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Mecanismos sencillos para Gestionar Proyectos




 

Una realidad inevitable en el mundo del desarrollo de software (y supongo que en bastantes más profesiones) es que los técnicos (desarrolladores), sin darse apenas cuenta, pasan a desempeñar labores de gestión y dirección sobre sus compañeros.

Cuando pasa esto, inicialmente se comenten siempre los mismos errores:

  • Tratar de competir en conocimientos con el equipo técnico asignado.
  • Atender más a lo que hago que a los que el grupo tiene que hacer.
  • Preocuparse más por los requerimientos técnicos que por los funcionales.
  • Centrarse en continuar perfeccionando el perfil técnico descuidando otras disciplinas.
  • Negarse a si mismos la necesidad de realizar labores de gestión y supervisión.
  • Reportar a los responsables con excesivo nivel de detalle para demostrar nuestra capacidad de trabajo
  • ... y muchas cosas más.

¿Que nos falta por aprender? Muchas cosas: Gestión de costes, riesgos, plazos, adquisiciones, técnicas de valoración, negociación, motivación, evaluación, control, y un largo etcétera....

En poco tiempo, seguro que el día a día nos supera. Es muy probable que no nos hayan preparado para esto y que tengamos que aprender a base de golpes... Es más, es posible que no seamos ni conscientes de ello.

Creo que una de las principales cosas que hay que hacer es asumir que tenemos deficiencias formativas y limitaciones y posteriormente, tratar de empezar por cosas sencillas. Esto no se aprende en un día.....

Como hay que hacer tantas cosas, es muy probable que lo primero que debamos aprender es a ser disciplinados, a optimizar el tiempo y ayudarnos de sencillas técnicas y herramientas que nos permitan acumular conocimiento y no repetir trabajo innecesariamente.

Normalmente en nuestro PC tengamos instalado software ofimático al cual no hayamos prestado excesiva atención.... pronto nos daremos cuenta de que el Word, Excel y Access valen para más cosas de lo que pensábamos (y más si sabemos combinarlos). Siguiendo nuestro propio consejo empezaremos por algo sencillo.

Uso básico de Microsoft Access

Access es una base de datos sencilla e intuitiva que nos puede ayudar desde el primer momento a estructurar los datos.

Propongamos un escenario

Imaginar que comenzamos un proyecto.... seguramente cometeremos bastantes errores. Un modo de minimizar estos errores, a medio plazo, puede consistir en realizar un estudio preliminar de riesgos. Cuando analizamos los riesgos de un proyecto, podemos encontrar problemas y planificar posibles soluciones.... sino, encontraremos sorpresas.

  • Los problemas planificados se pueden solucionar (o advertir con antelación a nuestros responsables de la posibilidad de no tener la capacidad de encontrar solución).
  • Las sorpresas desconciertan (a nosotros y nuestros jefes) y nos invitan a que perdamos el control (y credibilidad), complicando aún más la situación.

Posiblemente, sea aconsejable preguntar a compañeros, leer algún libro y construir un cuestionario para asegurarnos que al menos nos hacemos las preguntas mínimas, a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Es más, seguro que cuando le preguntes a dos personas distintas sobre como anticiparse a un riesgo, te propondrán distintas soluciones. Esta información puede ser interesante organizarla y estructurarla (es más, saldría un buen libro).

Vamos a ver como podríamos empezar a manipular la información con Microsoft Access (la información estructurada se puede transformar en conocimiento).

Creación de una base de datos

Al abrir Access podemos crear una nueva base de datos en blanco

Si pinchamos la opción marcada, crearemos una tabla diseñando su estructura (vista de diseño).

Normalmente crearemos un campo clave que identifique a todos los elementos de la tabla de un modo único (clave primaria). Podemos empezar llamádolo ID (y seleccionar el tipo auto-numérico para que se incremente automáticamente a medida que añadimos elementos) y pinchando el botón marcado (Primary key o clave primaria)

Nuestra tabla va a almacenar riesgos como campos textuales (250 caracteres)

Si guardamos el trabajo, nos preguntará por el nombre de la tabla: Le llamaremos riesgos.

Si luego pinchamos sobre ella, podemos introducir los elementos deseados (es conveniente navegar un poco por Internet y encontraremos muchos enlaces con riesgos típicos)

Para cada riesgo, se nos pueden ocurrir distintas soluciones.

Vamos a crear una tablas, que llamaremos PosiblesSolucionesRiesgo que relacionaremos con los riesgos. Un riesgo puede tener varias soluciones.

Parece que tenga sentido que todos los elementos de la tabla tengan una clave primaria (id) para identificarlos de un modo inequívoco. Del mismo modo, también parece sensato que cada solución haga referencia al riesgo asociado (idriesgo de tipo numérico). Necesitaremos, al menos, un campo de texto para especificar la posible solución. La tabla quedaría tal y como la podemos ver

Y al grabar le damos nombre (no olvidar decir que el campo ID es clave)

Ya vemos que tenemos dos tablas

Relacionar tablas

Si pinchamos el botón derecho sobre el área en blanco, podemos seleccionar la opción de relaciones (relationships si lo tenemos en Ingles).

Nos aparece una ventana donde seleccionar las tablas a relacionar. Pinchamos una a una las dos creadas y damos al botón Add (añadir al diagrama)

Y nos aparecerán las tablas desconectadas en un diagrama. Simplemente pinchando en en campo idriesgo de la primera tabla y soltando sobre el campo id de la tabla riesgos,  estableceremos una relación entre ambas tablas.

A medida que vallamos rellenando las tablas, nos daremos cuenta de que tenemos cada vez una información muy valiosa y, además, explotable desde muchas perspectivas distintas.

Por ejemplo, si seleccionamos una tabla cualquiera, veremos que tenemos un botón (+) al principio de la pantalla que nos da acceso a los elementos relacionados

Si los datos que vemos no son los que deseamos, podemos seleccionar la tabla adecuada (Menú Insertar)

Construir formularios multi-tabla

Es también relativamente sencillo construir formularios para recoger los datos (incluso en múltiples tablas a la vez). Vamos a crear un formulario que nos permita dar de alta un riesgo y sus posibles soluciones de una sola vez.

Cambiamos de menú y creamos un nuevo formulario

ç

Elegimos crearlos utilizando un asistente y seleccionamos la tabla base.

Elegimos los campos de la primera tabla

Y podemos seleccionar otras tablas y sus campos

Como existe una relación entre tablas, nos propone como representar la información

Elegimos es estilo

Le asignamos un nombre

Y ya tenemos un formulario multi-tabla.

Esto es solamente un ejemplo .... pero se puede hacer mucho más y de un modo sencillo:

  • Construir informes
  • Crear formularios Web
  • Definir reglas y formulas complejas
  • Automatizar labores con macros
  • Formatear la salida integrándonos con Word
  • Y muchas cosas más ...

Conclusiones

Muchas veces podemos pensar que para solucionar nuestros problemas, necesitamos nuevas herramientas. Probablemente nos podríamos apañar con las herramientas que tenemos, conociéndolas un poquito mejor.

Es más importante tener claro donde queremos llegar (por lo que tenemos que saber donde estamos, que es bastante difícil) y tener una buena disciplina diaria para tratar de conseguirlo......

Roberto Canales Mora

www.adictosaltrabajo.com


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