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Control de Gestión

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Información para toma de decisiones:

Sistema de información de Gestión Integrado

Rol de la información en el control de gestión

La información clave para la toma de decisiones, es aquella que por sí sola, junto con otra, elaborada o en bruto forma parte del sistema integrado de información. Es necesario definir los factores claves de la organización para definir la información clave. El funcionario debe seleccionarla, obtenerla y transmitirla a través de los canales formales de comunicación de la estructura de la organización.

Las respuestas a las siguientes preguntas tienden a resolver problemas de estructura: Qué información se necesita?, dónde se almacena?, de quién y a quién va?, como valuarla?, cómo suplantarla?.

Utilización del sistema de información y sus productos para diferentes fines

Entrada Proceso Salida

Información Interna: - Sistema Administrativo-Contable. -Extracontable.

-Estadísticas. - Pronósticos. - Estimaciones.

Información Externa: - Organismos públicos. - Competencia. -

Mercado. - Publicaciones especializadas. - Otras.

Canales Formales Depuramiento Proceso Canales Informales

Interna para la Organización: - Información para la dirección válida para la toma de decisiones. - Planes de inversiones, ventas, producción, compras, recursos humanos, control de calidad, presupuesto económico financiero. Información para niveles operativos: - tendientes a cumplir objetivos, máximos días transcurridos entre el pedido y el despacho, máximo volumen de stock, máximo de devolución por calidad, etc. Información para terceros: - Estados contables, DDJJ impositivas, Memoria del directorio, accionistas, bancos, etc.

Ante un requerimiento formal de información, se puede clasificar a la empresa de acuerdo a la siguiente respuesta. Si tengo información, todo bien; si falta procesar la información tengo posibles problemas, te presento información del ejercicio anterior y proceso por ahora la de este ejercicio, tengo problemas, si le presento información sin certificación profesional, tengo serios problemas, si no sabe lo que pide, la empresa no existe.

Sistema de información dentro de la empresa

Pago Registros Base de Datos Proveedores

Se van almacenando en bases de datos

Las bases de datos tienen índices de acuerdo a las necesidades de información, estos índices se actualizan cuando van entrando los registros a las bases de datos, por ejemplo el índice correlativo por hora, fecha, centro de costos, alfabético, etc.

Hoy los sistemas de información tienden a tener índices de índices, on lap, on line aplication procedures, esto es para tener cualquier tipo de datos al momento requerido.

Datawarehousing - Datamining

Para desarrollar una estrategia de acercamiento al mercado se necesitan nuevos sistemas de información, que tendrán como principal objetivo ofrecer los datos o información generados en al propia actividad de la compañía, desde una dimensión que permita una mayor capacidad de análisis e incremente la velocidad en la toma de decisiones. Una de las tecnologías que mejor se integran y soportan el nuevo modelo de negocios es el datawarehousing.

Un sistema datawarehousing, define un nuevo concepto para el almacenamiento de datos, integra la información generada en todos los ámbitos de una actividad de negocios (ventas, producción, finanzas, marcketing, etc) y permite un acceso y explotación de la información contenida en la base de datos, facilitando un amlio abanico de posibilidad de análisis multivariables que permitirán la toma de decisiones estratégicas. El proceso integra toda la información de la compañía en un único depósito. Una planilla de calculo, un procesador de textos forman parte también del datawarehousing.

Información creada:

La información que se genera en una compañía proviene de diferentes fuentes, formatos y tipos, que se consolidan, se transforman y se cargan en diferentes sistemas de gestión de datos, normalmente en RDBMS (relacional database managment systems).

Presentación de la información:

Desde un sistema datawarehousing la información se puede mostrar y representar de muchas maneras. La forma más común de analizar la información, es utilizando un sistema de proceso de análisis en línea (olap) on line analytical processing. Los productos olap ofrecen un rango muy variado de capacidad de análisis, como el multidimensional y el estadístico.

Operaciones de análisis:

Un sistema datawarehousing soporta también sofisticadas operaciones de análisis, tales como los sistemas scoring y aplicaciones de detección de fraude. Todas estas funciones de análisis se conocen con el término de datamining.

