- Desarrollo de
Sistemas - Métodos y etapas del
Desarrollo de Proyectos - Detección de
Necesidades - Definición del
Problema - Estudio de
Factibilidad - Planeación del
Proyecto - Elaboración del
proyecto - Documentación del
Proyecto
2 Desarrollo de
Sistemas
Para lograr la realización de un proyecto es muy
importante que se lleven a cabo una serie de pasos y procedimientos de
investigación, los cuales permitirán
abrir aún más las perspectivas que tenemos de dicho
proyecto. La ejecución clara y objetiva de estos
procedimientos de investigación son las que nos
permitirán obtener un enfoque claro de lo que deseamos
obtener y como lo habremos de lograr.
El desarrollo de proyectos es una
parte fundamental para toda empresa u
organización que desea obtener éxito
en las áreas que involucran un proyecto. Para llevar a
cabo el desarrollo de un proyecto nos planteamos algunas
preguntas: ¿existe un problema?, ¿cual es el
problema?, ¿como se realizan los procesos
actuales?, etc. La aclaración de estos aspectos
permitirá obtener una visión mas clara de los
problemas que
serán resueltos con la realización del
proyecto.
Dados los antecedentes, al iniciar un proyecto es
claro que se debe de conocer a fondo los pasos y procedimientos
de investigación que requiere un proyecto.
El Desarrollo de Proyectos es una herramienta de
una gran utilidad y es por
esto que he decidido llevar a cabo una recopilación de los
pasos que conlleva la realización de un
proyecto.
2.1 Métodos
y etapas del Desarrollo de Proyectos
Pressman nos comenta que Meiler Page-Jones, en el
prólogo de su libro sobre
gestión del proyecto de software, hace
una declaración a la que se sumarían muchos
especialistas de la ingeniería de software:
He visitado docenas de empresas,
buenas y malas, y he observado a numerosos gestores de proceso de
datos, tanto
buenos como malos. Muy frecuentemente, he visto con horros
cómo estos gestores se peleaban inútilmente con
proyectos terribles, intentaban cumplir plazos imposibles o
entregaban sistemas que
decepcionaban a sus usuarios y acababan dedicando gran cantidad
de tiempo al
mantenimiento.
Lo que describe Page-Jones son los síntomas que
aparecen como resultado de una serie de problemas
técnicos y de gestión. Sin embargo, si se
emitiera un veredicto sobre cada proyecto, es muy probable que
se encontrara un rasgo común: la gestión del
proyecto fue débil.
Por la experiencia que he desarrollado en la
implementación de sistemas de
información esta aseveración de Pressman se
debe de tomar muy en cuenta en cualquier tipo de
implementación ya que si la gestión del proyecto
es débil tendremos muchas probabilidades de no cumplir
con las expectativas del proyecto.
Para realizar una gestión efectiva Pressman
sugiere las siguientes etapas:
i. Métricas del Software.
Involucra la generación de mediciones y
métricas para el proyecto para entender tanto el
proceso técnico que se utiliza para desarrollar un
producto,
como el propio producto. El proceso se mide para intentar
mejorarlo e intentar aumentar su calidad.
ii. Estimación.
Una de las actividades cruciales del proceso de
gestión de proyectos de software en donde se tienen
que obtener estimaciones de esfuerzo humano requerido
(normalmente en personas-mes), de la duración
cronológica del proyecto (en fechas) y del costo
(monetario).
El análisis de riesgos es algo vital para una
buena gestión del proyecto, y sin embargo, a pesar de
todo, se emprenden muchos proyectos sin que se hayan
considerado los riesgos concretos.
El análisis de riesgos consiste realmente en
una serie de pasos de control de
los riesgos que nos permiten "combatirlos":
identificación de riesgos, estrategias de control de riesgos,
resolución de riesgos y supervisión de riesgos. Estos pasos se
aplican a lo largo del proceso de ingeniería del
software.
iv. Planificación.
La planificación de un proyecto de software
no difiere de la planificación de cualquier proyecto
de ingeniería. Se identifica una serie de tareas del
proyecto. Se establecen interdependencias entre las tareas.
