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Certificaciones de Calidad - Normas ISO

Enviado por sacrijaja



  1. Normas no contractuales
  2. ISO 9000
  3. Normas de Gestión de Calidad y Aseguramiento de la Calidad. Guía para la selección y uso
  4. Las normas internacionales sobre sistemas de administración ambiental ISO 14000
  5. México apoya las iniciativas ambientales voluntarias
  6. Las grandes compañías mexicanas ven favorablemente el ISO 14000
  7. Documentación para la implantación de un sistema de gestión ambiental (EMS)
  8. Gestión de Calidad y elementos del Sistema de Calidad - Directrices generales
  9. ISO 9004-4. Desarrollo y ejecución de un programa de mejora de calidad

El proceso de globalización económica exige que las empresas redefinan sus estrategias y sus procesos con la finalidad de lograr un uso eficiente de sus recursos y el aumento de su productividad, de modo que puedan competir con éxito en el mercado.


Existen mecanismos que promueven el logro de la eficiencia y calidad requeridas, tanto en los sistemas de producción de las empresas así como en el acabado final de los productos.


Los estándares internacionales ISO constituyen un instrumento importante para alcanzar las metas descritas. A través de ellos se establece una serie de pautas y patrones que las entidades deberán seguir con la finalidad de implementar un sistema de gestión y aseguramiento de la calidad en el desarrollo de sus procesos.


ISO. Es la denominación con que se conoce a la Internacional Organización for Srandarization (IOS); sin embargo, considerando la tendencia a la estandarización global - homogeneización - que propone dicha organización, es que se le asigna la sigla ISO, vocablo que proviene del griego "iso" que en castellano significa "igual".


Dentro de los estándares internacionales voluntarios elaborados por dicha organización encontramos a los de la familia ISO 9000, referidos a la gestión y aseguramiento de la calidad, e ISO 14000, sobre la gestión ambiental.
Calidad. La familia ISO 9000, a través de la cual se propone la implementación de sistemas de gestión y aseguramiento de la calidad, engloba varios estándares internacionales.


Dentro de ellos destacan los estándares ISO 9001, sobre diseño, producción, instalación y servicio post-venta; ISO 9002, referidos a la instalación y servicio post-venta; ISO 9003, inspecciones y ensayos finales, e ISO 9004-1, que se constituye en una guía para la gerencia en el desarrollo de un sistema de calidad.
Gestión Ambiental. ISO 14000, en cambio, es el término genérico utilizado para designar a la familia de estándares internacionales sobre gestión ambiental, que enfatiza la acción preventiva antes que correctiva y un desempeño de continua mejora de temas ambientales.


En las áreas contenidas en dicha familia encontramos a los sistemas de gestión ambiental (ISO 14001 y 14004); auditoria ambiental e investigación relacionada (ISO 14010, 14011 y 14012); evaluación de desempeño ambiental (14031); etiquetado ambiental (14022,14023); ciclo de vida (14040, 14041); términos y definiciones (14050) y estándares ambientales de productos (14060).


Certificados ISO. Son otorgados por las denominadas entidades certificadoras - que pueden ser entidades nacionales o extranjeras -, que realizan una evaluación exhaustiva de los procesos de las empresas que pretenden obtener el citado documento.


Las entidades que voluntariamente buscan conseguir la certificación deben asegurar que han implementado en sus procesos un sistema de gestión de la calidad.


Para obtener la certificación se realiza una serie de evaluaciones a la empresa interesada, tales como auditorias de diagnóstico, revisión del sistema por la dirección, evaluación de documentación, entre otras.


Cabe resaltar que una misma entidad puede certificar diversos ámbitos o esferas de su producción o comercialización y, en tal sentido, obtener más de un certificado ISO.
Ventajas. La obtención de certificados que garanticen ciertos estándares de calidad o de preservación del medio ambiente ocasiona a las empresas una serie de ventajas competitivas. Entre las más importantes tenemos: Reducción de costos, mayor rentabilidad, mejoras en la productividad, motivación y compromiso por parte del personal en una cultura de calidad, mejor posicionamiento en el mercado, es decir, constituye una importante herramienta de marketing.
Los beneficios que consiguen las empresas al implementar un sistema de calidad según las normas ISO 9000 son considerables, pues permiten obtener una mayor satisfacción de los clientes por la confianza en los productos y servicios que brindan.


Otro aspecto fundamental es la reducción de costos, pues al contar con un sistema más eficiente se eliminan las posibilidades de efectuar un reproceso para la elaboración de los productos o servicios que no se adecuan a los estándares solicitados.


Es decir, se logra una mejora considerable en la productividad de la empresa, así como con los compromisos de identificación de los trabajadores.
La adecuación a estas normas genera las condiciones precisas para una gestión de calidad más efectiva y contribuye a lograr mayor participación en el mercado.


Representa adicionalmente una ventaja competitiva y un factor de diferenciación frente a las empresas que hasta el momento no han adoptado estas exigencias.


Actualmente son más de doscientas mil empresas en el ámbito mundial certificadas con las normas ISO.
El modelo a seguir para la implementación del sistema de gestión de la calidad dependerá de las características del proceso a certificar.
En términos generales, cuando las empresas desean demostrar que cuentan con un sistema que se ajusta a los requisitos establecidos en las normas ISO 9000, deben presentar su solicitud ante los organismos acreditados para este propósito. Como primer paso se realizará una auditoria a través de la cual se obtendrá un diagnóstico de la empresa. Así mismo, se llevará a cabo una capacitación para el cumplimiento de los objetivos planeados. Se hará posteriormente, un seguimiento y revisión de los sistemas adoptados por la empresa, tras lo cual se efectuará una auditoria interna que, de resultar satisfactoria, dará lugar a la certificación.


Tendencia a la estandarización. "El certificado ISO es una herramienta gerencial que ofrece grandes ventajas competitivas de marketing y posicionamiento en el mercado. No debe ser visto por los empresarios como un gasto sino como una inversión" así definió al certificado ISO el presidente del Comité Técnico ISO/176 sobre gestión y aseguramiento de la calidad, John Davies. El costo de implementar un sistema de gestión y aseguramiento de la calidad dependerá, sobre todo, del tipo de proceso que quiere certificar cada empresa, así como el tamaño y las características de la compañía. El costo aproximado se encuentra entre 25 mil y 75 mil dólares. Ese monto sirve para contratar servicios de consultores, que efectúan labores de diagnóstico, capacitación, revisión de documentación y auditorias internas entre otras tareas. En relación a los mercados desarrollados, como el americano, donde las inversiones están entre 5 mil y 20 mil dólares, los costos en América Latina aún son muy elevados.


Germanischser Lloyd Certification (GLC) es un ente certificador de sistemas de gestión de la calidad conforme a la serie de normas ISO 9000. Su cede central está en Hamburgo, Alemania, pero opera en todo el mundo a través de una red internacional de sucursales. Obtener una certificación ISO 9000 pasa por una fase preparatorio en la que están comprendidos aspectos como la elección de la norma, exigencias al sistema de gestión de la calidad, alcance de la certificación, costos y preauditoría. La segunda y tercera fases corresponden al proceso propio de certificación y la auditoria inicial, respectivamente.

El modelo escogido ISO 9001, 9002, 9003 debe considerar las características de la empresa: su estructura organizativa y operativa. Acerca de las exigencias al sistema de gestión de la calidad, el ente certificador considera que están definidas en la norma a emplear (cliente, sector o naturaleza de la misma al interpretar la norma). Todos los requisitos y procedimientos deben hallarse documentados e implementados. Cuando ambos aspectos sean fehacientemente confirmados mediante auditorias internas y la revisión de la dirección, el sistema de gestión de la calidad estará en condiciones de ser certificado. En su encarte informativo, GLC aclara que la preauditoría no es una parte fija del proceso de certificación, sino un procedimiento apropiado para comprobar el sistema de gestión de la calidad y para conocer al grupo de auditores. En tanto, el procedimiento de certificación consta de tres auditorias (inicial, de seguimiento y de renovación) para un período contractual de tres años.

