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Automatización de Bibliotecas




Enviado por Ramon F Mateo G



    Implantación y Administración de los Sistemas
    Automatizados en las Bibliotecas
    Académicas

    Puesto que la mayor parte de los sistemas
    computadorizados en las bibliotecas
    académicas hoy en día se encuentran en etapas de
    desarrollo o
    de operación inicial durante las cuales son frecuentes las
    mejoras son frecuente. es difícil hacer una
    separación clara entre la función de desarrollo y
    la función administrativa o de dirección. El desarrollo, la
    administración y las operaciones se
    enlazan y en muchos casos las realiza el mismo personal.

    Esta situación cambiará con el paso del
    tiempo, pero
    por el momento es acertado considerar que los sistemas de las
    bibliotecas
    automatizadas se caracterizarán por la inestabilidad y el
    cambio durante
    los próximos años. Sin embargo, este
    artículo no intenta distinguir entre las funciones de
    desarrollo y
    de administración, sino que labor dará
    en forma sencilla algunos de los factores que deben considerar
    los bibliotecarios y los administradores cuando consideren, como
    lo harán en forma inevitable, la introducción de
    sistemas
    computadorizados en sus bibliotecas o en
    la ampliación de las operaciones
    mecánicas existentes.

    En primer lugar, se explorarán los enfoques
    alternativos a la automatización de las bibliotecas.
    Después, se tratará sobre algunos de los elementos
    importantes que pertenecen a un programa exitoso,
    tales como la creación de una organización, un personal y un
    servicio. La
    selección de proyectos
    específicos y el asunto de los costos se
    mencionará también brevemente.

    EL ENFOQUE EN ESPERA DE LA
    APARICION DE LOS NUEVOS AVANCES

    Este enfoque se basa en la hipótesis de que prácticamente todos
    los sistemas
    bibliotecarios computadorizados se encuentran en una etapa
    experimental o de investigación y desarrollo con
    una justificación económica cuestionable, y de que
    no es necesario ni económico para las bibliotecas
    emprender un trabajo de desarrollo
    difícil y costoso. Los que abogan por este enfoque
    sugieren que la automatización de las bibliotecas no es
    una carrera por llegar a la Luna y dicen que es lógico
    esperar hasta que los pioneros hayan desarrollado algunos
    sistemas
    normalizados, útiles y económicos que puedan
    instalarse y operarse en otras bibliotecas a un
    costo
    razonable.

    Para muchas bibliotecas,
    especialmente las más pequeñas, esta es una
    posición razonable que adoptar durante los próximos
    años. Es un enfoque cauteloso que reduce al mínimo
    los costos y los
    riesgos. Es
    distinto en el caso de las bibliotecas
    más grandes, ya que no toma en consideración el
    hecho de que pronto, para poder manejar
    las cargas de trabajo crecientes, tendrán que desarrollar
    su capacidad de seleccionar, adaptar. aplicar, operar y mantener
    sistemas que
    fueron desarrollados en otras partes. El desarrollo de
    esta capacidad tomará tiempo y
    será más difícil debido a la ausencia de
    interés
    y actividad previa de automatización dentro de la
    institución que lo está adaptando. Los costos se
    pospondrán y tal vez se reduzcan debido a que los
    últimos en iniciar podrán ahorrarse parte del
    proceso, como
    es el caso de los países en los que la revolución
    se produjo en forma tardía.

    Sin embargo, será necesario actuar con valor y
    astucia política para que un administrador de
    biblioteca pueda
    mantener su posición frente a las presiones de automatización que provienen de todos los
    sectores, tanto internos como de fuera de la
    institución.

    Un error básico en el enfoque a esperar el
    desarrollo es
    la consideración de que llegará un momento en que
    la situación de la automatización de las bibliotecas se
    haya estabilizado de tal forma que uno pueda entrar en el campo
    con confianza. Esto probablemente no se dará en muchos
    años, si es que llega a suceder algún día,
    porque con cada nuevo avance existe otra promesa a la vuelta de
    la esquina. ¿Cuánto tiempo puede
    esperar-separar que el sistema sea
    perfecto y se pueda "enchufar" fácilmente?, Y
    ¿cómo se reconoce este sistema cuando se
    le vea? Existe el peligro real de quedarse a la zaga si se
    permanece en esta posición, y una gran biblioteca
    podría encontrarse con que es difícil recuperar el
    terreno perdido.