Se estima el esfuerzo asociado con cada tarea. Se hace la
asignación de personal y de
otros recursos.
Se crea una "red de tareas". Se
desarrolla una agenda de fechas.
v. Seguimiento y Control.
Una vez que se ha establecido la agenda de
desarrollo, comienza la actividad de seguimiento y control.
El gestor del proyecto sigue la pista a cada tarea
establecida en la agenda. Si una tarea se sale de la agenda,
el gestor puede utilizar una herramienta de
planificación automática sobre el proyecto para
determinar el impacto del error de planificación sobre
los hitos intermedios y sobre la fecha final de entrega. En
ese caso se pueden reasignar recursos, reordenar las tareas o
(como último recurso) modificar los compromisos de
entrega para resolver el problema no detectado. De este modo,
se puede controlar mejor el desarrollo del
software.
2.1.1 Etapas del Desarrollo de
Proyectos.
Existen muchas metodología de implementación de
sistemas, para Avison y Fizgerald cualquier
metodología debe de cubrir las siguientes
etapas:
Consiste en determinar que
algún elemento (procesos, equipos, personas, etc.)
no cumplen ya con los objetivos o metas, o bien, se requiere de
uno no existente de acuerdo al nivel de importancia que
manifieste la necesidad.- Detección de Necesidades.
Consiste en delimitar las
fronteras y el alcance de las necesidades que se desean
atender y sobre la cuales existen posibilidades de definir
un proyecto. - Definición del Problema.
- Definición de Factibilidad.
Consiste en definir el nivel de factibilidad
(posibilidades de éxito) para conseguir la
solución de las necesidades. Se manejaran 4 niveles de
factibilidad que servirán para determinar si un
proyecto puede ser exitoso o no, estos niveles son:
- Operacional.
- Técnico.
- Económico.
- Calendarización.
Consiste en explicar como
será la delimitación del problema,
justificando el planteamiento de los objetivos
desarrollados inicialmente. En esta etapa se definen los
niveles o etapas del desarrollo del proyecto,
además de las técnicas y el control que se
llevará a cabo.- Planeación del Proyecto.
Consiste en definir el
diseño, la elaboración de
módulos y la integración de todos los elementos.
Se deben de dar a conocer en esta etapa todos los
distintos tipos de pruebas
y técnicas de análisis de resultados para
determinar una posible evaluación al final del proyecto. En
el Capítulo III explicaré una
metodología detallada para la implementación
de proyectos de Planeación
Financiera. - Elaboración del
Proyecto. - Documentación.
Consiste en explicar como están compuestos
los manuales
técnicos y de usuario del proyecto.
2.2.1
Elementos para identificar posibles proyectos
Definición de Proyecto.
Es la integración de una serie de
procedimientos y actividades haciendo uso de una
metodología definida que permita lograr los objetivos
y metas de la manera más eficiente y
efectiva.
Motivos de un Proyecto.
Dentro de los motivos que generan el inicio de un
proceso para el desarrollo de proyectos se encuentran
principalmente elementos y factores que pueden ser externos e
internos. Algunos de estos factores son los que se mencionan
a continuación:
- Micromercados. Se refiere a la necesidad de
atender a segmentos de usuarios muy específicos y
donde se requieren de productos
y servicios
adecuados. - Volatilidad Corporativa. Es la necesidad de
llegar a acuerdos, uniones, alianzas o adquisiciones que
modifican el estado
de una
empresa. - Control de Costos. Se refiere a la presión por contener y reducir gastos.
- Consumismo. es la necesidad de reaccionar a
la demanda y
seleccionar a sus consumidores. - Calidad. Se refiere al mejoramiento del
producto final. - Globalización. Se refiere a la
necesidad de tener mayor cobertura. - Regularizaciones. Se refiere a cambios
dentro del ambiente
provocados por acciones
gubernamentales. Por ej. Las leyes y los
impuestos.
Existen elementos muy claros para identificar posibles
Proyectos, entre los principales podemos nombrar:
- Problemas con algún elemento actual.
