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Los Costos y el Control Total de la Calidad




  1. La Calidad como estrategia competitiva
  2. ¿Costos de la calidad?

Introducción:

El proceso de transformación que ha experimentado el mundo de los negocios en los últimos años, ha traído como resultado fundamental, la reordenación interna de las empresas y ha potenciado su actuación estratégica, lo cual ha influido en la búsqueda de técnicas capaces de transmitir la información necesaria para tomar nuevas decisiones.

El perfeccionamiento de los sistemas informativos ha sido una consecuencia del desarrollo y la complejidad alcanzados por la actividad económica en las últimas décadas, lo cual ha repercutido también en los criterios a seguir por los especialistas contables en las diferentes etapas en que se enmarca ese desarrollo.

La evolución de la Contabilidad en general y particularmente de la relacionada con los usuarios internos de una entidad, está estrechamente vinculada a los cambios en los sistemas de dirección, respondiendo a los objetivos estratégicos de las organizaciones.

Las condiciones que predominan en la actualidad, obligan a la empresa a integrar en su estrategia competitiva, además de los factores convencionales, otros factores que constituyen indicadores más efectivos de la aportación que realizan las operaciones de la organización a su estrategia competitiva.

La información suministrada a la gerencia desde el punto de vista de la Contabilidad de Gestión, debe estar basada en las variables que posibiliten un seguimiento de la estrategia adoptada en aras de alcanzar una ventaja competitiva en el mercado, lo que ha originado una demanda de información adicional a la aportada tradicionalmente por los sistemas de costos, para poder facilitar una eficaz gestión de la empresa, así como su adecuación a las exigencias externas impuestas por el mercado y en función de lograr un mejor control a partir del surgimiento de nuevas tecnologías de gestión

Las técnicas de gestión "son procedimientos que se desarrollan para optimizar el uso de los recursos del ente para alcanzar un objetivo" (Osorio, 1999), por lo que es indiscutible que las empresas actualmente están obligadas a utilizar las más adecuadas para poder ser competitivas y la Contabilidad de Gestión a su vez tiene que ajustar sus procedimientos para poder reflejar eficientemente la influencia de esas técnicas y permitir así que se adopten las decisiones necesarias para alcanzar una mayor competitividad.

En este contexto y con el objetivo de mejorar la posición competitiva de las organizaciones, en el transcurso de los años 80 se observaron tres desarrollos importantes, el primero de ellos vinculado a dar mayor énfasis a la calidad de los productos.

La calidad es el objetivo y la referencia de cualquier actividad desarrollada en la empresa. Se ha convertido en un instrumento de gestión poderoso y avanzado que en manos de las empresas les permite alcanzar importantes cuotas de mercado, esgrimiéndose como estrategia competitiva diferenciadora.

Es así como surge la necesidad de controlar los recursos utilizados para obtener esa calidad, siendo los costos un valioso instrumento en este sentido, en función de mantener un seguimiento de la estrategia aportando a la gerencia la información necesaria.

El presente artículo aborda el tema de los costos de la calidad, su significado para las organizaciones, su importancia para tomar decisiones y la necesidad de contar con procedimientos que permitan su determinación con el objetivo de controlar la gestión de la calidad, mejorar los procesos relacionados con la misma y contribuir a la disminución de los gastos por este concepto.

La Calidad como estrategia competitiva

La calidad entendida como la aptitud de un producto o servicio para satisfacer las necesidades de los usuarios (Douchy, 1988) constituye uno de los pilares básicos de la administración hoy en día, erigiéndose en uno de los mecanismos estratégicos más importantes para las empresas, por lo que el control total de la calidad en el seno de la organización es fundamental.

En la actualidad el entorno competitivo provoca que las empresas realicen grandes esfuerzos por lograr mejoras en muchos frentes, reconociendo que la única forma de mantenerse en el mercado y de prosperar es ofreciendo productos y servicios de mayor calidad desde la perspectiva del cliente, al menor costo posible.

