- Requisitos que debe tener un
organigrama - Técnicas para la
creación de un organigrama - Finalidad de los
organigramas - Funciones de los
organigramas - Ventajas del uso de los
organigramas - Desventajas del uso de los
organigramas - Clases de
organigramas - Signos convencionales más
usados
CONTENIDO
El organigrama puede
describirse como un instrumento utilizado por las ciencias
administrativas para análisis teóricos y la acción
practica. Son la representación gráfica de la
estructura de
una organización, en donde se pone de
manifiesto la relación existente entre las diversas
unidades que la integran, sus principales funciones, los
canales de supervisión y la autoridad
relativa a cada cargo.
Los organigramas son
considerados instrumentos auxiliares del administrador,
sirviéndole de análisis teórico y
práctico de la
organización. A través de ellos se fija la
posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio
REQUISITOS QUE
DEBE TENER UN ORGANIGRAMA:
- Un elemento (figuras).
- La estructura de la organización
(relación o subordinación existentes entre las
unidades organizativas). - Los aspectos más importantes de la
organización. - Las funciones.
- Las relaciones entre las unidades
estructurales. - Los puestos de mayor y aun los de menor
importancia. - Las comunicaciones y sus vías (forma en
cómo establecen las comunicaciones). - Las vías de supervisión.
- Los niveles y los estratos
jerárquicos. - Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de
la organización. - Las unidades de categoría
especial.
TÉCNICAS
PARA LA CREACIÓN DE UN ORGANIGRAMA:
- Las casillas deben ser rectangulares.
- Las líneas de mando deben caer siempre en
forma vertical sobre el órgano inmediato que va a
recibir las órdenes del anterior. - Las líneas de nivel son siempre
horizontales. - A las unidades de mando, las líneas de mando
les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del
rectángulo. - Para los organigramas consultivos la línea
que indica su relación de dependencia, es horizontal,
tocándose por los lados menores del
rectángulo.
Al construir un organigrama se debe tener
presente:
- Delimitar con precisión las unidades o
Dependencias. - Señalar de la forma más completa las
relaciones existentes. - Escribir correctamente el nombre de las Unidades o
Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo
completamente al pie del gráfico. - Señalar mediante las técnicas de elaboración las
relaciones de: - Línea o Ejecución: Línea
de mando debe caer verticalmente. - Estado Mayor o Staff: La línea que
indica su relación es horizontal. - Línea Punteada: Para indicar relaciones
de Coordinación. - Línea Quebrada: Representa
discontinuidades.
- Línea o Ejecución: Línea
- Las unidades que no tienen claramente definidas su
ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel
especial. - Cuando el número de unidades de un mismo
nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma
horizontal, pueden presentarse verticalmente. - Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera
utilidad
está en revisarlo y actualizarlo
periódicamente.
FINALIDAD DE
LOS ORGANIGRAMAS:
- Representa las diferentes unidades que constituyen la
compañía con sus respectivos niveles
jerárquicos. - Refleja los diversos tipos de trabajo,
especializados o no, que se realizan en la empresa
debidamente asignados por área de responsabilidad o
función. - Muestra una representación de la
división de trabajo, indicando:
- Los cargos existentes en la
compañía. - Como estos cargos se agrupan en unidades
administrativas. - Como la autoridad se le asigna a los
mismos.
FUNCIONES DE
LOS ORGANIGRAMAS:
Para la ciencia de
la
administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas las
unidades administrativas de la empresa al
reflejar la estructura organizativa y sus características
gráficas y actualizaciones.
Para el área de organización
y sistema:
Sirve para reflejar la estructura así como velar
por su permanente revisión y actualización (en las
empresas
pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume
esta función), la cual se da a conocer a toda la
compañía a través de los manuales de
organización.
Para el área de
administración de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento
para los estudios de descripción
y análisis de cargos, los planes de
administración de
sueldos y salarios y en general como elemento de
apoyo para la implementación, seguimiento y
actualización de todos los
sistemas de personal.
Y en forma general sirve para:
- Descubrir y eliminar defectos o fallas de
organización. - Comunicar la estructura organizativa.
- Reflejar los cambios organizativos.