    El enfoque directo en favor de un sistema
    total

    Este enfoque hacia la automatización de las bibliotecas se
    basa en la hipótesis de que, puesto que una biblioteca es una
    unidad operacional total y todos sus diferentes operadores
    están interrelacionadas, la lógica
    de la situación demanda que se
    considere como una unidad por parte de los diseñadores de
    sistemas; por
    ello, es necesario diseñar un sistema
    único integrado o total que incluya todas las operaciones que
    se puedan manejar mecánicamente en la biblioteca. Tal
    sistema
    debería hacer un uso más eficiente y
    económico de la capacidad de la
    computadora. Esto no requiere de que todo el sistema
    esté diseñado e implantado 4 mismo tiempo, sino que
    permite el tratamiento de cada tarea como uno de una serie de
    módulos, en los que cada uno puede implantarse por
    separado, aun cuando se aya diseñado como parte de un
    conjunto. Varias grandes bibliotecas han escogido este método y,
    si bien se ha realizado mucho progreso, estos esfuerzos
    están todavía en etapa de desarrollo. El
    sistema de la
    universidad de
    Chicago es el más avanzado.

    A diferencia del enfoque evolucionista que considera que
    mucho se puede lograr con fondos locales, personal de
    la
    organización procesamiento por lotes y hasta una
    segunda generación de computadoras,
    el enfoque del sistema total
    debe basarse en equipo complejo en línea así como
    en el procesamiento por lotes. Este equipo es costoso;
    también es complejo y requiere de un personal
    capacitado y experimentado en sistemas y de
    expertos programadores para diseñar, implantarlo y
    operario en forma efectiva. Puesto que los costos de
    desarrollo que
    implica este enfoque son considerables, y rebasan los recursos
    disponibles aun de las mayores bibliotecas, las bibliotecas que
    están intentando este método han
    buscado y recibido apoyos financieros importantes de agencias que
    otorgan subvenciones.

    El enfoque de los sistemas totales
    tiene la lógica
    a su favor: se enfoca hacia la meta correcta
    y la meta se
    alcanzará en última instancia. La dificultad
    principal, sin embargo, es la selección del momento para
    hacerlo. Los diseñadores de estos sistemas intentan
    brincarse el proceso de
    desarrollo
    pasando directamente a una etapa intermedia en la cual los
    diversos sistemas manuales antiguos
    serían convertidos en sistemas computadorizados en
    línea o procesos de
    lotes, y la experiencia y el
    conocimiento adquirido de esta formase utilizaría para
    llevar el diseño
    un paso más adelante hacia un sistema total,
    refinado, usando tanto las técnicas de proceso de
    lote como en línea. El problema es que ni entendemos
    totalmente los sistemas manuales actuales
    ni las implicaciones de los nuevos sistemas avanzados. Estamos
    tratando de rebasar las fronteras tanto de la automatización de las bibliotecas como de
    la tecnología computadorizada. Tal vez se gane
    la apuesta, pero es muy dudoso que los primeros modelos de un
    sistema
    bibliotecario total resulten viables económica y
    técnicamente. Lo más que se puede esperar es que
    funcionen lo suficientemente bien para servir de prototipos para
    modelos
    posteriores.

    Si bien los intentos audaces por realizar un sistema total
    promoverán sin duda la causa de la automatización de las bibliotecas en
    general, las bibliotecas pioneras tal vez sufran graves fracasos
    en el proceso y el
    administrador
    prudente debería sopesar cuidadosamente los riesgos y las
    ventajas de est¿ enfoque para su biblioteca en
    particular.

