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Integración MS Word y MS Access




 

En línea con nuestro último tutorial, seguimos comprobando como las herramientas ofimáticas pueden ayudarnos, con relativamente poco conocimiento, a organizar el trabajo diario de un jefe de proyecto.

En mis cursos, siempre insisto en una cosa que supongo que algunos compartiréis.... (aunque hay veces que hasta que no nos lo cuentan no lo percibimos):

En un proyecto de desarrollo de software, ya sean por los gerentes o comerciales, normalmente nos llegan prefijadas las variables principales: Tiempo, coste (por tanto recursos), alcance (lo que hay que hacer) y calidad (es nuestra metodología).

La mayoría de las veces, ni siquiera nos han pedido opinión (un día de estos os contare (aunque esto sorprenderá a muchos) que realmente NO ES SIEMPRE NECESARIO [o acaso un director de una empresa de automóviles debe saber soldar para saber cuanto cuesta construir un modelo nuevo de coche ;-)) ] ).

Bajo estas circunstancias, lo único que podemos hacer es: Mejorar la productividad diaria.

Bueno, esto es mucho más profundo de lo que parece y requiere mucha disciplina (y muchas más técnicas).

Uno de los modos de mejorar la productividad puede consistir en manejar eficientemente la generación y mantenimiento de la documentación. Ya vimos (en el último tutorial) como crear sencillas tablas para estructurar la información. Parece que tiene sentido que si debemos entregar documentación sobre requisitos, riesgos, casos de uso, pruebas, etc. pudiéramos estructurarla en MS Access, generar un informe impreso y anexarla al documento original.

Hacerlo es así de sencillo:

Informes en Access

Creamos un nuevo informe usando el asistente

Elegimos la tabla principal y sus campos.

Podemos marcar otras tablas y campos

Como las tablas estas relacionadas, el sistema nos sugiere una posible organización

También podemos crear agrupaciones. En nuestro caso por probabilidad.

Podemos elegir el modo de presentación

Y un aspecto

Le asignamos un nombre

Y vemos el informe resultante

Con poco esfuerzo podemos diseñar el informe para que tenga el aspecto deseado.

Access y Word

En organizaciones más evolucionadas ya existe una metodología y unas plantillas maestras que tenemos que seguir.

Puede tener sentido, si somos consultores que trabajamos en distintos clientes, que desarrollemos nuestra propia metodología y que adaptemos los entregables al formato exigido por el cliente.

Importante:  No confundir el medio y el fin

  • Los entregables son el producto de seguir una metodología.
  • Proporcionar los entregables en el formato deseado, no garantiza que se halla seguido ninguna metodología.
  • La metodología nos ayuda, a través de la construcción de entregables, a garantizar que se ha realizado un estudio mínimo de todos los aspectos vitales de un proyecto.

 En muchas organizaciones, MS Word es la herramienta elegida. En estas circunstancias podemos integrar nuestros datos dentro de las plantillas proporcionadas.

Abrimos un documento Word (que podría ser nuestra plantilla de la metodología) y configuramos las barras de herramientas a visualizar.

Interesan dos en concreto:

  • Base de datos
  • Combinar correspondencia

En cualquier punto del documento, podemos pulsar la opción Insertar->Campo

Un tipo de campo a elegir puede ser base de datos

ç

Elegimos la fuente de datos

Seleccionamos  el fichero adictos.mdb

Elegimos entre las tablas y consultas (no descuidar estas últimas que nos permitirán agrupar datos de distintas tablas)

Marcamos el orden

Igual de sencillo es elegir el formato

Hay muchas opciones y podemos crear personalizadas

Seleccionamos los registros

Y ya tenemos integrada la tabla de datos dentro de la página.

Generador de correspondencia

Una de las opciones, para mi gusto más útiles, que tiene Word es la capacidad de replicar un documento, generando una copia a partir de una plantilla y combinándolo con datos dinámicos (esto es útil para generar cartas personalizadas, correos, etc.).

Imaginad que queremos realizar un informe para concretar los riesgos más importantes. Podríamos rellenar solo una de las hojas y decirle al propio Word que genere el resto a partir de los datos de nuestras tablas.

Seleccionamos la hoja modelo y abrir una base de datos (observad el botón marcado en la barra de herramientas)

Elegimos la tabla

Marcamos el campo elegido

Veremos que en Word aparecen los campos marcados entre fechas <<id>>.

Si pulsamos el botón marcado en la siguiente pantalla, podremos previsualizar el resultado.

Una vez que estamos contentos con el resultado, podemos generar un documento nuevo con la combinación de datos y formato

Elegimos los registros a los que aplicar la combinación

Y se habrá generado el documento completo.

La gracia que tiene el tema es que si cambian los requisitos o deseamos añadir o quitar campos, bastan unos clicks y no tenemos que perdernos dentro del documento Word. ¿a alguien que le guste programar le gusta documentar?

Uso de campos adicionales en Word

Entendiendo la potencia de lo visto anteriormente, ahora podemos comprender para que valen otras opciones normalmente ignoradas en las herramientas ofimáticas..

En el menú principal, Archivo podemos pulsar la opción Propiedades. En estas propiedades definimos el autor, título, etc.

Es fácil añadir nuevas propiedades

Al igual que hicimos con la tabla, podemos añadir la propiedad en el documento.

Siendo creativos, si tenemos que hacer informes periódicos de seguimiento, podríamos crear una plantilla compleja y posteriormente insertar campos específicos en ella, cosa que simplificaría la labor diaria.

Imaginad a la hora de hacer escritos oficiales .... sería sencillo ¿verdad? ¿y contratos? ....

Conclusiones

Lo sencillo puede ser complejo y lo complejo sencillo .... "en un momento del tiempo". Con constancia y formación las barreras se rompen.

Normalmente excedemos nuestros esfuerzos formativos en las nuevas tecnologías y tendencias cuando podría ser más práctico aprender a manejar las herramientas básicas que funcionan y tenemos desde hace años.

Y antes aún, creo que lo primero que deberíamos aprender es a optimizar el tiempo, ideas como:

  • Compromiso personal
  • Prioridad
  • Técnicas y herramientas de mejora diaria
  • Saber decir que no
  • Anular a los ladrones del tiempo (buscad sobre esto)
  • y algunas cosas más.....

Pero ... esto es otra historia

Roberto Canales Mora

www.adictosaltrabajo.com


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