Contabilidad

2. Diario auxiliar de
   caja
3. Arqueo de
   caja
4. Diario auxiliar de caja
   (cuadro)
5. Faltantes o sobrantes de
   caja
6. Cobro por intermedio de nuestros
   vendedores
7. Abonos por concepto de
   incobrables
8. Conclusión
9. Referencias
   bibliográficas

INTRODUCCION

Este trabajo lo
realizo con la finalidad de dar a conocer de los libros de
mayor auxiliar y menor auxiliar de contabilidad.

DIARIO AUXILIAR DE CAJA

Una de las formas de mejorar los controles sobre el
efectivo es separar las funciones
recepción y desembolso. Este se puede manejar con un
libro para
controlar las entradas y las salidas, si partimos de la premisa
que todo el efectivo percibido por caja deberá depositarse
en los bancos, pareciera
que el libro de ingresos es el
más importante, puesto que todos los egresos se pagan por
intermedio de los cheques
emitidos por la empresa. De
alguna forma tenemos que controlar los cheques que se entregan
para el pago de los egresos.

En las empresas grandes
el departamento de tesorería se encarga de emitir los
cheques y controlar los saldos de las cuentas
corrientes bancarias, pero en las compañías
pequeñas es el departamento de contabilidad es responsable
y diario de egreso le presta una gran ayuda.

Es el resumen de operaciones que
el cajero en vía diariamente con el departamento de
contabilidad para su registro en el
diario general, la realizamos en base a un ejercicio de
práctica basada en las operaciones de tres
días.

Día 20/01/06 ejemplo.

1. Cheque Nº 5 de Banesco por Bs. 100.000 para la
   creación del fondo de caja chica.
2. Ventas de contado según la factura
   Nº 432 por Bs. 10.000.000 cancelada con cheque
   Nº 233 a cargo del Banco
   Provincial.
3. Pagado por caja chica Bs. 200.000 para reparaciones
   de una maquina de la compañía.

Este registro de las operaciones realizadas de acuerdo
con el ejercicio anterior se ha preparado un libro para las
entradas y otro para las salidas, solamente a titulo orientativo,
en el mercadeo
encontramos libros de diferentes rayadas y formas. Por
ejemplo.

En un solo libro existen rayado para el control de
entrada – salida, etc. Con relación al libro de
control de gastos pagados
por caja chica pueden hacerlo empleando por uno de tres columnas:
entrada, salida y saldo.

El cajero prepara diariamente una relación
detallada de ingresos que enviará al departamento de
contabilidad, la cual nos servirá para chequear una parte
de los registros en los
mayores auxiliares.

Se registran las cuentas y efectos por cobrar y pagar.
El contador, en base a esas relaciones, prepara los
resúmenes correspondientes para registrar el diario
general, las operaciones realizadas por el cajero.

Con relación a caja chica, estas cuentas se
recargarán únicamente al crearse el fondo, las
reposiciones se cargan a gasto con abono a banco.

Ejemplo:

1. 

2. El día 20/02/06 se extendió el cheque
   Nº 5 del Banco de Carona por Bs. 1.000.000 para la
   creación del fondo de caja chica. El asiento para
   registrar esta operación en el Diario General
   será la siguiente:
3. El día 02/03/06 según el aporte, caja
   chica entregó relación de gastos y se
   extendió el cheque Nº 3 Banco Provincial por Bs.
   100.000 para reposición de fondos. El asiento para
   registrar esta operación en el Diario General
   será la siguiente:

El reponer fondos a caja chica, no se le carga a esa
cuenta, sino a las cuentas que ocasionan los desembolsos. Todo
registro ya se hace en los diarios y mayores
auxiliares.

El libro diario se asentarán día, las
operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida
expresa generalmente es el acreedor y quien es el deudor, en la
negociación a que se refiere, o se
resumirán mensualmente por lo menos los totales de esas
operaciones, siempre que en este caso se conserven todos los
documentos que
permitan comprobar tales operaciones, día por
día.

Ejemplo:

ARQUEO DE CAJA

Estas operaciones consisten en contar las existencias de
dinero en
efectivos cheques, boletas de tarjetas de
créditos, valores y otro
valor.

