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Consultor. Herramienta Automatizada para hacer consultas Dinámicas




Enviado por mdbastida



    1. Resumen
    2. Desarrollo
    3. Resultados
    4. Efecto
      económico
    5. Conclusiones
    6. Recomendaciones

    RESUMEN

    El presente trabajo
    constituye el resultado de un profundo estudio realizado en la
    temática de la recuperación de información en el paquete de aplicaciones
    SIOBAN para el control de las
    operaciones
    bancarias realizadas en el Banco Popular de
    Ahorro,
    obteniéndose una herramienta de software que permite al
    especialista recuperar, analizar y procesar información
    almacenada en las Bases de Datos
    que el sistema
    utiliza.

    Con su utilización se obtiene, almacena, analiza
    y controla una gran cantidad de información sobre el tema
    o los temas que el usuario decida, a partir del cual el
    informático, auditor y demás integrantes de la
    entidad podrán realizar múltiples reflexiones, para
    la toma de
    decisiones oportunas con fundamentos objetivos y
    actualizados. Además de brindar la seguridad
    necesaria, control de información y registro de todo
    lo acontecido con la herramienta en cuanto a la
    información que la herramienta maneja, lo cual reviste
    gran importancia para las áreas de seguridad y
    protección del Banco Popular de Ahorro.

    La herramienta informática para la consultar bases de
    datos en
    SIOBAN, con las posibilidades de obtener cualquier tipo de
    información de este sistema, poder exportar
    los resultados a otro formato, así como por la posibilidad
    de acceso inmediato a la información deseada en el momento
    oportuno es de mucha utilidad y
    contribuye a que la función de
    los auditores, los informáticos y demás
    trabajadores de la entidad se más eficaz..

    INTRODUCCIÓN

    Hoy en día es común que a nuestras
    entidades se les solicite información que en ocasiones los
    sistemas que se
    encuentran en explotación no la brindan, o los auditores
    necesitan manipular información que los sistemas para
    auditar no lo devuelven en ninguno de sus reportes. Ello es
    así, debido a veces a la carga de trabajo que tiene el
    programador o que no estaba concebido por el mismo o porque
    sencillamente los sistemas para auditar no lo controlan. Entonces
    se hace necesario esperar a que los programadores implementen la
    opción o utilizar otras vías para recuperar la
    información y poderla enviar en tiempo a los
    superiores.

    El Banco Popular de Ahorro en nuestra provincia se
    erigió pionero en las transformaciones del trabajo
    manual a la
    humanización de este a través del desarrollo
    informático y de las comunicaciones, en el año 1996 se
    comenzó a potenciar el primer sistema (SIBPA) en la
    sucursal 4302 del municipio de Santa Clara y luego se
    extendió a todas nuestras dependencias. Hoy contamos con
    moderna tecnología que
    permite al trabajador bancario realizar de forma más
    eficiente sus funciones.

    Es objetivo del
    presente trabajo mostrar una Herramienta para Recuperar
    Información del Sistema Sioban, que no solo cubra
    las necesidades de los auditores e informáticos, sino
    también la de otros especialistas que interactúan
    con el sistema, así como la eliminación de una
    serie de problemas
    relacionados con la demora en el procesamiento y entrega de la
    información.

    DESARROLLO

    Tener información rápida y en el momento
    oportuno es una herramienta clave para lograr el éxito
    organizacional, tomar decisiones en el momento oportuno y
    controlar todo lo concerniente a operaciones realizadas con el
    objeto social de la entidad.

    Una de la tareas más importantes dentro de
    cualquier entidad es mantener informado al organismo superior de
    lo acontecido dentro de ella, llevar a cabo tales objetivos se
    convierte en una ardua tarea cuando hay que consultar y procesar
    grandes volúmenes de información de forma manual o
    cuando no existe una herramienta que brinde la información
    correcta en el momento oportuno.

    Diseño del Sistema

    Para el desarrollo del trabajo se tomó como base
    un estudio profundo realizado en los Departamentos del Banco
    Popular en Cuba. Donde
    participó un grupo de
    trabajo formado por especialistas en Organización, y un informático que
    se encargó del análisis del sistema y su programación.

