- Los sistemas de
información en el área de
mercadotecnia - Los sistemas de
información en las áreas de contabilidad y
finanzas - Los sistemas de
información en el área de
almacén - Los sistemas de
información en el área de Recursos
Humanos - Conclusiones
- Referencias
El contar con fuentes de
información confiables, veraces y oportunas que
ofrezcan un criterio para la toma de
decisiones acertadas en beneficio de la empresa es el
sueño de todo administrador de
empresas, en
este breve trabajo se
expone una síntesis
de lo que son los sistemas de
información hoy día en áreas
administrativas como contabilidad y finanzas, mercadotecnia,
recursos humanos
y almacén. Esto con la finalidad de que
entendamos la relevancia de la gran herramienta con que
contamos.
Cabe señalar que para la elaboración de
este material se basó en las presentaciones en clase por
parte de los compañeros de grupo.
A finales de la década de los 80´s y
todavía en el transcurso de los 90´s en lo referente
a países latinoamericanos, los sistemas de
información en las empresas apenas vislumbraban un
horizonte alentador ya que los sistemas que se manejaban
caían en lo rudimentario y limitado en sus funciones.
Hoy en día nos encontramos en la sociedad de la
información debido a los grandes avances
tecnológicos en las telecomunicaciones y más aún en la
rama de la informática donde la velocidad y la
conectividad juegan un papel de vital importancia en las organizaciones
que sin exclusión alguna operan transmitiendo y recibiendo
información día con día.
La capacidad gerencial se ha visto aumentada y se ha
enriquecido logrando desarrollos con cambios y uso de tales
innovaciones como son, por mencionar algunos, la teoría
de redes, las
organizaciones virtuales y los sistemas de información
inteligentes.
Aún en la actualidad existen empresas donde los
únicos datos que se
recopilan de manera sistematizada y ordenada son los datos
contables para el cálculo de
utilidades, sin embargo la gran mayoría de las
organizaciones están conscientes que los mejores
resultados se obtienen adaptándose a las nuevas
condiciones del entorno, entorno que ha dejado de ser estable
para convertirse en turbulento.
El nuevo cauce del río organizacional marca pautas como
la innovación, la rapidez, el servicio de
gran calidad, la
mejora continua. La dedicación y la aportación de
fuerza
laboral
competitiva, capacitada y actualizada son decisivas y la
información evita el hundimiento y navegación a la
deriva de las empresas.
La necesidad de tomar decisiones tanto las más
insignificantes como aquellas de gran relevancia para la empresa es de
gran elocuencia en todas y cada una de las áreas de
funcionamiento de la empresa. Para ello se requiere de una
base de datos
lo mas confiable posible en la cual recae la acertividad de la
toma de decisiones.
Los sistemas de información en el área de
mercadotecnia
Un adecuado sistema de
información que implica desde la recopilación
de datos ya sea por encuestas
directas con el público u otro método,
la
organización de todos y cada uno de ellos, pasando por
el procesamiento de éstos a través del software adecuado hasta
llegar a la obtención de la información con los
resultados que este proceso
arroja, puede llevar al gerente de
mercadotecnia a nuevos productos, a
mejoras en los existentes y a modificaciones en el precio,
promoción o estrategias de
distribución y tácticas.
Es necesario contar con tecnología
de información que ofrezca información de alta
calidad al vendedor.
Las empresas cada vez más reconocen la
importancia de la mercadotecnia como elemento estratégico
del negocio, y donde la tecnología de
información es una herramienta que hace posible que la
estrategia de
mercadotecnia sea posible.
La publicidad,
también ha sufrido un gran desarrollo en
los paquetes de diseño,
teniendo la ventaja competitiva de que se pueden hacer muchas
pruebas de
diseño a un costo realmente
bajo.
De igual manera que para la publicidad la
distribución de productos se ha visto influida por
tecnología de información de vanguardia; se
pueden realizar simulaciones acerca de las estrategias de
logística, se pueden calcular puntos de
re-orden, se puede pagar y realizar trámites de compra
vía Internet e incluso se puede
combinar bases de datos
entre las empresas, de tal suerte que se conozcan pronósticos de demanda.
