Estudio sobre la importancia de la Auditoría continua en el trabajo del Contador Público independiente (página 2)
Según Jiménez (2004) son el conjunto de
análisis, sumarios, resúmenes,
comentarios y correspondencia formada e integrada por el auditor
durante el desarrollo de
un examen de Estados
financieros de acuerdo con las normas de
Auditoría Generalmente
aceptadas.
Para el autor antes mencionado, son el resumen de la
labor realizada, sirven como base para fundamentar la
opinión que el Auditor va a emitir, pueden ser
posteriormente fuente de aclaraciones o extensiones de información y constituyen la única
prueba que el mismo Auditor tiene de la solidez y calidad
profesional de su trabajo.
Objetivo de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo de auditoria constituyen una
compilación de toda la evidencia obtenida por el auditor y
cumplen varios objetivos
fundamentales, que son los siguientes:
- Facilitar la preparación del informe de
auditoría. - Comprobar y explicar en detalle las opiniones y
conclusiones resumidas en el informe. - Coordinar y organizar todas las fases del trabajo de
auditoría. - Actuar como guía en auditorias
subsecuentes; - Resumir las cuentas,
incluyendo los cambios más importantes experimentados
durante el ejercicio, y, servir de fundamento al ser objeto de
revisión del trabajo realizado. - Contenido.
- La cantidad, tipo y contenido de los papeles de
trabajo, varían de acuerdo a las circunstancias y el
criterio profesional del auditor, pero generalmente
incluirán o indicarán suficiente
información para demostrar que los Estados Financieros u
otra información sobre la cual esta dictaminando el
auditor, estuvieron de acuerdo con los registros
contables. - Que el trabajo
ha sido planeado, mediante el uso de programas de
trabajo, y que el trabajo de todos los ayudantes ha sido
supervisado y revisado, cumpliéndose con la norma
relativa a la ejecución del trabajo. - Que el sistema de
control
interno de cliente ha sido
revisado y evaluado determinándose el alcance de las
pruebas a
las cuales se limitaron los procedimientos. - Los procedimientos de auditoría seguidos y las
pruebas realizadas para obtener evidencia suficiente y
competente. Las anotaciones pueden ser en forma de memorando,
listas de control,
programas de trabajo y cédulas que permitirán la
identificación razonable del trabajo realizado por el
auditor. - Comentarios adecuados preparados por el auditor
indicando las conclusiones respecto a aspectos importantes del
trabajo. - Servir de guía y fuente de información
en auditorias subsecuentes.
Requisitos mínimos a observarse en la
preparación de los papeles de trabajo
Según Tom (2003) uno de los criterios de un buen
auditor es la simplicidad en sus papeles de trabajo por lo que es
indispensable observar:
- Información importante que deben contener
las cédulas:
- Nombre del cliente.
- Título de la cédula.
- Índice de referencia.
- Fecha de examen.
- Título de las columnas.
- Rubros examinados (nombre de la cuenta).
- Marcas de auditoría (a color o rojo) y
sus explicaciones. - Comentarios.
- Conclusiones.
- Iniciales del auditor que preparó la
cédula. - Fecha en la cual se completa la
cédula. - Fuente de información (especificar el registro de
donde fue preparado y quién dio la
información).
Es más fácil insertar el nombre del
cliente y fecha de examen, en todos o por lo menos en cada
sección de mas importancia de los papeles de trabajo, por
medio del uso de sellos.
La cubierta debe ser firmada como evidencia de su
revisión y aprobación del trabajo hecho y las
conclusiones obtenidas.
- Técnica a usarse en la preparación
de los papeles de trabajo.
- Deben estar ordenados.
- Las preguntas contestadas.
- Los hechos evaluados y conclusión sobre los
mismos. - No deben contener comentarios incriminatorios sobre
el personal del
cliente. - Exactitud matemática.
- Todas las cédulas deben sumar correctamente
vertical y horizontalmente.
- Las cintas de máquinas
verificadas. - Debe tenerse cuidado de las sumas obtenidas del
personal del cliente. - Debe emplearse una correcta escritura y
gramática. - Las notas deben ser claras y concisas.
- Los papeles de trabajo deben estar completamente
terminados.
Debido al avance tecnológico existen nuevas
técnicas en la preparación de los
papeles de trabajo, mediante uso de computadoras
personales o utilizando el sistema de procesamiento
electrónico de datos de las
empresas
auditadas. Actualmente, las firmas de auditores disponen de
programas efectivos para la elaboración de cédulas
y pruebas de auditoria que permiten identificar los registros,
sumarización de transacciones, emisión de informes y
estados financieros.
- Notas en los papeles de trabajo.
a) Deben ser concisas, claras y de fácil
interpretación.
- Deben indicar claramente la cuente de
información. - Deben llegar a una conclusión, no deben quedar
preguntas abiertas. - Las notas que aparecen en varias partes deben estar
acordes unas con otras. - Deben revisarse las notas ya escritas.
- No dejar notas pendientes de aclarar e
interrogantes.
- Conclusiones en los papeles de
trabajo.
- En cédulas sumarias, sobre cifras de final de
año. - Sobre evaluación de control interno en pruebas
de cumplimiento.
Los papeles de trabajo en cada sección
deberán contener una conclusión sobre el trabajo
realizado e indicar si el auditor está de acuerdo con los
resultados obtenidos en sus pruebas.
- Métodos de referencia.
Los papeles de trabajo deben llevar índice de tal
forma que cualquier información (cédula) pueda ser
encontrada fácilmente cuando se revisen los papeles; cada
cédula debe contener una referencia de lápiz rojo
en la esquina superior derecha.
Debe hacerse mención de:
- Numeración correlativa.
