Análisis de la dotación de personal

Partes: 1, 2

INTRODUCCIÓN

En el marco de los procesos de
reforma sectorial, las exigencias para desarrollar sistemas de salud
con coberturas crecientes y de mejor calidad en la
provisión de servicios ha
determinado la introducción de una serie de nuevas
prácticas gerenciales.

Tomando en consideración las diversas realidades
y niveles de atención, el fortalecimiento y efectividad
organizacional también pone a prueba la capacidad de los
gestores en salud para obtener el personal
adecuado, distribuirlo con criterios de equidad,
calidad y eficiencia; junto
con el desarrollo de
estrategias de
mantenimiento
del contingente de personal.

Habitualmente, una vez definidos los objetivos y
funciones de
una organización, la conformación de una
dotación de personal tiene como propósito
constituir el número de equipos de
trabajo necesarios con personas que reúnan las
competencias y
valores, para
asegurar que la institución pueda conseguir dichos
objetivos. Consecutivamente, se hace necesario desarrollar
habilidades para coordinar y asegurar el desempeño del conjunto de los
trabajadores.

Sin embargo el escenario expuesto en el párrafo
anterior no es lo que encuentran habitualmente los directivos a
la hora de analizar las dotaciones de personal en el campo de la
salud.

En efecto, los objetivos de las organizaciones no
siempre están claramente definidos, los estudios de
necesidades de servicios y de demanda de la
población no están claros, los
límites
entre distintas instituciones
son difusos, cada institución tiene una historia y una cultura que
muchas veces ha determinado crecimientos poco armónicos,
ya sea respondiendo a determinadas contingencias o intentando
aprovechar una oportunidad de inversión.

Todo ello provoca que el análisis de las dotaciones de personal (su
composición, su distribución, su rendimiento y
suficiencia), sea altamente complejo en un establecimiento de
salud, ya sea en una institución aislada o en un sistema mayor
como una Red
Hospitalaria.

Sin perjuicio de esto, los gestores de salud de
cualquier nivel, con responsabilidades nacionales, de Redes locales, de
establecimientos o servicios clínicos o administrativos,
deben considerar para la toma de
decisiones los aspectos de gestión de recursos
humanos, incluido el estudio de las dotaciones.

ANTECEDENTES

Existen muchas propuestas y experiencias para determinar
el personal que debiera tener un sistema u organización de
salud; pero, al parecer, se podría condensar muchas de
ellas, al menos, en tres perspectivas generales para tener en
cuenta a la hora de delimitar la necesidad de
personal.

La primera perspectiva es intentar dar respuesta
a la pregunta ¿Es posible conocer qué personal
se requiere para obtener determinadas coberturas poblacionales
y/o la satisfacción real de las necesidades de salud de la
población? Para ello, se requiere de importantes
estudios epidemiológicos, la sistematización de
programas
nacionales y de demanda si los hubiera, y avanzar en
estándares nacionales que permitan transformar el
número de prestaciones
requeridas al personal necesario para realizar esas prestaciones.
A esto hay que agregarle la necesidad de analizar la efectiva
disponibilidad de recursos humanos
(de competencias, económicas del país etc.) para ir
adecuando las coberturas y los programas en general.

La segunda perspectiva es la fijación de
"estándares" contra la cual comparar la
disponibilidad actual. La fijación de estándares,
por ejemplo de nivel nacional, plantea problemas
distintos. ¿Se tomarán estándares de acuerdo
a la calidad de atención otorgada hoy o bien se
fijarán estándares que mejoren la calidad? Como lo
lógico para buscar los estándares es convocar a los
expertos en cada uno de los temas, muchas veces este ejercicio
lleva a estándares que superan la realidad, superan la
factibilidad
tanto económica como de disponibilidad del personal para
dar cuenta de ellos. Por otra parte pudieran fijarse,
administrativamente, estándares tan "adecuados a la
realidad" que puedan ser atentatorios de la calidad de las
prestaciones. Si bien esta tensión es una realidad, es
importante contar con estándares, generados con la
participación de los expertos y de los gestores, que
permitan tener objetivos de largo plazo hacia donde ir
conduciendo el sistema de salud.