Respecto a la investigación
de mercados se puede notar el gran desarrollo que ha tenido
el software estadístico y de análisis de datos.
A su vez, son cada vez más las formas en que se
pueden almacenar datos acerca del consumidor, para
realizar un estudio de
mercado.
Los vendedores ahora tienen a su alcance
tecnologías pequeñas en dimensiones pero muy
capaces en análisis y manejo de datos para poder realizar
con mayor eficacia su labor
de ventas o de
campo.
La mercadotecnia es entonces quien facilita las
transacciones entre el cliente y
vendedor, gracias a que se enfoca a reconocer las necesidades del
cliente en cuanto a especificaciones del producto,
sensibilidad al precio, puntos de compra, comunicaciones
e información necesaria para que el cliente tome una
decisión. Adicionalmente, la mercadotecnia toma más
y más importancia debido a que el presupuesto de
gasto por cliente es cada vez más escaso y donde sus
opciones de compra son cada vez mayores.
La presencia de la tecnología de
información se puede presentar de varias formas: empieza
en el área de investigación de mercados, pasa
por el área de ventas, ayuda a crear una comunicación y publicidad sofisticada, y
permite tomar decisiones en el ámbito de la
logística y distribución del producto. Se puede
decir que se hace presente en las 4P´s que conforman la
mezcla básica de un plan de
mercadotecnia; producto, precio, plaza y
promoción.
Nos preguntamos entonces ¿CUÁL ES LA
VENTAJA REAL QUE DA LA TECNOLOGÍA A LA MERCADOTECNIA? La
respuesta es sencilla, ayuda a la empresa a conocer a fondo a su
cliente. Y un cliente que percibe a un producto como aquél
que es capaz de entender sus necesidades, es un cliente que tiene
altas probabilidades de ser fiel a la marca.
A su vez, un consumidor leal es aquél que
comparará el producto por un periodo de tiempo largo,
y será entonces un cliente valioso debido a su
constancia.
La tecnología aplicada en la investigación
de mercados permite conocer las tendencias, patrones y
preferencias del consumidor.
La tecnología aplicada en distribución
permite conocer los lugares, momentos y cantidades de compra que
realiza una persona con
respecto a un cierto producto.
La tecnología en publicidad permite hacer
mensajes sofisticados y percibidos como valiosos por el cliente,
a un costo muy bajo.
En pocas palabras, la tecnología en mercadotecnia
siempre tiene que ver con "el
conocimiento y entendimiento del cliente".El área de
ventas es aquella que más se ha visto impactada por los
cambios tecnológicos en materia de
mercadotecnia.
Ahora hay herramientas
que permiten a la fuerza de ventas el reducir sus tiempos
muertos, personalizar las presentaciones de venta, mantener
una comunicación abierta con proveedores,
clientes y
empresa, comerciar vía electrónica, y por si fuera poco, le
permite analizar a cada uno de sus clientes por
separado.
Los sistemas de información en las
áreas de contabilidad y finanzas
Los sistemas de información en el área de
contabilidad son en la actualidad una herramienta que bien
implementada se convierte en un arma competitiva en los negocios,
así como las empresas buscan diferenciarse de su competencia, los
sistemas de información (SI) son una manera de hacerlo. Se
pueden mencionar dos sistemas de información:
- Los sistemas transaccionales,
- Los sistemas de apoyo a la toma de
decisiones.
El contar con infraestructura adecuada que garantice
agilidad o rapidez en el procesamiento de
datos conlleva a tomar decisiones oportunas para resolver los
retos que se presentan, en ocasiones, inesperadamente y la
complejidad de los negocios provoca la necesidad de integrar
funciones dentro de la empresa y su entorno dinámico. En
tal entorno lo importante es conocer lo que sucede dentro de la
empresa y fuera de ella. De manera particular, lo que sucede con
su producto y su cliente.