Meta información:

Una de las novedades que aporta el datawarehousing como sistema de análisis de información, es la creación de la meta información o metadata. Se trata de un fichero al que se lo considera como un diccionario de estructura de datos que el administrador de sistemas define con el objetivo de asistir en los procesos de consulta a la base de datos. La metadata se adaptará a las definiciones que el usuario utilizará posteriormente en sus interrogaciones al sistema. De esta manera se conseguirá minimizar los complejos procedimientos de definición de nombres de campos, jerarquías y relaciones entre ficheros.

Puesta en marcha:

La implementación consiste, en una primera fase, en el análisis de las necesidades de información a las que desea acceder cada compañía. Para ello, se integrarán en el sistema todos aquellos datos operacionales necesarios, además de otras fuentes de información que sea menester incorporar. Definida la estructura de las bases de datos, se procederá a la carga de la información y se crearán las agregaciones de datos para mejorar el rendimiento del sistema en los procesos de consulta más habituales. Finalmente, se incluirán en el sistema los procedimientos que permitan la actualización de la información, cuya periodicidad dependerá de las necesidades de cada usuario.

Como implementarlo:

El proceso de implementación de un sistema datawarehousing, puede adaptarse en forma gradual o departamental, creando soluciones específicas para cada área con el objetivo de conseguir resultados operativos a corto plazo. Esta solución departamental, permite inicial la implementación en varios departamentos a la vez.

Conclusión:

Un sistema datawarehousing es una eficaz herramienta de organización y análisis de los complejos volúmenes de información que las compañías generan, que posteriormente permite el desarrollo de estrategias más efectivas y rentables. Pero la definición del nuevo modelo de datos, y el método de cargo y mantenimiento de la información, requiere de un personal especializado que atienda a las necesidades de cada empresa.

Dataminig:

Es el proceso de extracción de información significativa de grandes bases de datos, información que revela inteligencia del negocio, a través de factores ocultos, tendencias y correlaciones para permitir al usuario realizar predicciones que resuelven problemas del negocio porporcionando una ventaja competitiva.

Herramientas:

Las herramientas de datamining predicen las nuevas perspectivas y pronostican la situación futura de la empresa, esto ayuda a los mismos a tomar decisiones de negocios proactivamente.

Fundamentos:

Las técnicas de datamining, son el resultado de largos procesos de búsqueda y desarrollo del producto, esta evaluación permite navegar a través del data en tiempo real, datamining está lista para la aplicación en los negocios ya que está soportada por tres tecnologías que ahora tienen suficiente madurez, la recolección masiva de datos, el poder de las computadoras con multiprocesadores y los algoritmos de datamining.

Las bases de datos comerciales:

Estas bases están creciendo en un inesperado porcentaje, si a esto le agregamos la tecnología de los multiprocesadores en paralelo y las técnicas de algoritmos de datamining, que tienen más de 10 años desarrollándose. Podemos decir que las técnicas de datamining vienen a convertirse en una poderosa herramienta de trabajo para el soporte en la toma de decisiones gerenciales como una respuesta a la necesidad de profundizar el análisis de datos.

Pasos para la evaluación de datamining:

Paso de evolución Preguntas Tecnologías

Características:

Recolección de datos (19605)

Entrega de datos estática: Cual fue mi total de ventas en los últimos 5 años.

Medios magnéticos: discos, cintas, tarjetas, etc.

Acceso a la data: (19805)

Entrega de datos dinámica a distintos niveles simples: Cuales fueron las ventas unitarias en al región central el pasado mes de marzo. RDBMS, etc.

Pasos en la evolución del datamining:

Pasos de evolución Preguntas Tecnologías

Proveedores Características

Datawarehousing y soporte de decisiones (19905)

Tecnología olap, bases de datos multidimensionales, datawarehouse: Cuales fueron las ventas unitarias en la región central el pasado mes de marzo.

Entrega de datos dinámica en múltiples niveles de jerarquía.

Datamining, hoy está todavía en desarrollo, que podrá pasar con las ventas unitarias en córdoba el próximo mes. Porqué: algoritmos avanzados, multiprocesadores, bases de datos masivas.