Ahora bien, estos estándares, si es que existen,
no siempre le servirán al gestor local, que pudiera contar
con personal por sobre o por debajo del estándar y no
saber en realidad si ello se justifica efectivamente dado el tipo
de pacientes que atiende el establecimiento, la dispersión
de la población o tantas otras variables que
influyen en la entrega del servicio
concreto, de
las cuales no puede dar cuenta el estándar. Además,
en la mayoría de países latinoamericanos, estos
estándares no existen o están determinados para
algunas prestaciones que no dan cuenta de la totalidad del
quehacer del personal.

La tercera perspectiva, que podríamos
llamar de "gestión", está en relación
con el trabajo
concreto que está desarrollando el personal de un
determinado establecimiento. Se trata de establecer si, para el
mismo número de actividades que realiza hoy el
establecimiento, el tiempo de
personal disponible es suficiente, insuficiente o más que
suficiente, luego de haber revisado y optimizado los principales
procesos que requieren esas actividades.

OBJETIVOS

Conocer la suficiencia de la dotación del
personal en dos áreas del Hospital Nacional Guillermo
Almenara Irigoyen (H.N.G.A.I.), un área asistencial y un
área administrativa; para el trabajo
concreto que realizan los equipos de ambas áreas, en el
marco de los procesos existentes al momento del
análisis.
Apoyar a los gestores a la toma de decisiones en los
temas de dotación de recursos humanos, en las
áreas de estudio pertenecientes al
H.N.G.A.I.

ALCANCES Y LIMITACIONES

Se realiza la medición en ambas áreas, dentro
del marco de los procesos existentes y actuales al mes de
agosto.
Se busca sistematizar una forma de abordaje del
análisis de la dotación de personal que sea
flexible, para ser adaptado por los propios gestores a
diferentes realidades.
Este análisis no pretende de ninguna manera
entregar fórmulas matemáticas, ni ser posible su
aplicación mecánica para resolver un problema
complejo y de tanta relevancia como es el número de
personal requerido para las necesidades de salud de una
población.

METODOLOGÍA

¿QUÉ BUSCA?

Analizar cuánto personal existe en
relación a lo que debiéramos tener, o la
dotación disponible respecto a la dotación
necesaria, esta es llamada: brecha de recursos
humanos.

¿CÓMO?
A partir de un
análisis primero de los tiempos disponibles y luego de los
tiempos utilizados en detalle de la carga de trabajo del
personal, la diferencia establece la suficiencia de personal
disponible para las actividades actuales de la entidad, sentando
las bases para un mejoramiento de procesos.

Brecha = Tiempo Disponible Total
– Tiempo Requerido Total

Para establecer la disponibilidad de personal en
el Servicio o Unidad,

debe determinarse primero el Tiempo Disponible Total
(T.D.T.) (incluyendo solo un estamento o varios de acuerdo a
la magnitud del análisis, es decir médicos,
enfermeras, técnicos, administrativos), se expresa en
horas; se obtiene a través de la suma de tiempo (horas o
jornadas llevadas a horas) contratadas más las horas
extras realizadas (si exitieran), durante el periodo de
análisis.

El Tiempo Requerido Total, se define como el tiempo de
personal necesario para llevar a cabo las prestaciones
efectivamente realizadas en un determinado período, con
los procesos actuales de trabajo, considerando para ello los
tiempos promedios, y al valor de la
suma se le debe descontar el ausentismo (vacaciones, licencias
médicas y otros) agregándose al resultado final el
tiempo café o
de alimentos,
durante el periodo de análisis.

Cargas de Trabajo por
prestación:

Medición de cargas de trabajo para la
realización de las prestaciones.

Determinar el tiempo promedio requerido por estamento
para la realización de una prestación
determinada.

Conocer los tiempos promedios de cada estamento
ocupados en la realización de las actividades que
componen la prestación.

Tareas vinculadas a la prestación por los
integrantes del equipo de salud.

Cálculo de
brecha:

Tiempo utilizado o requerido para la
realización de las prestaciones otorgadas en un
período de análisis.

Tiempos requeridos por estamento.

Tiempo total requerido por estamento.