El que una empresa
cuente con sistemas de información implementados
producirá algunas ventajas como:
- Integración de la
administración de la empresa, las finanzas, la
administración de las
tesorerías, los recursos humanos entre
otras. - Es posible analizar la cadena de
valor ya sea de un producto o un servicio para
identificar que actividades no están generando
valor,
poder eliminarlas o implementar otras para disminuir los
costos. - Integración de nuevas
tecnologías y herramientas de vanguardia como el
Supply Chain Management Software que aprovecha
las funciones del Internet y comunicaciones con costo
realmente bajo. - Ayudar a incrementar la efectividad en la
operación de las empresas. - Proporcionar ventajas competitivas, si es que la
competencia no cuenta con esta tecnología. - Disponibilidad de la información para todos
los usuarios en tiempo real. - Eliminar la barrera de la distancia ya que se puede
trabajar con un mismo sistema en
puntos distantes.
Los problemas de
adaptación de los sistemas de información, entre
los problemas más significativos de estos sistemas,
están el costo, el tiempo de implementación, la
resistencia al
cambio de los usuarios, también los problemas
técnicos como por ejemplo la rapidez de respuesta del
sistema.
Los sistemas de información en el
área de almacén
Por definición general de lo que es un
almacén podemos decir que es aquel lugar donde se guardan
los diferentes tipos de mercancía de la
empresa.
La formulación de una política de inventario para
un departamento de almacén depende de la
información que brinda un sistema respecto a tiempos de
adelantos, disponibilidades de materiales,
tendencias en los precios y
materiales de compras.
La función
básica, pero no la mas importante, de un sistema de
información en un almacén es que controla
físicamente y mantiene todos los artículos
inventariados, debiendo establecer resguardo físicos
adecuados para proteger los artículos de algún
daño de
uso innecesario debido a procedimientos de
rotación de inventarios
incorrectos y a robos. Los registros se
deben mantener actualizados constantemente en el sistema, lo cual
facilitan la localización inmediata de los
artículos.
Algunas de las funciones del sistema de
información es que mantiene en constante
información al departamento de compras, sobre las
existencias reales de materia prima
al contar con un perfecto enlace informativo interdepartamental,
Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas
(entradas y salidas), Vigilar que no se agoten los materiales
conservando los niveles permisibles en cuanto a máximos y
mínimos.
En cuanto a las ventajas de contar con un sistema de
información se puede mencionar los siguientes
puntos:
- Evitar el retraso en el abastecimiento de
materiales. - Controlar el abastecimiento parcial.
- Compra o producción en totales
económicos. - Rapidez y eficacia en atención a las necesidades
propias.
Función de
Recepción:
La función de recepción, ya sea de una
unidad de la compañía o de un transportador
común, es la misma. Si el material se recibe de cualquier
otra fuente u otro departamento de la compañía, las
actividades de construcción, el procedimiento
será el mismo.
Importancia de que los diferentes departamentos
estén intercomunicados a través de red:
La
recepción adecuada de materiales y de otros
artículos es de vital importancia, ya que una gran parte
de las empresas tienen como resultado de su experiencia
centralizada la recepción total bajo un departamento
único (el departamento bajo la responsabilidad es
el departamento de compras), las excepciones principales
son aquellas grandes empresas con plantas
múltiples. La recepción esta estrechamente ligada a
la compra, ya que probablemente el 70% de los casos. Se observa
pues que tanto el departamento de compras, almacén y
recepción deben hablar o manejar un mismo paquete o
sistema para evitar conflictos en
cuanto al intercambio de información.
Proceso
Algunos datos que se deben ingresar al sistema de
información al recibir un envió: Se le
someterá a verificación para comprobar si esta en
orden y en buenas condiciones, si el recipiente esta
dañado o no se recibió el numero de paquetes
requeridos realizando las anotaciones pertinentes. Se debe hacer
la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podrá
dar recibo de conformidad por el envió, esto es esencial
sin tomar en cuenta si el transporte es
aéreo, marítimo o terrestre, como se podría
exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre
envíos ocultos. El material que recibe una
instalación de la compañía también
debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de
introducirles en el área de almacenamiento,
en el caso de que en la inspección inicial se detecte
materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe
rechazar.
