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Administración de Pequeñas y Medianas Empresas



     

     

    I. IMPORTANCIA DE LA
    PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA

    La Administración de las
    Empresas ha entrado en una nueva fase de su evolución. La
    complejidad, cada día en aumento, de las actividades, de las
    operaciones, así como el
    ininterrumpido crecimiento de las empresas, la competencia, etc., obliga a los
    hombres de negocios a entender dónde
    están situados hoy y dónde estarán en un futuro
    cercano.

    La administración en las
    empresas modernas pequeñas y medianas está dividida
    entre los diversos agentes a los que van a darse atribuciones y
    funciones especializadas, que
    deben articularse en un conjunto coherente. Integra empresarios y
    promotores; administradores, técnicos y especialistas, que
    ocupan las posiciones clave en la organización y cuya
    acción se hace sentir en
    todas las áreas de la empresa.

    Históricamente, la empresa pequeña y mediana ha
    ofrecido una alternativa para el proceso de la
    industrialización. También reconocido que la
    pequeña y mediana empresa ofrecen una oportunidad para una
    continuada expansión del sistema económico del
    país.

    Las pequeñas y medianas empresas existen en tres
    ramas principales, éstas son: la industria, la comercial, y la
    de servicios. Cada una de estas
    ramas tienen características específicas que las
    identifican, pero tienen un papel esencial en nuestra economía. Estamos plenamente
    convencidos que la pequeña y mediana empresa tienen un papel
    esencial en el entorno económico presente y futuro. Por ello
    es necesario evitar que fracasen este tipo de organizaciones, esto puede ser
    mediante una adecuada administración, la cual es
    imprescindible para una eficiente operación.

    La pequeña industria, surgida años antes de
    que se originara el capitalismo industrial,
    tenía como fuente creadora las necesidades primarias del
    hombre como: el tallado de la
    piedra, el trabajo de los metales, la manufactura de prendas de
    vestir y ornamentales, etc. Así, se formó no sólo
    como fuente de abastecimiento de bienes para el consumo, sino también
    como activador del desarrollo de las fuerzas
    productivas, y es básicamente la industria de modestos
    recursos de donde se apoyó
    la Revolución Industrial y con
    ello la tecnología que hoy desarrollan y
    fomentan las grandes empresas.

    El censo industrial de 1971 reportó un total de
    118,740 establecimientos de la industria de transformación,
    de los cuales el 64.4% son industrias medianas y
    pequeñas, el 34.92% talleres y artesanías y sólo
    el 0.44% equivalen a 523 industrias con capital contable mayor de 25
    millones de pesos.

    La pequeña y mediana industria contribuyen a elevar
    el nivel de ingresos de la población, al crear un
    mecanismo redistributivo de la propiedad entre parientes y
    amigos que son quienes forjan una idea e inician una actividad
    industrial en pequeña escala.

    Es casi imposible predecir con exactitud los detalles de
    la tendencia futura de estas empresas, sin embargo, existen
    indicios al respecto:

    Aumento en la especialización.- Paralelo al avance
    tecnológico, ha aparecido la división del trabajo en casi todas las
    actividades productivas.

    Tendencia hacia la fusión.- La mayoría de
    las empresas se califican como medianas y pequeñas. La
    mayoría de éstas comienzan a una escala relativamente
    modesta y experimentan solo un crecimiento moderado; sin embargo,
    en nuestro medio se ha visto, aunque en forma moderada la
    "fusión".

    El cambio a empleos
    burocráticos.- El hombre ha estado buscando siempre
    métodos para disminuir el
    volumen de trabajo que debe
    realizar para hacer frente a las necesidades de su existencia.
    Las máquinas, los equipos
    automáticos y la abundante energía mecánica han tomado a su
    cargo gran parte del trabajo que el hombre acostumbraba a
    realizar por sí mismo, por lo tanto el número de
    trabajadores dedicados a trabajos directamente productivos ha
    disminuido, mientras que el personal de oficina ha aumentado.

    Ascendiente interdependencia.- Al mismo nivel que el
    hombre se ha especializado más en sus habilidades y
    esfuerzos productivos, se ha hecho más dependiente de los
    demás para obtener bienes y servicios que requiere, por
    ejemplo: vestido, alimento, servicio médico,
    etc.

    No obstante que la pequeña y mediana industria
    poseen una posición importante en la generación de
    empleos en el país, se enfrentan a una serie de problemas que obstaculizan su
    desarrollo. Esto determina condiciones de desventaja en su
    competencia con las grandes empresas y sobre todo con empresas
    transnacionales. Algunos de estos problemas son:

    Inflación.- La incidencia del proceso
    inflacionario, en el aumento de los precios y costos de producción, ha
    provocado que las limitaciones de una pequeña producción dificulten la
    absorción de los incrementos señalados.

    Administración.- Uno de los problemas de mayor
    importancia al que debe enfrentarse y resolver la pequeña y
    mediana empresa es su incapacidad en la administración, ya que
    cuentan con un administrador, que no es
    especialista, sino un "generalista".

    La pequeña y mediana empresa tienen una importante
    función que
    desempeñar; existen de manera predominante y en ocasiones
    casi absoluta en los países subdesarrollados y coexisten con
    las grandes empresas aun en los países más avanzados,
    por lo cual es necesario ir eliminando las causas principales que
    frenan su desarrollo.

    El éxito de una empresa depende, en gran
    medida, de su conocimiento de técnicas administrativas
    modernas y de su capacidad para ponerlas en
    práctica.

    Un perfil de la pequeña y mediana empresa puede ser
    el siguiente:

    FACTORES

    RESULTADOS

     

    DATOS ESTRUCTURALES

    Los criterios para establecer el "tamaño" de una
    empresa gozan de poco concenso. En empresas pequeñas y
    medianas la estructura orgánica es
    familiar.

    TECNOLOGÍA

    La mayor parte utiliza sistemas de producción
    tradicional.

    TIPO DE DIRIGENTES

    El típico director es un hombre de 44 años,
    con 14 años de escolaridad y es empresario por herencia.

    MEDIO AMBIENTE

    Su medio es complejo y sostiene relaciones con otras
    organizaciones: Proveedores, Clientes, Competencia,
    Asociaciones, Bancos, Gobierno, Despachos Profesionales
    de Consultoría.

    PROBLEMÁTICA A LA QUE DEBEN ENFRENTARSE

    Recursos Humanos, Deficiencias del Gobiernos (demasiados
    controles), falla de seriedad de proveedores, financiamiento, materias
    primas (calidad y escasez), mercados, competencia, deficiente
    organización.

    VALORES Y OBJETIVOS

    La toma de decisiones es
    centralizada y la ejecución la realizan Jefes de Área,
    a quienes se les responsabiliza por los resultados
    obtenidos.

    CRECIMIENTO Y PLANEACIÓN

    La mayoría de las empresas han crecido en los
    últimos años.

    ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

    Existe una actitud muy pasiva en el
    manejo del personal.

    PROCESOS INFORMÁTIVOS

    Lo relevante es estar al día en cuanto a productos y
    tecnología.

     

    II. LA EMPRESA Y SU
    ENTORNO

    Pierre Yves Barriere define una pequeña o mediana
    empresa como:

    Constituye una parte del grupo conocido como
    pequeñas y medianas empresas, "aquéllas en las cuales
    la propiedad del capital se identifica con la dirección efectiva y
    responde a unos criterios dimensionales ligados a unas
    características de conducta y poder
    económico".

    Tres rasgos merecen ser tenidos en cuenta a este
    respecto:

    a) Un capital social repartido entre unos cuantos
    socios.

    b) Una autonomía real de financiamiento y gestión.

    c) Un nivel de desarrollo dimensional.

    Las pequeñas empresas satélites tienen su
    función propia en cuatro aspectos básicos:

    a) Como suministradoras de materiales y piezas
    (subcontratistas).

    b) Como agencias de servicio para la gran
    empresa.

    c) Como agentes o distribuidoras.

    d) Como clientes que usan, más que distribuir
    productos de la gran empresa.