Cómo trabaja el datamining:

Cómo puede decir cosas importantes que uno desconoce o que va a pasar luego? La técnica usada para lograr esto se denomina modelaje. El modelaje es simplemente el acto de desarrollar un modelo de una situación donde ya se conocen las respuestas y aplicarlo luego en otra situación desconocida. Utilizando requerimientos anteriores como obtener patrones de comportamiento que pueden ser utilizados luego para realizar un modelo que permita pronosticar y predecir. Esta tecnología puede servir de gran ayuda para resolver problemas en áreas como:

  • Detección de fraudes: encontrar los patrones y tendencias de compra para detectar comportamientos fraudulentos en el momento de compras con tarjeta de crédito.
  • Análisis de morosidad o incumplimiento de pagos en los créditos, identificar los patrones específicos para predecir cuando y porqué los clientes no cumplen con sus pagos.
  • Segmentación del mercado: segmentar correctamente a los clientes en grupos con motivos profesionales o de evaluación.

Resolución de problemas en (II):

  • Control de fuga de clientes (churn), predecir que clientes probablemente cambien a otro proveedor en un futuro basado en el uso y el perfil de clientes que ya se han cambiado, de esta manera se pueden realizar esfuerzos de mercadeo para mantener estos clientes.
  • Detección de fraudes: descubre los patrones asociados con comportamientos fraudulentos del pasado para así identificar usos irregulares en el futuro.

Resolución de problemas en (III):

  • Control de redes: identificar patrones de usos que permitan predecir usos futuros y determinen configuraciones óptimas de las redes.
  • Ventas cruzadas: predecir qué clientes se pueden subscribir a productos y servicios (internet, video, larga distancia) basados en el uso y perfiles de clientes que ya utilizan estos servicios.

En el área de seguros:

  • Análisis de riesgos: analiza el comportamiento de clientes actuales nuevos en los patrones financieros para identificar pólizas de alto y bajo riesgo.
  • Detección de fraudes: evaluar reclamos y descubrir patrones fraudulentos y así detectar fraudes.
  • Mercadeo: identificar los prospectos y clientes que tiene una alta posibilidad de respuesta a políticas promocionales y de oportunidades de negocio.

El informe de gestión

Competitividad

Tablero de Comando Rentabilidad

Eficiencia: tapar agujeros con la mano.

Eficiencia Eficacia: tapar el agujero con otra cosa y

poder según armando.

Excelencia: con respecto al mejor.

El tablero de comando:

Es la parte del informe de gestión. El informe 19 expresa comentarios generales, los informes de gestión contienen normalmente un conjunto de gráficos, cuadros, índices y otros indicadores, que cuando forman parte de un sistema integrándose lo conoce como o tablero de comando.

El tablero de comando no puede ser definido con carácter general para todas las organizaciones, por contrario, salvo en lo referido a su estructura que es una herramienta que necesariamente debe ser diseñada a medida.

Es el producto final del sistema integrado de información por lo tanto contendrá todos los indicadores de cuya correcta lectura e interpretación podemos inferir rápidamente por ejemplo si la marcha global del negocio se mantiene dentro del rumbo definido de fijar la estrategia; si el resultado de las tácticas aplicadas son los esperados o están dentro del rango aceptable de desvío.

  • Cómo impactan, si lo hacen, las modificaciones registradas en el contexto.
  • Que metas deben ser revisadas o reformuladas.
  • Quién o quienes han tenido un desempeño por encima o por debajo de lo esperado, este es un subproducto del tablero de comando.

Como identificar los síntomas?

El sistema de información de una empresa es el que debe alertar a su conducción sobre aquellos aspectos que hagan suponer que se necesita algún cambio d estrategia para mejorar la performance.

Factores a tener en cuenta que deberán ser monitoreados permanentemente y alertar a la dirección superior para la toma de decisiones.

  • Producción: Variación en el consumo de materia prima, mano de obra directa o costos de fabricación sin su correlativa modificación en la cantidad producida. Mayores gatos en reparación y mantenimiento de maquinarias y equipos.
  • Mercado: variación en el volumen de ventas, modificación en los canales de distribución, novedades de la competencia, no reacción de la clientela ante la aplicación de una determinada política de descuentos, quejas de los clientes (calidad, plazos de entrega, precios, etc), variación del poder adquisitivo de la población, cambio de hábito de los consumidores, relación con los proveedores (plazos de pagos, política de descuentos, plazos de entrega, control de calidad, convenios o asociaciones, etc.)
  • Finanzas: Variación significativa en los índices económico financieros, restricciones de acceso al crédito bancario, plazos de cobranzas y pagos, cambios en las políticas fiscales, sistema económico y financiero macroeconómico, propuestas de asociaciones, fusiones, escisiones, etc.
  • Personal: Renuncias o despidos, quejas y desmotivación del personal, aumento y disminución de las horas extras, oferta laboral de una mano de obra especializada, cambios de los convenios colectivos de trabajo, nuevas modalidades de contratación del personal, capacitación profesional.