El Manual de Calidad, Procedimientos & Formularios

Listos para Usar

Utilice Nuestro Manual de Procedimientos y Calidad como la base de su Sistema de Administración de Calidad (SAC). Más que un templete, cada documento está totalmente elaborado, describiendo un proceso para atender los requisitos de la norma. Estos documentos están escritos de una manera clara y concisa. Son muy fáciles de entender y fáciles de adaptar a su propia organización.

  • Veinte procedimientos documentados diseñados para trabajar juntos y construir los sistemas requeridos por la norma ISO 9001:2000.
  • Los procedimientos están completos. No son la repetición de la norma en forma de procedimientos, son procedimientos cuidadosamente diseñados para trabajar juntos e identificar las metas y objetivos, recolectar información y mejorar los procesos y el SAC.
  • Se adjuntan ejemplos para ayudarlo a modificar los procedimientos. Todo el texto puede ser fácilmente editado y el texto azul proporciona ejemplos y destaca las áreas que deben ser adaptadas.
  • Los procedimientos incluyen la asignación de responsabilidades recomendada.
  • Todos los formularios requeridos por los procedimientos se proporcionan. Las tablas han sido llenadas para dar ejemplos de cómo las metas y objetivos de la calidad pueden ser fijados y seguidos; la tabla de registros contiene los registros de los procedimientos; la lista maestra contiene los procedimientos y formularios.
  • Se incluyen templetes para facilitar la creación de nuevos procedimientos, instrucciones de trabajo y formularios.
  • Todos los documentos han sido diseñados con un formato que resalta la presentación profesional de su SAC.
  • El sistema se ha diseñado para ser eficiente. Su SAC será claro, conciso y eficaz. Es apropiado para negocios pequeños o grandes. A medida que usted modifica y agrega sus instrucciones de trabajo, éste se convierte en su sistema de calidad.
  • Los documentos están en formato Microsoft Word para facilitar su utilización.
  • Todo esto está disponible para ser descargado inmediatamente por usted.
  • El sistema tiene una licencia de derechos reservados para una instalación o lugar. Usted deberá comprar un sistema para cada lugar. Descuentos al por mayor están disponibles. Por favor contáctenos para obtener mayores detalles.

Procedimientos:

Control de Documentos
Control de Registros de Calidad
Responsabilidad de las Directivas
Competencia, Conciencia, y Capacitación
Infraestructura
Planificación de Procesos de Realización del Producto.
Procesos Relacionados con el Cliente
Diseño y Desarrollo
Compra
Control de Producción y Prestación de Servicio
Identificación y Rastreo
Propiedad del Cliente
Preservación del Producto
Control de Dispositivos de Monitoreo y Medición
Monitoreo, Medición y Análisis de la Satisfacción del Cliente
auditoria Internas
Monitoreo y Medición de Procesos de Realización de Producto
Control del Producto Inadecuado
Acción Correctiva
Acción Preventiva

NORMAS NO CONTRACTUALES.

Las Normas no contractuales fueron creadas para ayudar a las Empresas a establecer el Sistema de Calidad. La primera de ellas, la ISO 9000, contiene una introducción a las Normas en sí, mientras que las restantes describen modelos de Sistemas de Calidad, según el giro de la Empresa. Los modelos de los Sistemas de Calidad contienen recomendaciones como se debería diseñar el sistema e incluso aspectos que son recomendables incluir, aun cuando no pueden ser una exigencia contractual. Es así como incluyen aspectos sobre la administración de los costos que es clave para el éxito de la Empresa, pero no incumbe al cliente.

Las Normas indicadas y sus títulos son:

Normas de gestión de calidad y aseguramiento de la calidad (ISO 9000):

Gestión de calidad y elementos del sistema de Calidad (ISO 9004):
ISO 9004: sección con lineamientos específicos para crear e instrumentar un sistema de control de calidad.

ISO 9000

¿QUÉ ES LA ISO?

La Internacional Organización for Standardization (ISO) es la agencia internacional especializada para la estandarización, abarcando actualmente los cuerpos nacionales de los estándares de 91 países. La ISO se compone de aproximadamente 180 comités técnicos. Cada comité técnico es responsable de una de muchas áreas de la especialización, que se extienden desde el asbesto al cinc.

El propósito de la ISO es promover el desarrollo de la estandarización y de las actividades relacionadas del mundo para facilitar el intercambio internacional de mercancías y de servicios, y para desarrollar la cooperación en actividad intelectual, científica, tecnológica y económica. Los resultados del trabajo técnico de la ISO se publican como estándares internacionales. Los estándares discutidos aquí son un resultado de este proceso.

¿QUIÉN DESARROLLÓ LAS SERIES DE LOS ESTANDARES ISO 9000?

Se formó el comité técnico 176 (ISO/TC176) de la ISO en 1979 para armonizar la actividad internacional de aumento en la gerencia de la calidad y estándares de la garantía de calidad. Se estableció el Subcomité 1 para determinar la terminología común, el cual desarrolló el ISO 8402: Quality-Vocabulary, que fue publicado en 1986. Se estableció el Subcomité 2 para desarrollar los estándares de los sistemas de calidad, siendo el resultado las series ISO 9000, publicadas en 1987 (revisado 1994).

¿QUÉ SON LAS SERIES DE ESTANDARES ISO 9000?

Las series 9000 de la ISO son un conjunto de cinco, pero relacionados, estándares internacionales en el manejo y garantía de calidad. Son genéricos, no específicos a cualquier producto determinado. Pueden ser utilizados por industrias de manufactura y de servicios igualmente. Estos estándares fueron desarrollados para documentar con eficacia los elementos del sistema de calidad que se pondrán en ejecución para mantener un sistema de calidad eficiente en su compañía. Los series estándares ISO 9000 no especifican la tecnología que se utilizará para implementar los elementos del sistema en ejecución de calidad.

Hay varias ventajas al poner esta serie en ejecución en su compañía. Por ejemplo, le guiara para implementar la calidad en la estructura de su producto o servicio, y evitará costosas inspecciones, costos de garantía, etc. Además, usted puede también puede reducir el número de intervenciones que los clientes realizan en su operación. Cada vez más, los clientes están aceptando el registro del sistema de calidad de una tercera persona acreditada, basada en estos estándares.

¿COMO TRABAJAN LAS SERIES?

La ISO 9000 da al usuario las guías de consulta para la selección y el uso de ISO 9001, 9002, 9003 y 9004. La ISO 9001, 9002, y 9003 son modelos de sistema de calidad para la garantía de calidad externa. Estos tres modelos son realmente subconjuntos sucesivos de uno y otro. La ISO 9001 es la más comprensiva --abarca el diseño, fabricación, instalación, y sistemas de mantenimiento.

La ISO 9002 cubre la producción e instalación, y la ISO 9003 cubre solamente el examen y prueba finales del producto. Estos tres modelos fueron desarrollados para usarse en situaciones contractuales tales como aquellas entre un cliente y un surtidor. La ISO 9004 proporciona las guías de consulta para el uso interno en un productor que desarrolla su propio sistema de calidad al conocer las necesidades de los negocios y quiere tomar ventajas de las oportunidades.