Técnicas
de Almacenamiento de Materiales
El almacenamiento de materiales depende de la
dimensión y características de los materiales.
Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas
complicados, que involucran grandes inversiones y
complejas tecnologías. La elección del sistema de
almacenamiento de materiales depende de los siguientes
factores:
- Espacio disponible para el almacenamiento de los
materiales. - Tipos de materiales que serán
almacenados. - Número de artículos
guardados. - Velocidad de atención necesaria.
- Tipo de embalaje.
- El sistema de información debe nutrirse con
información específica de las entradas
como: - Datos generales del proveedor:
Nombre, dirección, teléfono, RFC, representante o contacto,
descuentos, historial de compras, número de proveedor.
Tiempos de entrega, calidad y costos del producto.
Garantías y beneficios
- Datos generales de los clientes:
Nombre, dirección, teléfono, RFC,
representante o contacto, descuentos, historial de ventas,
número de cliente.
- Políticas de compra:
Limites, tipos de compra (crédito
ó contado) y formas de pago (enganches, plazos fijos,
variables o
diferidos), descuentos y promociones.
- Políticas de venta:
Límite de crédito, tipos de compra
(crédito ó contado) y formas de pago (enganches,
plazos fijos, variables o diferidos), descuentos y
promociones.
- Mercancías:
Origen de la mercancía (proveedor, nacional o
extranjero), series, lote, tipo de empaque o
embalaje, descripción del producto, observaciones
(daños, mercancía incompleta o equivocada),
número de piezas, código.
Los beneficios de contar con un sistema de
información adecuado en el área de almacén
otorga innumerables beneficios al arrojar una gran cantidad de
información después de procesar los datos que se le
insertan previamente a tal sistema, así mismo existen
sistemas "inteligentes" que pueden avisarnos
cronológicamente cuando se deben realizar o gestionar
algunas acciones
necesarias. La información que podemos obtener en el
sistema sería entre otros ítems:
- Cálculo del saldo de un cliente.
- Control de inventarios, hacer pedido si es necesario,
hacer promociones de mercancía o enviarla a otra
tienda - Inicios y fines de temporadas por
mercancía - Control de venta de productos.
- Necesidades de compra por proveedor.
- Control de entradas, salidas y localización de
la mercancía, requisición de
mercancías. - Pagos realizados a los proveedores y pagos realizados
por los clientes (monto y fecha de pago). - Movimientos del mes (pagos,
depuraciones). - Catálogo de clientes.
- Facturación.
Salidas:
- Reporte de pagos.
- Estados de cuenta.
- Disponibilidad de materiales o productos
- Tendencias en los precios
- Cantidad de clientes
- Tipo de clientes
- Cantidad de proveedores
- Tipo de proveedores
- Reporte de facturación
- Reporte de compras de mercancía o
insumos - Estados de cuenta
- Cobros o pagos realizados.
Resultados:
- Conocer los tiempos de entrega de mercancía al
cliente (desde el pedido hasta la entrega) - Historial crediticio de los clientes
- Historial crediticio de la empresa
- Seleccionar los mejores clientes
- Compras realizadas por cada cliente (producto mas
vendido, frecuencia de la compra) - Hacer promociones especiales (volumen de
compra, por preferirnos, por pago anticipado, pago puntual,
antigüedad de cliente, cliente frecuente) - Detección de clientes morosos y
canalización al área correspondiente. - Mercancías mas vendidas y
rezagadas - Análisis de tiempo de entrega de cada
proveedor - Análisis de precios y promociones del
proveedor - Rotación de productos
- Máximos y mínimos
Impacto:
El resultado de implantar un sistema de
información dentro de un almacén puede producir un
incremento de las utilidades al tener un mejor control de los
productos. Así mismo se considera que puede haber un
impacto social al reducir la necesidad de empleados
administrativos en el control de almacén.