No se pueden tomar medidas sin antes realizar un diagnóstico.

La auditoría de estados proyectados (informe 27) y la auditoría de informes de gestión (informe 19)

Ciclo de las proyecciones

  • Interpretar la historia para analizar el presente y poder proyectar el futuro.

Historia Presente Futuro

  • Correlación entre el presupuesto integral y los estados proyectados (informe 27) Podemos llegar al Estado de resultados proyectado a través del presupuesto integrado y al balance proyectado.
  • Proyecto de inversión: etapas para la evaluación (proyecto 27): con fondos propios o con fondos de terceros puede llevarse a cabo. Se deben comparar los proyectos con cosas afines y lógicas y determinar que es lo más rentable (costo de oportunidad). Debe tener en cuenta el plazo del proyecto, el negocio financiero, saber si un negocio está con bajo riesgo me brinda mayor rentabilidad que mi proyecto de inversión.
  • Estudio de demanda: cuanto se va a incrementar la demanda en base a mi inversión.
  • Estudio de localización: donde voy a ubicar mi planta, (promoción industrial o diferimento de impuestos o reducciones impositivas de alguna provincia, etc.) Debo ver si debo estar cerca de la obtención de mi producto o de la venta del mismo.
  • Ingeniería del proyecto: va a definir el tamaño de la inversión de acuerdo al presupuesto de inversión. Proyección de ingresos por ventas y costos de inversión, funcionamiento van a aumentar la fuente y uso de fondos, con lo que obtengo el cash-flow. Con esto es lo que pide el banco para saber si el proyecto es viable, herramientas, tir, van y plazo de devolución del crédito.

Las seis fases de un proyecto:

1) Entusiasmo: idea, nos conmueve el poyecto.

2) Desilusión

3) Pánico

4) Búsqueda del culpable

5) Castigo a los inocentes

6) Premios y honores para los que no participaron.

Hay que situarse en el entusiasmo y de allí en más manejar las cosas de la mejor manera posible.

Areas

Funciones

Subfunciones

Recursos Humanos (ver)

Administración del personal:

Desarrollo y administración de políticas y programas que proveen una estructura organizativa eficiente. Empleados calificados, tratamiento equitativo, oportunidad de progreso, satisfacción y seguridad en el trabajo.

Incorporación:

Lograr que todos los puestos estén cubiertos con el personal adecuado y a un costo razonable.

  • Búsquedas
  • Selección
  • Instrucción
  • Ascensos y transferencias
  • Despidos

Administración de remuneraciones:

Lograr que todos los empleados estén remunerados adecuada y equitativamente.

  • Clasificación de empleados
  • Determinación de escalas salariales
  • Clasificación de méritos.
  • Compensación suplementaria
  • Control de horarios.

Relaciones Industriales

Asegurar que las relaciones entre la dirección de la empresa y los empleados sea óptima, que haya satisfacción en el trabajo y oportunidades de progreso para todos.

  • Comunicaciones al personal.
  • Negociación colectiva.
  • Disciplina del personal
  • Investigación del personal.

Planeamiento y Desarrollo del personal

Asegurar que cada puesto esté cubierto en forma permanente por personal capaz e idóneo.

  • Planeamiento de la organización.
  • Desarrollo del personal.
  • Instrucción y capacitación.

Servicios y atenciones al personal

Mantenimiento del bienestar general de los empleados en sus tareas y bien asistidos en materia de seguridad en el trabajo.

  • Servicios médicos.
  • Recreación.
  • Servicios personales.
  • Seguridad.
  • Protección.

Comercialización

Dirección y estímulo de la corriente de mercaderías y servicios del productor al cliente, consumidor o usuario final.

Investigación de mercado:

Reunir, registrar y analizar los hechos relacionados con la transformación y ventas de los productos comercializados.

  • Análisis de mercado.
  • Estudio del consumidor.
  • Problemas en al distribución.

