen es ejecutado por un contador público independiente quienes finalmente expresan una opinión acerca de la razonabilidad de la situación financiera, resultados de operación y flujo de fondos que la empresa presenta en sus estados financieros de un ejercicio en particular.
3. Estados financieros consolidados: Son aquellos estados que son publicados por compañías legalmente independientes que muestran la posición financiera y la utilidad, tal como si las operaciones de las compañías fueran una sola entidad legal.⁽²⁸⁾

1. Balance General.
2. Estado de Resultados u operaciones.
3. Estado de Flujos de Efectivo.

1. Balance General: El balance general es un documento contable que refleja la situación financiera de un ente económico, ya sea de una organización pública o privada, a una fecha determinada y que permite efectuar un análisis comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y el capital contable. Se formula de acuerdo con un formato y un criterio estándar para que la información básica de la empresa pueda obtenerse uniformemente, como por ejemplo: posición financiera, capacidad de lucros y fuentes de fondeo.⁽²⁹⁾

• El balance esta siempre equilibrado. Los activos deben igualar el pasivo más el patrimonio.
• Los activos corrientes lo constituyen el efectivo, así como aquellos activos que típicamente son agotados o transformados en efectivo durante un período contable en el curso regular de las operaciones.
• Los pasivos corrientes serán usualmente pagados dentro de un mismo año. La deuda a largo plazo permanecerá vigente más tiempo, y no será cancelada dentro de un corto período de tiempo.
• Patrimonio puede tomar distintas formas: capital, reservas y ganancias retenidas. Las ganancias retenidas no existen en la forma de efectivo. Estas ganancias se distribuyen a través de los activos de la firma.
• El balance muestra la situación de la empresa en un momento dado de tiempo, cambia por tanto, para diferentes momentos en que esté se elabore.⁽³⁰⁾

1. Activos a) Corrientes a-1 Efectivo en caja y banco.

a-2 Cuentas y Partidas a cobrar.

a-3 Inventarios.

a-4 Gastos pagados por

b) Inversiones b-1 Bonos del Estado Dominicano.

b-2 Acciones de otra Compañías.

b-3 Bienes muebles o inmuebles

c) Propiedad, c-1 Terrenos.

Planta, y c-2 Edificios.

Equipos c-3 Maquinarias y Equipos.

c-4 Mobiliarios y Equipos de Oficina.

c-5 Equipos de transporte.

c-6 Depreciaciones Acumuladas.

2. Pasivos a) corrientes a-1 Cuentas por pagar proveedores.

a-2 Prestamos por pagar a corto plazo . a-3 Retenciones por pagar.

a-4 Intereses por pagar.

b) Largo Plazo b-1 Préstamos por pagar.

b-2 Hipotecas por pagar.

b-3 Documentos por pagar.

c) Diferidos c-1 Ingresos anticipados.

c-2 Suscripciones anticipadas.

3. Capital Contable

a) Capital a-1 Capital autorizado.

a-2 Acciones no emitidas.

a-3 Capital social.

b) Reservas b-1 Reserva para uso futuro.

b-2 Reserva legal.

c) Superávit c-1 Ganancias retenidas.

c-2 Superávit asignados.

