El presente trabajo
constituye el resultado de un profundo estudio realizado en la
temática de la recuperación de información en el paquete de aplicaciones
SIOBAN para el control de las
operaciones
bancarias realizadas en el Banco Popular de
Ahorro,
obteniéndose una herramienta de software que permite al
especialista recuperar, analizar y procesar información
almacenada en las Bases de Datos
que el sistema
utiliza.
Con su utilización se obtiene, almacena, analiza
y controla una gran cantidad de información sobre el tema
o los temas que el usuario decida, a partir del cual el
informático, auditor y demás integrantes de la
entidad podrán realizar múltiples reflexiones, para
la toma de
decisiones oportunas con fundamentos objetivos y
actualizados. Además de brindar la seguridad
necesaria, control de información y registro de todo
lo acontecido con la herramienta en cuanto a la
información que la herramienta maneja, lo cual reviste
gran importancia para las áreas de seguridad y
protección del Banco Popular de Ahorro.
La herramienta informática para la consultar bases de
datos en
SIOBAN, con las posibilidades de obtener cualquier tipo de
información de este sistema, poder exportar
los resultados a otro formato, así como por la posibilidad
de acceso inmediato a la información deseada en el momento
oportuno es de mucha utilidad y
contribuye a que la función de
los auditores, los informáticos y demás
trabajadores de la entidad se más eficaz..
Hoy en día es común que a nuestras
entidades se les solicite información que en ocasiones los
sistemas que se
encuentran en explotación no la brindan, o los auditores
necesitan manipular información que los sistemas para
auditar no lo devuelven en ninguno de sus reportes. Ello es
así, debido a veces a la carga de trabajo que tiene el
programador o que no estaba concebido por el mismo o porque
sencillamente los sistemas para auditar no lo controlan. Entonces
se hace necesario esperar a que los programadores implementen la
opción o utilizar otras vías para recuperar la
información y poderla enviar en tiempo a los
superiores.
El Banco Popular de Ahorro en nuestra provincia se
erigió pionero en las transformaciones del trabajo
manual a la
humanización de este a través del desarrollo
informático y de las comunicaciones, en el año 1996 se
comenzó a potenciar el primer sistema (SIBPA) en la
sucursal 4302 del municipio de Santa Clara y luego se
extendió a todas nuestras dependencias. Hoy contamos con
moderna tecnología que
permite al trabajador bancario realizar de forma más
eficiente sus funciones.
Es objetivo del
presente trabajo mostrar una Herramienta para Recuperar
Información del Sistema Sioban, que no solo cubra
las necesidades de los auditores e informáticos, sino
también la de otros especialistas que interactúan
con el sistema, así como la eliminación de una
serie de problemas
relacionados con la demora en el procesamiento y entrega de la
información.
Tener información rápida y en el momento
oportuno es una herramienta clave para lograr el éxito
organizacional, tomar decisiones en el momento oportuno y
controlar todo lo concerniente a operaciones realizadas con el
objeto social de la entidad.
Una de la tareas más importantes dentro de
cualquier entidad es mantener informado al organismo superior de
lo acontecido dentro de ella, llevar a cabo tales objetivos se
convierte en una ardua tarea cuando hay que consultar y procesar
grandes volúmenes de información de forma manual o
cuando no existe una herramienta que brinde la información
correcta en el momento oportuno.
Diseño del Sistema
Para el desarrollo del trabajo se tomó como base
un estudio profundo realizado en los Departamentos del Banco
Popular en Cuba. Donde
participó un grupo de
trabajo formado por especialistas en Organización, y un informático que
se encargó del análisis del sistema y su programación.
El estudio partió de un análisis profundo
del conjunto de información que deben brindar las
dependencias y el nivel de dificultad que pasan para obtenerlo,
se estudiaron los sistemas automatizados que están en
actual explotación, determinando sus limitaciones y sus
aspectos de carácter positivo, de igual forma se
analizaron detalladamente todos los procesos
manuales que
en estás áreas se ejecutan para recopilar la
información.
De igual forma se realizó un análisis
detallado de los flujos de datos que entran y salen del
departamento y que tienen relación con el objeto de
nuestro estudio, ya sean los que se intercambian con otras
áreas de la entidad y con otros entes externos,
entiéndase Sucursales, Oficina Central u
otras empresas del
territorio.
En la realización del análisis se
utilizaron varias formas para recopilar la información
necesaria sobre aspectos tales como: ¿Qué
información brindaban los módulos existentes? ,
¿Qué aspectos debía recoger la nueva
herramienta a desarrollar?, ¿Cuáles son los flujos
de datos existentes en estas áreas?, ¿Qué
desearía el usuario final que diera como
información de salida el nuevo sistema?, entre otras
interrogantes.
Los principales métodos
utilizados para recolectar la información necesaria que
nos permitiera conocer con profundidad las deficiencias a la hora
de recopilar información que el paquete de aplicaciones
Sioban no brinda fueron:
- Entrevista estructurada y no
estructurada. - Observación: Observando los
métodos empleados por los departamentos para recuperar
la información en caso que el SIOBAN no se los
brindara.
