Gestion por Procesos y Recursos Humanos

2. Resumen
4. Gestión por procesos vs. gestión por funciones
5. La Empresa Cubana Actual
6. Gestión de los Recursos Humanos
7. Softwares para la gestión de RH
8. Software RH-CITMA versión 1.0
9. Datos técnicos.
10. Implantación y Resultados
11. Bibliografía

Resumen:

Este trabajo pretende hacer una reflexión acerca de la gestión de empresas mediante un enfoque por procesos y su relación con la gestión de los Recursos Humanos a través de una revisión de los principales software que tratan aspectos relacionado con los Recursos Humanos existentes en el mercado que emplean la gestión mediante procesos y la presentación del software RH-CITMA versión 1.0 capaz de facilitar la gestión de Actividades de Recursos Humanos basado en un enfoque por procesos.

Palabras clave

Gestión, Enfoque por procesos, Recursos Humanos, software.

Introducción:

La gestión por procesos es uno de los enfoques que facilitan mejorar la eficiencia y la eficacia de la gestión empresarial en la actualidad marcada por gran dinamismo y nuevas tecnologías, es una filosofía capaz de cambiar la visión de la gestión Empresarial esta presente en diferentes de modelos de calidad como son EFQM, ISO 9000, etc. Por todo esto Fue incluido en la norma ISO 9000 versión del 2000 y que faltaba en su predecesora la ISO 9000 del 94 que empleaba la gestión por Funciones.

Gestión por procesos vs. gestión por funciones:

La gestión por funciones se basa en el funcionamiento de la empresa de forma vertical , seccionando a la empresa en parcelas (departamentos) y dificultando la interrelación entre ellas perdiéndose de vista a los clientes tanto internos como externos, este enfoque es popular en la empresa cubana y que ha demostrado no solo en Cuba sino en todo el mundo su in efectividad al ser incapaz de orientar a la empresa verdaderamente para lograr la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes.

La gestión por procesos lleva implícito un cambio en la forma de gestionar la empresa. A diferencia del enfoque funcional permite gestionar de forma horizontal, es decir, en un mismo proceso pueden intervenir personas de diferentes departamentos de toda la organización y al gestionarlo basado en indicadores la empresa es capaz estar a tono con lo que necesita el cliente, aspecto que logra al tener en cuenta tanto las necesidades del cliente interno como externo.

La gestión por Procesos tiene su base en la identificación, control y mejora de los procesos de la empresa y pueden clasificarse en: procesos claves o fundamentales, procesos estratégicos o de dirección y procesos de apoyo.

La Empresa Cubana Actual

En su gran mayoría la empresa cubana actual utiliza la gestión por funciones y a pesar de que a las empresas que se encuentran implantando el Perfeccionamiento Empresarial (PE) se les exige tener un sistema de gestión de la calidad aun nos falta mucho por caminar, incluso el diagnóstico que se les aplica como paso previo a la implantación del PE se realiza por funciones algo que en un futuro debe de cambiar y esto es algo que no se puede realizar de la noche a la mañana ya que la nueva filosofía de gestión es bastante diferente a la existente desde hace mucho tiempo de lo que se desprende que la empresa cubana necesita aplicar del enfoque de gestión por procesos si desea insertarse en el mercado mundial, si desea abrirse al mundo, para mejorar su funcionamiento e incluso para obtener la certificación otorgada por organismos Internacionales como la ISO.

Gestión de los Recursos Humanos:

La gestión de recursos humanos puede ser uno de los procesos que conforma el Macro proceso de cualquier empresa.

El Sistema de Gestión de los Recursos Humanos (SGRH) de una empresa tiene como objetivo fundamental proveer a la empresa de personal suficiente tanto en cantidad, como con la calidad requerida (competencias) en el momento adecuado y con la motivación suficiente.

¿Pero que sucede cuando no esta implantada la gestión por procesos?

El objetivo del SGRH puede cumplirse: pero aparentemente pues el enfoque funcional de gestión no es capaz de reaccionar a tiempo ante cambios en las necesidades y/o expectativas de los clientes.¿Quién nos puede asegurar que estamos desarrollando en los trabajadores las competencias adecuadas que se requieren para lograr un producto o servicio capaz de satisfacer a los clientes? ¿Quién nos asegura que la empresa es capaz de determinar las necesidades del cliente interno, es decir los trabajadores que en ella laboran, si no los ve como tal, si no los ve como parte de un proceso?

