Análisis de la dotación de personal (página 2)

• TÓPICO DE
  CIRUGÍA:

a) DETERMINACIÓN DEL
TIEMPO
DISPONIBLE TOTAL:

Existen diez médicos programados para
el trabajo en
emergencia, ambos se reparten las actividades durante los turnos
de guardia. Se calcula el Tiempo Disponible Total al mes,
multiplicando el número de turnos de guardia programados
para cada médico, para el mes de Agosto, por 12 horas.
Obteniéndose como resultado 1404 horas al mes.

b) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO
REQUERIDO TOTAL:

En principio, se debe determinan las actividades
realizadas por cada médico durante el turno de guardia, y
el tiempo que invierten en cada una de ellas. Se debe tener
presente que trabajan cada turno de guardia equipos de dos
médicos

MEDICOS ASISTENCIALES

Como resultado, por cada turno de guardia, el equipo de
médicos requiere 21 horas. Existe un total de 62
turnos de guardia, para cada equipo de
médicos.

Se calcula el Tiempo Requerido Total al mes en 3
etapas:

1ra Etapa:
Producto del
tiempo requerido por cada equipo, por el número de turnos
de guardia al mes, lo que da como resultado 1302 horas al
mes.

Resultado de 1ra Etapa
= (21.00)(62)

= 1302 Horas

2da Etapa: Se Resta
el Tiempo de Ausentismo; se calculó el Tiempo de
Ausentismo en función a
dos parámetros: Total de Tiempo por Enfermedad y Total de
Tiempo No Presente (Tiempo ausente durante su turno sin indicar
su ubicación). No se incluyen feriados por ser una
emergencia, ni vacaciones por que solo se incluye al personal
presente.

– Tiempo por Enfermedad; cada médico
solicita como promedio 2 semanas de licencia al año; esto
dividido entre los 12 meses, equivale a 7 horas por mes;
calculándose el Total de Tiempo por Enfermedad como
el producto del Tiempo por enfermedad por el número de
médicos, lo que da como resultado 133 horas al
mes.

Total de Tiempo por Enfermedad =
(7.00)(19)

= 133 Horas

– Tiempo no Presente; es en promedio 0.50 horas
por turno, para cada médico; calculándose el
Total de Tiempo No Presente como el producto del Tiempo No
Presente del equipo, por los Turnos de Guardia al mes, lo que da
como resultado 62 horas al mes.

Total de Tiempo No Presente = (0.50 x
2)(62)

= 62 Horas

Se calculó el Tiempo de Ausentismo al mes,
mediante la suma del Total de Tiempo por Enfermedad y Total de
Tiempo No Presente, lo que da como resultado 195 horas al
mes

Tiempo de Ausentismo = (133.00) +
(62.00)

= 195 Horas

Resultado de 2da Etapa = (1302.00)
– (192.00)

= 1110 Horas

3da Etapa: Agregar el
Tiempo de Alimentos o Tiempo Café, que
equivale al 10% del Resultado de 2da Etapa, obteniéndose
como resultado 111 horas al mes.

Resultado de 3ra Etapa
= (1110.00) + (111.00)

= 1221 Horas

Tiempo Requerido Total =
1221 Horas al mes

c) CALCULO DE BRECHA:

Brecha de Tiempo =
(1404) – (1221)

= +
183 Horas

• SALA DE PACIENTES
  CRÍTICOS:

a) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO
DISPONIBLE TOTAL:

Existen once médicos programados para el
trabajo en
Sala de Pacientes Críticos, programados uno o dos
médicos durante los turnos de guardia. Se calcula el
Tiempo Disponible Total al mes, multiplicando el
número de turnos de guardia programados para cada
médico, para el mes de Agosto, por 12 horas.
Obteniéndose como resultado 1284 horas al mes.

b) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO
REQUERIDO TOTAL:

En principio, se debe determinan las actividades
realizadas por cada miembro del equipo y el tiempo que invierten
en cada una de ellas.

MEDICOS ASISTENCIALES

Como resultado, por cada turno de guardia, un
médico requiere 19.50 horas y dos médicos
requieren 25.26 horas.

Existe un total de 62 turnos de guardia, para
cada equipo de médicos, de los cuales 15 turnos
lo realiza un médico asistencial, y 47 turnos lo
realiza un equipo conformado por 2 médicos
asistenciales.

Se calcula el Tiempo Requerido Total al mes en 3
etapas:

1ra Etapa:
Sumatoria de los productos del
tiempo requerido por cada equipo, por el número de turnos
respectivos al mes, lo que da como resultado 1479.25 horas al
mes.

Resultado de 1ra Etapa =
(19.50)(15) + (25.26)(47)

= 1479.25
Horas

2da
Etapa: Se Resta el Tiempo de Ausentismo;
se calculó el Tiempo de Ausentismo en función a dos
parámetros: Total de Tiempo por Enfermedad y Total de
Tiempo No Presente (Tiempo ausente durante su turno sin indicar
su ubicación). No se incluyen feriados por ser una
emergencia, ni vacaciones por que solo se incluye al personal
presente.