    El estudio partió de un análisis profundo
    del conjunto de información que deben brindar las
    dependencias y el nivel de dificultad que pasan para obtenerlo,
    se estudiaron los sistemas automatizados que están en
    actual explotación, determinando sus limitaciones y sus
    aspectos de carácter positivo, de igual forma se
    analizaron detalladamente todos los procesos
    manuales que
    en estás áreas se ejecutan para recopilar la
    información.

    De igual forma se realizó un análisis
    detallado de los flujos de datos que entran y salen del
    departamento y que tienen relación con el objeto de
    nuestro estudio, ya sean los que se intercambian con otras
    áreas de la entidad y con otros entes externos,
    entiéndase Sucursales, Oficina Central u
    otras empresas del
    territorio.

    En la realización del análisis se
    utilizaron varias formas para recopilar la información
    necesaria sobre aspectos tales como: ¿Qué
    información brindaban los módulos existentes? ,
    ¿Qué aspectos debía recoger la nueva
    herramienta a desarrollar?, ¿Cuáles son los flujos
    de datos existentes en estas áreas?, ¿Qué
    desearía el usuario final que diera como
    información de salida el nuevo sistema?, entre otras
    interrogantes.

    Los principales métodos
    utilizados para recolectar la información necesaria que
    nos permitiera conocer con profundidad las deficiencias a la hora
    de recopilar información que el paquete de aplicaciones
    Sioban no brinda fueron:

    • Entrevista estructurada y no
      estructurada
      .
    • Observación: Observando los
      métodos empleados por los departamentos para recuperar
      la información en caso que el SIOBAN no se los
      brindara.

    Herramienta Propuesta

    Con la nueva herramienta cada persona
    interesada en recuperar algún tipo de información
    procederá a escoger en qué base de datos
    se encuentra, en qué tabla o tablas se encuentra, generar
    algún tipo de filtro si lo desea, ordenar el resultado si
    lo considera necesario y solicitar la ejecución de la
    consulta generada.

    Una vez ejecutada la consulta se podrá hacer
    análisis con el resultado obtenido, exportar a otro
    formato para hacer algún tipo de cálculo,
    generar gráficos, etc.

    Otras posibilidades que brinda la herramienta que
    estamos mostrando son las siguientes:

    • Permite llevar un control de todas las operaciones
      realizadas dentro de la herramienta, diciéndonos hora,
      usuario y hecho acontecido en cada momento.
    • Permite guardar todo tipo de consultas generadas por
      la herramienta para posterior ejecución.
    • Permite exportar los resultados a formato excel.
    • Permite hacer consultas en cualquier base de datos
      que este soportada sobre Sql.
    • Permite generar las consultas de forma manual, sin
      utilizar las herramientas
      prediseñadas.
    • Fácil adaptación a cualquier
      aplicación al ser una dll.

    Como resultado de las facilidades señaladas
    anteriormente y de otras muchas que dispone la Herramienta para
    Recuperación de Información, los especialistas de
    las entidades del Banco Popular de Ahorro ahorrarán tiempo
    a la hora de conformar la información que el sistema
    Sioban no brinda.

    Estructura de la Herramienta

    Para el funcionamiento de la Herramienta que presentamos
    se debe disponer de un Servidor de Bases
    de Datos, de estaciones de trabajo. El acceso al sistema desde
    los departamentos se realiza a través de la red
    LAN.

    La herramienta está concebida para que funcione
    en una o varias estaciones de trabajo interactuando con un
    Servidor de Datos, donde se encuentra ubicada la base de datos
    que utiliza. Recibirá flujos de información de
    entrada y generará flujos de información de salida,
    los que constituyen la interacción del sistema con el medio
    ambiente.

    Entradas y Salidas de la
    Herramienta

    Las entradas constituyen el enlace que une la
    herramienta con el mundo y sus usuarios.

    Para recopilar la información se concibió
    un ambiente
    agradable y fácil para el uso de personas ajenas a la
    informática, los cuales contienen la generalidad de la
    información necesaria para el procesamiento.