SELECCIÓN Y USO DE ESTANDARES

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ISO 9000

USO INTERNO DENTRO DEL PRODUCTOR

MANEJO DE CALIDAD Y ELEMENTOS DE SISTEMAS DE CALIDAD

ISO 9004

USO EXTERNO PARA GARANTIZAR LA CALIDAD

TRES MODELOS PARA ASEGURAR LA CALIDAD

ISO 9001, 9002 Y 9003

La decisión de cual modelo implementar depende del alcance de su operación. Por ejemplo, si usted diseña su propio producto o servicio, usted debe considerar la ISO 9001. Si usted fabrica solamente (trabajando en el diseño de alguien) usted puede considerar la ISO 9002. Finalmente, si usted ni diseña ni fabrica, usted puede considerar ISO 9003.

¿QUIÉN LAS ESTA USANDO?

Las corporaciones alrededor del globo han construido y continúan construyendo sus sistemas de calidad alrededor de estos estándares. Las compañías grandes y pequeñas con negocios internacionales perciben la ISO 9000 series como una ruta a los mercados abiertos y a la competitividad mejorada. Usted no tiene que ser una corporación multinacional o tener negocios extranjeros a beneficiar de poner estos estándares en ejecución en su compañía.

¿QUÉ HAY SOBRE LA CONCESIÓN NACIONAL DE LA CALIDAD DE MALCOLM BALDRIGE, EL PREMIO DEMING, ETC.? NO SON ESTOS PROGRAMAS "ESTANDARES EQUIVALENTES O MEJORES " QUE LAS SERIES ISO 9000?

La respuesta a esta pregunta es simple: usted no puede esperar conocer las expectativas de cualesquiera de estos programas si usted no está implementando ya los estándares de la ISO 9000en su compañía. Estos estándares proporcionan la base en la cual puede usted construir su gerencia de la calidad y sistemas de garantía de calidad, así que usted puede alcanzar en última instancia un alto nivel de éxito. Por otra parte, las series ISO9000 son el único sistema validado internacionalmente.

¿HAY GUIAS DE CONSULTA ADICIONALES A LAS DE LAS SERIES ISO 9000?

Sí. La ISO 9004-2 fue preparada como una guía de consulta para las industrias de servicio y ISO 9000-3 se ocupa del software. Además, hay la serie ISO 10011 en varios aspectos de revisar sistemas de calidad. Hay también documentos en las guías de consulta para poner en ejecución la ISO 9001, 9002, y 9003, gerencia de proyectos, industrias de proceso, gerencia de configuraciones, planes de calidad, manuales de calidad, economía de calidad y mejora continúa. Por supuesto, hay el documento ISO 8402 de vocabulario que define la terminología contenida en las series ISO 9000.

¿LOS ESTANDARES SE ENTIENDEN FACILMENTE?

Los estándares fueron diseñados para ser conviviales. Son genéricos en naturaleza y siguen un formato lógico, fácilmente entendible. Sin embargo, cada compañía es única y puede haber diferencias amplias en la preparación de sociedades para poner los estándares en ejecución.

¿DONDE PUEDO APREDENDER COMO INTERPRETAR Y PONER LOS ESTANDARES EN EJECUCIÓN?

Hay muchos seminarios sobre ISO 9000, que dan guías de su uso y su papel en la armonización de la gerencia de la calidad y de los estándares globales de la garantía de calidad. Otra opción es emplear a un profesional que entrene a su personal o los apoye al poner los estándares en ejecución.

¿CUANTO COSTARÁ Y CUANTO TIEMPO TOMARÁ IMPLEMENTAR ESTOS ESTANDARES?

Desafortunadamente no hay respuesta del conjunto. Cada compañía es diferente. La respuesta realmente depende de cómo está convertido su actual sistema y la estrategia de la puesta en práctica que usted adopta.

¿SE HABLA MUCHO DE REGISTRARSE EN LOS ESTANDARES ISO 9001, 9002, O 9003 , ¿QUE SIGNIFICA ESTO?

De todas las preguntas sobre la ISO 9000 series, ésta es probablemente la que causa la mayoría de la preocupación. Cada vez más, los europeos y otros clientes extranjeros esperan que las compañías de los EE.UU. hagan que sus sistemas de calidad se registren en ISO 9001, 9002, o 9003. Esto implica generalmente el tener una conducta independiente acreditada por terceros al haber una intervención en el sitio de las operaciones de su compañía contra los requisitos del estándar apropiado.

Sobre la terminación acertada de esta intervención, su compañía recibirá un certificado de registro que identifique que su sistema de calidad esta en conformidad con la ISO 9001, 9002, o 9003. Su compañía será enumerada en un registro mantenido por la organización de la tercera persona acreditada para el registro. Usted puede publicar su registro y utilizar la marca de certificación que le dio el secretario o un tercero, y la marca del cuerpo de la acreditación en su publicidad, papeles con membrete, y otros materiales de publicidad (pero no en sus productos).

¿SÍ MI COMPAÑIA NO ESTA REGISTRADA CON SISTEMAS ESTANDARES DE CALIDAD ISO 9000, SIGNIFICA QUE NO PODREMOS VENDER NUESTROS PRODUCTOS MUNDIALMENTE?

El registro de la ISO 9000 no es un requisito legal para el acceso a los mercados extranjeros, sino que puede ser beneficioso. En la unión europea (EU) para muchos productos regulados, el registro de la ISO 9000 es un alternativa para la certificación del producto, no un requisito absoluto. De hecho, el registro del sistema de calidad no es obligatorio --hay otras formas de certificación del producto -- ni es un procedimiento independiente.

La conformidad del fabricante con cualquier EN 29002 o 29003 se combina generalmente con el tipo de producto que se prueba en la etapa del diseño para la certificación completa para los requisitos legales en EU. Los fabricantes interesados en los mercados europeos necesitan revisar los requisitos relevantes de la seguridad del producto de EU disponibles en el Ministerio de los EE.UU. de Comercio para las especificaciones aplicables a su área del producto.

Fuera de áreas reguladas del producto, la importancia del registro de la ISO 9000 como herramienta de mercado competitivo varía de sector a sector. Por ejemplo, en algunos sectores, las compañías europeas pueden pedir a los surtidores atestiguar que tienen un sistema de calidad aprobado como una condición para la compra. Esto se podía especificar en cualquier contrato del negocio.

El registro de la ISO 9000 puede también servir como los medios para distinguir " clases " de surtidores, particularmente en áreas de alta tecnología, donde es crucial la alta confiabilidad del producto. Es decir si dos surtidores están compitiendo por el mismo contrato, la única con el registro de la ISO 9000 puede tener una preferencia competitiva con algunos compradores. Los sectores y áreas de productos donde los compradores generan la presión para el registro de la ISO 9000, son el espacio aéreo, los automóviles, los componentes electrónicos, instrumentos de medida y de prueba, etcétera. El registro de la ISO 9000 puede también ser un factor competitivo en áreas de producción donde la seguridad o disponibilidad son importantes.

¿CUANTO TIEMPO ES VALIDO EL REGISTRO?

El secretario de tercera persona acreditado realizará una vigilancia periódica para asegurar que se está manteniendo el sistema de calidad. Muchos secretarios también requieren una re-intervención completa después de un tiempo especifico (por lo general, tres o cuatro años). Si usted no puede mantener su sistema de calidad, el secretario suspenderá o cancelará su registro.

¿SI DECIDO EL REGISTRO IS0 9001, ES ESTRATEGICAMENTE CORRECTO PARA NUESTRO NEGOCIO, COMO ELIJO A UN SECRETARIO COMPETENTE?

Hay muchos factores que afectarán su opción de un secretario, por ejemplo: cuál es su estatus de reconocimiento mutuo, están bien informados sobre mi industria así como en la revisión de sistemas de calidad, cuántas firmas similares han registrado, cuál es el horario de la re-intervención y si complementa nuestro ciclo de negocio, y, más importante, si están acreditados.

Su selección de un secretario acreditado no garantizará automáticamente su acceso a todos los mercados globales, sino que es la mejor manera de asegurarse de que usted tiene un secretario competente del cual sus métodos de operación y de calificaciones se han sujetado al escrutinio intenso.