    La cuestión verdaderamente importante de los
    fracasos empresariales estriba en saber qué es lo que los
    causan. Un gran paso hacia el logro del éxito de la
    pequeña empresa es conocer y comprender los motivos que
    originaron el fracaso para poder evitarlos.

    Por la práctica y la experiencia se cuenta con
    información acerca de las
    causas de la quiebra empresarial. A
    continuación se menciona estas causas en nueve de cada diez
    de la quiebras: Negligencia, Fraude, Falta de experiencia en
    el ramo, Falta de experiencia administrativa, Experiencia
    desbalanceada, Incompetencia del gerentes, Desastre.

    Existen una serie de características que son
    comunes a este tipo de empresas. A continuación se citan
    algunas de las más generalizadas características y
    son:

    a) Poca o ninguna especialización en la
    administración.- Esencialmente, la dirección en la
    pequeña y en ocasiones en la mediana empresa se encuentra a
    cargo de una sola persona que cuenta con muy pocos
    auxiliares y en la mayoría de los casos esta persona no
    está capacitada para llevar a cabo esta
    función.

    b) Falta de acceso al capital.- Este es un problema que
    se presenta con mucha frecuencia en la pequeña empresa
    debido a dos causas principales: la ignorancia por parte del
    pequeño empresario de la existencia de fuentes de financiamiento y la
    forma en que éstas operan; y la segunda, la falta de
    conocimiento a cerca de la mejor manera de exponer la
    situación de su negocio y sus necesidades ante las posibles
    fuentes
    financieras.

    c) Contacto personal estrecho del director con quienes
    intervienen en la empresa.- La facilidad con que el director
    está en contacto directo, con sus subordinados, constituye
    un aspecto muy positivo ya que facilita la
    comunicación.

    d) Posición poco dominante en el mercado de consumo.- Dada su
    magnitud, la pequeña y mediana empresa considerada
    individualmente se limita a trabajar un mercado muy reducido, por
    lo que sus operaciones no repercuten en forma importante en el
    mercado.

    e) Intima relación con la comunidad local.- Debido a sus
    escasos recursos en todos aspectos, sobre todo la pequeña
    empresa, se liga a la comunidad local, de la que tiene que
    obtener bienes, personal administrativo, mano de obra calificada
    y no calificada, materias primas, equipo, etc.

    La pequeña empresa ha sido, en multitud de
    ocasiones, la que abre el camino por el que muchas personas,
    incluyendo las de escasos recursos, llegan a alcanzar una
    fortuna.

    Ante los elevados índices de desempleo que existen
    actualmente, la pequeña y mediana empresa cumple la
    función de generar fuentes de trabajo en muy diversas
    formas, además de las ya conocidas; así tenemos que
    multitud de personas que no son empleables con arreglo a las
    normas de muchas empresas,
    encuentran oportunidad de trabajar en pequeñas y medianas
    empresas, ya sea como empleados o estableciendo un pequeño
    negocio por cuenta propia.

    La pequeña y mediana empresa es "estimulante de la
    competencia", que es un aspecto muy importante que determina una
    continua depuración, por así decirlo, ya que por ella
    se van eliminando los elementos que están por debajo de los
    mejores, de manera que se obtienen más productos y de mejor
    calidad, precios más bajos, mayor eficiencia de los servicios,
    etc.

    La micro, pequeña y mediana empresa, están
    realizando un accionamiento para impulsar la productividad, un medio
    básico para incrementar los niveles de competitividad, crecimiento económico y
    desarrollo del país. Es necesario un cambio de cultura adecuado a nuestro
    actual medio ambiente nacional e
    internacional, que comprenda objetivos y valores de los trabajadores
    como la concepción misma de la
    administración.

    El papel de la pequeña y mediana empresa en
    países en proceso de desarrollo, ha sido tema de numerosos
    estudios durante las últimas dos décadas. El sector se
    ha dado comúnmente en llamar pequeña y mediana
    empresa.

    En México, la micro y
    pequeña empresa está dedicada a la venta al menudeo, a pesar de ser
    uno de los sectores más competitivos y que deja menor margen
    de utilidades; pero considerando que este tipo de pequeña
    empresa se hace relativamente fácil y los riesgos que les presentan sus
    operaciones lo consideran menor, resulta atractivo.

    Algunos gobiernos han avanzado significativamente en el
    diseño de una política empresarial que tienda a
    estimular el crecimiento de las pequeñas y medianas
    empresas. El termino "empresarial" incluye no solamente a
    aquellos que inician una empresa independiente y redituable, sino
    también a empresas no lucrativas. También incluye
    nuevas instituciones, tanto
    públicas como privadas, donde la actividad
    "intraempresarial" se ha puesto de moda.

    En nuestro país para implementar un programa de fomento, nos dice C.
    Acosta Montes de Oca, es de decisiva importancia tener claro de
    antemano cuáles serán los objetivos de ese programa de
    fomento, tendrá los objetivos siguientes:

    a) Elevar el nivel de vida de empresarios que viven en
    niveles de subsistencia (salud, vivienda, alimentación, vestido).

    b) Crear empleo.

    c) Reforzar la capacidad de competencia y crecimiento de
    las empresas con mayor rentabilidad y
    productividad.

    Un programa que se oriente hacia el objetivo de mejorar el nivel
    de subsistencia trabajará de manera exclusiva en el nivel
    microempresarial. Este va a cumplir con tarea social urgente
    sobre todo en las grandes ciudades.

    La micro y pequeña empresa muestra características y
    necesidades de apoyo diferentes y que para lograr programas de fomento eficaces
    resulta imprescindible considerar tales diferencias.

    Es imprescindible que los programas de fomento en lo
    futuro se limiten y especialicen en todos los niveles (micro,
    pequeña y mediana empresa), esto no excluye que tales
    programas se complementen.

     

    III. EL EMPRESARIO
    MEXICANO

    Al empresario, en el proceso de desarrollo económico, hay
    que considerarlo como un portador de la innovación
    tecnológica y agente de modernización; y antes de
    que produzcan un cambio, es el resultado de la dinámica que operan
    dentro de la sociedad. Por lo cual es un
    "factor estratégico en el desarrollo, no es el iniciador del
    desarrollo", nos dice el autor Yusif A. Sayigh.

    El papel del empresario es el de un agente social,
    consciente de las tensiones existentes, que intenta reducir la
    presión de las fuerzas
    encontradas, y que a la vez, utiliza aquéllas que son
    favorables a sus propósitos, explotando así al
    máximo su capacidad de influir en el medio ambiente.

    Existe una fuerza interna que influye en
    el comportamiento empresarial en
    México con relación a la industria misma, generada por
    su estructura, en términos de tamaño y producto. Las
    características específicas de la industria condicionan
    el comportamiento empresarial.

    El empresario, además de su gran contribución
    al desarrollo económico, también contribuye
    indirectamente a la modernización de las estructuras y a la
    inserción de los nuevos valores culturales, mostrándose
    así como un poderoso agente de cambio social.

    Los empresarios están muy arraigados en su tierra, y no pueden prosperar
    si no es en un medio ambiente económico y social adecuado.
    No todas las sociedades favorecen el
    desarrollo del empresario. En algunas, las consideraciones de
    prestigio social tienden a desviar a algunos empresarios
    potenciales hacia otras direcciones. Aún dentro de una
    sociedad única un grupo étnico y social produciría
    más empresarios que otro, nos dice el autor A.P.
    Alexander.

    El empresario es parte importante del sistema
    económico del país. Sin duda, gran parte de nuestro
    éxito económico se ha logrado gracias a los esfuerzos y
    a las innovaciones introducidas por los empresarios al sector
    privado.