La inclusión del proceso o los procesos de recursos humanos dentro de la gestión por procesos es necesaria en los momentos en que la diferenciación entre las empresas ya no se realiza por la tecnología sino por el hombre, sus competencias y el desarrollo del capital humano.

La gestión por procesos garantiza determinar las competencias correctas que deben de tener o desarrollar los trabajadores, dentro de las Actividades que incluye la gestión de los recursos humanos se encuentra la formación ¿Qué sucede si desarrollamos en determinado trabajador o grupo de trabajadores una o varias competencias que ya no son las que necesita la empresa, proceso, actividad o tarea para satisfacer las nuevas necesidades del cliente?

Softwares para la gestión de RH

Para conocer la situación del estado del arte de esta temática se realizo una Búsqueda empleando para ello varios Buscadores de Internet: entre los que se encuentran : Google, Yahoo, además de revisar paginas dedicadas a la comparación entre tecnologías dentro de las que se encuentran: http://www.technologyevaluation.com y centros de evaluación de tecnologías , se revisaron los software existentes en el mercado de los Recursos Humanos (que posean al menos un modulo o parte relacionada con los recursos Humanos) durante el periodo de Enero hasta Diciembre del 2005 .

Los resultados obtenidos en este proceso de búsqueda son los siguientes:

Softwares de empresas de Cuba:

1. RHODAS XXVI Modulo de RH (CITMATEL)
2. Sintergest: (CITMA)
3. GRHU
4. SISTEMA ESTADISTICA DE RH.(IDICT)
5. Eureka04 "Gestión de Recursos Humanos" (FAR).

   Softwares de otras empresas

6. RH-2 (MITRANS).
7. TotalHR: (GEAC)
8. Utilpro Workforce management
9. Vantage (Epicor Software Corporation)
10. E-Busines Suite (Oracle)
11. empath (Now Solutions)
12. Epicor Enterprise (Epicor Software Corporation)
13. Glovia.com (Glovia International)
14. Great Plains (Microsoft business Solutions)
15. JD Edwards EnterpriseOne (Oracle)
16. Lawson Human esourses Suite (Lawson Software)
17. mySAP ERP (SAP)
18. MYstaff (MYstaff Pty Limited)
19. People Management (Deletek Systems )
20. HR Series (Sage Software)
21. iRenaissance.ERP (Ross Systems)
22. PeopleNet (META4)
23. Peoplesoft Human Resources (Oracle)
24. Ramco Enterprise Systems (Ramco Systems)
25. Sage Abra 100 HRMS (Sage Software)
26. SSA Human Capital Management (SSA Global)
27. SSA PRMS (SSA Global)
28. Chris 21(frontier Software Ltd)
29. Cézanne Suite (Cézanne Software)
30. BRUXYS Herramientas para la Gestión de RRHH:
31. ADAM v3
32. Sistema ORH administración publica
33. KLYMA mpm
34. PREVGEST : Programa de Gest. Prev. Riesgos Laborales
35. GesRRHH 2.0.
36. HoraSoft - Recursos Humanos 6.0
37. SAP R3
38. P.A. & Partners
39. IFS Applications
40. Bumeran InABox
41. 2¶X - Sistema de Relevamiento de Múltiples Opiniones
42. Hum&Select
43. Lobruno Recursos Humanos (LRH)

Se encontró un total de 43 softwares comercializados en Internet y de ellos la mayoría de ellos (en las versiones actuales) no utilizan como filosofía de trabajo el enfoque de gestión por procesos.

Se realizo un análisis de las posibles causas que pueden que pueden provocar lo anterior encontrando las siguientes:

2. El enfoque por procesos es un término relativamente nuevo y la mayoría de las empresas gestiona sistemas de la empresa incluyendo los RH mediante Funciones.
3. Es más económico incluir la gestión de RH como parte de un software que gestione los procesos de la empresa, es decir un software dedicado a manejar información relacionada con los procesos que se incluyen dentro del Sistema de Gestión de la Calidad y que permita gestionar los Recursos Humanos como una facilidad interna.