- Numeración de final de año.
- Asignación de letras.
- Cruce de referencias.
Situación legal de los papeles de
trabajo
- Evidencia: Los papeles de trabajo de auditoria
documentan el examen de los estados financieros y proporcionan
evidencia en cuanto a la realización del examen del
auditor. Por lo tanto es aconsejable que, para todos los
trabajos de auditoria, los papeles de trabajo deben permanecer
en todo momento bajo la custodia del auditor.
b) Propiedad y
acceso: De acuerdo a las normas de auditoria No. 1, emitida
por el Instituto americano de Contadores Públicos
certificados, los papeles de trabajo son propiedad del
auditor.
Por tal motivo, el auditor debe adoptar procedimientos
razonables para la custodia de sus papeles de trabajo debiendo
conservarlos por un periodo de tiempo
suficiente de acuerdo con las necesidades de su práctica
y, para satisfacer cualquier requerimiento legal con respecto a
la conservación de los papeles.
- Disponibilidad de los papeles de trabajo para los
clientes. Los
clientes pueden solicitar que se les faciliten los programas de
auditoria, cuestionarios y papeles de trabajo relacionados con
el examen de sus estados financieros.
Disponibilidad de los papeles de trabajo para los
auditores sucesores. Cuando u auditor es reemplazado por otro
auditor, normalmente, con el consentimiento por escrito de los
antiguos clientes, se debe permitir a los auditores sucesores que
examinen nuestros papeles de trabajo. El auditor no debe ceder el
control de los papeles en ningún momento, ya que él
no tendrá acceso a los registros del cliente y los papeles
de trabajo serán su única fuente de
información con respecto a los estados financieros de la
compañía y su examen de los mismos. (Documento en
línea)
Formato general de los papeles de
trabajo
Consideraciones básicas
Las normas emitidas acerca de los papeles de trabajo no
proporcionan guías en relación con formatos de los
papeles de trabajo. Estas normas indican que los mismos deben ser
confeccionados de acuerdo a las circunstancias y las necesidades
del auditor en cada trabajo.
Existen factores que afectan el criterio del auditor en
cuanto a cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo
deseables para un trabajo determinado. Entre estos factores
podríamos mencionar.
- Tipo de dictamen
- Tipo de los estados financieros, cédulas u
otra información sobre la cual informa el
auditor. - El tipo y estado de
los registros y del control interno del cliente. - Las necesidades bajo las circunstancia especificas en
cuanto a supervisión y revisión del trabajo
realizado por los ayudantes.
Preparación
- Encabezamientos: Es importante que cada una de las
hojas de los papeles de trabajo contenga una descripción adecuada. El encabezamiento
consiste del nombre de la compañía o entidad
sometida a examen, una descripción del contenido o
propósito de la hoja, y el periodo cubierto por el
examen o la fecha hasta la cual se extiende. Con frecuencia se
puede disponer de sellos de goma para insertar el nombre del
cliente y la correspondiente fecha. - Firma y Fecha: El contador debe colocar su firma o
iniciales, así como la fecha, en cada una de las hojas
de los papeles de trabajo. Cada hoja que sea revisada por un
senior debe llevar las iniciales de éste de preferencia
en la parte superior de la derecha, debajo de la línea
destinada para la fecha. Los papeles de trabajo revisados por
un supervisor o gerente
deberán mostrar las iniciales del revisor o alguna
marca que
indique que los papeles han sido revisados. - Comentarios Narrativos: El contador debe abstenerse
de preparar listas de cifras sin explicación apropiada
de su significado o de las conclusiones derivadas
del examen. En los papeles de trabajo pueden incluirse todos
los comentarios que sean necesarios para reflejar en forma
clara la fuente de información de las cifras, el alcance
del examen, y la opinión que el auditor se haya formado
con respecto a la razonabilidad de las cifras. En la
mayoría de los casos, el resumen de las cifras, los
comentarios acerca del alcance del examen y las conclusiones,
representan un mejor índice de la calidad del trabajo de
auditoria que la acumulación de un sinnúmero de
cifras y detalles voluminosos. - Calidad (nitidez): Es esencial que los papeles se
escriban en forma legible. Esto se aplica particularmente a los
nombres propios, los cuales deberán ir con letra de
molde o en forma clara y nítida. Invariablemente, solo
debe usarse una de las caras de la hoja. Generalmente se usan
hojas separadas para las distintas clasificaciones. - Ayuda por parte del personal del cliente en la
preparación de los papeles de trabajo: Será
preciso obtener, siempre que sea posible, copias de la
escritura social, estatutos, convenios o contratos, etc.
Si las copias no se encuentran disponibles, se podrán
sacar fotocopias del documento completo o de las partes que
seas pertinentes. Los extractos escritos a mano demoran mucho
tiempo y resultan menos satisfactorios.
En relación con la programación de la auditoria, deben tomarse
las provisiones del caso para que el personal del cliente
intervenga en la preparación de los papeles de trabajo y
en el análisis de las cuentas.
Deberán utilizarse, en lo posible, las
declaraciones y cédulas preparadas por el cliente como
para la firma. No se considera justo que el cliente pague
servicios
profesionales por un simple trabajo de rutina que bien
podría realizar el personal de la empresa. Debe
tenerse cuidado, al mismo tiempo, en no exigirle al cliente que
nos suministre mayores detalles de los que en realidad son
necesarios. Nuestra apreciación del sistema de control
interno determinará, desde luego, el alcance que
será necesario darle a las pruebas relacionadas con dicha
información.
Desde el momento que los papeles de trabajo respaldan la
opinión que de los estados financieros emite el auditor,
los mismos deben contener una conclusión acerca de la
opinión y juicios que tengan acerca de la partida que se
examina.
