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Control de gestión. Balance score card

Enviado por Rodney Salcedo



En la actualidad no se puede concebir el cumplimiento de un objetivo sin antes planificar como lograrlo, con los pies en el presente necesariamente se debe visualizar el futuro, teniendo la flexibilidad para adecuar el plan en un determinado momento a unas determinadas circunstancias.

Para lograr esta maleabilidad, la planificación establece un proceso de control y seguimiento para corroborar el cumplimiento de las actividades, la resolución o no de problemas, logro de los objetivos planteados, de tal manera de comparar la actuación real con la prevista y marcar los desvíos para corregir la acción, o bien alterar las decisiones y planes.

Esto concuerda con la definición de control de Chiavenato (2001) "El proceso de control es cíclico y repetitivo, y sirve para ajustar las operaciones a los estándares preestablecidos.", haciendo énfasis en que el proceso de control no puede ser puntual ni esporádico.

El control es necesario para lograr la estrategia de una empresa determinada, la implementación de un plan estratégico implica seleccionar la combinación apropiada de estructura y control para lograr la estrategia, explica Hill (1997) que "… la estructura asigna tareas y roles a las personas y precisa como se coordinan.

No obstante no suministra el mecanismo mediante el cual se pueda motivar al personal para hacer que funcione la estructura", y es por esto que surge la necesidad del control estratégico, que aunque también es un tipo de control se enfoca más hacia el desempeño del personal.

Cuando se habla de la planificación y específicamente del control, en la educación venezolana, se hace hincapié en el quinto momento de la planificación de los Proyectos Educativos Integrales Comunitario (P.E.I.C.), ya que esta es la fase en la cual se efectúa el acompañamiento, evaluación y seguimiento de los objetivos y se realiza mediante monitoreos que se ponen en marcha previo, durante y después de la ejecución del proyecto y se mide nivel de compromiso real observado, al estilo del control estratégico, y poco dirigido a los recursos físicos.

Desde los inicios de la planificación se ha implementado el control, pero en su forma más rígida, funcionando más como agente de castigo que como agente correctivo, ya hace varios años que en las empresas ha tomado especial relevancia el concepto de Control de Gestión (CG), que según Wikipedia (2005) es "un proceso que sirve para guiar la gestión empresarial hacia los objetivos de la organización y es un instrumento para evaluarla".

Existen diferencias importantes entre las concepciones clásica y moderna de control de gestión. La primera diferencia observada es aquella que incluye únicamente al control operativo y que lo desarrolla a través de un sistema de información relacionado con la contabilidad de costes, mientras que la segunda integra muchos más elementos y contempla una continua interacción entre todos ellos.

Estas diferencias existentes en las concepciones del control de gestión tal vez provengan de la forma como nació, puesto que se debe asumir que éste surgió debido a una serie de circunstancias como las diferencias con respecto a los propósitos, estímulos, exigencias y necesidades, entre los intereses individuales de los responsables y los intereses generales de la propia organización.

Pero más tarde, los procesos cada vez más heterogéneos fueron tomando un grado de complejidad más elevado, los recursos eran cada vez más restringidos, y el proceso de toma de decisiones va centrándose en áreas de la organización más específicas, convirtiéndolo en más autónomo.

El nuevo concepto de control de gestión centra su atención por igual en la planificación y en el control, y precisa de una orientación estratégica que dote de sentido sus aspectos más operativos. Explica Wikipedia (ob. cit.) que:

El CG desarrolla actividades de planificación, control y diagnóstico, para que las reglas de gestión locales se correspondan con la estrategia trazada por la organización, con un fin económico: la elevación del nivel de desempeño global, asumiendo de este modo una perspectiva integral de la organización. (s/n)

Se observa que el CG es una actividad de apoyo a la dirección que consiste en recopilar, procesar y presentar información relevante para la toma de decisiones.

El control de gestión está basado tradicionalmente en instrumentos de tipo contable-financiero, pero contempla cada vez más información de índole no financiera.

Para que se aplicare el CG en la educación habría que cuantificar económicamente el valor de los conocimientos obtenidos por los estudiantes, de tal manera de evaluar los beneficios económicos posibles, y se evaluaría el desempeño de los docentes desde el punto de vista del cumplimiento de estrategias, (probablemente constructivistas en el proceso enseñanza - aprendizaje) para el logro económico de la organización, se estaría viendo las instituciones educativas como una empresa.

Para lograr que el CG se lleve a cabalidad es necesario establecer los vínculos funcionales que ligan las variables técnicas-organizativas-sociales con el resultado económico de la empresa, pero la información financiera tradicional, llámese contabilidad financiera, no ofrece información sobre la generación o eliminación de valor económico potencial, ofrece únicamente información estática del pasado, las empresas se mueven en un entorno más competitivo, más flexible, más dinámico, con mayor complejidad y que evoluciona rápidamente, ante esta situación, la búsqueda de herramientas de apoyo para los procesos de gestión y de toma de decisiones ha sido primordial y, por esta razón, desde hace varios años conceptos como "Balance Score Card", "Best Practices", "Benchmarking" u otros términos similares están cada vez más presentes en el ámbito financiero, como herramientas que sirven de ayuda para el proceso de CG.