Publicidad

Presentación de ideas, productos o servicios destinados a lograr mayores ventas de nuestros productos:

  • Planeamiento de la campaña.
  • Creación y estudio de los mensajes.
  • Selección de medios.
  • Producción.
  • Marketing directo.

Promoción de ventas:

Suplementación y coordinación de ventas y propaganda directa o personal para lograr mayor efectividad.

  • Desarrollo del programa
  • Elementos auxiliares de ventas

Planeamiento de ventas:

Comercializar los productos adecuados en el lugar, tiempo, calidad y precios competitivos:

  • Políticas de ventas.
  • Presupuesto
  • Precios
  • Compra de productos de reventa
  • Packashing - desarrollo de embalajes.

Operaciones de ventas

Transferencias de los productos a los clientes a cambio de dinero:

  • Obtención de vendedores.
  • Entrenamiento a vendedores.
  • Dirección de vendedores.
  • Remuneración variable a vendedores.
  • Servicio de pedidos.
  • Ventas.

Distribución Física

Movimiento de los productos desde el lugar de almacenamiento hasta los puntos de consumo o distribución cumpliendo plazos previstos.

  • Almacenes.
  • Expedición.
  • Service y garantía del producto.

Investigación y desarrollo

Aplicación de procesos, técnicas y operaciones científicas y tecnológicas para crear productos, procesos y servicios que beneficien a la empresa.

Investigación:

Exploración científica de la naturaleza con el propósito de aumentar los conocimientos sobre elementos que resulten de interés actual o potencial:

  • Investigación básica.
  • Investigación aplicada.

Desarrollo:

Aplicación de los conocimientos científicos para crear nuevos productos o mejorar los existentes de modo que cubran las necesidades del cliente:

  • Desarrollo científico.
  • Desarrollo de nuevos productos y mejoramiento de los existentes.
  • Desarrollo de nuevos procesos y mejoramiento de los existentes.
  • Desarrollo para la reducción de costos.

Ingeniería de productos:

Especificación, interpretación y modificación de los productos con el fin de fabricar. Estudio de la naturaleza, funcionamiento y características de ellos.

  • Diseño de productos.
  • Ensayos de ingeniería.
  • Control de procesos productivos.
  • Asesoramiento a ventas.

Finanzas y Control

Planificación, dirección y medición de los resultados de las operaciones económicas y financieras de la empresa.

Finanzas:

Obtención de los fondos de operación adecuados a un costo mínimo. Inversión de los fondos sobrantes en las mejores condiciones. Mantenimiento de una buena reputación financiera de la empresa.

  • Planificación financiera.
  • Administración de impuestos.
  • Relaciones financieras
  • Custodia de los fondos.
  • Créditos y cobranzas.
  • Seguros

Control:

Mantenimiento de registros y preparación de informes para cumplir con los requisitos legales e impositivos. Medición de los resultados de las operaciones de la empresa y proveer servicios contables estructurados para el directorio en su planificación y control del negocio:

  • Contabilidad general.
  • Contabilidad de costos.
  • Planificación y presupuesto.
  • Auditoría interna
  • Sistemas y procedimiento.

Producción:

Desarrollo de los métodos y planes más económicos para fabricar los productos autorizados. Coordinación de la mano de obra, obtención y coordinación de materiales. Instalación, herramientas y servicios. Fabricación de productos su entrega a comercios.

Ingeniería de Fabrica:

Especificaciones, aprobación, instalación y mantenimiento de edificios e instalación y servicios necesarios para la fabricación.

Diseño y Operaciones de servicios:

Diseño y especificación de instalaciones (lay out de fabrica)

  • Mantenimiento.
  • Control de equipo de fábrica.

Ingeniería Industrial

Planificación del uso de hombres, instalaciones, herramientas para alcanzar la cantidad y calidad de productos deseados a un mínimo costo.

  • Estudio de métodos.
  • Lay out de fábrica
  • Medición de tareas.
  • Manejo de materiales.
  • Mantenimiento de herramientas.

Compras y Abastecimientos

Adquirir cuando se requiera y al mínimo costo, cantidad y calidad de materiales, suministros, servicios y equipos necesarios para cumplir con la fabricación.

  • Adquisiciones
  • Activación de entregas
  • Registro y calificación de proveedores.
  • Investigación de compras.
  • Ventas de materiales recuperables.