En función de los resultados anteriores y teniendo en cuenta que dentro de las Estrategias Fundamentales de Cuba y del CITMA de Cienfuegos se encuentra la informatización de la sociedad y la potenciación en sus Instituciones de Sistemas de Gestión de la Calidad y Sistemas de Gestión de Recursos Humanos le fue propuesto a la delegación del CITMA (Ciencia Tecnología y Medio Ambiente) de Cienfuegos un Proyecto que tiene como objetivo el diseño e implantación un software para la gestión de RH basado en el enfoque a procesos.

Software RH-CITMA versión 1.0

El software RH-CITMA versión 1.0 pretende obtener las ventajas de la identificación de los procesos de la empresa para la gestión de algunas Actividades de Recursos Humanos.

Para lograr lo anterior ha sido diseñado como sistema compuesto por diferentes módulos relacionados entre sí dentro de los que se encuentran:

2. Diseño de Empresa
3. Procesos
4. Profesiogramas
5. Selección del Personal
6. Peligros en el Puesto
7. Accidentes Laborales
8. Sistema de Sugerencias
9. Diagnóstico de Clima Organizacional
10. Formación
11. Inventario de Personal

Modulo Diseño de Empresa: Permite diseñar la empresa definiendo cada Puesto de trabajo e introduciendo los datos de los trabajadores que laboran en la empresa

.Modulo Procesos: Es el mas importante de los demás módulos pues es la base de los demás módulos, tiene como objetivo fundamental la identificación y control de los procesos, lo cual realiza mediante una interfaz en forma de árbol con opciones que le permiten al usuario adicionar o eliminar elementos así como la definición de los indicadores para el control de los procesos.

Modulo Profesiogramas: Permite Definir el profesiogramas para cada Cargo existente en la empresa basado en los procesos identificados.

Modulo Selección del Personal: Permite de reflejar los datos fundamentales de los diferentes procesos de Selección de Personal realizadas en la empresa basado en los procesos identificados.

Modulo Peligros en el Puesto de trabajo: Permite definir y valorar, los Peligros y Riesgos de cada puesto de trabajo y por proceso.

Modulo Accidentes Laborales: Permite registrar los datos relacionados con los accidentes laborales Ocurridos en la empresa

.Modulo Sistema de Sugerencias: Permite registrar los datos relacionados con un sistema de Sugerencias Implantado en la Empresa.

Modulo Diagnóstico de Clima Organizacional: Permite registrar los resultados de los diferentes Diagnóstico de Clima Organizacional empleando para ello la Herramienta OLARIS.

Modulo Formación: Permite registrar los aspectos referentes a las actividades de formación de cada Trabajador.

Modulo Inventario de Personal: Permite hacer búsquedas de los datos referentes a cada Trabajador.

Este software ha sido diseñado desde el primer momento para convertirse (en versiones posteriores) en un software para la gestión de la Calidad o incluso un sistema de Gestión Integrado que incluya la calidad, La seguridad y salud del trabajo y el medio ambiente, las buenas practicas de manufactura y el HACCP para el caso de empresas productoras de alimentos, incluyendo siempre las facilidades de la gestión de los recursos humanos presente en esta versión.

Datos técnicos.

En el diseño y confección del mismo se emplearon los softwares Visual Studio - Visual Basic v 6.0 Service pack 6, Base de datos Access 2003, Shalom Help Maker versión v 0.5.2

Ventajas del software:

• Integra la mayoría de las actividades de la gestión de recursos humanos basado en un enfoque de procesos.
• Facilita la identificación y control de todos los procesos de la empresa.
• Ha sido para convertirse ,en versiones posteriores, en un software para la gestión de la Calidad o incluso un sistema de Gestión Integrado

Desventajas del Software (en esta Versión):

• Requiere de la persona que lo utilizará un dominio de enfoques de calidad y gestión por procesos.
• No incluye la parte mejoramiento de Procesos
• Su Funcionamiento es más fácil en una empresa que posea un sistema de Gestión de la Calidad y los procesos identificados.
• Existen aspectos de un Sistema de Gestión de RH que no tiene incluido dentro de los que se encuentran:
• • Estrategia de recursos humanos
  • Planeación de recursos humanos
  • Administración de Salarios
  • Evaluación del Desempeño
  • Auditoria de recursos humanos

