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El muestreo estadístico y su aplicación en la actividad auditora

Enviado por margelys



El muestreo estadístico y su aplicación en la actividad
auditora en la Empresa Termoeléctrica Cienfuegos
  1. Resumen
  2. Introducción
  3. Desarrollo
  4. Conclusiones
  5. Recomendaciones
  6. Bibliografía

Resumen

"El muestreo estadístico y su aplicación en la actividad auditora en la Empresa Termoeléctrica Cienfuegos", responde a determinadas necesidades que desde el punto de vista práctico presenta el empleo de estas técnicas, pues a pesar de ser profundamente tratadas en libros y artículos, y explicadas en clases y conferencias, llegado el momento de calcular el tamaño de la muestra y decidir de qué forma seleccionarla, la mayoría de los auditores e investigadores en general, se sienten incapacitados para hacerlo por sí solos, o en el mejor de los casos, inseguros de la corrección de lo que han hecho. Sin duda alguna una alternativa para ello es auxiliarse de una herramienta computacional que facilite la realización de este trabajo de forma fácil y rápida y con un alto grado de confiabilidad en los resultados. El software que se propone está concebido como una herramienta de trabajo que permite una amplia documentación teórica acerca de las técnicas del muestreo estadístico y la realización de todos los cálculos necesarios. En la investigación se utilizaron métodos teóricos y empíricos, dentro de estos últimos fundamentalmente la consulta a expertos, la encuesta, la observación y la experimentación, entre otros. El principal resultado científico, lo constituye la aplicación de las técnicas del muestreo estadístico en la auditoría financiera en la Empresa Termoeléctrica Cienfuegos, con ayuda de una herramienta computacional, que permite el cálculo exhaustivo de dichas técnicas de forma rápida y segura, y una extensa documentación sobre el tema.

Introducción

El creciente desarrollo económico, proveniente de los grandes avances tecnológicos, dentro del ámbito industrial, comercial y de servicios, ha permitido y favorecido, al mismo tiempo, el crecimiento y auge de las Sociedades y Empresas.

Como avance de estos logros tenemos la Central Termoeléctrica Cienfuegos, que está considerada como una Unidad Básica en el Sistema Electroenergético Nacional (SEN), como parte del proceso de Perfeccionamiento Empresarial que desarrolla el país y en particular la Unión Eléctrica.

Debido a esto, la Empresa ya tiene la posibilidad de confeccionar sus Estados Financieros y así conocer la producción mensual. A su vez se puede llegar al resultado del período, es decir, si se obtuvo ganancia o pérdida, lo que le facilita conocer la situación real económica y financiera, para decidir las estrategias a seguir a fin de lograr más control y mayor nivel de eficiencia y calidad. En este sentido se llevó a cabo una Auditoría Financiera que tuvo como objetivo la definición de la situación actual de los Estados Financieros para la toma de decisiones, y de donde parte nuestro trabajo.

La estadística matemática y en particular los métodos de muestreo, han jugado un papel de gran importancia y utilidad en el desarrollo de dicha auditoría, precisamente por su carácter de rapidez y economía. Cómo se seleccionó la muestra, cómo se realizó la inferencia (extrapolación de las conclusiones obtenidas sobre la muestra, al resto de la población), y qué grado de confianza se tuvo en ello, fueron los principales problemas que se enfrentaron.

El muestreo, es un procedimiento por el que se infieren los valores verdaderos de una población, a través de la experiencia obtenida con una muestra de esta. El uso de muestras para estimar valores de una población ofrece diversas ventajas. En términos generales se puede afirmar que el muestreo permite una reducción considerable de los costos materiales del estudio, una mayor rapidez en la obtención de la información y el logro de resultados con máxima calidad.

En este sentido se procedió a la aplicación de varios métodos de investigación, tales como la consulta a expertos, la encuesta a auditores, y otros, con los que se pudo constatar que en la práctica actual, la determinación de las operaciones que serán verificadas y el alcance de tal verificación, es fundamentalmente, responsabilidad del jefe de grupo, y que no existen porcentajes, tablas o reglas generalmente aceptadas para la selección de las muestras de auditoría, más bien el auditor selecciona las operaciones que serán examinadas tomando en consideración sus conocimientos acerca del control interno, la importancia relativa de las operaciones, y los tipos de errores localizados en la presente y en anteriores auditorías.

Hoy las técnicas de muestreo asistidas por computadoras, son herramientas básicas, pues la rápida toma de decisiones que hay que ejecutar en la dinámica de los procesos económicos, demanda el uso de nuevas tecnologías que le impriman una rapidez, confiabilidad, disponibilidad y capacidad, entre otras facilidades, que se han ido buscando a través de los recursos informáticos.