Poner énfasis en la calidad significa identificar y eliminar las causas de errores, el reproceso, reduciendo los costos y logrando que haya más unidades del producto disponibles para cumplir con los plazos de entrega a los clientes.

En 1987 Horngren y Foster, en la séptima edición de su libro Cost Accounting: A Managerial Emphasis, al exponer las innovaciones introducidas en el mismo por las nuevas condiciones que afectan el sistema productivo, citan expresamente los aspectos siguientes:

  • El efecto de la técnica Just-in-time sobre las compras y la fabricación.
  • El control total de calidad y los costos a él asociado.
  • La nueva tecnología y sus efectos sobre los costos.

La calidad total es un estilo de gestión que afecta a todos los colaboradores de la empresa con el fin de obtener productos o servicios que satisfagan las necesidades de los clientes al menor costo posible y a la vez causen motivación y satisfacción en los empleados, considerándose estos aspectos sus principales objetivos

Vinculados a este concepto generalmente se manejan dos definiciones: la calidad de conformidad (Crosby, 1987) y la calidad de diseño (Juran, 1990).

La calidad puede referirse a la conformidad de un producto o servicio con las especificaciones o requisitos previamente establecidos, garantizando que hayan sido fabricados según la forma en la que fueron proyectados.

En su libro Hablemos de Calidad, Crosby (1990) plantea que el propósito de la calidad, no es acomodar lo que está mal, consiste en eliminar todo aquello que está mal y evitar que tales situaciones se repitan, siendo esta una de las ideas rectoras de la gestión de la calidad.

La calidad total supone la consecución "cero defecto" rompiendo con el concepto tradicional de los márgenes de error permitidos, dirigiéndose a respetar los compromisos haciendo las cosas bien desde la primera vez y asegurando un trabajo de equipo que permita la reducción de los defectos y mejorar la satisfacción de cada individuo, lo cual va encaminado a alcanzar la mejora continuada en el desempeño de las diferentes tareas (Fernández, Muñoz, 1997).

Hansen en su libro Administración de Costos (1996) señala que "la calidad es el grado o nivel de excelencia, es una medida de lo bueno de un producto o servicio.

En materia de negocios el último juez de la calidad es el cliente, por lo tanto, un producto o servicio de calidad es el que alcanza o excede las expectativas del cliente.

Otro análisis que puede hacerse es desde la perspectiva del cliente, en este caso la calidad se refiere al diseño, a su aptitud para su utilización, determinándose por aquellas características del producto que el cliente puede reconocer como beneficiosas para él. En este sentido puede suceder que un producto cumpla adecuadamente los requisitos establecidos para su fabricación pero no satisfacer los gustos o necesidades del cliente.

Existen muchas definiciones para el término calidad, las que se reúnen en los siguientes principios (AECA,1995):

  • Calidad es satisfacer las necesidades de los clientes con los mínimos costos.
  • Calidad tiene que ver también con empleados, proveedores y con el entorno en el que se mueve la empresa.
  • Calidad es hacer bien el trabajo, sin fallos, desde el principio, desde el diseño hasta el servicio post-venta, pasando por todo el resto de las etapas del proceso de creación de valor, tales como la producción, comercialización y administración.

Lo antes expuesto indica la importancia que tiene la calidad como instrumento de gestión, siendo un factor representativo de la ventaja competitiva de una organización, es uno de los elementos de mayor influencia entre los competidores de clase mundial, incidiendo decisivamente en el proceso de mejoramiento continuo.

Se han creado estándares de calidad internacionales, por ejemplo las ISO 9000, desarrolladas por la Organización Internacional de Estandarización, constituyen un conjunto de cinco estándares para la administración de la calidad que han adoptado más de 80 países. Estas normas fueron creadas en 1987 para permitirle a las empresas documentar y certificar los elementos de un sistema de calidad de los productos y servicios, sirviendo además de documento mediador en el establecimiento de contratos entre suministradores y compradores.

