- I.
Importancia de la pequeña y mediana
empresa - II. La
empresa y su entorno - III. El
empresario mexicano - IV. El
proceso de creación de una empresa - V. La
empresa ¿cómo administrarla? - VI. Las
funciones operacionales - VII. La
administración en pequeñas empresas comerciales y
de servicios y su perspectiva - VIII.
Conclusiones - Cuestionario
I. IMPORTANCIA DE LA
PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA
La Administración de las
Empresas ha entrado en una nueva fase de su evolución. La
complejidad, cada día en aumento, de las actividades, de las
operaciones, así como el
ininterrumpido crecimiento de las empresas, la competencia, etc., obliga a los
hombres de negocios a entender dónde
están situados hoy y dónde estarán en un futuro
cercano.
La administración en las
empresas modernas pequeñas y medianas está dividida
entre los diversos agentes a los que van a darse atribuciones y
funciones especializadas, que
deben articularse en un conjunto coherente. Integra empresarios y
promotores; administradores, técnicos y especialistas, que
ocupan las posiciones clave en la organización y cuya
acción se hace sentir en
todas las áreas de la empresa.
Históricamente, la empresa pequeña y mediana ha
ofrecido una alternativa para el proceso de la
industrialización. También reconocido que la
pequeña y mediana empresa ofrecen una oportunidad para una
continuada expansión del sistema económico del
país.
Las pequeñas y medianas empresas existen en tres
ramas principales, éstas son: la industria, la comercial, y la
de servicios. Cada una de estas
ramas tienen características específicas que las
identifican, pero tienen un papel esencial en nuestra economía. Estamos plenamente
convencidos que la pequeña y mediana empresa tienen un papel
esencial en el entorno económico presente y futuro. Por ello
es necesario evitar que fracasen este tipo de organizaciones, esto puede ser
mediante una adecuada administración, la cual es
imprescindible para una eficiente operación.
La pequeña industria, surgida años antes de
que se originara el capitalismo industrial,
tenía como fuente creadora las necesidades primarias del
hombre como: el tallado de la
piedra, el trabajo de los metales, la manufactura de prendas de
vestir y ornamentales, etc. Así, se formó no sólo
como fuente de abastecimiento de bienes para el consumo, sino también
como activador del desarrollo de las fuerzas
productivas, y es básicamente la industria de modestos
recursos de donde se apoyó
la Revolución Industrial y con
ello la tecnología que hoy desarrollan y
fomentan las grandes empresas.
El censo industrial de 1971 reportó un total de
118,740 establecimientos de la industria de transformación,
de los cuales el 64.4% son industrias medianas y
pequeñas, el 34.92% talleres y artesanías y sólo
el 0.44% equivalen a 523 industrias con capital contable mayor de 25
millones de pesos.
La pequeña y mediana industria contribuyen a elevar
el nivel de ingresos de la población, al crear un
mecanismo redistributivo de la propiedad entre parientes y
amigos que son quienes forjan una idea e inician una actividad
industrial en pequeña escala.
Es casi imposible predecir con exactitud los detalles de
la tendencia futura de estas empresas, sin embargo, existen
indicios al respecto:
Aumento en la especialización.- Paralelo al avance
tecnológico, ha aparecido la división del trabajo en casi todas las
actividades productivas.
Tendencia hacia la fusión.- La mayoría de
las empresas se califican como medianas y pequeñas. La
mayoría de éstas comienzan a una escala relativamente
modesta y experimentan solo un crecimiento moderado; sin embargo,
en nuestro medio se ha visto, aunque en forma moderada la
"fusión".
El cambio a empleos
burocráticos.- El hombre ha estado buscando siempre
métodos para disminuir el
volumen de trabajo que debe
realizar para hacer frente a las necesidades de su existencia.
Las máquinas, los equipos
automáticos y la abundante energía mecánica han tomado a su
cargo gran parte del trabajo que el hombre acostumbraba a
realizar por sí mismo, por lo tanto el número de
trabajadores dedicados a trabajos directamente productivos ha
disminuido, mientras que el personal de oficina ha aumentado.
Ascendiente interdependencia.- Al mismo nivel que el
hombre se ha especializado más en sus habilidades y
esfuerzos productivos, se ha hecho más dependiente de los
demás para obtener bienes y servicios que requiere, por
ejemplo: vestido, alimento, servicio médico,
etc.
No obstante que la pequeña y mediana industria
poseen una posición importante en la generación de
empleos en el país, se enfrentan a una serie de problemas que obstaculizan su
desarrollo. Esto determina condiciones de desventaja en su
competencia con las grandes empresas y sobre todo con empresas
transnacionales. Algunos de estos problemas son:
Inflación.- La incidencia del proceso
inflacionario, en el aumento de los precios y costos de producción, ha
provocado que las limitaciones de una pequeña producción dificulten la
absorción de los incrementos señalados.
Administración.- Uno de los problemas de mayor
importancia al que debe enfrentarse y resolver la pequeña y
mediana empresa es su incapacidad en la administración, ya que
cuentan con un administrador, que no es
especialista, sino un "generalista".
La pequeña y mediana empresa tienen una importante
función que
desempeñar; existen de manera predominante y en ocasiones
casi absoluta en los países subdesarrollados y coexisten con
las grandes empresas aun en los países más avanzados,
por lo cual es necesario ir eliminando las causas principales que
frenan su desarrollo.
El éxito de una empresa depende, en gran
medida, de su conocimiento de técnicas administrativas
modernas y de su capacidad para ponerlas en
práctica.
Un perfil de la pequeña y mediana empresa puede ser
el siguiente:
FACTORES
RESULTADOS
DATOS ESTRUCTURALES
Los criterios para establecer el "tamaño" de una
empresa gozan de poco concenso. En empresas pequeñas y
medianas la estructura orgánica es
familiar.
TECNOLOGÍA
La mayor parte utiliza sistemas de producción
tradicional.
TIPO DE DIRIGENTES
El típico director es un hombre de 44 años,
con 14 años de escolaridad y es empresario por herencia.
MEDIO AMBIENTE
Su medio es complejo y sostiene relaciones con otras
organizaciones: Proveedores, Clientes, Competencia,
Asociaciones, Bancos, Gobierno, Despachos Profesionales
de Consultoría.
PROBLEMÁTICA A LA QUE DEBEN ENFRENTARSE
Recursos Humanos, Deficiencias del Gobiernos (demasiados
controles), falla de seriedad de proveedores, financiamiento, materias
primas (calidad y escasez), mercados, competencia, deficiente
organización.
VALORES Y OBJETIVOS
La toma de decisiones es
centralizada y la ejecución la realizan Jefes de Área,
a quienes se les responsabiliza por los resultados
obtenidos.
CRECIMIENTO Y PLANEACIÓN
La mayoría de las empresas han crecido en los
últimos años.
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Existe una actitud muy pasiva en el
manejo del personal.
PROCESOS INFORMÁTIVOS
Lo relevante es estar al día en cuanto a productos y
tecnología.
Pierre Yves Barriere define una pequeña o mediana
empresa como:
Constituye una parte del grupo conocido como
pequeñas y medianas empresas, "aquéllas en las cuales
la propiedad del capital se identifica con la dirección efectiva y
responde a unos criterios dimensionales ligados a unas
características de conducta y poder
económico".
Tres rasgos merecen ser tenidos en cuenta a este
respecto:
a) Un capital social repartido entre unos cuantos
socios.
b) Una autonomía real de financiamiento y gestión.
c) Un nivel de desarrollo dimensional.