Normas de Gestión de Calidad y Aseguramiento de la Calidad -

Guía para la selección y uso.

La Norma ISO 9000 es una introducción y guía para la serie. Sus distintos capítulos orientan en el uso, selección y estructura. Los primeros tres capítulos (0. Introducción, 1. Alcance, 2. Referencias normativas) solo contienen orientaciones generales, siendo los capítulos claves:

3. Definiciones
4. Conceptos Principales
5. Roles de la documentación
6. Situaciones del Sistema de Calidad
7. Selección y uso de las normas sobre calidad
8. Selección y uso de normas para aseguramiento externo de calidad

Normas de Gestión de Calidad y Aseguramiento de la Calidad -

Parte 2: Directrices genéricas para la aplicación de ISO 9001, ISO 9002 e ISO 9003.

La Norma ISO 9000-2 es una introducción y guía para implementación de las tres normas. Los primeros tres capítulos (0. Introducción, 1. Alcance, 2. Referencias normativas) solo contienen orientaciones generales, siendo los capítulos claves:

3. Definiciones
4.1. Responsabilidad de la Gerencia
4.2. Sistema de Calidad
4.3. Revisión del contrato
4.4. Control del diseño
4.5. Control de documentos y datos
4.6. Adquisiciones
4.7. Control de producto suministrado por el cliente
4.8. Identificación y tras habilidad del producto
4.9. Control de proceso
4.10. Inspección y ensayo
4.11. Control del equipo de inspección, medición y ensayo
4.12. Condición de inspección y ensayo
4.13. Control de producto no conforme
4.14. Acciones correctiva y preventiva
4.15. Manipulación, almacenamiento, envasado, preservación y despacho
4.16. Control de registros de calidad
4.17. Auditorias internas de calidad
4.18. Capacitación y entrenamiento
4.19. Servicios
4.20. Técnicas estadísticas

Normas de Gestión de Calidad y Aseguramiento de la Calidad -

Parte 2: Directrices genéricas para la aplicación de ISO 9001, ISO 9002 e ISO 9003.

La Norma ISO 9000-2 es una introducción y guía para implementación de las tres normas. Los primeros tres capítulos (0. Introducción, 1. Alcance, 2. Referencias normativas) solo contienen orientaciones generales, siendo los capítulos claves:

3. Definiciones
4.1. Responsabilidad de la Gerencia
4.2. Sistema de Calidad
4.3. Revisión del contrato
4.4. Control del diseño
4.5. Control de documentos y datos
4.6. Adquisiciones
4.7. Control de producto suministrado por el cliente
4.8. Identificación y tras habilidad del producto
4.9. Control de proceso
4.10. Inspección y ensayo
4.11. Control del equipo de inspección, medición y ensayo
4.12. Condición de inspección y ensayo
4.13. Control de producto no conforme
4.14. Acciones correctiva y preventiva
4.15. Manipulación, almacenamiento, envasado, preservación y despacho
4.16. Control de registros de calidad
4.17. Auditorias internas de calidad
4.18. Capacitación y entrenamiento
4.19. Servicios
4.20. Técnicas estadísticas

LAS NORMAS INTERNACIONALES SOBRE SISTEMAS DE ADMINISTRACION AMBIENTAL

ISO 14000

PANORAMA GENERAL

Durante 1993 un grupo de compañías multinacionales líderes iniciaron el desarrollo de normas ambientales internacionales bajo el auspicio de la Organización Internacional para la Normalización (ISO) que tiene su sede en Ginebra, Suiza. La idea de las normas internacionales sobre administración ambiental que tan solo hace 5 años se hubiera visto como algo poco creíble, muestra hoy en día un gran avance hacia su adopción final. Son precisamente las normas ambientales de la serie ISO 14000, como las compañías líderes están respondiendo y preparándose para cambiar la forma y los fundamentos en que sus sistemas de ministración abordan los aspectos relacionados con los materiales, el desarrollo de productos, la mercadotecnia, la distribución y la venta de productos y servicios en los países desarrollados. Este artículo describe en forma breve el proceso que se esta siguiendo para la normalización ambiental a través de las normas de la serie ISO 14000.

La ISO estableció el Comité Técnico TC 207 (Technical Committee) para desarrollar las normas de la serie ISO 14000. Los países miembros de la ISO han tenido sus propios comités técnicos a través de los cuales, la industria, la comunidad, la academia, y el gobierno, han proporcionado la información pertinente.
Las norma de la serie ISO 14000 son de dos tipos: (1) las normas sobre sistemas de administración, y (2) las normas relacionadas con los productos. Solamente una de las normas proporciona la información para una certificación, y es el caso de la ISO 14001 -Sistemas de Administración Ambiental; Especificaciones con indicaciones para su uso. El resto son normas guía o de referencia.

DESCRITAS BREVEMENTE LAS NORMAS DE LA ISO 14000 CUBREN LAS SIGUIENTES AREAS:

  • ISO 14001 Sistemas de Administración Ambiental (SAA) - Los elementos formales del "SAA" incluyen : la política ambiental, planeación, implementación y operación, revisión y acción correctiva y revisión de la administración.
  • ISO 14004 Directrices Generales para desarrollar e implementar un "SAA".
  • ISO 14010-01X. Principios y Directrices para la auditoria en una "SAA".
  • ISO 14031. Directrices para la evaluación del Desempeño Ambiental
  • ISO 14020-02X. Directrices para el Etiquetado Ambiental (Normas de Producto).
  • ISO 14040-04X . Directrices para el Análisis de Ciclo de Vida (Normas de Producto).
  • ISO 14050. Témanos y Definiciones
  • ISO GUIA 64 Inclusión de los Aspectos Ambientales en las Normas de Producto (Guía)

El ISO TC 207 ha establecido subcomités y grupos de trabajos para el desarrollo de cada una de las normas anteriores

La norma ISO 14001 fue aprobada como "borrador de la norma internacional" (DIS Draft Internacional Standar) en Junio de 1995, y se espera que su aprobación final para Septiembre de 1996.

Incluso ya algunas empresas multinacionales (como los gigantes de la electrónica SGS Thomson and Phillips) han obtenido la certificación bajo el borrador de la norma (ISO/ DIS 14001) en una de sus instalaciones. Otras multinacionales, incluyendo AT&T, han anunciado su intención de certificar todas sus instalaciones en el mundo

El modelo del "SAA" descrito en la norma ISO 14001 se basa en esas "mejores practicas" ambientales e introduce el enfoque de "sistemas".

La norma sobre el "SAA" no requiere el cumplimiento de un cierto nivel específico de desempeño ambiental. Lo que requiere es que la organización (e.g. la planta de la manufactura) establezca una política escrita con los compromisos para : (1) el cumplimiento de las regulaciones, (2) la prevención de la contaminación, (3) la mejora continua. La alta administración de la organización es requerida para estar directamente comprometida en el establecimiento de la política y en supervisar su implementación.

La norma también requiere que la organización identifique en forma sistemática sus aspectos ambientales significativos. Una vez identificados, la organización debe entonces establecer y documentar los objetivos y metas ambientales (e.g. lograr una reducción especifica de emisiones al aire de "X" % para 199Y). Para ello se requiere definir y documentar programas ambientales que permitan llevar a cabo los objetivos y metas establecidos. Cuando los objetivos alcanzados, la alta administración de la organización es requerida para fijar nuevos objetivos, consistentes con su compromiso hacia la mejora continua.

La norma requiere que la organización documente su "SAA" y cumpla con requerimientos específicos en su implementación tales como capacitación, entrenamiento, comunicación y procedimientos para el control operacional.

