- ¿Qué es
Outsourcing? - Por qué utilizar el
Outsourcing - Ventajas principales del
Outsourcing - Ventajas estratégicas
al contratar Outsourcing - Desventajas principales del
Outsourcing - Áreas que sí pueden
pasarse a Outsourcing - Áreas que no se deben
contratar para Outsourcing - Principales riesgos al
contratar el servicio de Outsourcing - Consejos para un buen
Outsourcing - Conclusiones
¿QUE ES OUTSOURCING?
Este método
actualmente muy utilizado por muchas empresas,
consiste en contratar y delegar procesos de
la empresa que
no están ligados con la actividad o el giro principal de
la
organización, a un tercero. Entendiéndose esto
a otra empresa externa
que tenga experiencia en el ramo a contratar, permitiendo un
mayor enfoque en su objetivo
principal, reduciendo considerablemente los costos.
Se ha sabido que al contratar una empresa
externa los costos se han reducido hasta en un 80%.
Este sistema no es
nuevo en México, se
inicio hace mas de 40 años ofreciendo servicios de
limpieza y vigilancia para empresas, pero ahora en día, se
ofrece una gama muy amplia de servicios de toda clase y
costos, por ejemplo las mas comunes son: reclutamiento
y selección de
personal, la de mantenimiento
de sistemas de
información, de procesamiento de
datos, etc.
Cuando se contrata una empresa ajena se podría
decir que se encarga de parte del negocio, agilizando a la
empresa arrendataria su labor principal al no enfocarse en
labores que no generan valor, pero
esto no quiere decir que no son importantes ya que también
se deben de atender con la seriedad, eficacia y el
profesionalismo necesario. El arrendador forma parte de la
empresa informalmente
¿POR QUE UTILIZAR EL
OUTSOURCING?
Una de las razones principales, mas no la única
importante era la de reducir los costos de operación de la
empresa; pero encontramos también que cuando se contrata a
una empresa externa esta es especializada en el servicio que
ofrece por lo tanto nos genera una mayor calidad en el
servicio que presta, además en lugar de tener todos
los datos de nomina,
seguro social,
sindicatos,
etc. se le asigna un solo pago a la empresa proveedora del
servicio por lo que la empresa se encarga de todo lo referente a
pagos de empleados y lo que esto conlleva, dando mas margen a la
empresa solicitadora del servicio , al enfoque de su tiempo ,
esfuerzo y a su giro principal.
Muchas actividades de la empresa se pueden arrendar por
outsourcing, para esto es imperativo que se haga una
comparación de costos que a la empresa le genera tener
dicha actividad o departamento y me refiero a costos financieros
y de tiempo que si alquilando los mismos servicios por una
empresa ajena a la nuestra podrían disminuir, por que se
podría dar el caso que los costos financieros fueran muy
semejantes pero en tiempo y problemas que
a la empresa le genera podrían ser muy elevados entonces
seria recomendable recurrir a este medio para no perder el
enfoque en actividades no primarias de la empresa, y así
enfocarse en el rubro principal, esto suena un poco absurdo como
contratando a alguien ajeno, el costo
podría disminuir, pero lo que causa esta
disminución en el precio es que
la empresa que se contrata su giro principal es el servicio que
presta y a mayor escala de
servicios se pueden dar menores costos.
Tenemos como algo básico y fundamental al
contratar el servicio de outsourcing, que nunca se debe
considerar contratar actividades primarias y principales de la
empresa ya que como son fundamentales se podría prestar
para que la empresa contratada tuviera acceso a información vital de la empresa, que la
podría utilizar en contra, lógicamente no se va a
contratar a cualquier empresa que nos ofrezca sus servicios, se
tiene que revisar minuciosamente sus referencias y capacidad e
historia en el
ramo que se dedica para así minimizar los riesgos
posibles
VENTAJAS PRINCIPALES DEL OUTSOURCING
*Menores costos.
*Mayor calidad en el
servicio.
*Mayor tiempo para que la empresa se dedique a
su giro principal dejando actividades secundarias a otra
empresa.
*Maneja de una manera mucho mas eficiente las labores
que pueden causar problemas ala empresa
VENTAJAS ESTRATEGICAS AL CONTRATAR
OUTSOURCING
*Le permite a la empresa enfocarse al
máximo en sus actividades empresariales.
*Se incrementan los beneficios de reingeniería.
*Permite destinar los recursos para
otro tipo de propósitos
*Los riesgos se comparten.
