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El Enfoque de procesos en el sistema de almacenes




  1. Resumen
  2. Mapa de proceso del sistema de almacenaje
  3. Gestión de riesgos en el proceso de almacenes
  4. Establecimiento de los indicadores de control
  5. Conclusiones
  6. Recomendaciones
  7. Referencias bibliográficas

Resumen

El diseño de los procesos que conforman el Sistema de Almacenes se define para alcanzar elevados niveles de eficiencia en los servicios que este proceso brinda al sistema logístico en general.

El objetivo de este trabajo es establecer el mapa de proceso, que contiene la misión del servicio y la relación de procesos que conforman el sistema de almacenaje, además se definen los riesgos fundamentales que pueden estar presentes en este subsistema y se establecen los principales indicadores para determinar el nivel de servicio que brinda el almacén a sus clientes.

Introducción:

La formulación de un diseño permite desarrollar un procedimiento de operación que se estructure sobre la base de un estricto cumplimiento de todas las normas de control establecidas y a su vez, que estos se cumplan sistemáticamente en el marco de garantizar la eficiencia que se exige en la ejecución de cada proceso. El análisis, mejoramiento y control de la gestión de procesos hace énfasis en el desarrollo de la misión, razón de ser de cada servicio.

El almacén ha dejado de ser un espacio donde las mercancías reposan, para convertirse en un eslabón clave en la cadena de suministro. Por consiguiente, su diseño y gestión están influenciados por los procesos y agentes de las supply chain (cadenas de abastecimientos).

En primer lugar, la realización de los pronósticos de venta fiables supone el punto de partida de todo el proceso, y resulta clave para llevar a cabo un dimensionamiento racional del stock, el cual formará parte del inventario a depositar en el almacén.

El sistema de almacenaje tiene como objetivo garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica. Las normas de inventario constituyen un instrumento de dirección fundamental para definir el volumen de recursos materiales que deben existir en un lugar determinado, para garantizar su buen desempeño.

El incumplimiento de las normas de control interno lleva aparejado mal desempeño de la organización y repercuten directamente en el mal manejo de los recursos y materiales inmovilizados en el almacén.

Las fases seguidas para la investigación fueron:

  • Determinación de los aspectos que inciden en el proceso de almacenaje.
  • Elaboración del diseño.
  • Establecer los riesgos a que puede estar sometido el proceso.
  • Establecer los indicadores que permitirán controlar el proceso.

En logística, es importante medir el nivel de servicio que se brinda al cliente, y el proceso de almacenes no esta exento de tal medición, por el contrario es un aspecto primordial para evaluar cómo el sistema de almacenes brinda sus servicios a los clientes que atiende. Algunos medidores importantes son (1):

  • Duración del ciclo pedido - entrega.
  • Varianza de la duración del ciclo pedido entrega.
  • Disponibilidad del producto.
  • Información del pedido a lo largo de toda la cadena logística.
  • Flexibilidad ante situaciones inusuales.
  • Tiempo de entrega.
  • Trato y relaciones con los clientes.
  • Servicio de posventa.
  • Tiempo de atención a las reclamaciones.
  • Servicio de garantía.
  • Respuestas de emergencia.

Cada empresa debe seleccionar cuáles son los medidores del nivel de servicio que se utilizarán de acuerdo a las demandas de servicio de los clientes, establecer metas de servicio en cada uno, controlar el comportamiento real de los mismos e instrumentar acciones para eliminar las desviaciones detectadas o pronosticadas.

Un aspecto fundamental a tener en cuenta en el proceso de almacenaje es la gestión de los inventarios relacionado con la decisión sobre el tamaño de los lotes de los pedidos de compra o lanzamiento a producción (Q), lo cual debe hacerse considerando no solo el valor óptimo sino un conjunto de otros factores tales como: tamaño del pedido del cliente, capacidad de los contenedores, equipos, transporte y embalajes; combinación de surtidos de un mismo proveedor, ritmo de producción, capacidad del almacén y los estantes, disponibilidad financiera y material, urgencias de entrega, características y riesgos del producto, otros factores.

Otra decisión importante es la determinación de donde se van a ubicar los inventarios los cuales pueden ser descentralizados o centralizados en la cadena logística. Los inventarios descentralizados por lo general tienden a aumentar los inventarios del sistema, pero disminuye el tiempo de suministro al proceso que lo necesita y los inventarios centralizados disminuyen los inventarios pero aumenta el tiempo de suministro a los procesos consumidores ya que la distancia a que se encuentran los clientes se alarga.