Cálculo de la brecha entre tiempo disponible
versus el tiempo utilizado para la realización de esas
prestaciones.

Resultado:

Determinar la brecha de tiempos entre lo disponible y lo
requerido, con los procesos actuales, calidad similar y
actividades realizadas en un determinado período de
tiempo.

ANÁLISIS DE LA DOTACIÓN DE PERSONAL
EN EL DEPARTAMENTO DE EMERGENCIA DEL
H.N.G.A.I.

Se realizó en tres áreas, para el periodo
de tiempo del mes de Agosto, de acuerdo a las necesidades del
departamento:

Tópico de Medicina.
Tópico de Cirugía.
Sala de Pacientes Críticos.

TÓPICO DE
MEDICINA:

DETERMINACIÓN DEL
TIEMPO DISPONIBLE TOTAL:

Existen diez equipos de medicina programados
para el trabajo en emergencia, de cada equipo un
médico se encuentra durante la guardia en el ambiente
de Triaje, y el resto se encuentra en el Tópico de
Medicina, de ellos uno realiza la labor de Jefe del equipo,
invirtiendo el 60% de su tiempo en actividad administrativa.
Se calcula el Tiempo Disponible Total al mes,
multiplicando el tiempo por Turno de Guardia que es igual a
12 horas, por el número de turnos de guardia
programados para cada médico en Tópico de
Medicina, para el mes de Agosto. Obteniéndose como
resultado 1704 horas al
mes.

EQUIPOS	TURNOS AL MES	MEDICOS POR EQUIPO	MEDICOS POR TOPICO	TOTAL TURNOS TOPICO	TIEMPO DISPONIBLE TOTAL AL MES
1	5	4	3	15	180.00
2	7	3	2	14	168.00
3	5	3	2	10	120.00
4	7	4	3	21	252.00
5	7	3	2	14	168.00
6	7	3	2	14	168.00
7	6	3	2	12	144.00
8	6	3	2	12	144.00
9	6	4	3	18	216.00
10	6	3	2	12	144.00
TOTAL	62	33	23	142	1704.00

b) DETERMINACIÓN DEL
TIEMPO REQUERIDO TOTAL:

En principio, se debe determinan las actividades
realizadas por cada miembro del equipo y el tiempo que
invierten en cada una de ellas.

JEFE DEL EQUIPO

ACTIVIDADES	TIEMPO (HORAS)	PROMEDIO PACIENTES / TURNO	TIEMPO PACIENTE / TURNO (HORAS)	TIEMPO TOTAL / TURNO (HORAS)
VISITA MÉDICA	0.25	18.00	4.50	4.50
EVOLUCIONES	0.25	18.00	4.50	4.50
ADMINISTRACIÓN *	5.00	–	–	5.00
ACTV. ACADÉMICA *	1.00	–	–	1.00
			TOTAL	15.00
* Estos tiempos son el total de todo el Turno

Se debe tener en consideración que existen
equipos conformados por uno o dos médicos
asistenciales (sin contar al jefe), para lo cual se
repartirán tiempos de acuerdo a la actividad que
realicen, como se muestra en la
siguiente tabla.

				1 MÉDICO	2 MÉDICOS
ACTIVIDADES	TIEMPO (HORAS)	PROMEDIO PACIENTES / TURNO	TIEMPO PACIENTE / TURNO (HORAS)	TIEMPO TOTAL / TURNO (HORAS)	TIEMPO TOTAL / TURNO (HORAS)	TIEMPO TOTAL / TURNO (HORAS)
VISITA MÉDICA	0.25	18.00	4.50	4.50	4.50	4.50
EVOLUCIONES	0.50	18.00	9.00	9.00	4.50	4.50
ADMINISTRACIÓN *	0.50	–	–	0.50	0.50	0.50
ACTV. ACADÉMICA *	1.00	–	–	1.00	1.00	1.00
			TOTAL	15.00	10.50	10.50
* Estos tiempos son el total de todo el Turno

MEDICOS ASISTENCIALES

Como
resultado, por cada turno de guardia, el jefe del equipo
requiere 15 horas, un médico requiere 15
horas y dos médicos requieren 21 horas.
Existe un total de 62 turnos de guardia, para cada
equipo de médicos, de los cuales 44 turnos
lo realiza un equipo conformado por un jefe de guardia y un
médico asistencial, y 18 turnos lo realiza un
equipo conformado por un jefe de guardia y 2 médicos
asistenciales.