Existen varios premios de reconocimiento internacional como el Premio a la Calidad de Malcom Baldridge en Estados Unidos, el Premio Deming en Japón, el Premio Nacional de Calidad en México, Giraldilla a la Calidad de la Gestión Empresarila de Cuba, entre otros, que han sido institucionalizados para reconocer la calidad excepcional.

Muchas compañías en el mundo, consideran vital la administración de la calidad para otorgar la ventaja competitiva, reduciendo costos y aumentando la satisfacción del cliente

Un elemento esencial para un programa de control total de la calidad consiste en la identificación, el análisis y el control de los costos de calidad para todo el negocio, lo que permite evaluar dichos programas y detectar las áreas que demandan atención.

¿Costos de la calidad?

Los costos de calidad forman parte integral del costo de producción, estando presentes en los resultados que se reflejan en el Estado de Resultado de una organización, pero no se cuantifican por separado, lo que impide su adecuado control y análisis, dificultando la aplicación de posibles medidas correctivas y el proceso de toma de decisiones.

Los Sistemas de Costos llamados "tradicionales", no cuentan con procedimientos que permitan ofrecer información a la gerencia relacionada con el control de la calidad.

Referido a este tema, tradicionalmente la Contabilidad de Costos se ha ocupado de los reprocesos que se realizan en aquellos productos que se alejan de la calidad del diseño para acercarlos a ella, desarrollando técnicas para el tratamiento de los desperdicios y de la llamada producción defectuosa.

Sin embargo, poner énfasis en la calidad puede constituirse en un apoyo que identifique y elimine las causas de los errores y el reproceso, reduciendo costos y logrando que hayan más unidades de producto disponibles para cumplir con las fechas de entrega (Juran, Gryna, 1995).

Juran (1995) plantea entre los aspectos necesarios para llevar a cabo la evaluación de la calidad, o sea, la revisión del estado de la calidad en toda la compañía, el costo de la baja calidad, dicho de otra forma, aquellos costos en que no se hubiera incurrido si la calidad fuera perfecta, siendo la diferencia entre el costo actual de un producto y el costo reducido que resultaría si no hubiera posibilidad de fallos ni defectos en su elaboración.

En la actualidad el tema de los costos se vincula a los recursos económicos que se utilizan para poder obtener una determinada calidad y mantenerla y aquellos que son el resultado de no tenerla o perderla.

La mayoría de los autores consultados utilizan cuatro categorías para identificar los componentes de los Costos Totales de la Calidad:

  • Costos de Prevención
  • Costos de Evaluación
  • Costos de Fallos Internos
  • Costos de Fallos Externos

Los Costos de Prevención son definidos como aquellos en que se incurre al intentar reducir o evitar los fallos, o sea, son costos de actividades que tratan de evitar la mala calidad de los productos o servicios (funcionamiento del departamento de calidad, costos de formación, revisión, mantenimiento preventivo, etc.).

En el caso de los Costos de Evaluación se refieren a aquellos que se producen al garantizar la identificación antes de la entrega a los clientes, de los productos o servicios que no cumplen las normas de calidad establecidas (costos de medición, análisis e inspección).

Los Costos de Prevención y Evaluación son considerados como los costos de obtención de la calidad, denominándose costos de conformidad y se consideran controlables debido a que la empresa puede decidir sobre su magnitud atendiendo a los objetivos que se trace.

Los Costos de Fallos Internos están asociados con defectos, errores o no conformidad del producto o servicio, detectados antes de transferirlo al cliente y que por tanto éste no percibe y no se siente perjudicado (desperdicios, reprocesamiento, reinspecciones, etc.).

A diferencia de los anteriores costos, los relacionados con Fallas Externas, están vinculados con problemas que se encuentran después de enviado el producto o brindado el servicio al cliente (costos de garantía, concesiones, devoluciones, etc.).