Para determinar en cada caso cuál es la mejor variante se necesita considerar un conjunto de factores tales como: valor del producto, importancia para el consumidor, valor de las pérdidas por no disponer del producto, frecuencia del consumo, posición geográfica relativa de los competidores, accesibilidad a las instalaciones, flexibilidad, y otros. Para evaluar esta decisión debe utilizarse la ecuación de costos de procesos.

Código

00

Servicio

almacenes

Responsable

Director del almacén.

Participantes

Todos los trabajadores del almacén

 

Otras decisiones con relación a los inventarios son: qué productos tener en inventario, dónde almacenar el inventario (centralizado o descentralizado) y la magnitud de la reserva de seguridad y la administración de la misma. La reserva se determina considerando tanto los posibles retrasos en el reaprovisionamiento como la variación de la demanda durante dicho reaprovisionamiento.

Para ello se utiliza el coeficiente Ks a partir de la tabla de distribución normal de acuerdo al nivel de servicio (nivel de confianza) que se desea proyectar, algunos autores recomiendan utilizar una reserva de seguridad (SS) igual al 50% del tamaño del lote Q (2)

Se puede definir el término inventario como la existencia de todo producto o artículo que se utiliza dentro de la organización. Un sistema de inventario es un conjunto de políticas y controles que supervisa los niveles que deben mantenerse, cuando hay que reabastecer el inventario y de que tamaño deben ser los pedidos. (3)

El inventario por lo tanto se puede definir como la existencia que se encuentra dentro de todo el servicio de almacenamiento.

Desarrollo

Mapa de proceso del sistema de almacenaje.

Un proceso es una secuencia de actividades que permite obtener un resultado final o intermedio que agrega valor al cliente. En la ejecución de un proceso se realizan tantas actividades materiales, informativas y financieras.

Otro concepto, pudiera ser una secuencia de pasos, tareas o actividades que transforman los inputs en un output. Un proceso de trabajo incorpora valor a los inputs transformándolos o utilizándolos para producir algo nuevo". (5)

Misión

Almacenar los materiales y recursos garantizando el suministro oportuno de los productos requeridos para asegurar las actividades productivas y de servicios además de lograr la calidad en el servicio, para satisfacer las necesidades del cliente.

IV- Relación de procesos del servicio almacén

Código

Procesos

01

Gestión de pedidos

02

Gestión de inventario

03

Recepción de mercancías

04

Almacenaje

05

Consolidación y desconsolidación

06

Cross docking (*)

07

Predespacho

08

Despacho

09

Tratamiento y control de envases y embalaje

10

Evacuación de desechos

11

Auditoria

Las interrelaciones que se pueden establecer entre los diferentes procesos pueden verse en la figura No.1

* Cross docking: Mercancía que no forma parte del inventario del almacén, sino que entra y vuelve a salir del almacén inmediatamente que se preparan los despachos de los clientes.

Figura No 1 Mapa del proceso de almacenaje

En cada uno de estos procesos se deben establecer la relación de actividades fundamentales que se realizan, determinando la información de entrada y de salida necesaria para implementar el control interno.

El control interno comprende el plan de organización, así como los métodos debidamente clasificados y coordinados, además de las medidas adoptadas en una entidad para proteger sus recursos, propender a la exactitud y confiabilidad de la información contable, apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes, así como estimular la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones establecidas.

La implantación de las medidas de control interno y la realización sistemática de los controles conllevan a erradicar las deficiencias en el sistema de almacenaje, que redundarán en un incremento de la eficiencia económica y en la calidad.

Gestión de riesgos en el proceso de almacenes

Es importante conocer cuales son los riesgos fundamentales a que puede estar expuesto el proceso de almacenaje sino se cumplen con las medidas de control interno para la actividad que se realiza (4), en la siguiente tabla hay un ejemplo, en el cual, el no cumplimiento de los controles establecidos puede conllevar a afectaciones en el proceso con los consiguientes riesgos al mismo.

Riesgos

Gestión de Riesgos

Ocurrencias de robos

Cuando el encargado de almacén detecta un robo o hurto, debe comunicarlo de inmediato al Jefe de sección, que a su vez avisará al Director del almacén y a Protección Física, para que garantice la preservación del lugar y determine medidas a seguir ante el hecho.