El éxito de esta terminología lo podemos encontrar en que, en el fondo, no son sino una manera de expresar cuestiones que cualquier buen profesional se ha de plantear con cierta frecuencia, expone tesoreria.com (2005), que las herramientas de de control de gestión necesariamente deben responder: "(a) ¿Lo estoy haciendo bien?; (b) ¿Cuáles son los proyectos o iniciativas que debo abordar para aportar valor a la empresa?; (c) ¿Cómo están haciendo, otras empresas, procesos similares que tenemos en común?; (d) ¿Cuál es la mejor manera de presentar los resultados de nuestra gestión?".

Dadas estas inquietudes, es que en 1992 nace el Balance Score Card, es una metodología desarrollada por los académicos Norton y Kaplan que consiste en organizar, difundir y controlar la ejecución de la estrategia de las organizaciones.

A su vez Wikipedia (ob. cit.) expresa que "the balanced scorecard (BSC), a method for measuring a company's activities in terms of its vision and strategies. It gives managers a comprehensive view of the performance of a business" que sería algo como: el balanced scorecard (BSC) es un método para medir las actividades de una compañía en términos de su visión y las estrategias que usa para lograrlo, y que da una vista amplia del proceso de desarrollo de los negocios.

Frecuentemente las palabras Balance Score Card, se traducen como cuadro de mando, y suele confundirse con la esencia de la metodología de trabajo del Balance Score Card, que nos pueden permitir ordenar las ideas y dar forma a una serie de pautas de actuación dictadas, en la mayoría de los casos, por una mezcla de sentido común y el resultado de experiencias pasadas (propias y ajenas).

El cuadro de mando es un tablero donde se visualizan las variables que afecten la rentabilidad de la empresa, asi como lo es el tablero de un automóvil, donde se encuentran los medidores de aceite, gasolina, etc., y el Balance Score Card ayuda a los directivos de las empresas a controlar periódicamente el cumplimiento de las metas permitiendo tomar acciones preventivas e inmediatas antes de que los problemas escalen a niveles muy costosos e irreversibles, que a su vez, se apoya en el cuadro de mando para llevar a cabo tareas de medición y control sobre nivel de cumplimiento de los objetivos de ventas, gastos, costos, productividad, satisfacción del cliente, procesos, motivación del personal, capacitación para evitar que los Gerentes y Directivos desvíen sus esfuerzos en actividades que están fuera de la estrategia empresarial.

Explica estrategiaempresarial.com (2005) "Es muy importante que todos los funcionarios de la empresa conozcan y entiendan toda la estrategia de la empresa, para que contribuyan con el logro de los objetivos empresariales", lógicamente la gerencia en todos sus niveles debe saber hacia donde se dirige, imagínese a unos directivos de escuela sin tener claro los objetivos planteados a principio del año escolar.

También expone estrategiaempresarial.com (2005) que la metodología Balance Score Card "sugiere la clasificación de sus objetivos en 4 perspectivas de igual importancia:

(a) Perspectiva Financiera;

(b) Perspectiva del Cliente;

(c) Perspectiva Interna;

(d) Perspectiva Desarrollo Humano y Tecnológico."

Cada una de las perspectivas contendrá los objetivos necesarios que al ejecutarlos llevarán a alcanzar la visión empresarial y los resultados esperados por los accionistas de la empresa, sin olvidar que con la ayuda de un software las tareas serían más llevaderas.

Si se tratase a las instituciones educativas como empresas, ¿Quién sería el cliente?, ¿cómo estaría satisfecho?

Todo lo anterior, lleva a la reflexión que las instituciones venezolanas hay que verlas como una organización empresarial, que puede arrojar beneficios económicos si se logra convertir en eficaces y rentables, hay mucho por hacer pero también mucho que ganar.

REFERENCIAS

¿Cómo implantar un Sistema de Control de Gestión en la práctica? [Página Web en línea]. Disponible en: [Consulta: Noviembre 07, 2005].

(2000, Marzo 14). Control de Gestión. [Página Web en línea]. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos3/ctrolgestion/ctrolgestion.shtml [Consulta: Noviembre 07, 2005].

Chiavenato, I. (2001). Administración de Recursos Humanos. Quinta Edición. Colombia: Bogota.

Conceptos y Fundamentos del BSC. [Página Web en línea]. Disponible en: http://www.estrategiaempresarial.com/Conceptos.asp [Consulta: Noviembre 07, 2005].

Hill, C., Gareth, J. (1997). Administración Estratégica. Un enfoque integrado. Tercera Edición. Colombia: Bogota.

Las mejores prácticas en la tesorería [Página Web en línea]. Disponible en: http://www.tesoreria.com/opcart.asp?idmnu=0109&idart=0019 [Consulta: Noviembre 07, 2005].

López, A. (2001): El Cuadro de mando. [Página Web en línea] Disponible en: http://www.5campus.com/leccion/cmando [Consulta: Noviembre 07, 2005].

Wikipedia. La Enciclopedia Libre. (2005). Balance Scorecard. [Página Web en línea]. Disponible en: http://en.wikipedia.org/wiki/Balance_Score_Card [Consulta: Noviembre 07, 2005].

Wikipedia. La Enciclopedia Libre. (2005). Control de Gestión. [Página Web en línea]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Control_de_gesti%C3%B3n [Consulta: Noviembre 07, 2005].

 

 

 

Participante:

Rodney Salcedo

Facilitador: Dra. Gilma Alvarado.

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR

INSTITUTO PEDAGÓGICO "LUIS BELTRÁN PIETRO FIGUEROA"

VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

Barquisimeto, noviembre de 2005.


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