Planeamiento y control de la producción

Preparación, emisión y supervisión de calendarios para mano de obra, materiales, etc. Requeridos para cumplir adecuadamente los planes productivos.

  • Tráfico
  • Recepción en fábrica
  • Despacho de fábrica
  • Obtención de materiales
  • Calendario de operaciones
  • Herramientas, plantillas y accesorios
  • Instrucciones para la producción
  • Agilización y activación
  • Control de la producción
  • Informe de ejecución
  • Almacenamientos
  • Control de existencias

Fabricación

Se ocupa de convertir los materiales, elementos o montajes en los productos a vender.

  • Fabricación de elementos.
  • Montajes intermedios
  • Montaje final
  • Servicios y reparaciones

Control de Calidad

Establecer límites aceptables en la variación de atributos del producto a vender e informar si la producción se mantiene dentro de los mismos.

  • Desarrollo de métodos de control
  • Control de medidas
  • Inspección y ensayos
  • Atención a reclamos de clientes
  • Recuperación de materiales

Relaciones externas

Planificación, ejecución y coordinación de las relaciones de los representantes de la empresa con todo el público o elementos relacionados de modo de lograr la aceptación de la compañía, de sus objetivos y de su conducta.

Comunicación e Información

Planificación, recomendación y aprobación de las noticias que se suministran a la prensa, y que influirán en la opinión pública en relación a la empresa.

  • Medición de actitud y opinión del público
  • Intercambio de información con empleados
  • Comunicación a acreedores e inversores
  • Comunicaciones Públicas

Coordinación de actividades públicas

Recomendación y coordinación de la participación de la compañía en programas que mejorarán la reputación de la empresa o le traerán ventajas económicas.

  • Participación en actividades públicas.
  • Relaciones con sociedades y asociaciones.

Secretaría y Asuntos Legales

Cumplimiento directo o a través de terceros de los deberes establecidos en los estatutos o reglamentos de la sociedad, y asesoramiento a la empresa sobre sus relaciones y operaciones desde el punto de vista legal.

Secretaría:

Asesoramiento, producción y ejecución de acciones o propósitos de los propietarios de la empresa, sus representantes o la misma como entidad legal.

  • Accionistas
  • Directorio
  • Sociedad

Asuntos Legales:

Asesoramiento legal y la preparación de documentos y representación de la empresa en relación a la supervisión estatal y a obligaciones estatutarias.

  • Empleados
  • Finanzas
  • Patentes
  • Societarias

Cultura Organizacional

Se refiere a un sistema de significados compartidos por parte de los miembros de una organización y que distingue a una organización de otras.

Origina las características centrales que valora la organización.

Funciones de la Cultura:

  • Define diferencias entre una organización y otra
  • Confiere a la organización un sentido de identidad (ponerse la camiseta)
  • Facilita que se genere un compromiso superior al interés particular.

Como conservar viva la cultura:

1) La selección: Si el que elegimos vale la pena, si puede introducir la cultura de la empresa. Que la persona tenga capacidad y aptitud humana.

2) La alta dirección: Que trate de mantener viva la cultura de la compañía. Que sea nacional, de lo contrario puede resultar un elemento atentatorio para la empresa.

3) La socialización: Si no tenemos personal estable, saber porqué se va. Replantear el mensaje que da la compañía al personal, que no provoque un alejamiento de la persona, sin esto atentamos contra la supervivencia de la cultura.

Cambio grande en la empresa, cambios inevitables en la cultura afectan al personal.

Cambios culturales

Lo que se hace El cambio

Control de calidad en el producto Compañeros de trabajo

Visión a corto plazo Centrado en tareas Decisiones en la cúspide gestión de calidad con foco en el cliente.

Clientes internos (por ej. Sector administrativo) Visión compartida, todos ven lo mismo de la cía Centrado en procesos, corriente continua. Decisiones en momentos de verdad: pequeñas decisiones tomadas en toda la cadena

Qué es el Control?

Es la acción que compara la actuación real con la prevista y marca los desvíos para corregir la acción, o bien rever las decisiones y planes.

El que más comúnmente se ve es el presupuestario.

Control Interno:

Es el plan de organización, normas y procedimientos orientados a permitir a la dirección el ejercicio efectivo de la gestión con el propósito de alcanzar sus objetivos organizacionales.