    El enfoque de la evolución hacía un sistema
    total

    Este enfoque consiste básicamente en un punto de
    vista conservador, a largo plazo, del problema de la automatización de una biblioteca grande
    y compleja. La meta final es
    la misma que en el caso del enfoque de sistemas totales descrito
    en la sección anterior, pero el método
    para alcanzar el objetivo es
    diferente. En el enfoque de sistemas totales, los objetivos se
    definen, las misiones para realizar estos objetivos se
    diseñan y se computadorizan, por lo general en una serie
    de módulos. En el enfoque evolucionista, la biblioteca pasa
    de sistemas tradicionales manuales:
    sistemas mecánicos cada vez más complejos, por
    etapas sucesivas, para lograr un sistema total con el menor gasto
    de esfuerzo y dinero y la
    menor interrupción de las operaciones y de
    los servicios
    actuales.

    En la primera etapa, la biblioteca
    emprende el diseño
    y la implantación de una serie de sistemas básicos
    para computadorizar varios procedimientos
    usando su propio personal y su
    equipo disponible. Esto es una operación en cierta forma
    interna y la idea básica es elevar el nivel de
    operación (circulación, adquisiciones, entradas a
    catálogo, etcétera) a partir de los sistemas
    manuales
    existentes a sistemas mecánicos económicos y
    sencillos hasta lograr computadorizar partes importantes de los
    sistemas convencionales.

    En el proceso, la
    biblioteca
    tendrá que crear un personal
    capacitado, un departamento o unidad de procesos de
    datos con un
    presupuesto
    detenido, algo de equipo y un espacio para poder
    trabajar. En resumen, una capacidad interna para realizar trabajo
    con sistemas complejos. Durante esta primera etapa, la biblioteca
    trabajará con equipo probado y paquetes de programas
    -probablemente de la segunda generación. Mientras tanto,
    las computadoras
    de la tercera generación con programas de
    tiempo
    compartido y en línea se están afinando y
    preparando para su uso en situaciones operativas
    reales.

    En algún momento la biblioteca misma,
    los programas y el
    equipo de computación así como el estado de
    la técnica de automatización de la biblioteca
    habrán avanzado a tal punto que será factible
    emprender la tarea de rediseñar los sistemas sencillos de
    la primera etapa y transformarlos en un nuevo sistema integrado
    durante la segunda etapa en la que se aprovecharán los
    diseños y la experiencia operativa obtenida con los
    sistemas anteriores.

    COMO CREAR LA CAPACIDAD PARA LA
    AUTOMATIZACIÓN

    Sin tomar en consideración el enfoque
    seleccionado, existen ciertos prerrequisitos para tener
    éxito en un esfuerzo por lograr la automatización, y estos requisitos pueden
    agrupar se bajo la rúbrica de "crear la capacidad". Para
    crear esta capacidad se necesita tiempo y dinero.
    Consiste en personal, equipo,
    espacio, una organización con un presupuesto
    definido y una cierta cantidad de conocimiento
    que puede adquirirse por lo general mediante la
    realización de una serie de proyectos.

    El éxito depende en gran medida de qué tan
    bien se usen estos recursos, es
    decir, de la estrategia global
    y de la naturaleza y
    selección del momento de los varios movimientos que se
    hacen. Mucho ya se ha dicho en cuanto a la creación de la
    capacidad en la sección sobre los enfoques hacia la
    automatización, y lo que sigue no es sino
    una ampliación de algunos puntos presentados y una
    recapitulación de otros.

    Puesto que no se hace nada sin la gente, se desprende
    que la concentración, capacitación y mantenimiento
    de personal
    competente es el único elemento más importante en
    el esfuerzo de automatización de la biblioteca. El
    número de personas de sistemas bibliotecarios capacitado y
    experimentado es todavía extremadamente pequeño en
    relación con las necesidades de la demanda
    creciente. Para atraer un bibliotecario con conocimiento
    en computación experimentado y aun para
    retener uno sin experiencia que tenga un buen potencial, las
    bibliotecas tienen que pagar más de lo que pagan a los
    miembros de aquel personal que
    cuenta con una experiencia comparable en otras líneas de
    trabajo bibliotecario. Esto es simplemente la ley de la
    oferta y de la
    demanda. Para
    atraer gente del campo de la computación se necesitarán, de la
    misma forma, salarios
    más altos. Además, el personal de
    sistemas de la biblioteca, debido a la velocidad del
    desarrollo en
    el campo y la forma en que nuevas invenciones se comunican,
    tendrá que recibir más tiempo y fondos
    para cursos de
    capacitación y para viajes y
    participación a conferencias que el resto del personal.