    Las salidas pueden ser exportadas a excel o presentadas
    en pantalla. En este caso es de primordial interés y
    se ha dedicado gran esfuerzo en el diseño
    de las salidas por pantalla por el ahorro de papel que esto
    implica para nuestra institución, pero en todo momento se
    da al usuario de la herramienta la forma de seleccionar el medio
    por el cual quiere obtener la información de salida,
    exportándola o por la pantalla.

    Tratamiento de Errores

    En la captación de los datos a través de
    toda la herramienta existe una validación que no permite
    entrar datos no lógicos, además de verificar el
    dato tecleado y su existencia en los ficheros. En caso que se
    detecte un error o se intente realizar una operación no
    válida el sistema notificará el error con una
    ventana típica de Error o Alerta de manera
    correspondiente.

    En cada pantalla de captación de datos se permite
    la rectificación en caso de que el usuario se halla
    equivocado al teclear la misma o se arrepienta de la
    opción seleccionada lo cual impide que se cometan errores
    a la hora de almacenar la información. También se
    evita lo más posible que el usuario teclee
    explícitamente el dato de entrada gracias a las
    facilidades del lenguaje y al
    uso de diferentes objetos gráficos, mediante los cuales el
    usuario se limita solamente a seleccionar el dato deseado
    eliminando la posibilidad de introducir información
    errónea.

    Además en caso de generar algún tipo de
    error a la hora de ejecutar las sentencias sql que genera la
    herramienta, el mismo le dice en que posición se encuentra
    el error para que sea enmendado por el informático o por
    la persona con conocimientos en este tipo de lenguaje.

    Sistema de Ayuda

    A la herramienta se le incorporará una ayuda de
    contenido la cual se activará presionando la tecla F1.
    Cuando se presione dicha tecla desde cualquier parte de la
    herramienta, se le presentará al usuario una ventana
    dentro de la cual se le brindan especificaciones sobre el
    contenido de la pantalla activa en ese instante, cada
    función que realiza dentro de ella y como debe ser la
    interacción con los datos que en ella se muestran.
    Además se dispondrá de una ayuda en línea,
    la cual se activa sobre cualquier objeto explicando brevemente la
    función que se realiza o la acción
    que se debe realizar cuando el objeto es una entrada de
    datos.

    Requisitos Técnicos del
    Módulo

    El módulo se programó utilizando el
    Borland Delphi ver.
    7.0 como lenguaje de
    programación y SQL Server
    ver. 7.0 como Sistema de Gestión
    de Base de Datos. Para instalar el sistema se necesita disponer
    de una red Lan, un
    Servidor de Bases de Datos con procesador
    Pentium 3 o
    superior, 512 MB de memoria RAM, 10
    GB de disco duro y
    Wind2000 Advanced Server como Sistema
    Operativo. Se debe disponer además de al menos una
    estación de trabajo con procesador Pentium 2 o superior, 1
    GB de disco duro como mínimo y al menos 128 MB de memoria RAM. Toda esta
    tecnología esta disponible hoy en la mayoría de las
    entidades de nuestro país, por lo que el aspecto
    tecnológico no constituye impedimento alguno para la
    explotación del sistema, ni se requiere de hacer nuevas
    inversiones y
    por ende incurrir en costos
    adicionales para la generalización del mismo cuando se
    encuentre a punto para su explotación.

    Cabe destacar que no necesariamente se debe tener una
    red Lan para
    poder explotar la herramienta, pues con tener instalado en la
    misma estación de trabajo donde el se encuentre un
    servidor de Base de Datos Sql se resolvería esta
    situación, claro está siempre y cuando la
    estación cumpla con las características que debe
    cumplir el servidor (características expuestas en el
    párrafo
    anterior).