Finalmente, la norma requiere que la organización establezca un sistema formal (auditoria) para verificar que sus operaciones cumplen o estén en conformidad con las normas ISO 14001 y un sistema para corregir y prevenir los no cumplimientos o inconformidades.

Las compañías tienen una gran libertad sobre como implementar las norma ISO 14001, ya que se pretende de que sea un modelo que trabaje para organizaciones pequeñas, medianas y grandes.

COMERCIO Y COMPETENCIA INTERNACIONAL

Diversas razones por las cuales las organizaciones adoptan las normas ISO.

Las fuerzas competitivas son probablemente las que hacen que la norna ISO 14000 sobre el "SAA" sea de hecho un requerimiento mandatorio para que muchas compañías comercializen sus productos en Europa, Norte América, y algunos países de Asia -Pacífico. Las compañías con base en Latino América y que exportan a Europa y a Norte América podrán enfrentar una competencia más fuerte por parte de compañías certificadas bajo ISO 14001, a menos que ellas también estén certificadas.

LOS CONSUMIDORES "VERDES"

Se espera que algunos vendedores al menudeo, especialmente en Europa, den preferencia (e.g. espacio preferente en los anaqueles ó mostradores de las tiendas) a los productos elaborados por compañías certificadas bajo ISO 14001.

El consumidor "verde" (Especialmente en el Norte de Europa) será motor de esta tendencia. Los productos particularmente afectados son aquellos con marcas internacionales muy fuertes.

BARRERAS COMERCIALES

Algunos países intentan usar el desempeño ambiental directa o indirectamente como una barrera comercial no arancelaria que favorezca a sus productores nacionales, quienes están familiarizados con los requerimientos ambientales del país. Las compañías exportadoras que buscan vencer esas barreras pueden encontrar que la certificación ISO 14001 es un antídoto efectivo.

COMPRAS DEL GOBIERNO

Algunas dependencias gubernamentales pueden favorecer a proveedores que cuenten con instalaciones certificadas bajo ISO 14001, aún a pesar de que la discriminación basada en la certificación ISO 14001 probablemente constituya una barrera comercial no permitida e injusta.

CERTIFICACION DE PROVEEDORES

Muchas compañías transnacionales envían cuestionarios a sus proveedores requiriendo información sobre su desempeño ambiental e incluso realizan auditorias. Muchos proveedores están así motivados a buscar las certificación ISO 14001 como el medio más eficiente de mostrar su " debida aplicación ( due diligence)" ambiental, y evitar los cuestionarios y las auditorias.

REGULACIONES Y POLITICAS DE CUMPLIMIENTO

  1. Reformas en las Regulaciones.- Las dependencias ambientales en muchos países están considerando los mecanismos voluntarios tales como la certificación bajo ISO 14001 como un complemento, e inclusive como una alternativa en ciertos casos, a los requerimientos y regulaciones ambientales que establece la legislación.
  2. La "Debida Aplicación (Due Diligence )" como Defensa.- Las dependencias regulatorias o de normatividad así como las de verificación del cumplimiento podrán empezar a reconocer la certificación ISO 14001 como una defensa de "debida aplicación (due diligence)" en los casos de responsabilidad ambiental. Las instalaciones certificadas bajo ISO 14001 podrán tener un argumento más fuerte ante el no cumplimiento ambiental o ante la eventualidad de que un daño surgido de sus instalaciones se considere como un accidente y no como una negligencia.

UNA INTEGRACION MAS FUERTE DE LA ADMINISTRACION AMBIENTAL CON LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA

Aún las compañías líderes ambientales con las "mejores prácticas" de administración ambiental están acosadas con las ineficiencias debido a que sus sistemas administrativos carecen de consistencia. La norma ISO 14001 sobre "SAA" ofrece un modelo relativamente simple pero que obliga a integrar la administración ambiental con las operaciones de la empresa o negocio, para lograr una mayor productividad en el uso de las materias primas y de los recursos, una reducción de los residuos y los costos asociados, y nuevas formas de agregar valor a los clientes.

Una investigación reciente de 115 grandes compañías de Norte América hecha por Arthur D. Little reveló que el 62% de las que respondieron creen que la certificación bajo ISO 14001 será esencial para el éxito del negocio. 61% pensaron que podría ser una ventaja competitiva en ciertos mercados y el 48% pensaron que la carencia de la certificación podría ser una barrera comercial no arancelaría. 70% de las compañías investigadas están interesadas en el ISO 14001 como un medio para demostrar la "debida (due diligence)" y 35% la ven como un potencial para mejorar la calidad y reducir los costos a través del modelo "SAA".

MEXICO APOYA LAS INICIATIVAS AMBIENTALES VOLUNTARIAS.

Durante los pasados dos años, la difícil situación económica de México ha restringido severamente la capacidad del gobierno y de la industria para continuar avanzando, al mismo o mayor ritmo del que se tenía, sobre los aspectos críticos de la calidad ambiental. A pesar de estos retos, México continúa dando una alta prioridad a la protección y la mejora ambiental a través de una mezcla interesante de iniciativas ambientales obligatorias y voluntarias.

Durante el año pasado, la Secretaría de Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca (SEMARNAP), a través del Instituto Nacional de Ecología (INE), promulgaron más de cincuenta (50) normas ambientales como Normas Oficiales Mexicanas (NOM's).

Algunas de las iniciativas voluntarias promovidas por la "SEMARNAP", incluyen las siguientes: Primero, la Procuraduría Federal de Protección al Ambiente (PROFEPA) lanzó un programa de auditorias voluntarias en las áreas ambiental, de seguridad e higiene (ASH), para instalaciones industriales. Las empresas auditadas establecen un compromiso formal con la "PROFEPA" para corregir, en ciertos pasos negociados, las deficiencias encontradas. Durante ese lapso de tiempo la "PROFEPA" otorga cierta consideración para no actuar persecutoriamente sobre las deficiencias e incumplimientos contratados durante la auditoria.

Segundo, el gobierno está incrementando su apoyo hacia las mejoras ambientales en las pequeñas y medianas empresas, basándose en la prevención y en las mejoras de las eficiencias de operación (e.g. nuevas tecnologías de procesos de manufactura), en lugar de inversiones costosas en tecnologías de tratamiento y/o control "al final del tubo". Este enfoque preventivo y de menor costo mejora los rendimientos, las coeficiencias, y en general proporciona los mejores ahorros y resultados ambientales.

Tercero, a principios del presente año se lanzó el Programa de Medio Ambiente 1995-2000, el cual establece como uno de los instrumentos de política ambiental del gobierno federal, la autorregulación a través de normas voluntarias como ISO 14000 y los procesos de certificación de productos mediante el eco-etiquetado (etiquetado ambiental).

Los Avances con respecto a las iniciativas voluntarias del desempeño ambiental son en cierta forma frenados debido al hecho de que se estima que el 90% de las empresas mexicanas son consideradas como pequeñas y medianas e inclusive como micros. Estas empresas enfrentan por lo general la carencia de los recursos más básicos y de una conciencia ambiental, por lo que la "SEMARNAP" tiene ciertas opiniones encontradas acerca del valor que puede representar un "SAA" basado en ISO 14001, dado lo difícil que puede ser una implementación efectiva del mismo.

LAS GRANDES COMPAÑIAS MEXICANAS VEN FAVORABLEMENTE EL ISO 14000

Algunas de las grandes compañías se han estado preparando para conformar sus programas ambientales de acuerdo con las norma ISO 14000 sobre "SAA".

Liderando el esfuerzo están los mayores exportadores, quienes anticipan un valor adicional o un "premio" por parte de los clientes en los mercados de los países industrializados. Las empresas líderes mexicanas y aquellas subsidiarias de empresas tras-nacionales de Estados Unidos, Canadá ¿ Europa y Japón, están activamente involucradas.