Las pequeñas empresas satélites tienen su
función propia en cuatro aspectos básicos:
a) Como suministradoras de materiales y piezas
(subcontratistas).
b) Como agencias de servicio para la gran
empresa.
c) Como agentes o distribuidoras.
d) Como clientes que usan, más que distribuir
productos de la gran empresa.
La cuestión verdaderamente importante de los
fracasos empresariales estriba en saber qué es lo que los
causan. Un gran paso hacia el logro del éxito de la
pequeña empresa es conocer y comprender los motivos que
originaron el fracaso para poder evitarlos.
Por la práctica y la experiencia se cuenta con
información acerca de las
causas de la quiebra empresarial. A
continuación se menciona estas causas en nueve de cada diez
de la quiebras: Negligencia, Fraude, Falta de experiencia en
el ramo, Falta de experiencia administrativa, Experiencia
desbalanceada, Incompetencia del gerentes, Desastre.
Existen una serie de características que son
comunes a este tipo de empresas. A continuación se citan
algunas de las más generalizadas características y
son:
a) Poca o ninguna especialización en la
administración.- Esencialmente, la dirección en la
pequeña y en ocasiones en la mediana empresa se encuentra a
cargo de una sola persona que cuenta con muy pocos
auxiliares y en la mayoría de los casos esta persona no
está capacitada para llevar a cabo esta
función.
b) Falta de acceso al capital.- Este es un problema que
se presenta con mucha frecuencia en la pequeña empresa
debido a dos causas principales: la ignorancia por parte del
pequeño empresario de la existencia de fuentes de financiamiento y la
forma en que éstas operan; y la segunda, la falta de
conocimiento a cerca de la mejor manera de exponer la
situación de su negocio y sus necesidades ante las posibles
fuentes
financieras.
c) Contacto personal estrecho del director con quienes
intervienen en la empresa.- La facilidad con que el director
está en contacto directo, con sus subordinados, constituye
un aspecto muy positivo ya que facilita la
comunicación.
d) Posición poco dominante en el mercado de consumo.- Dada su
magnitud, la pequeña y mediana empresa considerada
individualmente se limita a trabajar un mercado muy reducido, por
lo que sus operaciones no repercuten en forma importante en el
mercado.
e) Intima relación con la comunidad local.- Debido a sus
escasos recursos en todos aspectos, sobre todo la pequeña
empresa, se liga a la comunidad local, de la que tiene que
obtener bienes, personal administrativo, mano de obra calificada
y no calificada, materias primas, equipo, etc.
La pequeña empresa ha sido, en multitud de
ocasiones, la que abre el camino por el que muchas personas,
incluyendo las de escasos recursos, llegan a alcanzar una
fortuna.
Ante los elevados índices de desempleo que existen
actualmente, la pequeña y mediana empresa cumple la
función de generar fuentes de trabajo en muy diversas
formas, además de las ya conocidas; así tenemos que
multitud de personas que no son empleables con arreglo a las
normas de muchas empresas,
encuentran oportunidad de trabajar en pequeñas y medianas
empresas, ya sea como empleados o estableciendo un pequeño
negocio por cuenta propia.
La pequeña y mediana empresa es "estimulante de la
competencia", que es un aspecto muy importante que determina una
continua depuración, por así decirlo, ya que por ella
se van eliminando los elementos que están por debajo de los
mejores, de manera que se obtienen más productos y de mejor
calidad, precios más bajos, mayor eficiencia de los servicios,
etc.
La micro, pequeña y mediana empresa, están
realizando un accionamiento para impulsar la productividad, un medio
básico para incrementar los niveles de competitividad, crecimiento económico y
desarrollo del país. Es necesario un cambio de cultura adecuado a nuestro
actual medio ambiente nacional e
internacional, que comprenda objetivos y valores de los trabajadores
como la concepción misma de la
administración.
El papel de la pequeña y mediana empresa en
países en proceso de desarrollo, ha sido tema de numerosos
estudios durante las últimas dos décadas. El sector se
ha dado comúnmente en llamar pequeña y mediana
empresa.
En México, la micro y
pequeña empresa está dedicada a la venta al menudeo, a pesar de ser
uno de los sectores más competitivos y que deja menor margen
de utilidades; pero considerando que este tipo de pequeña
empresa se hace relativamente fácil y los riesgos que les presentan sus
operaciones lo consideran menor, resulta atractivo.
Algunos gobiernos han avanzado significativamente en el
diseño de una política empresarial que tienda a
estimular el crecimiento de las pequeñas y medianas
empresas. El termino "empresarial" incluye no solamente a
aquellos que inician una empresa independiente y redituable, sino
también a empresas no lucrativas. También incluye
nuevas instituciones, tanto
públicas como privadas, donde la actividad
"intraempresarial" se ha puesto de moda.
En nuestro país para implementar un programa de fomento, nos dice C.
Acosta Montes de Oca, es de decisiva importancia tener claro de
antemano cuáles serán los objetivos de ese programa de
fomento, tendrá los objetivos siguientes:
a) Elevar el nivel de vida de empresarios que viven en
niveles de subsistencia (salud, vivienda, alimentación, vestido).
b) Crear empleo.
c) Reforzar la capacidad de competencia y crecimiento de
las empresas con mayor rentabilidad y
productividad.
Un programa que se oriente hacia el objetivo de mejorar el nivel
de subsistencia trabajará de manera exclusiva en el nivel
microempresarial. Este va a cumplir con tarea social urgente
sobre todo en las grandes ciudades.
La micro y pequeña empresa muestra características y
necesidades de apoyo diferentes y que para lograr programas de fomento eficaces
resulta imprescindible considerar tales diferencias.
Es imprescindible que los programas de fomento en lo
futuro se limiten y especialicen en todos los niveles (micro,
pequeña y mediana empresa), esto no excluye que tales
programas se complementen.
Al empresario, en el proceso de desarrollo económico, hay
que considerarlo como un portador de la innovación
tecnológica y agente de modernización; y antes de
que produzcan un cambio, es el resultado de la dinámica que operan
dentro de la sociedad. Por lo cual es un
"factor estratégico en el desarrollo, no es el iniciador del
desarrollo", nos dice el autor Yusif A. Sayigh.
El papel del empresario es el de un agente social,
consciente de las tensiones existentes, que intenta reducir la
presión de las fuerzas
encontradas, y que a la vez, utiliza aquéllas que son
favorables a sus propósitos, explotando así al
máximo su capacidad de influir en el medio ambiente.
Existe una fuerza interna que influye en
el comportamiento empresarial en
México con relación a la industria misma, generada por
su estructura, en términos de tamaño y producto. Las
características específicas de la industria condicionan
el comportamiento empresarial.
El empresario, además de su gran contribución
al desarrollo económico, también contribuye
indirectamente a la modernización de las estructuras y a la
inserción de los nuevos valores culturales, mostrándose
así como un poderoso agente de cambio social.
Los empresarios están muy arraigados en su tierra, y no pueden prosperar
si no es en un medio ambiente económico y social adecuado.
No todas las sociedades favorecen el
desarrollo del empresario. En algunas, las consideraciones de
prestigio social tienden a desviar a algunos empresarios
potenciales hacia otras direcciones. Aún dentro de una
sociedad única un grupo étnico y social produciría
más empresarios que otro, nos dice el autor A.P.
Alexander.
El empresario es parte importante del sistema
económico del país. Sin duda, gran parte de nuestro
éxito económico se ha logrado gracias a los esfuerzos y
a las innovaciones introducidas por los empresarios al sector
privado.