Los sistemas de información en el
área de Recursos Humanos
Entendemos por sistemas de información en R.H
como aquel sistema que ha de proveer las bases para la toma de
decisiones actuales y futuras.
Con la llegada de la computadora
personal, el
ejecutivo pasa a tener más tiempo para pensar porque el
ordenador -a través de aplicaciones o sistemas- recibe,
provee y procesa los datos dando la información relevante
y oportuna para la toma de decisiones óptimas.
La administración
de personal hoy en día enfrenta desafíos
múltiples en su labor. El principal desafío
consiste en ayudar a las organizaciones a mejorar su efectividad
y su eficiencia. Para
lograr esos objetivos
requiere que los departamentos de personal se organicen de manera
adecuada. Para este fin se necesita una información
apropiada de dicho personal.
Esta información tiene como objetivos
básicos, gestionar los volúmenes de
información, rapidez y exactitud, facilitar la toma de
decisiones.
Un sistema de Información de Recursos Humanos,
utiliza, como fuentes de
datos, elementos suministrados por:
- Bancos de Datos de Recursos Humanos.
- Reclutamiento y selección de
personal. - Entrenamiento y desarrollo de personal.
- Evaluación del desempeño.
- Administrador de salarios.
- Registros y controles de personal, respecto de
fallas, atrasos, disciplina,
etc. - Estadísticas de personal.
- Higiene y seguridad.
- Respectivas jefaturas.
La necesidad de crear y de mantener una extensa variedad
de bases de datos o cuerpos de información se da en casi
todas las categorías funcionales de la empresa, entre
otras, pero sin quedar limitado a: mercadotecnia, finanzas,
recursos humanos, investigación y desarrollo y planeación
estratégica.
Todo sistema interactúa con el medio ambiente
y se ve afectado por él, los límites
del sistema separan a este del medio ambiente
interactuando con él por medio de entradas y
salidas.
Las entradas pueden ser cualquier cosa que entre al
sistema desde el medio como los datos con que lo alimentamos, y
las salidas son aquellas que cruzan las fronteras del sistema
para entrar en el medio ambiente como los resultados que arroja
la información después de procesar los datos,
incluso la toma de decisiones en base a tales resultados se
cuentan como salidas del sistema.
Algunos sistemas se pueden dividir en subsistemas y lo
complejo de un sistema puede expandirse al fraccionar en una
serie de pequeños sistemas y subsistemas que identifican
al sistema principal.
Se debe considerar que un sistema puede fallar ya que
los sistemas son construidos y operados por seres humanos, por lo
que están sujetos a los fallos y errores de
estos.
Las ventajas que se observan al implementar un sistema
de información de Recursos Humanos son entre otras
que:
Permite automatizar la administración de los datos de la
dirección de RH.
- Permite gestionar información vital para la
toma de decisiones. - Permite tener el mejor personal
- Disminuir errores, tiempo y recursos
- Permite elaborar y comparar presupuestos
- Permite comparar resultados alcanzados con los
objetivos programados, permitiendo la evaluación y control. - Detectar problemas y soluciones
En cuanto a control se refiere las ventajas que otorga
el contar con un sistema de información en los diferentes
departamentos del área de Recursos Humanos se
mencionaron:
Reclutamiento;
-Nº de candidatos y perfiles
-Costo de
reclutamiento
Selección
y colocación;
-Basados en las características de colocación se
registran las de los candidatos: educación,
experiencia, seguimiento de
personal.
Entrenamiento;
- Nº de empleados y
nivel
Registro de productividad
– Actos disciplinarios
Control de la Documentación
- Actualiza datos personales, familiares, cargos,
estudios, conocimientos, idiomas y seguros. - Calificación del desempeño,
además de información de los concursos y
postulantes candidatos a la cobertura de cargos - Conocer y proyectar sueldos, antigüedad y
jubilaciones.
El SI en RH debe iinteractuar con sistemas informativos
externos (sistema de jubilaciones y pensionados, de
información presupuestaria, financiera contable y de
recursos humanos, Emisión de Informes y
estadísticas).