• Activos: Son los bienes y derechos de su propiedad capaces de generar ingresos en el futuro.
• Activos Corrientes: Es el efectivo y todas aquellas partidas que se hayan de convertir en efectivo o que se consumen en el ciclo normal de operaciones.
• Inversiones: Se clasifican en este grupo todas aquellas partidas que no se usan directamente en las actividades de un negocio, cuyo objetivo sea obtener algún beneficio futuro.
• Propiedad, Planta y Equipo: Se consideran en este grupo todos los activos que posean una vida relativamente permanente, cuyo fin consiste en utilizarse en las operaciones de una entidad y no se tenga como política su venta.
• Diferidos: Son aquellos activos que posee una empresa, los cuales suelen amortizarse en varios periodos y que su conversión en gasto esta generalmente regulada por la ley.
• Otros Activos: Se clasifican en este grupo, aquellos bienes que posee una entidad los cuales generalmente son estáticos o de movimientos muy lentos.
• Pasivos: Están constituidos por todos las obligaciones vencidas o por vencer que haya contraído un negocio.
• Pasivos Corrientes: Se suelen clasificar en este grupo todas las obligaciones vencidas o que vencen dentro de un ciclo normal de operaciones.
• Pasivos a largo plazo: Son todas las obligaciones con vencimiento mayor a un año o fuera del ciclo normal de operaciones.
• Pasivos Diferidos: Se incluyen en este grupo todas las obligaciones contraídas por ingresos recibidos por adelantado, cuya cancelación es a cambio de entrega futura de mercancía o algún servicio.
• Capital Contable: Esta constituido por todos los recursos financieros aportados a la empresa por los inversionistas, así como los dividendos, perdidas o ganancia que se generen de sus operaciones o actividades.
• Capital Social: Esta constituido por las acciones emitidas y en circulación.
• Reservas: Son todas las separaciones de capital realizadas por una empresa para fines especiales.
• Reserva Legal: Separación del 5% de las ganancias de cada período hasta alcanzar un 10% del capital pagado, según lo establece el código de comercio de la República Dominicana.
• Superávit: Ganancias retenidas que a un momento dado no han sido declaradas ni pagadas por concepto de dividendos.
• Ingresos: Es el producto obtenido por la venta de mercancías o brindar algún servicio.
• Costos: Son los valores pagados u obligaciones asumidas por la adquisición de algún bien o servicio.
• Gastos: Son los costos en que incurre la organización para la realización de una actividad productiva.

El estado de resultado es aquel que resume las operaciones de la empresa derivados de sus actividades económicas, de comprar y vender o proveer servicio durante un período de tiempo. Está compuesto por tres grupos de cuentas, que son: Ingresos, Costos y Gastos ⁽³¹⁾

Este estado revela el volumen monetario de las actividades del negocio, así como también los elementos integrantes del costo de adquisición y de venta de las mercancías y administración de la empresa, esto es para las empresas comerciales, en cambio para las empresas de servicios es por el servicio prestado. Además indica la fuente de obtención del ingreso normal, también es útil en el proceso de estimar la utilidad futura del negocio.

• El estado de resultado contiene los ingresos y gastos incurridos por la empresa en un período particular de tiempo.
• Debe contener el mayor detalle posible para fines de administración interna.
• Cualquier ingreso o egreso extraordinario debe ser acompañado de las notas explicativas respectivas.
• El estado de resultados es como una tarjeta de reporte: no solo dice como le fue a la empresa, sino también el porque de sus resultados.
• Se basa en la contabilidad devengada* la misma que difiere de la contabilidad de efectivo. De esta forma las utilidades o ingresos netos no representan necesariamente efectivo. En ese mismo sentido los intereses son gastos deducibles para impuestos; en tanto que los dividendos pagados no son gastos, pero si un egreso de efectivo. ⁽³²⁾

• El margen bruto de utilidad.
• Costos de Operación
• Utilidad de Operación.
• Utilidad Neta del periodo.

Este muestra el movimiento del efectivo que entra y que sale al negocio, por medio de una lista de las fuentes de ingreso de efectivo y los usos (desembolsos) del mismo.

Este difiere de un estado de pérdidas y ganancias en que resume las operaciones del negocio que abarcan ingresos y egresos de caja sin considerar su relación con las actividades que producen utilidades y al proceso de equilibrar los ingresos y los costos.

Este estado también suministra una base para estimar las futuras necesidades del efectivo, además de facilitar el análisis de las fuentes de fondo originado en las empresas y sus usos. ⁽³³⁾

• Fondos provistos u originados.
• Usos de efectivo.

La materia del estado de flujo de efectivo son las fuentes y los usos.

Fuentes: El efectivo puede aumentarse como resultado de las operaciones siguientes:

• Actividades Normales.
• Cobranzas.
• Venta de activos fijos.