Con el avance de la Informática y la vinculación de esta a la Estadística, se ha conseguido manejar de manera rápida, fiable y relativamente sencilla grandes volúmenes de información, y obtener conclusiones que después el profesional interpreta, mediante el uso de paquetes de programas, tales como el ESTATISTICS, el SPSS, el STATGRAPHICS, que facilitan el empleo de procedimientos estadísticos pero no consideran los métodos de muestreo, y otros como el WINIDEA, usado por algunos auditores, contadores e investigadores en general, que ofrece varias técnicas de muestreo estadístico pero deja en manos de sus usuarios la determinación del tamaño muestral.

Todo esto evidencia que no existe un programa informático especializado en los métodos de muestreo, para ser usado en el desarrollo de auditorías e investigaciones en general, que por un lado ayude a la solución, y por otro permita la documentación a aquellos que deseen utilizar, conocer, estudiar y profundizar acerca de estas técnicas.

Por lo anteriormente planteado se presenta como problema de investigación:

Las auditorías actuales carecen del cálculo exhaustivo de las técnicas de muestreo y de una herramienta computacional que agilice esta actividad.

Se define como objeto de investigación las técnicas del muestreo estadístico en la actividad auditora y el campo de acción es el proceso de cálculo de estas técnicas.

Este trabajo persigue como objetivos:

1.- Aplicar las diferentes técnicas del muestreo estadístico en una auditoría financiera en la Empresa Termoeléctrica Cienfuegos.

2.- Confeccionar una herramienta computacional que brinde de forma fácil y rápida un alto grado de confiabilidad en los resultados del muestreo.

Para dar cumplimiento al objetivo planteado fueron ejecutadas las siguientes tareas:

1.- Resumir aspectos teóricos relacionados con el tema objeto de estudio.

2.- Estudiar y analizar las investigaciones realizadas que aborden el tema objeto de estudio.

3.- Diseñar e implementar el software de aplicación.

4.- Aplicar el experimento, es decir, realizar una experiencia puntual para valorar la aceptación y utilidad práctica del software.

5.- Elaborar el informe final.

La novedad científica de esta investigación radica en:

La aplicación de las técnicas del muestreo estadístico en la auditoría financiera en la Empresa Termoeléctrica Cienfuegos, con ayuda de una herramienta computacional, que permita el cálculo exhaustivo de dichas técnicas de forma rápida y segura, y una extensa documentación sobre el tema.

La utilidad práctica está dada en la herramienta computacional de trabajo para los auditores, los que no contaban con medios informáticos para el empleo de las técnicas del muestreo estadístico.

Los resultados esperados son:

1.- Demostrar en la auditoría, la aplicación del muestreo estadístico, como medio fundamental para obtener resultados más confiables.

2.- Brindar una amplia y detallada documentación para el estudio del tema.

3.- Confeccionar un software de aplicación, específico para las técnicas del muestreo estadístico, que resulte novedoso y de fácil acceso.

De lo planteado hasta aquí se llega a exponer la siguiente hipótesis:

Si se desarrolla la aplicación de las técnicas de muestreo con la ayuda de una herramienta computacional, entonces los auditores contarán, en menor tiempo, con muestras más confiables en las auditorías realizadas.

Este supuesto permite establecer las siguientes variables:

Variable Independiente

Aplicación de las técnicas de muestreo con la ayuda de una herramienta computacional.

Variable Dependiente

Muestras más confiables en menor tiempo.

Durante el desarrollo de la investigación se empleó la siguiente metodología:

Métodos Teóricos

1.- Análisis histórico – lógico: Para conocer el fenómeno que se estudia en sus antecedentes y tendencias actuales, lo cual permite establecer las bases teóricas que sustentan la investigación.

2.- Análisis y síntesis: Para resumir los aspectos más importantes de la bibliografía consultada, vinculada con el problema tratado.

3.- Induccióndeducción: El primero para establecer relaciones particulares y arribar a conclusiones y el segundo para hacer reflexiones y plantear interrogantes que las enjuicien. Ambos están mutuamente complementados.

Métodos Empíricos

1.- Consulta a expertos, Conversaciones, y Encuestas: Se realizan a un grupo de especialistas auditores e investigadores experimentados, para constatar la problemática abordada y precisar aspectos relacionados con el diseño del software.

2.- Observación: A los usuarios del software para verificar las facilidades manipulativas que ofrece la aplicación y valorar su utilidad práctica.

3.- Experimentación: Para verificar la solidez de la información proporcionada y el adecuado funcionamiento de la aplicación, garantizando la salida del producto con calidad.