Herramienta Propuesta
Con la nueva herramienta cada persona
interesada en recuperar algún tipo de información
procederá a escoger en qué base de datos
se encuentra, en qué tabla o tablas se encuentra, generar
algún tipo de filtro si lo desea, ordenar el resultado si
lo considera necesario y solicitar la ejecución de la
consulta generada.
Una vez ejecutada la consulta se podrá hacer
análisis con el resultado obtenido, exportar a otro
formato para hacer algún tipo de cálculo,
generar gráficos, etc.
Otras posibilidades que brinda la herramienta que
estamos mostrando son las siguientes:
- Permite llevar un control de todas las operaciones
realizadas dentro de la herramienta, diciéndonos hora,
usuario y hecho acontecido en cada momento. - Permite guardar todo tipo de consultas generadas por
la herramienta para posterior ejecución. - Permite exportar los resultados a formato excel.
- Permite hacer consultas en cualquier base de datos
que este soportada sobre Sql. - Permite generar las consultas de forma manual, sin
utilizar las herramientas
prediseñadas. - Fácil adaptación a cualquier
aplicación al ser una dll.
Como resultado de las facilidades señaladas
anteriormente y de otras muchas que dispone la Herramienta para
Recuperación de Información, los especialistas de
las entidades del Banco Popular de Ahorro ahorrarán tiempo
a la hora de conformar la información que el sistema
Sioban no brinda.
Estructura de la Herramienta
Para el funcionamiento de la Herramienta que presentamos
se debe disponer de un Servidor de Bases
de Datos, de estaciones de trabajo. El acceso al sistema desde
los departamentos se realiza a través de la red
LAN.
La herramienta está concebida para que funcione
en una o varias estaciones de trabajo interactuando con un
Servidor de Datos, donde se encuentra ubicada la base de datos
que utiliza. Recibirá flujos de información de
entrada y generará flujos de información de salida,
los que constituyen la interacción del sistema con el medio
ambiente.
Entradas y Salidas de la
Herramienta
Las entradas constituyen el enlace que une la
herramienta con el mundo y sus usuarios.
Para recopilar la información se concibió
un ambiente
agradable y fácil para el uso de personas ajenas a la
informática, los cuales contienen la generalidad de la
información necesaria para el procesamiento.
Las salidas pueden ser exportadas a excel o presentadas
en pantalla. En este caso es de primordial interés y
se ha dedicado gran esfuerzo en el diseño
de las salidas por pantalla por el ahorro de papel que esto
implica para nuestra institución, pero en todo momento se
da al usuario de la herramienta la forma de seleccionar el medio
por el cual quiere obtener la información de salida,
exportándola o por la pantalla.
Tratamiento de Errores
En la captación de los datos a través de
toda la herramienta existe una validación que no permite
entrar datos no lógicos, además de verificar el
dato tecleado y su existencia en los ficheros. En caso que se
detecte un error o se intente realizar una operación no
válida el sistema notificará el error con una
ventana típica de Error o Alerta de manera
correspondiente.
En cada pantalla de captación de datos se permite
la rectificación en caso de que el usuario se halla
equivocado al teclear la misma o se arrepienta de la
opción seleccionada lo cual impide que se cometan errores
a la hora de almacenar la información. También se
evita lo más posible que el usuario teclee
explícitamente el dato de entrada gracias a las
facilidades del lenguaje y al
uso de diferentes objetos gráficos, mediante los cuales el
usuario se limita solamente a seleccionar el dato deseado
eliminando la posibilidad de introducir información
errónea.
Además en caso de generar algún tipo de
error a la hora de ejecutar las sentencias sql que genera la
herramienta, el mismo le dice en que posición se encuentra
el error para que sea enmendado por el informático o por
la persona con conocimientos en este tipo de lenguaje.
Sistema de Ayuda
A la herramienta se le incorporará una ayuda de
contenido la cual se activará presionando la tecla F1.
Cuando se presione dicha tecla desde cualquier parte de la
herramienta, se le presentará al usuario una ventana
dentro de la cual se le brindan especificaciones sobre el
contenido de la pantalla activa en ese instante, cada
función que realiza dentro de ella y como debe ser la
interacción con los datos que en ella se muestran.
Además se dispondrá de una ayuda en línea,
la cual se activa sobre cualquier objeto explicando brevemente la
función que se realiza o la acción
que se debe realizar cuando el objeto es una entrada de
datos.
Requisitos Técnicos del
Módulo
El módulo se programó utilizando el
Borland Delphi ver.