En ambos casos estos costos se identifican como costos de la no calidad e incluyen el consumo de factores adicionales y los costos de oportunidad de los mismos (AECA, 1995).

El análisis de estos tipos de costos indica que si se aumenta el relativo a la obtención de la calidad, se disminuya el costo por concepto de fallos tanto internos como externos.

En este sentido, Sáez Torrecilla, Fernández y Gutiérrez (1994), señalan acertadamente, que la actuación de las empresas sobre los costos totales de calidad debe ser eficaz y tendente a reducirlos tomándose en consideración los aspectos siguientes:

  1. Invertir en actividades de prevención y evaluación para conseguir reducir los fallos.
  2. Atacar directamente los fallos visibles.
  3. Reducir los costos de evaluación conforme la mejora se vaya haciendo patente.
  4. Buscar una nueva orientación a las actividades de prevención para alcanzar la mejora continuada.

Al respecto Juran y Gryna (1995) plantean:

  • Para lograr una reducción significativa en los costos, deben atacarse primero los costos por fallas, lo que tendrá mayor impacto que reducir los costos de evaluación.
  • Un incremento de los costos de prevención significa un ingreso en términos de costos menores por fallas.

Estos autores concluyen como resultado de estudios realizados, que los costos totales de la calidad son más altos en industrias complejas, los de fallas son el porcentaje más alto del total, mientras que los de prevención constituyen el porcentaje más pequeño.

Señalan además, coincidiendo con otros autores, que en empresas manufactureras, el costo de la calidad anualmente es de aproximadamente el 15% del ingreso por ventas y para las de servicios, el promedio es de alrededor del 30% de los gastos de operación, lo cual dice de la importancia de su análisis, evolución y control.

En la actualidad al diseñarse un Sistema de Costo, es imprescindible tener en cuenta que su primer objetivo es ser un elemento decisivo en el sistema informativo de la organización, siendo un apoyo a la gerencia en el proceso de control y toma de decisiones, facilitando la medición del cumplimiento de los objetivos estratégicos y contando con elementos cualitativos y cuantitativos.

Los costos de la calidad deben ser un elemento integrante de ese sistema de costos, siendo el que brinde la información al Sistema de Calidad.

Motivar a la Dirección en la implementación de estos aspectos constituye un punto de partida para alcanzar el éxito en la Gestión de la Calidad Total.

 

Dra. Miriam López Rodríguez

Facultad de Contabilidad y Finanzas

Universidad de la Habana, Cuba

Licenciada en Control Económico (1979) en la Universidad de la Habana y homologado al de Ciencias Económicas y Empresariales de España (1998), Doctora en Ciencias Económicas y Empresariales en la UNED de Madrid, España (2000), homologado al de Doctor en Ciencias Económicas de Cuba (2002).

Es profesora de la Facultad de Contabilidad y Finanzas de la Universidad de la Habana desde 1979, profesora invitada de la Universidad Carlos III de Madrid, España de 1994 a 1998. También ha impartido clases en otras ciudades españolas, en Sao Tomé y Príncipe y en Angola, tanto de pregrado como de postgrado.

Es Vicedecana Docente – Metodológica de la Facultad de Contabilidad y Finanzas desde 1999, miembro de su Consejo Científico, miembro del Consejo Científico de la Cátedra de Administración Pública de la Universidad de la Habana, miembro de la Comisión de Grados Científicos de Economía y miembro del claustro de profesores de las Maestrías en Contabilidad, en Finanzas, en Auditoría y Control de Gestión y en Gestión Universitaria.

Dirige en la Facultad el tema de Investigación de la Contabilidad de Gestión, desarrollando múltiples investigaciones y ha participado en asesorías y consultorías a empresas cubanas.

Tiene una amplia participación en Eventos Científicos nacionales e internacionales y ha publicado libros y artículos en el país y en el extranjero.


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