Es importante recordar que el que maneja una
pequeña empresa y advierte la existencia de problemas y los
soluciona, guiará a su empresa mucho mejor de lo que
podría hacerlo aquél que sea incapaz de realizar estas
funciones. De igual forma el administrador de un pequeña
empresa debe mantener buenas relaciones con sus clientes si es
que quiere convertirlos en sus clientes habituales, lo mismo debe
hacer con sus empleados para fomentar la eficiencia en el
trabajo; finalmente también debe estar atento a las
necesidades y motivaciones de la clientela para poder instruir
adecuadamente a sus empleados en el buen trato a
ésta.
Cabe señalar que también muchos empresarios
encontraron en su trabajo una actividad agradable y de
satisfacción.
La situación del empresario en la sociedad y sus
relaciones con otros grupos sociales se determinan,
por una parte, mediante las condiciones sociales peculiares
creadas por la revolución; y por otra, por
el proceso industrial mismo que modifica las funciones
económicas.
Los industriales mexicanos perciben a la sociedad
mexicana como una sociedad capitalista industrial moderna en la
cual los protagonistas del desarrollo reciben atención especial. Se
prefieren las nuevas profesiones a las tradicionales, mientras
que en la sociedad preindustrial, el terrateniente, el militar,
etc., disfrutaron de gran prestigio. Se consideran más
preciadas las posiciones logradas que las posiciones heredadas;
la riqueza por sí sola ya no es símbolo de
categoría social sino que ha sido reemplazada por el
ejercicio activo de una profesión y del poder
económico, o sea, la posesión pasiva de la riqueza sola
ya no otorga posición, como sería en el caso de la
sociedad tradicional, donde el comercio, el trabajo manual y en general, el trabajo
no intelectual eran despreciados. Los empresarios tienen en gran
estima la educación que, junto
con el poder económico, consideran un factor de
prestigio.
IV. EL PROCESO DE
CREACIÓN DE UNA EMPRESA
Cuando se desea establecer una empresa, surgen dos
alternativas que analizar detalladamente. La primera consiste en
definir si habrá que iniciar una empresa nueva. La segunda
consiste en definir si hay que comprar una empresa ya
operando.
La información requerida para tomar la
decisión de iniciar una empresa, o bien, comprar una ya
existente y los métodos para captar tal información, es
de alguna manera parte de la administración de una
empresa.
Los factores a analizar antes de comprar una empresa, a
fin de efectuar una adquisición prudente, es necesario que
el interesado analice varios factores existentes de
ésta:
1. Por qué desea vender el actual
propietario.
2. Condiciones financieras.
3. Cuál es su mercado actual.
4. Situación de las instalaciones
físicas.
5. Aspectos legales.
6. Valor de la
empresa.
Existen dos razones válidas que justifican el
establecer una nueva empresa en donde existen similares. Estas
son las siguientes:
a) Una expansión real y permanente del mercado que
haga que éste no esté siendo cubierto adecuadamente por
las empresas ya existentes.
b) Una administración deficiente de las empresas
existentes son el resultado de que el mercado no esté
cubierto adecuadamente por éstas.
El estudio y el análisis de una empresa
nueva son mucho más difíciles y mucho menos precisos
que el estudio de la compra de una empresa existente. La realidad
es que, no existen estadísticas anteriores
de las operaciones de la empresa, las cuales permitan realizar
una evaluación de la
misma.
El éxito en las empresas requiere efectividad tanto
en la producción como en la mercadotecnia. Al formular un
programa de mercadotecnia, la empresa pequeña o mediana
deberá tomar en consideración: línea de productos,
precios, publicidad y promoción de
ventas.
La pequeña y mediana empresa produce varios bienes
que constituyen una línea de productos. Con frecuencia se
requiere tomar decisiones respecto a si una línea de
productos debe mantenerse constante, reducirse o
ampliarse.
Todo tipo de empresa tiene la necesidad imperativa de
una buena ubicación; sea pequeña o mediana, requiere de
una adecuada ubicación. Un negocio bien ubicado, cualquiera
que sea su tipo, tendrá mayor probabilidad de
éxito.
Es frecuente observar que el propietario de una empresa
no hace un análisis detallado del lugar donde se
ubicará ésta basándose en ciertos factores, en
muchas ocasiones esta decisión es muy superflua. Con
frecuencia estas razones le parecen al propietario suficientes y
no procede a realizar un análisis objetivo de la
ubicación de la empresa.
Por tanto, es necesario hacer una análisis
técnico que garantice una adecuada ubicación, ya que la
supervivencia y éxito de una pequeña o mediana empresa
es el resultado de una combinación de factores.
El establecimiento de una empresa depende en gran parte
del mercado. Ya sea pequeño o mediano comerciante en
ventas al menudeo, mayoreo,
servicios o fabricante; la importancia del mercado para el
éxito de la empresa jamás puede
subestimarse.
El crecimiento de los mercados en países en proceso
de desarrollo como el nuestro, ha sido un factor determinante
para el incremento de oportunidades que tiene el pequeño o
mediano empresario para iniciar negocios a nivel nacional e
internacional.
La adquisición o renta de un edificio es sólo
el primer paso para contar con las facilidades físicas para
iniciar una empresa. Las instalaciones físicas para manejar
las operaciones industriales, comerciales o de servicio incluyen
edificios, distribución, equipo, etc.
Cada una de ellas es esencial para la operación de la
empresa.
En la fábrica o el comercio, también hay
necesidad de máquinas y equipo para manejo de materiales, enseres y
herramientas. Las
máquinas de una fábrica pueden ser para propósitos
generales específicos.
Un pequeño empresario debe conservar el costo inicial, el costo de
mantenimiento del equipo, la
depreciación permitida,
su duración, el costo de conversión por unidad de
producto resultante del uso de su equipo para propósito
general o especial.
Iniciar una empresa requiere varias decisiones que
implican considerar aspectos legales. Habrá que conocer la
naturaleza del problema y
utilizar una asesoría jurídica competente.
En México, desde el punto de vista jurídico,
las empresas pueden ser propiedad de una sola persona (empresa
individual) o de varias personas (asociaciones o sociedades), con
fines lucrativos (mercantiles) o fines no lucrativos
(civiles).
Las sociedades se rigen por la Ley General de Sociedades y
Mercantiles y las disposiciones de la Ley de Instituciones de
Crédito y Títulos de
Operaciones de Crédito para sociedades con fines
financieros.
Es importante mencionar que una sociedad es una
asociación voluntaria de dos o más personas para
emprender como copropietarios una empresa para beneficio mutuo.
Debido a su naturaleza voluntaria, una sociedad se forma con
rapidez.
En la "acción de organizar", el empresario siempre
debe reconocer que está organizando el trabajo de personas.
En realidad, es el desempeño efectivo y
coordinado del personal lo que constituye el propósito de
diseñar una estructura
organizacional.
La empresa no puede ser mejor que las personas que la
componen. En consecuencia, el recurso humano es de vital
importancia para la pequeña y mediana empresa.
Las empresas requieren de personal a diversos niveles
para que desarrollen las actividades planeadas y lograr los
resultados requeridos. Cada uno de los empleados ayuda con su
trabajo en la operación de la empresa y, en consecuencia,
influye en el futuro de ésta.
Si el pequeño y mediano empresario no puede
compartir directamente con las grandes empresas en la
contratación, debe tomar en cuenta a los que son capataces
pero que están excluidos de la contratación de la
empresa grande.
En la pequeña empresa, el propietario debe intentar
obtener individuos para su personal inicial y cuyas capacidades y
aptitudes complementen sus propias habilidades.