Errores, ineficiencias, retardos, deseos de algún
incremento, reducción de gastos, etc. - Deseos de explotar nuevas necesidades.
Nuevos mercados,
nueva producción, mas formas de obtener
venta
competitiva, uso de sistemas de información. - Incremento de la competencia. Nuevas características
en los competidores, mejorar un servicio o
un producto. - Hacer mas efectivo el uso de la
información. Nueva información, mejor
aprovechamiento, rapidez, mejores decisiones. - Crecimiento organizacional. Crecimiento en
las empresas, mas necesidades. - Unión o adquisición
corporativa. Consolidación de sistemas y procesos,
requerimientos, reducir actividades redundantes. - Cambios en el ambiente o en el mercado. Clientes,
proveedores, leyes y regulaciones, clima.
2.3.1
Creatividad e Innovación.
Una vez que se han detectado los posibles
problemas existentes en una empresa u organización,
debemos de definir las áreas sobre las cuales
será planteada la solución para los
requerimientos; esta solución debe de estar delimitada
de acuerdo a los parámetros que proporcionen los
problemas y no abarcar mas allá de los que indica una
posible solución.
Esta etapa contempla 7 pasos que
permitirán definir adecuadamente los alcances y
fronteras de un proyecto, en estos pasos se permite
establecer una guía de operación en el
desarrollo del proyecto.
Los pasos son los siguientes:
- Determinar el alcance y los objetivos.
- Crear una visión.
- Adoptar una metodología en la
planeación. - Organizar y definir los recursos
necesarios. - Definir el equipo de trabajo.
- Preparar un plan de
trabajo. - Obtener o confirmar los requerimientos de acuerdo
al plan desarrollado.
El desarrollo de proyectos no solo implica la
solución de problemas, sino también consiste en
definir la mejor solución posible tomando como base
aspectos que sean considerados como únicos o
específicos para la solución. Para estos procesos
se considera importante la aplicación de la creatividad
e innovación en la solución de los
problemas.
2.4.1
Determinación de la Factibilidad
Factibilidad se refiere a la disponibilidad de los
recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas
señalados, la factibilidad se apoya en 3 aspectos
básicos:
- Operativo.
- Técnico.
- Económico.
El éxito de un proyecto esta determinado por el
grado de factibilidad que se presente en cada una de los tres
aspectos anteriores.
Para esto se realiza un estudio de
factibilidad que sirve para recopilar datos relevantes
sobre el desarrollo de un proyecto y en base a ello tomar la
mejor decisión, si procede su estudio, desarrollo o
implementación.
El objetivo de
un estudio de factibilidad es auxiliar a una
organización a lograr sus objetivos y cubrir la metas
con los recursos actuales en las siguientes
áreas.
- Factibilidad Técnica.
- Mejora del sistema
actual. - Disponibilidad de tecnología que satisfaga las
necesidades.
- Factibilidad Económica.
- Tiempo del analista.
- Costo de estudio.
- Costo del tiempo del personal.
- Costo del tiempo.
- Costo del desarrollo /
adquisición.
- Factibilidad Operativa.
- Operación garantizada.
- Uso garantizado.
La investigación de factibilidad es un proyecto
que consiste en descubrir cuales son los objetivos de la
organización, luego determinar si el proyecto es
útil para que la empresa
logre sus objetivos. La búsqueda de estos objetivos debe
contemplar los recursos disponibles o aquellos que la empresa
puede proporcionar, nunca deben definirse con recursos que la
empresa no es capaz de dar.
En las empresas se cuenta con una serie de
objetivos que determinan la posibilidad de factibilidad de un
proyecto sin ser limitativos.
2.4.2
Presentación de un estudio de
Factibilidad
Un estudio de factibilidad requiere ser presentado con
todas la posibles ventajas para la empresa u
organización, pero sin descuidar ninguno de los
elementos necesarios para que el proyecto funcione. Para esto
dentro de los estudios de factibilidad se complementan dos
pasos en la presentación del estudio:
- Requisitos Óptimos.
- Requisitos Mínimos.