El arqueo deberá realizar la operación
diariamente al finalizar su trabajo e informará sobre
cualquier diferencia que pudiera encontrar. Será
conveniente que de vez en cuando en fechas no previstas por el
cajero una persona ajena al
departamento debidamente autorizada efectué arqueos de los
cuales se dejará constancia escrita. Si la empresa cuenta
con con un departamento de auditoria interna, será de su
responsabilidad realizar los arqueos sorpresivos
cuando los considere conveniente.

DIARIO AUXILIAR DE CAJA

DIARIO AUXILIAR CAJAS BANCOS
SALIDAS

FALTANTES O SOBRANTES DE CAJA

Esto le indica que al cajero, al final de su jornada de
trabajo, debe hacer un arqueo para verificar si el saldo de sus
registros cuadran con la existencia real del efectivo, en algunas
oportunidades pueden encontrar diferencia.

El cajero es responsable del efectivo recibido, en
consecuencia, al detectar un faltante o un sobrante deberá
ser reportado. Ejemplo:

Diferencia en caja: para registrar el
faltante existente en el arqueo de caja realizado el día
XX. Al pasar del mayor general el asiento anterior, la cuenta
caja deberá mostrar un saldo igual al valor de la
existencia física encontradas en
el arqueo.

Hemos cuadrado la cuenta caja, pero nos queda una cuenta
transitoria, diferencia de caja.

Esto lo reflejaremos en el libro como faltante en caja,
será descontado al cajero.

Al pasar este asiento al mayor general, la cuenta
transitoria diferencia en caja quedará con saldo cero,
como debe ser puesto que este tipo de cuenta deberán ser
canceladas al diferenciarse al finalizar la
operación.

En el supuesto de no hallar las causas que motiva el
faltante, la cuenta diferencia en caja se cancelaría con
cargo a Ganancias y Perdidas. Si tenemos una póliza de
seguro que
cubra el riesgo de los
faltantes de caja, se podrían cancelar con cargo,
reclamación, seguros o
bienes
directamente contra caja.

Mayor auxiliar de efecto o cuentas por
cobrar es una cuenta por cada cliente en donde
registro sus deudas y sus respectivos vencimientos registros
similares habrá realizado en el mayor auxiliar de efectos
y cuentas por pagar. Para el control de cada uno de nuestros
proveedores,
igualmente debe tener abierto una cuenta a cada uno de los bancos
con que trabajaremos en el mayor auxiliar del banco.

Ojo en esta primera práctica, aplicando procedimientos
manuales, no
desglosaremos los gastos de administración ni los gastos de ventas.

Si pagamos sueldos de vendedores lo cargaremos a Gastos
de ventas. Si pagamos sueldos de vendedores lo cargaremos a
Gastos de ventas lo mismo haremos cuando paguemos comisiones,
viáticos, propagandas, etc.

Cuando se desglosa en base a sistemas y
procedimientos computarizados si llevaremos un desglose detallado
para el control de cada uno de los diferentes tipos de gastos que
agrupan las cuentas, gastos de administración y gastos de
ventas.

Cuando las operaciones realizadas intervienen clientes,
proveedores o bancos las primeras que hará que
registrarlas en sus correspondientes mayores
auxiliares.

Es importante que los mayores auxiliares, estén
al día pues en muchos casos no lo indicase el monto de una
factura o giro. En estos casos primero se toma el mayor auxiliar
de efectos cuentas por cobrar, busco la cuenta de Emilio
García y observo que el monto de la factura 509 es de Bs.
74.000 abónales Bs. 540.000 que pagó a cuenta de
esa factura el 31/01/2006, busco el saldo pendiente de la factura
509 determino que es de Bs. 24.000 le abonaré en el
concepto de
cancelación de saldo pendiente a la factura
509.

Una vez que las operaciones de un determinado día
han sido registradas en el mayor auxiliar, se preparan los
asientos para registrar en el diario general las operaciones
realizadas durante el día.

En base a los registros del mayor general se prepara un
balance de suma y saldo, seguidamente partiendo de los mayores
auxiliares se presenta una relación de los clientes,
proveedores y bancos, que muestren los saldos.

