En la actualidad no
se puede concebir el cumplimiento de un objetivo sin
antes planificar como lograrlo, con los pies en el presente
necesariamente se debe visualizar el futuro, teniendo la
flexibilidad para adecuar el plan en un
determinado momento a unas determinadas
circunstancias.
Para lograr esta maleabilidad, la planificación establece un proceso de
control y
seguimiento para corroborar el cumplimiento de las actividades,
la resolución o no de problemas,
logro de los objetivos
planteados, de tal manera de comparar la actuación real
con la prevista y marcar los desvíos para corregir la
acción,
o bien alterar las decisiones y planes.
Esto concuerda con la definición de control de
Chiavenato (2001) "El proceso de control es cíclico y
repetitivo, y sirve para ajustar las operaciones a los
estándares preestablecidos.", haciendo énfasis en
que el proceso de control no puede ser puntual ni
esporádico.
El control es necesario para lograr la estrategia de
una empresa
determinada, la implementación de un plan
estratégico implica seleccionar la combinación
apropiada de estructura y
control para lograr la estrategia, explica Hill (1997) que
"… la estructura asigna tareas y roles a las personas y
precisa como se coordinan.
No obstante no suministra el mecanismo mediante el cual
se pueda motivar al personal para
hacer que funcione la estructura", y es por esto que surge la
necesidad del control estratégico, que aunque
también es un tipo de control se enfoca más hacia
el desempeño del personal.
Cuando se habla de la planificación y
específicamente del control, en la educación
venezolana, se hace hincapié en el quinto momento de la
planificación de los Proyectos
Educativos Integrales
Comunitario (P.E.I.C.), ya que esta es la fase en la cual se
efectúa el acompañamiento, evaluación
y seguimiento de los objetivos y se realiza mediante monitoreos
que se ponen en marcha previo, durante y después de la
ejecución del proyecto y se
mide nivel de compromiso real observado, al estilo del control
estratégico, y poco dirigido a los recursos
físicos.
Desde los inicios de la planificación se ha
implementado el control, pero en su forma más
rígida, funcionando más como agente de castigo que
como agente correctivo, ya hace varios años que en las
empresas ha
tomado especial relevancia el concepto de
Control de
Gestión (CG), que según Wikipedia (2005) es "un
proceso que sirve para guiar la
gestión empresarial hacia los
objetivos de la
organización y es un instrumento para
evaluarla".
Existen diferencias importantes entre las concepciones
clásica y moderna de control de gestión. La primera
diferencia observada es aquella que incluye únicamente al
control operativo y que lo desarrolla a través de un
sistema de
información relacionado con la
contabilidad de costes, mientras que la
segunda integra muchos más elementos y contempla una
continua interacción entre todos ellos.
Estas diferencias existentes en las concepciones del
control de gestión tal vez provengan de la forma como
nació, puesto que se debe asumir que éste
surgió debido a una serie de circunstancias como las
diferencias con respecto a los propósitos,
estímulos, exigencias y necesidades, entre los
intereses individuales de los responsables y los intereses
generales de la propia organización.
Pero más tarde, los procesos cada
vez más heterogéneos fueron tomando un grado de
complejidad más elevado, los recursos eran cada vez
más restringidos, y el proceso de toma de
decisiones va centrándose en áreas de la
organización más específicas,
convirtiéndolo en más autónomo.
El nuevo concepto de control de gestión centra su
atención por igual en la
planificación y en el control, y precisa de una
orientación estratégica que dote de sentido sus
aspectos más operativos. Explica Wikipedia (ob. cit.)
que:
El CG desarrolla actividades de planificación,
control y diagnóstico, para que las reglas de
gestión locales se correspondan con la estrategia
trazada por la organización, con un fin
económico: la elevación del nivel de
desempeño global, asumiendo de este modo una perspectiva
integral de la organización. (s/n)
Se observa que el CG es una actividad de apoyo a la
dirección que consiste en recopilar,
procesar y presentar información relevante para la toma de
decisiones.
El control de gestión está basado
tradicionalmente en instrumentos de tipo contable-financiero,
pero contempla cada vez más información de
índole no financiera.
Para que se aplicare el CG en la educación
habría que cuantificar económicamente el valor de los
conocimientos obtenidos por los estudiantes, de tal manera de
evaluar los beneficios económicos posibles, y se
evaluaría el desempeño de los docentes desde
el punto de vista del cumplimiento de estrategias,
(probablemente constructivistas en el proceso enseñanza – aprendizaje) para
el logro económico de la organización, se
estaría viendo las instituciones
educativas como una empresa.
Para lograr que el CG se lleve a cabalidad es necesario
establecer los vínculos funcionales que ligan las variables
técnicas-organizativas-sociales con el
resultado económico de la empresa, pero
la información financiera tradicional, llámese
contabilidad
financiera, no ofrece información sobre la
generación o eliminación de valor
económico potencial, ofrece únicamente
información estática
del pasado, las empresas se mueven en un entorno más
competitivo, más flexible, más dinámico, con
mayor complejidad y que evoluciona rápidamente, ante esta
situación, la búsqueda de herramientas
de apoyo para los procesos de gestión y de toma de
decisiones ha sido primordial y, por esta razón, desde
hace varios años conceptos como "Balance Score Card",
"Best Practices", "Benchmarking" u
otros términos similares están cada vez más
presentes en el ámbito financiero, como herramientas que
sirven de ayuda para el proceso de CG.