Se calcula el Tiempo Requerido Total al mes
en 3 etapas:

1ra
Etapa: Sumatoria de los productos
del tiempo requerido por cada equipo, por el número de
turnos respectivos al mes, lo que da como resultado 1968
horas al mes.

Resultado de 1ra
Etapa

(

Tiempo Requerido
Jefe + 1 Médico

)

(

Turnos de Guardia
Jefe + 1 Médico

)

(

Tiempo Requerido
Jefe + 2 Médicos

)

(

Turnos de Guardia
Jefe + 2 Médicos

)

Resultado de 1ra Etapa =
(15.00 + 15.00)(44) + (15.00 + 21.00)(18)

= (30.00)(44) + (36.00)(18)

= 1968 Horas

2da
Etapa: Se Resta el Tiempo de
Ausentismo; se calculó el Tiempo de Ausentismo en
función a dos parámetros: Total
de Tiempo por Enfermedad y Total de Tiempo No Presente
(Tiempo ausente durante su turno sin indicar su
ubicación). No se incluyen feriados por ser una
emergencia, ni vacaciones por que solo se incluye al personal
presente.

– Tiempo por Enfermedad; cada médico
solicita como promedio 2 semanas de licencia al año;
esto dividido entre los 12 meses, equivale a 7 horas por mes;
calculándose el Total de Tiempo por Enfermedad
como el producto
del Tiempo por enfermedad por el número de
médicos, lo que da como resultado 161 horas al
mes.

Total de Tiempo por
Enfermedad

(

Tiempo Promedio por
Enfermedad al mes

)

(

Número total de
Médicos

)

Total de Tiempo por Enfermedad =
(7.00)(23)

= 161 Horas

– Tiempo no Presente; es en promedio 0.50
horas por turno, para cada médico;
calculándose el Total de Tiempo No Presente
como la sumatoria de los productos de los Tiempos No
Presentes (de cada equipo) por sus Turnos de Guardia al mes;
lo que da como resultado 71 horas al mes.

Total de Tiempo No
Presente

(

Tiempo No Presente
Jefe + 1 Médico

)

(

Turnos de Guardia
Jefe + 1 Médico

)

(

Tiempo No Presente
Jefe + 2 Médicos

)

(

Turnos de Guardia
Jefe + 2 Médicos

)

Total de Tiempo No Presente = (0.50 x
2)(44) + (0.50 x 3)(18)

= 71 Horas

Se calculó el Tiempo de Ausentismo al
mes, mediante la suma del Total de Tiempo por Enfermedad y
Total de Tiempo No Presente, lo que da como resultado 232
horas al mes

Tiempo de
Ausentismo

(

Total de Tiempo por
Enfermedad

)

(

Total de Tiempo No
Presente

)

Tiempo de Ausentismo = (161.00) +
(71.00)

= 232 Horas

Resultado de 2da
Etapa

(

Resultado de 1ra
Etapa

)

–

(

Tiempo de
Ausentismo

)

Resultado de 2da Etapa =
(1968.00) – (232.00)

= 1736 Horas

3da Etapa:
Agregar el Tiempo de Alimentos o Tiempo
Café, que equivale al 10% del Resultado de 2da
Etapa, obteniéndose como resultado 174 horas al
mes.

Resultado de 3ra
Etapa

(

Resultado de 2da
Etapa

)

(

Tiempo de
Alimentos

)

Resultado de 3ra Etapa =
(1736.00) + (174.00)

= 1910 Horas

Tiempo Requerido Total
= 1910 Horas al
mes

c) CALCULO DE
BRECHA:

Brecha de
Tiempo

(

Tiempo Disponible
Total

)

–

(

Tiempo Requerido
Total

)

Brecha de Tiempo
= (1704) – (1910)

= –
206 Horas

Partes: 1, 2

Página siguiente