Un papel de trabajo que no contenga un párrafo
de conclusión del auditor, dejará dudas en el
revisor acerca del juicio de aquel, perdiéndose por lo
tanto uno de los propósitos de los mismos como lo es
respaldar en su totalidad la opinión de los estados
financieros. El auditor debe de evitar en lo posible elaborar
papeles de trabajo, en los cuales no se exponga la razonabilidad
de las partidas examinadas. Así, por ejemplo, si esta
examinando los activos fijos de
una empresa,
una conclusión que podría anotar en sus papeles de
trabajo, es la que se sugiere a continuación.
La propiedad, planta y equipo está presentada al
costo de
adquisición: el método de
depreciación es el de línea recta,
que es consistente con el período anterior; las tasas de
depreciación presentan consistencia con respecto al
período anterior; los bienes se
encuentran asegurados con una cobertura adecuada y no existen
activos fijos
pignorados en garantía de préstamos a corto y largo
plazo" firma (f) Auditor.
No obstante, que la conclusión anterior
podría parecer bastante larga, la misma presentaría
conclusiones importantes acerca de los objetivos que deben
cubrirse en el examen de los activos fijos.
La conclusión anterior, pretende
únicamente ser una sugerencia. En ocasiones las
conclusiones pueden ser lacónicas, dependiendo de la
materialidad de la partida sujeta a examen.
Puntos pendientes por terminar y notas de
revisión
Al realizar su revisión de un trabajo de
auditoria, el revisor puede plantear preguntas con respecto a la
suficiencia de un papel de trabajo, si está completo, si
las conclusiones expresadas son apropiadas, etc. En estos casos,
se preparan notas de revisión que requieren seguimiento
por parte del auditor responsable de los papeles de trabajo
revisados. El auditor responsable debe responder a las notas de
revisión realizando cualesquiera procedimientos
adicionales requeridos y haciendo modificaciones o anotaciones
adecuadas a los papeles de trabajo, para que, según
opinión del revisor contengan toda la información y
anotaciones requeridas para permitirle evaluar las suficiencias
de las conclusiones obtenidas.
Las notas de revisión preparadas por el revisor
deben ser destruidas después que hayan sido aclaradas a su
satisfacción.
El trabajo de los asistentes debe ser supervisado
apropiadamente, por el gerente o supervisor. De todos aquellos
asuntos, que los asistentes, hayan omitido deberá sacar
notas de revisión para que sean atendidas antes de
completarse el trabajo de campo.
Por lo general las notas de revisión indican una
falta de observación de los procedimientos de
auditoría, por parte del grupo de
auditores. Es claro que mientras más planificado se
encuentre un trabajo de auditoria y una mayor experiencia posea
el auditor, presentará una mejor calidad de trabajo y por
consiguiente menor será la cantidad de notas de
revisión que obtenga durante el proceso de
revisión. (Documento en línea).
Archivo
Para Madariaga, J.M (2000) los papeles de trabajo deben
archivarse convenientemente en carpetas especiales. Cada carpeta
debe rotularse de una manera tal que permita identificar la
naturaleza de
su contenido. Así, en esta forma podríamos sugerir
que la carpeta contenga los siguientes datos de
identificación.
- Nombre del cliente y código.
- Naturaleza del trabajo (auditoria, impuestos,
etc.) - Naturaleza del contenido (por ej. papeles de
trabajo) - Período a que corresponde
- Numero de la carpeta (en caso corresponda a un
trabajo que ocupe varias carpetas)
Los requisitos relativos a la conservación de los
papeles de trabajo del auditor se basan principalmente en planes
de retención que van de dos años, a un tiempo
máximo que usualmente pueden ser seis
años.
Por lo general, los papeles de trabajo que se consideran
indispensables para sustentar las conclusiones en cuanto a la
razonabilidad de las cifras y su clasificación en los
estados financieros, es aconsejable retenerlos por un periodo de
seis años.
Estos papeles de trabajo comprenden los
siguientes:
- Cuestionario sobre el sistema y control del procesamiento de
datos. - Programa de auditoria.
- Memoranda sobre las conferencias entre el cliente y
el auditor. - Carta de representación del
cliente. - Certificación del libro de
actas. - Carta de los abogados.
- Presupuesto y sumaria del tiempo.
- Balances de prueba del mayor general
- Cédulas principales
- Análisis y sumaria de cuentas.
- Todos los demás borradores que contengan
comentarios o conclusiones referentes a los procedimientos de
auditoria, la razonabilidad de los saldos y los sistemas des
contabilidad.
También debe considerar el auditor la
conveniencia de conservar durante ese mismo tiempo aquellos
papeles de trabajo que contienen información importante
relacionada con los impuestos sobre la renta de trabajos para los
cuales el auditor prepara las respectivas declaraciones. Todos
los demás papeles, identificados como material voluminoso
o secundario, pueden retenerse por espacio de dos años.
Entre los papeles que pueden retenerse por este tiempo podemos
mencionar: balances de comprobación de los libros
auxiliares, listas pormenorizadas de las transacciones, papeles
relacionados con los trabajos de prueba por ejemplo: ingresos y
egresos de caja, registro de comprobantes por pagar, ventas,
nóminas, recuento de los inventarios
físicos, pruebas de valuación de inventarios, etc.,
) confirmaciones y listados de tabulación.
- Índice
Los papeles de trabajo deberán arreglarse en el
mismo orden en que las distintas partidas aparecen en el Balance
General, y en el estado de
resultados, poniendo primero aquellos papeles que se refieren
a las partidas de activo, en seguida aquellas referentes al
pasivo y por último las correspondientes a las cuentas de
resultados.