    Es importante recordar que el que maneja una
    pequeña empresa y advierte la existencia de problemas y los
    soluciona, guiará a su empresa mucho mejor de lo que
    podría hacerlo aquél que sea incapaz de realizar estas
    funciones. De igual forma el administrador de un pequeña
    empresa debe mantener buenas relaciones con sus clientes si es
    que quiere convertirlos en sus clientes habituales, lo mismo debe
    hacer con sus empleados para fomentar la eficiencia en el
    trabajo; finalmente también debe estar atento a las
    necesidades y motivaciones de la clientela para poder instruir
    adecuadamente a sus empleados en el buen trato a
    ésta.

    Cabe señalar que también muchos empresarios
    encontraron en su trabajo una actividad agradable y de
    satisfacción.

    La situación del empresario en la sociedad y sus
    relaciones con otros grupos sociales se determinan,
    por una parte, mediante las condiciones sociales peculiares
    creadas por la revolución; y por otra, por
    el proceso industrial mismo que modifica las funciones
    económicas.

    Los industriales mexicanos perciben a la sociedad
    mexicana como una sociedad capitalista industrial moderna en la
    cual los protagonistas del desarrollo reciben atención especial. Se
    prefieren las nuevas profesiones a las tradicionales, mientras
    que en la sociedad preindustrial, el terrateniente, el militar,
    etc., disfrutaron de gran prestigio. Se consideran más
    preciadas las posiciones logradas que las posiciones heredadas;
    la riqueza por sí sola ya no es símbolo de
    categoría social sino que ha sido reemplazada por el
    ejercicio activo de una profesión y del poder
    económico, o sea, la posesión pasiva de la riqueza sola
    ya no otorga posición, como sería en el caso de la
    sociedad tradicional, donde el comercio, el trabajo manual y en general, el trabajo
    no intelectual eran despreciados. Los empresarios tienen en gran
    estima la educación que, junto
    con el poder económico, consideran un factor de
    prestigio.

     

    IV. EL PROCESO DE
    CREACIÓN DE UNA EMPRESA

    Cuando se desea establecer una empresa, surgen dos
    alternativas que analizar detalladamente. La primera consiste en
    definir si habrá que iniciar una empresa nueva. La segunda
    consiste en definir si hay que comprar una empresa ya
    operando.

    La información requerida para tomar la
    decisión de iniciar una empresa, o bien, comprar una ya
    existente y los métodos para captar tal información, es
    de alguna manera parte de la administración de una
    empresa.

    Los factores a analizar antes de comprar una empresa, a
    fin de efectuar una adquisición prudente, es necesario que
    el interesado analice varios factores existentes de
    ésta:

    1. Por qué desea vender el actual
    propietario.

    2. Condiciones financieras.

    3. Cuál es su mercado actual.

    4. Situación de las instalaciones
    físicas.

    5. Aspectos legales.

    6. Valor de la
    empresa.

    Existen dos razones válidas que justifican el
    establecer una nueva empresa en donde existen similares. Estas
    son las siguientes:

    a) Una expansión real y permanente del mercado que
    haga que éste no esté siendo cubierto adecuadamente por
    las empresas ya existentes.

    b) Una administración deficiente de las empresas
    existentes son el resultado de que el mercado no esté
    cubierto adecuadamente por éstas.

    El estudio y el análisis de una empresa
    nueva son mucho más difíciles y mucho menos precisos
    que el estudio de la compra de una empresa existente. La realidad
    es que, no existen estadísticas anteriores
    de las operaciones de la empresa, las cuales permitan realizar
    una evaluación de la
    misma.

    El éxito en las empresas requiere efectividad tanto
    en la producción como en la mercadotecnia. Al formular un
    programa de mercadotecnia, la empresa pequeña o mediana
    deberá tomar en consideración: línea de productos,
    precios, publicidad y promoción de
    ventas.

    La pequeña y mediana empresa produce varios bienes
    que constituyen una línea de productos. Con frecuencia se
    requiere tomar decisiones respecto a si una línea de
    productos debe mantenerse constante, reducirse o
    ampliarse.

    Todo tipo de empresa tiene la necesidad imperativa de
    una buena ubicación; sea pequeña o mediana, requiere de
    una adecuada ubicación. Un negocio bien ubicado, cualquiera
    que sea su tipo, tendrá mayor probabilidad de
    éxito.

    Es frecuente observar que el propietario de una empresa
    no hace un análisis detallado del lugar donde se
    ubicará ésta basándose en ciertos factores, en
    muchas ocasiones esta decisión es muy superflua. Con
    frecuencia estas razones le parecen al propietario suficientes y
    no procede a realizar un análisis objetivo de la
    ubicación de la empresa.

    Por tanto, es necesario hacer una análisis
    técnico que garantice una adecuada ubicación, ya que la
    supervivencia y éxito de una pequeña o mediana empresa
    es el resultado de una combinación de factores.

    El establecimiento de una empresa depende en gran parte
    del mercado. Ya sea pequeño o mediano comerciante en
    ventas al menudeo, mayoreo,
    servicios o fabricante; la importancia del mercado para el
    éxito de la empresa jamás puede
    subestimarse.

    El crecimiento de los mercados en países en proceso
    de desarrollo como el nuestro, ha sido un factor determinante
    para el incremento de oportunidades que tiene el pequeño o
    mediano empresario para iniciar negocios a nivel nacional e
    internacional.

    La adquisición o renta de un edificio es sólo
    el primer paso para contar con las facilidades físicas para
    iniciar una empresa. Las instalaciones físicas para manejar
    las operaciones industriales, comerciales o de servicio incluyen
    edificios, distribución, equipo, etc.
    Cada una de ellas es esencial para la operación de la
    empresa.

    En la fábrica o el comercio, también hay
    necesidad de máquinas y equipo para manejo de materiales, enseres y
    herramientas. Las
    máquinas de una fábrica pueden ser para propósitos
    generales específicos.

    Un pequeño empresario debe conservar el costo inicial, el costo de
    mantenimiento del equipo, la
    depreciación permitida,
    su duración, el costo de conversión por unidad de
    producto resultante del uso de su equipo para propósito
    general o especial.

    Iniciar una empresa requiere varias decisiones que
    implican considerar aspectos legales. Habrá que conocer la
    naturaleza del problema y
    utilizar una asesoría jurídica competente.

    En México, desde el punto de vista jurídico,
    las empresas pueden ser propiedad de una sola persona (empresa
    individual) o de varias personas (asociaciones o sociedades), con
    fines lucrativos (mercantiles) o fines no lucrativos
    (civiles).

    Las sociedades se rigen por la Ley General de Sociedades y
    Mercantiles y las disposiciones de la Ley de Instituciones de
    Crédito y Títulos de
    Operaciones de Crédito para sociedades con fines
    financieros.

    Es importante mencionar que una sociedad es una
    asociación voluntaria de dos o más personas para
    emprender como copropietarios una empresa para beneficio mutuo.
    Debido a su naturaleza voluntaria, una sociedad se forma con
    rapidez.

    En la "acción de organizar", el empresario siempre
    debe reconocer que está organizando el trabajo de personas.
    En realidad, es el desempeño efectivo y
    coordinado del personal lo que constituye el propósito de
    diseñar una estructura
    organizacional.

    La empresa no puede ser mejor que las personas que la
    componen. En consecuencia, el recurso humano es de vital
    importancia para la pequeña y mediana empresa.

    Las empresas requieren de personal a diversos niveles
    para que desarrollen las actividades planeadas y lograr los
    resultados requeridos. Cada uno de los empleados ayuda con su
    trabajo en la operación de la empresa y, en consecuencia,
    influye en el futuro de ésta.

    Si el pequeño y mediano empresario no puede
    compartir directamente con las grandes empresas en la
    contratación, debe tomar en cuenta a los que son capataces
    pero que están excluidos de la contratación de la
    empresa grande.

    En la pequeña empresa, el propietario debe intentar
    obtener individuos para su personal inicial y cuyas capacidades y
    aptitudes complementen sus propias habilidades.