Los empleados son un activo valioso. El éxito en
las empresas dependerá en alto grado de la pericia y juicio
que se ejerza para atraer, seleccionar, contratar y capacitar
gente adecuada para la empresa de que se trate. Bien sea que el
propietario lo haga personalmente, o que delegue la responsabilidad en su jefe de
personal.
Conviene preparar una descripción y
especificación de cada puesto en la empresa. La
"descripción" debe delinear brevemente toda función
principal que comprenda el puesto; mientras que la
"especificación" describirá al individuo más apropiado
para llenarlo en términos de experiencia, destreza y
educación.
Además se deben determinar las necesidades
financieras y reunir el capital inicial necesario, ya que son los
pasos básicos para iniciar una empresa nueva. Y requieren
una atención y un cuidadoso estudio para asegurar el
éxito. Cuesta dinero promover y organizar
una empresa. Un peligro común en el establecimiento de
nuevas empresas, es no realizar una cuidadosa estimación y
planeación de las
necesidades financieras.
Igual que la investigación previa a la
compra de una empresa existente, el estudio de las
potencialidades de una empresa requiere de inversión de tiempo, esfuerzo y dinero.
Pero hay que considerar qué inversión aumenta en gran
medida las oportunidades de éxito de una nueva
empresa.
Una de las actividades más inquietantes y
potencialmente gratificante en que puede participar todo tipo de
gente es el de iniciar y operar una empresa propia. En
términos de nivel de vida y nivel de satisfacción, es
ilimitado lo que se puede lograr a través de una
pequeña o mediana empresa.
De manera general, se puede expresar que existen cuatro
etapas en el desarrollo de una empresa:
a) Etapa preliminar.
b) Iniciación de la empresa.
c) Etapa de crecimiento.
d) Etapa de
expansión-consolidación.
V. LA EMPRESA ¿CÓMO
ADMINISTRARLA?
La mayor parte de los fracasos de los negocios se deben
a una mala administración, según se desprende de
estudio efectuados sobre este campo; en otras palabras el
propietario carece de la habilidad necesaria para encontrar las
soluciones requeridas,
planear, organizar, dirigir y controlar su empresa. Existen
muchas razones para una mala administración:
1. Falta de conocimientos sobre cómo operar un
negocio en particular.
2. Escasa o nula experiencia anterior como administrador
de un negocio.
3. Experiencia desbalanceada.
4. Incompetencia plena y abierta.
La habilidad administrativa es el ingrediente necesario
para el éxito en cualquier empresa. Realmente lo que sucede
es que todos los expertos reconocen unánimemente la
importancia de los conocimientos y experiencia administrativa en
el manejo de cualquier clase de organismo
social.
El papel desempeñado por la administración de
empresas puede analizarse en primer lugar, en el marco
interno de la empresa, donde representa un recurso económico
similar a los factores de producción y también con la
perspectiva del desarrollo económico de un país donde
se presenta como un factor vital del progreso y del
crecimiento.
La administración moderna está dividida entre
diversos agentes a los que van a parar atribuciones y funciones
especializadas que deben articularse en un conjunto coherente.
Integra, en suma, empresarios y promotores, organizadores y
conductores de hombres, técnicos y especialistas que ocupan
posiciones clave en la empresa y cuya acción se hace sentir
en todos los aspectos de la empresa.
Por los recursos humanos que posee, la
empresa logra adaptarse a un mercado extenso, cuyas estructuras y
mecanismos son mucho más complicados que los que un mercado
requiere, además de una vasta información sobre las
posibilidades de absorción y un trabajo preciso de
análisis y de previsión, una alta calidad de los bienes
y servicios que tienen que suministrar, su adecuación a las
especificaciones requeridas, determinación de costos, de los sistemas eficaces de
distribución, de promoción para crear o
desplazar la demanda.
Considerada como un fenómeno social, la
administración se confunde en realidad, con un grupo
determinado de personas que desempeñan una función
económica diferenciada y que son los principales creadores
de la industrialización y del proceso.
En los países en vías de desarrollo, el
movimiento hacia la
industrialización es desencadenado y amplificado por ciertos
grupos sociales, que es
posible caracterizar en sus rasgos esenciales y deducir a grandes
categorías, nos dicen los autores Kerr C. Dunlop J.,
Harbison F. Y Myers. Estas categorías designan, de hecho,
tipos sociológicos de empresarios valederos, tanto para los
líderes políticos o los altos funcionarios, como para
los jefes de las empresas industriales.
Un primer grupo esta representado por las "elites
dinásticas", otro grupo es de la "clase media" y un tercer
grupo es el de los "intelectuales".
Por profesionalización es
preciso entender, sobre todo, la transformación de la
vocación primitiva de empresario en una carrera en la que se
entra y cuyas jerarquías se alcanzan según la
competencia real y los méritos personales que se
posean.
El éxito de toda empresa depende en gran parte de
la efectividad de la administración. Una de las tareas del
administrador consiste en supervisar el trabajo de los empleados
para asegurar el correcto desempeño de sus actividades,
mediante la orientación y dirección
requerida.
Es necesario que el gerente de una pequeña
empresa, si es que desea que la empresa cumpla con éxito sus
objetivos, desempeñe sus funciones de manera eficaz; en
consecuencia, la comprensión de las funciones administrativas es
esencial para la dirección adecuada de una empresa. A medida
que aumenta el tamaño de la empresa, surge un número de
nuevos problemas administrativos.
Son muchas las definiciones de administración, pero
desde mi punto de vista, una que puede servirnos de punto de
partida para comprender esta disciplina es la del autor
Rodríguez Valencia J.:
"Es un proceso integral para planear, organizar,
integrar, dirigir, controlar y coordinar una actividad o
relación de trabajo, la que se fundamenta en la
utilización de recursos, para alcanzar un fin
determinado".
Es importante señalar que muy frecuentemente el
propietario simplemente se apega a una rutina, pero no está
administrando su empresa. Una eficiente administración
simplemente es la forma correcta de hacer las cosas. La
administración abarca en realidad dos tipos diferentes de
funciones que son:
1. Operacional.- Operación diaria de una
empresa.
2. Administrativa.- Función de manejar una empresa
de acuerdo a ciertos principios de
administración.
El fenómeno administrativo se extiende a todos los
ámbitos geográficos y por su carácter universal lo
encontramos presente en todas partes.
La función administrativa aparece muy vinculada al
logro de objetivos a obtener resultados concretos, lo cual exige
un equilibrio que permita la
"efectividad y eficiencia" en el manejo de los recursos humanos y
materiales que garanticen el menor riesgo y esfuerzo.
La administración, recurre y combina los factores
de la producción, incrementando la productividad en los
distintos sectores de la economía nacional a través de
la utilización de mejores técnicas. Hay que aprovechar
al máximo los recursos de que se dispone.
El proceso administrativo está
compuesto de una serie de fases sucesivas que constituyen un
conjunto y con base en su arreglo, una estructura de actividades
individuales y colectivas: actividad de iniciación (innovación y programación); actividad de
decisión; actividad de comunicación; actividad de
control.
El proceso administrativo viene a ser un común
denominador entre gerentes y sirve para facilitar el estudio de
la administración. Se localiza de manera universal,
dondequiera que los hombres trabajen juntos para alcanzar
objetivos comunes.