– Tiempo por Enfermedad; cada médico
solicita como promedio 2 semanas de licencia al año; esto
dividido entre los 12 meses, equivale a 7 horas por mes;
calculándose el Total de Tiempo por Enfermedad como
el producto del Tiempo por enfermedad por el número de
médicos, lo que da como resultado 77 horas al
mes.

Total de Tiempo por Enfermedad =
(7.00)(11)

= 77 Horas

– Tiempo no Presente; es en promedio 0.50 horas
por turno, para cada médico; calculándose el
Total de Tiempo No Presente como la sumatoria de los
productos de los Tiempos No Presentes de cada equipo por sus
Turnos de Guardia al mes, lo que da como resultado 54.50 horas
al mes.

Total de Tiempo No Presente = (0.50)(15)
+ (0.50 x 2)(47)

= 54.50 Horas

Se calculó el Tiempo de Ausentismo al mes,
mediante la suma del Total de Tiempo por Enfermedad y Total de
Tiempo No Presente, lo que da como resultado 131.50 horas al
mes

Tiempo de Ausentismo = (77.00) +
(54.5)

= 131.50 Horas

Resultado de 2da Etapa = (1479.25)
– (131.50)

= 1347.75 Horas

3da Etapa:
Agregar el Tiempo de Alimentos o Tiempo
Café, que equivale al 10% del Resultado de 2da Etapa,
obteniéndose como resultado 135 horas al
mes.

Resultado de 3ra Etapa = (1347.75)
+ (135.00)

= 1482.75 Horas

Tiempo Requerido Total =
1482.75 al mes

c) CALCULO DE
BRECHA:

Brecha de Tiempo =
(1284.00) – (1482.75)

= – 198.75
Horas

ANÁLISIS DE LA DOTACIÓN DE
PERSONAL EN LA OFICINA DE
GESTION DE LA CALIDAD Y
CONTROL
INTERNO DEL H.N.G.A.I.

Se realizó en esta oficina administrativa, para
el periodo de tiempo del mes de Agosto, la que se encuentra
organizada en:

• Oficina de Gestión de la Calidad y Control
  Interno (Jefatura).
• Unidad de Auditoría Médica y
  Control.

En la Oficina labora un médico que cumple la
función de Jefe, y en la Unidad laboran tanto un
médico y un abogado, siendo esta última dependiente
de la oficina. Funcionalmente comparten actividades en
común; que son, aproximadamente, el 60% del total
de actividades que cada área realiza. Por lo anterior
expuesto se determinarán los tiempos totales, tanto el
disponible como el requerido, en conjunto; diferenciando
actividades específicas a cada personal y las que incluyan
la participación parcial o total del personal.

a) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO
DISPONIBLE TOTAL:

Se determina de acuerdo a la profesión de cada
personal:

• Jefe de la Oficina de Gestión de la Calidad y
  Control Interno (Médico): 150 horas al mes
• Jefe de la Unidad de Auditoría Médica y
  Control (Médico): 150 horas al mes
• Asistente de la Unidad de Auditoría
  Médica y Control (Abogado): 198 horas al mes

Se calcula el Tiempo disponible Total de la sumatoria de
cada oferta del
personal, resultando: 498 horas
al mes

b) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO
REQUERIDO TOTAL:

En principio, se determina lo siguiente:

• El total de actividades realizadas por la
  oficina.
• El tiempo promedio para cada actividad. (expresado en
  minutos y horas)
• La cantidad promedio de productos al mes, para cada
  área.(Of.G.C.C.I. y U.A.M.C)
• El tiempo requerido por cada personal para las
  actividad en las que se encuentra involucrado.

Todo lo anterior se refleja en el siguiente
cuadro:

Se calcula el Tiempo Requerido Total al mes en 3
etapas:

1ra Etapa:
Sumatoria del tiempo requerido por cada personal, para
realizar cada actividad respectiva al mes, lo que da como
resultado 549.08 horas al mes.

Resultado de 1ra Etapa
= (57.60) + (347.98) + (143.50)

= 549.08 Horas

2da Etapa:
Se Resta el Tiempo de Ausentismo; se calculó el
Tiempo de Ausentismo en función de: Total de Tiempo por
Enfermedad, Total de Tiempo No Presente y Total de Tiempo por
Feriados.

– Tiempo por Enfermedad; cada médico
solicita como promedio 2 semanas de licencia al año; esto
dividido entre los 12 meses, equivale a 7 horas por mes;
calculándose el Total de Tiempo por Enfermedad como
el producto del Tiempo por enfermedad por el número de
personal, lo que da como resultado 21 horas al
mes.

Total de Tiempo por Enfermedad =
(7.00)(3)

= 21 Horas

– Tiempo no Presente; se calcula primero el
tiempo no presente por día, de cada personal;
calculándose el Total de Tiempo No Presente como la
sumatoria de los Tiempos No Presentes por día,
multiplicado por 30 días, lo que da como resultado 150
horas al mes.