El primer paso se refiere a presentar un estudio con
los requisitos óptimos que el proyecto requiera, estos
elementos deberán ser los necesarios para que las
actividades y resultados del proyecto sean obtenidos con la
máxima eficacia.
El segundo paso consiste en un estudio de requisitos
mínimos, el cual cubre los requisitos mínimos
necesarios que el proyecto debe ocupar para obtener las
metas y objetivos, este paso trata de hacer uso de los
recursos disponibles de la empresa para minimizar cualquier
gasto o adquisición adicional.
Un estudio de factibilidad debe representar
gráficamente los gastos y los beneficios que
acarreará la puesta en marcha del sistema, para tal
efecto se hace uso de la curva costo-beneficio.
2.5.1
Delimitación del problema
La delimitación del problema se refiere a
identificar todos aquellos aspectos que son importantes para
el desempeño de una actividad y aislar
todos aquellos que no interfieren en el mismo.
En la delimitación del problema se deben de
escribir cada uno de los recursos y procesos que intervienen
dentro del área del proyecto, para analizar cada uno
de ellos y seleccionar aquellos que realmente intervengan
dentro del problema identificado.
El objetivo de delimitar el problema es disminuir el
grado de complejidad del proyecto para atender solo aquellos
aspectos que son requeridos.
Se deben de proporcionar todos los elementos
posibles que ayuden a soportar con bases firmes y concretas
todos los elementos (recursos, personal e ideas) que son
necesitados por el proyecto para su operación
optima.
En el capítulo III se detallará una
metodología creada para implementar sistemas de
planeación financiera, existen diferentes
metodologías y en general pienso que todas funcionan
siempre y cuando sean llevadas con un orden y control,
además de manejar una metodología es importante
tener siempre en mente 3 conceptos durante todo el
proyecto:
La definición de etapas de desarrollo de un
proyecto consiste en la identificación y
organización de todas las actividades y procesos
importantes que intervienen en la búsqueda de una
meta u objetivo, estas etapas deben ser definidas en
función de sus características
e importancia que presenten.Las actividades resultantes deben ser descritas y
desarrolladas para conocer sus características,
posteriormente debe de asignarse un nivel de importancia a
cada una de ellas considerando aquellas actividades
estrictamente necesarias para alcanzar el objetivo deseado.
esta prioridad a nivel de importancia debe de ser
considerada mas importante dentro de un modo eficaz (llegar
al objetivo).Ahora debe de asignarse un rango o nivel
aprobatorio para cada actividad que permitirá
eliminar directamente aquellas que no cumplan con el
criterio asignado. Este nivel mínimo será
asignado considerando los niveles mas bajos que hayan sido
puestos a las actividades para minimizar su impacto en el
resultado final.- Definición de etapas de
Desarrollo - Planeación y Control de
Procesos
Este proceso se refiere a todas aquellas actividades
necesarias para organizar y ordenar adecuadamente un proyecto,
implica que cada una de las tareas o actividades que componen
un proyecto deben estar muy bien definidas con el fin de
identificar y conocer todos los aspectos y elementos
importantes, y a su vez poder
aplicar buenos métodos de control que permitan llevar a
cabo el proyecto de la mejor manera. Los pasos que contempla
esta etapa son:
- Desglosar actividades generales.
- Analizar y profundizar cada actividad en
sub-actividades (mas importantes). - Conocer el detalle de cada
sub-actividad. - Aplicar elementos de control para cada actividad y
sub-actividad. - Identificar formas de evaluarlas.
- Consolidar y fortalecer cada actividad
(justificar).
- Arquitectura de
Tecnología
Se refiere a todos aquellos elementos
tecnológicos que son necesarios para soportar o
complementar a las aplicaciones de una empresa. Su objetivo es
definir un camino estándar para el uso de
tecnología en las empresas, y que les permita definir
las opciones de crecimiento a mediano y largo plazo. Se siguen
los siguientes pasos:
- Identificar plataformas y principios de
tecnología. - Definir tecnología distribución de los datos y
aplicaciones. - Relacionar tecnología distribución de
los datos y aplicaciones.