Las
desventajas del sistema de información de recursos humanos
que encontraban las empresas anteriormente pero que se han ido
subsanando paulatinamente hasta llegar a la actualidad, fueron
entre otras:
- Problemas de seguridad, por lo que se requiere
sistemas para que los usuarios solo tengan acceso a la
información autorizada. - Los sistemas de RH están incompletos, cada
área tiene requerimientos diferentes.(Operativos, mandos
medios y
operativos) - Los sistemas de RH no están integrados, no se
comunican con los sistemas de la empresa, se tienen en
lenguajes diferentes. - Integrar la información requiere tiempo, y en
ocasiones ya no es oportuna. - No se trabaja con base de datos.
- Los sistemas de RH son poco flexibles.
- Implica inversión que visualiza como
gasto.
Resultados del uso de los sistemas de información
en recursos humanos:
Las empresas utilizan la información resultante
de sus sistemas para definir estrategias encaminadas al logro de
sus objetivos, misión y
visión. Esta información es analizada en
informes, documentos,
índices, listados medidas, estadísticas, etc. donde
se observan tendencias o comportamientos de los datos. De este
análisis surgen planes de acción
que pueden contener redireccionamientos de políticas,
de directrices, de objetivos y cambio en
estrategias. Lo cual llevara a dos razones de ser de las
organizaciones: SER PRODUCTIVAS Y SER RENTABLES.
Puede observarse la gran importancia y los beneficios
que puede brindar la aplicación de los sistemas de
información así como de tecnología de
vanguardia en cuanto a informática se refiere en las
áreas administrativas de las empresas.
De igual manera es trascendente el que los sistemas de
información estén plenamente ligados unos con otros
hablando un mismo lenguaje para
facilitar la transferencia de información entre los
subsistemas de cada sector así como entre los
departamentos administrativos.
Si los directivos continúan considerando los
sistemas de información sólo como el medio de
ejercer control y no como el medio a través del cual la
empresa mejorará, se estancarán y no verán
los beneficios que otorga la implantación de sistemas
vanguardistas de información para la gestión
empresarial.
En la actualidad existen ya en el mercado infinidad
de paquetes o sistemas de información por tal motivo
debemos de elegir aquel que más se adapte a nuestras
necesidades y tener en cuenta su versatilidad o compatibilidad
con otros sistemas que probablemente se requieran en un
futuro.
Debemos manejar aquellos que sean lo más
compatibles con el software o sistemas
operativos más generalizados para que así al
tratar de comunicarnos con otras empresas, con nuestros
proveedores, clientes, etc. Se facilite la transferencia de
información que requiramos.
REFERENCIAS (para la elaboración de las
presentaciones de los cuatro temas)
- [1] "ERP, Columna
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Suplemento Tecnología, Fecha Elaboracación:
19/08/2004, consultado: 16/11/2004. - [2] Fourth Shift página
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página oficial; consultado el 16/11/2004 "Burger King
Corporation Selects SAP to Enable Information Technology
Strategy: disponible en:
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- Posicionamiento de la Mercadotecnia en los Sistemas
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- www.centrogdl.com
- Impacto de la tecnología de información
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Lic. Roberto Francisco Tenorio Martínez
Noviembre 28, 2002
www.hipermarketing.com - López, Carlos.
- "La importancia de la información, el sistema
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- (Consultada en Mayo 24, 2005).
- Sistemas de información: la base de la
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Orly Goldgrub Listopad
SEPTIEMBRE 12 2001 - www.hipermarketing.com
- Impacto de los
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- http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtm1
- http://www.brokerlatinonews.com/noticiasotros.php
http://www.jornada.unam.mx/2002/ago02/020804/a7al.php?printver=1
ALVARO DAVILA RODRIGUEZ
TERCER SEMESTRE MAESTRIA EN ADMINISTRACION
INSTITUTO TECNOLOGICO DE ZACATECAS
1 DE SEPTIEMBRE DE 2005
ZACATECAS, ZAC. MEXICO