7.0 como lenguaje de
programación y SQL Server
ver. 7.0 como Sistema de Gestión
de Base de Datos. Para instalar el sistema se necesita disponer
de una red Lan, un
Servidor de Bases de Datos con procesador
Pentium 3 o
superior, 512 MB de memoria RAM, 10
GB de disco duro y
Wind2000 Advanced Server como Sistema
Operativo. Se debe disponer además de al menos una
estación de trabajo con procesador Pentium 2 o superior, 1
GB de disco duro como mínimo y al menos 128 MB de memoria RAM. Toda esta
tecnología esta disponible hoy en la mayoría de las
entidades de nuestro país, por lo que el aspecto
tecnológico no constituye impedimento alguno para la
explotación del sistema, ni se requiere de hacer nuevas
inversiones y
por ende incurrir en costos
adicionales para la generalización del mismo cuando se
encuentre a punto para su explotación.
Cabe destacar que no necesariamente se debe tener una
red Lan para
poder explotar la herramienta, pues con tener instalado en la
misma estación de trabajo donde el se encuentre un
servidor de Base de Datos Sql se resolvería esta
situación, claro está siempre y cuando la
estación cumpla con las características que debe
cumplir el servidor (características expuestas en el
párrafo
anterior).
Con el uso de la Herramienta para la Recuperación
de Información dentro del Sistema Sioban y
utilizando una muestra amplia de
empleados se obtuvieron los siguientes resultados:
- Facilidad para recuperar información
competente en el momento oportuno. - Rapidez en la obtención de la
información. - Le permite al auditor recuperar por muestras
cualquier tipo de información contenida en los programas de
auditoria. - Facilita al auditor obtener información no
contenida en las herramientas informáticas con que
cuentan el Banco Popular de Ahorro actualmente para
auditar. - Se ahorra gran cantidad de tiempo, que en la
actualidad se utiliza en el procesamiento y
consolidación de información. - Permite localizar operaciones durante las visitas
integrales
de asesoramiento que se realizan a las sucursales sobre
cualquier materia
(LGV, Créditos Personales, de Empresa,
etc.). - Posibilita obtener las muestras necesarias cuando se
aplican las pruebas y
revisiones por los especialistas en las sucursales. - Facilita obtener informaciones que son imposibles
obtener por otros módulos del paquete de aplicaciones
Sioban. - Esta siendo usada como una opción del
Módulo del Informático en el paquete de
aplicaciones Sioban. - Posibilita interrelacionar de una manera fácil
las tablas contenidas en el Sioban para poder realizar
cuadres de cuentas,
operaciones específicas. - Todas las operaciones que se hacen con la herramienta
quedan registrados en una bitácora para poder en un
futuro revisar lo hecho. - Permite salvar las consultas generadas por el usuario
de tal forma que se puedan recuperar en el futuro sin necesidad
de volverlas a generar.
El efecto económico en esta área es menos
tangible, pues en muchas ocasiones no se visualiza de forma
inmediata, sino de forma mediatizada, es decir a más largo
plazo, un ejemplo de ello es el uso del recurso tiempo, no
obstante se pueden precisar aspectos que por sí solos
muestran el efecto económico de esta investigación y que lo hacen
tangible.
Le permite a los auditores recuperar las muestras a
analizar en menos tiempo y por lo tanto emplearse más a
fondo en el análisis de los resultados para comprobar el
funcionamiento adecuado del área auditada y por lo tanto
mantenerse menos tiempo fuera de las direcciones provinciales,
implicando esto un ahorro de combustible, de gastos en
dieta.
- Como resultado de la puesta a en ejecución de
la Herramienta para Consultar el sistema Sioban su pudo
constatar que el mismo brinda un conjunto de beneficios para
los departamentos de las entidades del banco Popular de Ahorro
que tienen implantado el Sioban. El mismo es una
herramienta flexible, segura e integrada. Se pudo constatar que
es factible su aplicación en las dependencias del Banco
Popular de Ahorro y a criterio de especialistas que lo han
utilizado el mismo puede ser puesto en práctica como
herramienta para consultar otros sistemas que sus Bases de
Datos estén soportadas en Sql Server 7 sin necesidad de
modificaciones, lo que se expresa en los resultados alcanzados,
entre los que se encuentran el disponer de información
de ayuda a la toma de decisiones de una manera más
rápida, datos suministrados de una forma rápida
lo que facilita una toma de decisiones altamente flexible,
información oportuna en la cantidad requerida para cada
caso y ahorro de tiempo de los especialistas, además de
alto grado de seguridad
informática. - Con el presente trabajo no hemos querido trasmitir la
idea de que la informatización es la única
vía de solución de los problemas, sino mostrar
ésta como una herramienta más, y útil que
facilite el trabajo
de los especialistas de nuestras entidades, en cuanto al
tratamiento de los grandes volúmenes de
información que operan y facilitar recuperación
de las mismas.
Por la importancia que tiene este trabajo para el
Banco Popular de Ahorro como entidad y por el interés que
en el han mostrado los directivos de la entidad
recomendamos:
- Extender el consultor a otros módulos del
Sioban, para que sea utilizado por otros especialistas
en las sucursales. - Crear un manual de usuario o ayuda con ejemplos
prácticos que sirva de guía a los especialistas
en su utilización. - Continuar el desarrollo de otros módulos
que hagan más humano el trabajo a otros
departamentos.
Autor:
Lic. Marcos Díaz Bastida
Villa Clara 2005