Mucha gente que me conoce y sabe que no paro (dirigir
un empresa,
dar
cursos casi todas las semanas, hacer tutoriales
en www.adictosaltrabajo.com
, aprender a tocar la guitarra y a volar aviones de
aeromodelismo, montar en bici, quedar con los amigos, leer al
menos dos libros al mes,
atender a la familia,
etc..) y ve que no estoy nada estresado, me pregunta ¿como
lo haces? ¿como te da tiempo a hacer
tantas cosas al día cuando a mi no me cunde
nada?.
Yo creo que la respuesta es fácil, tratando de
ser perfeccionista en lo que a la gestión
del tiempo se refiere:
- Aprovechando los huecos entre tareas
- Marcándome objetivos
concretos y siendo paciente (no alcanzarlos
inmediatamente) - No tratando de hacerlo todo perfecto (hacerlo
adecuado a la necesidad) - No habiendo dejado de estudiar nunca (leer dos libros
al mes durante años) - Apuntando todo lo que aprendo (que
ahora comparto con vosotros) porque luego se me
olvida y me obliga a reinvertir tiempo. - Rodeándome de gente competente y tratando de
aprender de todo el mundo. - Delegando siempre que he podido.
- Evitando malos hábitos organizativos y
organizacionales. - Etc..
¿Podría hacer las cosas mejor? Pues claro
que si, en todos los aspectos …… pero tampoco hay que
obsesionarse…
Os voy a proponer algunas pinceladas
iniciales:
El plan
diario
Es bastante fácil dejarse llevar a la hora de
elegir una tarea a desarrollar. Probablemente elijamos primero
las que:
- Percibamos como más urgentes
- Las que menos pereza nos den
- Las que menos nos cuesten realizar
- Las que más satisfacción nos
produzcan, - etc.
Además, la elección de la tarea es normal
que dependa bastante de:
- Nuestro estado de
ánimo - De la hora
- De la percepción del tiempo que
tenemos - etc..
Si queremos usar correctamente el tiempo, debemos
enumerar las tarea, indicando cuales son las más
enquistadas, las más urgentes, etc.. Esto nos
ayudará a centrarnos.
Con una herramienta tan común como el MS Excel, podemos
hacer una lista tratando de estructurar un poquito la información. Esta lista puede
tener:
- Un número de tarea
- Un proyecto
asociado: Todo en esta vida debe ser parte de un
proyecto….. - La fecha en que teníamos que tenerlo
terminado - La prioridad que le asignamos
- Observaciones
Si hoy hacemos este trabajo (es
posible que nos de un poco de pereza ) mañana ya tenemos
mucho ganado … el esfuerzo es menor ….
Requiere mucha disciplina
personal
mantener algo tan simple como esto. A priori presenta muchas
más ventajas que la típica agenda en papel:
Copiarla, ordenarla por criterios, etc..
Podemos, a medida que completamos las tareas, ir
ocultándolas (no borrándolas)… Si lo hacemos
así, si luego queremos hacer un parte de actividad
mensual, no tendremos que recurrir a la "arqueología
creativa en el correo
electrónico para tratar de recordar que
hicimos".
Fijaos la ventaja que podéis obtener a la hora de
hacer un proyecto similar al actual en el futuro, el plan de
proyecto saldrá solo sin descuidar multitud de
tareas.
Eso es lo que yo llamo "bitácora
personal".
Si luego usáis algunas características del
MS Excel como auto-filtros, auto-completar, tablas
dinámicas, etc. veréis la potencia de algo
tan sencillo.
El teléfono
No puedes vivir pendiente de quien te vaya a llamar
….
- Intentar dar siempre el número fijo de la
oficina. - Apágalo completamente en reuniones,
espectáculos, entrevista,
la siesta, etc.. - No llamar inmediatamente cuando recuerdas que tienes
que preguntar algo. - Dar mayor prioridad a la persona que
viene con una cita previa que a la llamada
entrante. - Planificar cuando hacer las llamadas y realizarlas en
periodos de transición de tareas. - …………….
El correo electrónico
Es una buena herramienta pero si es bien entendida…
pasa lo mismo que con el teléfono ….
A partir de mañana mismo:
- Que no sea lo primero que hagas al llegar el trabajo,
abrir el correo. Aguanta media hora . - Que no sea lo último en cerrar. Desconecta
media hora antes de irte (y aprovecha para actualizar la
bitácora personal). - Léelo solamente en horas completas (unas 8
veces al día) - No tengas ningún avisador de llegada de
correos - No lo abras antes de asistir a una reunión
(llegarás tarde, harás perder el tiempo a mucha
gente y se degradará tu imagen) - …..
Mirar este artículo interesante: Los adictos al
correo lo miran antes de desayunar …
Por cierto, en el trabajo, herramientas
de intercambio online de mensajes: Solo usarlas en casos
excepcionales ya que es imposible centrarse cuando estás
recibiendo constantemente mensajitos. En casa lo que
quieras….
Las reuniones
- Formalizar su formato
- Evitarlas siempre que no sea
imprescindible - Planificarlas con tiempo y enviar plan de decisiones
a tomar - Nunca ir para "hablar de temas" sino para tomar
decisiones. - Nombrar un moderador/director y colaborar en evitar
las desviación de los temas principales - …..
Apuntar y compartir el
conocimiento
No olvidamos tantas cosas como pensamos, lo que sucede
es que no tenemos los mecanismos necesarios para acceder a la
información almacenada en nuestra cabeza.
Si cada vez que haces algo, abres un editor de texto y haces
una guía paso a paso…… seguro que la
segunda vez que lo hagas te ahorras el 50% del esfuerzo. Si lo
tienes que repetir al cabo de un año, te ahorras lo mismo
el 80%.
Si alguien se incorpora a tu equipo de trabajo y le
cedes la guía, en el periodo de aprendizaje le
costará mucho menos adaptarse y es posible que
amplíe su conocimiento
respecto al que tu compartes, lo que repercutirá en el
incremento de tu conocimiento (si eres humilde).
Si no piensas así, léete por favor este
cuento
¿Es criar cerdos tan distinto a trabajar con nuevas
tecnologías?
El tiempo no es elástico, todos tenemos el mismo
y no se estira ….. pero
- ¿No crees que tenemos malos
hábitos? - ¿No es verdad que se percibe el tiempo de
distintos modos en distintos momentos?. - ¿No es verdad que no somos igual de
productivos por la mañana que por la tarde o
noche? - ¿No es verdad que mientras que a nosotros no
nos cunde el día hay compañeros (posiblemente con
muchas similitudes en la forma de vida) que se están
sacando una carrera, haciendo un master y encima
están más en forma que nosotros?
Os propongo que compréis algún libro o
asistáis a algún curso de gestión eficaz del
tiempo ….. posiblemente sea una de las mejores inversiones
que realicéis.
Mi curso de Eficacia
Personal
En numerosas ocasiones la gente me convoca para que
imparta cursos técnicos a sus organizaciones y,
a mitad de curso, me piden que cuente más cosas sobre
experiencias personales, trucos y técnicas
de organización efectiva que sobre detalles
técnicos que "ya verán en alguno de los libros
recomendados" ….. es algo que da que pensar.
Así que me he animado a preparar un curso… que
seguro que a muchos os puede interesar….
UN CURSO DE EFICACIA PERSONAL IMPARTIDO POR UN
TÉCNICO PARA TÉCNICOS ()
La gracia de un curso como éste son las
experiencias, recomendaciones y anécdotas ….
Roberto Canales Mora
www.adictosaltrabajo.com