La eficacia personal

Yo creo que la respuesta es fácil, tratando de ser perfeccionista en lo que a la gestión del tiempo se refiere:

¿Podría hacer las cosas mejor? Pues claro que si, en todos los aspectos ...... pero tampoco hay que obsesionarse...

Os voy a proponer algunas pinceladas iniciales:

Es bastante fácil dejarse llevar a la hora de elegir una tarea a desarrollar. Probablemente elijamos primero las que:

• Percibamos como más urgentes
• Las que menos pereza nos den
• Las que menos nos cuesten realizar
• Las que más satisfacción nos produzcan,
• etc.

Además, la elección de la tarea es normal que dependa bastante de:

• Nuestro estado de ánimo
• De la hora
• De la percepción del tiempo que tenemos
•  etc..

Si queremos usar correctamente el tiempo, debemos enumerar las tarea, indicando cuales son las más enquistadas, las más urgentes, etc..  Esto nos ayudará a centrarnos.

Con una herramienta tan común como el MS Excel, podemos hacer una lista tratando de estructurar un poquito la información. Esta lista puede tener:

• Un número de tarea
• Un proyecto asociado: Todo en esta vida debe ser parte de un proyecto.....
• La fecha en que teníamos que tenerlo terminado
• La prioridad que le asignamos
• Observaciones

Si hoy hacemos este trabajo (es posible que nos de un poco de pereza ) mañana ya tenemos mucho ganado ... el esfuerzo es menor ....

Requiere mucha disciplina personal mantener algo tan simple como esto. A priori presenta muchas más ventajas que la típica agenda en papel: Copiarla, ordenarla por criterios, etc..

Podemos, a medida que completamos las tareas, ir ocultándolas (no borrándolas)... Si lo hacemos así, si luego queremos hacer un parte de actividad mensual, no tendremos que recurrir a la "arqueología creativa en el correo electrónico para tratar de recordar que hicimos".

Fijaos la ventaja que podéis obtener a la hora de hacer un proyecto similar al actual en el futuro, el plan de proyecto saldrá solo sin descuidar multitud de tareas.

Eso es lo que yo llamo "bitácora personal".

Si luego usáis algunas características del MS Excel como auto-filtros, auto-completar, tablas dinámicas, etc. veréis la potencia de algo tan sencillo.

No puedes vivir pendiente de quien te vaya a llamar ....

• Intentar dar siempre el número fijo de la oficina.
• Apágalo completamente en reuniones, espectáculos, entrevista, la siesta, etc..
• No llamar inmediatamente cuando recuerdas que tienes que preguntar algo.
• Dar mayor prioridad a la persona que viene con una cita previa que a la llamada entrante.
• Planificar cuando hacer las llamadas y realizarlas en periodos de transición de tareas.
• ................

Es una buena herramienta pero si es bien entendida... pasa lo mismo que con el teléfono ....

A partir de mañana mismo:

• Que no sea lo primero que hagas al llegar el trabajo, abrir el correo. Aguanta media hora .
• Que no sea lo último en cerrar. Desconecta media hora antes de irte (y aprovecha para actualizar la bitácora personal).
• Léelo solamente en horas completas (unas 8 veces al día)
• No tengas ningún avisador de llegada de correos
• No lo abras antes de asistir a una reunión (llegarás tarde, harás perder el tiempo a mucha gente y se degradará tu imagen)
• .....

Por cierto, en el trabajo, herramientas de intercambio online de mensajes: Solo usarlas en casos excepcionales ya que es imposible centrarse cuando estás recibiendo constantemente mensajitos. En casa lo que quieras....

• Formalizar su formato
• Evitarlas siempre que no sea imprescindible
• Planificarlas con tiempo y enviar plan de decisiones a tomar
• Nunca ir para "hablar de temas" sino para tomar decisiones.
• Nombrar un moderador/director y colaborar en evitar las desviación de los temas principales
• .....

No olvidamos tantas cosas como pensamos, lo que sucede es que no tenemos los mecanismos necesarios para acceder a la información almacenada en nuestra cabeza.

Si cada vez que haces algo, abres un editor de texto y haces una guía paso a paso...... seguro que la segunda vez que lo hagas te ahorras el 50% del esfuerzo. Si lo tienes que repetir al cabo de un año, te ahorras lo mismo el 80%.

Si alguien se incorpora a tu equipo de trabajo y le cedes la guía, en el periodo de aprendizaje le costará mucho menos adaptarse y es posible que amplíe su conocimiento respecto al que tu compartes, lo que repercutirá en el incremento de tu conocimiento (si eres humilde).

El tiempo no es elástico, todos tenemos el mismo y no se estira ..... pero

• ¿No crees que tenemos malos hábitos?
• ¿No es verdad que se percibe el tiempo de distintos modos en distintos momentos?.
• ¿No es verdad que no somos igual de productivos por la mañana que por la tarde o noche?
• ¿No es verdad que mientras que a nosotros no nos cunde el día hay compañeros (posiblemente con muchas similitudes en la forma de vida) que se están sacando una carrera, haciendo un master  y encima están más en forma que nosotros?

Os propongo que compréis algún libro o asistáis a algún curso de gestión eficaz del tiempo ..... posiblemente sea una de las mejores inversiones que realicéis.

En numerosas ocasiones la gente me convoca para que imparta cursos técnicos a sus organizaciones y, a mitad de curso, me piden que cuente más cosas sobre experiencias personales, trucos y técnicas de organización efectiva que sobre detalles técnicos que "ya verán en alguno de los libros recomendados" ..... es algo que da que pensar.

Así que me he animado a preparar un curso... que seguro que a muchos os puede interesar....

La gracia de un curso como éste son las experiencias, recomendaciones y anécdotas ....