    Los empleados son un activo valioso. El éxito en
    las empresas dependerá en alto grado de la pericia y juicio
    que se ejerza para atraer, seleccionar, contratar y capacitar
    gente adecuada para la empresa de que se trate. Bien sea que el
    propietario lo haga personalmente, o que delegue la responsabilidad en su jefe de
    personal.

    Conviene preparar una descripción y
    especificación de cada puesto en la empresa. La
    "descripción" debe delinear brevemente toda función
    principal que comprenda el puesto; mientras que la
    "especificación" describirá al individuo más apropiado
    para llenarlo en términos de experiencia, destreza y
    educación.

    Además se deben determinar las necesidades
    financieras y reunir el capital inicial necesario, ya que son los
    pasos básicos para iniciar una empresa nueva. Y requieren
    una atención y un cuidadoso estudio para asegurar el
    éxito. Cuesta dinero promover y organizar
    una empresa. Un peligro común en el establecimiento de
    nuevas empresas, es no realizar una cuidadosa estimación y
    planeación de las
    necesidades financieras.

    Igual que la investigación previa a la
    compra de una empresa existente, el estudio de las
    potencialidades de una empresa requiere de inversión de tiempo, esfuerzo y dinero.
    Pero hay que considerar qué inversión aumenta en gran
    medida las oportunidades de éxito de una nueva
    empresa.

    Una de las actividades más inquietantes y
    potencialmente gratificante en que puede participar todo tipo de
    gente es el de iniciar y operar una empresa propia. En
    términos de nivel de vida y nivel de satisfacción, es
    ilimitado lo que se puede lograr a través de una
    pequeña o mediana empresa.

    De manera general, se puede expresar que existen cuatro
    etapas en el desarrollo de una empresa:

    a) Etapa preliminar.

    b) Iniciación de la empresa.

    c) Etapa de crecimiento.

    d) Etapa de
    expansión-consolidación.

     

    V. LA EMPRESA ¿CÓMO
    ADMINISTRARLA?

    La mayor parte de los fracasos de los negocios se deben
    a una mala administración, según se desprende de
    estudio efectuados sobre este campo; en otras palabras el
    propietario carece de la habilidad necesaria para encontrar las
    soluciones requeridas,
    planear, organizar, dirigir y controlar su empresa. Existen
    muchas razones para una mala administración:

    1. Falta de conocimientos sobre cómo operar un
    negocio en particular.

    2. Escasa o nula experiencia anterior como administrador
    de un negocio.

    3. Experiencia desbalanceada.

    4. Incompetencia plena y abierta.

    La habilidad administrativa es el ingrediente necesario
    para el éxito en cualquier empresa. Realmente lo que sucede
    es que todos los expertos reconocen unánimemente la
    importancia de los conocimientos y experiencia administrativa en
    el manejo de cualquier clase de organismo
    social.

    El papel desempeñado por la administración de
    empresas puede analizarse en primer lugar, en el marco
    interno de la empresa, donde representa un recurso económico
    similar a los factores de producción y también con la
    perspectiva del desarrollo económico de un país donde
    se presenta como un factor vital del progreso y del
    crecimiento.

    La administración moderna está dividida entre
    diversos agentes a los que van a parar atribuciones y funciones
    especializadas que deben articularse en un conjunto coherente.
    Integra, en suma, empresarios y promotores, organizadores y
    conductores de hombres, técnicos y especialistas que ocupan
    posiciones clave en la empresa y cuya acción se hace sentir
    en todos los aspectos de la empresa.

    Por los recursos humanos que posee, la
    empresa logra adaptarse a un mercado extenso, cuyas estructuras y
    mecanismos son mucho más complicados que los que un mercado
    requiere, además de una vasta información sobre las
    posibilidades de absorción y un trabajo preciso de
    análisis y de previsión, una alta calidad de los bienes
    y servicios que tienen que suministrar, su adecuación a las
    especificaciones requeridas, determinación de costos, de los sistemas eficaces de
    distribución, de promoción para crear o
    desplazar la demanda.

    Considerada como un fenómeno social, la
    administración se confunde en realidad, con un grupo
    determinado de personas que desempeñan una función
    económica diferenciada y que son los principales creadores
    de la industrialización y del proceso.

    En los países en vías de desarrollo, el
    movimiento hacia la
    industrialización es desencadenado y amplificado por ciertos
    grupos sociales, que es
    posible caracterizar en sus rasgos esenciales y deducir a grandes
    categorías, nos dicen los autores Kerr C. Dunlop J.,
    Harbison F. Y Myers. Estas categorías designan, de hecho,
    tipos sociológicos de empresarios valederos, tanto para los
    líderes políticos o los altos funcionarios, como para
    los jefes de las empresas industriales.

    Un primer grupo esta representado por las "elites
    dinásticas", otro grupo es de la "clase media" y un tercer
    grupo es el de los "intelectuales".

    Por profesionalización es
    preciso entender, sobre todo, la transformación de la
    vocación primitiva de empresario en una carrera en la que se
    entra y cuyas jerarquías se alcanzan según la
    competencia real y los méritos personales que se
    posean.

    El éxito de toda empresa depende en gran parte de
    la efectividad de la administración. Una de las tareas del
    administrador consiste en supervisar el trabajo de los empleados
    para asegurar el correcto desempeño de sus actividades,
    mediante la orientación y dirección
    requerida.

    Es necesario que el gerente de una pequeña
    empresa, si es que desea que la empresa cumpla con éxito sus
    objetivos, desempeñe sus funciones de manera eficaz; en
    consecuencia, la comprensión de las funciones administrativas es
    esencial para la dirección adecuada de una empresa. A medida
    que aumenta el tamaño de la empresa, surge un número de
    nuevos problemas administrativos.

    Son muchas las definiciones de administración, pero
    desde mi punto de vista, una que puede servirnos de punto de
    partida para comprender esta disciplina es la del autor
    Rodríguez Valencia J.:

    "Es un proceso integral para planear, organizar,
    integrar, dirigir, controlar y coordinar una actividad o
    relación de trabajo, la que se fundamenta en la
    utilización de recursos, para alcanzar un fin
    determinado".

    Es importante señalar que muy frecuentemente el
    propietario simplemente se apega a una rutina, pero no está
    administrando su empresa. Una eficiente administración
    simplemente es la forma correcta de hacer las cosas. La
    administración abarca en realidad dos tipos diferentes de
    funciones que son:

    1. Operacional.- Operación diaria de una
    empresa.

    2. Administrativa.- Función de manejar una empresa
    de acuerdo a ciertos principios de
    administración.

    El fenómeno administrativo se extiende a todos los
    ámbitos geográficos y por su carácter universal lo
    encontramos presente en todas partes.

    La función administrativa aparece muy vinculada al
    logro de objetivos a obtener resultados concretos, lo cual exige
    un equilibrio que permita la
    "efectividad y eficiencia" en el manejo de los recursos humanos y
    materiales que garanticen el menor riesgo y esfuerzo.

    La administración, recurre y combina los factores
    de la producción, incrementando la productividad en los
    distintos sectores de la economía nacional a través de
    la utilización de mejores técnicas. Hay que aprovechar
    al máximo los recursos de que se dispone.

    El proceso administrativo está
    compuesto de una serie de fases sucesivas que constituyen un
    conjunto y con base en su arreglo, una estructura de actividades
    individuales y colectivas: actividad de iniciación (innovación y programación); actividad de
    decisión; actividad de comunicación; actividad de
    control.

    El proceso administrativo viene a ser un común
    denominador entre gerentes y sirve para facilitar el estudio de
    la administración. Se localiza de manera universal,
    dondequiera que los hombres trabajen juntos para alcanzar
    objetivos comunes.

    Todos los administradores llevan a cabo las mismas
    funciones sin importar el nivel que ocupan o el tipo de
    actividades que realicen cuando actúan con directivos,
    gerentes, jefes de departamento, supervisores, etc., todos
    tienden a lo mismo. Cada uno, en su capacidad de administrador,
    debe desempeñar las funciones características de los
    administradores. Este es el principio conocido como de
    universalidad de las funciones administrativas.