Por lo general, las firmas de Contadores Públicos
y Auditores tienen procedimientos específicos y uniformes
para ordenar, archivar y poner índices a los papeles de
trabajo. Siempre se requiere que los papeles se guarden en cierto
orden durante el trabajo y hasta el momento mismo de ser
finalmente archivados. La práctica general consiste en
tenerlos en el mismo orden en que las cuentas aparezcan en la
balanza de comprobación, sin embargo hay quienes siguen el
orden en que las cuentas aparecen en el balance y el estado de
resultados, habiendo también quienes las ordenen en
función
del programa de
Auditoria.
Muchos contadores prefieren el uso de los números
para el índice de papeles de trabajo y, ya sea que se
utilicen letras o números, se prefiere definitivamente
seguir el orden de las cuentas según aparece en el
registro de control para los índices. Las letras en vista
de que solamente son 27, son consideradas menos útiles,
particularmente cuando el índice incluye una gran cantidad
de conceptos.
Invariablemente todos los conceptos que aparezcan en los
papeles de trabajo ya sean relacionados o tomados de otros
papeles y cuentas, deben referenciarse cuidadosamente entre
sí. En seguida se sugiere un sistema de índice en
el cual se utilizan letras, con auxilio de números para
las sub-cédulas.
La combinación de letras y números a que
se hace referencia arriba, podría funcionar de la
siguiente manera:
Como ejemplo hipotético se podría citar la
sección de Caja y Bancos de la
Empresa
¨XX¨ :
Índice de
Cédulas
Según Tom (2003) La localización de las
cédulas, dentro del conjunto que forman los papeles de
trabajo, debe facilitarse por medio de un sistema de
índices que los relacione entre si y los conecte con los
estados finales. Para el balance general y el estado de
resultados, en el caso practico que se verá más
adelante, los índices a usar serán.
Las cédulas sumarias relativas a las cuentas del
activo se marcarán con letras simples y las del pasivo con
letras dobles", siguiendo en ambos casos, el orden
alfabético, así por ejemplo: La cédula
sumaria relativa al grupo de cuentas que comprenda el efectivo
incluido en "Banco" y "Caja
Chica" en el Balance General, serán marcadas con las
letras "A" y "B" respectivamente, y a la sumaria relativa al
grupo de cuentas "Reserva para Cuentas por
Cobrar Incobrables" se le asignara el índice
"AA"
Las cédulas de análisis o
verificación de las cuentas individuales, que se incluyen
en los diferentes grupos de cuentas
del Balance, se marcan a su vez, con número consecutivo
que siga a la letra clave. Por lo que, en lo que se refiere a las
cuentas de pérdidas y ganancias, las cédulas que
respaldan la verificación de las partidas individuales, se
numeran progresivamente con una letra clave, generalmente: "Z" o
"Y" o "X" que se escoja como prefijo con el número
progresivo, o bien utilizar las siglas "PG", prefijos que se
utilizarán en el caso práctico que se
encontrará en el ultimo capitulo del presente trabajo de
tesis.
La hoja de trabajo y las cédulas que detallan los
asientos de ajustes y reclasificaciones que, en su caso formule
el auditor (cuando proceda y sea oportuno hacer estos) deben
archivarse en el grupo de papeles relativos a la hoja de trabajo
bajo un índice convencional y un número
consecutivo. Preferiblemente, las letras asignadas deben ser dos
y para evitar confusiones, se debe basar en abreviaturas, tales
como "BC" (de balanza de comprobación) o "HT" (de hoja de
trabajo) o "AR" (de asiento de
reclasificación).
Tanto la hoja de trabajo como la cédula de
asientos de ajustes y reclasificaciones deben archivarse en
primer término en el expediente de los papeles de trabajo
relativos al archivo
especial.
Clasificación de Cédulas
La clasificación depende del criterio y la
necesidad del auditor. Según Paton (1994), a
continuación se detalla de una manera general la forma en
que se clasifican:
- Auditor Independiente: Utiliza los papeles de
trabajo para dictaminar sobre la razonabilidad de los
estados financieros. - Auditor Fiscal:
utiliza los papeles de trabajo para dictaminar que la
empresa esta cumpliendo con los requisitos fiscales de una
manera razonable.
- Auditor Independiente: Utiliza los papeles de
- Por el Auditor que los prepara:
- Papeles permanentes: son los que conforman el
expediente continuo de la auditoria para años
siguientes. - Papeles de año corriente: contienen la
información necesaria para emitir el dictamen del
auditor en el presente año.
- Papeles permanentes: son los que conforman el
- En cuanto al período de
utilización:- Fuentes Internas: Toda información que
proporciona la empresa. - Fuentes Externas: Toda información de
terceras personas que tienen relación con la
empresa.
- Fuentes Internas: Toda información que
- En cuanto a las fuentes de
información:Pueden contener diversidad de conceptos y motivos
por los cuales se elaboran, entre ellos pueden
mencionarse:- Planificación de la auditoria.
- Estructura organizativa y legal de la
entidad. - Programas de auditoria.
- Evaluación y revisión del control
interno. - Hojas de trabajo o balances.
- Cédulas analíticas y otros papeles
de trabajo - Cédulas sumarias.
- Asientos de ajuste.
- Asientos de reclasificación.
- Extractos de actas y otros papeles narrativos y
de memorando. - Certificados y declaraciones de
clientes. - Suficiente información para demostrar que
los Estados Financieros. - Conclusiones y comentarios respecto a puntos
importantes en la auditoria.
- En cuanto a su contenido los papeles de
trabajo:
Cédulas Sumarias
Según Rodríguez (1997) por lo general las
cédulas sumarias son elaboradas para presentar los
diversos componentes de una partida de Balance. Así por
ejemplo si tomamos en cuenta "cuentas por cobrar comerciales y
otras", del balance, podemos elaborar una serie sumaria que nos
muestre los componentes.
