El muestreo
estadístico y su aplicación en la actividad
auditora en la Empresa
Termoeléctrica Cienfuegos
"El muestreo
estadístico y su aplicación en la actividad
auditora en la Empresa
Termoeléctrica Cienfuegos", responde a determinadas
necesidades que desde el punto de vista práctico presenta
el empleo de
estas técnicas,
pues a pesar de ser profundamente tratadas en libros y
artículos, y explicadas en clases y conferencias, llegado
el momento de calcular el tamaño de la muestra y decidir
de qué forma seleccionarla, la mayoría de los
auditores e investigadores en general, se sienten incapacitados
para hacerlo por sí solos, o en el mejor de los casos,
inseguros de la corrección de lo que han hecho. Sin duda
alguna una alternativa para ello es auxiliarse de una herramienta
computacional que facilite la realización de este trabajo de
forma fácil y rápida y con un alto grado de
confiabilidad en los resultados. El software que se propone
está concebido como una herramienta de trabajo que permite
una amplia documentación teórica acerca de las
técnicas del muestreo estadístico y la
realización de todos los cálculos necesarios. En la
investigación se utilizaron métodos
teóricos y empíricos, dentro de estos
últimos fundamentalmente la consulta a expertos, la
encuesta, la
observación y la experimentación,
entre otros. El principal resultado científico, lo
constituye la aplicación de las técnicas del
muestreo estadístico en la auditoría financiera en la Empresa
Termoeléctrica Cienfuegos, con ayuda de una herramienta
computacional, que permite el cálculo
exhaustivo de dichas técnicas de forma rápida y
segura, y una extensa documentación sobre el
tema.
El creciente
desarrollo
económico, proveniente de los grandes avances
tecnológicos, dentro del ámbito industrial,
comercial y de servicios, ha
permitido y favorecido, al mismo tiempo, el
crecimiento y auge de las Sociedades y
Empresas.
Como avance de
estos logros tenemos la Central Termoeléctrica Cienfuegos,
que está considerada como una Unidad Básica en el
Sistema
Electroenergético Nacional (SEN), como parte del proceso de
Perfeccionamiento Empresarial que desarrolla el país y en
particular la Unión Eléctrica.
Debido a esto, la
Empresa ya tiene la posibilidad de confeccionar sus Estados
Financieros y así conocer la producción mensual. A su vez se puede
llegar al resultado del período, es decir, si se obtuvo
ganancia o pérdida, lo que le facilita conocer la
situación real económica y financiera, para decidir
las estrategias a
seguir a fin de lograr más control y mayor
nivel de eficiencia y
calidad. En
este sentido se llevó a cabo una Auditoría
Financiera que tuvo como objetivo la
definición de la situación actual de los Estados
Financieros para la toma de
decisiones, y de donde parte nuestro trabajo.
La estadística matemática
y en particular los métodos de muestreo, han jugado un
papel de gran importancia y utilidad en el
desarrollo de
dicha auditoría, precisamente por su carácter de rapidez y economía. Cómo
se seleccionó la muestra, cómo se realizó la
inferencia (extrapolación de las conclusiones obtenidas
sobre la muestra, al resto de la población), y qué grado de confianza
se tuvo en ello, fueron los principales problemas que
se enfrentaron.
El muestreo, es un
procedimiento
por el que se infieren los valores
verdaderos de una población, a través de la
experiencia obtenida con una muestra de esta. El uso de muestras
para estimar valores de una población ofrece diversas
ventajas. En términos generales se puede afirmar que el
muestreo permite una reducción considerable de los
costos
materiales del
estudio, una mayor rapidez en la obtención de la información y el logro de resultados con
máxima calidad.