^* Contabilidad Devengada es aquella por la cual se equiparan los gastos incurridos

con lo ingreso generados durante un periodo de tiempo determinado.

⁽³²⁾ Contabilidad de Efectivo: es aquella para la cual los gastos se cargan cuando son efectivamente pagados.

• Efectivo recibido de intereses y dividendos sobre inversiones y otras partidas de ingresos diversos similares.
• Reembolsos de sobre pagos del impuesto federal sobre la renta, liquidación de sentencias favorables de juicios y otras ganancias extraordinarias resultantes en recursos de efectivo.

1. A todo aumento del capital de trabajo corresponde un aumento en el pasivo no circulante.
2. A todo aumento del capital de trabajo corresponde un aumento en el capital contable.
3. A todo aumento del capital del trabajo corresponde una disminución del activo no circulante.
4. A toda disminución del capital de trabajo corresponde una disminución del pasivo no circulante.
5. A toda disminución del capital corresponde una disminución del capital contable.
6. A toda disminución del capital corresponde un aumento en el pasivo circulante.

El análisis financiero es una rama del saber cuyos fundamentos y objetivos giran en torno a la obtención de medidas y relaciones cuantitativas para la toma de decisiones a través de la aplicación de instrumentos y técnicas matemáticas sobre cifras y datos suministrados por la contabilidad transformándolos para su debida interpretación.

El proceso de análisis financieros se fundamenta en la aplicación de herramientas y de un conjunto de técnicas y demás datos complementarios, con el propósito de obtener medidas y relaciones cuantitativas que señalan el comportamiento, no solo del ente económico sino también algunos de sus variables más significativas e importantes.

La fase gerencial de análisis financiero se desarrolla en distintas etapas y su proceso cumple diversos objetivos. En primer lugar la conversión de datos puede considerarse como su función más importante; luego puede utilizarse como una herramienta de selección, de previsión o predicción, hasta culminar con las fundamentales funciones de diagnostico y evaluación.

Las técnicas de análisis financiero contribuyen, por lo tanto, a la obtención de las metas asignadas a cualquier sistema gerencial de administración financiera, al dotar al gerente del área de indicadores y otras herramientas que permitan realizar un seguimiento permanente y tomar decisiones acerca de cuestiones como:

• Supervivencia.
• Evitar riesgos de pérdidas o insolvencia.
• Competir eficientemente.
• Maximizar la participación en el mercado.
• Minimizar los costos.
• Maximizar las utilidades.
• Agregar valor a la empresa.
• Mantener un crecimiento uniforme en utilidades.
• Maximizar el valor unitario de las acciones.

Método de Análisis Vertical: "La información financiera es analizada comparando entre si las diferentes partidas de un mismo estado financiero. El interés fundamental de este tipo de análisis es ver la relación existente entre los datos de los estados financieros de un mismo período contable."⁽³⁴⁾

Método de Análisis Horizontal: "La información financiera es analizada comparando las diferentes partidas o indicadores de los estados financieros de un período con otro".

Razones Financieras: Para evaluar la situación y desempeño de una empresa, el analista requiere de algunos criterios, como razones o índices que relacionan datos financieros entre sí. El análisis e interpretación de varias razones permite a los analistas tener un mejor conocimiento de la situación y desempeño financiero de la empresa que el que podrían obtener del análisis aislado del registro financiero.⁽³⁵⁾

El análisis financiero es una técnica tan útil para la interpretación de la información contable producida por los entes económicos que el grupo de usuarios que a el acuden tiene una cobertura prácticamente ilimitada. A pesar de ello, se acostumbra clasificar a dichos usuarios en los siguientes grupos:

• Otorgantes de crédito.
• Inversionistas.
• Directivos y Administradores.
• Entidades Gubernamentales.
• Compañías de Seguros.
• Analistas de fusiones, etc.

Prentice – Hall, Hispanoamericana, S.A, Pág. 759.