Cédulas
analíticas
Las cédulas analíticas las utilizamos para
mostrar con mayores detalles los componentes de las cuentas
mostradas en las cédulas sumaria.
Por lo tanto, es este tipo de papel de trabajo el
más importante, elaborado por el auditor, puesto que, a
través del mismo recopila el detalle de cuentas, determina
sus conclusiones y realiza cualquier otra prueba que estime
necesaria para la obtención de evidencia suficiente y
competente.
Cédulas de análisis de cuentas y
composición de saldos
A medida que el auditor verifica las partidas
individuales de la balanza, va preparando una variedad de papeles
de trabajo en apoyo de la información financiera y de
operación sujeta a examen.
Pero hay que tener siempre presente, que deberá
evitarse la trascripción extensiva de los registros de la
empresa. Si tales documentos son
necesarios para los papeles de trabajo, deberán obtenerse
duplicados o copias fotostáticas. Si la finalidad de cada
cédula queda claramente definida antes de su
iniciación, podrá evitar mucho trabajo innecesario.
El tiempo dedicado a la preparación de cédulas se
considerará bien invertido siempre y cuando tales
cédulas sean de utilidad en la
determinación de la situación financiera o provean
información de cuanto al trabajo de
verificación.
Si el auditor se adentra en el examen de los registros
sin antes decidir claramente acerca de los objetivos, sus papeles
de trabajo podrán ser fácilmente reconocidos por un
supervisor experimentado, como faltos de planeación.
Cédulas preparadas por el personal de la
entidad bajo examen
No obstante que la mayoría de papeles de trabajo
para nuestro uso, se supone sean preparados por el auditor, no
hay razón para que el profesionista no deba tomar ventaja
de cualquier ayuda por parte del cliente para reducir el trabajo
mecánico de compilación y preparación de
cédulas. En muchos casos las cédulas que facilita
el cliente serán copias carbón de estados
preparados con propósitos internos, o bien el personal del
cliente puede preparar una cédula especialmente para el
auditor; (como ejemplo de cuentas a cobrar, conciliación
bancaria, etc.) siendo así, tan sólo será
necesario completar el trabajo de verificación. Obviamente
esta clase de
cédulas se encontrarán solo en empresas bien
organizadas en donde el sistema contable trabaja
adecuadamente.
Ajustes y
Reclasificaciones
Según Cook y Winkle (1990), la gerencia es
responsable de los estados financieros; no obstante puede
recomendar el auditor que se hagan ajustes y reclasificaciones.
El único recurso que tiene el auditor para demostrar su
inconformidad con la falta de aceptación de un ajuste o
reclasificación, es la modificación de su
opinión.
Las partidas de reclasificación se relacionan
primordialmente con transferencias de saldos para la
presentación apropiada de los Estados únicamente.
Un ejemplo de reclasificación podría ser el manejo
de saldos rojos en documentos por cobrar. Si el auditor cree que
este es material suficiente para ser clasificado como pasivo,
él efectúa el cambio por
medio de una partida de reclasificación.
Las partidas de ajuste y reclasificación
aceptadas por el cliente deben ser mostradas en una cédula
de trabajo separada y debe incluir la siguiente
información:
- Número de partida.
- Descripciones de las cuentas ajustadas.
- Cantidad.
- Explicación.
Símbolos o signos
convencionales en la auditoria
En lo que se refiere a los símbolos o signos de Auditoría, Tom
(2003) resume, que en la preparación de sus papeles de
trabajo el auditor usara numerosas contraseñas de varias
formas, tamaños y colores tanto en
la contabilidad, documentos y expedientes del cliente, como en
sus papeles de trabajo. Con objeto de ayudar a su memoria acerca
del significado de cada símbolo o contraseña, y
para que otro miembro del personal o un supervisor que revisa el
programa, comprenda el significado de cada uno, debe preparase
una tabla de signos convencionales. Los signos que aparecen a
continuación constituyen una lista parcial de las
contraseñas utilizadas en la auditoria.
Estas marcas o
símbolos de auditoria, anotadas en los papeles de trabajo,
con una clara explicación de su significado, evidencian el
trabajo realizado por el auditor, ayudando de esta forma al
lector del los papeles de trabajo o bien al revisar, del trabajo
realizado en la información, contenida en los
mismos.
En la actualidad no existe una uniformidad de criterios
en cuanto al uso de símbolos de auditoria. Los mismos se
generan de acuerdo a las necesidades que tiene el auditor a
efecto de explicar el trabajo efectuado sobre sus papeles de
trabajo. Sin embargo, el auditor o firma debe estandarizarse (sin
ser inflexibles) sus marcas de auditoria.
El uso adecuado de las marcas de auditoria releva al
auditor de una tediosa elaboración de memoranda que
explique el trabajo realizado, puesto que el mismo ha quedado
sintetizado en una forma breve en la explicación de cada
símbolo.
Para que la información financiera goce de
aceptación de terceras personas, es necesario que un
Contador Público Independiente le imprima el sello de
confiabilidad a los estados financieros a través de su
opinión escrita en un documento llamado
Dictamen.
Dictamen
Documento en el cual el Contador Público
Independiente emite su opinión sobre las cifras
presentadas en los Estados Financieros de una organización en el sentido si son o no
razonables.
Según Whittington y Pany (2000) explica algunos
tópicos, características, interrogantes, normas y
lineamientos, de lo referido a la información financiera
de una entidad económica, reflejado a través de los
Estados Financieros que se integran básicamente
por:
1. Estado de Situación Financiera o Balance
General.