    La función de la planeación consiste en
    influir en el futuro tomando acciones predeterminadas y
    lógicas en el presente. La planeación es la esencia de
    una operación efectiva y los planes integrados
    cuidadosamente a los objetivos de la empresa, bien valen lo que
    cuestan en tiempo y costo.

    Los pronósticos y la
    investigación realizada cuidadosamente son las claves de una
    planeación correcta y la selección final de un
    plan específico, debiendo
    basarse en criterios que tengan validez en el presente y en el
    futuro. Estos criterios están a su vez basados en los
    conceptos básicos que fundamentan el proceso de
    planeación.

    La fijación de objetivos es vital en la vida de
    todo organismo social; de esto dependerá su éxito,
    porque los objetivos son la razón de su existencia. En la
    practica, toda una red de objetivos se presenta en la
    operación de cualquier organismo social. Lo importante debe
    ser ordenarlos y supeditarlos a los fines que marquen la
    línea básica de resultados esperados por los directivos
    de la propia empresa.

    Toda empresa no importando su magnitud, deberá
    contar con política. Es casi imposible delegar autoridad sin la existencia de
    políticas, pues
    ningún subordinado puede adoptar decisiones sin contar con
    guías. Es sorprendente encontrar que muchas empresas
    descuidan este aspecto fundamental de la
    administración.

    Una política bien formulada ayuda a llevar a cabo
    la acción administrativa. El gerente de una empresa, para
    poder planear eficientemente, debe tener sus procedimientos para hacerlo, y
    las políticas adecuadas. Las políticas son las
    limitaciones o posibilidades que se pueden seguir en la
    acción administrativa, y sobre todo, ayudan a mantener estas
    acciones dentro delos límites que marcan los
    planes.

    Las políticas, según los motivos, se pueden
    dividir en:

    a) Políticas externas.

    b) Políticas internas.

    c) Políticas originadas.

    La mayor parte de las políticas provienen de la
    ejecución de políticas de una empresa. Concluyendo los
    sistemas, los planes, las políticas, los reglamentos y los
    procedimientos son requisitos absolutos de una empresa, pues
    cimientan el orden, la uniformidad y la estabilidad. Se deben
    establecer procedimientos para asegurar una interpretación
    consistente de las políticas.

    Los procedimientos deben basarse en hechos concretos
    sobre una situación en particular y no en suposiciones o
    deseos. Los pasos de un procedimiento deben ser
    sucesivos, complementarios y en conjunto tender a alcanzar el
    objetivo deseado, cada paso debe estar justificado, debe llenar
    una necesidad precisa y guardar la debida relación con los
    demás pasos del procedimiento.

    Además un procedimiento debe ser estable y, sin
    embargo, flexible.

    El programa es un plan que frecuentemente abarca una
    gran empresa, aun cuando no todos ellos pueden clasificarse de
    esta manera. El término en si se utiliza en muchas formas
    distintas, y desgraciadamente esto da lugar a
    confusiones.

    La formulación de un programa puede incluir
    objetivos, normas de actuación, políticas,
    procedimientos, actividades, pero no necesariamente tiene que
    incluirse planes.

    Un presupuesto es un plan de
    importante categoría. Consiste en datos arreglados lógicamente
    y representan las expectaciones razonables para un periodo dado;
    para cada segmento de la empresa se forma el objetivo de lo que
    se va a alcanzar y, además, todos estos objetivos se
    coordinan en un plan más exclusivo.

    La creación inicial de un presupuesto presenta
    dificultades. Sin embargo, su continuación es relativamente
    sencilla, ya que los presupuestos pasados sirven de
    guía. Pero el presupuesto, igual que todos los planes, mira
    hacia delante; nada puede hacerse respecto al pasado, y lo que se
    hace al formular un presupuesto es presentar planes de lo que va
    a suceder.

    La organización es un proceso encaminado a lograr
    un fin, mismo que fue previamente fijado por la planeación.
    De este trabajo se derivan las diversas actividades y recursos
    necesarios para alcanzar los resultados deseados.

    De igual forma, la organización ayuda a suministrar
    los medios para hacer que los
    recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro
    de los objetivos específicos. Organizar trae como
    consecuencia una estructura que debe considerarse como marco que
    encierra e integra las diversas funciones de acuerdo al modelo determinado por los
    dirigentes, al cual sugiere orden, arreglo y relación
    armónica.

    El proceso de administración ha tenido cambios
    violentos en los últimos años, tanto las teorías como los
    diseños de organización son actualmente diferentes a lo
    que fueron hace pocos años.

    Dentro de una administración es necesario conocer
    también, los siguientes tres conceptos, ya que son
    importantes para lograr una administración
    efectiva:

    1. "La autoridad es el derecho a exigir de los
    subordinados con base en el puesto formal y el control sobre las
    recompensas y castigos".

    2. "La obligación muestra el trabajo asignado a un
    puesto, y pueden ser mentales o físicas para desempeñar
    una tarea".

    3. "La responsabilidad, se relaciona con el flujo de
    autoridad y obligaciones, y el subordinado
    tiene la obligación de realizar su responsabilidad y ejercer
    la autoridad en los términos de las políticas
    establecidas".

    Las decisiones en la empresa se deben tomar a tan bajo
    nivel como sea posible. Así, la alta gerencia no debe tomar
    decisiones sobre cuestiones de rutina que pueda manejar bien la
    supervisión de primera
    línea.

    La delegación consiste en el acto bilateral
    mediante el cual un superior jerárquico confiere deberes y
    responsabilidades a un subalterno y le da la autoridad que
    necesita para desempeñar tales funciones.

    A medida que las empresas se hicieron más
    complejas, fue necesario integrar personal con conocimientos y
    funciones especializadas. Esto requirió de modificación
    en los conceptos sobre la estructura jerárquica, unidad de
    mando, autoridad y responsabilidad.

    Las estructuras organizacionales son elementos de
    autoridad formal, pues se fijan en el derecho que tiene un
    funcionario por su nivel jerárquico de exigir el
    cumplimiento responsable de los deberes a un colaborador directo
    o de aceptar el colaborar las decisiones que por función o
    especialización haya tomado su superior.

    La base de la organización la forman el trabajo, el
    personal y el puesto, para proponer una estructura adecuada, se
    deberán tener presentes las actividades que se
    realizarán.

    Un organigrama presenta en forma
    gráfica las principales funciones y líneas de autoridad
    de una empresa en un momento dado. Existen diversos criterios
    para fijar el nombre con que se designan las gráficas en las que se
    representa la estructura de un organismo social. Recibe los
    nombres de cartas de organización,
    organigramas u
    organogramas.

    Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos,
    de acuerdo con su:

    a) Contenido (Estructurales, Funcionales, De integración de
    puestos)

    b) Ámbito de aplicación. (Generales,
    Específicos)

    c) Presentación. (Vertical, Horizontal, Mixtos, De
    bloque, Circular)

    Un manual de organización
    complementa con más detalle la información que bosqueja
    un organigrama; exponen con detalle la estructura de la empresa y
    señalan los puestos y la relación que existe entre
    ellos, explican la estructura funcional, los grados de autoridad
    y responsabilidad, los canales de comunicación, coordinación y las
    actividades de los órganos de la empresa.

    En la fase integración y la acción de
    integrar, el proceso administrativo ejecuta o realiza todo
    aquello que se ha planeado y organizado y si en la
    planeación determinamos "lo que debe hacerse", y en la
    organización quedo establecido "quienes y dónde deben
    realizarlo", la integración o ejecución deberá
    determinar "en qué realizarlo".

    Rodríguez Valencia J., nos dice que los recursos
    "son el conjunto de bienes que son necesario proveer para que un
    mecanismo social funcione hacia un objetivo
    común".

    Cualquier organismo social debe otorgar prioridad a los
    recursos humanos de que dispone. El elemento humano es decisivo
    en todas las fases de operación de cualquier organismo. En
    las etapas de nacimiento o formación, en las de crecimiento
    o expansión y en las de consolidación y
    desarrollo.