En este sentido se
procedió a la aplicación de varios métodos de
investigación, tales como la consulta a expertos, la
encuesta a auditores, y otros, con los que se pudo constatar que
en la práctica actual, la determinación de las
operaciones
que serán verificadas y el alcance de tal
verificación, es fundamentalmente, responsabilidad del jefe de grupo, y que
no existen porcentajes, tablas o reglas generalmente aceptadas
para la selección
de las muestras de auditoría, más bien el auditor
selecciona las operaciones que serán examinadas tomando en
consideración sus conocimientos acerca del control
interno, la importancia relativa de las operaciones, y los
tipos de errores localizados en la presente y en anteriores
auditorías.
Hoy las
técnicas de muestreo asistidas por computadoras,
son herramientas
básicas, pues la rápida toma de decisiones que hay
que ejecutar en la dinámica de los procesos
económicos, demanda el uso
de nuevas
tecnologías que le impriman una rapidez,
confiabilidad, disponibilidad y capacidad, entre otras
facilidades, que se han ido buscando a través de los
recursos
informáticos.
Con el avance de
la Informática y la vinculación de esta
a la Estadística, se ha conseguido manejar de manera
rápida, fiable y relativamente sencilla grandes
volúmenes de información, y obtener conclusiones
que después el profesional interpreta, mediante el uso de
paquetes de programas, tales
como el ESTATISTICS, el SPSS, el STATGRAPHICS, que facilitan el
empleo de procedimientos
estadísticos pero no consideran los métodos de
muestreo, y otros como el WINIDEA, usado por algunos auditores,
contadores e investigadores en general, que ofrece varias
técnicas de muestreo estadístico pero deja en manos
de sus usuarios la determinación del tamaño
muestral.
Todo esto
evidencia que no existe un programa
informático especializado en los métodos de
muestreo, para ser usado en el desarrollo de auditorías e
investigaciones en general, que por un lado ayude
a la solución, y por otro permita la documentación
a aquellos que deseen utilizar, conocer, estudiar y profundizar
acerca de estas técnicas.
Por lo
anteriormente planteado se presenta como problema de
investigación:
Las
auditorías actuales carecen del cálculo exhaustivo
de las técnicas de muestreo y de una herramienta
computacional que agilice esta actividad.
Se define como
objeto de investigación las técnicas del
muestreo estadístico en la actividad auditora y el
campo de acción es el proceso de cálculo de
estas técnicas.
Este trabajo
persigue como objetivos:
1.- Aplicar las
diferentes técnicas del muestreo estadístico en
una auditoría financiera en la Empresa
Termoeléctrica Cienfuegos.
2.- Confeccionar
una herramienta computacional que brinde de forma fácil
y rápida un alto grado de confiabilidad en los
resultados del muestreo.
Para dar
cumplimiento al objetivo planteado fueron ejecutadas las
siguientes tareas:
1.- Resumir
aspectos teóricos relacionados con el tema objeto de
estudio.
2.- Estudiar y
analizar las investigaciones realizadas que aborden el tema
objeto de estudio.
3.- Diseñar
e implementar el software de
aplicación.
4.- Aplicar el
experimento, es decir, realizar una experiencia puntual para
valorar la aceptación y utilidad práctica del
software.
5.- Elaborar el
informe
final.
La novedad
científica de esta investigación radica
en:
La
aplicación de las técnicas del muestreo
estadístico en la auditoría financiera en la
Empresa Termoeléctrica Cienfuegos, con ayuda de una
herramienta computacional, que permita el cálculo
exhaustivo de dichas técnicas de forma rápida y
segura, y una extensa documentación sobre el
tema.
La utilidad
práctica está dada en la herramienta
computacional de trabajo para los auditores, los que no contaban
con medios
informáticos para el empleo de las técnicas del
muestreo estadístico.
Los resultados
esperados son:
1.- Demostrar en
la auditoría, la aplicación del muestreo
estadístico, como medio fundamental para obtener
resultados más confiables.
2.- Brindar una
amplia y detallada documentación para el estudio del
tema.
3.- Confeccionar
un software de aplicación, específico para las
técnicas del muestreo estadístico, que resulte
novedoso y de fácil acceso.