    RESULTADOS

    Con el uso de la Herramienta para la Recuperación
    de Información dentro del Sistema Sioban y
    utilizando una muestra amplia de
    empleados se obtuvieron los siguientes resultados:

    • Facilidad para recuperar información
      competente en el momento oportuno.
    • Rapidez en la obtención de la
      información.
    • Le permite al auditor recuperar por muestras
      cualquier tipo de información contenida en los programas de
      auditoria.
    • Facilita al auditor obtener información no
      contenida en las herramientas informáticas con que
      cuentan el Banco Popular de Ahorro actualmente para
      auditar.
    • Se ahorra gran cantidad de tiempo, que en la
      actualidad se utiliza en el procesamiento y
      consolidación de información.
    • Permite localizar operaciones durante las visitas
      integrales
      de asesoramiento que se realizan a las sucursales sobre
      cualquier materia
      (LGV, Créditos Personales, de Empresa,
      etc.).
    • Posibilita obtener las muestras necesarias cuando se
      aplican las pruebas y
      revisiones por los especialistas en las sucursales.
    • Facilita obtener informaciones que son imposibles
      obtener por otros módulos del paquete de aplicaciones
      Sioban.
    • Esta siendo usada como una opción del
      Módulo del Informático en el paquete de
      aplicaciones Sioban.
    • Posibilita interrelacionar de una manera fácil
      las tablas contenidas en el Sioban para poder realizar
      cuadres de cuentas,
      operaciones específicas.
    • Todas las operaciones que se hacen con la herramienta
      quedan registrados en una bitácora para poder en un
      futuro revisar lo hecho.
    • Permite salvar las consultas generadas por el usuario
      de tal forma que se puedan recuperar en el futuro sin necesidad
      de volverlas a generar.

    EFECTO ECONÓMICO

    El efecto económico en esta área es menos
    tangible, pues en muchas ocasiones no se visualiza de forma
    inmediata, sino de forma mediatizada, es decir a más largo
    plazo, un ejemplo de ello es el uso del recurso tiempo, no
    obstante se pueden precisar aspectos que por sí solos
    muestran el efecto económico de esta investigación y que lo hacen
    tangible.

    Le permite a los auditores recuperar las muestras a
    analizar en menos tiempo y por lo tanto emplearse más a
    fondo en el análisis de los resultados para comprobar el
    funcionamiento adecuado del área auditada y por lo tanto
    mantenerse menos tiempo fuera de las direcciones provinciales,
    implicando esto un ahorro de combustible, de gastos en
    dieta.

    CONCLUSIONES

    1. Como resultado de la puesta a en ejecución de
      la Herramienta para Consultar el sistema Sioban su pudo
      constatar que el mismo brinda un conjunto de beneficios para
      los departamentos de las entidades del banco Popular de Ahorro
      que tienen implantado el Sioban. El mismo es una
      herramienta flexible, segura e integrada. Se pudo constatar que
      es factible su aplicación en las dependencias del Banco
      Popular de Ahorro y a criterio de especialistas que lo han
      utilizado el mismo puede ser puesto en práctica como
      herramienta para consultar otros sistemas que sus Bases de
      Datos estén soportadas en Sql Server 7 sin necesidad de
      modificaciones, lo que se expresa en los resultados alcanzados,
      entre los que se encuentran el disponer de información
      de ayuda a la toma de decisiones de una manera más
      rápida, datos suministrados de una forma rápida
      lo que facilita una toma de decisiones altamente flexible,
      información oportuna en la cantidad requerida para cada
      caso y ahorro de tiempo de los especialistas, además de
      alto grado de seguridad
      informática.
    2. Con el presente trabajo no hemos querido trasmitir la
      idea de que la informatización es la única
      vía de solución de los problemas, sino mostrar
      ésta como una herramienta más, y útil que
      facilite el trabajo
      de los especialistas de nuestras entidades, en cuanto al
      tratamiento de los grandes volúmenes de
      información que operan y facilitar recuperación
      de las mismas.

    RECOMENDACIONES

    Por la importancia que tiene este trabajo para el
    Banco Popular de Ahorro como entidad y por el interés que
    en el han mostrado los directivos de la entidad
    recomendamos:

    • Extender el consultor a otros módulos del
      Sioban, para que sea utilizado por otros especialistas
      en las sucursales.
    • Crear un manual de usuario o ayuda con ejemplos
      prácticos que sirva de guía a los especialistas
      en su utilización.
    • Continuar el desarrollo de otros módulos
      que hagan más humano el trabajo a otros
      departamentos.

     

     

     

    Autor:

    Lic. Marcos Díaz Bastida

    Villa Clara 2005

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