Plan Que hace la organización

Normas y Procedimientos Cómo lo hace.

Categorías de controles internos:

  • Controles organizacionales:
  • Asignación de responsabilidades.
  • Delegación de autoridad
  • Separación de funciones
  • Existencia de sistemas de medición y evaluación de desempeño
  • En sistema de información:
  • Información detallada.
  • Información relevante
  • Distribución acorde a responsabilidad
  • La información utilizada por aquellos que tienen competencia, comprensión y disposición para acciones.
  • Controles de procedimientos:
  • Adecuados a la estructura
  • Bien definidos y documentados
  • Fáciles de interpretar

Que es la Auditoría Interna?

Es una función independiente de control dentro de la organización para examinar y evaluar sus actividades como un servicio de la organización.

Objetivo de la Auditoría Interna:

Asistir a los miembros de la organización en el cumplimiento efectivo de sus responsabilidades con valoraciones, recomendaciones, consejos e información sobre las actividades revisadas.

Auditor interno: pertenece a la empresa, tiene un sueldo, independientemente de la actividad que está controlando, evalúa a la organización y hace recomendaciones.

Auditor externo: es independiente cobra honorarios y genera un informe.

Auditoría Interna y Externa - Características

Ambos efectúan controles

Atributo Auditoría Externa Auditoría Interna

Objeto Los estados contables del ente La gestión de la empresa

Objetivo Emitir un juicio sobre los estados contables Evaluar control de los procesos

Relación con el ente Independiente Dependiente

Informe Dictamen Informe con sugerencias

Michale Porter y el pensamiento estratégico

  • Muchos estrategas se equivocan en el punto esencial y no comprenden que el posicionamiento tiene poco que ver con cual es el lugar que ocupa la empresa en el mercado y mucho que ver con el que ocupa en la mente del cliente.
  • Es difícil crear una estrategia en torno a la calidad, pero es requisito previo para actuar en el mercado, rara vez es un factor de diferenciación.
  • La estrategia debe estar orientada al competidor y no al cliente.
  • El secreto esta en ser los primeros en la mente del consumidor, ser primeros tiene más valor que ser mejores.
  • Focus, (enfoque) hay que lograr que la empresa se enfoque en lo que más sabe y no se distraiga de ese foco.
  • Lograr una eficiencia operativa ya no es una ventaja competitiva, hay que lograr una posición única y valiosa arraigada en síntomas de actividades.

Peter Drucker - Sus ideas

Todo ejecutivo tiene 2 tareas que hacer:

1) Administrar negocios

2) Construir una organización

  • Es escéptico con respecto al futuro a menos que los gobernantes comiencen a reformarse a ellos mismos tal como lo hacen las corporaciones.
  • Soy una persona no grata en el managment de usa por haber sido franco sobre la codicia de los ejecutivos.
  • Hoy la empresa está regida por el cliente.
  • Siempre habrá más personas que no son clientes nuestros que las que sí lo son.
  • Hoy hay que conocer tanto a los no clientes como a los que sí son.
  • Hoy se destina más tiempo al descanso, todo lo que represente un bien dirigido al ocio generalmente tendrán éxito.
  • Lo importante ya no es caminar la empresa sino capacitar a la gente para que presente informes más útiles.

Tom Peters - En búsqueda de la excelencia

  • El éxito genera complacencia, es muy difícil mantener un espíritu revolucioario y juvenil cuando uno tiene miles de dólares en un banco.
  • Mi definición de "hecho para durar" significa hecho par autodestruirse y reinventarse eternamente.
  • Compañías como 3m, hewlett packard, johnson e johnson y pepsi, son realmente descentralizadas y están más dispuestas a sufrir fracasos y papelones.
  • No aconsejo cambiar la dirección tomada cada seis meses porque usted leyó por casualidad, un artículo muy interesante.
  • El CEO no puede hacer todo el trabajo, tiene que limitarse a coordinar las ideas, la energía y la pasión de cuatro o cinco personas.
  • Está es una era que no tolerará una falta de crecimiento, individual, perosnal y empresario.