• Efectos por cobrar 100.000
• Efectos por pagar 50.000
• Efectos por cobrar 300.000
• Cuentas por pagar 50.000
• Banco 100.000

Luego se determina si las sumas de cada una de esas
relaciones cuadran con cada una de sus respectivas cuentas
principales o de control.

COBRO
POR INTERMEDIO DE NUESTROS VENDEDORES

Los clientes domiciliados en una plaza diferentes a la
de la empresa, en algunas oportunidades, suelen cancelar los
créditos que le hemos concedido por medio de
transferencias bancarias, pero en nuestro caso no hacen uso de
esta práctica y eficiente servicio que
prestan las instituciones
bancarias, supongamos que, nuestra empresa, con sede en Caracas
ha vendido mercancía a crédito
a clientes domiciliados en Maracaibo, Puerto Ordaz, para enviar
un cobrador es muy difícil, para cobrar cada factura
vencida si estas no son muchas o el monto no es elevado,
resultará antitético.

En estos casos mencionados los cobros se les suelen
asignar a los vendedores de la empresa para que gestionen sus
cobros, ahora bien estas deben presentar diariamente la
relación de cobro y entrega el efectivo en caja, pero los
vendedores se tardan para hacer el cobro por la distancia es
difícil informar al departamento de cobranzas sobre la
situación. Estas facturas se suelen cargar a una cuenta
deudora y como contrapartida se abona a la misma cuenta, facturas
en poder
viajante.

A medida que los viajantes comunican a la empresa las
facturas cobradas, los ingresos realizados en los bancos
(debidamente comprobados por nosotros) o los giros postales que
se hayan recibido, se abonarán en las cuentas y efectos
por cobrar y el diario general, se registran por medio del
siguiente asiento:

En el supuesto de no cargar intereses al cliente, se
haría únicamente el segundo asiento en el mayor
auxiliar de cuentas y efectos por cobrar, deberán
registrar estas operaciones.

ABONOS POR CONCEPTO DE INCOBRABLES

Al determinarse la deuda de un cliente resulta ser
incobrable, se dará de baja de cuentas por cobrar, previa
conformidad del funcionario responsable de autorizar esta
operación. La documentación correspondiente se
mantendrá bajo control por un lapso prudencial.

Si abonamos una determinada cantidad en la cuenta de un
cliente sin que la empresa perciba algo por ese abono, al
disminuir sus derechos sin ninguna
compensación constituirá una pérdida para la
empresa, por consiguiente el asiento para registrar la
operación podría ser:

Bien si la empresa con anterioridad al hecho real de dar
de baja la deuda de un cliente, ha previsto esa pérdida y
la ha creado una cuenta de provisión para incobrables, con
un saldo igual o mayor al de la deuda que va a dar de baja en sus
libros, el asiento podría ser:

Pues el mayor auxiliar de cuentas y efectos por cobrar,
si ese abono se carga a pérdidas incobrables o bien a
provisión incobrable.

Al pasar el asiento al mayor general estas dos cuentas
se reflejan de la siguiente manera:

La cuenta efectos por cobrar tiene un saldo de Bs.
100.000 indicando que en la empresa hay giros por esta cantidad,
más Bs. 50.000 que tenemos en el Banco cuenta giro al
cobro, suman un total de Bs. 150.000 de giros propiedad de
la empresa, según indica la cuenta de efectos por cobrar
antes de realizar la operación.

Estas cuentas se abonan en el mayor general, no se
abonan en el mayor auxiliar de cuentas y efectos por cobrar, que
controla la cuenta de cada uno de los clientes de la empresa,
pues estas aún no han cancelado cantidades algunas y en
consecuencia no recibirá ningún abono.

A medida que se reciben las notas de abono vencidas por
el banco se registrarán en el mayor auxiliar de cuentas y
efectos por cobrar, acreditando las cuentas de los clientes que
cancelaron los giros.

Al mismo tiempo, en la
copia de la relación de efectos al cobro entregados al
banco, también se señalan los giros cancelados, con
objeto de poder controlar los que nos quedan pendientes por
cobrar.

CONCLUSION

Al realizar este trabajo he llegado a la
conclusión que los libros de contabilidad son muy
importantes para el manejo de las empresas y nos permiten conocer
sus estados
financieros.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

REDONDO, Ángel. Contabilidad

Douglas Alfredo Dominguez Ruiz