3. Estado de Variaciones en el Capital
Contable.
4. Estado de Cambios en la Situación
Financiera.
Estado de Situación Financiera o Balance
General
Según Redondo (2004), documento que presenta la
situación financiera de una empresa a una fecha
determinada, incluyendo los recursos de la
misma, representados como bienes y las cuentas de dichos
recursos, representadas por obligaciones o
aportaciones de los propietarios o dueños, es un estado
financiero estático por estar elaborado a una fecha
específica.
Estado de Resultados
Según Catácora (1998), documento que
presenta el resultado obtenido de las operaciones
efectuadas por una empresa en un período determinado,
incluyendo los ingresos generados, los costos y gastos efectuados
para la obtención de los mismos, presentados por
diferencia entre estos la utilidad o pérdida del
ejercicio. Es un estado financiero dinámico por referir a
un período.
Estado de Variaciones en el Capital
Contable
Según Redondo (2004), son movimientos a una fecha
determinada del patrimonio de
la entidad identificado como el Estado de Variaciones en el
Capital Contable.
Estado de Cambios en la Situación
Financiera
Igualmente bajo el mismo autor, documento que presenta
el origen de los recursos de la empresa y la aplicación de
los mismos durante un período determinado,
clasificándolos por la fuente y el destino. Es un estado
financiero dinámico por referirse a un
período.
Características de la Información
Financiera
Según Whittington y Pany (2000), expresa:
Utilidad: es la cualidad de adecuarse al propósito
del usuario, es decir, que la información financiera
esté encauzada en función a los requerimientos,
planes, objetivos del usuario.
Esta en función de su contenido informativo: que
sea claro, específico y conciso. Su oportunidad, que se
tenga en momento oportuno para tomar decisiones.
Confiabilidad: Característica por la que
el usuario la acepta y utiliza para tomar decisiones
basándose en ella. Esta fundamentada en que el proceso de
cuantificación tenga las características
de:
- Objetividad; que las cifras que se reflejen en la
información financiera sean reales. - Verificabilidad: que la información financiera
tenga la capacidad de ser verificada, para tomar en cuenta si
las cifras obtenidas concuerdan con las situaciones
reales. - Provisionalidad: Significa que el usuario general de
la información financiera, utiliza este medio
para:
La toma de
decisiones pudiendo provisional y prever el futuro del ente
económico que se trate, tomando en cuenta que la
información financiera es un medio y no un fin.
¿A quiénes les interesa la
Dictaminación de los Estados Financieros?
La dictaminación de los Estados Financieros
implica que estos se hayan diagnosticado en base a:
- Los lineamientos y normatividades ya establecidos por
el negocio. - A las disposiciones impositivas.
- A la aplicación adecuada de la técnica
contable. - A los principios de
contabilidad generalmente aceptados. - Al estudio y evaluación del control
interno. - A las normas y procedimientos de
auditoría.
Por lo tanto, las cifras que se determinan en los
estados financieros, serán aquellas que están
apegadas a la realidad y dado que el ente económico que se
trate tiene credibilidad y fe pública en esa
información, existen varios núcleos de la sociedad a los
cuales interesa el buen funcionamiento del negocio, con la
certificación de un Contador Público que tenga
facultades para dictaminar a la empresa, dichos núcleos
son los siguientes:
1.- A los dueños y/o accionistas. Porque les interesa
plenamente conocer los resultados del ente económico,
así como el cumplimiento de los objetivos, para tener gran
confianza y seguridad de sus
aportaciones e inversiones y
seguir invirtiendo inclusive con sus dividendos.
2.- Los directivos y funcionarios. Porque les interesa
la excelente conducción del negocio, para saber en que
condiciones se encuentra y si se les están dando
cumplimiento a los objetivos establecidos comparando lo real con
lo planeado o programado, además porque en base a ello
tomarán las decisiones correctivas que consideren
pertinentes e informen a los accionistas de su actuación y
los resultados de ésta.
3.- Al Consejo de Administración. Porque garantiza al Consejo
de Administración la correcta
administración de la entidad de acuerdo con sus metas y
objetivos.
4.- Los Comisarios. Porque vigilan y salvaguardan la
correcta administración de la entidad.
5.- A las instituciones
de crédito
y financieras, así como las afianzadoras de seguros. Porque
les interesa que los entes económicos manejen estados
financieros dictaminados dando credibilidad a las cifras que los
conforman ya que por alguna circunstancia se requieren de los
servicios de alguna circunstancia se requieren de los servicios
de alguna de estas instituciones y es ahí donde nos
solicitan esta clase de información, determinando el monto
de acuerdo con la capacidad de pago, así como obtener la
seguridad y garantía de los créditos de acuerdo con la productividad de
la entidad.
6.- A la Secretaría de Administración
Tributaria y Crédito Público. También le
interesa que los Estados Financieros estén dictaminados
por las siguientes razones:
- Por aspectos de formalidad y normatividad es
necesario que todo contador público que emita estados
financieros dictaminados, debe darle cumplimiento a una fecha
determinada que marca claramente el Código Fiscal de la
Federación en cuanto a la fecha de entrega. - Para vigilar el cumplimiento de las disposiciones
normativas, impositivas, operativas y administrativas para dar
validez a los estados financieros manifestando sanciones a
aquellos contadores que no se apeguen a las disposiciones antes
mencionadas. - Para tomar en cuenta la actuación de los entes
económicos desde un punto de vista económico,
debido a que tienen recursos financieros vía
impuestos. - Para tener la seguridad de que los contribuyentes han
declarado en forma oportuna, correcta y justamente sus
impuestos. - 7.- Al Estado Federal y Municipal:
- Para la obtención correcta de
datos. - Para fines estadísticos, la planeación
económica del país a corto, mediano y largo
plazo. - Así como el pago oportuno de sus
contribuciones con el erario público.