Todos los administradores llevan a cabo las mismas
funciones sin importar el nivel que ocupan o el tipo de
actividades que realicen cuando actúan con directivos,
gerentes, jefes de departamento, supervisores, etc., todos
tienden a lo mismo. Cada uno, en su capacidad de administrador,
debe desempeñar las funciones características de los
administradores. Este es el principio conocido como de
universalidad de las funciones administrativas.
La función de la planeación consiste en
influir en el futuro tomando acciones predeterminadas y
lógicas en el presente. La planeación es la esencia de
una operación efectiva y los planes integrados
cuidadosamente a los objetivos de la empresa, bien valen lo que
cuestan en tiempo y costo.
Los pronósticos y la
investigación realizada cuidadosamente son las claves de una
planeación correcta y la selección final de un
plan específico, debiendo
basarse en criterios que tengan validez en el presente y en el
futuro. Estos criterios están a su vez basados en los
conceptos básicos que fundamentan el proceso de
planeación.
La fijación de objetivos es vital en la vida de
todo organismo social; de esto dependerá su éxito,
porque los objetivos son la razón de su existencia. En la
practica, toda una red de objetivos se presenta en la
operación de cualquier organismo social. Lo importante debe
ser ordenarlos y supeditarlos a los fines que marquen la
línea básica de resultados esperados por los directivos
de la propia empresa.
Toda empresa no importando su magnitud, deberá
contar con política. Es casi imposible delegar autoridad sin la existencia de
políticas, pues
ningún subordinado puede adoptar decisiones sin contar con
guías. Es sorprendente encontrar que muchas empresas
descuidan este aspecto fundamental de la
administración.
Una política bien formulada ayuda a llevar a cabo
la acción administrativa. El gerente de una empresa, para
poder planear eficientemente, debe tener sus procedimientos para hacerlo, y
las políticas adecuadas. Las políticas son las
limitaciones o posibilidades que se pueden seguir en la
acción administrativa, y sobre todo, ayudan a mantener estas
acciones dentro delos límites que marcan los
planes.
Las políticas, según los motivos, se pueden
dividir en:
a) Políticas externas.
b) Políticas internas.
c) Políticas originadas.
La mayor parte de las políticas provienen de la
ejecución de políticas de una empresa. Concluyendo los
sistemas, los planes, las políticas, los reglamentos y los
procedimientos son requisitos absolutos de una empresa, pues
cimientan el orden, la uniformidad y la estabilidad. Se deben
establecer procedimientos para asegurar una interpretación
consistente de las políticas.
Los procedimientos deben basarse en hechos concretos
sobre una situación en particular y no en suposiciones o
deseos. Los pasos de un procedimiento deben ser
sucesivos, complementarios y en conjunto tender a alcanzar el
objetivo deseado, cada paso debe estar justificado, debe llenar
una necesidad precisa y guardar la debida relación con los
demás pasos del procedimiento.
Además un procedimiento debe ser estable y, sin
embargo, flexible.
El programa es un plan que frecuentemente abarca una
gran empresa, aun cuando no todos ellos pueden clasificarse de
esta manera. El término en si se utiliza en muchas formas
distintas, y desgraciadamente esto da lugar a
confusiones.
La formulación de un programa puede incluir
objetivos, normas de actuación, políticas,
procedimientos, actividades, pero no necesariamente tiene que
incluirse planes.
Un presupuesto es un plan de
importante categoría. Consiste en datos arreglados lógicamente
y representan las expectaciones razonables para un periodo dado;
para cada segmento de la empresa se forma el objetivo de lo que
se va a alcanzar y, además, todos estos objetivos se
coordinan en un plan más exclusivo.
La creación inicial de un presupuesto presenta
dificultades. Sin embargo, su continuación es relativamente
sencilla, ya que los presupuestos pasados sirven de
guía. Pero el presupuesto, igual que todos los planes, mira
hacia delante; nada puede hacerse respecto al pasado, y lo que se
hace al formular un presupuesto es presentar planes de lo que va
a suceder.
La organización es un proceso encaminado a lograr
un fin, mismo que fue previamente fijado por la planeación.
De este trabajo se derivan las diversas actividades y recursos
necesarios para alcanzar los resultados deseados.
De igual forma, la organización ayuda a suministrar
los medios para hacer que los
recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro
de los objetivos específicos. Organizar trae como
consecuencia una estructura que debe considerarse como marco que
encierra e integra las diversas funciones de acuerdo al modelo determinado por los
dirigentes, al cual sugiere orden, arreglo y relación
armónica.
El proceso de administración ha tenido cambios
violentos en los últimos años, tanto las teorías como los
diseños de organización son actualmente diferentes a lo
que fueron hace pocos años.
Dentro de una administración es necesario conocer
también, los siguientes tres conceptos, ya que son
importantes para lograr una administración
efectiva:
1. "La autoridad es el derecho a exigir de los
subordinados con base en el puesto formal y el control sobre las
recompensas y castigos".
2. "La obligación muestra el trabajo asignado a un
puesto, y pueden ser mentales o físicas para desempeñar
una tarea".
3. "La responsabilidad, se relaciona con el flujo de
autoridad y obligaciones, y el subordinado
tiene la obligación de realizar su responsabilidad y ejercer
la autoridad en los términos de las políticas
establecidas".
Las decisiones en la empresa se deben tomar a tan bajo
nivel como sea posible. Así, la alta gerencia no debe tomar
decisiones sobre cuestiones de rutina que pueda manejar bien la
supervisión de primera
línea.
La delegación consiste en el acto bilateral
mediante el cual un superior jerárquico confiere deberes y
responsabilidades a un subalterno y le da la autoridad que
necesita para desempeñar tales funciones.
A medida que las empresas se hicieron más
complejas, fue necesario integrar personal con conocimientos y
funciones especializadas. Esto requirió de modificación
en los conceptos sobre la estructura jerárquica, unidad de
mando, autoridad y responsabilidad.
Las estructuras organizacionales son elementos de
autoridad formal, pues se fijan en el derecho que tiene un
funcionario por su nivel jerárquico de exigir el
cumplimiento responsable de los deberes a un colaborador directo
o de aceptar el colaborar las decisiones que por función o
especialización haya tomado su superior.
La base de la organización la forman el trabajo, el
personal y el puesto, para proponer una estructura adecuada, se
deberán tener presentes las actividades que se
realizarán.
Un organigrama presenta en forma
gráfica las principales funciones y líneas de autoridad
de una empresa en un momento dado. Existen diversos criterios
para fijar el nombre con que se designan las gráficas en las que se
representa la estructura de un organismo social. Recibe los
nombres de cartas de organización,
organigramas u
organogramas.
Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos,
de acuerdo con su:
a) Contenido (Estructurales, Funcionales, De integración de
puestos)
b) Ámbito de aplicación. (Generales,
Específicos)
c) Presentación. (Vertical, Horizontal, Mixtos, De
bloque, Circular)
Un manual de organización
complementa con más detalle la información que bosqueja
un organigrama; exponen con detalle la estructura de la empresa y
señalan los puestos y la relación que existe entre
ellos, explican la estructura funcional, los grados de autoridad
y responsabilidad, los canales de comunicación, coordinación y las
actividades de los órganos de la empresa.
En la fase integración y la acción de
integrar, el proceso administrativo ejecuta o realiza todo
aquello que se ha planeado y organizado y si en la
planeación determinamos "lo que debe hacerse", y en la
organización quedo establecido "quienes y dónde deben
realizarlo", la integración o ejecución deberá
determinar "en qué realizarlo".
Rodríguez Valencia J., nos dice que los recursos
"son el conjunto de bienes que son necesario proveer para que un
mecanismo social funcione hacia un objetivo
común".