*El proveedor del servicio ofrece una calidad
mayor en su trabajo, por
ser este especializado.
DESVENTAJAS PRINCIPALES DEL
OUTSOURCING
*El costo puede que sea superior al
esperado.
*En caso de que el proveedor no resulte
satisfactorio, el cambio de
proveedor genera gasto financiero y te tiempo.
*Perdida de control directo
sobre esa área.
*Como se tiene una empresa ajena, las
actualizaciones e innovaciones de esa área las obtiene la
empresa mientras la compañía que contrata no las
adquiere.
*El proveedor externo podría utilizar
la información que obtenga en beneficio personal, incluso
se puede convertir en competencia.
AREAS
QUE SI PUEDEN PASARSE A OUTSOURCING?
En una empresa u organización existen varias áreas o
departamentos que pueden ser otorgadas a pasar a outsourcing,
estas no solo comprenden las sistemas de
producción si no que también, sino que
también a infinidad de áreas de la empresa, entre
las mas comunes tenemos.
*En los sistemas
financieros
*En las labores de
Mercadotecnia
*En el área de Recursos
Humanos
*Sistema Administrativos.
*Sistemas Contables
*En actividades secundarias: limpieza,
vigilancia, comedores, papelería, etc.,
ÁREAS QUE NO SE DEBEN CONTRATAR PARA
OUTSOURCING
*La tesorería
*El control a proveedores
*El servicio a cliente
*Distribución y ventas
*La administración de la
calidad.
*La administración
estratégica
PRINCIPALES
RIESGOS AL CONTRATAR EL SERVICIO DE OUTSOURCING
*El rechazo por parte del personal a este
servicio.
*Se incrementa la dependencia sobre personal
externo ala empresa.
*No se puede controlar el personal
contratado.
*Que el proveedor que seleccionemos no sea el
adecuado.
*Haber realizadazo una mala negociación en el contrato.
CONSEJOS PARA UN BUEN OUTSOURCING?
1.-Tener una buena asesoria: una buena asesoria
es indispensable, pues así se evitaran problemas, peligros
y riesgos innecesarios, un buen asesor es de gran ayuda para
realizar una negociación adecuada identificando la mejor
opción para la empresa, así como el mejor precio al
contratar a alguien externo.
2.-Identificar las capacidades: es de suma
importancia identificar las capacidades que requiere la empresa y
establecer que giro nenecita al contratar.
3.-Involucrar líderes: por lo general los
que realizan las elecciones para elegir ala empresa externa que
ayudara en las labores de la empresa son los abogados de la
misma, pero esto no debe ser así ya que lo altos
ejecutivos también tienen que estar involucrados en dichas
elecciones.
4.-Crear un compromiso: cuando se negocia un
contrato con alguien externo es de suma importancia llevar una
buena relación cliente–
prestador para que así se mantengan bien protegidos los
intereses de la compañía.
5.- Integración del equipo: en este punto
nos referimos a que tanto el personal externo como el interno
lleven una relación amena, para así no generar
problemas que nos puedan traer consecuencias para la
empresa.
6.-Valorar el personal: es importante establecer
roles y reglas en el convenio, asi como seguirlas adecuadamente,
ya que si estas no son seguidas correctamente nos puede causar
deserción o despido de personal que nos
perjudicaría tanto económicamente como en perdida
de tiempo.
7.-Medir el antes y el después de
outsourcing: es de gran importancia hacer una revisión
del antes y el después de haber implantado la estrategia de
outsourcing, para saber si el cambio nos funciono o no, si el
proveedor es el adecuado, etc.
En la actualidad existe una tendencia empresarial muy
marcada al uso del outsourcing, ya que día con día
las empresas buscan lograr mayor eficiencia y
calidad bajado sus costos de operación, ya que los
procesos y actividades que puede realizarse de forma externa son
muchísimos, el outsourcing es una herramienta muy
confiable y de una marcada tendencia en los empresarios de hoy
manejando esta tendencia a su mayor conveniencia.
http://www.monografias.com/trabajos10/outso/outso
http://www.allixltda.com/portafolio/outsourcing/
Manual de outsourcing informático (análisis y contratación) Emilio Del
Peso Navarro
Successful it outsourcing; from choosing a provider to
managing the project –Elizabeth Sparrow
JUAN ANGEL DIAZ BELTRAN
INSTITUTO TECNOLOGICO DE SONORA
MATERIA: EVALUACION DE SISTEMAS DE
INFORMACION