Cada uno de estos grupos de personas o entidades interesadas en los resultados que se obtienen a través del análisis financiero, dirige su atención hacia algunos de los elementos e indicadores calculados, teniendo en cuenta el objetivo particular buscado.

Los otorgantes de crédito son entidades que suministran recursos, en ejercicio de sus propias actividades, a los entes económicos para el desarrollo de sus operaciones, ampliar la capacidad productiva, diversificar actividades o para una combinación de estos hechos, a cambio de un interés.

Antes de conceder financiación, los acreedores estudian situaciones tales como: Cláusulas de protección de la acreencia, conociendo y comprobando el valor de mercado de los activos dados en garantía, la capacidad de generación de recursos y la confiabilidad y estabilidad de las proyecciones de caja para períodos futuros, con el propósito de evaluar las posibilidades reales de retorno del interés-si lo hay- y del capital; asimismo, las entidades otorgantes de crédito analizan la capacidad para obtener resultados, provenientes de las operaciones normales del ente económico y, en especial, la habilitación para producir niveles estables de utilidades, aún en épocas difíciles.

Los gerentes, directivos y administradores, de todos los niveles de una empresa o negocio, permanentemente recurren a las técnicas y herramientas de análisis financiero para múltiples propósitos. Uno de ellos es ejercer el control sobre las actividades de la empresa y sus resultados, lo cual se logra mediante la observación de cambios importantes y significativos en razones y tendencias, para tomar las medidas correctivas que sean del caso, de manera oportuna.

En forma particular a los administradores de una empresa les interesa mantener el control sobre la rentabilidad de la inversión representada en los activos, y en la eficiencia con que ellos son explotados económicamente.

Dentro de esta categoría de usuarios de la información financiera emitida por empresas y demás entes económicos que ejercen actividades industriales, comerciales o de servicios, los organismos del estado que, de alguna manera ejercen control y vigilancia sobre las actividades particulares son quienes más interés tienen, especialmente para conocer indicadores tales como la tasa de rendimiento sobre los activos y la proporción de recursos que no provienen de los aportes del capital, entre otros.

4. IMPORTANCIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS EN LAS

Los estados financieros tienen mucho que ver con las funciones administrativas ya que estos constituyen la base informática para que la administración tome las decisiones a enrumbar la marcha de las negociaciones.

El análisis financiero que se práctica a los estados financieros, es una de las partes correspondientes a las actividades que tiene que ver con la toma de decisiones por parte de los directores de la empresa.

Un informe acerca de los resultados obtenidos mediante un análisis financiero, sobre los estados financieros sujetos a examen, es fundamental, para que en base a las razones, índices, porcentajes que se obtienen de las interpretaciones de las cifras de dichos estados en una base tanto vertical como horizontal, digan a los directores de la empresa que hay que tomar en cuenta, para las correcciones de lugar.

Informan los efectos de los rendimientos sobre las inversiones y costos de administración de capitales, los cuales son una base idónea para que la administración documente sus actitudes al tener la responsabilidad de tomar una decisión cualquiera.

Los estados financieros son utilizados por la gerencia para determinar si se están llevando a cabo los planes trazados con la eficiencia necesaria; para conocer la situación financiera de la entidad, para planear nuevos proyectos y realizar los cambios que tiendan a agilizar los distintos procesos por los que debe atravesar la empresa en el ciclo de sus actividades.

En forma particular a los administradores de una empresa les interesa mantener control sobre la rentabilidad de la inversión, representada en los activos, y en la eficiencia con que ellos son explotados económicamente. Dicho control se ejerce a través del análisis de los cambios en los índices y en las tendencias de las diferentes variables que intervienen en la explotación operacional de cualquier organización.

Mediante una adecuada interpretación de las relaciones entre variables, obtenidas a través del ejercicio sistemático del análisis financiero, los directivos y administrativos de las empresas podrán:

• Solicitar acciones oportunas y eficaces en caso de detectarse algún problema o incoherencia en resultados.
• Organizar datos para relacionarlos con modelos anteriores o con estándares externos.
• Descubrir las causas o efectos de una situación detectada mediante el análisis de indicadores u otra clase de herramientas.
• Identificar puntos fuertes y débiles, con el propósito de aprovechar las oportunidades y corregir los problemas actuales o potenciales.