Cualquier organismo social debe otorgar prioridad a los
recursos humanos de que dispone. El elemento humano es decisivo
en todas las fases de operación de cualquier organismo. En
las etapas de nacimiento o formación, en las de crecimiento
o expansión y en las de consolidación y
desarrollo.
Los recursos humanos son, por su naturaleza, los
más complejos en su administración.
Planear los recursos humanos en términos de
ingresos y costos requiere del uso de una "función de
respuesta del personal".
Cualquier organismo requiere naturalmente de personas
que la haga funcionar, de manera que necesita obtenerlas. Esto no
sólo es lo primero en teoría, sino que
constituye uno de los pasos más críticos en el
desarrollo y consolidación de una empresa.
El abastecimiento de personas calificadas determina el
éxito en las gestión de la misma manera, y con más
o menos la misma precisión, que el abastecimiento de dinero
o materiales.
El establecimiento de una política en materia de ascensos es un
punto crucial de la administración de recursos
humanos, tanto para la empresa como para cada una de las
personas que la integran. Para la primera, porque le puede
proporcionar una dotación ininterrumpida de personas
más preparadas para los puestos de nivel superior o medio, y
para los empleados, porque les puede significar un poderoso
estímulo para progresar dependiendo de su
actuación.
La capacitación es uno de los
instrumentos más importantes con que se cuenta para
transformar un organismo social. La capacitación es vital en
todos los niveles de un organismo, y tiene como propósito
fundamental, mejorar el rendimiento actual y futuro de la fuerza
de trabajo, mediante la superación de los conocimientos
básicos, el perfeccionamiento de las habilidades
específicas y la inducción y
adecuación de las actitudes de las
personas.
Al igual que las empresas grandes, las pequeñas
empresas, deben contar con un programa formal de sueldos y salarios. El programa
debe enfocarse a las necesidades de la empresa y toda persona
interesada debe comprender sus responsabilidades dentro de
él.
La administración de sueldo y salarios es un programa o
método de
administración de remuneraciones para determinar el
monto de sueldos y salarios justos para los servicios del
empleado.
Un programa de sueldos y salarios concurre en tres
etapas:
a) Análisis de
puestos.
b) Valoración de trabajos.
c) Calificación de méritos.
Es importante señalar que la relación de
trabajo, se inicia con una forma jurídica que constituye el
contrato, ya sea individual o
colectivo, pero además existen otros tipos de normas legales
que exigen un conocimiento básico para su manejo.
El contrato de trabajo puede ser de
duración indefinida o limitarse a un tiempo o a una obra
determinada.
Las prestaciones y servicios a los
trabajadores no se pueden considerar separadamente de la
función de personal, pues no son una dádiva, sino que
se derivan de la relación laboral.
La necesidad y conveniencia de que el trabajo se ejecute
en una forma segura, contribuye a definir mejor las actividades,
capacitar al personal, adaptar cambios en la tecnología,
eliminar riesgos, etc.
La administración financiera
consiste en obtener oportunamente y en las mejores condiciones de
costo, recursos financieros para cada unidad orgánica de la
empresa que se trate, con el propósito de que se ejecuten
las tareas, se eleve la eficiencia en las operaciones y se
satisfagan los intereses de quienes reciben los bienes o
servicios.
La administración de recursos materiales consiste
en obtener oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores
condiciones de costo, y en la cantidad y calidad requeridas, los
bienes y servicios para cada unidad orgánica de la empresa
de que se trate, con el propósito de que se ejecuten las
tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones.
El dirigir gente en los organismos sociales es vital
para la buena administración.
La dirección es una de las herramientas más
efectivas de la ejecución, ya que pone en acción la
voluntad de hacer algo. Una adecuada dirección ayuda a
solucionar estas tareas y proporciona un cojín para absorber
el impacto de las dificultades que acusan las actividades
administrativas.
La autoridad y responsabilidad, son dos conceptos que
deben ir inevitablemente unidos y que se concretan en el
siguiente principio:
"La autoridad lleva consigo la correspondiente
responsabilidad. No se puede exigir responsabilidad a quien no
tenga suficiente autoridad para llevar a cabo lo que se le
exige".
Cuando un administrador se interesa por sí mismo en
la función directiva, comienza a percatarse de su
complejidad. Primeramente, está tratando con gente, pero no
en una base totalmente objetiva, ya que también él
mismo es una persona y, por tanto, es parte del problema. Por
tanto, para encauzar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la
empresa, el administrador debe pensar en términos de
resultados relacionados con la orientación, la
comunicación, la motivación y la
dirección.
El proceso de dirección se refiere a la manera por
medio de la cual se ejecuta un propósito. Este proceso
comprende tres fases básicas que son las
siguientes:
1. Mando o autoridad.
2. Comunicación.
3. Supervisión.
El control es la última de las variables del proceso
administrativo. No por presentase hasta el final es el menos
importante. Una vez hechos los planes, diseñada la
organización, integrados los recursos, constituida la
directiva y con información fluyendo, es cuando el proceso
de control se vuelve importante. Básicamente es el proceso
que se encarga de eliminar el caos y da congruencia a la empresa,
con el propósito de que pueda alcanzar sus
objetivos.
El sistema de control tiene por objeto, el asegurar la
"eficiencia y la eficacia", esto se obtiene
mediante:
a) Conseguir los objetivos en los plazos
indicados.
b) Lograr los objetivos con economía de
medios.
Básicamente el proceso del control es el que se
encarga de eliminar el caos y da congruencia a la empresa, a fin
de que pueda alcanzar sus objetivos es esencial para una buena
administración.
Ya para finalizar este capítulo, es importante
señalar que las normas generalmente reflejan los objetivos
de planear una empresa y de sus unidades administrativas
internas. Estas normas pueden ser tangibles y fácilmente
cuantificables o intangibles y difíciles de
cuantificar.
VI. LAS FUNCIONES
OPERACIONALES
La administración abarca en realidad dos tipos
diferentes de actividades: la administrativa y la operacional,
que abarca la operación diaria de una empresa y comprende
funciones de compras, promoción,
publicidad, control de inventarios,
crédito y cobranzas, registro de transacciones,
relaciones con los empleados, entre otros.
Las funciones administrativas junto con las
operacionales, son los elementos que el administrador no puede
evitar sin menoscabo del mérito al título de director,
gerente o jefe administrativo.
Una de las fases principales en el desarrollo de una
empresa, es la "comercialización", la
cual representa el factor clave para colocar los productos en el
mercado de consumo y de esta forma obtener utilidades y
además, satisfacer las necesidades de los consumidores. Esta
a su vez, se divide en cuatro partes que son:
1. El mercado.
2. El producto.
3. La distribución.
4. Los medios de promoción.
La función de producción o técnica,
comprende todo el proceso productivo que se realiza en la
empresa, desde que entran los insumos (los primeros materiales,
los materiales auxiliares, la maquinaria, las herramientas, el
personal) hasta que, mediante la conversión adecuada de
todos ellos, se obtiene un producto apto para ser
consumido.
Al mercado no lo crea la naturaleza, sino que es
creación de la actividad económica. Por tanto, el
hombre de empresa mexicano requiere forjarse un espíritu de
innovación para influir tanto en el mercado como en las
transformaciones internas de la empresa, con base en los
requerimientos y necesidades del ámbito económico y
social del país.
Es muy importante tanto para la empresa privada como
para la pública conocer sobre los clientes, su
localización, sus necesidades y deseos, dónde y
cómo compran, en qué cantidad y cuánto
pagan.