El éxito
de esta terminología lo podemos encontrar en que, en el
fondo, no son sino una manera de expresar cuestiones que
cualquier buen profesional se ha de plantear con cierta
frecuencia, expone tesoreria.com (2005), que las herramientas de
de control de gestión necesariamente deben responder: "(a)
¿Lo estoy haciendo bien?; (b) ¿Cuáles son
los proyectos o iniciativas que debo abordar para aportar valor a
la empresa?; (c) ¿Cómo están haciendo, otras
empresas, procesos similares que tenemos en común?; (d)
¿Cuál es la mejor manera de presentar los
resultados de nuestra gestión?".
Dadas estas inquietudes, es que en 1992 nace el Balance
Score Card, es una metodología desarrollada por los
académicos Norton y Kaplan que consiste en organizar,
difundir y controlar la ejecución de la estrategia de las
organizaciones.
A su vez Wikipedia (ob. cit.) expresa que "the balanced
scorecard (BSC), a method for measuring a company's
activities in terms of its vision and strategies. It gives
managers a comprehensive view of the performance of a business"
que sería algo como: el balanced scorecard (BSC) es un
método
para medir las actividades de una compañía en
términos de su visión y las estrategias que usa
para lograrlo, y que da una vista amplia del proceso de desarrollo de
los negocios.
Frecuentemente las palabras Balance Score Card, se
traducen como cuadro de mando, y suele confundirse con la esencia
de la metodología de trabajo del
Balance Score Card, que nos pueden permitir ordenar las ideas y
dar forma a una serie de pautas de actuación dictadas, en
la mayoría de los casos, por una mezcla de sentido
común y el resultado de experiencias pasadas (propias y
ajenas).
El cuadro de mando es un tablero donde se visualizan las
variables que afecten la rentabilidad
de la empresa, asi como lo es el tablero de un automóvil,
donde se encuentran los medidores de aceite,
gasolina, etc., y el Balance Score Card ayuda a los directivos de
las empresas a controlar periódicamente el cumplimiento de
las metas permitiendo tomar acciones
preventivas e inmediatas antes de que los problemas escalen a
niveles muy costosos e irreversibles, que a su vez, se apoya en
el cuadro de mando para llevar a cabo tareas de medición y control sobre nivel de
cumplimiento de los objetivos de ventas,
gastos, costos, productividad,
satisfacción del cliente,
procesos, motivación
del personal, capacitación para evitar que los Gerentes y
Directivos desvíen sus esfuerzos en actividades que
están fuera de la estrategia empresarial.
Explica estrategiaempresarial.com (2005) "Es muy
importante que todos los funcionarios de la empresa conozcan y
entiendan toda la estrategia de la empresa, para que contribuyan
con el logro de los objetivos empresariales", lógicamente
la gerencia en
todos sus niveles debe saber hacia donde se dirige,
imagínese a unos directivos de escuela sin tener
claro los objetivos planteados a principio del año
escolar.
También expone estrategiaempresarial.com (2005)
que la metodología Balance Score Card "sugiere la
clasificación de sus objetivos en 4 perspectivas de igual
importancia:
(a) Perspectiva Financiera;
(b) Perspectiva del Cliente;
(c) Perspectiva Interna;
(d) Perspectiva Desarrollo
Humano y Tecnológico."
Cada una de las perspectivas contendrá los
objetivos necesarios que al ejecutarlos llevarán a
alcanzar la visión empresarial y los resultados esperados
por los accionistas de la empresa, sin olvidar que con la ayuda
de un software las
tareas serían más llevaderas.
Si se tratase a las instituciones educativas como
empresas, ¿Quién sería el cliente?,
¿cómo estaría satisfecho?
Todo lo anterior, lleva a la reflexión que las
instituciones venezolanas hay que verlas como una
organización empresarial, que puede arrojar beneficios
económicos si se logra convertir en eficaces y rentables,
hay mucho por hacer pero también mucho que
ganar.
¿Cómo implantar un Sistema de
Control de Gestión en la práctica?
[Página
Web en línea]. Disponible en:
[Consulta: Noviembre 07, 2005].
(2000, Marzo 14). Control de
Gestión. [Página Web en
línea]. Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos3/ctrolgestion/ctrolgestion
[Consulta: Noviembre 07, 2005].
Chiavenato, I. (2001). Administración de
Recursos Humanos. Quinta Edición. Colombia:
Bogota.
Conceptos y Fundamentos del
BSC. [Página Web en línea].
Disponible en: http://www.estrategiaempresarial.com/Conceptos.asp
[Consulta: Noviembre 07, 2005].
Hill, C., Gareth, J. (1997).
Administración Estratégica. Un
enfoque integrado. Tercera Edición. Colombia:
Bogota.
Las mejores prácticas en la
tesorería [Página Web en línea].
Disponible en:
http://www.tesoreria.com/opcart.asp?idmnu=0109&idart=0019
[Consulta: Noviembre 07, 2005].
López, A. (2001): El Cuadro de
mando. [Página Web en línea] Disponible
en: http://www.5campus.com/leccion/cmando
[Consulta: Noviembre 07, 2005].
Wikipedia. La Enciclopedia Libre. (2005).
Balance Scorecard. [Página Web en
línea]. Disponible en: http://en.wikipedia.org/wiki/Balance_Score_Card
[Consulta: Noviembre 07, 2005].
Wikipedia. La Enciclopedia Libre. (2005).
Control de Gestión. [Página Web en
línea]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Control_de_gesti%C3%B3n
[Consulta: Noviembre 07, 2005].
Participante:
Rodney Salcedo
Facilitador: Dra. Gilma Alvarado.
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL
LIBERTADOR
INSTITUTO PEDAGÓGICO "LUIS BELTRÁN PIETRO
FIGUEROA"
VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN Y
POSTGRADO
Barquisimeto, noviembre de 2005.