    La cuestión de quién realizará la
    automatización de las bibliotecas -los bibliotecarios o
    los expertos en computación. Existen muchos bibliotecarios
    que han adquirido la experiencia necesaria en computación y muchos especialistas en
    computación que han adquirido el
    conocimiento necesario de las funciones de
    biblioteca.

    La clave real del problema reside en seleccionar gente
    que se comprometa totalmente con la automatización de la
    biblioteca cualesquiera que sean sus antecedentes. La gente de
    computación que se encuentra en
    comisión temporal puede tener un desempeño
    deficiente debido a que su compromiso profesional es hacia el
    mundo de la computación más que hacia las
    bibliotecas.

    Un grupo de
    automatización de bibliotecas puede incluir varios tipos
    diferentes de personas con clases y niveles muy diferentes de
    calificación. El director o el administrador del
    proyecto
    preferentemente debería ser un bibliotecario creativo y
    experimentado que haya adquirido experiencia con equipos y
    técnicas de proceso de
    datos
    electrónicos y que tenga una idea general del estado global
    de la técnica de la automatización de las
    bibliotecas, incluyendo su potencial y dirección de desarrollo.

    Existen varios niveles de analistas y programadores de
    sistemas para bibliotecas y el número y el tipo necesario
    dependerá del enfoque y de la etapa de un esfuerzo de
    automatización de una biblioteca en particular. El factor
    crítico no es el número sino la calidad. Hay
    muchos casos en donde uno o dos especialistas en sistemas
    creativos v dinámicos han logrado con mucho los esfuerzos
    de grupos mucho
    mayores tanto en calidad como en
    la cantidad de su trabajo. Alguno de los trabajos de
    automatización de bibliotecas más efectivos fueron
    realizados por las personas que combinaran las capacidades del
    analista de sistemas con las del experto programador y que pueden
    realizar un proyecto completo
    por sí mismos. Una biblioteca que tiene una o dos personas
    de sistemas de este tipo, realmente capaces, y si se les permite
    realizar su trabajo al máximo, se encuentra en buen camino
    para lograr el éxito en la
    automatización.

    Organización

    Cuando la actividad de la automatización en la
    biblioteca ha progresado hasta un punto en que el departamento de
    sistemas está integrado por varios profesionales y
    empleados permanentes, puede ser aconsejable hacer un lugar
    permanente para el departamento en una estructura
    organizacional normal de la biblioteca. El mejor arreglo
    puede ser formar una unidad o departamento separado en igualdad con
    los departamentos tradicionales tales como adquisiciones,
    catalogado y servicios al
    público.

    Este departamento de sistemas tendría dos
    funciones:
    desarrollar nuevos sistemas y operar sistemas ya implantados; y
    uniría, para obtener una economía y una
    eficiencia
    óptimas, la mayor parte de los equipos de proceso de
    datos de la
    biblioteca así como del personal de
    sistemas. Requeriría de un espacio adecuado propio y
    -sobre todo- un presupuesto
    regular, de tal forma que los programas
    permanentes y de largo plazo puedan desarrollarse y sostenerse en
    algo mas que una base ad hoc.

    Existen otras ventajas de tener un departamento o unidad
    de sistemas establecido. Proporciona un sentido de identidad y un
    espíritu al personal; permite que trabajen en forma
    más efectiva con otros departamentos y ser aceptados por
    ellos como un hecho permanente en la biblioteca, lo que disminuye
    la resistencia a la
    automatización. No nos engañemos: él
    grupo de
    sistemas será una parte creciente y permanente del
    personal de la biblioteca, porque no existe algo así como
    un sistema estable, terminado. (Hay un dicho en el mundo de la
    computación que afirma "si funciona, es
    obsoleto". >

    La unidad de sistemas debe ser flexible y creativa. No
    debe preocuparse tan sólo por operaciones
    rutinarias ni sumergirse en su carga de trabajo diaria, como es
    demasiado frecuentemente el caso con los departamentos
    tradicionales, que pierden, en consecuencia, su capacidad de ver
    sus operaciones con
    claridad e innovar. Parte del esfuerzo de sistemas debe dedicarse
    a sistemas operacionales, pero otra parte debe enfocarse hacia la
    formulación y el desarrollo de nuevos proyectos. El
    personal creativo no debe desperdiciarse realizando operaciones
    rutinarias.