De lo planteado
hasta aquí se llega a exponer la siguiente
hipótesis:
Si se desarrolla
la aplicación de las técnicas de muestreo con la
ayuda de una herramienta computacional, entonces los auditores
contarán, en menor tiempo, con muestras más
confiables en las auditorías realizadas.
Este supuesto
permite establecer las siguientes variables:
Variable
Independiente
Aplicación
de las técnicas de muestreo con la ayuda de una
herramienta computacional.
Variable
Dependiente
Muestras
más confiables en menor tiempo.
Durante el
desarrollo de la investigación se empleó la
siguiente metodología:
Métodos
Teóricos
1.- Análisis histórico –
lógico: Para conocer el fenómeno que se estudia
en sus antecedentes y tendencias actuales, lo cual permite
establecer las bases teóricas que sustentan la
investigación.
2.-
Análisis y síntesis: Para resumir los aspectos
más importantes de la bibliografía consultada,
vinculada con el problema tratado.
3.- Inducción – deducción: El primero para establecer
relaciones particulares y arribar a conclusiones y el segundo
para hacer reflexiones y plantear interrogantes que las
enjuicien. Ambos están mutuamente
complementados.
Métodos
Empíricos
1.- Consulta a
expertos, Conversaciones, y Encuestas:
Se realizan a un grupo de especialistas auditores e
investigadores experimentados, para constatar la
problemática abordada y precisar aspectos relacionados
con el diseño del software.
2.-
Observación: A los usuarios del software para verificar
las facilidades manipulativas que ofrece la aplicación y
valorar su utilidad práctica.
3.-
Experimentación: Para verificar la solidez de la
información proporcionada y el adecuado funcionamiento
de la aplicación, garantizando la salida del producto con
calidad.
En el
capítulo 1 titulado Análisis crítico
sobre las técnicas del muestreo estadístico se
aborda el origen del muestreo estadístico en la actividad
auditora, lo que sucedió en el año 1900 producto
del desarrollo de las grandes empresas, pues anteriormente, una
auditoría adecuada era aquella que incluía una
revisión exhaustiva de todas las transacciones. A partir
de entonces, esta nueva técnica transformó el
proceso de auditoría en una aplicación de pruebas
selectivas de las transacciones, en lugar de llevar a cabo la
comprobación de todas las operaciones, pues el proceso de
muestreo no es más que la selección adecuada en
cantidad y calidad de las operaciones a examinar para estudiar la
relación existente entre este grupo y la población
de que procede.
El gran volumen de las
operaciones o elementos a verificar en una auditoría, hace
que esta sea muy costosa y requiera de gran cantidad de tiempo
para su ejecución, por lo cual es necesario que los
auditores dominen las principales técnicas de muestreo y
el uso de tablas y fórmulas matemáticas aplicables a dichas
técnicas.
La
determinación del tamaño de muestra en la
realización de un estudio estadístico es una de las
etapas más importantes, por lo que debe afrontarse con
estricto apego a las consideraciones de carácter
técnico de la teoría
estadística, así como a los objetivos de
la investigación y a los usos futuros de la
información.
La revolución
informática ha penetrado en todas las facetas de la vida
del ser humano, y el campo de la auditoría no puede estar
ajeno a tales desafíos. Si los objetivos y los principios
básicos de la auditoría no han cambiado
sustancialmente, sus técnicas de trabajo, métodos y
herramientas, han experimentado una modificación radical.
El auditor contemporáneo debe dominar las nuevas
herramientas que la informática pone a su alcance, para
poder
enfrentar con éxito
los retos de la automatización de la gestión
económica, contable y financiera de empresas y
entidades.
El auditor debe
dirigir sus esfuerzos al empleo de programas y sistemas
informáticos para la determinación de la muestra y
la selección de los elementos a investigar, lo que
actualmente resulta una necesidad para su rapidez, confiabilidad
y el uso extendido de las técnicas de computación aplicadas a la contabilidad y
al control.
