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La importancia del proceso de capacitación



    1. ¿Por qué las
      empresas contratan a un capacitador?
    2. Objetivos de la
      capacitación
    3. Proceso de
      capacitación
    4. Implantación de
      sistemas

    De acuerdo a la vida actual del mundo empresarial el
    termino capacitación y sistemas de
    información están cambiando la forma de
    trabajo de las
    empresas, los
    sistemas de información ayudan a acelerar procesos por
    lo tanto; las organizaciones
    que los implantan logran ventajas competitivas al adoptarlos en
    sus funciones.

    La capacitación se refiere a los métodos
    que se usan para proporcionar a las personas dentro de la empresa las
    habilidades que necesitan para realizar su trabajo, esta abarca
    desde pequeños cursos sobre terminologia hasta cursos que
    le permitan al usuario entender el funcionamiento del sistema nuevo, ya
    sea teorico o a base de practicas o mejor aun, combinando los
    dos.

    Este es un proceso que lleva a la mejora continua y con
    esto a implantar nuevas formas de trabajo, como en este caso un
    sistema que será automatizado viene a agilizar los
    procesos y llevar a la empresa que lo
    adopte a generar un valor agregado
    y contribuir a la mejora continua por medio de la
    implantación de sistemas y capacitación a los
    usuarios.

    ¿POR QUE LAS
    EMPRESAS CONTRATAN A UN CAPACITADOR?

    Porque existen varios problemas o
    necesidades especificas que la
    organización quiera resolver apoyándose en la
    capacitación, pero la idea principal de cualquier empresa
    independientemente de todos los problemas que existan, la
    razón principal para capacitar es generar el cambio y este
    cambio por lo tanto lleva a una modificación
    tecnológica por que estamos hablando de capacitar cuando
    se implanten los sistemas de información.

    Todo proceso, actividad, empresa etc. Tienen un
    estándar de calidad es decir
    si yo cuento con una
    maquina de hacer tortillas y se me indica que esta es capaz de
    producir 5 kilos por minuto, es un estándar de calidad. Si
    logro alcanzar las ventas para un
    periodo determinado eso también es un estándar.
    Entonces nos encontramos en una situación
    ideal.

    Para el caso de la capacitación será
    necesario establecer los estándares de análisis en este sentido se
    dividirán en Recursos Materiales,
    actividades, Índices de eficiencia,
    requerimientos, ambiente de
    trabajo físico, y medidas de seguridad.

    Explicare brevemente cada uno de estos:

    Recursos materiales: Son los útiles que el
    trabajador necesita para realizar su trabajo.

    Actividades: Son los quehaceres que se llevan a
    cabo para lograr un trabajo productivo, creativo y
    útil.

    Índices de eficiencia: Algunos quehaceres
    que se pueden contar sobre todo en personal
    operativo.

    Requerimientos: son los requisitos tales como
    nivel de escolaridad, experiencia, edad, sexo, etc que
    solicitan para que desempeñes un puesto.

    Ambiente de trabajo físico: Es todo
    aquello que involucra al trabajador y a su puesto de trabajo por
    ejemplo : Luz, color, ambiente
    de trabajo ruido.

    Medidas de seguridad: Son aquellos factores que
    hay que cuidar para que no se provoquen accidentes de
    trabajo.

    Es importante señalar que no todas las
    necesidades que se detecten serán resueltas a
    través de la capacitación.

    OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN,

    • Proporcionar a la empresa recursos humanos altamente
      calificados en términos de conocimiento, habilidades y actitudes
      para un mejor desempeño de su trabajo.
    • Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través
      de una mayor competitividad y conocimientos
      apropiados.
    • Lograr que se perfeccionen los ejecutivos y empleados
      en el desempeño de sus puestos tanto actuales como
      futuros.
    • Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente
      actualizados frente a los cambios científicos y
      tecnológicos que se generen proporcionándoles
      información sobre la aplicación de nueva tecnología.
    • Lograr cambios en su comportamiento con el porosito de mejorar las
      relaciones
      interpersonales entre todos los miembros de la
      empresa.