    Costos

    El precio de
    realizar un trabajo de desarrollo original en el campo de la
    automatización de la biblioteca es extremadamente alto,
    tanto, que en la mayor parte de los casos dicho trabajo no puede
    emprenderse sin un apoyo importante proveniente de fuentes
    externas. Aun cuando el apoyo financiero esté disponible,
    la institución tiene que contribuir con una parte
    considerable del costo total de
    cualquier esfuerzo de desarrollo, y este costo no es
    solamente una cuestión de dinero;
    requiere la asignación de los recursos
    humanos limitados de la biblioteca. A principios de la
    automatización de las bibliotecas, se enfocó la
    atención hacia el alto costo de la computadora
    y de los equipos periféricos. El costo de los
    programas del
    funcionamiento del sistema y de la programación tendía a subestimarse.
    La experiencia ha mostrado, sin embargo, que los costos de
    programas son
    iguales o mas elevados que los costos del
    equipo.

    El desarrollo de los sistemas, es decir, los que no
    tienen antecedentes, es el tipo más costoso de
    automatización de biblioteca, y la mayoría de las
    bibliotecas tendrán que seleccionar cuidadosamente las
    áreas en las cuales realizan su trabajo
    original.

    Para las bibliotecas que se contentan con adoptar
    sistemas existentes, los costos del
    esfuerzo de sistemas, mientras sigan siendo altos, son
    considerablemente inferiores y los riesgos se
    reducen también. Estos costos, sin
    embargo, tal vez tendrán que ser cubiertos totalmente por
    la institución, puesto que es improbable que fuentes
    externas de financiamiento
    se puedan obtener para este tipo de trabajo.

    La justificación de 13s sistemas bibliotecarios
    computadorizados basada solo en los costos sigue
    siendo difícil porque los sistemas mecánicos no
    solamente reemplazan a los sistemas manuales sino que
    por lo general realizan un mayor número de actividades
    diferentes; por ello, es muy difícil compararlos con los
    antiguos sistemas manuales, que por
    lo común no realizaban el trabajo en
    forma adecuada como se suponía que lo hacían y
    cuyos costos de
    operación con frecuencia eran desconocidos. En
    términos generales, y cuando menos a corto plazo, los
    sistemas computadorizados no ahorran dinero a una
    institución si se incluyen todos los costos de
    desarrollo e implantación. Proporcionarán registros y
    sistemas mejores y más confiables, son esenciales para
    permitir que las bibliotecas puedan manejar entradas y cargas de
    trabajo incrementadas.

    FASES HISTORICAS DEL DESARROLLO DE
    SISTEMAS

    A principios de los
    años sesenta diversas bibliotecas tanto en
    Norteamérica como en los Reinos Unidos comenzaron ha
    experimentar con ordenadores. En los Estados Unidos
    gran parte de este trabajo fue llevado ha cabo en bibliotecas
    especializadas y universitarias. En 1961 H. P. Luhn de IBM
    desarrollo un programa para
    producir índices de palabras claves de los títulos
    de los artículos que aparecían en Chemical
    Abstracts, y la Douglas Aircraft Corporation comenzó a
    producir fichas
    catalograficas por ordenado. En el Reino Unido de las bibliotecas
    publicas han estados siempre tan presentes en el desarrollo de
    sistemas automatizadas como la universitarias y especializadas.
    En 1965 los distritos Metropolitanos de Londres fueron
    reorganizados y los bibliotecarios jefes se enfrentaron al
    problema de producir un catalogo colectivo de sus
    fondos.

    A mediados de los años sesenta la Library of
    congress (LC) de Estados Unidos
    comenzó ha experimentar en la producción de registros MARC
    (legibles por maquinas). En
    Gran Bretaña la Bristhish National Bibliography ( BNB)
    coopero en el desarrollo de la estructura de
    registro MARC
    y hoy en día muchos piases de todo el mundo utilizan este
    formato en la producción de sus bibliografías
    nacionales.