Mermas Faltantes Sobrantes Deterioros

Cuando se trate de mermas, deterioros, derrame, el Encargado de almacén comunicará de inmediato al Jefe de sección el cual confeccionará el correspondiente Acta que entregará en el término de 24 horas en Contabilidad, la que de inmediato abrirá el expediente, que debe ser resuelto por el Jefe de sección en el término de 30 días, además, deberá comunicar al jefe de la comisión de investigación de faltantes y sobrantes, compuesta por:

  • Jefe de sección.
  • Director del almacén.
  • Jefe del departamento de control de inventario.
  • Encargado del Submayor en el departamento de contabilidad.
  • Máximo representante del área que utiliza este producto almacenado.

La mercancía se debe mantener para ser revisada por la comisión, que al examinarla emitirá un acta con las causas investigadas y la recomendación sobre el destino de la misma. La mercancía será destinada de acuerdo a la aprobación dada por la comisión, y le entregará su veredicto a Contabilidad para incorporarlo al expediente. En cualquier caso, el Director del almacén deberá determinar la responsabilidad en el caso y enviar a Contabilidad un acta con las conclusiones logradas y las medidas tomadas.

nota: La comisión debe acudir al lugar del hecho en un término de 24h después de ser notificado.

Productos ociosos

El Director del Almacén realiza el trámite correspondiente, donde se declara sus inventarios ociosos y de lento movimiento, manteniendo la propiedad, posesión y custodia, garantizando su conservación y disponibilidad para la venta. La firma de autorizo para este trámite esta dada por el Director de Economía.

Incendios

Se toman todas las medidas que sean necesarias para extinguir el incendio, conjuntamente se realiza la denuncia al órgano competente el cual se encarga de determinar las causas que originaron el siniestro y llegar a conclusiones ante el hecho.

Perdida o deterioro de la tarjeta de estiba

El Encargado del almacén se responsabiliza con notificar al Técnico en productos, para que este realice un listado con el submayor existente en el Ordenador (listado de existencias) y confeccione una nueva tarjeta de estiba, verificando con el físico en el almacén.

Las cantidades y/o pesos difieren de la cantidad grabada en el embalaje en la Recepción.

Deberá separase y solicitar la presencia de la Comisión de Baja Técnica para le correspondiente verificación y dictamen al respecto de acuerdo a las normas establecidas. Sin este requisito no podrá entregar ninguna mercancía.

Deterioro de la mercancía en su manipulación.

El Encargado de almacén se responsabiliza con notificar al Técnico en producto del suceso ocurrido, este se encarga de determinar las causas e informarle al Director del almacén. Cuando ocurre el hecho se preserva el lugar, en caso de que el daño sea mayor se avisará a la comisión de investigación de faltantes y sobrantes que determinará el destino del producto deteriorado.

Deterioro de la mercancía en su transportación

Ante la ocurrencia de este riesgo, se preserva el lugar y se le notifica al Jefe de sección y a su vez, este avisará al Director, para tomar las medidas que sean pertinentes según el caso dado. Si son daños mayores, se le comunicará a la Comisión de Faltantes y Sobrantes, para que determine el destino del producto.

Diferencia en las existencias del Acta de Recepción y la Factura del comprador.

Si no existe plena coincidencia entre ambos documentos el Técnico en Productos de inmediato confeccionará un acta de reclamación al proveedor y lo entregará al jefe de compra, el que debe discutirlo con el correspondiente comprador y si determina que éste no tiene responsabilidad lo hará llegar al proveedor, el que deberá entregarle una copia firmada haciendo constar su recepción. Esta copia del acta de reclamación se entregará en el término de 24 horas en Contabilidad para abrir el correspondiente expediente.

El jefe de compra o al jefe del área que ejecutó la compra, se responsabiliza con resolver la discrepancia con el proveedor en el término de 30 días. A partir de esta fecha, de no resolverse la discrepancia, el jefe de compra asume la responsabilidad por el expediente abierto en Contabilidad.

Mala planificación del inventario.

Si se realiza por exceso, el producto quedará en inventario hasta tanto se decida su destino.

Si se realiza por defecto, se solicita al proveedor la cantidad faltante. En caso que este suministrador no pueda satisfacer la demanda, se buscaran nuevas vías para satisfacer las necesidades.

Tabla n° 1 Riesgos que pueden estar presentes en el proceso de almacenaje.