Desarrollo

En el capítulo 1 titulado Análisis crítico sobre las técnicas del muestreo estadístico se aborda el origen del muestreo estadístico en la actividad auditora, lo que sucedió en el año 1900 producto del desarrollo de las grandes empresas, pues anteriormente, una auditoría adecuada era aquella que incluía una revisión exhaustiva de todas las transacciones. A partir de entonces, esta nueva técnica transformó el proceso de auditoría en una aplicación de pruebas selectivas de las transacciones, en lugar de llevar a cabo la comprobación de todas las operaciones, pues el proceso de muestreo no es más que la selección adecuada en cantidad y calidad de las operaciones a examinar para estudiar la relación existente entre este grupo y la población de que procede.

El gran volumen de las operaciones o elementos a verificar en una auditoría, hace que esta sea muy costosa y requiera de gran cantidad de tiempo para su ejecución, por lo cual es necesario que los auditores dominen las principales técnicas de muestreo y el uso de tablas y fórmulas matemáticas aplicables a dichas técnicas.

La determinación del tamaño de muestra en la realización de un estudio estadístico es una de las etapas más importantes, por lo que debe afrontarse con estricto apego a las consideraciones de carácter técnico de la teoría estadística, así como a los objetivos de la investigación y a los usos futuros de la información.

La revolución informática ha penetrado en todas las facetas de la vida del ser humano, y el campo de la auditoría no puede estar ajeno a tales desafíos. Si los objetivos y los principios básicos de la auditoría no han cambiado sustancialmente, sus técnicas de trabajo, métodos y herramientas, han experimentado una modificación radical. El auditor contemporáneo debe dominar las nuevas herramientas que la informática pone a su alcance, para poder enfrentar con éxito los retos de la automatización de la gestión económica, contable y financiera de empresas y entidades.

El auditor debe dirigir sus esfuerzos al empleo de programas y sistemas informáticos para la determinación de la muestra y la selección de los elementos a investigar, lo que actualmente resulta una necesidad para su rapidez, confiabilidad y el uso extendido de las técnicas de computación aplicadas a la contabilidad y al control.

La utilización de un programa de computación adecuado y confiable, conduce a la obtención de mejores resultados y mayor calidad de estos. El tiempo es otra ganancia de esta moderna práctica, al reducir el período de exámenes y procedimientos, así como sus costos. Pero hay más: mejora la información, garantiza un mínimo de interrupciones al centro supervisado, y brinda absoluta independencia de trabajo al especialista.

Se hace referencia además en este capítulo a las diferentes técnicas del muestreo estadístico que a menudo se usan para seleccionar muestras aleatorias, a saber, el Muestreo Aleatorio Simple (MAS), Muestreo Sistemático (MS), y Muestreo Aleatorio Estratificado (MAE). De cada una de ellas se plantean varias fórmulas matemáticas que sirven para calcular el tamaño de muestra y los estimativos puntuales y de intervalo de promedios, proporciones y totales, entre otros.

En el capítulo 2 titulado Aplicación del muestreo estadístico en la auditoría en la Empresa Termoeléctrica Cienfuegos se aborda la caracterización de la empresa, haciendo referencia a sus estados financieros, particularmente a la cuenta de inventario.

Los estados financieros de esta empresa, presentan un total de 82 cuentas, algunas de ellas compuestas a su vez por subcuentas, y cada una de estas subcuentas pueden presentar hasta miles de renglones (artículos o mercancías), en estos casos se consideran como cuentas independientes, como ocurre con la cuenta de Inventario que está compuesta por las subcuentas: Materias Primas y Materiales; Partes y Piezas de Repuesto; Útiles y Herramientas; y Productos Alimenticios, cada una de las cuales contiene un total de 2825; 1452; 243; y 187 renglones respectivamente.

Debido al inmenso volumen de renglones de la cuenta de Inventario, se ha decidido ilustrar con ella la aplicación de las técnicas de muestreo en la auditoría. En este sentido se realizaron las mismas estimaciones para cada subcuenta de esta cuenta, y luego de establecer una comparación entre los resultados obtenidos al aplicar las diferentes técnicas de muestreo en tales estimaciones, se arribó a las siguientes conclusiones parciales:

1.- Con la aplicación del MAS, se obtuvieron tamaños de muestra excesivamente grandes, lo cual está determinado por el enorme tamaño que tiene la población y por la gran variabilidad que presenta la característica que se estudia, en este caso precio total de los artículos del inventario.

2.- Con la aplicación del MS, igualmente se obtuvieron tamaños de muestra excesivamente grandes, lo cual está determinado por el enorme tamaño que tiene la población y por la gran variabilidad que presenta la característica que se estudia, en este caso precio total de los artículos. No obstante es válido aclarar que el proceso de selección de las muestras resultó mucho más fácil y rápido que el anterior.