    Los recursos humanos son, por su naturaleza, los
    más complejos en su administración.

    Planear los recursos humanos en términos de
    ingresos y costos requiere del uso de una "función de
    respuesta del personal".

    Cualquier organismo requiere naturalmente de personas
    que la haga funcionar, de manera que necesita obtenerlas. Esto no
    sólo es lo primero en teoría, sino que
    constituye uno de los pasos más críticos en el
    desarrollo y consolidación de una empresa.

    El abastecimiento de personas calificadas determina el
    éxito en las gestión de la misma manera, y con más
    o menos la misma precisión, que el abastecimiento de dinero
    o materiales.

    El establecimiento de una política en materia de ascensos es un
    punto crucial de la administración de recursos
    humanos, tanto para la empresa como para cada una de las
    personas que la integran. Para la primera, porque le puede
    proporcionar una dotación ininterrumpida de personas
    más preparadas para los puestos de nivel superior o medio, y
    para los empleados, porque les puede significar un poderoso
    estímulo para progresar dependiendo de su
    actuación.

    La capacitación es uno de los
    instrumentos más importantes con que se cuenta para
    transformar un organismo social. La capacitación es vital en
    todos los niveles de un organismo, y tiene como propósito
    fundamental, mejorar el rendimiento actual y futuro de la fuerza
    de trabajo, mediante la superación de los conocimientos
    básicos, el perfeccionamiento de las habilidades
    específicas y la inducción y
    adecuación de las actitudes de las
    personas.

    Al igual que las empresas grandes, las pequeñas
    empresas, deben contar con un programa formal de sueldos y salarios. El programa
    debe enfocarse a las necesidades de la empresa y toda persona
    interesada debe comprender sus responsabilidades dentro de
    él.

    La administración de sueldo y salarios es un programa o
    método de
    administración de remuneraciones para determinar el
    monto de sueldos y salarios justos para los servicios del
    empleado.

    Un programa de sueldos y salarios concurre en tres
    etapas:

    a) Análisis de
    puestos.

    b) Valoración de trabajos.

    c) Calificación de méritos.

    Es importante señalar que la relación de
    trabajo, se inicia con una forma jurídica que constituye el
    contrato, ya sea individual o
    colectivo, pero además existen otros tipos de normas legales
    que exigen un conocimiento básico para su manejo.

    El contrato de trabajo puede ser de
    duración indefinida o limitarse a un tiempo o a una obra
    determinada.

    Las prestaciones y servicios a los
    trabajadores no se pueden considerar separadamente de la
    función de personal, pues no son una dádiva, sino que
    se derivan de la relación laboral.

    La necesidad y conveniencia de que el trabajo se ejecute
    en una forma segura, contribuye a definir mejor las actividades,
    capacitar al personal, adaptar cambios en la tecnología,
    eliminar riesgos, etc.

    La administración financiera
    consiste en obtener oportunamente y en las mejores condiciones de
    costo, recursos financieros para cada unidad orgánica de la
    empresa que se trate, con el propósito de que se ejecuten
    las tareas, se eleve la eficiencia en las operaciones y se
    satisfagan los intereses de quienes reciben los bienes o
    servicios.

    La administración de recursos materiales consiste
    en obtener oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores
    condiciones de costo, y en la cantidad y calidad requeridas, los
    bienes y servicios para cada unidad orgánica de la empresa
    de que se trate, con el propósito de que se ejecuten las
    tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones.

    El dirigir gente en los organismos sociales es vital
    para la buena administración.

    La dirección es una de las herramientas más
    efectivas de la ejecución, ya que pone en acción la
    voluntad de hacer algo. Una adecuada dirección ayuda a
    solucionar estas tareas y proporciona un cojín para absorber
    el impacto de las dificultades que acusan las actividades
    administrativas.

    La autoridad y responsabilidad, son dos conceptos que
    deben ir inevitablemente unidos y que se concretan en el
    siguiente principio:

    "La autoridad lleva consigo la correspondiente
    responsabilidad. No se puede exigir responsabilidad a quien no
    tenga suficiente autoridad para llevar a cabo lo que se le
    exige".

    Cuando un administrador se interesa por sí mismo en
    la función directiva, comienza a percatarse de su
    complejidad. Primeramente, está tratando con gente, pero no
    en una base totalmente objetiva, ya que también él
    mismo es una persona y, por tanto, es parte del problema. Por
    tanto, para encauzar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la
    empresa, el administrador debe pensar en términos de
    resultados relacionados con la orientación, la
    comunicación, la motivación y la
    dirección.

    El proceso de dirección se refiere a la manera por
    medio de la cual se ejecuta un propósito. Este proceso
    comprende tres fases básicas que son las
    siguientes:

    1. Mando o autoridad.

    2. Comunicación.

    3. Supervisión.

    El control es la última de las variables del proceso
    administrativo. No por presentase hasta el final es el menos
    importante. Una vez hechos los planes, diseñada la
    organización, integrados los recursos, constituida la
    directiva y con información fluyendo, es cuando el proceso
    de control se vuelve importante. Básicamente es el proceso
    que se encarga de eliminar el caos y da congruencia a la empresa,
    con el propósito de que pueda alcanzar sus
    objetivos.

    El sistema de control tiene por objeto, el asegurar la
    "eficiencia y la eficacia", esto se obtiene
    mediante:

    a) Conseguir los objetivos en los plazos
    indicados.

    b) Lograr los objetivos con economía de
    medios.

    Básicamente el proceso del control es el que se
    encarga de eliminar el caos y da congruencia a la empresa, a fin
    de que pueda alcanzar sus objetivos es esencial para una buena
    administración.

    Ya para finalizar este capítulo, es importante
    señalar que las normas generalmente reflejan los objetivos
    de planear una empresa y de sus unidades administrativas
    internas. Estas normas pueden ser tangibles y fácilmente
    cuantificables o intangibles y difíciles de
    cuantificar.

     

    VI. LAS FUNCIONES
    OPERACIONALES

    La administración abarca en realidad dos tipos
    diferentes de actividades: la administrativa y la operacional,
    que abarca la operación diaria de una empresa y comprende
    funciones de compras, promoción,
    publicidad, control de inventarios,
    crédito y cobranzas, registro de transacciones,
    relaciones con los empleados, entre otros.

    Las funciones administrativas junto con las
    operacionales, son los elementos que el administrador no puede
    evitar sin menoscabo del mérito al título de director,
    gerente o jefe administrativo.

    Una de las fases principales en el desarrollo de una
    empresa, es la "comercialización", la
    cual representa el factor clave para colocar los productos en el
    mercado de consumo y de esta forma obtener utilidades y
    además, satisfacer las necesidades de los consumidores. Esta
    a su vez, se divide en cuatro partes que son:

    1. El mercado.

    2. El producto.

    3. La distribución.

    4. Los medios de promoción.

    La función de producción o técnica,
    comprende todo el proceso productivo que se realiza en la
    empresa, desde que entran los insumos (los primeros materiales,
    los materiales auxiliares, la maquinaria, las herramientas, el
    personal) hasta que, mediante la conversión adecuada de
    todos ellos, se obtiene un producto apto para ser
    consumido.

    Al mercado no lo crea la naturaleza, sino que es
    creación de la actividad económica. Por tanto, el
    hombre de empresa mexicano requiere forjarse un espíritu de
    innovación para influir tanto en el mercado como en las
    transformaciones internas de la empresa, con base en los
    requerimientos y necesidades del ámbito económico y
    social del país.

    Es muy importante tanto para la empresa privada como
    para la pública conocer sobre los clientes, su
    localización, sus necesidades y deseos, dónde y
    cómo compran, en qué cantidad y cuánto
    pagan.

    La función productiva es un problema de equilibrio
    de costos. La "eficiencia" de la producción es un
    término relativo que depende del grado de eficiencia de
    nuestro empleo de los recursos disponibles para una unidad dada
    de producto.