A mediados de 1995, en México se estableció un grupo consejero técnico para participar formalmente en el proceso de normalización ambiental ISO 14000. Este grupo se conoce como Comité Técnico Nacional de Normalización de sistemas de Administración Ambiental (COTENNSAAM), el cual actualmente agrupan más de 80 compañías privadas, asociaciones industriales, el sector académico, y trabaja en coordinación con la "SEMARNAP" Y la Dirección General de Normas (DGN) de la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial (SECOFI).

Las compañías que busquen la certificación ISO 14001 necesitarán una "evaluación de conformidad" hecha por una "tercera parte debidamente registrada" por el organismo de acreditación ante la ISO. En México, dicho organismo es la "SECOFI" a través de la "DGN". En el caso de ISO 9000, la "DGN" acreditó al Instituto Mexicano de Normalización y Certificación, A.C. (IMNC) para emitir las normas y certificar a las empresas que lo requieran.

Existen al menos tres (3) razones por las cuales las compañías mexicanas están buscando o deben buscar la conformidad de sus "SAA" con la norma ISO 14001.

Primero, la norma ISO 14001 tiene una importancia práctica en México, donde son relativamente pocas las oportunidades para compartir y establecer redes de comunicación sobre prácticas de administración ambiental. A través de ISO 14001, las compañías mexicanas que recién han iniciado con la administración ambiental tienen una gran oportunidad para integrarla con las operaciones del negocio.

Segundo, un "SAA" basado en ISO 14001 proporciona una referencia aceptada internacionalmente contra la cual las compañías mexicanas pueden demostrar responsabilidad ambiental y ayudar a sobreponerse a los estereotipos de un desempeño ambiental negativo en los mercados de América del Norte y de Europa.

Tercero, la norma voluntaria ISO 14001 proporciona a la industria mexicana una oportunidad sin precedente para buscar alternativas a los requerimientos legislativos y normativos ambientales, los cuales tradicionalmente se han enfocado sobre medidas de control "al final del tubo" y que resultan más caras. Para lograr este cambio, se requiere una colaboración estrecha y el consenso entre la industria Mexicana, la "SEMARNAP" y las organizaciones ambientales cuto número ha venido creciendo en México. Este enfoque hacia "SAA" basados en ISO 14001 ofrece un mayor potencial de mejoras en el desempeño ambiental a un costo más bajo.

DOCUMENTACION PARA LA IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL (EMS)

CONTENIDOS.

1.- Información y documentación.
2.- Medio ambiente y documentación.
3.- Manual de gestión ambiental.
4.- Procedimientos organizacionales.
5.- Procedimientos operacionales.
6.- Registros ambientales.
7.- Control documental.
8.- Auditorias ambientales.
9.- Conclusiones.

1.- INFORMACION Y DOCUMENTACION.

Mientras los datos describen hechos, una información se refiere a una serie de datos analizados que proveen una decisión. Una información es una respuesta a una cuestión. Todas las informaciones provienen del análisis de datos, pero no todos los datos llegan a ser información.

Una información es una herramienta para tomar decisiones. La calidad de la decisión tomada depende de la calidad de la información recogida. A su vez, la calidad de la información recogida depende de su relevancia, de su precisión y de la velocidad a la que se recoja. La información debería ser continuamente reanalizada y renovada. Esta se perderá si no es registrada, ordenada y actualizada.

Generalmente, los ejecutivos que toman decisiones importantes reciben enormes cantidades de datos, pero estos datos no siempre llevan la información que necesitan y además no siempre son presentados de forma clara y adecuada. La toma de decisiones está generalmente asociada con la resolución de problemas, y para resolver cualquier tipo de problema todo el mundo necesita información.

Un Sistema de Gestión Ambiental (EMS), precisa de un sistema de documentación que recoja, analice, registre y corrija información.

2.- MEDIO AMBIENTE Y DOCUMENTACION.

En la actualidad el medio ambiente es un importante aspecto en los planes estratégicos de cualquier organización empresarial, especialmente en la industria. Hay un gran incremento en la concienciación de las personas para proteger el medio ambiente. Clientes y vendedores están continuamente tomando decisiones basadas en aspectos ambientales a la hora de realizar sus operaciones comerciales. Esta tendencia está empujando a las empresas a cambiar sus planes.

Los administradores de las empresas tienen la responsabilidad de demostrar que su compañía cumple con las responsabilidades ambientales. Esta demostración debería estar basada en la existencia de políticas específicas, requerimientos y procedimientos. También debería basarse en la existencia de asignaciones de responsabilidad para la implementación de esas políticas, requerimientos y procedimientos. ¿Cómo pueden los empleados estar seguros de sus responsabilidades? Pues muy fácil, asegurándose que todos los empleados comprenden y entienden todos los procedimientos y requerimientos a la perfección.

Para asegurar su credibilidad internacional o nacional muchas organizaciones nacionales de creación de estándar han preparado estándares relacionados con sistemas de gestión de calidad. Una de estas organizaciones es el Instituto Británico de Estándar, que distribuye el sistema estándar BS-7750. La internacional ISO está trabajando en la finalización de las series ISO 14.000, relacionadas con la protección del medio ambiente. Uno de sus propósitos es tener certificaciones independientes de los sistemas de gestión, de forma similar a como las series ISO 9.000 son utilizadas, aunque en este caso para sistemas de calidad.

En la actualidad, los países más destacados en el uso de EMS, para que las actividades de sus empresas no afecten al medio ambiente, son :

Canadá

Países de la UE

Alemania

India

Japon

Estados Unidos

Nueva Zelanda

Países Escandinavos

Singapur

Con el objetivo de implementar un correcto EMS, varios aspectos deberían ser establecidos:

.- Políticas correctas que incluyan leyes, códigos y estándar.

.- Correctos procedimientos que aseguren la condescendencia con los requerimientos, expresando la importancia de las acciones preventivas

.- Eficaces medidas de control con el objetivo de verificar si la condescendencia está siendo conseguida.

.- Efectivas y rápidas acciones correctivas, por si algo falla.

.- Programas de entrenamiento.

.- auditorias.

En este estudio se propone, para la implantación de un correcto EMS, un sistema de documentación relacionado con el estándar BS-7750 del Instituto Británico de Estándar.

3.- MANUAL DE GESTION AMBIENTAL.

El documento más importante es el manual de gestión ambiental o, simplemente, manual ambiental. Este documento establece las políticas generales de la empresa sobre materia ambiental. También contiene la estructura de la empresa, incluyendo quién o quiénes están a cargo de la verificación de las actividades para el mantenimiento del EMS. Explica, además, cuántos requerimientos estándar serán manejados en la empresa, así como una lista de todos los procedimientos necesarios para su cumplimiento.

Por lo tanto, el manual ambiental contiene la descripción detallada y completa del sistema de gestión que está siendo implementado. Los beneficios o mejoras a alcanzar con la realización de este manual se exponen en la siguiente tabla:

Clarificar Responsabilidades.

Objetivizar los propósitos de la auditoria

Adecuar a los nuevos empleados para los programas de entrenamiento.

Hacer mas fácil los procesos de aprobación de licencias

Objetivizar los propósitos de marketing

El primer punto de este manual ambiental es la administración de la obligación de crear prácticas de protección del medio ambiente. Esta obligación deberá estar claramente entendida por todos los empleados de la empresa, hasta la publicación de las definitivas políticas ambientales. Este documento tendrá que estar firmado por todos los altos mandatarios de la empresa y debería, además, contener una completa visión de todas decisiones que la compañía ha tomado en materia ambiental y la obligación a continuar mejorándolas. Se detallan objetivos a alcanzar, explicaciones de cómo deben alcanzarse, mediante qué recursos y bajo qué responsabilidades. La administración de la empresa se asegurará que toda esta política es comprendida por todos los empleados, para lo que existen varias acciones a seguir:

Publicar y distribuir, entre todos los empleados, una carta del presidente de la compañía. Instalar en los diferentes edificios carteles que expliquen la política a seguir, siempre de forma clara y concreta.