Establecimiento de los indicadores de control

Mediante la ejecución de los indicadores definidos, se pueden visualizar y tener un control de los porcientos de cumplimiento tales como:

  • Porciento de pedidos entregados en tiempo.
  • Porciento de errores en facturación.
  • Porciento de solicitudes rechazadas.
  • Porciento de incumplimiento de las normas por defecto.
  • Porciento de incumplimiento de las normas por exceso.
  • Porciento de pedidos entregados completo.
  • Porciento de mermas.
  • Porciento de pérdidas.
  • Rotación del inventario.

Estos indicadores son válidos para medir el nivel de servicio que los almacenes brindan a los diferentes clientes con los cuales se mantienen relaciones comerciales.

El nivel de deficiencias del servicio se puede determinar por la siguiente formula:

Nivel de deficiencias del servicio (NDS)= errores en facturación* solicitudes rechazadas* normas por defecto* normas por exceso* mermas* pérdidas

También se determinó el nivel del servicio en cuanto a los pedidos que influye directamente en la satisfacción del cliente.

Nivel de servicio por pedidos (NSP) = pedidos entregados en tiempo* pedidos entregados completos

Para poder realizar la medición de los indicadores anteriores es necesario contar con determinada información de entrada y salida, los mismos se relaciona en las tablas 2 y 3.:

 

Código

Indicadores

01

Pedidos entregados en tiempo

02

Errores en facturación

03

Total de facturas

04

Cantidad de solicitudes rechazadas

05

Total de pedidos realizados

06

Ventas($)

07

Valor de las existencias($)

08

Cantidad de surtidos en defecto

09

Cantidad de surtidos normados

10

Cantidad de surtidos en exceso

11

Total de pedidos entregados completos

12

Mermas($)

13

Pérdidas($)

Tabla n° 2 Información de entrada.

 

Código

Indicador

14

Porciento de pedidos entregados en tiempo (>90%)

15

Porciento de errores en facturación (<5%).

16

Porciento de solicitudes rechazadas (<5%).

17

Porciento de incumplimiento de las normas por defecto (<5%).

18

Porciento de incumplimiento de las normas por exceso (<5%).

19

Porciento de pedidos entregados completo (>90%)

20

Porciento de mermas (<5%).

21

Porciento de pérdidas (<5%).

22

Rotación del inventario

NDS

Nivel de deficiencias del servicio de almacenes (<5%)

NSP

Nivel de servicio en cuanto a los pedidos (>90%)

Tabla 3 Información de salida.

Todos estos indicadores deberán controlarse de una forma sistemática para el mejor desempeño del sistema de almacenaje en el sistema logístico por lo que se deberán establecer tableros de control con estos medidores.

Conclusiones.

  1. El mapa de procesos es una herramienta que permite controlar mejor los procesos.
  2. El diseño de procesos especificando sus responsables y participantes garantiza una mejor organización en el control del sistema.
  3. Las acciones de control de cada proceso contribuyen a disminuir la ocurrencia de riesgos que afecten el sistema.
  4. Medir el nivel de servicio de los procesos con la utilización de un tablero de control es una herramienta de trabajo para la toma de decisiones.

Recomendaciones.

  1. Utilizar los mapas de proceso para el mejor control del sistema de almacenaje
  2. Capacitación del personal relacionado con estas actividades.
  3. Utilizar los indicadores propuestos para medir el desempeño del sistema de almacenaje.

Referencias bibliográficas.

  1. Acevedo, J. A.; Gómez M. I., Diseño del servicio al cliente, ISPJAE, Habana, Cuba, 2001.
  2. Gómez. M, Acevedo. J, Logística de Aprovisionamiento, Colección logística Jhon F.Kennedy, 2000, Cuba.
  3. Acevedo, J. A.; Gómez M. I., La logística moderna y la competitividad empresarial, ISPJAE, Habana, Cuba, 2000.
  4. Merly Lufriú Pérez y Fernando Pérez Gómez, Trabajo de Diploma, Diseño del sistema de almacenaje en la CUJAE, Curso: 2003 – 2004.
  5. Galloway, Dianne. Mejora Continua de Procesos Ed. Gestión 2000 Barcelona, España, 1998.

 

 

 

 

Autor:

Msc. ing. Ana María Gutiérrez Pradera

Profesor asistente de la Facultad de Ingeniería Industrial de la CUJAE

Ing. Mayelin Peña Yantá

Profesor instructora de la Facultad de Ingeniería Industrial de la CUJAE


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