Total de Tiempo No Presente = [(3.00) +
(1.00) + (1.00)] x 30

= 150 Horas

– Tiempo por Feriados; se calcula primero el
número de feriados al año y se divide entre los 12
meses, da como resultado un aproximado de 1 día feriado
por mes, que representa aproximadamente 7.5 horas por mes;
calculándose el Total de Tiempo por Feriados como
el producto del número de personal por 7.5 horas, lo que
da como resultado 22.5 horas al mes.

Se calculó el Tiempo de Ausentismo al mes,
mediante la suma del Total de Tiempo por Enfermedad, Total de
Tiempo No Disponible y Total de Tiempo por Feriados, lo que da
como resultado 193.5 horas al mes

Tiempo de Ausentismo = (21.00) + (150.00)
+ (22.5)

= 193.50 Horas

Resultado de 2da Etapa
= (549.08) – (193.50)

= 355.58 Horas

3da Etapa:
Agregar el Tiempo de Alimentos o Tiempo
Café, que equivale al 10% del Resultado de 2da Etapa,
obteniéndose como resultado 36 horas al
mes.

Resultado de 3ra Etapa = (355.58)
+ (36.00)

= 391.58 Horas

Tiempo Requerido Total =
391.58 Horas al mes

c) CALCULO DE BRECHA:

Brecha de Tiempo =
(498.00) – (391.58)

= +
106.42 Horas

CONCLUSIONES

• La existencia de Brechas Negativas o Positivas que
  superan el Tiempo Requerido por un solo personal, para realizar
  sus actividades, compromete ya significativamente la calidad de
  todas las prestaciones
  ofertadas al paciente.
• La presencia de personal que comparte actividades en
  áreas diferentes, dentro de su tiempo contratado por la
  institución, genera una brecha negativa del área
  de procedencia; incrementándose esta brecha en cuanto
  mayor sea el número de personal que labora así.
  Esto ocurre con los médicos de Sala de Pacientes
  Críticos que desplazan horas de trabajo a tópico
  de Medicina.
• La falta de personal que satisfaga la demanda
  generada por la población objetivo,
  genera una brecha negativa; y si mayor es el lapso de tiempo
  para incrementar la oferta, mayor será la brecha
  negativa en este periodo de tiempo. Esto ocurre con los
  médicos del Tópico de Medicina cuya oferta no ha
  variado frente al incremento de la demanda.
• Tanto la carente o la precisa definición de
  las actividades a realizar por el personal, frente a una falta
  de evaluación de los procesos
  actuales, genera grandes Brechas que superan el Tiempo
  Requerido por un solo personal. Esto ocurre en el caso del
  Tópico de Cirugía y la Oficina de Gestión
  de Calidad y Control Interno donde existen grandes brechas
  Positivas.

RECOMENDACIONES

• Se debe iniciar un Análisis de Procesos en las áreas
  evaluadas, se otorga una propuesta de pasos a seguir para este
  análisis:
• • Decisión de procesos a
    intervenir: El objetivo de este primer paso es
    establecer cuales son los procesos susceptibles de ser
    mejorados. Un equipo de líderes de la
    organización junto a quienes han conocido y
    trabajado en la aplicación del manual debe analizar
    los procesos observados y determinar la priorización
    de la intervención.
  • Conformación de equipos de
    trabajo para mejoramiento de los procesos: El
    objetivo es la constitución de un grupo de
    trabajo conformado principalmente por los miembros del
    equipo que intervienen en el proceso.
    La afiliación al grupo debe ser voluntaria,
    posterior a que se les dé a conocer los resultados
    obtenidos, buscando participación de todos las
    categorías de personal de los equipos de
    trabajo.
  • Análisis del proceso actual:
    El objetivo de este paso es el análisis detallado
    del proceso seleccionado, considerando que su
    optimización requiere de un análisis
    sistémico, enfocado a las acciones
    más que a las personas
  • Diseño de procesos
    optimizados: En este paso se procede a
    rediseñar, estableciendo un nuevo flujograma descriptivo del proceso, buscando
    destrabar o superar los nudos críticos.
  • Estimación de la brecha con procesos
    optimizados: El objetivo es obtener una
    estimación de la brecha entre los tiempos
    disponibles y los requeridos para el proceso
    rediseñado.
  • Aplicación de los cambio
    en los procesos: El objetivo de este paso es llevar
    a la práctica las propuestas de rediseño
    realizadas en el paso anterior

• Redistribución del personal en cada
  área, de acuerdo a sus competencias;
  en relación con los procesos optimizados.
• Propiciar y llevar a cabo, en el área
  administrativa, una estandarización de prestaciones o
  productos a generarse de acuerdo a las funciones de
  cada personal, en relación con los procesos
  optimizados.

BIBLIOGRAFÍA

• Ministerio de Salud de Chile, "Metodología para el estudio de
  rendimiento de Recursos
  Humanos en el Sistema
  Nacional de Servicios de
  Salud", abril 1999.
• Minga Consultora S.A., "Manual de análisis de
  la dotación de personal en establecimientos de salud",
  septiembre 2004

Dr. Fernando Cabrera Montenegro

Residente de 2do Año de la Especialidad de
Administración de Salud.

U.P.C.H.

Lima

Agosto 2005