La
utilización de un programa de computación adecuado
y confiable, conduce a la obtención de mejores resultados
y mayor calidad de estos. El tiempo es otra ganancia de esta
moderna práctica, al reducir el período de
exámenes y procedimientos, así como sus costos.
Pero hay más: mejora la información, garantiza un
mínimo de interrupciones al centro supervisado, y brinda
absoluta independencia
de trabajo al especialista.
Se hace referencia
además en este capítulo a las diferentes
técnicas del muestreo estadístico que a menudo se
usan para seleccionar muestras aleatorias, a saber, el Muestreo
Aleatorio Simple (MAS), Muestreo Sistemático (MS), y
Muestreo Aleatorio Estratificado (MAE). De cada una de ellas se
plantean varias fórmulas matemáticas que sirven
para calcular el tamaño de muestra y los estimativos
puntuales y de intervalo de promedios, proporciones y totales,
entre otros.
En el
capítulo 2 titulado Aplicación del muestreo
estadístico en la auditoría en la Empresa
Termoeléctrica Cienfuegos se aborda la
caracterización de la empresa, haciendo referencia a sus
estados financieros, particularmente a la cuenta de inventario.
Los estados
financieros de esta empresa, presentan un total de 82 cuentas, algunas
de ellas compuestas a su vez por subcuentas, y cada una de estas
subcuentas pueden presentar hasta miles de renglones
(artículos o mercancías), en estos casos se
consideran como cuentas independientes, como ocurre con la cuenta
de Inventario que está compuesta por las subcuentas:
Materias Primas y Materiales; Partes y Piezas de Repuesto;
Útiles y Herramientas; y Productos
Alimenticios, cada una de las cuales contiene un total de 2825;
1452; 243; y 187 renglones respectivamente.
Debido al inmenso
volumen de renglones de la cuenta de Inventario, se ha decidido
ilustrar con ella la aplicación de las técnicas de
muestreo en la auditoría. En este sentido se realizaron
las mismas estimaciones para cada subcuenta de esta cuenta, y
luego de establecer una comparación entre los resultados
obtenidos al aplicar las diferentes técnicas de muestreo
en tales estimaciones, se arribó a las siguientes
conclusiones parciales:
1.- Con la
aplicación del MAS, se obtuvieron tamaños de
muestra excesivamente grandes, lo cual está determinado
por el enorme tamaño que tiene la población y por
la gran variabilidad que presenta la característica que
se estudia, en este caso precio total
de los artículos del inventario.
2.- Con la
aplicación del MS, igualmente se obtuvieron
tamaños de muestra excesivamente grandes, lo cual
está determinado por el enorme tamaño que tiene
la población y por la gran variabilidad que presenta la
característica que se estudia, en este caso precio total
de los artículos. No obstante es válido aclarar
que el proceso de selección de las muestras
resultó mucho más fácil y rápido
que el anterior.
3.- Con la
aplicación del MAE, los tamaños de muestra
resultaron más pequeños que en los dos casos
anteriores, y el proceso de selección aún
más cómodo y vertiginoso, lo que se debe en gran
medida a la formación de grupos muy
parecidos en cuanto a la característica que se
investiga, en este caso el precio total de los artículos
del inventario.
Finalmente, en el
capítulo 3 titulado Análisis de los
resultados, se aborda la caracterización del software
de aplicación MUESTAUD, el cual es una herramienta
computacional, que aborda única y exclusivamente, las
técnicas del muestreo estadístico aplicadas en la
auditoría, específicamente para la
verificación y el control de los inventarios de
cualquier empresa o entidad, por lo que su uso está
dirigido principalmente a las personas que desarrollan este tipo
de actividad.
Incluye complejas
fórmulas matemáticas, para los cálculos de
tamaños muestrales, estimativos de parámetros
poblacionales y los parámetros reales de la
población, dependiendo todo esto de la técnica de
muestreo utilizada en cada tipo de estudio.