    Un sistema de producción eficiente dentro de una
    economía subdesarrollada será, entonces, el que emplee
    mucha mano de obra y poco capital para obtener un costo
    mínimo de capital, mano de obra y materia prima por unidad
    producto.

    El sistema de producción optimiza,
    convenientemente, los bienes y servicios para generar utilidades,
    las que a su vez fluyen retornando y así comienza otra vez
    el ciclo.

    Una empresa puede producir bienes tangibles o
    intangibles, por tanto, al fabricar un refrigerador, una empresa
    tendrá como objetivo la producción de bienes tangibles.
    Por el contrario, si un despacho de consultores proporciona
    servicios, su objetivo estará encaminado a la
    generación de bienes intangibles. Concluyendo: la
    característica de la función física de producción es la
    generación de cosas (bienes y servicios).

    Si la función principal de una empresa es la
    fabricación, su actividad más importante consiste en
    sujetar los abastecimientos y las corrientes materiales a las
    operaciones de mano de obra y de las máquinas. Cuando por
    otra parte, la función básica es prestar servicios, la
    actividad principal consistirá en programar y administrar la
    mano de obra y, de ser necesario, también el equipo y los
    materiales.

    Las finanzas constituyen una
    función operacional de gran importancia para gran cantidad
    de actividades administrativas.

    La administración financiera está ligada con
    la operación de lograr y mantener liquidez y las ganancias
    de una empresa.

    En toda empresa, determinados miembros de la
    administración deben reunir, clasificar, analizar, estudiar
    e interpretar la información financiera formando un plan
    combinado de requerimientos financieros y de sus consecuencias
    financieras en las operaciones.

    La administración de personal
    constituye uno de los campos más importantes de la
    administración moderna.

    El objetivo de la administración de personal es
    regular de manera justa y científica las diferentes fases de
    las relaciones de trabajo en una organización, para promover
    al máximo el mejoramiento de sus servicios y bienes de
    producción.

    La ejecución de un sistema de administración
    de personal requiere del establecimiento dentro de la estructura
    orgánica de la empresa de unidades administrativas, cuyos
    titulares posean la debida preparación técnica para
    dirigir todas las fases del sistema.

    De manera resumida, a la administración de personal
    le interesa conseguir y conservar un equipo humano de trabajo.
    Dice el autor G. R. Terry: "Conseguir, seleccionar y colocar el
    personal apropiado en los puestos adecuados es una gran tarea;
    pero estimularlos y mantenerlos activos y satisfechos, es tal vez
    más difícil. La esencia del trabajo de la
    administración de personal en el amplio concepto de un programa para el
    personal".

    Una buena administración de personal debe aplicar
    los controles necesarios para evaluar cómo está
    operando esta función.

    En época actual, es muy necesario poseer una clara
    comprensión de los objetivos y principios básicos de la
    función de compras que permitía adaptar las decisiones
    pertinentes que toda empresa moderna requiere.

    Una parte importante del éxito de cualquier
    organización (pública o privada), para que opere bien,
    dependerá básicamente de las correctas adquisiciones
    que realice, ya que las compras demandan una adecuada
    administración, en virtud de que las compras son medios
    trascendentes para la existencia de las empresas.

    Toda empresa tiene un departamento de compras, sobre
    él las responsabilidades de adquirir insumos (materia prima,
    partes, herramientas, artículos de oficina y equipo),
    indispensables para la producción de "bienes o servicios",
    poniendo mucha atención para conseguirlos.

    S. Mercado H. Define la compra como:

    "Adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en
    el momento y al precio adecuado y del
    proveedor apropiado".

    Generalmente se acostumbra clasificar las compras en dos
    grandes grupos:

    a) Bienes (Materias Primas, Mercancías y
    Suministros).

    b) Servicios (Personales o profesionales, Financieros y
    Transporte).

    La acción de organizar, implica dar a las partes de
    un todo, la estructuración necesaria para que pueda
    funcionar.

    Para lograr una adecuada organización del
    departamento de compras, se deben considerar los aspectos
    siguientes:

    a) Fijar objetivos.

    b) Que sea funcional.

    c) Diseñar e implementar el sistema de
    organización.

    En una pequeña empresa, aunque el volumen de
    compras e mínimo y poco heterogéneo, por lo que se
    puede organizar de tal manera que tal función recaiga en una
    sola persona y con un auxiliar para apoyarlo en trabajos
    complementarios.

    Toda función administrativa implica papeleo. El
    propósito de este trabajo es el de proporcionar
    información necesaria para que la empresa cumpla con su
    misión. La
    información puede referirse a costos, compras, pedidos,
    sueldos y salarios, reportes, etc.

    La planeación en la administración de oficinas
    incluye consideraciones para los tipos de información que se
    utilizarán, el formato que se va a usar, a quién va
    dirigida la información, los medios para recabar datos, las
    máquinas y equipo de oficina a emplear.

    Cuando se habla de trabajo de oficina no se debe
    entender la expresión en sentido peyorativo o restrictivo
    sino hay que aceptarla en su significado más
    amplio.

    Podemos afirmar que las comunicaciones constituyen el
    sistema nervioso de la
    actividad organizacional.

    Un adecuado sistema de comunicación es
    condición básica para el funcionamiento eficaz de la
    empresa, y constituye al mismo tiempo una disposición en la
    que se basa el trabajo.

     

    VII. LA ADMINISTRACIÓN
    EN PEQUEÑAS EMPRESAS COMERCIALES Y DE SERVICIOS Y SU
    PERSPECTIVA

    Actualmente los negocios a gran escala han disminuido el
    mercado del negocio pequeño. Sin embargo, para , mantener la
    supremacía y prosperar en este campo, el negocio en
    pequeño debe aprovechar sus ventajas naturales y administrar
    sus operaciones con efectividad.

    En la fase de planeación hay que establecer
    objetivos generales para el negocio, tomando en cuenta las
    características de una imagen de éste.

    El giro del negocio, es decir, el tipo de mercancía
    que vende, es un elemento importante para crear esa
    imagen.

    Las políticas de ventas se determinan en esta fase
    de planeación, sobre todo en la determinación de un
    método de ventas que sea un útil y adecuado servicio
    para los clientes y que la imagen del negocio se proyecte
    claramente.

    Aparentemente todos los negocios minoristas deben llevar
    las mismas actividades, sin embargo, hay diferencias esenciales
    entre los negocios. Una de éstas es el grado de
    especialización del trabajo.

    Un negocio minorista debe conocer, exactamente lo que
    desean los clientes y decidir qué tipo de existencias debe
    tener. Esto se lleva a cabo mediante una actividad administrativa
    denominada "control de inventarios".

    Otras fuentes que rinden información potencialmente
    valiosa acerca de los productos que los clientes desean son las
    siguientes:

    a) Preguntas a los clientes.

    b) Devoluciones y quejas de los clientes.

    c) Sugestiones del personal de ventas.

    En todo negocio de menudeo, satisfacer las necesidades y
    deseos de los clientes es de gran importancia. El cliente frecuentemente está
    en contacto con las instalaciones físicas y con el personal;
    por lo tanto las "relaciones" con el cliente son un aspecto de
    vital importancia para cualquier tipo de negocio. Asimismo los
    propietarios deben ser sensibles al tratar con los futuros
    clientes y los ex clientes.

    El autoservicio se aplica principalmente en la venta de
    artículos básicos (abarrotes, ropa, enseres menores,
    etc.). Para el negocio pequeño hay ciertas ventajas tales
    como: reducción de personal y como consecuencia de salarios,
    reducción de espacio, conversión de mostradores con el
    frente abierto, etc.

    Gran cantidad de empresas recaen dentro de la
    clasificación de servicios y también son parte
    importante en el desarrollo económico del
    país.

    El sector de pequeñas empresas de servicio ha
    tenido un rápido crecimiento tanto en términos
    absolutos como en la parte de generación de
    empleo.