La función productiva es un problema de equilibrio
de costos. La "eficiencia" de la producción es un
término relativo que depende del grado de eficiencia de
nuestro empleo de los recursos disponibles para una unidad dada
de producto.
Un sistema de producción eficiente dentro de una
economía subdesarrollada será, entonces, el que emplee
mucha mano de obra y poco capital para obtener un costo
mínimo de capital, mano de obra y materia prima por unidad
producto.
El sistema de producción optimiza,
convenientemente, los bienes y servicios para generar utilidades,
las que a su vez fluyen retornando y así comienza otra vez
el ciclo.
Una empresa puede producir bienes tangibles o
intangibles, por tanto, al fabricar un refrigerador, una empresa
tendrá como objetivo la producción de bienes tangibles.
Por el contrario, si un despacho de consultores proporciona
servicios, su objetivo estará encaminado a la
generación de bienes intangibles. Concluyendo: la
característica de la función física de producción es la
generación de cosas (bienes y servicios).
Si la función principal de una empresa es la
fabricación, su actividad más importante consiste en
sujetar los abastecimientos y las corrientes materiales a las
operaciones de mano de obra y de las máquinas. Cuando por
otra parte, la función básica es prestar servicios, la
actividad principal consistirá en programar y administrar la
mano de obra y, de ser necesario, también el equipo y los
materiales.
Las finanzas constituyen una
función operacional de gran importancia para gran cantidad
de actividades administrativas.
La administración financiera está ligada con
la operación de lograr y mantener liquidez y las ganancias
de una empresa.
En toda empresa, determinados miembros de la
administración deben reunir, clasificar, analizar, estudiar
e interpretar la información financiera formando un plan
combinado de requerimientos financieros y de sus consecuencias
financieras en las operaciones.
La administración de personal
constituye uno de los campos más importantes de la
administración moderna.
El objetivo de la administración de personal es
regular de manera justa y científica las diferentes fases de
las relaciones de trabajo en una organización, para promover
al máximo el mejoramiento de sus servicios y bienes de
producción.
La ejecución de un sistema de administración
de personal requiere del establecimiento dentro de la estructura
orgánica de la empresa de unidades administrativas, cuyos
titulares posean la debida preparación técnica para
dirigir todas las fases del sistema.
De manera resumida, a la administración de personal
le interesa conseguir y conservar un equipo humano de trabajo.
Dice el autor G. R. Terry: "Conseguir, seleccionar y colocar el
personal apropiado en los puestos adecuados es una gran tarea;
pero estimularlos y mantenerlos activos y satisfechos, es tal vez
más difícil. La esencia del trabajo de la
administración de personal en el amplio concepto de un programa para el
personal".
Una buena administración de personal debe aplicar
los controles necesarios para evaluar cómo está
operando esta función.
En época actual, es muy necesario poseer una clara
comprensión de los objetivos y principios básicos de la
función de compras que permitía adaptar las decisiones
pertinentes que toda empresa moderna requiere.
Una parte importante del éxito de cualquier
organización (pública o privada), para que opere bien,
dependerá básicamente de las correctas adquisiciones
que realice, ya que las compras demandan una adecuada
administración, en virtud de que las compras son medios
trascendentes para la existencia de las empresas.
Toda empresa tiene un departamento de compras, sobre
él las responsabilidades de adquirir insumos (materia prima,
partes, herramientas, artículos de oficina y equipo),
indispensables para la producción de "bienes o servicios",
poniendo mucha atención para conseguirlos.
S. Mercado H. Define la compra como:
"Adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en
el momento y al precio adecuado y del
proveedor apropiado".
Generalmente se acostumbra clasificar las compras en dos
grandes grupos:
a) Bienes (Materias Primas, Mercancías y
Suministros).
b) Servicios (Personales o profesionales, Financieros y
Transporte).
La acción de organizar, implica dar a las partes de
un todo, la estructuración necesaria para que pueda
funcionar.
Para lograr una adecuada organización del
departamento de compras, se deben considerar los aspectos
siguientes:
a) Fijar objetivos.
b) Que sea funcional.
c) Diseñar e implementar el sistema de
organización.
En una pequeña empresa, aunque el volumen de
compras e mínimo y poco heterogéneo, por lo que se
puede organizar de tal manera que tal función recaiga en una
sola persona y con un auxiliar para apoyarlo en trabajos
complementarios.
Toda función administrativa implica papeleo. El
propósito de este trabajo es el de proporcionar
información necesaria para que la empresa cumpla con su
misión. La
información puede referirse a costos, compras, pedidos,
sueldos y salarios, reportes, etc.
La planeación en la administración de oficinas
incluye consideraciones para los tipos de información que se
utilizarán, el formato que se va a usar, a quién va
dirigida la información, los medios para recabar datos, las
máquinas y equipo de oficina a emplear.
Cuando se habla de trabajo de oficina no se debe
entender la expresión en sentido peyorativo o restrictivo
sino hay que aceptarla en su significado más
amplio.
Podemos afirmar que las comunicaciones constituyen el
sistema nervioso de la
actividad organizacional.
Un adecuado sistema de comunicación es
condición básica para el funcionamiento eficaz de la
empresa, y constituye al mismo tiempo una disposición en la
que se basa el trabajo.
VII. LA ADMINISTRACIÓN
EN PEQUEÑAS EMPRESAS COMERCIALES Y DE SERVICIOS Y SU
PERSPECTIVA
Actualmente los negocios a gran escala han disminuido el
mercado del negocio pequeño. Sin embargo, para , mantener la
supremacía y prosperar en este campo, el negocio en
pequeño debe aprovechar sus ventajas naturales y administrar
sus operaciones con efectividad.
En la fase de planeación hay que establecer
objetivos generales para el negocio, tomando en cuenta las
características de una imagen de éste.
El giro del negocio, es decir, el tipo de mercancía
que vende, es un elemento importante para crear esa
imagen.
Las políticas de ventas se determinan en esta fase
de planeación, sobre todo en la determinación de un
método de ventas que sea un útil y adecuado servicio
para los clientes y que la imagen del negocio se proyecte
claramente.
Aparentemente todos los negocios minoristas deben llevar
las mismas actividades, sin embargo, hay diferencias esenciales
entre los negocios. Una de éstas es el grado de
especialización del trabajo.
Un negocio minorista debe conocer, exactamente lo que
desean los clientes y decidir qué tipo de existencias debe
tener. Esto se lleva a cabo mediante una actividad administrativa
denominada "control de inventarios".
Otras fuentes que rinden información potencialmente
valiosa acerca de los productos que los clientes desean son las
siguientes:
a) Preguntas a los clientes.
b) Devoluciones y quejas de los clientes.
c) Sugestiones del personal de ventas.
En todo negocio de menudeo, satisfacer las necesidades y
deseos de los clientes es de gran importancia. El cliente frecuentemente está
en contacto con las instalaciones físicas y con el personal;
por lo tanto las "relaciones" con el cliente son un aspecto de
vital importancia para cualquier tipo de negocio. Asimismo los
propietarios deben ser sensibles al tratar con los futuros
clientes y los ex clientes.
El autoservicio se aplica principalmente en la venta de
artículos básicos (abarrotes, ropa, enseres menores,
etc.). Para el negocio pequeño hay ciertas ventajas tales
como: reducción de personal y como consecuencia de salarios,
reducción de espacio, conversión de mostradores con el
frente abierto, etc.
Gran cantidad de empresas recaen dentro de la
clasificación de servicios y también son parte
importante en el desarrollo económico del
país.