VENTAJAS DEL USO
DE LOS ORGANIGRAMAS:
- Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
- Puede apreciarse a simple vista la estructura general
y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor
de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción. - Muestra quién depende de
quién. - Indica alguna de las peculiaridades importantes de la
estructura de una compañía, sus puntos fuertes y
débiles. - Sirve como historia
de los cambios, instrumentos de
enseñanza y medio deinformación al público acerca de
las relaciones de trabajo de la
compañía. - Son apropiados para lograr que los principios
de la organización operen. - Indica a los administradores y al personal nuevo la
forma como se integran a la organización.
DESVENTAJAS DEL
USO DE LOS ORGANIGRAMAS:
- Muestran solamente las relaciones formales de
autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales
significativas y las relaciones de información. - No señalan el grado de autoridad disponible a
distintos niveles, aunque sería posible construirlo con
líneas de diferentes intensidades para indicar
diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se
puede someter a esta forma de
medición. Además si se
dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones
informales y de canales de información, el organigrama
se haría tan complejo que perdería su
utilidad. - Con frecuencia indican la organización tal
como debería ser o como era, más bien como es en
realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos,
olvidando que la organización es
dinámica y permiten que los
organigramas se vuelvan obsoletos. - Puede ocasionar que el personal confunda las
relaciones de autoridad con el status.
- Analíticos: suministran información
detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y
personal del
estado mayor. - Generales: este tipo de organigramas se limita a
las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales
por ser los más comunes. - Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad
de la estructura en forma analítica o más
detallada. Son complemento de los
analíticos.
- Según la forma y disposición
geométrica de los organigramas, estos pueden
ser:
- Verticales (tipo clásico): representa con
toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que
las unidades se desplazan, según su jerarquía,
de arriba abajo en una graduación jerárquica
descendente. - Horizontales (De izquierda a derecha): Son una
modalidad del organigrama vertical, porque representan
las
estructuras con una
distribución de izquierda a
derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las
figuras se colocan en el
dibujo sin recuadros, aunque pueden
también colocarse las figuras
geométricas - Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no
utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la
estructura, sino líneas encima de los cuales se
colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido
vertical de una línea horizontal, muestra la
autoridad de esta ultima. - Organigrama circular o concéntrico: Los
niveles jerárquicos se muestran mediante
círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera.
Este tipo de organigrama es recomendado por la
práctica de las
relaciones humanas, para disipar
la imagen
de subordinación que traducen los organigramas
verticales.
SIGNOS
CONVENCIONALES MÁS USADOS:
- Nivel de Autoridad. Ejemplo:
- Relación de Mando o Jerarquía.
Ejemplo:
Las divisiones son unidades especializadas que corren al
mismo nivel de las líneas horizontal así la
correlación existente entre ellas. Las líneas
verticales que caen directamente sobre y en la parte media del
recuadro indican mando.
- Relación de Apoyo. Ejemplo:
Cuando la línea horizontal está colocada
lateralmente indicará una relación de apoyo, en el
ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad
principal señala la relación de apoyo.
- Relaciones de Coordinación.
Ejemplo:
Las líneas no continuas formadas por puntos o
segmentos se utilizan para expresar las relaciones de
coordinación.
- Continuidad de la Organización.
Ejemplo:
- Relaciones Especiales. Ejemplo:
La línea quebrada representa alguna
relación especial, también se utiliza este
símbolo para expresar discontinuidad.
En algunas ocasiones para señalar Dependencias
que participan en algún organismo asesor, se coloca un
número en su interior con el objetivo de
identificarlos. En el ejemplo anterior se ha colocado el
número (1) en las Dependencias que pertenecen al Consejo
Técnico.
- MELINKOFF,
Ramón V.: La Estructura de la
Organización.
Universidad Central de
Venezuela, Caracas, 1969. - TERRY, George: Principios de
Administración.
México, 1961. - RICCARDI, Ricardo: El
Manual del Director, Madrid,
1965. - www.monografias.com
Sandra Santamaría
Lia Milazzo
Raiza Rodríguez
UNIVERSIDAD JOSÉ MARÍA VARGAS
FACULTAD DE EDUCACIÓN
MENCIÓN PREESCOLAR
CÁTEDRA: ORGANIZACIÓN Y
ADMINISTRACIÓN ESCOLAR
Caracas, 27 de Abril de 2005