    Una de las características de las empresas de
    servicio es la de pluralidad en su gran variedad. Entre las de
    mayor importancia y más representativas enumeramos las
    siguientes:

    a) Hoteles.

    b) Hospitales y Sanatorios.

    c) Despachos profesionales.

    d) Salas de cine.

    e) Distribuidoras de gas.

    f) Radiodifusoras.

    g) Servicios recreativos.

    h) Restaurantes.

    i) Constructoras.

    j) Servicios de reparación diversos.

    k) Servicios recreativos.

    Los problemas operativos con que se enfrentan las
    empresas de servicio son en funciones de planeación,
    programación y organización del trabajo.

    La característica más consistente en las
    empresas de servicios es la baja calidad de la
    administración. Un factor que genera en gran parte esta
    deficiencia en la habilidad de administrar, es la inexperiencia y
    la falta de capacitación del empresario.

    Dentro de las actividades administrativas
    encontramos:

    * Actividades de planeación.- Su objetivo principal
    es la prestación de un servicio a los clientes.

    * Servicio rápido y eficiente.- Un cliente juzga a
    una empresa de servicio por la calidad y rapidez de su servicio.
    La empresa que proporciona un servicio razonablemente rápido
    y adecuado es la que prospera y crece.

    * Necesidad de clientes permanentes.- La empresa de
    servicio prospera en la medida en que satisface a sus
    clientes.

    * Relación con el cliente.- Muchas personas
    desarrollan grandes preferencias que deben ser reconocidas por la
    empresa de servicios.

    * Actividades de organización.- La
    organización, une a los individuos en tareas
    interrelacionadas.

    * Ubicación e instalaciones.- La ubicación es
    de vital importancia desde el punto de vista del
    cliente.

    * Actividades de dirección.- La dirección pone
    en acción la voluntad de hacer algo.

    * La venta personal.- Los distintos tipos de
    establecimientos de servicio varían mucho en el grado de
    utilización de la venta personal.

    * La publicidad.- Las empresas de servicio difieren
    mucho de la regularidad, medio y tipo de publicidad que
    utilizan.

    * Línea de crédito limitada.- Incluyen las
    cantidades relativamente pequeñas implicadas y la naturaleza
    intangible del servicio.

    * Actividades de control.- Mediante el control, el
    administrador debe verificar que los recursos de la empresa son
    utilizados en la cantidad precisa, para conseguir el cumplimiento
    de los objetivos generales.

    * Control de compras y de inventario.- En su gran
    mayoría las empresas de servicio limitan sus compras a
    materiales de consumo necesario para la ejecución del
    servicio.

    * Control de flujo de trabajo.- Llevar a cabo la
    programación del trabajo es vital para cualquier empresa de
    servicio.

    Una empresa de servicios no debe eliminar las
    posibilidades para mejorar el flujo de trabajo y desarrollo
    general, relacionado con el uso de sistemas y procedimientos
    administrativos.

     

    VIII.
    CONCLUSIONES

    La importancia de la pequeña y mediana empresa se
    puede medir en función del gran número de ramas que dan
    sustento. Sin embargo, la difícil situación que se
    atraviesa actualmente, genera motivos para efectuar un
    análisis de este sector.

    En las últimas dos décadas, el sector comercio
    y productivo de México se modernizó en forma general,
    igualmente en este periodo surgieron y crecieron muchos problemas
    como la inflación, el intermediarismo excesivo, la
    ineficacia administrativa, porcentajes elevados de
    participación en el PIB, etc.

    Actualmente el problema ha surgido por lo más
    débil: los consumidores. La disminución en la demanda
    ha incidido de manera negativa, más en los pequeños y
    medianos comercios que en las grandes cadenas de tiendas, porque
    los consumidores buscan adquirir mercancías al precio
    más bajo posible. Cabe señalar que lo anterior, no
    significa que la crisis no esté afectando
    a los comercios grandes.

    El pequeño comercio, al ser dependiente de una
    larga cadena de intermediarios y al operar con bajos
    volúmenes de productos, se ven en la necesidad de vender a
    precios superiores 20% y 30%, con respecto a las cadenas de
    autoservicios. Además, a la baja de la demanda y a la
    expansión de las cadenas comerciales a puntos
    estratégicos de la capital y de las principales ciudades de
    la provincia, los ha puesto en una situación crítica que una gran
    mayoría no están en condiciones de superar.

    Las tendencias a largo plazo no serán muy claras si
    no se logra una descentralización de la
    economía, una distribución y consumo, que permitan
    fortalecer el mercado interno, subsistir eficiente las importaciones y recuperar la
    capacidad de crecimiento sobre bases más
    sólidas.

    Ante el panorama de la pequeña y mediana empresa,
    una variable que hay que tomar muy en serio es que para hacer
    frente a las grandes empresas y poder subsistir a la crisis, se
    requerirá una adecuada optimización de los recursos de
    operación a utilizar y esto se logrará únicamente
    por medio de una efectiva administración. Podemos decir que
    la función administrativa aparece muy vinculada al logro de
    los objetivos y a obtener resultados concretos. Lo cual exige un
    equilibrio que permita alcanzar la "efectividad y eficiencia" en
    el manejo de recursos humanos, financieros y materiales, en
    condiciones que garanticen el menor riesgo y esfuerzo
    posible.

    En este sentido, la administración proporciona el
    instrumental técnico para el manejo de las empresas en sus
    diversas áreas. Una mala administración no se justifica
    en estos momentos ni olvida que una empresa es una unidad de
    producción que fija ciertos objetivos y políticas,
    tiende a optimizar la relación entre insumo y producto, es
    decir, alcanza sus objetivos (eficacia), sin olvidar la
    eficiencia operativa.

    El administrar es elemental para toda empresa
    (pequeña y mediana), así como en cualquier nivel del
    organismo. Esta función no es exclusiva del propietario o
    del gerente sino también corresponde al supervisor. Los
    problemas administrativos pueden aparecer en cualquier nivel, la
    administración efectiva y perceptiva requiere que todos
    aquellos responsables del trabajo de otros, se consideren a
    sí mismo como administradores.

    (*) Publicado originalmente en Universidad Abierta
    (www.universidadabierta.edu.mx)

     

    BIBLIOGRAFÍA

    J. Rodríguez Valencia. Cómo Administrar
    Pequeñas y Medianas Empresas
    .. México, D.F
    Editorial ECASA (Ediciones Contables y Administrativas, S.A. de
    C.V., 1993.

     

    CUESTIONARIO

    ¿Cuáles son los agentes que integra la
    administración de las pequeñas y medianas
    empresas?

    ¿Cuántas y cuáles son las ramas en las
    que existen las pequeñas y medianas empresas?

    Mencione algunos de los problemas que obstaculizan el
    desarrollo de la pequeña y mediana industria y
    explíquelos.

    ¿Cómo define Pierre Yves Barriere a una
    pequeña o mediana empresa?

    ¿Qué función cumple la pequeña y
    mediana empresa ante los elevados índices de desempleo que
    existen actualmente?

    ¿En México, a qué se dedican
    principalmente la micro y mediana empresa?

    ¿Cuál es el papel que juega un empresario
    mexicano?

    ¿Porqué se considera que el empresario es
    parte importante del sistema económico del
    país?

    ¿Cómo se determina la situación del
    empresario en la sociedad y sus relaciones con otros grupos
    sociales?

    ¿Cuáles son las dos alternativas que se deben
    analizar, cuándo se desea establecer una empresa?

    ¿Cuáles son los factores a analizar antes de
    comprar una empresa, a fin de efectuar una adquisición
    prudente?

    ¿De que depende el establecimiento de una
    empresa?

    ¿A qué se deben los fracasos de los negocios y
    cuáles son las razones?

    ¿Cuál es la definición de
    administración hecha por el autor Rodríguez Valencia
    J.?

    ¿Cuáles son los dos diferentes tipos de
    actividades que abarca la administración?

     

    Ma. Del Pilar Ramón
    Fernández

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