    PROCESO DE CAPACITACION

    Un factor de gran importancia es que la empresa no debe
    de considerar al proceso de capacitación, como un hecho
    que se da una sola vez para cumplir con un requisito. La mejor
    forma de capacitación es la que se obtiene de un proceso
    continuo, siempre buscando conocimientos y habilidades para estar
    al día con los cambios repentinos que suceden en el mundo
    de constante competencia en
    los negocios.

    La capacitación continua significa que los
    trabajadores se deben encontrar preparados para avanzar, hacia
    mejores oportunidades ya sea dentro o fuera de la
    empresa

    Este proceso se compone de 5 pasos que
    continuación mencionare:

    1. Analizar las necesidades. Identifica
      habilidades y necesidades de los conocimientos y
      desempeño
    2. Diseñar la forma de enseñanza: Aquí se elabora el
      contenido del programa
      folletos, libros,
      actividades. Etc.
    3. Validación: Aquí se eliminan los
      defectos del programa y solo se presenta a unos cuantos pero
      que sean representativos.
    4. Aplicación: Aquí se aplica el
      programa de capacitación
    5. Evaluación: Se determina el éxito
      o fracaso del programa

    IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS

    Las personas que se motivan y desean ser mejores a
    través del proceso de capacitación requieren de una
    herramienta que los apoye a lograr su nueva actitud en la
    organización con procedimientos
    rápidos y fáciles.

    Para todos los que se involucran en la
    elaboración de un articulo, desde los directivos, hasta el
    ultimo subordinado haciendo que el proceso de elaboración
    de un articulo desde su diseño,
    materias primas, hasta la distribución entrega y satisfacción
    del cliente sean
    procedimientos rápidos y fáciles esto lo lograran
    con la implantación de sistemas de información, que
    le digan a cada integrante de la organización lo que tiene
    que hacer y como hacerlo.

    O sea entiendo por esto un sistema que se encargue de
    unir esfuerzo y misión de
    cada departamento y que logre los objetivos de
    productividad
    y calidad total.
    Usando herramientas
    que cada día irán mejorando y exigiendo cada
    día mas a quienes dependan de los sistemas.

    Para poder
    implantar un sistema se tiene que acudir a un método que
    lleva por nombre METODO TRADICIONAL que consta de seis fases que
    son:

    Factibilidad: Consiste en hacer un estudio para
    determinar que tan factible es el desarrollo de
    un proyecto.

    Análisis: Consiste en determinar las
    especificaciones del usuario del sistema pronosticar los recursos
    que serán necesarios y determinar el tiempo que se
    tardaran en desarrollarlo.

    Diseño: En esta fase se traduce el
    análisis en forma de pasos; con los cuales se inicia la
    programación. Aquí en esta etapa se
    diseñan los procedimientos que servirán para
    cumplir con el objetivo del
    sistema y la forma de cómo se introducirán los
    datos al
    sistema.

    Además también se especifica el proceso de
    cómo se enviaran los resultados deseados y la forma en que
    se van a transmitir esos resultados al usuario final.

    Programación: Consiste en elaborar los
    programas
    considerados en el diseño para cumplir con lo especificado
    por el usuario.

    Pruebas: Prueba que haga lo que el usuario desea
    y lo haga bien.

    Implantación: Consiste en instalar el sistema
    en el ambiente en que operara y en realizar los procesos
    necesarios para que opere correctamente al terminar esta fase el
    usuario puede iniciar con la operación real del sistema,
    para lo cual requerirá capacitación sobre el uso
    adecuado de cada una de las funciones que se realizan. En esta
    fase es muy importante que el usuario participe activamente para
    que la capacitación sea exitosa y después pueda
    operar el sistema en forma correcta.