3.- Con la aplicación del MAE, los tamaños de muestra resultaron más pequeños que en los dos casos anteriores, y el proceso de selección aún más cómodo y vertiginoso, lo que se debe en gran medida a la formación de grupos muy parecidos en cuanto a la característica que se investiga, en este caso el precio total de los artículos del inventario.

Finalmente, en el capítulo 3 titulado Análisis de los resultados, se aborda la caracterización del software de aplicación MUESTAUD, el cual es una herramienta computacional, que aborda única y exclusivamente, las técnicas del muestreo estadístico aplicadas en la auditoría, específicamente para la verificación y el control de los inventarios de cualquier empresa o entidad, por lo que su uso está dirigido principalmente a las personas que desarrollan este tipo de actividad.

Incluye complejas fórmulas matemáticas, para los cálculos de tamaños muestrales, estimativos de parámetros poblacionales y los parámetros reales de la población, dependiendo todo esto de la técnica de muestreo utilizada en cada tipo de estudio.

Este programa ofrece además la posibilidad de seleccionar los elementos muestrales, según las técnicas de muestreo aplicadas para la verificación y el control de los artículos en inventario, en la Empresa Termoeléctrica Cienfuegos, a saber el Muestreo Aleatorio Simple (MAS), y el Muestreo Sistemático (MS).

Además en este capítulo, se realizaron las mismas estimaciones referidas anteriormente, pero con ayuda de la herramienta computacional MUESTAUD, y sin duda alguna, las diferencias entre las estimaciones son destacables, pues con la utilización del software no hay necesidad de seleccionar muestras pilotos y por tanto las estimaciones son más reales y se acercan más a los valores verdaderos de la característica en la población.

Con el objetivo de constatar la utilidad práctica del software MUESTAUD, se realizó una experiencia puntual que consistió en:

  • La presentación del software, y sus características, así como la forma de manipulación del mismo, a un grupo pequeño de auditores seleccionado aleatoriamente (estos compañeros son los mismos que se encuestaron al inicio de la investigación).
  • La observación del trabajo de estos especialistas frente al software, y conversaciones con algunos de ellos.

Con tal experiencia se valoró que es realmente posible la utilización del software para aplicar las técnicas del muestreo estadístico (MAS y MS) en la auditoría, lo que quedó demostrado por el grado de aceptación que tuvo el software por parte de sus usuarios.

Conclusiones

Atendiendo a todos los elementos expuestos en el desarrollo del trabajo, se arribó a las siguientes conclusiones:

1.- El muestreo es una técnica altamente calificada para uso del auditor en el desarrollo de su actividad.

2.- Cada día se hace más necesario que el auditor conozca con mayor profundidad los principios formales del muestreo estadístico, para poder aplicar esta técnica en su quehacer cotidiano.

2.- Un apropiado uso de esta técnica conduce invariablemente al ahorro de horas de trabajo.

3.- El desconocimiento de las técnicas de muestreo, puede conducir a la formación de conclusiones erróneas y opiniones en ese mismo nivel, lo que puede limitar la validez de los resultados y en ocasiones llegar a invalidar la investigación completa.

4.- La forma en que la Informática está influyendo sobre la auditoría, está provocando cambios radicales en los métodos y técnicas de trabajo de estos especialistas.

5.- El auditor tradicional no tiene la capacidad técnica suficiente para enfrentar con éxito este nuevo reto.

6.- MUESTAUD constituye una herramienta computacional que ayuda a los auditores en la aplicación de las técnicas del muestreo estadístico en las auditorías, cumpliendo con los objetivos propuestos de forma mucho más rápida y segura.

Recomendaciones

Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en la investigación, se plantean las siguientes recomendaciones:

1.- Al auditor en su formación profesional y educación continuada, deben exigírsele conocimientos sólidos del muestreo estadístico, por lo que es necesario reforzar los cursos de la carrera universitaria, en las diferentes universidades del país, tanto en los cursos de estadística como en los cursos de auditoría.

2.- Se requiere que los auditores asuman un proceso de capacitación acelerada, en Informática, para que mejoren su preparación técnica y profesional, y se coloquen a la altura que exigen los momentos actuales.

3.- Utilizar la herramienta computacional MUESTAUD en el desarrollo de futuras auditorías, ya sean en esta o en otras Empresas.

4.- Sobre la base de los informes que se emitan, acerca de la utilización práctica del software MUESTAUD, continuar el perfeccionamiento del mismo.

5.- Ampliar el contenido del software, con otras técnicas de muestreo, que sean aplicables a las auditorías.

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Margelys Hernández Delgado

País Cuba , Ciudad Cienfuegos

Estudios Realizados

  • Licenciada en Educación especialidad Matemática – Computación.
  • Máster en Matemática Aplicada

Fecha de Realización del trabajo Febrero, 2005

Categorías a que pertenece Estadística y Auditoría


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