8.- A los trabajadores: Para conocer el resultado de las
operaciones de la entidad y asegurarse del cumplimiento de la
participación de utilidades y que estas se realicen en
base a la razonabilidad de los estados financieros y de no estar
conforme a pesar de estar dictaminados, solicitar una
revisión ante Conciliación y Arbitraje quien
actúa plenamente en defensa de los trabajadores.
9.- A los proveedores y
acreedores: Porque les interesa la liquidez y razonabilidad de
los Estados Financieros dictaminados ya que esa credibilidad se
traduce en proporcionar mayor o menor crédito a las
empresas, es decir, determinar y vigilar constantemente el
límite de crédito o la congelación de
éste.
10.-A los inversionistas: Porque les interesa la
excelente marcha del ente económico, respaldado por
estados financieros dictaminados, debido a que de esa manera
estarán en condiciones de analizar, en invertir o no
invertir en determinado tipo de empresa.
11.- A la Secretaría de Economía y a la
Secretaría de Relaciones Exteriores. Debido a que aquellas
empresas que tengan nexos con las importaciones y
exportaciones de
sus productos,
dando credibilidad y confianza al ente económico que de
trate.
12.- Al público en general: Para tener
conocimientos si determinado ente económico goza de una
buena imagen de
comercio, si
existen buenos servicios, de productos y saber si estos tienen
calidad.
Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados (PCGA)
Un signo evidente para la doctrina de la ciencia
contable en el tratamiento de los Estados Financieros donde
Catácora (1998) define que son las guías que dictan
las pautas para el registro, tratamiento y presentación de
transacciones financieras o económicas.
Para sustentar la aplicabilidad de los Principios
contables, se establecen supuestos básicos, que son de
aceptación general y de aplicación inicial para
cualquier estado financiero que sea presentado de acuerdo con
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o (PCGA). Unas
de las principales razones por las cuales surgen los PCGA,
está dirigido al entendimiento básico que debe
tener un usuario sobre las cifras que presenta una empresa para
ser comparada por otras. A fin de cumplir con esta comparabilidad
y que la misma sea válida, los Estados financieros deben
seguir ciertas reglas básicas en su preparación.
Imagínese por un momento el lector que los estados
financieros fuesen elaborados de acuerdo con las reglas que
establezcan los contadores de cada empresa, el requisito de
comparibilidad no se cumpliría ya que con alta probabilidad cada
contador presentaría las cifras explicando diferentes
criterios.
Según Kohler citado por Catacora (1998) en el
Diccionario
para contadores, se define los PCGA de la siguiente
forma:
Cuerpo de doctrina asociado con la contabilidad que
sirve de explicación de las actividades corrientes y
actuales y como guía en la selección de convencionalismo o
procedimientos. …. La validez de los principios de
contabilidad se apoya en su simplicidad, claridad y generalidad
para reflejar las prácticas corrientes y proporcionar
orientación para la conducta
moral de los
profesionales en ejercicio y para el desarrollo continuo de la
profesión (s/p)
Según Redondo (2004) Las normas o principios de
contabilidad se refieren a conceptos básicos o conjunto de
proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo
desarrollo posterior. Su misión es
la de establecer delimitaciones en los entes económicos,
las bases de la cuantificación de las operaciones y la
presentación de la información financiera. No
tienen la fuerza de
ley o
reglamento y no existe código alguno para su fiel
cumplimiento. No obstante, si bien no tiene autoridad
formal, son generalmente aceptados por los contadores con la
suficiente ética profesional, debido a su indiscutible
conveniencia para la respetabilidad y prestigio de la
profesión de contador o auditor. Según la
Declaración de Principios de Contabilidad (DPC) – 0,
rige los Principios de Aceptación General en Venezuela.
Toma de decisiones
Según Whittington y Pany (2000), es importante
resaltar la responsabilidad que tiene el contador
Público independiente al emitir su opinión a
través de un dictamen, sobre la razonabilidad de las
cifras que se presentan en los Estados financieros debidos a que
proporciona información confiable y útil, para que
las personas interesadas tomen decisiones al respecto.
La auditoría puede practicarse con el
propósito de obtener un punto de vista independiente sobre
la situación financiera de la empresa, posiblemente
diferente a la que presentan los directores del
negocio.
Otras veces las auditorias se hacen para cumplir con los
requisitos o necesidades especiales, entre las cuales pueden
encontrarse:
Proyectos de expansión del negocio, aumento del
capital, proyectos de
fusión
del negocio con otros u otros, necesidades para obtención
de crédito para nivelar la situación
económica existente.
Para incrementar las actividades de ventas o de producción, la modificación de las
políticas de las cuentas por cobrar, el
adecuado manejo de cuentas bancarias y de inversión.
El aseguramiento de nuestros activos fijos.
Una adecuada planeación de pago para ser frente a
nuestras obligaciones, un adecuado manejo de nuestros
inventarios, un control interno sólido, entre muchas otras
necesidades de tomar excelentes decisiones para el correcto
funcionamiento del ente económico del que se
trate.
Por ejemplo y solamente para mencionar algunos de los
aspectos para la toma de decisiones, tomemos el caso de un examen
de cuentas, siguiendo los lineamientos de auditoría, que
se hace para efectos de estudiar la expansión del negocio
y la conveniencia de un aumento de capital.