Este programa
ofrece además la posibilidad de seleccionar los elementos
muestrales, según las técnicas de muestreo
aplicadas para la verificación y el control de los
artículos en inventario, en la Empresa
Termoeléctrica Cienfuegos, a saber el Muestreo Aleatorio
Simple (MAS), y el Muestreo Sistemático (MS).
Además en
este capítulo, se realizaron las mismas estimaciones
referidas anteriormente, pero con ayuda de la herramienta
computacional MUESTAUD, y sin duda alguna, las diferencias entre
las estimaciones son destacables, pues con la utilización
del software no hay necesidad de seleccionar muestras pilotos y
por tanto las estimaciones son más reales y se acercan
más a los valores
verdaderos de la característica en la
población.
Con el objetivo de
constatar la utilidad práctica del software MUESTAUD, se
realizó una experiencia puntual que consistió
en:
- La presentación del
software, y sus características, así como la
forma de manipulación del mismo, a un grupo
pequeño de auditores seleccionado aleatoriamente (estos
compañeros son los mismos que se encuestaron al inicio
de la investigación). - La observación del
trabajo de estos especialistas frente al software, y
conversaciones con algunos de ellos.
Con tal
experiencia se valoró que es realmente posible la
utilización del software para aplicar las técnicas
del muestreo estadístico (MAS y MS) en la
auditoría, lo que quedó demostrado por el grado de
aceptación que tuvo el software por parte de sus
usuarios.
Atendiendo a todos
los elementos expuestos en el desarrollo del trabajo, se
arribó a las siguientes conclusiones:
1.- El muestreo
es una técnica altamente calificada para uso del auditor
en el desarrollo de su actividad.
2.- Cada
día se hace más necesario que el auditor conozca
con mayor profundidad los principios formales del muestreo
estadístico, para poder aplicar esta técnica en
su quehacer cotidiano.
2.- Un apropiado
uso de esta técnica conduce invariablemente al ahorro de
horas de trabajo.
3.- El
desconocimiento de las técnicas de muestreo, puede
conducir a la formación de conclusiones erróneas
y opiniones en ese mismo nivel, lo que puede limitar la validez
de los resultados y en ocasiones llegar a invalidar la
investigación completa.
4.- La forma en
que la Informática está influyendo sobre la
auditoría, está provocando cambios radicales en
los métodos y técnicas de trabajo de estos
especialistas.
5.- El auditor
tradicional no tiene la capacidad técnica suficiente
para enfrentar con éxito este nuevo reto.
6.- MUESTAUD
constituye una herramienta computacional que ayuda a los
auditores en la aplicación de las técnicas del
muestreo estadístico en las auditorías,
cumpliendo con los objetivos propuestos de forma mucho
más rápida y segura.
Teniendo en cuenta
los resultados obtenidos en la investigación, se plantean
las siguientes recomendaciones:
1.- Al auditor
en su formación profesional y educación continuada, deben
exigírsele conocimientos sólidos del muestreo
estadístico, por lo que es necesario reforzar los cursos
de la carrera universitaria, en las diferentes universidades
del país, tanto en los cursos de estadística como
en los cursos de auditoría.
2.- Se requiere
que los auditores asuman un proceso de capacitación acelerada, en
Informática, para que mejoren su preparación
técnica y profesional, y se coloquen a la altura que
exigen los momentos actuales.
3.- Utilizar la
herramienta computacional MUESTAUD en el desarrollo de futuras
auditorías, ya sean en esta o en otras
Empresas.
4.- Sobre la
base de los informes que
se emitan, acerca de la utilización práctica del
software MUESTAUD, continuar el perfeccionamiento del
mismo.
5.- Ampliar el
contenido del software, con otras técnicas de muestreo,
que sean aplicables a las auditorías.
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País
Cuba ,
Ciudad Cienfuegos
Estudios
Realizados
- Licenciada en Educación
especialidad Matemática –
Computación. - Máster en
Matemática Aplicada
Fecha de
Realización del trabajo Febrero, 2005
Categorías a que pertenece Estadística y
Auditoría