    A comienzo de los años sesenta muchas bibliotecas
    comenzaron ha utilizar el sistema informático del centro
    de que dependían y a desarrollar sistemas locales,
    generalmente generados e implantados por personal del centro de
    calculo.

    Los años sesenta presenciaron un gran crecimiento
    de los servicios
    cooperativos y de los servicios
    compartidos de las bibliotecas. En el Reino Unidos de los mayores
    sistemas de cooperación aparecidas tras las inversiones
    iniciales de OSTI fueron, BLCMP ( library services Ltd ) (
    anteriormente Birminganm Libraries Co-operative Automation
    Project) y SWALCAP ( South – Western Academic Libraries Co-
    operartive Automation Projetc).

    A mediados de los años setenta diversos
    organismos como la biblioteca nacional de medicina
    estadounidense, la Lockheed Missiles corporation comenzaron ha
    ofrecer servicios de
    consultas en líneas de determínales remotos sobre
    una gran variedad de revistas e índices legibles por
    computadoras.
    A finales de los años setenta diversa bibliotecas
    comenzaron a complementar las facilidades informáticas
    recibidas del centro de que dependían con un miniordenador
    instalado en la biblioteca. Este miniordenador podía
    utilizarse para diversas funciones siendo
    la más popular el acceso en línea a los ficheros de
    un sistema automatizado de circulación y
    prestamos.

    Otra tendencia de los años ochenta y noventa es
    el desarrollo de paquete de programas y
    equipos, que pueden utilizarse conjuntamente, o no, con los
    ficheros bibliográficos centralizados de la entidad que se
    trate.

    Muchos de los autores opinan que en un futuro no muy
    lejano, los bibliotecarios resultaran afectados por la
    automatización no de sus propios procesos sino
    de la industria
    editorial. Muchos escritores en los últimos años
    han desarrollado escritos y publicaciones sobre la probable
    evolución del sistema CESS (comprehensive
    Electronic Service System). En el que sé prevé una
    condición de los procesos
    tradicionales de transacción bibliográfica y los
    crecientes sistemas avanzados de oficina.

    Estudio de
    Viabilidad

    Antes de instalar o utilizar una computadora en
    las bibliotecas deben encargarse un estudio formal que asegure la
    viabilidad del nuevo sistema. Los términos del estudio
    deben ser definidos por el personal bibliotecario involucrado y
    los limites, se han
    de tiempo,
    económicos, de personal o políticos también
    deberán ser identificados. En teoría
    el estudio de viabilidad no debe ser realizado por una sola
    persona, sino
    por un grupo que
    incluiría bibliotecarios y personal con experiencia en
    informática, aunque probablemente algunos
    miembros del equipo necesitaran dedicarle mas tiempo que
    otros

    Unos de los primeros pasos del estudio son establecer,
    independientemente del sistema existente las necesidades de
    información y los objetivos
    ideales del sistema. Las técnicas utilizadas para reunir
    este tipo de datos se basan en
    cuestionarios, entrevistas, y
    observaciones directas y las técnicas apropiadas a escoger
    dependerá del tamaño y el carácter de la
    biblioteca o centro de documentación que se
    trate.

    El paso siguiente en el estudio es obtener información suficiente sobre el sistema que
    se este utilizando, sea o no automatizado para compararlo con el
    nuevo sistema y determinar sus interrelaciones con el resto de la
    biblioteca y con el organismo de que forma parte. Las características del sistemas utilizado que
    deben ser identificada y documentadas son: formatos utilizados,
    información grabada, tamaño de
    fichero, métodos y
    frecuencias del proceso,
    participación del personal, participación de los
    usuarios y costes

    Durante la redacción del estudio suele recomendarse
    también la visita de ciertos miembros de la plantilla a
    otras bibliotecas similares que utilizan sistemas automatizados
    parecidos al investigado. Estas visitas no solo dan ideas sobre
    los equipos utilizados y su forma de trabajar, sino que
    proporcionan también

    Una oportunidad de discusión sobre el conjunto
    del sistemas tema y con suerte la cristalización de las
    ideas si se utiliza toda la información recogida será posible
    definir las necesidades del sistema y perfilar las posibles
    soluciones.