Pero quizá, la forma más efectiva para conseguir esto sea la celebración de reuniones en las que participen todos los miembros de la empresa, desde altos cargos a todo el resto del personal. En esas reuniones se explicaría y detallaría la política ambiental a seguir. Una vez hecho esto, todo el grupo (sin distinciones) discutiría sobre los objetivos ambientales que se desean conseguir con el fin de verificar si es posible alcanzarlos, usando los recursos que se tienen, en un período de tiempo razonable.

Para preparar el manual es necesario identificar regulaciones, estándares y códigos que sean obligatorios tomar para su complementación.

Todo lo hasta ahora explicado es lo mínimo que un Sistema de Gestión Ambiental (EMS) debería incluir. La empresa tiene que identificar, por su cuenta, otros requerimientos que el Sistema debería introducir, dependiendo siempre de sus necesidades, por ejemplo: la visión estratégica comercial, la respuesta de sus clientes, etc.

Se propone el siguiente contenido para un manual ambiental, de una industria:
1.- Organización.
2.- Propósitos y aplicaciones.
3.- Política ambiental.
4.- Requerimientos de estándar:
4.1.- Entrenamiento del personal.
4.2.- Códigos y regulaciones.
4.3.- Programa de gestión.
4.4.- Objetivos y medidas de control.
4.5.- Control de la documentación.
4.6.- Control operacional.
4.7.- Efectos ambientales.
4.8.- Procedimientos de emergencia.
4.9.- Tratamiento de vertidos y emisiones.
4.10.- Registro de toda la información.
4.11.- Sistema de auditorias.
4.12.- Revisión administrativa.

4.- PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIONALES.

Cada requerimiento del estándar debería obrar de acuerdo con los procedimientos organizacionales de una empresa. Estos procedimientos los usamos para clarificar cómo las actividades deberían ser ejecutadas, por quiénes, en qué condiciones y para qué propósitos. En general, estos procedimientos explican las actividades y responsabilidades de los diferentes departamentos de la empresa implicados en alguna acción. Están relacionados con la administración más que con la tecnología.

El modelo aquí adoptado, el BS-7750, requiere la preparación de procedimientos para las siguientes actividades:

Para ver el cuadro seleccione la opción "Descargar" del menú superior
5.- PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES.

Los procedimientos operacionales son documentos que explican cómo deben ser realizadas las diferentes actividades. Están relacionados con la tecnología y con el "saber cómo" de las propias actividades empresariales. Como ejemplos tenemos :
.- Instrucciones de trabajo.
.- Especificaciones.
.- Métodos de control.
.- Documentos de entrenamiento.
.- Instrucciones de seguridad.

Normalmente muchas empresas tienen este tipo de documentos antes de tomar la decisión de implantar un completo EMS. Estos documentos y su contenido son esenciales para el entrenamiento de los empleados.

6.- REGISTROS AMBIENTALES.

Durante las auditorias ambientales es necesario demostrar que las actividades son realizadas en concordancia con los procedimientos, demostrando condescendencia con los requerimientos descritos en el manual ambiental. Para ello es necesario mostrar siempre algunos documentos. Esos documentos son llamados registros, otra familia de documentos ambientales. En muchos casos, esos documentos son formularios que deberían estar rellenados.

El estándar BS-7750 requiere que los siguientes registros sean mantenidos:

Para ver el cuadro seleccione la opción "Descargar" del menú superior
La empresa tiene que establecer y mantener procedimientos para la identificación, recogida, ordenación, almacenamiento y disposición de los registros ambientales. Los registros deberían estar completamente protegidos contra accidentes o pérdidas.

7.- CONTROL DOCUMENTAL.

Es necesario implementar los siguientes procedimientos organizacionales:

EMISION DOCUMENTAL:
Establece el contenido de cada tipo de documento, su formato de presentación y los procedimientos para su aprobación y revisión.

DISTRIBUCION DOCUMENTAL:
Establece la vía por la que los documentos serán enviados a los usuarios, cómo serán controlados y los procedimientos para enviar revisiones y descartas las antiguas.

TIEMPO DE RETENCION DOCUMENTAL:
Establece cómo los registros ambientales son rellanados y ordenados y el período de tiempo que deberían almacenarse antes de su descarte.

CONTROL DE CODIGOS EXTERNOS Y ESTANDARES.
Lista de todos los códigos, leyes, regulaciones y estándares que la empresa debería completar.

Un punto negro o crítico es asegurar que los documentos están siendo usados en su última revisión, es decir, que no se trabaja con información desfasada. Los documentos, y especialmente los procedimientos operacionales, deberían estar al alcance de todos los empleados justamente allí donde están realizando su trabajo. Esos documentos también deberían ser revisados periódicamente por personal autorizado, eliminando de forma rápida aquellos que queden obsoletos. En el caso que se tengan que mantener copias obsoletas, por propósitos legales o de preservación, deberían ser notablemente identificados. La persona o personas responsables del control documental deberán conocer en todo momento quién debe recibir una copia revisada de cada documento.

8.- AUDITORIAS AMBIENTALES.

Un punto importante para crear confianza es tener un sistema de auditorias, en las que intervengan auditores independientes, internos o externos. Tener un buen sistema de auditorias también es necesario para tener un adecuado sistema de documentación. La auditoria forma parte de todo EMS.

El alcance o extensión de una auditoria debería incluir una valoración que determine el grado de condescendencia con las políticas, requerimientos y procedimientos. En el comienzo de todo programa de auditoria se hace un especial énfasis en verificar si es o no adecuado el programa ambiental implantado. Cuando se verifica que el programa ambiental es el adecuado, se deberá verificar también si los resultados son acordes con la política ambiental que se esté llevando a cabo. El objetivo principal de la auditoria es, por tanto, valorar el grado de condescendencia de las acciones realizadas con la política, procedimiento, manual ambiental e instrucciones. Esto se lleva a cabo comparando los registros ambientales con las especificaciones.

Hay una gran similitud entre las auditorias ambientales y las de calidad. Para el caso de las empresas que están intentando implementar un EMS y además ya tienen implementado un Sistema de Calidad se sugiere que usen una auditoria interna de calidad con algunas introducciones adicionales de Gestión Ambiental.

9.- CONCLUSIONES.

La documentación es necesaria para describir la implementación completa de un EMS. Esta, como mínimo, debería ser comprendida por todos los empleados de una empresa. Las empresas deberían anticiparse a las necesidades y a las expectativas de sus clientes. Todo el EMS y su documentación deben ser periódicamente revisados.

No hemos pretendido aquí explicar paso a paso la implementación de un completo EMS, sino una visión generalizada. Sí queremos adelantarle la información que a partir del próximo número de Globo Terráqueo le ofreceremos, durante varias entregas, un manual completo y totalmente detallado para la implementación de un EMS en cualquier empresa, sea cual sea su actividad.

Gestión de Calidad y elementos del Sistema de Calidad -

Directrices generales.