    Operación: Consiste en que el usuario
    utilice el sistema desarrollado en el ambiente real de trabajo es
    decir que trabaje con el sistema para cumplir con los objetivos
    deseados al momento de definirlo.

    Cada día, a donde nosotros nos dirijamos a
    realizar cualquier tramite etc los procesos están
    automatizados y sistematizados y día a día
    dependemos mas de los sistemas, por que estos son los encargados
    de mover el mundo que esta a nuestro alrededor;

    Es importante reconocer que en el futuro no muy lejano
    muchas empresas tendrán que basar su estructura
    competitiva a través de procesos que involucren inversiones
    importantes en tecnología informática. Para esto será
    necesario que se adopte una cultura
    computacional y de información de los diferentes niveles
    de la empresa con el fin de encaminar los objetivos
    estratégicos hacia procesos de generación de
    información.

    En las empresas los sistemas de información con
    frecuencia se implantan en forma inicial los sistemas
    transaccionales y posteriormente se introducen los sistemas de
    apoyo a las decisiones por ultimo se desarrollan los sistemas
    estratégicos que dan forma a la estructura
    competitiva.

    Richard Nolan un autor y profesor de la
    escuela de
    negocios de Harvard desarrollo una teoría
    que impacto en el proceso de planeación
    de los recursos y las actividades de la informática.esta
    teoría se llama ETAPAS DE NOLAN y esta compuesta por 6
    etapas que son:

    Etapa de inicio, contagio, control, integración, administración de datos y
    madurez.

    Cuando las empresas llegan al a etapa de madurez la
    informática se encuentra definida como una función
    básica se pulen muchos de los controles implementados en
    las etapas anteriores.

    El diseñar e implantar sistemas de
    información, genera o contribuye a la creación de
    nuevas formas de hacer negocio. El mundo se esta sistematizando
    es por ello que se debe estar a la vanguardia y
    seguir en el proceso de cambio constante.

    Los sistemas de información han evolucionado en
    su uso, iniciando con la automatización de los procesos de las
    organizaciones, como apoyo al nivel operativo proporcionando
    información que sirva de base para el proceso de tomar
    decisiones, también como apoyo a los altos niveles,
    finalmente para lograr ventajas competitivas a través de
    su implantación y uso.

    Cada día se utiliza en mayor proporción la
    tecnología
    de información, para apoyar y automatizar las
    actividades de una empresa
    partiendo de que cada día se utiliza mas la
    tecnología de información, puedo afirmar que la
    importancia del proceso de capacitación al momento de
    implantar sistemas de información se centra en que la
    capacitación es un medio fundamental de educación que
    contribuye para que las personas profesionalicen su trabajo para
    que se adapten a la era de cambios que vivimos y desarrollen
    confianza en si mismos para enfrentar estos cambios con
    éxito.

    Los sistemas son una herramienta muy poderosa ya que
    estos son requeridos en todos los niveles de una
    organización para que esta funcione y a su vez se puedan
    adoptar nuevas formas de hacer las cosas mediante la
    implantación de sistemas y la capacitación. Ya que
    al implantar sistemas, la capacitación se hace de manera
    especifica impartiendo cursos sobre terminología o cursos
    que le permitan al usuario entender el funcionamiento del sistema
    nuevo ya sea teórico o a base de practica o mejor aun
    combinando los dos y esto es muy importante debido a que
    así se familiarizan con el sistema y se esfuma un poco la
    resistencia al
    cambio y algunos factores que puedan presentarse.

    Bibliografía

    Garry Mitchell Manual del capacitador grupo
    editorial Ibero América
    SA de CV 1995

    Daniel Cohen Karen Sistema de información para
    la toma de decisiones segunda edición
    Mc Graw- Grill


    http://www.depi.itchihuahua.edu.mx/mirror/itch/academic/maestriaadmon/cursoarh/tomo1/cap06.html

    http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf#

     

    Livier Villarreal Rosas

    Evaluación de Sistemas de
    Información

    Jesús Félix

    Instituto Tecnológico de Sonora

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