    Al final del estudio de viabilidad debe redactarse un
    informe para
    su presentación al comité gestor pertinente. Un
    informe de
    este tipo debe contener:

    • Una breve descripción general del sistema
      actual.
    • El mejor método
      para ofrecer la solución y al menos un método
      alternativo.
    • Una descripción del trabajo a
      desarrollar
    • El coste del sistema actual y un coste
      propuesto.
    • Los beneficios de los nuevos sistemas.
    • Implicación de los distintos niveles de las
      bibliotecas espacios necesarios u política
      institucional.

    ANALISIS, DISEÑO
    Y ESPECIFICACIONES

    La fase de análisis es una continuación mas
    profunda del trabajo de investigación llevado a cabo durante el
    estudio de viabilidad. un examen critico del sistema puede
    basarse en las cuestiones , que?, Porque?, Como?, Donde?,
    Cuando?, y quien?.

    La fase de diseño
    se supone una evaluación
    critica de los resultados del análisis y de soluciones
    alternativas propuesta durante el estudio de viabilidad debe ser
    realizada en profundidad. Las diversas soluciones
    pueden suponer la adscripción a un sistema de
    cooperación bibliotecaria, la recepción de servicios de
    un proveedor especializado la adquisición de un paquete de
    programa que
    corran en el ordenador del organismo al que pertenezca, la
    adquisición de un microordenador y los programas
    necesarios para trabajar en la biblioteca o el encargo de un
    programa
    especial para ella. El siguiente paso del diseño
    depende mucho del tamaño de la biblioteca, de la
    función a informatizar, de la solución adoptada,
    del dinero
    disponible etc.

    En muchos casos el mejor acercamiento es el contacto con
    los proveedores
    potenciales mediante una petición de ofertas. Conseguir
    del proveedor el mejor trato para la
    organización cuando este ha de basarse en una
    combinación de precio,
    tiempos competencia
    técnica, experiencia previa, fiabilidad, tamaño,
    estatus financiero y de potencial del proveedor.

    La información que debe incluir una
    petición de oferta
    es:

    • Una introducción de objetivos y
      alcance.
    • Facilidades existentes o proyectadas para participar
      en el nuevo sistema, si es apropiado.
    • Descripción general de sistema o equipo
      requerido, según el apéndice de las
      especificaciones.
    • Un calendario para el cumplimiento del contrato.
    • Una lista de requisitos obligatorios y
      deseables.
    • Datos sobre la información requerida al proveedor y
      fecha en la cual debe proporcionarla.

    El principal resultado de la fase de diseño
    es un informe que
    especifique hasta el máximo las funciones,
    automatizadas o no del nuevo sistema, esto se suele conocer como
    especificaciones del sistema.

    Los Usuarios

    Planificar e implantar con éxito un sistema
    técnicamente bueno no asegura automáticamente
    éxito. Bibliotecas similares que instalan sistemas
    parecidos pueden obtener resultados muy diversos que dependen de
    la reacción del personal y los usuarios a través
    del acceso en línea al cataloga de las bibliotecas o de la
    consulta, entonces habrá que ofrecerles una información asistida por
    ordenador.

    Los nuevos sistemas se implantan a menudo en las
    bibliotecas con el fin de mejorar los servicios al
    usuario, por lo tanto resulta muy importante que los lectores de
    la biblioteca los conozcan. Las técnicas para promocionar
    los nuevos servicios o
    mejorar el existente abarcan la edición de una hoja
    informativa, la publicación en los medios
    adecuados y la realización de demostraciones
    generales.

    Los objetivos y
    los costos de
    implantación del nuevo sistema también deben ser
    conocido por el usuario.

    Seguramente cualquier sistema nuevo se disonara para
    satisfacer necesidades. Sin embargo en muchos casos puede parecer
    necesaria la presencia de intermediario por no estar el sistema
    suficientemente orientado a los usuarios.

    Automatización de Bibliotecas

    Computación

    PREPARADO POR

    Ramón F. Mateo G.

    Jochy Manuel Abad de los Santos

    Ingeniero Electromecánico mención
    Electrónica

    E-MAIL

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