La complejidad creciente de la gerencia moderna, nos obliga a buscar más allá de la dicotomía tradicional, entre especialistas, un nuevo tipo de gerente; capacitado para manejar la empresa del siglo XXI, a la vez experto en su área funcional y del manejo global de la empresa. El gerente integral maneja: Recursos Humanos, Recursos Físicos, (planta, equipos, productos), Recursos Financieros, Recursos Tecnológicos y Tiempo.

Alcanzar el nivel de gerente integral, dentro del concepto de desarrollo gerencial, significa un mayor desarrollo de las habilidades para realizar un mejor trabajo, lo que redunda de manera importante, en aumentar las contribuciones al éxito financiero de la compañía. De ahí, que los conocimientos financieros jueguen un papel básico en el personal a nivel gerencial, puesto que el mismo, implica desarrollar nuevas aptitudes, actualización de conocimientos en el área de gestión financiera.

Virtualmente, en todas las decisiones de negocio existen implicaciones financieras y los ejecutivos de naturaleza no financiera deben poseer invariablemente conocimientos suficientes en finanzas, para estar en condiciones de incluir estas implicaciones, dentro de sus propios análisis especializados. Por ejemplo, el personal del área de mercadotecnia debe entender en qué las decisiones de comercialización afectan y se ven afectados por la disponibilidad de fondos, por los niveles de inventarios, por un exceso en la capacidad de la planta y por otros aspectos similares. Igualmente, los del área de contabilidad deben entender la forma en que se usan los datos contables en la planeación corporativa y el modo en que dichos datos son visualizados por los inversionistas.

Esto refleja, que las finanzas mantienen una relación directa con todas las divisiones, cuyas decisiones fundamentales, al tener implicaciones financieras, afectan el valor de la empresa.

No podemos perder de vista, que el objetivo principal de toda empresa es acrecentar, al máximo, el valor de los accionistas. Este valor, esta representado por el precio de mercado de sus acciones, el cual a su vez, es el resultado de las decisiones que la gerencia toma, relacionados con la inversión, el financiamiento y los dividendos. La planificación y gestión financiera competentes, son componentes importantes, del éxito en cualquier organización que reúna a las personas para alcanzar una meta común.

El conocimiento de los principios y técnicas de la gestión financiera, ha aumentado su importancia debido a la característica de incertidumbre económica que presenta en la actualidad.

Las nuevas tendencias en la administración de los negocios requieren de un nuevo gerente, con aptitudes, actitudes, destrezas y habilidades especiales para manejar aspectos tan amplios como:

