- Uso básico de Microsoft
Access - Creación de una base de
datos - Relacionar
tablas - Construir formularios
multi-tabla - Conclusione
s
Una realidad inevitable en el mundo del desarrollo de
software (y
supongo que en bastantes más profesiones) es que los
técnicos (desarrolladores), sin darse apenas cuenta, pasan
a desempeñar labores de gestión
y dirección sobre sus
compañeros.
Cuando pasa esto, inicialmente se comenten siempre los
mismos errores:
- Tratar de competir en conocimientos con el equipo
técnico asignado. - Atender más a lo que hago que a los que el
grupo tiene
que hacer. - Preocuparse más por los requerimientos
técnicos que por los funcionales. - Centrarse en continuar perfeccionando el perfil
técnico descuidando otras disciplinas. - Negarse a si mismos la necesidad de realizar labores
de gestión y supervisión. - Reportar a los responsables con excesivo nivel de
detalle para demostrar nuestra capacidad de trabajo - … y muchas cosas más.
¿Que nos falta por aprender? Muchas cosas:
Gestión de costes, riesgos,
plazos, adquisiciones, técnicas
de valoración, negociación, motivación, evaluación, control, y un
largo etcétera….
En poco tiempo,
seguro que el
día a día nos supera. Es muy probable que no nos
hayan preparado para esto y que tengamos que aprender a base de
golpes… Es más, es posible que no seamos ni conscientes
de ello.
Creo que una de las principales cosas que hay que hacer
es asumir que tenemos deficiencias formativas y limitaciones y
posteriormente, tratar de empezar por cosas sencillas. Esto no se
aprende en un día…..
Como hay que hacer tantas cosas, es muy probable que lo
primero que debamos aprender es a ser disciplinados, a optimizar
el tiempo y ayudarnos de sencillas técnicas y herramientas
que nos permitan acumular conocimiento y
no repetir trabajo innecesariamente.
Normalmente en nuestro PC tengamos instalado software
ofimático al cual no hayamos prestado excesiva atención…. pronto nos daremos cuenta de
que el Word, Excel y
Access valen
para más cosas de lo que pensábamos (y más
si sabemos combinarlos). Siguiendo nuestro propio consejo
empezaremos por algo sencillo.
Uso básico de Microsoft
Access
Access es una base de datos
sencilla e intuitiva que nos puede ayudar desde el primer momento
a estructurar los datos.
Propongamos un escenario
Imaginar que comenzamos un proyecto….
seguramente cometeremos bastantes errores. Un modo de minimizar
estos errores, a medio plazo, puede consistir en realizar un
estudio preliminar de riesgos. Cuando analizamos los riesgos de
un proyecto, podemos encontrar problemas y
planificar posibles soluciones….
sino, encontraremos sorpresas.
- Los problemas planificados se pueden solucionar (o
advertir con antelación a nuestros responsables de la
posibilidad de no tener la capacidad de encontrar
solución). - Las sorpresas desconciertan (a nosotros y nuestros
jefes) y nos invitan a que perdamos el control (y
credibilidad), complicando aún más la
situación.
Posiblemente, sea aconsejable preguntar a
compañeros, leer algún libro y
construir un cuestionario
para asegurarnos que al menos nos hacemos las preguntas
mínimas, a lo largo del ciclo de vida
del proyecto.
Es más, seguro que cuando le preguntes a dos
personas distintas sobre como anticiparse a un riesgo, te
propondrán distintas soluciones. Esta información puede ser interesante
organizarla y estructurarla (es más, saldría un
buen libro).
Vamos a ver como podríamos empezar a manipular la
información con Microsoft
Access (la información estructurada se puede
transformar en conocimiento).
Al abrir Access podemos
crear una nueva base de datos en blanco
Si pinchamos la opción marcada, crearemos una
tabla diseñando su estructura
(vista de diseño).
Normalmente crearemos un campo clave que identifique a
todos los elementos de la tabla de un modo único (clave
primaria). Podemos empezar llamádolo ID (y
seleccionar el tipo auto-numérico para que se
incremente automáticamente a medida que añadimos
elementos) y pinchando el botón marcado (Primary key o
clave primaria)
Nuestra tabla va a almacenar riesgos como campos
textuales (250 caracteres)
Si guardamos el trabajo,
nos preguntará por el nombre de la tabla: Le llamaremos
riesgos.
Si luego pinchamos sobre ella, podemos introducir los
elementos deseados (es conveniente navegar un poco por Internet y encontraremos
muchos enlaces con riesgos típicos)
Para cada riesgo, se nos pueden ocurrir distintas
soluciones.
Vamos a crear una tablas, que llamaremos
PosiblesSolucionesRiesgo que relacionaremos con los
riesgos. Un riesgo puede tener varias soluciones.
Parece que tenga sentido que todos los elementos de la
tabla tengan una clave primaria (id) para identificarlos
de un modo inequívoco. Del mismo modo, también
parece sensato que cada solución haga referencia al riesgo
asociado (idriesgo de tipo numérico).
Necesitaremos, al menos, un campo de texto para
especificar la posible solución. La tabla quedaría
tal y como la podemos ver
Y al grabar le damos nombre (no olvidar decir que el
campo ID es clave)
Ya vemos que tenemos dos tablas
Si pinchamos el botón derecho sobre el
área en blanco, podemos seleccionar la opción de
relaciones (relationships si lo tenemos en Ingles).
Nos aparece una ventana donde seleccionar las tablas a
relacionar. Pinchamos una a una las dos creadas y damos al
botón Add (añadir al diagrama)
Y nos aparecerán las tablas desconectadas en un
diagrama. Simplemente pinchando en en campo idriesgo de la
primera tabla y soltando sobre el campo id de la tabla
riesgos, estableceremos una relación entre
ambas tablas.
A medida que vallamos rellenando las tablas, nos daremos
cuenta de que tenemos cada vez una información muy valiosa
y, además, explotable desde muchas perspectivas
distintas.
Por ejemplo, si seleccionamos una tabla cualquiera,
veremos que tenemos un botón (+) al principio de la
pantalla que nos da acceso a los elementos
relacionados
Si los datos que vemos no son los que deseamos, podemos
seleccionar la tabla adecuada (Menú Insertar)
Construir formularios
multi-tabla
Es también relativamente sencillo construir
formularios para recoger los datos (incluso en múltiples
tablas a la vez). Vamos a crear un formulario que nos permita dar
de alta un riesgo y sus posibles soluciones de una sola
vez.
Cambiamos de menú y creamos un nuevo
formulario
ç
Elegimos crearlos utilizando un asistente y
seleccionamos la tabla base.
Elegimos los campos de la primera tabla
Y podemos seleccionar otras tablas y sus
campos
Como existe una relación entre tablas, nos
propone como representar la información
Elegimos es estilo
Le asignamos un nombre
Y ya tenemos un formulario multi-tabla.
Esto es solamente un ejemplo …. pero se puede hacer
mucho más y de un modo sencillo:
- Construir informes
- Crear formularios Web
- Definir reglas y formulas complejas
- Automatizar labores con macros
- Formatear la salida integrándonos con
Word - Y muchas cosas más …
Muchas veces podemos pensar que para solucionar nuestros
problemas, necesitamos nuevas herramientas. Probablemente nos
podríamos apañar con las herramientas que tenemos,
conociéndolas un poquito mejor.
Es más importante tener claro donde queremos
llegar (por lo que tenemos que saber donde estamos, que es
bastante difícil) y tener una buena disciplina
diaria para tratar de conseguirlo……
Roberto Canales Mora
www.adictosaltrabajo.com