2.7 Documentación del
Proyecto
2.7.1
Manual
Técnico y del Usuario
La documentación de proyectos es importante
para identificar más fácilmente los aspectos y
características que forman parte de un proyecto. Una
adecuada documentación le proporciona identidad
y "personalidad" a un proyecto, de manera que los
usuarios podrán reconocer mas fácilmente las
ventajas y desventajas, características,
funcionalidades y ventajas, así como costos y
beneficios que impliquen el desarrollo del
proyecto.
La documentación de un proyecto debe
contar con las siguientes
características:
- Lenguaje claro y de acuerdo al nivel
aplicado:
- Gerencial.
- Técnico.
- Usuario.
- Contemplar todos los aspectos del
proyecto. - Contar con objetivos fácil de
detectar. - Servir como soporte en todo el desarrollo del
proyecto. - Identificar ventajas y desventajas (resaltar
ventajas). - Contar con adecuada estructura.
Los documentos que
componen una adecuada documentación de un proyecto
deben ser los siguientes:
- Carpeta general o profesional.
Consiste en un documento que detalla todos los
aspectos relacionados con el proyecto, identifica todas las
bases y orígenes sobre las que nace el proyecto,
además que especifica los pasos necesarios, los recursos
y aplicaciones que un proyecto necesita.
El objetivo de la carpeta profesional es servir de
modelo para
la implementación del proyecto a desarrollar, de manera
que las personas involucradas obtengan información
fácilmente en cualquier etapa del proyecto.
Los aspectos principales que debe de contemplar la
carpeta profesional son:
- Definición del problema a resolver
(delimitar). - Definición clara de objetivo y
metas. - Áreas que involucra.
- Conocimiento de la organización.
- Planteamiento claro (pasos).
- Investigación.
- Propuestas claras.
- Plan de trabajo.
- Recursos.
- Calendarización.
Este documento va dirigido hacia personas que van a
estar relacionadas directamente con la implementación
del proyecto, por lo que su nivel se orienta hacia el uso y
aplicaciones utilizadas para el definir el proyecto.
Este documento va dirigido hacia las personas de
más alto nivel de la empresa o hacia aquellas de las
que depende la decisión de implementar o no el
proyecto. Generalmente se utiliza un lenguaje
claro sin tecnicismo, en términos ejecutivos. Su
extensión no debe ser mucha, y debe de recalcar los
aspectos más importantes del proyecto.Generalmente debe contener elementos gráficos y resúmenes que
ayuden a identificar mas fácilmente las ideas
propuestas.- Carpeta gerencial o resumen
ejecutivo. - Carpeta técnica.
Este documento contiene toda la información
sobre los recursos utilizados por el proyecto, llevan una
descripción muy bien detallada sobre las
características físicas y técnicas de cada
elemento. Por ejemplo: características de procesadores,
velocidad,
dimensiones del equipo, garantías, soporte, proveedores
y equipo adicional.
Su extensión depende de la cantidad de recursos
y equipo utilizado y generalmente se presenta en forma de
fichas
técnicas en donde se describe en cada una las
características de cada recurso.
- Plan económico
(factibilidad).
Este documento contiene información relacionada
con el aspecto económico y de factibilidad del proyecto,
su objetivo principal es describir todos aquellos costos
relacionados con el desarrollo e implantación del
proyecto, ayuda a la empresa a establecer marcos de referencia
y evaluar mas fácilmente los alcances y disponibilidad
para llevar a cabo el proyecto.
Consta de 2 secciones, una de ellas es el plan
económico del desarrollo del proyecto y la otra es el
plan económico para implementar el proyecto (la mas
importante). Generalmente en esta carpeta se incorpora el
estudio de factibilidad que permitirá a la empresa a
evaluar la posibilidad de poner en marcha la realización
del proyecto.
- Roger S. Pressman; McGraw Hill/Interamericana de
España 1993; Ingeniería de
Software. Un enfoque práctico (3a Edición); ISBN 0070508143 - D. E. Davison, G. Fizgerald; McGraw Hill Companies;
Segunda Edición (Febrero 1998); Information Systems
Development: Methodologies, Techniques and Tools; ISBN
0077092333
Fausto Torres