Implantación y Resultados:

RH-CITMA fue implantado en el CIGET (Centro de Información y Gestión Tecnológica) de Cienfuegos, Cuba. Empresa perteneciente al CITMA (Ciencia Tecnología y Medio Ambiente) Que tiene como misión brindar consultoría en temas empresariales, en servicios de información, servicios informáticos y de propiedad intelectual , en la actualidad está desarrollando la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la ISO 9000 del 2000 obteniéndose como resultado una mejora en la rapidez de la identificación de los procesos , una mejoría en el control de los mismos además de una mayor efectividad en las actividades de Recursos Humanos incluidas en el software ,comparada con periodos anteriores.

Bibliografía:

Harrington, H.J. (1993) Administración total del proceso de mejoramiento continuo. La nueva generación 1993.

Cantú Delgado, H. (2001) Desarrollo de una cultura de Calidad. México DF: Seg ed. McGraw – Hill Interamericana.

Cuesta Santos, A.(1999)Tecnología de gestión de recursos humanos. Habana: Ed Academia.

Cuesta Santos, A. (2001) Gestión por Competencias. Habana: Ed Academia.

 

Reseña de los autores:

Pedro Orestes Falcón Villaverde ,

Nació el 9 de Noviembre de 1974 en Cienfuegos, Cuba, es Ingeniero Industrial graduado de la Universidad de Cienfuegos en el año 1997 , participa como consultor en el CIGET Centro de Información y Gestión Tecnológica de Cienfuegos, Cuba , en la actualidad cursa una Maestría de Ingeniería Industrial con Premio en Calidad , se ha especializado en servicios de Asesoría y Consultoría en temas de Calidad ,HACCP, Recursos Humanos , Diseño y Programación de Software.

Ramón Alberto Prendes Gutiérrez

Ciudadanía: Cubana

Lugar de nacimiento: Cienfuegos

Color de la piel: Blanca

Estado civil: Casado

Graduado de Ingeniería en Energética Nuclear en el Instituto Superior de Ciencias y Tecnología Nucleares, Ciudad de la Habana 1988.
Maestría en Eficiencia Energética y Medio Ambiente 1996 a 1998 en la Universidad de Cienfuegos.
Cursa Maestría en Ingeniería Industrial. Mención Calidad en la Universidad de Cienfuegos.

TRAYECTORIA LABORAL

Cargo actual: Director Centro de Información y Gestión tecnológica

Entidad: CIGET Cienfuegos. INSTITUTO DE INFORMACIÓN CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICA. IDICT

Lugares donde ha trabajado hasta la fecha:

Desde 1988 y hasta 1998 se desempeñó como Especialista en Seguridad Nuclear /Supervisor de instalaciones nucleares.

Desde 1998 hasta la 2005 se desempeñó como Especialista Principal de Consultoría en Gestión Tecnológica del Centro de Información y Gestión Tecnológica de Cienfuegos del IDICT vinculado a:

• Gerenciamiento de proyectos de Gestión Tecnológica
• Consultoría Diseño e implementación de Sistemas de Gestión de la Calidad.
• Consultoría Gestión de Recursos Humanos. Análisis, descripción y valuación de puestos de trabajo.
• Diagnósticos de procesos físicos y empresariales.
• Planeación estratégica de empresas.
• Cursos relacionados con la gestión de la Calidad
• Evaluación de la seguridad de instalaciones de alto riesgo.
• Diseño e implementación de Sistemas Integrales de Gestión (Calidad, Seguridad y Medio Ambiente).

Estudios actuales:

Denominación	Centro de estudio	Fecha de Culminación
Maestría Ing. Industrial Mención Calidad	Universidad Cienfuegos	2005

Fecha de realización del trabajo: Octubre de 2005

Categoría: Calidad

Centro de Información y Gestión Tecnológica

Cienfuegos, Cuba

http://www.cienfuegos.cu/Paginas/Ciget/Gestion/index.htm

Octubre de 2005