El sector de pequeñas empresas de servicio ha
tenido un rápido crecimiento tanto en términos
absolutos como en la parte de generación de
empleo.
Una de las características de las empresas de
servicio es la de pluralidad en su gran variedad. Entre las de
mayor importancia y más representativas enumeramos las
siguientes:
a) Hoteles.
b) Hospitales y Sanatorios.
c) Despachos profesionales.
d) Salas de cine.
e) Distribuidoras de gas.
f) Radiodifusoras.
g) Servicios recreativos.
h) Restaurantes.
i) Constructoras.
j) Servicios de reparación diversos.
k) Servicios recreativos.
Los problemas operativos con que se enfrentan las
empresas de servicio son en funciones de planeación,
programación y organización del trabajo.
La característica más consistente en las
empresas de servicios es la baja calidad de la
administración. Un factor que genera en gran parte esta
deficiencia en la habilidad de administrar, es la inexperiencia y
la falta de capacitación del empresario.
Dentro de las actividades administrativas
encontramos:
* Actividades de planeación.- Su objetivo principal
es la prestación de un servicio a los clientes.
* Servicio rápido y eficiente.- Un cliente juzga a
una empresa de servicio por la calidad y rapidez de su servicio.
La empresa que proporciona un servicio razonablemente rápido
y adecuado es la que prospera y crece.
* Necesidad de clientes permanentes.- La empresa de
servicio prospera en la medida en que satisface a sus
clientes.
* Relación con el cliente.- Muchas personas
desarrollan grandes preferencias que deben ser reconocidas por la
empresa de servicios.
* Actividades de organización.- La
organización, une a los individuos en tareas
interrelacionadas.
* Ubicación e instalaciones.- La ubicación es
de vital importancia desde el punto de vista del
cliente.
* Actividades de dirección.- La dirección pone
en acción la voluntad de hacer algo.
* La venta personal.- Los distintos tipos de
establecimientos de servicio varían mucho en el grado de
utilización de la venta personal.
* La publicidad.- Las empresas de servicio difieren
mucho de la regularidad, medio y tipo de publicidad que
utilizan.
* Línea de crédito limitada.- Incluyen las
cantidades relativamente pequeñas implicadas y la naturaleza
intangible del servicio.
* Actividades de control.- Mediante el control, el
administrador debe verificar que los recursos de la empresa son
utilizados en la cantidad precisa, para conseguir el cumplimiento
de los objetivos generales.
* Control de compras y de inventario.- En su gran
mayoría las empresas de servicio limitan sus compras a
materiales de consumo necesario para la ejecución del
servicio.
* Control de flujo de trabajo.- Llevar a cabo la
programación del trabajo es vital para cualquier empresa de
servicio.
Una empresa de servicios no debe eliminar las
posibilidades para mejorar el flujo de trabajo y desarrollo
general, relacionado con el uso de sistemas y procedimientos
administrativos.
La importancia de la pequeña y mediana empresa se
puede medir en función del gran número de ramas que dan
sustento. Sin embargo, la difícil situación que se
atraviesa actualmente, genera motivos para efectuar un
análisis de este sector.
En las últimas dos décadas, el sector comercio
y productivo de México se modernizó en forma general,
igualmente en este periodo surgieron y crecieron muchos problemas
como la inflación, el intermediarismo excesivo, la
ineficacia administrativa, porcentajes elevados de
participación en el PIB, etc.
Actualmente el problema ha surgido por lo más
débil: los consumidores. La disminución en la demanda
ha incidido de manera negativa, más en los pequeños y
medianos comercios que en las grandes cadenas de tiendas, porque
los consumidores buscan adquirir mercancías al precio
más bajo posible. Cabe señalar que lo anterior, no
significa que la crisis no esté afectando
a los comercios grandes.
El pequeño comercio, al ser dependiente de una
larga cadena de intermediarios y al operar con bajos
volúmenes de productos, se ven en la necesidad de vender a
precios superiores 20% y 30%, con respecto a las cadenas de
autoservicios. Además, a la baja de la demanda y a la
expansión de las cadenas comerciales a puntos
estratégicos de la capital y de las principales ciudades de
la provincia, los ha puesto en una situación crítica que una gran
mayoría no están en condiciones de superar.
Las tendencias a largo plazo no serán muy claras si
no se logra una descentralización de la
economía, una distribución y consumo, que permitan
fortalecer el mercado interno, subsistir eficiente las importaciones y recuperar la
capacidad de crecimiento sobre bases más
sólidas.
Ante el panorama de la pequeña y mediana empresa,
una variable que hay que tomar muy en serio es que para hacer
frente a las grandes empresas y poder subsistir a la crisis, se
requerirá una adecuada optimización de los recursos de
operación a utilizar y esto se logrará únicamente
por medio de una efectiva administración. Podemos decir que
la función administrativa aparece muy vinculada al logro de
los objetivos y a obtener resultados concretos. Lo cual exige un
equilibrio que permita alcanzar la "efectividad y eficiencia" en
el manejo de recursos humanos, financieros y materiales, en
condiciones que garanticen el menor riesgo y esfuerzo
posible.
En este sentido, la administración proporciona el
instrumental técnico para el manejo de las empresas en sus
diversas áreas. Una mala administración no se justifica
en estos momentos ni olvida que una empresa es una unidad de
producción que fija ciertos objetivos y políticas,
tiende a optimizar la relación entre insumo y producto, es
decir, alcanza sus objetivos (eficacia), sin olvidar la
eficiencia operativa.
El administrar es elemental para toda empresa
(pequeña y mediana), así como en cualquier nivel del
organismo. Esta función no es exclusiva del propietario o
del gerente sino también corresponde al supervisor. Los
problemas administrativos pueden aparecer en cualquier nivel, la
administración efectiva y perceptiva requiere que todos
aquellos responsables del trabajo de otros, se consideren a
sí mismo como administradores.
(*) Publicado originalmente en Universidad Abierta
(www.universidadabierta.edu.mx)
J. Rodríguez Valencia. Cómo Administrar
Pequeñas y Medianas Empresas.. México, D.F
Editorial ECASA (Ediciones Contables y Administrativas, S.A. de
C.V., 1993.
¿Cuáles son los agentes que integra la
administración de las pequeñas y medianas
empresas?
¿Cuántas y cuáles son las ramas en las
que existen las pequeñas y medianas empresas?
Mencione algunos de los problemas que obstaculizan el
desarrollo de la pequeña y mediana industria y
explíquelos.
¿Cómo define Pierre Yves Barriere a una
pequeña o mediana empresa?
¿Qué función cumple la pequeña y
mediana empresa ante los elevados índices de desempleo que
existen actualmente?
¿En México, a qué se dedican
principalmente la micro y mediana empresa?
¿Cuál es el papel que juega un empresario
mexicano?
¿Porqué se considera que el empresario es
parte importante del sistema económico del
país?
¿Cómo se determina la situación del
empresario en la sociedad y sus relaciones con otros grupos
sociales?
¿Cuáles son las dos alternativas que se deben
analizar, cuándo se desea establecer una empresa?
¿Cuáles son los factores a analizar antes de
comprar una empresa, a fin de efectuar una adquisición
prudente?
¿De que depende el establecimiento de una
empresa?
¿A qué se deben los fracasos de los negocios y
cuáles son las razones?
¿Cuál es la definición de
administración hecha por el autor Rodríguez Valencia
J.?
¿Cuáles son los dos diferentes tipos de
actividades que abarca la administración?
Ma. Del Pilar Ramón
Fernández