• Control total de Calidad: Es una filosofía de una cultura de trabajo que compromete al recurso humano con el mejoramiento continuo, de tal manera, que a través del tiempo se logre la productividad y con ello se consiga un liderazgo en costos que permita competir.
• Orientación hacia los Clientes: Esta década se ha caracterizado por una fuerte disposición a escuchar al cliente, de tal manera que se ofrezcan productos y servicios que le satisfagan plenamente.
• El tiempo como factor Clave: El tiempo es la variable más relevante para el proceso de toma de decisiones. Las organizaciones de hoy requieren diseñar, producir, vender, entregar y cobrar, tratando de minimizar el tiempo con el fin de aumentar la liquidez, eliminar almacenajes innecesario, reducir la cobranza vencida, etc., en circunstancia que dañan no solo la liquidez, sino también la rentabilidad la que provocan costos financieros, al pedir prestado para fondear las inversiones que pueden evitar o eliminar aquellas actividades o proceso que no generan valor.
• Justo a tiempo: Este sistema implica elaborar un producto cuando es necesario y en la cantidad demandada por los clientes, lo que conlleva a que también los insumos que se requieren para producirlo o para ofrecer un servicio se tenga en cantidades suficientes y en el momento necesario.
• Los desarrollos tecnológicos de los sistemas de información: No hay duda de que los sistema de información han sido muy afectados por los desarrollos tecnológicos, sobre todo, por el uso generalizado de las computadoras personales que a través de diferentes paquetes y programas permiten a los administradores contar con una gran cantidad de datos clasificados y presentados de diferentes maneras que facilitan la tarea de administrar empresas.
• Costeo basado en actividades: Los sistemas tradicionales de costo consideran como única misión determinar correctamente el costo del producto o servicio, ignorando que hoy en día lo que demandan los usuarios de costos es información para ver que se puede hacer para reducirlos, es decir, se quiere un sistema de información que determine cuales actividades agregan valor y cuales no, con el fin de lograr el mejoramiento continuo.
• Nuevas herramientas para los nuevos sistemas: La implantación de nuevas herramientas para mejorar la manufactura afecta la información que requiere el área de costos y de contabilidad administrativa. Entre las herramientas que mas cambios generan están los sistemas de manufactura a través de la computación integrada, los cuales tienen como propósito reducir los inventarios, incrementar la capacidad de producir, mejorar la calidad del servicio, disminuir el tiempo de producción e incrementar la producción eficiente.⁽³⁶⁾

Un sistema general de información, es un importante recurso no solo para la administración sino también para la gestión de la empresa en sentido general. El sistema de información general permite realizar cambios en la organización con el fin de tener un mejor dominio y una ventaja competitiva en el mercado.

Es importante resaltar que un sistema general de información debe estar enteramente relacionado con el costo-beneficio de la organización partiendo del valor que se otorgue a la información dentro de la organización y las ventajas que este tiene sobre las tomas de decisiones.

La información es poder y aquellas empresas que poseen un sistema de información correspondiente a sus necesidades tienen dominio y ventaja al tomar decisiones previas antes de los sucesos esperados. El poder de la información es garantía para todas las organizaciones que implementan dicha ventaja, de manera pues que si la administra de una forma adecuada la organización puede alcanzar sus objetivos.

Hoy día la información es un elemento que las organizaciones deben tomar en cuenta a la hora de tomar decisiones, ya que de acuerdo al tipo de información que lleve a cabo podrá obtener mejores resultados.⁽³⁷⁾

En la década de los 50 la información se concebía como un mal necesario que en cualquier momento podía ahogar a la empresa y frecuentemente entorpecía las labores cotidianas de la empresa; ya para lo años 60 la información empezó a valorarse y se empezó a concebir como un elemento útil para la administración siendo empleada en los sistemas de información administrativa que generaban gran cantidad de informes procesados frecuentemente en un computador multipropósito

En la actualidad la información permite crear y mantener ventajas competitivas para mantener y mejorar las situaciones de la empresa en el mercado.

Los sistemas de información se han ido convirtiendo con el tiempo en otra área funcional de la empresa tal como la de contabilidad, finanzas, mercadeo o producción.

Actualmente toda empresa exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologías de información como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia.

Es importante tener en cuenta que en una empresa un sistema de información necesita justificar su implementación desde el punto de vista – costo / beneficio de acuerdo al valor que otorgue la información dentro de una empresa.⁽³⁸⁾

Un sistema de información contable, con frecuencia llamado simplemente un sistema de información, es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de información diferentes cada uno usa un sistema de información contable distinto.

Por ejemplo, una Joyería obtiene los ingresos mediante la venta de sus existencias, por lo que el administrador de la tienda normalmente desea tener un nivel exacto y actualizado de existencia disponible para la venta al minuto. Sin embargo un medico obtiene sus ingresos proporcionando servicios y no existe inventario alguno, o muy poco que controlar. El médico necesita conocer el tiempo utilizado con cada paciente. Por lo tanto la joyería y el médico necesitan sistemas de información diferentes para contestar los tipos especiales de preguntas que se presentan en la operación de su negocio.

Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensión básica de los sistemas de contabilidad. El sistema de contabilidad es