Philip Kotler - Cómo competir en crisis

  • Cree Usted que el gran competido de Kodak es Fuji? No, es sony porque sus cámaras no utilizarán más películas químicas.
  • La preocupación del ejecutivo debería ser empezar a cambiar antes que la crisis se produzca.
  • Hay que tener proveedores preferidos e incluyo transformar en socios a algunos de ellos.
  • La fuerza de ventas es costosa, el desafío es administrar este recurso con excelencia.
  • No fabrique nada que pueda comprar mejor o más barato en otro lado (tercerizar cuando sea necesario)
  • En un futuro no habrá competencia entre empresas sino entre redes.
  • Las empresas ofrecerán sus productos desde aquellso lugares del mundo en los que se pueda obtener mayor valor, ya sea en función del costo, la calidad o la velocidad.
  • Me maravilla las empresas que han aprendido a hacer de la innovación una rutina porque están permanentemente construyendo el futuro.

Los 14 puntos de Deming

1) Misión que comprenden todos y en la que todos creen.

2) Organización y trabajos diseñados para que todos ganen.

3) Calidad incorporada dentro del producto o servicio.

4) Considerar costos del ciclo de vida especialmente el mantenimiento.

5) Mejora continua en los procesos diarios.

6) La calidad no se puede delegar, de arriba hacia abajo.

7) Capacitar para desarrollar aptitudes.

8) Crear confianza en todos los niveles de la organización.

9) Crear un sistema que derribe barreras.

10) Todos ganan si el sistema gana.

11) Centrarse en como se hace el trabajo y no en objetivos numéricos.

12) En un ambiente de calidad todos disfrutan su trabajo.

13) La formación constante es tan importante como la capacitación.

14) Para que el sistema tenga éxito, hace falta un cambio crítico y masivo.

Construcción de indicadores de gestión

Los indicadores de gestión, son una herramienta que ayuda a los jefes de las organizaciones para mantener una evaluación permanente de los resultados de todos sus productos y/o servicios que permiten establecer el impacto de las acciones realizadas y encontrar las anomalías, logrando un aumento de la productividad, o que no se mide no se puede mejorar.

Objetivo:

Desarrollar y fortalecer el desempeño del trabajo diario a través del manejo de indicadores que permitan a las personas tomar decisiones efectivas.

Metodología de aprendizaje:

  • Desarrollo de un taller, basado en la aplicación de conceptos básicos, la reflexión de todos los participantes y la aplicación práctica de estos conceptos en al construcción de los indicadores de cada individuo y el de su organización.
  • Quienes pueden aprender?, todas aquellas personas de la organización que respondan por resultados y que tengan características de líder.

Beneficios Esperados:

  • Aumento en la productividad, lo que no se mide no se puede mejorar.
  • Facilita la referenciación interna y externa.
  • Permite la evaluación de la efectividad de los objetivos y de las políticas corporativas.
  • Ayuda a la identificación y solución esperada.

Control de Gestión

  • Control presupuestario
  • Auditoría
  • Indices
  • Análisis de evolución de variables claves.

Construcción del tablero de Comando

Recursos Estructura

Propios y posibilidad de financiamiento Como está dividida la entidad

Tablero de

Comando

Contexto Objetivos

Lo que proviene del mercado De la organización y de cada parte de la empresa,

De aquí los recursos.

Características del tablero de comando

  • Debe ser sintético.
  • La presentación debe ser sinóptica (cuadros)
  • La información debe ser graficable.
  • Indicador de tendencias y comparable con otros períodos.
  • Deben reflejar relaciones temporales.

Metodología para la definición de un tablero de comando:

  • Definir área de éxito (aspectos claves dentro de la compañía)
  • Definir áreas de riesgo (problemas de contexto y financieros)
  • Definir los factores de éxito dentro de cada área. Nos dice como vamos, si estamos bien o mal, unidades vendidas, anteción al cliente, aprovisionamiento.
  • Definir los indicadores representativos de evolución de factores de éxito. Ejemplo cantidad de respuestas sobre cantidad de consultas recibidas.
  • Definir índices, gráficos y cuadros.
  • Establecer sentidos y tendencias.
  • Definir interrelaciones entre indicadores.
  • Establecer medios de evaluación de información, ambiente de control, auditoría interna y externa.

Pregunta de parcial:

Qué indicadores se deben tener en cuenta para el área xx a partir de qué información? Contable financiera, información de rrhh, de producción, del área comercial, interrelacionarlos de donde sale la información.

Informe 19.

 

 

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