Esta Norma consta de un total de 20 capítulos que cubre las principales funciones que afectan la Calidad. Estos son:

4 Responsabilidades Gerenciales
4.1 Generalidades
4.2 Política de Calidad
4.3 Objetivos de Calidad
4.4 Sistema de Calidad

5 Elementos del Sistema de Calidad
5.1. Alcance de la aplicación
5.2. Estructura del sistema de calidad
5.3. Documentación del sistema
5.4. Auditorias del sistema de calidad
5.5. Revisión y evaluación del sistema de gestión de calidad
5.6. Mejoramiento de la Calidad

6. Consideraciones financieras de los sistemas de calidad
7. Calidad del mercadeo
8. Calidad de la especificación y del diseño
9. Calidad en las adquisiciones
10. Calidad en los procesos
11. Control de procesos
12. Verificación del producto
13. Control de equipos de medición y ensayo
14. Control de producto No conformidad
15. Acciones correctivas
16. Actividades de post producción
17. Registros de calidad
18. Personal
19. Seguridad del producto
20. Uso de métodos estadísticos

Los tópicos cubren todos los puntos de la ISO 9001. El usuario que implanta ISO 9002 o ISO 9003 deberá consultar solo aquellos capítulos que su Norma incluye.

Gestión de Calidad y elementos del Sistema de Calidad -

Parte 2: Guía para los servicios.

Esta Norma consta de un total de 6 capítulos, que cubre las principales funciones que afectan la Calidad. Los primeros tres capítulos (0. Introducción, 1 Alcance y 2 Referencias) contienen solo referencias generales, concentrándose la información relevante en los siguientes capítulos y subcapítulos:

3. Definiciones

4. Características de los servicios
4.1. Características de los servicios y de la prestación del servicio
4.2. Control del servicio y características de la prestación del servicio

5. Principios del Sistema de Calidad
5.1 Aspectos claves de un Sistema de Calidad
5.2 Responsabilidad de la Gerencia
5.2.1 Generalidades
5.2.2 Política de Calidad
5.2.3 Objetivos de la Calidad
5.2.4 Responsabilidad y autoridad con respecto a la calidad
5.2.5 Revisión de la Gerencia
5.3 Personal y recursos materiales
5.4 Estructura del Sistema de Calidad
5.5 Interfaz con los Clientes

6. Elementos operacionales del Sistema de Calidad
6.1 Proceso de mercadeo
6.2 Proceso de diseño
6.3 Proceso de prestación del servicio
6.4 Análisis del comportamiento de servicio y mejoramiento

La Norma en sí, es bastante distinta de la ISO 9004 y requiere de un esfuerzo mayor para establecer una clara relación con la ISO 9001, que en la mayor parte de los casos debe cumplir la Empresa de servicios.

Gestión de Calidad y elementos del Sistema de Calidad

Parte 3: Guía para materiales procesados.

Esta Norma cubre las principales funciones que afectan la Calidad para empresas de procesos continuos. Los primeros tres capítulos (0. Introducción, 1 Alcance y 2 Referencias normativas) contienen solo referencias generales, concentrándose la información relevante en los siguientes capítulos y subcapítulos:

3. Definiciones

ISO 9004-4

DESARROLLO Y EJECUCION DE UN PROGRAMA DE MEJORA DE CALIDAD

Los sistemas de calidad deben generar mejoras de calidad. El sistema de calidad debe fomentar y utilizar la mejora de calidad continua.

La mejora de calidad se refiere a un conjunto de actividades con el propósito de realzar la eficacia y la eficiencia de la organización para ventaja de la organización y de sus clientes. Las mejoras pueden ser alcanzadas buscando maneras de mejorar la eficacia y eficiencia del proceso.

Desarrollar un programa de mejora de calidad. Este programa debe:

  • Mostrar a la gente cómo utilizar las herramientas y las técnicas de la mejora de calidad.
  • Mejorar la capacidad de la organización para responder a las necesidades de clientes.
  • Identificar las oportunidades de la mejora de calidad (pérdidas de la calidad).
  • Diseñar y ejecutar los proyectos de la mejora de calidad.

Realizar los proyectos de la mejora de calidad. El programa de mejora de calidad debe asegurar que cada proyecto de la mejora de calidad:

  • Pruebe que hay una necesidad del proyecto.
  • Defina un propósito, un alcance, y un horario.
  • Designe a un equipo para realizar el proyecto.
  • Disponer de suficientes recursos para realizar el proyecto.
  • Vigile y controle para ayudar a asegurar éxito.
  • Investigue el proceso que debe ser mejorado.
  • Revise la pérdida de la calidad que debe ser prevenida.
  • Analice los factores que causan la pérdida de la calidad.
  • Defina acciones para corregir o para prevenir pérdidas y para mejorar calidad.
  • Confirme que las acciones tomadas, de hecho, crearon una mejora.
  • Verifique que las mejoras no produjeron efectos secundarios indeseables.
  • Encentre una manera de sostener la mejora en calidad.

Crear un ambiente sociocultural que apoye la mejora de calidad. Tal ambiente utiliza valores como confianza, respeto, trabajo en equipo, honradez, la cooperación, la comunicación, el individualismo, la innovación, la participación, la educación, y la mejora continua.

Reducir al mínimo las pérdidas de la calidad. Reducir al mínimo las pérdidas de la calidad al aprovechar cada ocasión de mejorar calidad.

Desarrollar una organización que utilice la mejora de calidad.
Tal organización tendría métodos que:

  • Identifiquen las necesidades de la mejora de calidad.
  • Fijen los objetivos de la mejora de calidad.
  • Afecten un aparato de autoridad para llevar a cabo mejoras de calidad.
  • Distribuyan la responsabilidad de llevar a cabo mejoras de calidad.
  • Dirijan y coordinen las actividades de la mejora de calidad.
  • Monitor y progreso de la mejora de calidad de la medida.
  • Repasen y evalúen los resultados de la mejora de calidad.

Definir y distribuir las responsabilidades de la mejora de calidad.
Establecer la responsabilidad para:

  • Desarrollar planes para mejorar los procesos del trabajo.
  • Vigilar pérdidas y mejoras de la calidad.
  • Asegurar que cada proceso esté orientado hacia la calidad.
  • Vigilar y controlar los proyectos de la mejora de calidad.
  • Preguntar a la gente para buscar oportunidades de mejora.
  • Fomentar la comunicación abierta entre los departamentos.
  • Identificar las necesidades de clientes internos y externos.
  • Asegurar que los surtidores entiendan las necesidades del cliente.
  • Evaluar los proyectos de la mejora de calidad.

Desarrollar un proceso de planeacion de mejora de calidad e incorporarlo en los procesos de planeacion de los negocios. Este proceso de planeacion debe:

  • Identificar y tratar las pérdidas de la calidad.
  • Especificar las oportunidades de la mejora de calidad.
  • Desarrollar los objetivos de la mejora de calidad.
  • Definir las estrategias para alcanzar estos objetivos.
  • Implicar a todo el personal en el proceso de planeacion.
  • Pedir inversiones de clientes y de surtidores.
  • Asegurar de que la puesta en práctica esté vigilada.
  • Organizar para evaluar los cambios en el sistema de calidad.

Desarrollar un sistema para medir la mejora de la calidad. El sistema para medir la mejora de la calidad debe:

  • Señalar las oportunidades de la mejora de la calidad (pérdidas de la calidad).
  • Evaluar los resultados de la mejora de calidad.
  • Medir y vigilar:
    • La satisfacción de cliente.
    • La eficacia de proceso.
    • La utilización del recurso.
    • Las consecuencias para el medio ambiente.
    • El desarrollo profesional.

Desarrollar un procedimiento de revisión de la mejora de calidad. Desarrollar un procedimiento que los encargados puedan utilizar para evaluar sus actividades de la mejora de calidad.

Bibliografía

www.ilo.org/public/spanish/region/ ampro/cinterfor/temas/calidad/doc/cedefop1.htm

Las normas ISO 9000 se idearon originalmente para empresas de la industria de fabricación

www.iso.org/iso/en/iso9000-14000/

www.iso.org/

www.ilo.org/public/spanish/region/ ampro/cinterfor/temas/calidad/doc/iso_comp/

José Alfredo Jerez Alfonso

TRABAJO DE GRADO

BOGOTA DC, MAYO 31

2005


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