Pueden presentarse dos aspectos, la conversión de
capital, de pasivos que se hayan creado con motivo de almacenamiento de
mercancías para afrontar el desarrollo de las actividades
de ventas o bien puede ser que el aumento de capital sea
necesario para afrontar una cierta situación
difícil que se haya creado con motivo de la
ampliación de créditos, con arreglo a la cual la
compañía puede tener cuentas por cobrar en monto
tal que le impida el desarrollo de sus operaciones con
desahogo.
En este último caso la ampliación o
expansión ha tomado lugar y el problema radica en estudiar
la situación para que se pueda apreciar por los
interesados (no por el auditor) si procede mantener la
posición existente de grandes inventarios o de alta
cartera de cuentas por cobrar porque así lo demanda el
negocio mismo.
En estos casos habría que poner énfasis en
el examen de los inventarios o en el examen de cuentas por cobrar
para ver si su crecimiento no se debe a ineficiencia de la
operación, es decir, al almacenamiento de mercancía
de lento o nulo movimiento o
al mantenimiento
de cuentas por cobrar de dudosa realización.
Habría también que estudiar el ritmo de
compras con
respecto a los almacenamientos y a las ventas, por lo que se
refiere a inventarios y también la concesión de
créditos, por lo que concierne a esfuerzos de venta y que se
esta realizando.
En el caso para seguir otro ejemplo, de que la
expansión no se hubiera llevado a cabo, es decir, cuando
no se ha incurrido en grandes almacenamientos, ni
acumulación de cuentas por cobrar, si no que se tiene en
proyecto
aumentar las actividades mediante una obtención de capital
adicional, seguramente el examen de cuentas tendría que
extenderse hacia el estudio de los pedidos de los clientes, para
cerciorarse de si efectivamente hay una demanda tan grande que no
se pueda cumplir por falta de recursos.
Las anteriores son únicamente situaciones que
apuntan para explicar cómo, en ciertos casos, en que las
auditorias se realizan para fines no generales sino
específicos, es necesario dar cierto énfasis a
algunos aspectos para conseguir información que pueda ser
de gran utilidad para la mejor decisión que tomen todos y
cada uno de los responsables del ente económico, tomando
en cuenta por supuesto el grado de participación y
responsabilidad que tenga cada uno de ellos en dicho
ente.
Concluyendo podemos afirmar que el trabajo del auditor
tiene un gran efecto en el desempeño de los entes económicos
debido a que si los interesados que toman decisiones se basan en
el examen final del auditor (dictamen), pueden tomar decisiones
que les den un grado de certidumbre en el futuro.
Objetivos y naturaleza de la Auditoría de
los Estados Financieros.
Debido a que es necesario y de primordial importancia
que los interesados de la información financiera cuenten
con que dicha información sea útil y confiable para
la toma de decisiones adecuada.
En virtud de que los estados financieros constituyen un
instrumento utilizado por la
Administración de una empresa para dar a conocer
información de carácter económico sobre la entidad,
nace la conveniencia de que un profesional independiente revise
su contenido, a través de una auditoría, para
determinar su grado de confiabilidad.
Dado que los resultados de una auditoría,
generalmente trascienden no solo con quien contrata este servicio, si
no ante el público en general, es por ello que debido a
esta responsabilidad de carácter social, el auditor debe
basar su trabajo tanto en el empleo de un
juicio maduro y la aplicación de una técnica
especializada como en la observación de determinados
lineamientos que permitan que su actuación puede reunir
requisitos mínimos de calidad profesional.
Según Catácora (1998) la finalidad de
exámenes de estados financieros, es expresar una
opinión profesional independiente respecto a que si dichos
estados presentan la situación financiera, los resultados
de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los
cambios en la situación financiera de una entidad de
acuerdo con Principios de Contabilidad aplicados sobre bases
consistentes.
La opinión del auditor por ser independiente a la
de la Administración y el resultado de aplicación
de las normas, que controlan la calidad que debe reunir el
trabajo e información que emite este profesional que
permite incorporar credibilidad al contenido de los estados
financieros examinados.
El contenido y elaboración de los estados
financieros es responsabilidad que compete a la
Administración de la entidad.
Mientras que el auditor es responsable de formarse y
expresar una opinión sobre los Estados Financieros, la
responsabilidad en cuanto a la preparación de los mismos y
de sus notas aclaratorias recae en la administración de la
entidad.
La responsabilidad de la Administración influye
en el mantenimiento de los registros contables y de controles
adecuados, la selección de políticas de
contabilidad, así como la salvaguarda de los activos de la
entidad.
La auditoria de Estados Financieros no releva a la
Administración de sus responsabilidades.
Para que el auditor pueda formarse una opinión
sobre los estados financieros deberá cubrir los aspectos
de importancia de los mismos para lo cual deberá obtener
una seguridad razonable mediante la aplicación de
procedimientos de auditoría de que la información
que muestran los registros contables que sirvieron de base para
su elaboración, es suficiente, confiable y que se
encuentra revelada adecuadamente en los mismos de acuerdo a su
importancia y conforme a principios de contabilidad aplicados
sobre bases consistente.
Dado que no es práctico examinar la totalidad de
las operaciones de una empresa el auditor deberá aplicar
sus procedimientos de revisión, a base de pruebas
selectivas.
El alcance o extensión de las pruebas a
que se debe sujetar el examen de los estados financieros
así como la naturaleza y oportunidad de los procedimientos
de revisión, lo debe determinar el auditor de acuerdo con
su criterio, basándose en los siguientes
aspectos:
Los resultados que obtenga del estudio y
evaluación del control interno.
La importancia de los saldos o las partidas a
examinar.
El riesgo probable
de error que puedan contener los estados financieros sujetos a
examen.
El criterio es indispensable en todo trabajo del
auditor, tanto al determinar sus procedimientos de
revisión, como al evaluar los juicios adoptados por la
administración en la preparación de los Estados
Financieros.
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